2. Tworzenie tabeli przestawnej. W pierwszym oknie dialogowym kreatora określamy źródło danych, które mamy zamiar analizować.

Transkrypt

1 1. Tabele przestawne Tabele przestawne pozwalają zestawiać dane zawarte w bazach danych przechowywanych w skoroszytach lub plikach zewnętrznych. Tabela przestawna jest dynamicznym zestawieniem danych zawartych w bazie danych. Przy tworzeniu tabel będziemy korzystać z bazy danych arkusza TP_BANK.XLS 1. Uruchom kreator tabeli przestawnej: Wstawianie Tabele Tabela przestawna i po rozwinięciu menu przycisku wybierz Tabela przestawna. Dane Kategorie 2. Tworzenie tabeli przestawnej. W pierwszym oknie dialogowym kreatora określamy źródło danych, które mamy zamiar analizować. Mogą to być: Tabela lub zakres z aktywnego arkusza danych Zewnętrzne źródło danych{ np. pliki z programów MS Query, dbase, SQL Server, połączenia do innych plików MS Excel } Wybieramy również położenie raportu tabeli przestawnej może to być nowy arkusz lub wyznaczony przez nas obszar istniejącego już arkusza. 3. Wybierz Zaznacz tabelę lub zakres. Jeżeli wskaźnik komórki przed uruchomieniem kreatora stał w obrębie bazy danych, Excel automatycznie rozpoznaje obszar. {aby wybrać obszar znajdujący się np. w innym arkuszu kliknij na ten arkusz i zaznacz obszar danych}. W tym samym oknie określamy, gdzie umieścić tabelę - tzw. raport tabeli przestawnej można wstawić do nowego lub istniejącego już arkusza (należy wybrać jeden z istniejących arkuszy i kliknąć w komórkę, w której kreator ma zacząć generować tabelę). Na potrzeby tego ćwiczenia zaznacz opcję Nowy arkusz. Kliknij przycisk OK, aby przejść do kolejnego etapu. 4. Definiowanie tabeli przestawnej. Pola bazy danych znajdują się po prawej stronie okna. Przeciągamy nazwy pól w odpowiednie okienka obszarów tabeli lub diagramu tabeli, który znajduje się w arkuszu. Filtr raportu (pole strony): W formie listy rozwijanej; wpisy (kategorie) na liście rozwijanej tego pola pozwalają na odseparowanie i wyświetlanie danych tylko z wybranych przez nas kategorii. Etykiety wierszy: wartości w tym polu pojawiają się jako pozycje wierszy tabeli przestawnej. Etykiety kolumn: pozycje kolumn tabeli przestawnej 1

