Formatowanie warunkowe

Transkrypt

1 Formatowanie warunkowe od A do Z Formatowanie tabel Porównywanie danych Wyszukiwanie i oznaczanie danych BBP 0224

2 Redaktor Piotr Gromulski Redaktor merytoryczny Tadeusz Jankowski Wydawca Przemysław Modrzewski Opracowanie graficzne okładki Zbigniew Korzański Koordynator produkcji Michał Wołodźko Korekta Zespół Część I: Ogólne InfOrmaCje...5 jak działa formatowanie warunkowe?...5 jak stosować formatowanie warunkowe?...6 Jeden warunek formatowania...7 Dwa warunki formatowania...10 Trzy warunki formatowania...11 Odwołania do komórek z kryteriami...13 jak szybko Odnaleźć komórki z nadanym formatowaniem warunkowym?...15 ISBN jak usuwać formatowanie warunkowe?...16 Usuwanie formatowania warunkowego za pomocą makra...17 jak budować złożone warunki formatowania z użyciem formuł?...19 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2007 Część II: najbardziej przydatne rozwiązania...21 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o Warszawa, ul. Łotewska 9a, tel , faks Skład i łamanie: INFO DATA CONSULTING Zbigniew Korzański Warszawa, Al. Komisji Edukacji Narodowej 36/220, tel Druk: MOMAG, Tomaszów Mazowiecki formatowanie tabel...21 Rozróżnienie kolorami wartości dodatnich i ujemnych...21 Ukrywanie wartości zerowych i komunikatów o błędach Oznaczenie chronionych komórek, do których nie możesz wpisywać danych...29 Wyróżnienie co czwartej kolumny w zestawieniu...32 Dwa pierwsze wiersze zawsze wyróżnione kolorem...36 Oddzielenie linią tych samych zestawów danych...39 Automatyczne formatowanie nagłówków tabel...42

3 POrównywanIe danych...44 Porównanie danych znajdujących się na różnych listach tego samego arkusza...44 Porównanie zawartości tabel z różnych arkuszy...48 Wyróżnianie kolorem całego aktywnego wiersza...52 wyszukiwanie I OznaCzanIe danych...56 Formatowanie zgodne z wpisem w określonej komórce...56 Oznaczanie zdublowanych wpisów...63 Wyróżnianie wartości najmniejszej i największej...65 Trzy najmniejsze wartości oznaczone różnymi kolorami...67 Formatowanie względem fragmentu tekstu...70 Oznaczenie kwot o określonym odchyleniu od założeń...73 Oznaczanie komórek o formacie tekstowym...76 Rozróżnianie liczb parzystych i nieparzystych...78 Oznaczanie przekroczonych terminów...81 Wyróżnione daty przypadające w określony dzień tygodnia...84 Wyróżnione daty tylko z bieżącego miesiąca...86 Formatowanie warunkowe to narzędzie Excela, które służy do nadawania formatów komórkom lub całym zakresom na podstawie kryteriów przez Ciebie zdefiniowanych. Zasadę działania najprościej wyjaśnić na przykładzie. Przyjmijmy, że masz kilkanaście wartości liczbowych zgromadzonych w kolejnych komórkach kolumny. Jeśli określisz odpowiednie warunki formatowania, wszystkie wartości większe od 100 będą oznaczone kolorem czerwonym. Aby taki efekt uzyskać, narzędzie przeanalizuje każdą komórkę w kolumnie pod kątem kryterium. Gdy wynik testu np. dla komórki A2 (A2>100) da wynik PRAWDA, wówczas zostanie nadany czerwony kolor. W przeciwnym razie test zwróci wartość FAŁSZ i zostanie zachowany pierwotny format komórki (wcale nie musi to być domyślny format narzucany przez Excela białe tło i czarny kolor czcionki). Oczywiście jest to dziecinnie proste zadanie, z którym poradzi sobie każdy. Wyjątkową przydatność formatowania warunkowego poznasz dopiero wówczas, gdy zastosujesz je w obszernych zestawieniach, w których trudno jest odnaleźć konkretne wartości. Możliwość stosowania formuł jako kryterium formatowania pozwala tworzyć złożone warunki szybkiego wyszukiwania i oznaczania ważnych liczb lub tekstów. Do dyspozycji masz 3 warunki formatowania, które mogą się wzajemnie wykluczać, jeśli je niepoprawnie zdefiniowałeś. Zasadę łączenia kilku kryteriów

