Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego w Stargardzie Szczecińskim Protokół z kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 3 w Stargardzie Szczecińskim Stargard Szczeciński Daty skrajne od... do...
Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim - do użytku zewnętrznego - Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego MK.1712.6.2013.2.6 Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 3 w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 27 maja do 10 czerwca 2013 roku przez Zastępcę Naczelnika Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz inspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego, działających na podstawie upoważnienia nr 15/2013 z dnia 22 maja 2013 roku. Zakres kontroli: 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe w wybranych okresach 2012 i 2013 roku. 2. Przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji. Dyrektorem Przedszkola Miejskiego nr 3 w Stargardzie Szczecińskim jest Małgorzata Góźdź, powołana Zarządzeniem nr 206/2012 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 14 czerwca 2012 roku w sprawie powierzenia stanowiska Dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 3 w Stargardzie Szczecińskim, na okres od 01 września 2012 roku do 31 sierpnia 2017 roku. Głównym Księgowym jest Artur Kaczmarczyk zatrudniony od 04 kwietnia 2012 roku na czas nieokreślony na podstawie umowy o pracę w niepełnym pełnym wymiarze czasu pracy tj.: 3 / 4 etatu. W trakcie kontroli wyjaśnień udzielał: Artur Kaczmarczyk - Główny Księgowy 2
Wnioski: W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono uchybienia polegające na : 1. Nieprawidłowej klasyfikacji wydatków dotyczących zakupu materiałów dydaktycznych na 4210 Zakup materiałów i wyposażenia oraz zakupu biletów jednorazowych na 4300 Zakup usług pozostałych, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.). 2. Nieprowadzeniu ewidencji analitycznej następujących kont: 290 Odpisy aktualizujące należności ; 490 Rozliczenie kosztów ; 975 Wydatki strukturalne ; 980 Plan finansowy wydatków budżetowych ; 981 Plan finansowy niewygasających wydatków stosownie do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, art. 40 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych oraz art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2012 r. poz. 1342). 3. Dokonywaniu nieprawidłowych zapisów na koncie 132 - Rachunek dochodów samorządowych jednostek budżetowych, tj. niezgodnie z opisem powyższych kont zawartych w Zakładowym Planie Kont Przedszkola Miejskiego nr 3 z dnia 20 stycznia 2012 roku oraz rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010 r., Nr 128, poz.861 z późn. zm.). 4. Nieterminowym regulowaniu zobowiązań, co jest niezgodne z art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1548). 3
1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe w wybranych okresach 2013 roku. BUDŻET Temat sprawdzono w oparciu o dokumenty źródłowe, tj.: raporty kasowe, wyciągi bankowe, urządzenia księgowe i sprawozdawczość. Szczegółowy wykaz z podziałem na działy, rozdziały i paragrafy przedstawia poniższa tabela, która została opracowana w oparciu o plan dochodów i wydatków na 2013 rok, ewidencję księgową oraz sprawozdania Rb-27S i Rb-28S za I kwartał 2013 roku. Ogółem wydatki budżetowe przedszkola za I kwartał 2013 roku osiągnęły poziom 418.164,00 zł, co stanowiło 30,79% ogółu zaplanowanych wydatków na 2013 rok. Największa kwota, tj.: 414.637,90 zł przypadła na wynagrodzenia osobowe pracowników i ich pochodne, stanowiąc 99,16% ogólnych wydatków w tym okresie, wydatki na szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej w kwocie 302,10 zł stanowiły 0,07% ogólnych wydatków, a odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w kwocie 3.224,00 zł stanowił 0,77% ogólnych wydatków. Plan na 2013 rok Wydatki za I kwartał 2013 roku Plan ogółem 1.357.930,00 418.164,00 30,79 Rozdział 80104 1.348.706,00 414.637,90 30,74 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników 4040 dodatkowe wynagrodzenie roczne 4110 składki na ubezpieczenia społeczne 4120 składki na Fundusz Pracy 1.009.206,00 96.500,00 212.000,00 31.000,00 259.082,33 78.499,70 68.790,07 8.265,82 25,67 81,35 32,45 26,66 Rozdział 80146 6.000,00 302,10 5,04 4300 zakup usług pozostałych 4410 podróże służbowe 4700 szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej 300,00 1.000,00 4.700,00 0,00 0,00 302,10 0,00 0,00 6,43 Rozdział 80195 3.224,00 3.224,00 100,00 4440 odpisy na ZFŚS 3.224,00 3.224,00 100,00 % Plan dochodów budżetowych na 2013 rok i wykonanie. Wyszczególnienie 0920 0970 2400 Plan na 2013 rok (zł) Wykonanie za I kwartał 2013 roku (zł) Rozdział 80104 235,00 74,67 31,80 Pozostałe odsetki Wpływy z różnych dochodów Wpłata do budżetu pozostałości środków finansowych gromadzonych na wydzielonym rachunku jednostki budżetowej 0,00 235,00 0,00 1,60 73,00 0,07 % 31,10 Ogółem 235,00 74,67 31,80 4
Rozliczenie środków na wydatki budżetowe przyznane na finansowanie działalności Przedszkola Miejskiego nr 3 w Stargardzie Szczecińskim w I kwartale 2013 roku. 1.1. Stan środków na rachunku bankowym na dzień 01.01.2013 r. (WB nr 1/2013 za okres od 01-02.01.2013 r.): Wpływy w II półroczu stanowiły: 1) otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego: WB nr 1/2013 za okres 01-02.01.2013 roku WB nr 6/2013 za okres 29-30.01.2013 roku WB nr 9/2013 za okres 02-04.02.2013 roku WB nr 14/2013 za okres 14-18.02.2013 roku WB nr 15/2013 za okres 19-22.02.2013 roku WB nr 17/2013 za okres 26-27.02.2013 roku WB nr 20/2013 za okres 02-04.03.2013 roku WB nr 25/2013 za okres 27-28.03.2013 roku 0,00 zł 100.000,00 zł 70.000,00 zł 94.697,00 zł 10.000,00 zł 50.000,00 zł 70.000,00 zł 50.000,00 zł 70.000,00 zł Razem: 514.697,00 zł 2) odsetki bankowe 1,67 zł 3) dochód budżetowy 8.582,16 zł 4) refundacja prowizji bankowych 10,00 zł Ogółem przychody: Razem: 8.593,83 zł 523.290,83 zł Rozchody w I kwartale stanowiły: 1) zrealizowane czeki 79.203,65 zł 2) wynagrodzenia pracowników 137.295,01 zł 3) nadgodziny 1.862,90 zł 4) składki na ubezpieczenia społeczne 155.034,76 zł 5) przekazany podatek dochodowy osób fizycznych 24.191,00 zł 6) odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych 3.224,00 zł 7) wydanie blankietów dla klienta mikro 10,00 zł 8) szkolenia 302,10 zł 9) przekazanie dochodów do budżetu 8.656,09 zł 10) potrącenia z list płac 16.977,58 zł w tym: - składki członkowskie ZNP 263,70 zł - składki polisy PZU-ŻYCIE 5.338,80 zł - składki polisy COMMERCIAL UNION 625,08 zł - spłata pożyczek mieszkaniowych 1.240,00 zł - spłata pożyczek PKZP 9.510,00 zł Ogółem wydatki: 426.757,09 zł 5
Stan środków na rachunku bankowym na dzień 31.03.2013 r. (WB nr 26/2013 za okres 29-31.03.2013 r.): 96.533,74 zł 1.2. Stan środków w kasie na dzień 01.01.2013 roku: 0,00 zł Kontrolą objęto następujące raporty kasowe: RK nr 1/2013 za okres 01-31 stycznia 2013 roku, RK nr 2/2013 za okres 01-28 lutego 2013 roku, RK nr 3/2013 za okres 01-31 marca 2013 roku, Na przychody składały się: - zrealizowane czeki 79.203,65 zł Razem przychody: 79.203,65 zł Na rozchody składały się: - wypłacone wynagrodzenie 79.203,65 zł Razem rozchody: 79.203,65 zł Stan środków w kasie na dzień 31.03.2013 roku (RK nr 3/2013 za okres od 01-31.03.2013 r.) wynosił: 0,00 zł W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono co następuje: 1. Do raportu kasowego dołączone były dowody źródłowe, tj.: bankowe dowody wypłat czekiem, dowody Kasa Przyjmie i kasowe listy wypłat wynagrodzenia. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Dowody Kasa Przyjmie opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. Wyjątek stanowiły dowody Kasa Przyjmie z miesiąca lutego (KP-3 z dn. 01.02.2013 r.; KP-4 z dn. 07.02.2013 r.; KP-5 oraz KP-6 z dn. 25.02.2013 r.), na których brakowało podpisu osoby sprawdzającej. Dnia 29 maja 2013 roku brakujące podpisy zostały uzupełnione przez uprawnioną osobę. 4. Na kasowej liście wypłat dla obsługi (nr 3 za miesiąc styczeń 2013 roku karta 5) brakowało podpisu przy pozycji nr 2 (kwota do wypłaty 1.353,27 zł) poświadczającego otrzymanie wynagrodzenia za dany miesiąc. Dnia 29 maja 2013 roku Pani (ochrona danych) uzupełniła brakujący na liście wypłat podpis i złożyła pisemne oświadczenie, iż należne wynagrodzenie za miesiąc styczeń 2013 roku otrzymała w dniu 28 stycznia 2013 roku. Oświadczenie pracownika stanowi załącznik nr 1 do protokołu. 5. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 6
6. Gotówka podjęta czekiem z konta bankowego wpłacana była do kasy Przedszkola Miejskiego Nr 3 w tym samym dniu, zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz.1223). 7. Terminy podjęcia czekiem gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy Przedszkola Miejskiego Nr 3 przedstawia poniższa tabela: Nr WB Nr czeku, data podjęcia Nr KP, data przyjęcia Kwota (zł) Nr RK gotówki z banku gotówki do kasy Kwota (zł) 1/2013 0010603188 02.01.2013 r. 3 583,78 1/2013 KP 1/2013 z 02.01.2013 r. 3 583,78 5/2013 0010603189 28.01.2013 r. 15 551,15 2/2013 KP 2/2013 z 28.01.2013 r. 15 551,15 8/2013 0010603190 01.02.2013 r. 3 583,78 3/2013 KP 3/2013 z 01.02.2013 r. 3 583,78 12/2013 0010603191 07.02.2013 r. 20 456,51 4/2013 KP 4/2013 z 07.02.2013 r. 20 456,51 16/2013 0010603192 25.02.2013 r. 16 563,58 5/2013 KP 5/2013 z 25.02.2013 r. 16 563,58 16/2013 0010603193 25.02.2013 r. 209,49 6/2013 KP 6/2013 z 25.02.2013 r. 209,49 19/2013 0010603193 01.03.2013 r. 3 583,78 7/2013 KP 7/2013 z 01.03.2013 r. 3 583,78 23/2013 0010603195 25.03.2013 r. 15 671,58 8/2013 KP 8/2013 z 25.03.2013 r. 15 671,58 8. Terminowość odprowadzania składek ZUS za okres od stycznia do marca 2013 roku. Miesiąc i rok Nr WB Data przekazania Styczeń - 2013 2/2013 04.01.2013 r. Styczeń - 2013 6/2013 30.01.2013 r. Luty - 2013 10/2013 05.02.2013 r. Luty - 2013 13/2013 13.02.2013 r. Luty - 2013 16/2013 25.02.2013 r. Marzec - 2013 20/2013 04.03.2013 r. Marzec - 2013 24/2013 26.03.2013 r. 9. Terminowość odprowadzania podatku od osób fizycznych za okres od stycznia do marca 2013 roku. Miesiąc i rok Nr WB Data przekazania Styczeń - 2013 6/2013 30.01.2013 r. Luty - 2013 16/2013 25.02.2013 r. Marzec - 2013 24/2013 26.03.2013 r. 1.3. Ewidencję syntetyczną wybranych kont Księgi Głównej za I kwartał 2013 roku przedstawiają poniższe tabele: 1) Saldo konta 101 Kasa na dzień 31.03.2013 roku wynosiło: 0,00 zł Symbol konta 101 B.O. Obroty narastająco Saldo na dzień od początku roku 31.03.2013 roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma - - 79.203,65 79.203,65 - - Saldo konta jest zgodne z Raportem Kasowym nr 3/2013 za okres od 01-03.03.2013 roku. 7
2) Saldo konta 130 Rachunek bieżący jednostki na dzień 31.03.2013 roku wynosiło po stronie: Wn - 96.533,74 zł Symbol konta 130 B.O. Obroty narastająco Saldo na dzień od początku roku 31.03.2013 roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma - - 523.290,83 426.757,09 96.533,74 0,00 Saldo konta jest zgodne z Wyciągiem Bankowym nr 26/2013 za okres 29-31.03.2013 roku. 3) Saldo konta 223 Rozliczenie wydatków budżetowych na dzień 31.03.2013 roku wynosiło: Ma - 514 697,00 zł Symbol konta 223 B.O. Obroty narastająco Saldo na dzień od początku roku 31.03.2013 roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma - - - 514.697,00-514.697,00 Saldo konta oznacza stan środków pieniężnych otrzymanych na pokrycie wydatków budżetowych. 4) Saldo konta 234 Rozrachunki z pracownikami na dzień 31.03.2013 roku wynosiło po stronie: Wn - 8.400,00 zł Symbol konta 234 B.O. Obroty narastająco Saldo na dzień od początku roku 31.03.2013 roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma 3.600,00-9.640,00 1.240,00 8.400,00 - Saldo konta stanowi: - wypłacona zaliczka na zakup żywności 2.000,00 zł - należności z tytułu pożyczek z ZFŚS 6.400,00 zł 5) Saldo konta 402 Usługi obce na dzień 31.03.2013 roku wynosiło po stronie: Wn - 302,10 zł Symbol konta 402 B.O. Obroty narastająco Saldo na dzień od początku roku 31.03.2013 roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma - - 312,10 10,00 302,10 - Na saldo konta 402 Usługi obce składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80146 Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli - 4700 usługi obce 302,10 zł 8
6) Saldo konta 404 Wynagrodzenia na dzień 31.03.2013 roku wynosiło po stronie: Wn - 248.122,13 zł Symbol konta 404 B.O. Obroty narastająco Saldo na dzień od początku roku 31.03.2013 roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma - - 248.122,13-248.122,13 - Na saldo konta 404 Wynagrodzenia składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80104 Przedszkola - 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników 247.885,61 zł - 4170 umowy zlecenia 236,52 zł 7) Saldo konta 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na dzień 31.03.2013 roku wynosiło po stronie: Wn - 50.185,46 zł Symbol konta 405 B.O. Obroty narastająco Saldo na dzień od początku roku 31.03.2013 roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma - - 52.835,65 2.650,19 50.185,46 - Na saldo konta 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia składały się: 1. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80104 Przedszkola - 3020 wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 554,80 zł - 4110 składki ZUS pracodawca 41.449,00 zł - 4120 składki na Fundusz Pracy 4.957,66 zł 2. Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80195 Pozostała działalność - 4440 odpis na ZFŚS nauczyciele emeryci 3.224,00 zł 1. Rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych Przedszkola Miejskiego Nr 3. Na podstawie Uchwały Nr XLIV/498/10 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 28 września 2010 roku w sprawie utworzenia wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych przez samorządowe jednostki budżetowe działające na podstawie ustawy o systemie oświaty w Przedszkolu Miejskim Nr 3 z dniem 01 stycznia 2011 roku został utworzony wydzielony rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych. Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej w zakresie wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych w roku budżetowym jest plan finansowy dochodów i wydatków, który sporządzony został w dziale 801 Oświata i wychowanie, rozdziale 80104 Przedszkola i paragraf klasyfikacji budżetowej z wyodrębnieniem wydatków bieżących i majątkowych. 9
Źródłami dochodów Przedszkola Miejskiego Nr 3 gromadzonych na wydzielonym rachunku są: 1) wpłaty za pobyt i za wyżywienie dzieci, 2) opłaty za wynajem pomieszczeń na dodatkowe zajęcia dla dzieci, 3) odsetki bankowe od środków na wydzielonym rachunku bankowym dochodów. Środki gromadzone przez Przedszkole Miejskie Nr 3 na wydzielonym rachunku przeznaczone były na: 1) zakup energii, 2) zakup usług i wyposażenia, 3) zakup artykułów żywnościowych, 4) finansowanie wydatków remontowych i inwestycyjnych, 5) wydatki związane z bankową obsługą wydzielonego rachunku. Szczegółowy plan dochodów i jego wykonanie z podziałem na paragrafy za okres od 01 lipca do 31 grudnia 2012 roku przedstawia poniższa tabela: 0750 dochody z najmu i dzierżawy 0830 wpływy z usług 0920 pozostałe odsetki Plan Wykonanie % 4.100,00 1.080,00 458.100,00 149.338,89 10,00 0,36 26,34 32,60 3,60 Ogółem 462.210,00 150.419,25 32,54 Ogółem wydatki za okres od 01 lipca do 31grudnia 2012 roku z podziałem na dział, rozdział i paragraf przedstawia poniższa tabela: Plan Wydatki % 020 wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 4210 zakup materiałów i wyposażenia 4220 zakup środków żywności 4240 zakup pomocy naukowych i dydaktycznych 4260 zakup energii 4270 zakup usług remontowych 4280 zakup usług zdrowotnych 4300 zakup usług pozostałych 4350 zakup usług dostępu do sieci Internet 4370 opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej 4410 podróże służbowe krajowe 4430 różne opłaty i składki 4440 odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych 4700 szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej 3.000,00 77.900,00 140.000,00 5.000,00 90.000,00 29.810,00 1.500,00 100.000,00 1.000,00 2.000,00 500,00 1.500,00 5.000,00 5.000,00 1.315,39 32.026,96 47.144,84 4.999,43 35.665,39 12.964,30 651,00 37.227,21 377,10 737,93 139,25 0,00 0,00 1.179,05 43,85 41,12 33,68 99,99 39,63 43,49 43,40 37,23 37,71 36,90 27,85 0,00 0,00 23,59 Ogółem 462.210,00 174.427,85 37,74 10
2.3. Stan środków na rachunku bankowym na dzień 01.07.2012 r. (WB nr 101/2012 z dnia 01.07.2012 r.) 19.008,67 zł Dochody za II półrocze 2012 roku stanowiły: 1) odsetki bankowe 0,36 zł 2) refundacja wydatków załącznik nr 2 10.000,00 zł 3) opłata za przedszkole 164.531,07 zł 4) zmniejszenie odpisu na ZFŚS 5.000,00 zł 5) korekta opłat bankowych 40,00 zł 6) zwrot pożyczki socjalnej 2.000,00 zł Ogółem dochody: 181.571,43 zł Wydatki za II półrocze 2012 roku stanowiły: 1) opłaty bankowe 1.177,75 zł 2) zakup artykułów żywnościowych 31.928,10 zł Nieterminowo zapłacono za F-rę FV/SZ/12/08-1111 (ochrona danych) za żywność na kwotę 1.291,99 zł z terminem płatności 12 sierpnia 2012 roku - f-rę zapłacono 14 września 2012 roku. 3) wypłata czekiem 35.980,07 zł 4) rozmowy telefoniczne stacjonarne 737,93 zł 5) opłata za Internet 377,10 zł 6) opłata za gaz 1.913,50 zł 7) opłata za energię cieplną 25.955,97 zł 8) wywóz nieczystości 2.033,17 zł 9) woda 1.518,05 zł 10) ścieki 3.091,49 zł 11) monitoring obiektu 1.291,50 zł 12) opłata za wynajem sal w szkołach dla oddziałów 0 22.500,00 zł 13) zakup artykułów chemicznych 3.365,08 zł 14) zwrot nadpłat za przedszkole 4.462,73 zł 15) konserwacja wind kuchennych 922,50 zł 16) zakup energii elektrycznej 6.277,67 zł 17) przegląd przewodów kominowych 498,15 zł 18) usługa pralnicza 285,98 zł 19) tonery do drukarki 1.594,94 zł 20) szkolenie pracowników 856,10 zł 21) zakup pomocy dydaktycznych 4.020,63 zł 22) zakup materiałów biurowych 2.751,10 zł 23) serwis sprzętu komputerowego 1.248,45 zł 24) remont łazienek 10.000,00 zł 25) zakup wyposażenia: szafa ubraniowa, taboret gazowy, odśnieżarka 6.134,77 zł 26) wywóz odpadów kuchennych 629,82 zł 11
27) szklenie okna 117,93 zł 28) przedłużenie licencji programu 2.077,40 zł 29) serwis sprzętu komputerowego 602,70 zł 30) obsługa serwisu systemu rejestrującego czas pobytu dzieci w przedszkolu 246,00 zł 31) opieka technologiczna systemu informatycznego 645,75 zł 32) wypłata pożyczki socjalnej 2.000,00 zł 33) konserwacja systemu ochrony 123,00 zł 34) montaż kabla zasilającego 799,50 zł 35) zakup literatury fachowej 426,27 zł 36) koszt przesyłek 217,14 zł 37) usługa bhp 1.230,00 zł 38) pomiary instalacji elektrycznej 1.377,59 zł 39) badania profilaktyczne 571,00 zł 40) UPS i dyski 1.982,00 zł 41) przegląd urządzeń gazowych 356,70 zł 42) refundacja wydatków 10.000,00 zł 43) aktualizacja oprogramowania 1.230,00 zł 44) naprawa zmywarki 516,60 zł 45) dostęp do Lexa 1.454,25 zł 46) podłączenie taboretu gazowego 515,37 zł 47) zakup herbaty dla pracowników 286,43 zł 48) zakup farb, pędzli i kleju 978,80 zł Nieprawidłowo zaksięgowano na 4210 Zakup materiałów i wyposażenia zakup farb, pędzli i kleju na kwotę 978,80 zł, winno być na 4240 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek. 49) zakup mebli zabawek 2.521,50 zł Nieprawidłowo zaksięgowano na 4210 Zakup materiałów i wyposażenia zakup mebli - zabawek na kwotę 2.521,50 zł, winno być na 4240 Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek. Ogółem wydatki: 200.580,03 zł Stan środków na rachunku bankowym na dzień 31.12.2012 r. (WB nr 192/2012) 0,07 zł 2.3. Stan środków w kasie na dzień 01.07.2012 r. (RK nr 14/2012/RD za okres 01-31.07.2012 r.) 0,00 zł Na dochody składały się: 12
- odpłatność za przedszkole 88.807,36 zł - pobranie gotówki czekiem z banku 35.980,07 zł - wpłaty za wynajem pomieszczeń 1.080,00 zł - zwrot za podwójnie opłacony rachunek 16,00 zł - zwrot zaliczki 2.000,00 zł Razem dochody: 127.883,43 zł Na wydatki składały się: - zakup paliwa do kosiarki i odśnieżarki 130,15 zł - odprowadzenie gotówki do banku 93.903,36 zł - wywóz nieczystości 100,01 zł - zakup artykułów spożywczych 17.179,52 zł - zakup wyposażenia kuchni i łazienek 3.605,25 zł - zakup artykułów biurowych 320,19 zł - zakup materiałów dla konserwatora 2.596,43 zł - krajowe podróże służbowe 139,25 zł - opłaty za przesyłki pocztowe 7,50 zł - odzież ochronna dla pracowników 1.028,96 zł - zwrot nadpłaty za przedszkole 5.633,45zł - zwrot zaliczki 2.000,00 zł - badania profilaktyczne pracowników 80,00 zł - dorabianie kluczy i ostrzenie noży 162,36 zł - bilety jednorazowe 168,00 zł Nieprawidłowo zaksięgowano na 4300 Zakup usług pozostałych zakup biletów jednorazowych na kwotę 168,00 zł, winno być na 4410 Podróże służbowe krajowe. - wykonanie pieczątek 214,00 zł - montaż kamery 615,00 zł Stan środków w kasie na dzień 31.12.2012 r. (RK nr 23/2012/RD za okres 17-31.12.2012 r.) Razem wydatki: 127.883,43 zł 0,00 zł W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe tj. faktury VAT i rachunki, dowody Kasa Przyjmie, Kasa Wypłaci i bankowe dowody wpłat. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Faktury zakupu podpisane były pod względem formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. 13
4. Na fakturach brak było opisów pod względem celowości zakupu. 5. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 6. Sprawdzono prawidłowość podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy. Gotówka podjęta czekiem z konta bankowego była wpłacana do kasy przedszkola w tym samym dniu zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Nr WB Nr czeku, data podjęcia gotówki z banku Kwota (zł) Nr RK Nr KP, data przyjęcia gotówki do kasy Kwota (zł) 101/2012 0010111858-02.07.2012 4.000,00 14/12/RD KP 600/12 02.07.2012 4.000,00 109/2012 0010111859-31.07.2012 2.228,87 14/12/RD KP 601/12-31.07.2012 2.228,87 128/2012 0010111860-13.09.2012 5.444,34 16/12/RD KP 677/12-13.09.2012 5.444,34 136/2012 0010111861-28.09.2012 7.270,75 17/12/RD KP 719/12-28.09.2012 7.270,75 149/2012 0010111862-16.10.2012 3.525,88 18/12/RD KP 775/12-16.10.2012 3.525,88 156/2012 0010111863-30.10.2012 4.247,19 19/12/RD KP 810/12-30.10.2012 4.247,19 157/2012 0010111864-31.10.2012 273,58 19/12/RD KP 811/12-31.10.2012 273,58 174/2012 0010111865-30.11.2012 5.283,96 21/12/RD KP 904/12-30.11.2012 5.283,96 191/2012 0010111866-28.12.2012 3.705,50 23/12/RD KP 998/12-28.12.2012 3.705,50 7. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. 2.4. Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej. 1) Saldo konta 101 Kasa na dzień 30.11.2012 roku wynosiło: Wn - 2.000,00 zł Symbol konta Obroty od lipca do listopada 2012 roku Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień 30.11.2012 roku 101 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 103.167,42 101.167,42 267.202,84 265.202,84 2.000,00 - Saldo konta jest zgodne z RK nr 21/2012 za okres od 17-30.11.2012 roku. 2) Saldo konta 132 Rachunek dochodów jednostek budżetowych na dzień 30.11.2012 roku wynosiło: Wn - 9.774,16 zł Symbol konta Obroty od lipca do listopada 2012 roku Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień 30.11.2012 roku 132 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 135.650,26 144.884,77 365.773,34 355.999,18 9.774,16 - Saldo konta jest zgodne z WB nr 174/2012 z dnia 30.11.2012 roku. Obroty na koncie narastająco od początku roku są niezgodne z obrotami na rachunku bankowym jednostki (odpowiednio: Wn - 355.773,34 zł; Ma - 345.999,18 zł). Stosownie do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu 14
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861) - konta zespołu 1 mają odzwierciedlać operacje pieniężne, obroty i stany środków pieniężnych oraz krótkoterminowych papierów wartościowych. Zgodnie z opisem do konta 132 Rachunek bieżący jednostki wynikającym z Planu kont jednostki budżetowej, zapisy na koncie 132 są dokonywane na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów między jednostką a bankiem. Na koncie 132 obowiązuje zachowanie czystości obrotów, co oznacza, że do błędnych zapisów, zwrotów nadpłat, korekt wprowadza się dodatkowo techniczny zapis ujemny. Wyjaśnienie stanowi załącznik nr 2. 3) Saldo konta 201 Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami na dzień 30.11.2012 roku wynosiło po stronie: Ma - 31.559,42 zł Symbol konta Obroty od lipca do listopada 2012 roku Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień 30.11.2012 roku 201 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 269,165,00 273.271,37 659.947,02 691.506,44-31.559,42 Saldo konta stanowią zobowiązania za: Ma - materiały dydaktyczne 878,80 zł - żywność 1.749,80 zł - gaz 598,15 zł - energię cieplną 5.927,11 zł - serwis sprzętu komputerowego 86,10 zł - konserwację dźwigów 184,50 zł - usługi bhp 246,00 zł - opiekę technologiczną systemów informatycznych 92,25 zł - wywóz odpadów kuchennych 126,14 zł - ochronę obiektu 184,50 zł - wywóz nieczystości 342,92 zł - odpłatność z przedszkole 21.043,15 zł --------------------------- Razem: 31.559,42 zł 4) Saldo konta 401 Zużycie materiałów i energii na dzień 30.11.2012 roku wynosiło po stronie: Wn - 201.159,77 zł Symbol konta Obroty od lipca do listopada 2012 roku Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień 30.11.2012 r. 401 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 87.760,77-201.159,77-201.159,77 - Na saldo konta 401 Zużycie materiałów i energii składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80104 Przedszkola 15
- 4210 zakup materiałów i wyposażenia 33.008,49 zł - 4220 zakup środków żywności 105.560,24 zł - 4240 zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek 3.986,43 zł - 4260 zakup energii elektrycznej, cieplnej, wody, gazu 58.604,61 zł 5) Saldo konta 402 Usługi obce na dzień 30.11.2012 roku wynosiło po stronie: Wn - 119.883,54 zł Symbol konta Obroty od lipca do listopada 2012 roku Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień 30.11.2012 roku 402 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 43.709,54-119.883,54-119.883,54 - Na saldo konta 402 Usługi obce składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80104 Przedszkola - 4270 zakup usług remontowych 26.284,90 zł - 4280 zakup usług zdrowotnych 1.127,00 zł - 4300 