Pobierz plik z przykładem

Transkrypt

1 :: Trik 1. Analiza działania formuły krok po kroku :: Trik 2. Przejrzysty harmonogram zadań :: Trik 3. Dane w kolejności losowej :: Trik 4. Najszybszy sposób utworzenia kopii arkusza :: Trik 5. Szybka rozbudowa formuł Trik 1 Analiza działania formuły krok po kroku Na pewno spotkałeś się z sytuacją, Ŝe formuła skrupulatnie budowana od kilku minut nieoczekiwanie zwróciła niepoprawny wynik. Sprawdzanie jej składnie znak po znaku i odwołanie po odwołaniu, moŝe zająć trzykrotnie więcej czasu niŝ zbudowanie nowej formuły od podstaw. Aby uniknąć Ŝmudnej pracy, proponujemy skorzystać z narzędzia Szacuj formułę dostępnego w Excelu począwszy od wersji 2002 (XP). Dzięki niemu program krok po kroku wykona kaŝdy fragment formuły i na bieŝąco wyświetli wyniki cząstkowe, które złoŝą się później na ostateczny wynik w komórce. ZałóŜmy, Ŝe chcesz przeanalizować następującą formułę: =FRAGMENT.TEKSTU(KOMÓRKA("filename") ;ZNAJDŹ("]";KOMÓRKA("filename"))+1;255) której zadaniem jest pobranie nazwy arkusza i wyświetlenie jej w komórce. => JeŜeli nieoczekiwanie zwróciłaby symbol błędu: 1. Zaznacz komórkę z formułą i z menu Narzędzia wybierz polecenie Inspekcja formuł/szacuj formułę (w Excelu 2007: uaktywnij kartę Formuły i w grupie poleceń Inspekcja formuł kliknij Szacuj formułę - mała ikona z symbolem lupy). Pojawi się okno dialogowe Szacowanie formuły, w którym będzie wyświetlona składnia analizowanej formuły. Rys. 1. Tutaj przeanalizujesz formułę krok po kroku 2. Kliknij przycisk Szacuj, a Excel przeanalizuje pierwszy fragment formuły. Efekt moŝesz na bieŝąco obserwować w okienku podglądu. 1

2 3. Ponownie kliknij Szacuj, a zostanie wykonany kolejny fragment formuły. Tym sposobem moŝesz sprawdzić, gdzie popełniłeś błąd przy budowie formuły. Rys. 2. W tym przypadku wynik okazał się poprawny Wskazówka Jeśli podkreślona część formuły jest adresem komórki, w której jest umieszczona inna formuła, kliknij przycisk Wkrocz, aby wyświetlić drugą formułę w polu Oszacowanie, a następnie równieŝ i ją przeliczyć krok po kroku. JeŜeli chcesz powrócić do poprzedniej formuły - kliknij przycisk Wyjdź. 2

3 Trik 2 Przejrzysty harmonogram zadań Utworzyłeś w arkuszu prosty harmonogram zadań, do którego kilka razy dziennie zaglądasz Ŝeby sprawdzić, które z nich powinno być wykonane juŝ dzisiaj, a na które masz jeszcze trochę czasu. Jeśli chcesz, aby terminy, które upłyną za mniej niŝ 6 dni, wyświetlały się na zielono, a te, które miną za mniej niŝ 3 dni na czerwono, skorzystaj z formatowania warunkowego. Rys. 1. Podręczny harmonogram zadań => W tym celu: 1. Zaznacz obszar arkusza, który chcesz sformatować. W naszym przykładzie jest to zakres komórek E2:E7. 2. Z menu Format wybierz polecenie Formatowanie warunkowe (w Excelu 2007: uaktywnij kartę Narzędzia główne i kliknij Formatowanie warunkowe/zarządzaj regułami/nowa reguła). 3. Z rozwijanej listy dla Warunku 1 wybierz Formuła jest (w Excelu 2007: uaktywnij opcję UŜyj formuły do określenia komórek, które naleŝy sformatować) i wpisz taką formułę: =(E2-DZIŚ())<3 4. Kliknij przycisk Formatuj i w zakładce Deseń (w Excelu 2007: Wypełnienie) wybierz kolor czerwony. Zatwierdź ustawienia. 5. Następnie kliknij przycisk Dodaj (w Excelu 2007: Nowa reguła), aby ustalić drugi warunek. 6. Ponownie wybierz opcję Formuła jest (w Excelu 2007: UŜyj formuły do określenia komórek, które naleŝy sformatować) i zastosuj formułę: =ORAZ((E2-DZIŚ())>=3;(E2-DZIŚ())<6) 7. Wybierz deseń koloru zielonego. 3

