Korespondencja seryjna Word 2000

Transkrypt

1 Korespondencja seryjna Word Na początek należy przygotować treść i formatowanie dokumentu, który będzie pełnił rolę dokumentu głównego. Po utworzeniu dokumentu należy go zapisać na dysku 2. Następnie z menu wybieramy polecenie: Narzędzia Korespondencja seryjna.. Wybranie polecenia uruchomi okno Pomocnika korespondencji seryjnej. W części pierwszej okna kliknij przycisk Utwórz i wybierz Listy seryjne... Na okienku informacyjnym, które właśnie się pokazało, kliknij przycisk Aktywne okno. 3. Przejdźmy teraz do drugiej części okna - do tworzenia źródła danych. Kliknij przycisk Pobierz dane Utwórz źródło danych...

2 4. Teraz przygotujemy konstrukcję bazy - czyli usuniemy zbędne nagłówki i dodamy nowe - takie, które nie występują w szablonowej bazie. Aby usunąć nagłówek - zaznacz jego nazwę i kliknij przycisk Usuń nazwę pola Aby dodać nowy nagłówek - wpisz jego nazwę i kliknij przycisk Dodaj nazwę pola W tej wersji Worda w nazwach pól nie mogą występować spacje! Należy je zastąpić na przykład znakiem podkreślenia. Po przygotowaniu nagłówków kliknij przycisk OK i zapisz bazę na dysku. Jest to konieczne, aby przejść do kolejnego kroku! Teraz powinno wyświetlić się okno informujące, o tym że baza jest pusta.

3 Kliknij przycisk Edytuj źródło danych i wpisz dane do bazy. Po wpisaniu danych pierwszej osoby, kliknij przycisk Dodaj nowy i wpisz dane kolejnej osoby. Jeżeli po wpisaniu danych chciałbyś odszukać dane osoby w bazie, kliknij przycisk Znajdź, wpisz szukane nazwisko i wybierz pole, które ma zostać przeszukane.

4 Następnie kliknij przycisk Znajdź następne. Program wyświetli na formularzu odnaleziony rekord. Kliknięcie przycisku Pokaż źródło na formularzu otworzy dokument, w którym są przechowywane dane wprowadzane do bazy. Jak widać na poniższym zrzucie jest to zwykła tabela z nagłówkami. Aby zakończyć pracę z wprowadzaniem danych kliknij na formularzu przycisk OK. Program powinien teraz wyświetlić dokument główny, na który należy przenieść Pola korespondencji seryjnej, czyli mówiąc prościej nagłówki z bazy danych. W oknie programu w momencie uruchomienia Pomocnika korespondencji seryjnej pojawił się nowy pasek narzędziowy. Będzie on pomocny na tym etapie pracy. 5. Zanim przystąpisz do wstawiania pól, ustaw punkt wstawiania na dokumencie w miejscu, w którym mają być wyświetlane dane z bazy. Następnie kliknij przycisk Wstaw pole korespondencji seryjnej i kliknij nagłówek, na przykład: Nazwisko. Analogicznie wstaw pozostałe pola. Po wstawieniu wszystkich pól można przejrzeć dane i skorygować położenie lub formatowanie pola.

5 Przeglądanie danych umożliwia przycisk zaznaczony na zrzucie kolorem czarnym. Po kliknięciu przycisku na dokumencie pojawią się dane pierwszej osoby w bazie. Przeglądanie dalszych danych umożliwiają poniższe przyciski. Liczba oznacza numer osoby w źródle danych. 6. Ostatni etap pracy to scalenie czyli połączenie danych z bazy z dokumentem głównym. Jeśli chcesz połączyć wszystkie osoby zapisane w bazie wybierz jeden z poniższych przycisków: Pierwszy scali wszystkie dane z bazy do nowego dokumentu, drugi - wyśle scalone dane od razu na drukarkę. Natomiast jeśli chcesz wybrać określone osoby z bazy użyj przycisku: Po jego kliknięciu uruchomi się okno Scalaj do. W tym oknie masz możliwość określenia zakresu rekordów, dla których tworzysz korespondecję seryjną (od...do...) oraz miejsce przeznaczenia przy scalaniu (dokument, drukarka, ).

6 7. Bardziej zaawansowane opcje filtrowania danych są dostępne pod przyciskiem Opcje kwerend... W obydwu oknach można ułożyć bardziej zaawansowane kryteria wyboru danych. Na przykład kryteria widoczne na zakładce Filtruj rekordy wybiorą z bazy tylko mieszkańców Warszawy i tylko ich dane zostaną użyte przy scalaniu. Zakładka Sortuj rekordy pozwala na przesortowanie wybranych danych rosnąco lub malejąco z użyciem maksymalnie trzech kryteriów. Po zaakceptowaniu ustawień przyciskiem OK, kliknij przycisk Scalaj widoczny na oknie Scalaj do. W efekcie program stworzy nowy dokument korespondencji seryjnej, w którym będą znajdowały się listy seryjne z danymi adresatów. Dokument można zapisać na dysku albo wydrukować Na podstawie: