Trik 1 Formatowanie przenoszone z wykresu na wykres

Transkrypt

1 :: Trik 1. Formatowanie przenoszone z wykresu na wykres :: Trik 2. Dostosowanie kolejności danych w tabeli przestawnej :: Trik 3. Wyznaczanie najmniejszej wartości z pominięciem liczb ujemnych :: Trik 4. Formuła zwracająca w komórce nazwę arkusza :: Trik 5. Szybka lista dat końcowych poszczególnych miesięcy Trik 1 Formatowanie przenoszone z wykresu na wykres Pobierz plik z przykładem Pracujesz nad raportem, który będzie wzbogacany o kolejno przygotowywane wykresy. W pierwszym z nich wprowadziłeś duŝo modyfikacji (nadałeś formatowanie seriom danych, zmieniłeś krój czcionki itd.). Teraz chciałbyś budować kolejne prezentacje, ale ręczne formatowanie kaŝdego wykresu z osobna to strata czasu. W jaki sposób przenieść formatowanie z bazowego wykresu na kolejne tak, aby raport wyglądał estetycznie? Jest szybki sposób, Ŝeby to zrobić. => W tym celu: 1. W pierwszej kolejności zaznacz cały wykres bazowy (kliknij obszar wykresu, a nie np. obszar kreślenia) i skopiuj go do schowka, wciskając kombinację klawiszy Ctrl + C. Rys. 1. Zaznacz wykres do skopiowania 2. Teraz zaznacz nowo utworzony wykres i z menu Edycja wybierz polecenie Wklej specjalnie (w Excelu 2007: uaktywnij kartę Narzędzia główne i w grupie poleceń Schowek rozwiń listę Wklej, a następnie wybierz Wklej specjalnie). Pojawi się okno dialogowe jak na rysunku Zaznacz pole Formaty i zatwierdź, klikając OK. 1

2 Rys. 2. Wklejanie formatu wykresu Formatowanie zostanie przeniesione na wykres. Jedyną niedogodnością w korzystaniu z tego triku jest to, Ŝe nie moŝna przenosić formatów na wiele wykresów jednocześnie. 2

3 Trik 2 Dostosowanie kolejności danych w tabeli przestawnej Pobierz plik z przykładem Tabela przestawna to jedno z bardziej elastycznych narzędzi wbudowanych w Excela. Dzięki niej moŝesz z łatwością grupować i filtrować dane, aby uzyskać róŝne warianty raportów. Czasami jednak wartości w tabeli przestawnej chcesz ułoŝyć w określonej kolejności, np. od największej do najmniejszej. W jaki sposób posortować dane? Fragment przykładowej listy, na podstawie której powstanie tabela przestawna, przedstawia rysunek 1. Rys. 1. Dane do raportu przestawnego Tworzenie tabeli przestawnej W pierwszej kolejności zbuduj tabelę przestawną. Dopiero kolejnym etapem będzie sortowanie danych. => W tym celu: 1. Kliknij dowolną komórkę w obrębie listy i z menu Dane wybierz polecenie Raport tabeli przestawnej i wykresu przestawnego (w Excelu 2007: uaktywnij kartę Wstawianie i w grupie poleceń Tabele kliknij Tabela przestawna). 2. Zaznacz opcje: Lista lub baza danych programu Microsoft Office Excel oraz Tabela przestawna (w Excelu 2007: uaktywnij opcję Zaznacz tabelę lub zakres i upewnij się, Ŝe Excel poprawnie rozpoznał zakres danych źródłowych). 3. Kliknij przycisk Dalej i w kolejnym oknie takŝe Dalej (w Excelu 2007: pomiń ten krok). 4. WskaŜ miejsce wstawienia nowej tabeli (Nowy arkusz) i kliknij Zakończ (w Excelu 2007: OK). Zostanie wyświetlony projekt tabeli przestawnej jak na rysunku 2. 3

