FB-IV Pani Ilona Podwysocka WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

WOJEWODA ŁÓDZKI FB-IV.1611.1.2019 Pani Ilona Podwysocka Łódź, 8 maja 2019 r. Łódzki Wojewódzki Inspektor Nadzoru Budowlanego WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 1 oraz art. 175 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 2, służby finansowe Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi podległe Wojewodzie Łódzkiemu w składzie: - Agata Suchacka - starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Finansów i Budżetu Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniąca funkcję kierownika zespołu kontrolerów, - Monika Żaczek - Ruda starszy specjalista w Wydziale Finansów i Budżetu Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniąca funkcję członka zespołu kontrolerów, - od 10 kwietnia 2019 r. Jolanta Frątczak specjalista w Wydziale Finansów i Budżetu Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniąca funkcję członka zespołu kontrolerów, stosownie do upoważnień odpowiednio Nr 4/1/2019 i Nr 4/2/2019 z 10 stycznia 2019 r. oraz Nr 4/3/2019 z 10 kwietnia 2019 r., wydanych przez Dyrektora Wydziału Finansów i Budżetu ŁUW działającego z upoważnienia Wojewody Łódzkiego, przeprowadziły w Wojewódzkim 1 Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) 2 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 2077 z późn. zm.) ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI 90-926 Łódź, ul. Piotrkowska 104, tel.: (+48) 42 664 10 00, fax: (+48) 42 664 10 40Elektroniczna Skrzynka Podawcza epuap: /lodzuw/skrytka www.lodzkie.eu Administratorem danych osobowych jest Wojewoda Łódzki. Dane przetwarzane są w celu realizacji czynności urzędowych. Masz prawo do dostępu, sprostowania, ograniczenia przetwarzania danych. Więcej informacji znajdziesz na stronie www.lodzkie.eu w zakładce ochrona danych osobowych

2 Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Łodzi, 90-113 Łódź, ul. Traugutta 25, w okresie od 15 stycznia 2019 r. do 15 kwietnia 2019 r. kontrolę finansową. Zakres kontroli, to jest przedmiot i okres objęty kontrolą: 1) przedmiot: przestrzeganie w toku wykonywania budżetu realizacji ogółu działań kontroli zarządczej podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań, w zakresie: a) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, b) zaciągania zobowiązań finansowych i ich zapłaty, c) dokonywania wydatków budżetowych z uwzględnieniem przepisów dotyczących zamówień publicznych, d) terminowości przekazywania przez państwową jednostkę budżetową dochodów budżetu państwa na odpowiedni rachunek dochodów centralnego rachunku bieżącego budżetu państwa, e) wiarygodności sprawozdań. 2) okres objęty kontrolą: od 01.01.2018 r. do 31.12.2018 r. [dowód: akta kontroli, str. 1 38] Działalność jednostki w badanym okresie, w zakresie przedmiotu kontroli, ocenia się pozytywnie nieprawidłowościami. I. Informacje ogólne Wojewódzki Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Łodzi, zwany dalej WINB, jest państwową jednostką budżetową wchodzącą w skład zespolonej administracji rządowej województwa łódzkiego jako wyodrębniona jednostka organizacyjna oraz jest jednostką pomocniczą Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego, zwanego dalej Łódzkim Inspektorem, służącą do wykonywania zadań w ramach kompetencji wynikających z 6 Regulaminu Organizacyjnego 3 oraz przepisów odrębnych. Łódzki Inspektor ma kompetencje do wykonywania zadań m.in. jako organ rządowej administracji zespolonej w województwie pod zwierzchnictwem Wojewody oraz jako dysponent III stopnia środków budżetu państwa. Obowiązki Łódzkiego Inspektora w okresie objętym kontrolą oraz obecnie pełni p. Ilona Podwysocka, powołana na to stanowisko z dniem 27 października 2016 r. Organizację wewnętrzną, szczegółowy zakres zadań i tryb pracy komórek organizacyjnych określa Regulamin Organizacyjny WINB w Łodzi wprowadzony Zarządzeniem Łódzkiego 3 Zarządzenie Nr 2/2013 Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego z 1 października 2013 r. w sprawie ustalenia Regulaminu organizacyjnego Wojewódzkiego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Łodzi

