Aby utworzyć tabelę przestawną należy ustawić aktywną komórkę na dowolnej komórce tabeli z danymi i wybrać z

Transkrypt

1 Tabele przestawne Przykład 1. Dysponujemy raportem w formacie tabeli (Arkusz: Tabele Przestawne ) o trzech kolumnach zawierających: nazwę produktu, kategorie, do której produkt ten należy, oraz jego sprzedaż z ostatniego roku. Tabela zawiera dane dla 500 produktów. Zostaliśmy poproszeni o obliczenie, jaka jest całkowita sprzedaż dla każdej z 10 kategorii produktów, jaka była średnia sprzedaż na jeden produkt w każdej z kategorii, ile różnych produktów było sprzedawanych w każdej z kategorii oraz jaka była sprzedaż najlepszego z tych produktów. Aby utworzyć tabelę przestawną należy ustawić aktywną komórkę na dowolnej komórce tabeli z danymi i wybrać z karty wstążki Wstawianie ikonę Wstaw Tabelę Przestawną zaznaczoną na poniższym rysunku. Wyświetlone zostanie poniższe okno. Excel próbuje sam domyślić się jaki obszar zajmuje nasza tabela z danymi, z reguły jest to sugestia właściwa. Domyślnie ustawiona jest opcja wstawiania tabeli przestawnej w nowym arkuszu, wszystkim początkującym sugeruje przy niej pozostać. Klikamy OK. Po kliknięciu OK. na wstążce pojawiają się Narzędzia tabel przestawnych z dwoma nowymi kartami poleceń, Opcje oraz Projektowanie Istnieje kilka sposobów tworzenia i modyfikowania tabel przestawnych, jednak przeciąganie pól w siatce jest najbardziej intuicyjnym i najszybszym sposobem. Aby było możliwe w oknie Opcje tabeli przestawnej na karcie Wyświetlanie należy zaznaczyć Układ klasyczny tabeli przestawnej, opcja ta domyślnie jest wyłączona. 1

2 Operację tą musimy przeprowadzić tylko przy pierwszym tworzeniu tabeli przestawnej. Klikamy OK. Wygląd tabeli zmienił się, powinna ona teraz wyglądać tak jak jest to pokazane na poniższym rysunku. Przenosimy pole tabeli przestawnej kategoria do obszaru oznaczonego jako Upuść pola wierszy tutaj. Trzykrotnie przenosimy pole sprzedaż do obszaru Upuść elementy danych tutaj. 2

3 Przeciągamy pole nazwa produktu do elementów danych (opisy pól są widoczny tylko wówczas, gdy pola te są puste). Tabela, którą uzyskamy powinna wyglądać tak jak poniżej. Już w tym momencie znamy odpowiedzii na 2 z 4 postawionych na początku tego przykładu pytań. W kolumnie B mamy sumę sprzedaży dla wszystkich kategorii a w kolumnie E ilość produktów po kategoriach. Sformatujemy teraz kolumny w tabeli. Klikamy dowolne z pól pierwszej z kolumn z danymi prawym klawiszem i wybieramy opcję Ustawienia pola wartości... 3

4 Klikamy przycisk Format Liczby Formatujemy liczby tak jak jest to pokazane poniżej i klikamy OK. Uzyskamy tabelę która będzie wyglądać jak poniżej. Wciąż mamy jednak 3 sumy sprzedaży (w kolumnach B, C i D). Klikamy dowolną komórkę w kolumnie Suma z sprzedaż 2 prawym klawiszem i wybieramy pole Ustawienia pola wartości. Tym razem oprócz zmiany formatu liczby zmieniamy także opcję Podsumuj pole wartości według: na Średnia. 4

5 A w przypadku kolumny z nagłówkiem Suma z sprzedaz3 na Maksimum, (także odpowiednio formatujemy liczby). Uzyskujemy tabelę przestawną zawierającą wszystkie poszukiwane przez nas dane. Ponieważ nagłówek Suma z sprzedaż nie brzmi zbyt dobrze proponuję zmienić ten opis na Sprzedaż. Stajemy w komórce z nagłówkiem i wpisujemy tam Sprzedaż, wciskamy Enter. Pojawi się powyższy komunikat, jeżeli mimo wszystko chcielibyśmy taką właśnie nazwę nadać możemy dodać spację na końcu słowa Sprzedaż, lub dokonać innej drobnej zmiany. Zmieniamy wszystkie nagłówki kolumn uzyskując tabelę taką jak na poniższym rysunku. 5

6 Po nabraniu wprawy wszystkie opisane powyżej operacje nie powinny zająć nam wiele czasu. Gdybyśmy chcieli zrobić to samo bez wykorzystania tabel przestawnych zajęłoby to, co najmniej kilkanaście razy więcej. Proponuję dokonać teraz drobnej zmiany w danych wejściowych (Arkusz: Tabele Przestawne ) Zmieńmy sprzedaż dla pierwszego produktu na Po powrocie do naszej tabeli odkrywamy, że nic się nie zmieniło, maksimum w kategorii A nadal wynosi 995. UWAGA: Dane w tabelach przestawnych nie są automatycznie aktualizowane. Aby tabela przestawna została zaktualizowana należy z karty Opcje wybrać polecenie Odśwież. A nowe wartości zostaną obliczone. Gdybyśmy chcieli zmienić kolejność pól, np. kolumnę Ilość pokazywać za Sprzedażą, wystarczy złapać za bok nagłówka kolumny i przeciągnąć go we właściwe miejsce. To gdzie pojawi się przeciągana kolumna pokazuje się na bieżąco podczas przeciągania i jest oznaczone grubą linią. 6

7 Na koniec tego przykładu sformatujemy jeszcze tabelę przestawną używając jednego z dostępnych Stylów tabeli przestawnej. Po wybraniu stylu po raz pierwszy, nowy styl będzie pokazywany na naszej tabeli automatycznie podczas przemieszczania kursora myszy nad ikonami stylów. Na skutek ostatniej operacji uzyskaliśmyy ostateczny wygląd naszej tabeli w tym przykładzie. Przykład 2 Dodatkowym zadaniem po ukończeniu Przykładu 1 będzie obliczenie jaki był procentowy rozkład sprzedaży na kategorie. W tym celu jeszcze raz dodajemy sprzedaż do tabeli przestawnej. Klikamy nowoutworzone pole prawym klawiszem myszy i wybieramy opcję Ustawienia pola wartości. 7

8 Przechodzimy na kartę Pokazywanie wartości jako, w okienku Pokaż wartości jako przewijamy w dół i wybieramy % kolumny po czym klikamy OK.. W ten sposób uzyskamy tabelę, która powinna wyglądać tak jak ta poniżej. Możemy jeszcze posortować kategorie według udziału ich sprzedaży w sprzedaży całkowitej. Klikamy na ikonę strzałki w komórce A4 i wybieramy polecenie Więcej opcji sortowania. W oknie Sortowanie (kategoria) klikamy Malejąco (od Z do A) według: i wybieramy Suma z sprzedaż. 8

9 Pozostała już nam tylko zmiana nagłówka kolumny na Udział oraz zmiana formatu procentowego i ćwiczenie to możemy uznać za zakończone. Przykład 3. W przykładzie użyjemy tej samej tabeli z danymi. Załóżmy, że zostaliśmy poproszeni o przygotowanie raportu przedstawiającego sprzedaż z ostatniego roku 10 najlepszych produktów (tzw. TOP 10) w każdej z 12 kategorii produktów, oraz sumę sprzedaży tych produktów. Aby przygotować taki raport bez użycia tabel przestawnych najlepiej byłoby: 1. Skopiować tabelę z danymi na 12 arkuszy. 2. Na każdej z 12 tabel założyć filtr, 3. Używając filtra pozostawić na każdym arkuszy tylko produkty z jednej kategorii i skasować pozostałe, 4. Posortować każdą z 12 tabel malejąco po sprzedaży, 5. Skasować produkty spoza TOP Nadać arkuszom nazwy odpowiednio do kategorii Wykonanie takiego zadania bez tabel przestawnych jest, więc jak widać możliwe, jednak zajęłoby około 10 razy więcej czasu, a ryzyko pomyłki przy tylu operacjach byłoby znacznie większe niż przy użyciu tabeli przestawnej. Aby przygotować raport korzystając z tabeli przestawnej należy: Ustawić aktywną komórkę w tabeli z danymi Wybrać Wstawianie Tabela przestawna i zatwierdzić klikając OK. Jeżeli widok klasyczny jest wyłączony, należy wybrać polecenie Opcje Wyświetlanie Układ klasyczny tabeli przestawnej. Przenieść nazwy pól zgodnie z poniższym rysunkiem. 9