4 Rys. 2. Projekt nowo tworzonej tabeli przestawnej 5. W oknie Lista pól tabeli przestawnej chwyć myszą pole Sprzedawca i z wciśniętym lewym przyciskiem myszy przeciągnij je nad obszar nazwany Upuść pola wierszy tutaj. 6. Tym samym sposobem przenieś pole Miasto do obszaru Upuść pola kolumn tutaj. 7. Pole Kwota przenieś do obszaru Upuść elementy danych tutaj. Rys. 3. Gotowa tabela przestawna Sortowanie danych W kolumnie H znajdują się podsumowania sprzedaŝy osiągniętej przez poszczególnych handlowców we wszystkich miastach. Ich kolejność jest narzucona porządkiem alfabetycznym nazwisk z kolumny A. Ty chcesz te kwoty posortować rosnąco. => Dostosowanie kolejności danych wykonasz bardzo szybko: 1. Kliknij dowolną komórkę z kwotą podsumowania i na pasku narzędziowym wybierz odpowiednie polecenie sortowania. W Excelu 2007 po zaznaczeniu komórki kliknij prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz polecenie Sortuj/Sortuj od najmniejszych do największych lub Sortuj od największych do najmniejszych. 4

5 Rys. 4. Sortowanie danych w tabeli przestawnej Wskazówka W analogiczny sposób moŝesz posortować podsumowania w wierszu 12. Aby to zrobić, zaznacz dowolną komórkę w obszarze podsumowań i określ porządek danych. 5

6 Trik 3 Wyznaczanie najmniejszej wartości z pominięciem liczb ujemnych Pobierz plik z przykładem JeŜeli w Twoim zestawieniu znajdują się liczby dodatnie i ujemne, to wynikiem działania formuły opartej jedynie na funkcji MIN będzie wartość ujemna. Co zatem zrobić w sytuacji, gdy liczby ujemne przy obliczaniu najmniejszej wartości mają być ignorowane? MoŜesz zastosować odpowiednią formułę tablicową, której składnia jest następująca: =MIN(JEśELI(zakres<0;"";zakres)) - W miejsce słowa zakres wpisujesz adres komórek, w których znajdują się wszystkie dane źródłowe. - Jest to formuła tablicowa, a zatem za kaŝdym razem powinieneś ją zatwierdzać kombinacją klawiszy Ctrl + Shift + Enter. - UŜyty w ten sposób operator porównawczy mniejsze niŝ (<) powoduje, Ŝe jeŝeli w zestawieniu źródłowym znajduje się wartość zerowa, to ona będzie wynikiem końcowym jako najmniejsza nieujemna liczba. Jeśli chcesz otrzymać najmniejszą liczbę dodatnią, uŝyj operatora mniejsze niŝ lub równe (<=). - JeŜeli pomiędzy danymi źródłowymi znajdą się wartości tekstowe lub puste komórki, zostaną przez formułę zignorowane. Na rysunku 1 zaprezentowano trzy róŝne wyniki wyznaczania wartości minimalnej. W komórce B3 znajduje się zwykła formuła zwracająca najmniejszą (ujemną) liczbę. =MIN(A7:C11) W komórce B4 zastosowano natomiast formułę, której zadaniem jest wyznaczenie najmniejszej liczby spoza zbioru liczb ujemnych. Ze względu na to, Ŝe w obszarze źródłowym znajduje się wartość zerowa, stanowi ona wynik końcowy obliczenia: =MIN(JEśELI(A7:C11<0;"";A7:C11)) W komórce D5 zastosowano formułę, która zwraca najmniejszą wartość z zakresu liczb dodatnich. Dzięki wykorzystaniu operatora porównawczego mniejsze niŝ lub równe (<=) zero zostało wyłączone z obliczeń: =MIN(JEśELI(A7:C11<=0;"";A7:C11)) 6