3 Inspektora z 01 października 2013 r., Nr 2/2013, stanowiący załącznik do ww. zarządzenia, który został zatwierdzony przez Wojewodę Łódzkiego 11 października 2013 r. Dysponent ponosi wydatki w dziale 710 Działalność usługowa w rozdziale 71015 Nadzór budowlany. Łączna kwota wydatków zaplanowanych na zadania realizowane w roku 2018 przez jednostkę wynosiła 2 916 000,00 zł. Ostateczny plan wydatków (po zmianach) wyniósł 2 866 000,00 zł. Wydatki wykonane na 31 grudnia 2018 r. przez ŁWINB w Łodzi wyniosły ogółem 2 865 945,64 zł, co stanowiło 99,9981%. [dowód: akta kontroli, str. 39-82; 501-610; 1107] II. Szczegółowy zakres kontroli Kontroli poddano: 1. Dokumentację WINB w Łodzi regulującą zasady funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do zagadnień finansowych w zakresie jej zgodności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, w tym: 1) Zarządzenie Nr 10/2010 Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego z 28 grudnia 2010 r. w sprawie: organizacji, zasad funkcjonowania i dokumentowania kontroli zarządczej, którym określono: organizację i zasady funkcjonowania kontroli zarządczej, zgodnie z załącznikiem nr 1; standardy kontroli zarządczej oraz zasady prowadzenia, koordynowania, monitorowania i dokumentowania kontroli zarządczej, zgodnie z załącznikiem nr 2; Kodeks etyki pracowników WINB w Łodzi, zgodnie z załącznikiem nr 3. Do sprawowania funkcji koordynatora kontroli zarządczej w WINB Łódzki Inspektor upoważnił w dniu 30 grudnia 2011 r. głównego specjalistę ds. księgowości. W roku 2018 r. w WINB przeprowadzono, zgodnie ze zbiorczym rejestrem przeprowadzonych kontroli za 2018 rok, kontrolę zarządczą w dwóch obszarach: Dział księgowości: badanie prawidłowości rozliczania kart drogowych dla samochodów służbowych (30 czerwca 2018 r.), Dział sekretariatu: kontrola przeprowadzenia naborów na wolne stanowisko pracy w służbie cywilnej (31 grudnia 2018 r.).

4 Procedury i czynności kontrolne w ww. zakresach potwierdzone zostały stosowną dokumentacją. 2) Zarządzenie Nr 2/2013 Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego z 01 października 2013 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego WINB w Łodzi. 3) Zarządzenie Nr 5/2006 Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego z 30 października 2006 r. w sprawie: ustalenia zasad prowadzenia rachunkowości WINB w Łodzi, gdzie określono m. in. ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych w WINB (załącznik nr 1), Instrukcję obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo księgowych (załącznik nr 2), Zakładowy plan kont ( załącznik nr 3), Procedury kontroli finansowej w WINB w Łodzi (załącznik nr 6). 4) Zarządzeniami Nr 9/2010 z 4 listopada 2010 r., Nr 8 /2011 z 22 grudnia 2011 r., Nr 7/2012 z 28 grudnia 2012 r. i Nr 5/2013 z 29 grudnia 2013 r. Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Budowlanego dokonano zmian zakładowego planu kont WINB w Łodzi. Zawarte w powyższych dokumentach zapisy nie pozwalają na zagwarantowanie prawidłowej realizacji zadań jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie finansów publicznych i rachunkowości. Wymaganym jest kompleksowa analiza i aktualizacja polityki rachunkowości jednostki wraz z jej załącznikami. Wskazany w polityce rachunkowości opis systemu komputerowego, który WINB przyjął jako podstawowy system ewidencjonowania wydatków i dochodów budżetowych winien spełniać wymogi wskazane w ustawie o rachunkowości. [dowód: akta kontroli, str. 83-500] 2. Prawidłowość przestrzegania procedur w trakcie realizacji zadań związanych z dokonywaniem wydatków, w zakresie: 1) procesu planowania i ponoszenia wydatków budżetowych, w oparciu o plan finansowy wydatków przyjęty na rok 2018 dla WINB w Łodzi wraz z jego zmianami. Łączna kwota wydatków zaplanowanych na zadania realizowane przez WINB w Łodzi wynosiła 2 916 000,00 zł. W trakcie roku budżetowego dokonywano zmian w planie wydatków budżetowych, który ostatecznie zamknął się kwotą 2 866 000,00 zł.

5 Przeniesienia kwot wydatków pomiędzy paragrafami klasyfikacji budżetowej w obrębie działu i rozdziału dokonano na mocy 8 decyzji Wojewody Łódzkiego 4 na wnioski Łódzkiego Inspektora. Plan finansowy wydatków na rok 2018 został zaewidencjonowany na stronie Wn konta 980 Plan finansowy wydatków budżetowych w prawidłowych kwotach. Wszystkie zmiany w planie finansowym WINB w Łodzi, wynikające z decyzji Wojewody Łódzkiego, znalazły odzwierciedlenie w ewidencji księgowej prowadzonej do konta 980 Plan finansowy wydatków budżetowych. Uaktualniona na koniec każdego okresu sprawozdawczego wysokość planu, wykazywana była w sprawozdaniu Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetu państwa. Plan oraz jego zmiany prezentuje załącznik Nr 1 do akt kontroli. W 2018 roku WINB zrealizował wydatki w kwocie 2 865 945,64 zł, co stanowiło 99,9981 % planu wydatków po zmianach (2 866 000,00 zł). Wydatki budżetowe zrealizowano zgodnie z planem finansowym jednostki. W żadnym z paragrafów nie przekroczono planu wydatków na rok 2018. Środki niewykorzystane przez jednostkę, w kwocie 54,36 zł, zostały zwrócone na rachunek dysponenta części budżetowej 85/10 - województwo łódzkie, w dniu 31 grudnia 2018 r. (WB nr 107). [dowód: akta kontroli, str. 501-610; 837-842; 871-968; 1107-1132] 2) stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych 5, zwanej dalej ustawą PZP. W roku 2018 w jednostce realizowano jedynie takie zamówienia, o których stanowi art. 4 pkt 8 ustawy PZP ( ustawy nie stosuje się do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro ). Zamówienia nieobjęte ustawą PZP dokonywane są w WINB z zastosowaniem co najmniej jednej z metod: analizy cen rynkowych; analizy wydatków poniesionych na tego rodzaju zamówienia w okresie poprzedzającym moment szacowania jego wartości, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa GUS; analizy cen ofertowych złożonych 4 Decyzja FN-1.3111.1.17.2018 z dnia 27.02.2018 r., Decyzja FN-1.3111.1.241.2018 z dnia 20.08.2018 r., Decyzja FN-1.3111.1.386.2018 z dnia 26.10.2018 r., Decyzja FN-1.3111.1.394.2018 z dnia 29.10.2018 r., Decyzja FN-1.3111.1.452.2018 z dnia 21.11.2018 r., Decyzja FN-1.3111.1.474.2018 z dnia 30.11.2018 r., Decyzja FN- 1.3111.1.514.2018 z dnia 14.12.2018 r., Decyzja FN-1.3111.1.542.2018 z dnia 20.12.2018 r. 5 Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1986 z późn. zm.)

6 w postępowaniach prowadzonych przez zamawiającego lub zamówień udzielonych przez innych zamawiających, obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa GUS; W dniu 13 września 2017 r. Łódzki Inspektor wydał Zarządzenie Nr 7/2017 w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. [dowód: akta kontroli, str. 409-452] Zgodnie z art. 98 ust. 1 ustawy PZP zamawiający sporządza roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach. Stosownie do art. 98 ust. 2 ustawy PZP, zamawiający jest zobowiązany przekazać roczne sprawozdanie Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w terminie do dnia 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie. Zakres sprawozdania został określony w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 15 grudnia 2016 r. w sprawie informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. z 2016 r. poz. 2038). Do sporządzenia rocznego sprawozdania zobowiązany jest każdy zamawiający, który udzielił w danym roku zamówienia publicznego, w tym również zamawiający, który udzielił zamówień z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych. Łódzki Inspektor przekazał Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych drogą elektroniczną, za pomocą formularza umieszczonego na stronach portalu internetowego Urzędu Zamówień Publicznych, roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych w roku 2018 w dniu 21.02.2019 r., tj. w terminie o którym mowa w art. 98 ust. 2 ustawy PZP. Urząd Zamówień Publicznych potwierdził złożenie przez kontrolowaną jednostkę rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych w roku 2018 pod datą 2019-02-21 i nadał numer referencyjny ZP - SR/54664-2018. [dowód: akta kontroli, str. 491-501f] 3) ujmowania w ewidencji księgowej wszystkich etapów poprzedzających poniesienie wydatków w oparciu o ewidencję księgową prowadzoną na kontach:

7 zespołu 2 Rozrachunki i rozliczenia 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, 225 Rozrachunki z budżetami, 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne, 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, oraz kontach pozabilansowych: 980 Plan finansowy wydatków budżetowych, 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego, stwierdzając, że: a. zapisy w księgach rachunkowych prowadzone są w kontrolowanej jednostce zgodnie z tzw. zasadą memoriału zawartą w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości 6, oraz odpowiednio do wymogów przepisu art. 20 ust. 1 ww. ustawy określającego obowiązek wprowadzenia do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie, b. w ewidencji księgowej jednostki uwzględniano wszystkie etapy rozliczeń poprzedzające płatność wydatków, a także zaangażowanie środków, które oznaczało prawne zaangażowanie środków ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego, [dowód: akta kontroli, str. 611-818; 871-938; 1133-1136] 4) Dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym jednostki w oparciu o dowody źródłowe (faktury, rachunki, polecenia księgowania, polecenia wyjazdu służbowego i inne), będące podstawą poniesienia wydatków bieżących i majątkowych oraz kosztów utrzymania i innych wydatków związanych z funkcjonowaniem jednostki budżetowej i realizacją jej zadań statutowych w miesiącu czerwcu 2018 r., na łączną kwotę 238 358,51 zł. Wykaz dowodów źródłowych stanowi załącznik Nr 4 do akt kontroli; 5) Prawidłowości i kompletności naniesionych dekretacji na dowodach księgowych będących podstawą dokonania wydatków w oparciu w wymienione w pkt 4) dowody źródłowe, w tym wskazanie zastosowanego trybu udzielenia zamówienia publicznego, oraz dokonania kontroli przez Głównego Księgowego, o której mowa w art. 54 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. 6 Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( Dz.U. z 2018 r, poz. 395 z późn. zm.)

8 6) W jednostce zamieszczana jest na dowodach księgowych data wpływu wraz z numerem ewidencyjnym zgodnie z zapisem z 16 regulaminu organizacyjnego WINB. 7) Wszystkie dokumenty księgowe podpisuje w jednostce pod względem merytorycznym Kierownik jednostki lub upoważniony pracownik; pod względem formalno - rachunkowym Główny Księgowy lub upoważniony pracownik. W okresie objętym kontrolą (1 stycznia 31 grudnia 2018 r.) upoważnionymi byli odpowiednio: Łódzki Inspektor, Główny Księgowy oraz Główny Specjalista ds. Księgowości. W toku wykonywania czynności kontrolnych stwierdzono, że poddane kontroli dowody źródłowe: zostały sprawdzone pod względem merytorycznym przez właściwe osoby, tj. Łódzkiego Inspektora, zostały sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym przez upoważnionych pracowników, zostały zatwierdzone do wypłaty przez Łódzkiego Inspektora oraz Głównego Księgowego, zawierały dekretację dotyczącą sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych, nie zawierały przeróbek i wymazywań, zawierały wskazanie zastosowanej procedury wyboru dostawcy w oparciu o ustawę PZP oraz opis dotyczący zakwalifikowania wydatku do odpowiedniej funkcji, zadania, podzadania i działania budżetu zadaniowego; [dowód: akta kontroli, str. 1121-1132] 8) Prawidłowości ujęcia dowodów źródłowych poddanych kontroli w księgach rachunkowych w oparciu o ewidencję prowadzoną na koncie 130 Rachunek bieżący jednostki. Poniesione przez WINB w Łodzi wydatki budżetowe były celowe i związane z działalnością statutową jednostki. [dowód: akta kontroli, str. 663-670; 945-954;1121-1132] 3. Sposób zaciągania zobowiązań i terminowość ich regulowania w oparciu o dowody źródłowe, które stanowiły podstawę zaciągnięcia zobowiązań wynikających z sald kont Zespołu 2 - Rozrachunki i rozliczenia wg stanu na: 30 czerwca 2018 r. na kwotę ogółem 65 963,15 w tym w:

9 4010 w łącznej kwocie 2 389,56 zł (konto 229, w tym: składki na ubezpieczenie społeczne 1197,87 zł (1110,51 + 87,36), składki na ubezpieczenie zdrowotne 541,69 zł; konto 225: podatek dochodowy od osób fizycznych 650,00 zł); 4020 w łącznej kwocie 42 496,56 zł (konto 229, w tym: składki na ubezpieczenie społeczne 21 111,87 zł (19 550,12 + 1561,75); składki na ubezpieczenie zdrowotne 9 682,69 zł; konto 225: podatek dochodowy od osób fizycznych 11 702,00 zł); 4110 w łącznej kwocie 18 353,15 zł (konto 229: składki na ubezpieczenie społeczne 16 781,15 zł; konto 225: podatek dochodowy od osób fizycznych 1 572,00 zł); 4120 w kwocie 2 723,88 zł - konto 229 składki na Fundusz Pracy. Zobowiązania istniejące na 30 czerwca 2018 r. uregulowane zostały: 3 lipca 2018 r. (WB nr 48, składki, podatek). 31 grudnia 2018 r. na kwotę ogółem 129 062,53 zł, w tym w: 4040 z tytułu naliczonego dodatkowego wynagrodzenia rocznego (brutto) za 2018 r. w łącznej kwocie 105 796,83 zł (konto 231 (74 571,43 zł), konto 229 (22 708,40 zł), konto 225 (8 517,00 zł)); 4110 w kwocie 18 091,31 zł: konto 229 z tytułu składki na ubezpieczenie społeczne od dodatkowego wynagrodzenia rocznego, 4120 w kwocie 1 839,39 zł: konto 229 z tytułu składki na Fundusz Pracy od dodatkowego wynagrodzenia rocznego, 4140 w kwocie 3 335,00 zł: konto 229 z tytułu naliczonej za miesiąc grudzień składki na PFRON za miesiąc grudzień 2018 r. Zobowiązania istniejące na 31 grudnia 2018 r. uregulowane zostały: 2 stycznia 2019 r. (WB nr 02, wpłata na PFRON); 19 lutego 2019 r. (WB nr 18, dodatkowe wynagrodzenie roczne netto); 4 marca 2019 r. (WB nr 21, składki, podatek; zapłacone zbiorczo razem ze składkami i podatkiem od wynagrodzeń za luty 2019). Kontrolerzy stwierdzili zgodność kwot zobowiązań wykazanych w sprawozdaniu Rb-28 z wykonania wydatków budżetu państwa za okres sprawozdawczy od początku roku do dnia 30 czerwca 2018 roku oraz od początku roku do dnia 31 grudnia 2018 r. z ewidencją księgową prowadzoną na kontach 225, 229, 231 w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej. Zobowiązania zostały uregulowane z zachowaniem terminów określonych w przepisach prawa. Zobowiązania opisane powyżej nie były zobowiązaniami wymagalnymi odpowiednio na: 30 czerwca 2018 r. i 31 grudnia 2018 r.