zakup usług pozostałych 87.788,80 zł - 4350 zakup usług dostępu do sieci Internet 669,48 zł - 4370 opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej 1.242,26 zł - 4700 szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej 2.771,10 zł 6) Saldo konta 409 Pozostałe koszty rodzajowe na dzień 30.11.2012 roku wynosiło po stronie Wn - 1027,06 zł Symbol konta Obroty od lipca do listopada 2012 roku Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień 30.11.2012 roku 409 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 77,06-1.027,06-1.027,06 - Na saldo konta 409 Pozostałe koszty rodzajowe składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80146 Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli - 4410 delegacje służbowe 77,06 zł - 4430 różne opłaty i składki 950,00 zł 2. Przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji. 16
Inwentaryzacja jest jedną z podstawowych dziedzin rachunkowości, obok prowadzenia ksiąg rachunkowych, wyceny aktywów i pasywów oraz sporządzania sprawozdawczości finansowej. Obowiązek jej okresowego przeprowadzania ciąży na wszystkich jednostkach zobowiązanych do stosowania ustawy z 29 września 1994 roku o rachunkowości - w tym we wszystkich jednostkach należących do sektora finansów publicznych. Celem inwentaryzacji jest ustalenie faktycznego stanu aktywów i pasywów i na tej podstawie: doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, a tym samym zapewnienie realności wynikających z informacji ekonomicznych, rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie, dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątkowych, przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkowej jednostki. W Przedszkolu Miejskim Nr 3 obowiązuje Instrukcja inwentaryzacyjna wprowadzona Zarządzeniem przez Dyrektora z dnia 20 stycznia 2012 roku, opracowana na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.). Instrukcja wewnętrzna reguluje zasady spisu z natury stanu ilościowego wszystkich rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz zasady inwentaryzacji stanu pozostałych aktywów i pasywów jednostki, wyceny składników oraz ustalenia i wyjaśnienia różnic pomiędzy rzeczywistym stanem składników, a stanem wynikającym z ksiąg. Osobą odpowiedzialną za ewidencję dla wyposażenia, środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych jest intendentka. Ewidencja prowadzona przy użyciu programu komputerowego Personal 88. Kontroli poddano inwentaryzację przeprowadzoną w 2012 roku. Zarządzeniem Nr 16/2012 Dyrektora Przedszkola Miejskiego Nr 3 z dnia 14 grudnia 2012 roku w sprawie przeprowadzenia okresowej inwentaryzacji w jednostce, jak również stanu ksiąg pomocniczych przeprowadzono inwentaryzację składników majątkowych na dzień 31 grudnia 2011 roku. W powyższym zarządzeniu określono, które składniki majątku należy objąć inwentaryzacją oraz jaką metodą. Powołany w Zarządzeniu zespół spisowy dokonał spisu wszystkich składników majątku. Załącznikami są następujące dokumenty: protokół inwentaryzacji gotówki w kasie przeprowadzonej w dniu 31 grudnia 2012 roku przez Komisję inwentaryzacyjną w obecności Kasjera. Stan gotówki w kasie wynosił 0,00 zł. Stan druków ścisłego zarachowania tzn.: czeki gotówkowe, KP i KW był zgodny z ewidencją, arkusz Nr 9 inwentaryzacji artykułów żywnościowych w dniu 31 grudnia 2012 roku w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej - żywność na kwotę 1.266,07 zł było zgodne z ewidencją, arkusz Nr 8 inwentaryzacji artykułów żywnościowych w dniu 31 grudnia 2012 roku w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej - żywność na kwotę 2.205,49 zł było zgodne z ewidencją, arkusz Nr 7 inwentaryzacji artykułów chemicznych w dniu 31 grudnia 2012 roku w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej - artykuły chemiczne na kwotę 1.510,42 zł było zgodne z ewidencją, 17