7 Rys. 1. Wartość najmniejsza spoza zbioru liczb ujemnych Wyjaśnienie działania formuły: - Funkcja JEśELI sprawdza kaŝdą komórkę z zakresu A7:C11 pod kątem występowania liczb ujemnych (<0). - Tworzona jest tablica wartości logicznych PRAWDA (dla liczb ujemnych) i FAŁSZ (dla liczb dodatnich i w tym przypadku zera). - Wszystkie wartości FAŁSZ są zamieniane w tablicy na rzeczywiste liczby z komórek, a w miejsce wartości PRAWDA jest podstawiany pusty ciąg znaków. - Na koniec funkcja MIN przeszukuje liczby znajdujące się w tablicy i zwraca najmniejszą. 7

8 Trik 4 Formuła zwracająca w komórce nazwę arkusza Pobierz plik z przykładem Skończone raporty są najczęściej drukowane. Czasami jednak zachodzi potrzeba odnalezienia arkusza, w którym znajduje się dana tabela. Czeka Cię wówczas przeglądanie skoroszytu arkusz po arkuszu. Czy nie lepiej byłoby umieścić nad zestawieniem nazwę arkusza? W Excelu moŝesz to zrobić w bardzo szybko. => W tym celu: 1. Wpisz do dowolnej pustej komórki arkusza (w przykładzie A1) następującą formułę: =FRAGMENT.TEKSTU(KOMÓRKA("nazwa_pliku";$A$1); ZNAJDŹ("]";KOMÓRKA("nazwa_pliku";$A$1))+1; DŁ(KOMÓRKA("nazwa_pliku";$A$1))) Rys. 1. Nazwa arkusza wyświetlana w komórce Formuła jest bardzo elastyczna i moŝesz ją spokojnie kopiować do innych arkuszy. Dodatkowo przy zmianie nazwy arkusza juŝ po wprowadzeniu formuły, wyświetlana przez nią wartość automatycznie się zaktualizuje. Wyjaśnienie działania formuły: Sposób działania formuły bazuje na funkcji KOMÓRKA, która z argumentem nazwa_pliku zwraca ścieŝkę dostępu do skoroszytu w komputerze, a ostatnim członem tej ścieŝki jest właśnie nazwa bieŝącego arkusza. Jest ona pobierana za pomocą odpowiednich funkcji tekstowych. Wpisz do arkusza formułę =KOMÓRKA("nazwa_pliku"), a szybko zorientujesz się, w jaki sposób jest skonstruowana formuła pobierająca nazwę arkusza. 8

9 Trik 5 Szybka lista dat końcowych poszczególnych miesięcy Pobierz plik z przykładem Potrzebujesz przygotować roczne zestawienia nadgodzin kaŝdego pracownika. W związku z tym nazwałeś arkusze nazwiskami i w kaŝdym z nich powinieneś wprowadzić daty ostatnich dni wszystkich miesięcy, a obok łączną liczbę nadgodzin dla kaŝdego okresu. Czy musisz pisać skomplikowane formuły, aby wyznaczyć taką listę dat? Niekoniecznie. => Aby to zrobić: 1. W pierwszej kolejności zgrupuj arkusze pracownicze: kliknij zakładkę pierwszego z nich, wciśnij klawisz Shift i kliknij zakładkę ostatniego. Powinny zostać podświetlone na biało. 2. Do komórki A1 wpisz datę ostatniego dnia w styczniu w odpowiednim formacie (np. rrrr-mm-dd). 3. Kliknij prawy dolny róg komórki z datą i przeciągnij w dół do kolejnych 11 komórek. Pojawi się menu podręczne widoczne na rysunku 1. Rys. 1. Menu wypełniania serią 3. Wybierz polecenie Wypełnij miesiącami. Uzyskasz efekt jak na rysunku 2. 9

10 Rys. 2. Daty ostatnich dni kaŝdego miesiąca 4. Kliknij dowolną zakładkę arkusza, co spowoduje ich rozgrupowanie. Lista dat została wprowadzona do wszystkich arkuszy. 10