10 [dowód: akta kontroli str. 955-968; 995-1045; 1115-1120] 4. Terminowości przekazywania przez państwową jednostkę budżetową dochodów budżetu państwa na odpowiedni rachunek dochodów centralnego rachunku bieżącego budżetu państwa. W WINB w Łodzi terminy odprowadzania do budżetu państwa dochodów budżetowych uzyskanych w 2018 r. były zgodne z 4 ust. 2. Rozporządzenia Ministerstwa Finansów z dnia 15 stycznia 2014 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonania budżetu państwa 7,,dochody pobierane przez urzędy obsługujące organy podatkowe i przez państwowe jednostki budżetowe są przekazywane przez te jednostki według stanu środków na: 1) 5. dzień miesiąca - do 10. dnia danego miesiąca, 2) 10. dzień miesiąca - do 15. dnia danego miesiąca, 3) 15. dzień miesiąca - do 20. dnia danego miesiąca, 4) 20. dzień miesiąca - do 25. dnia danego miesiąca, 5) 25. dzień miesiąca - do ostatniego dnia danego miesiąca, 6) ostatni dzień danego miesiąca - do 5. dnia następnego miesiąca - na odpowiedni rachunek dochodów centralnego rachunku bieżącego budżetu państwa, z zachowaniem rodzaju wpływów, z zastrzeżeniem ust. 3 i ust. 4 pkt 2, 13 ust. 2 i 5 oraz 22. W trakcie kontroli ustalono, że WINB za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2018 r. uzyskał dochody w kwocie 258 824,67 zł. Środki te przekazane zostały na odpowiedni rachunek dochodów centralnego rachunku bieżącego budżetu państwa zgodnie z terminami określonymi w powołanym wyżej przepisie. 5. Wiarygodność sprawozdań i ich zgodność z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej: Kontroli poddano poniższe sprawozdania budżetowe, za okres styczeń czerwiec 2018 r. i styczeń - grudzień 2018 r.: Rb-23 - o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek budżetowych, z wyłączeniem rachunków izb celnych, Rb-27 - z wykonania planu dochodów budżetowych, 7 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 2014 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa (tj. Dz.U. z 2018 r., poz. 2225)

11 Rb-28 - z wykonania planu wydatków budżetu państwa. Porównane zostały dane zawarte w ww. sprawozdaniach z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej: w sprawozdaniu Rb-23 o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek budżetowych: wiersz Dochody wykonane ze sprawozdaniem Rb-27 z wykonania planu dochodów budżetowych oraz ewidencją księgową prowadzoną dla konta 130-2 Rachunek dochodów jednostki budżetowej (strona Wn); wiersz Dochody przekazane na centralny rachunek bieżący budżetu państwa z ewidencją księgową prowadzoną dla konta 222 oraz konta 130-2 Rachunek dochodów jednostki budżetowej (strona Ma); wiersz Stan środków na rachunku bieżącym dochodów w NBP z saldem 130-2 Rachunek dochodów jednostki budżetowej oraz z saldem ostatniego wyciągu bankowego w danym miesiącu; wiersz Środki otrzymane z Ministerstwa Finansów lub od dysponenta wyższego stopnia z ewidencją księgową prowadzoną dla konta 223 oraz 130-1 Rachunek bieżący jednostki budżetowej (wydatki - strona Wn); wiersz Wydatki wykonane ze sprawozdaniem Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetu państwa oraz ewidencją księgową prowadzoną dla konta 130-1 Rachunek bieżący jednostki budżetowej (wydatki - strona Ma); wiersz Stan środków na rachunku bieżącym wydatków w NBP z saldem konta 130-1 Rachunek bieżący jednostki budżetowej (wydatki) oraz z saldem ostatniego wyciągu bankowego w danym miesiącu, w sprawozdaniu Rb-27 z wykonania planu dochodów budżetowych: kolumna Dochody wykonane z ewidencją do konta 130-2 Rachunek dochodów jednostki budżetowej. W zakresie dochodów budżetowych przekazanych na centralny rachunek bieżący budżetu państwa z ewidencją szczegółową prowadzoną do konta 222, w sprawozdaniu Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetu państwa: kolumna Wydatki wykonane z ewidencją szczegółową prowadzoną według podziałek klasyfikacji budżetowej do konta 130-1 Rachunek bieżący jednostki budżetowej (wydatki); kolumna Zaangażowanie z pozabilansową ewidencją szczegółową prowadzoną do konta 998 według podziałek klasyfikacji budżetowej; kolumna Plan z pozabilansową ewidencją szczegółową prowadzoną do konta 980; kolumna Zobowiązania z ewidencją szczegółową dla kont zespołu 2.