2 Wartości: pole podsumowane w tabeli. Podczas przeciągania nazwy pola do obszaru danych kreator stosuje funkcję SUMA do pól o wartościach liczbowych oraz Licznik w innych przypadkach. Jeśli przeciągniesz nazwę pola w nieodpowiednie miejsce wystarczy przeciągnąć go poza obszar diagramu tabeli. 5. Stwórz tabelę jak na rysunku. Tabela ta pokaże sumę pola Kwota w rozbiciu w wierszach na pole TypKonta i pole Klient w kolumnach, pole Oddział wyświetlone zostanie jako pole strony. 6. Zmiana struktury tabeli przestawnej. Pola, które wcześniej umieszczaliśmy w obszarach tabeli przez przeciąganie, możemy przestawiać (również przez przeciąganie) w nowe miejsce. Np. przestaw nazwę pola strony Oddział do pozycji wierszy. Aby usunąć z tabeli przestawnej pole, kliknij jego przycisk i przeciągnij poza obszar tabeli. Usuń pole Oddział. Jeśli chcesz dodać nowe pole do tabeli, ustaw wskaźnik komórki wewnątrz tabeli pojawi się okno Lista pól tabeli przestawnej, z którego korzystaliśmy wcześniej i przeciągnij nowe pole z listy w odpowiednie miejsce. Dodaj pole Otwarte przez do wierszy, a następnie je usuń. 7. Odświeżanie tabeli przestawnej. Excel przelicza tabelę za każdym razem gdy dokonujemy w niej zmian, ale zmiany w danych źródłowych nie są automatycznie nanoszone. Należy więc odświeżać dane: Opcje Dane Odśwież Odśwież (lub Odśwież wszystko). 8. Dostosowywanie pola tabeli przestawnej i formatowanie.. Dwukrotne kliknięcie przycisku pola tabeli przestawnej wyświetla okno dialogowe. Możesz tu zmieniać typ wyświetlanych sum pośrednich oraz modyfikować układ pól w tabeli. Jeśli chcemy zmienić format komórki klikamy ją prawym przyciskiem myszy i wybieramy Format komórki z menu podręcznego. 9. Grupowanie pozycji w tabeli przestawnej. Utwórz tabelę jak na rysunku. Prezentuje ona sumy kwot znajdującyh się na różnych kontach wg typu konta {pole kolumny}oraz wg oddziału {pole wiersza}. Porównajmy teraz oddział Centralny z dwoma pozostałymi potraktowanymi łącznie. 10. Aby utworzyć grupę zaznacz komórki, które maja być zgrupowane: A6:A7 i wybierz przejdź do Opcje Dane przycisk Grupuj. Excel tworzy nowe pole Oddział2 zawiera ono 2 pozycje: Centralny i Grupuj1. Możemy teraz usunąć pole Oddział i zmienić nazwy odpowiednich pól i ich pozycji.{nazwa nie może pokrywać się z żadną z już istniejących}. Jeżeli pozycje grupowane nie znajdują się obok siebie możesz przytrzymując klawisz CTRL dokonać wielokrotnego zaznaczenia. 2

3 11. Sięganie do danych źródłowych. Dwukrotne kliknięcie komórki obszaru danych tabeli przestawnej powoduje otwarcie nowego arkusza, który będzie zawierał dane źródłowe, odpowiedzialne za takie, a nie inne wartości sumaryczne w tabeli. 12. Wstawianie do tabeli pól obliczeniowych. Do tabeli nie można wstawiać nowych wierszy i kolumn, co za tym idzie nie można też bezpośrednio wstawiać formuł, ale można to obejść wstawiając pole obliczeniowe, zawierające formułę działającą na podstawie danych tabeli. Pola te muszą być umieszczane w obszarze danych tabeli. Utwórzmy pole zawierające dane z pola Kwota pomnożone przez 1,15 {co oznacza wzrost o 15% depozytów}. Przesuń wskaźnik komórki w dowolne miejsce tabeli przestawnej, kliknij Opcje Formuły Pole obliczeniowe. Wyświetlone zostanie okno dialogowe. Wpisz opisową nazwę pola Planowane i formułę =Kwota*1,15, kliknij przycisk Dodaj, aby dodać nowe pole. 13. Wstawianie do tabeli elementów obliczeniowych. Excel 2007 umożliwia tworzenie nowych pozycji dla pól tabeli. Przesuń wskaźnik komórki do pola strony lub jednego z pól wierszy lub kolumn. Kliknij Opcje Formuły Element obliczeniowy. Wpisz nazwę elementu i określ formułę jak na rysunku. W formule można używać pozycji z innych pól, ale nie można korzystać z funkcji arkuszowych. Kliknij Dodaj {możesz teraz dodawać następne elementy obliczeniowe}. Kliknij OK. Utworzony element pojawi się w tabeli{rys}. 2. Analiza co-jeśli Analiza co-jeśli jest to proces systematycznego wprowadzania zmian wartości jakichś komórek przy jednoczesnej obserwacji efektów tych modyfikacji. Scenariusz to określony zestaw danych wartości danych wejściowych. Rysunek pokazuje arkusz wyliczający parametry pewnej pożyczki hipotecznej. Arkusz jest podzielony na dwie części: obszar komórek wejściowych i obszar komórek wynikowych. W kolumnie D umieszczono teksty formuł zawartych w kolumnie C. 3