10 Zmieniamy format liczb w kolumnie z danymi. mgr Dariusz Chalimoniuk ćwiczenia z przedmiotu Ponownie klikamy prawym klawiszem najmniejszych. w dowolnym polu kolumny z danymi i sortujemy ją od największych do Klikamy prawym klawiszem na jednej z nazw produktów i wybieramy polecenie Filtruj a następnie 10 pierwszych. 10

11 Wybieramy Górne 10 Elementy według Suma z sprzedaż. mgr Dariusz Chalimoniuk ćwiczenia z przedmiotu Raport jest już gotowy i powinien wyglądać tak jak poniżej. Jeżeli wcześniej używaliśmy stylu formatowania innej tabeli przestawnej Excel zapamięta go i w tym samym stylu przygotuje nową tabele przestawną. Przykład 4. W tym przykładzie będziemy kontynuować pracę na tabeli przestawnej utworzonej w przykładzie 2. Kiedy następnym razem będziemy przygotowywać taki sam raport nie ma konieczności wykonywania wszystkich operacji od nowa, wystarczy podmienić stare dane na nowe w arkuszu z danymi, kliknąć prawym klawiszem na tabeli i wybrać opcje Odśwież (alternatywny sposób do polecenia Odśwież znajdującego się na wstążce). Dane zostaną zaktualizowane, a układ i format tabeli oraz wszystkie wybrane opcje zachowane. Teraz dopiszemy jeden produkt na końcu tabeli z danymi w Arkuszu Tabele Przestawne 1. 11

12 Jeżeli nowy arkusz z danymi ma więcej wierszy niż poprzedni należy ustawić aktywną komórkę w tabeli przestawnej i z karty Opcje wybrać polecenie Zmień źródło danych. Pokazany zostanie arkusz z danymi źródłowymi oraz zakres z którego korzysta tabela przestawna. Przewijamy widok do produktu który został dopisany. Zmieniamy adres ostatniego wiersza z D502 na D503 i klikamy OK. Dane w tabeli przestawnej zostaną zaktualizowane. 12

13 Po wykonaniu tego ćwiczenia i przed rozpoczęciem jego drugiej części proponuję powrócić do poprzedniego zakresu danych. Gdybyśmy natomiast chcieli wybrać kilka kategorii na raz i sprawdzić na przykład jakie było 10 najlepszych produktów w kategorii A i C łącznie, należy kliknąć ikonę strzałki przy polu kategoria (komórka B1) po czym wybrać Zaznacz wiele elementów Na skutek zaznaczenia opcji Zaznacz wiele elementów przy wszystkich nazwach kategorii pojawią się zaznaczone pola wyboru, najprościej będzie je odznaczyć klikając na (Wszystkie), po czym zaznaczamy tylko kategorie A i C. W komórce B1 wyświetli się opis (Wielee elementów), który oznacza, że został wybrany więcej niż jeden element ale nie wszystkie elementy. Na liście jest 10 najlepszych produktów wg sprzedaży łącznie z kategorii A i C. Niestety nie ma możliwości wyświetleniee listy wybranych elementów bezpośrednio w komórce B1. Aby sprawdzić jakie elementy są wybrane należy kliknąć ikonę filtra. Przykład 5. Poproszono nas o ustalenie ile produktów miało sprzedaż poniżej 100, powyżej 800, oraz w grupach co 50 pomiędzy 100 a 800. Przygotujmy tabelę przestawną na podstawie danych (Arkusz: Tabele Przestawne ) i przenieśmy dość nietypowo nazwę produktu do danych, a sprzedaż do pola wierszy. 13

14 W kolejnym kroku klikamy kolumnę sprzedaż prawym klawiszem myszy i wybieramy polecenie Grupuj. Formatowanie tabeli przestawnej jest takie samo jak format który został wybrany dla poprzedniej tabeli przestawnej którą przygotowywaliśmy. Format tabeli jaki widzisz podczas przygotowywania tego ćwiczenia może więc odbiegać od pokazanego na poniższym i kolejnych rysunkach. W okienku Grupowanie wprowadzamy początek i koniec przedziału, według którego chcemy grupować, oraz wartość co ile mają być grupowane dane pomiędzy 100 a 800. Klikamy OK. Wynik pokazuje odpowiada na pytanie postawione w tym ćwiczeniu. 14