4 SPIS TREŚCI wyjaśnimy Ci na prostym przykładzie. Przyjmijmy, że w komórce A1 znajduje się liczba 50. Ty określiłeś dla niej następujące warunki formatowania: o Jeżeli liczba w komórce A1 jest większa niż 15, wtedy czcionka powinna przybrać kolor zielony. Jeżeli liczba ta jest większa niż 30, wtedy czcionka powinna mieć kolor niebieski. Jeśli natomiast liczba jest większa od 40, wówczas czcionka powinna przyjąć kolor czerwony. Na pewno już zauważyłeś, że liczba w komórce A1 spełnia wszystkie warunki, czyli testy A1>15; A1>30 i A1>40 dadzą wynik PRAWDA. Co w takiej sytuacji zrobi Excel? Jaki format o nada komórce? Odpowiedź jest następująca: zostanie nadany format określony w pierwszym warunku (teście) dającym wynik PRAWDA. Komórce A1 zostanie więc nadany kolor zielony. Pamiętaj o tej zasadzie, która może Ci się przydać przy konstruowaniu bardziej skomplikowanych warunków. Powinny one się wzajemnie uzupełniać, a nie wykluczać. Stosowanie formatowania o warunkowego jest bardzo proste. Składa się z następujących etapów: zaznaczenie zakresu do sformatowania, otworzenie okna Formatowanie warunkowe i zdefiniowanie warunków, wybór sposobu wyróżnienia komórek, dla każdego warunku z osobna. Warto, abyś poznał podstawowe zasady stosowania formatowania o warunkowego, żeby później móc defi- niować złożone warunki wyszukiwania i oznaczania odpowiednich tekstów, liczb czy dat. Jeden warunek formatowania Na początku pokażemy Ci najprostszy przykład zastosowania formatowania o spełniającego jeden warunek. Przyjmijmy, że dysponujesz listą utargów osiągniętych przez handlowców w danym miesiącu (rys. 1). Twoim pierwszym zadaniem jest oznaczenie kolorem tych kwot, które są większe od zł. Rysunek 1 W tym celu: 1. Zaznacz myszą komórki zawierające kwoty utargów (zakres C2:C10). 2. Z menu Format wybierz polecenie Formatowanie warunkowe. 3. W oknie dialogowym, które się wyświetliło, z pierwszej rozwijanej listy wybierz pozycję Wartość komórki jest (opcja ta powinna być wpraw-

5 SPIS TREŚCI dzie domyślnie zaznaczona, ale jeśli tak nie jest, zaznacz ją). 4. Z drugiej rozwijanej listy wybierz pozycję większa niż. 5. W pole po prawej wpisz kwotę utargu Aby rozszerzyć zakres komórek, w którym chcesz użyć zdefiniowanego wcześniej formatu o warun- kowego, nie musisz wprowadzać go na nowo. Do tego celu możesz wykorzystać zwykłe kopiowanie i wklejanie komórek lub użyć polecenia Wklej specjalnie z zaznaczoną opcją Formaty. Okno zawierające warunek formatowania o powinno teraz wyglądać jak na rysunku 2. Rysunek 3 Rysunek 2 8. Zatwierdź wybór formatowania, klikając OK. Powrócisz do okna dialogowego z warunkiem formatowania. W okienku podglądu zobaczysz, jak będzie wyglądała wartość spełniająca kryterium. 9. Zatwierdź ustawienia, klikając OK. Nadszedł czas, aby określić sposób wyróżnienia komórek, które spełnią warunek (czyli test logiczny >25000 da wynik PRAWDA). Aby to zrobić: 6. Kliknij przycisk Formatuj. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Formatowanie komórek. 7. Przejdź do zakładki Desenie i wybierz określony kolor. Rysunek 4