4 TWORZENIE TABELI DLA JEDNEJ KOMÓRKI WEJŚCIOWEJ. Tabela dla jednej komórki wejściowej zawiera wyniki jednej lub kilku komórek wynikowych dla wielu różnych wartości jednej komórki wejściowej. W przykładzie tym użyjemy arkusza wyliczającego parametry pożyczki hipotecznej. Utworzymy tabelę, która pokaże wartości wszystkich formuł wyjściowych dla różnych stóp procentowych od 7% do 9% z krokiem 0,25%. W tym celu przygotujmy tabelę jak na rysunku obok. W wierszu 2 znajdują się odwołania do formuł wynikowych arkusza, np. do komórki F2 przekopiowano formułę C11. W kolumnie E umieszczono wartości komórki wejściowej. Aby utworzyć tabelę zaznacz obszar E2:I11 i wybierz polecenie Dane Analiza symulacji Tabela danych. Ukaże się okno dialogowe, podajemy w nim komórki arkusza, które będą wykorzystywane jako wartości wejściowe. W pole Kolumnowa komórka wejściowa wprowadź nazwę komórki C7-Stopa roczna, aby to zrobić wskaż ją w arkuszu. Pole Wierszowa komórka wejściowa zostaw puste. Kliknij OK. Excel zapełnia tabelę wynikami dla odpowiednich stóp procentowych. Po każdej zmianie odwołań komórki w pierwszym wierszu, czy po każdej modyfikacji wartości odsetek w pierwszej kolumnie tabela jest uaktualniana. SZUKANIE WYNIKU JEDNEJ KOMÓRKI Załóżmy, że chcemy kupić dom na kredyt i zastanawiamy się jaki możemy nabyć płacąc 1200zł miesięcznie. Wiemy jakie jest oprocentowanie banku, ile procent musimy wpłacić za pierwszym razem. Na jaką najwyższą cenę zakupu możemy sobie pozwolić? (tzn. jaka wartość komórki C4 spowoduje wygenerowanie w C12 kwoty 1200zł) Aby tego dokonać wybierz polecenie Dane Analiza symulacji Szukaj wyniku. Pojawi się okno dialogowe: Po wpisaniu odpowiednich danych (można je wybrać myszą) wciśnij OK. (wtedy zawartość szukanej komórki zostanie zastąpiona przez znalezioną) lub Anuluj. 4

5 3. SOLVER Rysunek przedstawia arkusz skonstruowany do obliczania zysków ze sprzedaży 3 produktów. Maksymalny zysk daje jak widać produkt C, ale musimy spełnić pewne dodatkowe ograniczenia Wydajność 300 sztuk B6=300 Przynajmniej 50 szt. produktu A Przynajmniej 40 szt. produktu B Nie więcej niż 40 szt. produktu C B3>=50 B4>=40 B5<=40 Aby uruchomić Solvera trzeba go doinstalować. W tym celu kliknij na logo pakietu Office, po czym przejdź do Opcji programu Excel. Kliknij pozycję Dodatki, a następnie w polu Zarządzaj wybierz pozycję Dodatki programu Excel. Kliknij przycisk Przejdź. W polu Dostępne dodatki zaznacz pole wyboru Solver, a następnie kliknij przycisk OK. Proces instalacji dodatku może potrwać parę minut. Aby użyć tego dodatku wybierz przejdź do Dane Analiza Solver. Wyświetlone zostanie okno dialogowe Solver-Parametry. W naszym przykładzie komórką wynikową jest D6-oblicza ona całkowity zysk. W pole Komórka celu wpisz więc D6 lub wskaż ją myszą. Ponieważ chcemy uzyskać maxymalny zysk zaznaczamy opcję Max. Jako komórki zmieniane ustawiamy komórki B3-B5. Teraz musimy określić warunki ograniczające zadanie. Dodajemy je pojedyńczo do listy warunków klikając Dodaj. Ukaże się okno dialogowe Dodaj warunek ograniczający. Składa się ono z 3 części adresu komórki, operatora i wartości. Wprowadź teraz ograniczenia z tabeli. Po wpisaniu ostatniego warunku kliknij przycisk OK., by wrócic do poprzedniego okna. Kliknij Rozwiąż. Po znalezieniu przez Excel wyników możemy: o Zastąpić aktualne wartości komórek wejściowych tymi, które znalazł Solver o Przywrócić pierwotne wartości komórek o Sporządzić dowolny z raportów o Zapisać dane w postaci scenariusza 5