15 Powyższy wynik możemy wzbogacić o sprzedaż dla każdego z tych przedziałów, udział w sprzedaży i udział w ilości produktów. Z tak przygotowanej tabeli można wyciągnąć wiele ciekawych wniosków, widać np. od razu, że 50 produktów ze sprzedażą poniżej 100, stanowi aż 10% wszystkich oferowanych produktów a generują one mniej niż 1% sprzedaży. Informacje dodatkowe Przed przygotowaniem raportu tabeli przestawnej należy odpowiednio przygotować tabelę z danymi, ponieważ nie z każdej listy danych możemy przygotować tabelę przestawną. Lista musi spełniać następujące warunki: 1. Każda kolumna ma nagłówek, który mieści się w 1 wierszu, każdy nagłówek kolumny jest inny. 2. Wszystkie dane są w jednej tabeli. 3. Tabela nie ma pustych wierszy ani kolumn. Excel traktuje pustą kolumnę lub wiersz jako koniec tabeli, dane poniżej pustego wiersza / na prawo od pustej kolumny nie zostaną wzięte pod uwagę. 4. Pusta komórka to nie to samo co zero! Puste komórki są pomijane przy wielu obliczeniach, np średnia będzie inna w zależności od tego czy w komórce jest zero czy jest ona pusta, w przypadku pustej komórki nie zostanie ona wzięta pod uwagę przy obliczeniach. 5. W tabeli z danymi nie ma scalonych komórek, scalone komórki nie są traktowane jako opis do wszystkich komórek ale jedynie jako opis do pierwszego wiersza/kolumny w którym się znajdują. 6. W każdej komórce jest tylko jedna dana. Dla przykładu umieszczenie imienia i nazwiska w jednej komórce uniemożliwi sortowanie po nazwiskach, jeżeli mamy takie dane, łatwo możemy je rozdzielić używając odpowiedniej kombinacji funkcji tekstowych). 7. Dane liczbowe są liczbami. Często dane liczbowe importowane z wewnętrznych firmowych systemów informatycznych są tekstem. Aby łatwo sprawdzić czy wszystkie dane są liczbami najłatwiej zaznaczyć kolumny z danymi i na pasku stanu wybrać 'Licznik num.' a później 'Licznik' jeżeli ilości się różnią, niestety część danych to tekst. 15

16 Najprostszą metodą zamiany liczb na tekst będzie: - wpisanie w dowolną komórkę poza tabelą jedynki, - skopiowanie komórki z jedynką - zaznaczenie obszaru na którym powinny być liczby - wklejenie specjalnie tak jak na rysunku poniżej. Wszystkie teksty zamienią się na liczby. Ćwiczenia do samodzielnego wykonania. Biegłość w używaniu tabel przestawnych możemy uzyskać tylko i wyłącznie dzięki ćwiczeniom. Przed przejściem dalej sugeruje samodzielne przygotowanie poniższych tabel przestawnych wykorzystując dane znajdujące się w arkuszu dodatkowe. 16

17 Ćwiczenie do samodzielnego wykonaniaa 1. Na podstawie tabeli znajdującej się w arkuszu: Tabele Przestawne 6, przygotuj tabelę przestawną taką jak poniższa. Ćwiczenie do samodzielnego wykonaniaa 2. Przekształć tabelę przestawną z poprzedniego ćwiczenia do poniższej postaci: Ćwiczenie do samodzielnego wykonaniaa 3. Przekształć tabelę przestawną z poprzedniego ćwiczenia do poniższej postaci, ustaw kolumny dokładnie w tej samej kolejności: Ćwiczenie do samodzielnego wykonaniaa 4. Przekształć tabelę przestawną z poprzedniego ćwiczenia do poniższej postaci: 17

18 Ćwiczenie do samodzielnego wykonaniaa 5. Przekształć tabelę przestawną z poprzedniego ćwiczenia do poniższej postaci: Ćwiczenie do samodzielnego wykonaniaa 6. Przekształć tabelę przestawną z poprzedniego ćwiczenia do poniższej postaci: 18