4 Rys. 2. Warunki formatowania 8. Zatwierdź ustawienia, klikając OK. Efekt będzie taki jak na rysunku 3. Teraz juŝ nie musisz ciągle pilnować terminów. Zrobi to za Ciebie Excel. Rys. 3. Terminy oznaczone kolorami 4

5 Trik 3 Dane w kolejności losowej Otrzymałeś listę z danymi teleadresowymi klientów, na podstawie której będzie prowadzona akcja promocyjna. Dane są posortowane wg wielkości miast, a Ty potrzebujesz ułoŝyć je w kolejności losowej. Fragment przykładowej listy klientów przedstawia rysunek 1. Rys. 1. Fragment listy => Aby ułoŝyć te dane losowo: 1. W pierwszej kolejności kolumnę D nazwij Pomocnicza. 2. Do komórki D2 wpisz następującą formułę: =ZAOKR.DO.CAŁK(LOS()*1000) i skopiuj do komórek poniŝej. Rys. 2. Wyznaczone losowe liczby Teraz zamień formuły na wartości, aby zwrócone liczby nie zmieniały się przy kaŝdym przeliczeniu arkusza. 5

6 => W tym celu: 1. Wciśnij kombinację klawiszy Ctrl + C i z menu Edycja wybierz polecenie Wklej specjalnie (w Excelu 2007: moŝesz od razu skorzystać polecenia Wklej wartości po rozwinięciu listy znajdującej się poniŝej przycisku Wklej). 2. Zaznacz pole Wartości i zatwierdź, klikając OK. Teraz pozostało Ci jedynie posortować listę z danymi wg kolumny Pomocnicza, aby uzyskać Ŝądany efekt. Rys. 3. Kolejność losowa 6

7 Trik 4 Najszybszy sposób utworzenia kopii arkusza Powielanie arkusza to dość często wykonywana operacja. UŜytkownicy Excela zwykle wykorzystują do tego polecenie Przenieś lub kopiuj dostępne po kliknięciu prawym przyciskiem myszy karty aktywnego arkusza. Rys. 1. Tradycyjny sposób powielania arkusza => Proponujemy zastosowanie duŝo szybszego i wygodniejszego sposobu: 1. Kliknij kartę arkusza, który chcesz powielić i ustaw nad nią wskaźnik myszy. 2. Wciśnij i przytrzymaj klawisz Ctrl. 3. Trzymając wciśnięty lewy przycisk myszy, przesuń wskaźnik w nowe połoŝenie. 4. Po zwolnieniu myszy kopia zostanie utworzona. 7

8 Trik 5 Szybka rozbudowa formuł Od dłuŝszego czasu przygotowujesz raport zawierający wiele formuł. Niestety okazało się, Ŝe w międzyczasie nieznacznie zmieniły się załoŝenia. Oznacza to, Ŝe większość formuł będziesz musiał ręcznie modyfikować. To Ŝmudne zadanie moŝe zająć nawet kilkadziesiąt minut. Zastanawiasz się co zrobić? Mamy dla Ciebie szybkie rozwiązanie! Przyjmijmy, Ŝe do wszystkich wartości znajdujących się w kolumnie C powinieneś dodać marŝę w wysokości 300 zł. Rys. 1. Formuły w pierwotnej postaci => Aby to szybko zrobić: 1. Do dowolnej pustej komórki wpisz Zaznacz tę komórkę i wciśnij klawisze Ctrl + C. 3. Teraz podświetl zakres wartości, które mają zostać powiększone i z menu Edycja (w Excelu 2007: na karcie Narzędzia główne rozwiń listę poniŝej przycisku Wklej) wybierz polecenie Wklej specjalnie. 4. W oknie, które się pojawi, wybierz opcję Dodaj i zatwierdź OK. Rys. 2. Rozbudowane formuły Wskazówka W oknie Wklej specjalnie moŝesz takŝe uŝyć innych opcji: PrzemnoŜ, Podziel i Odejmij. W analogiczny sposób moŝesz rozbudowywać formuły o inne formuły. Po prostu zamiast stałej wartości w komórce wpisz formułę i wybierz jeden z rodzajów obliczeń, jakie ma zostać zastosowane na zaznaczonych formułach docelowych. 8