Politechnika Gdańska Wydział Elektrotechniki i Automatyki Katedra Elektroenergetyki Technologie informatyczne

Transkrypt

1 Politechnika Gdańska Wydział Elektrotechniki i Automatyki Katedra Elektroenergetyki Technologie informatyczne Microsoft Excel Ćw. 4

2 1. Bazy danych w programie Excel - wprowadzenie Program MS Excel umożliwia tworzenie baz danych czyli list (tabel) zbudowanych z kolumn zaopatrzonych w nagłówki. Wiersze takiej tabeli są wówczas rekordami bazy danych. Należy pamiętać, iż w tak stworzonej bazie nie może być pustych wierszy i pustych kolumn. Tabela jest rozpoznawana jako całość, jeżeli aktywna komórka znajduje się gdziekolwiek w jej obrębie (nie jest konieczne zaznaczanie całej tabeli w celu jej posortowania czy tworzenia tabeli przestawnej). Dopisanie kolejnego wiersza automatycznie powiększa zakres tabeli. Głównymi narzędziami umożliwiającymi zarządzanie tak stworzoną bazą danych jest sortowanie, filtrowanie, tabele przestawne i sumy częściowe. Stosując filtrowanie (Autofiltr) nagłówki kolumn zamieniają się w rozwijalne listy, z których można wybrać żądane wartości. Jeżeli baza danych jest obszerna, wówczas łatwym sposobem na dopisywanie (lub zmienianie) rekordów jest opcja Formularz (w menu Dane), której wygląd przedstawiono na poniższym rysunku: Tabela przestawna (menu Dane Raport tabeli przestawnej) to dynamiczne narzędzie, które pozwala na szybkie zestawienie danych w wybranych przez siebie układach. Warto zaznaczyć, iż mechanizm tabel przestawnych charakteryzuje się samodzielnym wykonywaniem podsumowań, a rodzaj podsumowania (np. suma,

3 zliczanie) zależy od typu danych znajdujących się w polu źródłowym. W Excelu 2000 umożliwiono również szybkie tworzenie wykresów przestawnych. Narzędzie to posiada pewne ograniczenia: każda kolumna w bazie danych musi posiadać unikalną etykietę, z bazy danych powinny zostać usunięte wszystkie sumy tworzone automatycznie, nie powinny się też znajdować ukryte kolumny lub wiersze. Narzędzie Sumy pośrednie (Sumy częściowe) pozwalają analizować dane bezpośrednio w tabeli danych (bez konieczności tworzenia tabeli przestawnej). Pozwala grupować dane i stosować funkcje licznika, średniej, iloczynu, maksimum, minimum i innych. 2. Sprawdzanie poprawności danych Program Excel umożliwia kontrolowanie wprowadzanego przez użytkownika typu danych. Służy do tego opcja Sprawdzanie poprawności danych (Dane Sprawdzanie poprawności). Poza kontrolowaniem wprowadzanych danych możliwe jest informowanie użytkownika wybranym rodzajem komunikatu. Wybierając kryterium Lista należy podać źródło danych, które będą wyświetlane w menu komórki. Można tu podać zakres komórek, w których znajdują się dane lub też wpisać je bezpośrednio w polu Źródło (oddzielając średnikami). W pozostałych zakładkach znajdują się opcje umożliwiające wyświetlanie zadanego tekstu, zatrzymywanie wpisywania, ostrzeganie lub też informowanie użytkownika.

4 3. Formatowanie warunkowe Funkcja ta pozwala automatycznie formatować wybrane komórki w zależności od znajdujących się tam danych: Przykładem może być pole, w którym użytkownik powinien wpisać kod pocztowy np Kod pocztowy składa się z 6 znaków (5 liczb i jeden znak "-"). Należy tak sformatować komórkę, aby w momencie kiedy będzie mniej albo więcej niż 6 znaków, pojawiło się ostrzeżenie np. w postaci czerwonego tła. Rozwiązanie tego zadania wyglądałoby następująco: zaznaczyć komórkę do której ma być wpisany kod pocztowy, z menu Format wybrać Formatowanie warunkowe, zmienić, Wartość komórki jest na Formuła jest i do pola obok wpisać =DŁ(A1)<>6 (A1 to komórka do której ma być wprowadzany kod), wybrać przycisk Format i ustawić Deseń na czerwony. Od tej chwili, kiedy użytkownik wprowadzi w komórce A1 inną niż 6 ilość znaków, wówczas warunek będzie spełniony i komórka podświetli się na czerwono. 4. Zadania do wykonania W arkuszu nazwanym TABELA należy stworzyć tabelę składającą się z następujących kolumn: Przedstawiciel, Województwo, Miesiąc, Kontrahent, Produkt, Cena jednostkowa, Ilość, Rabat, Wartość sprzedaży. Następnie w arkuszu DANE należy stworzyć 3 tabele, które będą zawierały informacje wykorzystywane dalej w arkuszu TABELA:

5 A. Produkt i koszt jednostkowy: Produkt Walizka ładująca Odbiornik A Odbiornik B Nadajnik A Nadajnik B Mikrofon A Mikrofon B Słuchawka Koszt 2 500,00 zł 120,00 zł 100,00 zł 140,00 zł 120,00 zł 25,00 zł 20,00 zł 35,00 zł B. Kontrahent: Kontrahent Politechnika Gdańska Politechnika Warszawska Politechnika Szczecińska Politechnika Wrocławska Uniwersytet Gdański Uniwersytet Warszawski Uniwersytet Warmińsko-Mazurski C. Rabat i kwota od której przyznawany jest rabat: Rabat Od ilu rabat 2% 1 000,00 zł 3% 2 000,00 zł 5% 3 000,00 zł 10% 6 000,00 zł Następnie należy wypełnić tabelę (minimum 20 rekordów) w następujący sposób: kolumna Przedstawiciel musi być tak przygotowana, aby użytkownik wpisujący dane mógł wpisać/wybrać wyłącznie 5 nazwisk: Kowalski, Malinowski, Wiśniewska, Poznańska, Wojciechowska, kolumna Województwo musi być tak przygotowana, aby użytkownik wpisujący dane mógł wpisać/wybrać wyłącznie polskie województwa, kolumna Miesiąc - możliwość wpisania/wybrania wyłącznie jednego miesiąca, kolumna Kontrahent możliwość wpisania/wybrania wyłącznie kontrahentów znajdujących się w tabeli B, kolumna Produkt możliwość wpisania/wybrania wyłącznie produktów znajdujących się w tabeli A, kolumna Cena jednostkowa musi być tak przygotowana, aby po wyborze produktu pojawiała się tu cena odpowiadająca danym w tabeli A, kolumna Ilość możliwość wpisania wyłącznie liczb naturalnych ( 0),

6 kolumna rabat musi być tak przygotowana, aby wyświetlała się tam informacja o udzielonym rabacie (zależnym od kwoty zamówienia dane z tabeli C) wyrażona w procentach, kolumna Wartość sprzedaży koszt zakupu przedmiotu po uwzględnieniu ewentualnego rabatu. Każde pole musi być przygotowane w taki sposób, aby po wpisaniu błędnych danych pojawiła się informacja z instrukcją co może znaleźć się w danej komórce. Kolejnym zadaniem jest przygotowanie tabel i wykresów przestawnych przedstawiających (wykorzystując opcję Autoformatowanie): wyniki finansowe Przedstawicieli w zależności od Kontrahentów z możliwością wyboru jednego lub kilku województw, ilość sprzedanych produktów w zależności od Kontrahentów z możliwością wyboru jednego lub kilku miesięcy. W przygotowanej TABELI należy zaprezentować Prowadzącemu (na wskazanych kolumnach) sposób działania następujących funkcji: autofiltr, sortowanie, sumy pośrednie, formatowanie warunkowe, formularz. Dodatkowo w nowym pliku należy stworzyć tabelę zawierającą listę 10 studentów (kolumna: Nazwisko, Imię, Nr indeksu) oraz ocen końcowych z jednego dowolnego przedmiotu. Za pomocą formatowania warunkowego zaznaczyć kolorem czerwonym wszystkie oceny 2 oraz zielonym wszystkie oceny 5. Następnie stworzyć tabelę i wykres przestawny (kolumnowy) przedstawiający ilość studentów posiadających daną ocenę. 5. Pytania kontrolne 5.1. W jaki sposób funkcjonuje opcja Formularz? 5.2. W jaki sposób funkcjonuje opcja Sumy pośrednie? 5.3. Jaką przewagę nad zwykłą tabelą ma tabela przestawna? 5.4. Czym różni się wykres przestawny od zwykłego wykresu?