12 Kwoty wykazane w powyższych sprawozdaniach oraz w ewidencji księgowej, a także porównanie danych zawartych w odpowiednich rubrykach sprawozdań przedstawiono w załączniku Nr 9 do akt kontroli. [dowód: akta kontroli, str. 663-974;1133-1150] III. Ustalenia kontroli Kontrolerzy stwierdzili uchybienia i nieprawidłowości z zakresie będącym przedmiotem kontroli w poniższym zakresie: 1. zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do zagadnień finansowych; 2. zgodności procedur wewnętrznych jednostki kontrolowanej z przepisami prawa (kompleksowej aktualizacji wymaga Polityka rachunkowości, m.in. w zakresie kont przyjętych do ewidencji wydatków i dochodów budżetowych (w tym: należności oraz przychodów z tytułu dochodów budżetowych); 3. dokonywania wydatków budżetowych na podstawie faktury proforma, co z uwagi na zapis 15 rozporządzenia Ministra Finansów z 7 grudnia 2010 w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 1542 ze zm.) jest w państwowych jednostkach budżetowych niedopuszczalne, Kontrolerzy nie stwierdzili uchybień i nieprawidłowości z zakresie będącym przedmiotem kontroli w poniższym zakresie: 1. przestrzegania, w trakcie realizacji zadań związanych z dokonywaniem wydatków, procedur wynikających z przepisów, a w szczególności w zakresie: procesu planowania wydatków, dokonywania zmian w planie finansowym kontrolowanej jednostki w trakcie roku 2018, przestrzeganie zapisów ustawy PZP, dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym jednostki, prawidłowości i kompletności naniesionych dekretacji na dokumentach stanowiących podstawę do dokonania wydatków, 2. sposobu zaciągania zobowiązań finansowych oraz terminowości ich regulowania;

13 3. terminowości przekazywania przez państwową jednostkę budżetową dochodów budżetu państwa na odpowiedni rachunek dochodów centralnego rachunku bieżącego budżetu państwa, 4. danych wykazanych w sprawozdaniach budżetowych. Do otrzymanego 15 kwietnia 2019 r. projektu wystąpienia pokontrolnego kierownik jednostki kontrolowanej nie zgłosił zastrzeżeń, o czym poinformował Wydział Finansów i Budżetu w piśmie znak: WINB.7600.2019.IP L.dz. 2119.19 z 15 kwietnia 2019 r., które wpłynęło do Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi w dniu 23 kwietnia 2019 r. W związku z ustaleniami opisanymi w pkt III 1-3 niniejszego wystąpienia pokontrolnego uprzejmie proszę Panią Inspektor o: 1. podjęcie działań mających na celu dostosowanie zgodności procedur wewnętrznych jednostki kontrolowanej z przepisami prawa. Kompleksowej aktualizacji wymaga Polityka rachunkowości wraz z następującymi załącznikami: Załącznik nr 2 Instrukcja obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo - księgowych; Załącznik nr 3 - Zakładowy plan kont; Załącznik nr 6 - Procedury kontroli finansowej w WINB w Łodzi. Aktualizacji wymaga m.in.: wykaz kont bilansowych (w tym kont służących przypisom należności w korespondencji z kontami Zespołu 7 ) i pozabilansowych, opisy kont, schematy księgowań, zapisy dotyczące prowadzenia ewidencji księgowej wyłącznie w formie elektronicznej stosownie do wymogów zawartych w ustawie o rachunkowości. 2. dostosowanie systemu komputerowego, który WINB przyjął jako podstawowy system ewidencji wydatków i dochodów budżetowych, tak aby spełniał wymogi zawarte w ustawie o rachunkowości; 3. zobowiązanie służb finansowych do przestrzegania zapisów 15 rozporządzenia Ministra Finansów z 7 grudnia 2010 w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 1542 ze zm.), czyli niedokonywania wydatków budżetowych na podstawie faktury proforma.

14 O sposobie wykorzystania uwag i wniosków zawartych w niniejszym wystąpieniu pokontrolnym, a także podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia proszę powiadomić Wojewodę Łódzkiego w terminie 30 dni od daty otrzymania wystąpienia. Jednocześnie informuję, iż stosownie do zapisów art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 8 od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Jednocześnie informuję, iż stosownie do zapisów art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 9 od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Z up. Wojewody Łódzkiego Anna Rośniak DYREKTOR WYDZIAŁU FINANSÓW I BUDŻETU 8 patrz: przypis 1 9 patrz przypis 1