protokół inwentaryzacji biletów autobusowych i znaczków pocztowych z dnia 31 grudnia 2012 roku, protokół zużycia sporządzony w dniu 17 grudnia 2012 roku materiały na kwotę 3.428,53 zł było zgodne z ewidencją, zestawienie należności i zobowiązań przeprowadzonej drogą weryfikacji w dniu 31 grudnia 2012 roku aktywów i pasywów na dzień 31 grudnia 2012 roku konta 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami należności: z tytułu niedopłaty za przedszkole na kwotę 2.024,44 zł oraz zaległości: z tytułu nadpłaty za przedszkole i faktur na kwotę 29.118,05 zł, konta 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne - składki na ubezpieczenie za wynagrodzenie grudniowe i dodatkowe wynagrodzenie roczne na kwotę 41.845,93 zł, konta 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń dodatkowe wynagrodzenie roczne na kwotę 78.499,70 zł oraz konta 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami pożyczki mieszkaniowe udzielone pracownikom na kwotę 3.600,00 zł. Po porównaniu dokumentów źródłowych i obliczeń wymienione salda uznano za prawidłowe, potwierdzenia sald rozrachunków i należności na dzień 31 grudnia 2012 roku. Inwentaryzacja została spisana na arkuszach bądź zestawieniach. Według wewnętrznej instrukcji po dokonanym spisie należało sporządzić protokoły, których brak. Zgodnie z Zarządzeniem Nr 16/2012 Dyrektora Przedszkola Miejskiego Nr 3 z dnia 14 grudnia 2012 roku w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych w formie spisu z natury w dniach 27 31 grudnia 2012 roku został przeprowadzony spis. Inwentaryzację przeprowadzono według stanu na dzień 31 grudnia 2012 rok. W zarządzeniu znajduje się: imienne powołanie przewodniczącego Komisji inwentaryzacyjnej, imienne powołanie członków Komisji inwentaryzacyjnej, szczegółowy harmonogram inwentaryzacji w roku 2012. W Przedszkolu Miejskim Nr 3 spośród członków Komisji Inwentaryzacyjnej tworzy się trzyosobowy zespół spisowy. Zgodnie z wypracowanymi przez praktykę zasadami nauki o rachunkowości, do zespołów spisowych nie mogą być powoływane osoby nie mające kwalifikacji zawodowych; nie mogą to być również osoby materialnie odpowiedzialne (współodpowiedzialne) za stan składników majątku objętych spisem z natury, pracownicy jednostki prowadzący ich ewidencję w księgach rachunkowych oraz osoby nie zapewniające bezstronności spisu. W ich składzie nie powinien się również znaleźć przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej, gdyż jest to osoba, która powinna sprawować nadzór nad pracą zespołów spisowych, któremu powinny one składać sprawozdanie z przeprowadzonego spisu. W Przedszkolu Miejskim Nr 3 przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej wchodzi w skład zespołu spisowego. Załącznikami do przygotowania inwentaryzacji są: instrukcja przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji, plan i harmonogram inwentaryzacji, zarządzenie dyrektora przedszkola o jej przeprowadzeniu, protokół z przeszkolenia zespołu spisowego z dnia 17 grudnia 2012 roku. 18
Załącznikami przeprowadzonej inwentaryzacji są następujące dokumenty: arkusze spisu z natury, które posiadają: numer, numer strony, datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia spisu, nazwę i adres jednostki, rodzaj inwentaryzacji, sposób przeprowadzenia inwentaryzacji, osobę odpowiedzialną materialnie, skład zespołu spisowego, liczbę porządkową, symbol indeksu, nazwę przedmiotu spisywanego, jednostkę miary, ilość, cenę, wartość, sumę końcową, podpis osoby materialnie odpowiedzialnej, wyceniającej, sprawdzającej, zespołu spisującego. Zapisy prowadzone są w sposób staranny, czytelny, w porządku chronologicznym, brak błędów, sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury w PM Nr 3 z dnia 31 grudnia 2012 roku Komisja inwentaryzacyjna dokonała w dniu 31 grudnia 2012 roku podsumowania prac zespołu spisowego przeprowadzonej inwentaryzacji w dniach 27 31 grudnia 2012 roku i stwierdziła, że: a) pobrane w dniu 27 grudnia 2012 roku arkusze spisowe od nr 7 do nr 26 zostały wykorzystane w całości, b) wszystkie składniki majątkowe podlegające inwentaryzacji zostały ujęte na arkuszach spisowych, c) sposób przechowywania i zabezpieczenia majątku przedszkola uznano za prawidłowy, d) w celu rozliczenia finansowego i sporządzenia protokołu końcowego Komisja inwentaryzacyjna przekazała arkusze spisowe do komórki rozliczającej, e) zespół spisowy w czasie dokonywania spisu z natury napotkał na trudności polegające na braku oznakowania składników majątku, oświadczenia osób odpowiedzialnych materialnie, oświadczenia osób powołanych do zespołów spisowych. Rozliczenie inwentaryzacji nastąpiło poprzez przygotowanie dokumentacji w postaci protokołu Komisji inwentaryzacyjnej sporządzonego w dniu 31 grudnia 2012 roku w sprawie rozliczenia inwentaryzacji przeprowadzonej w dniach 27 31 grudnia 2012 roku składników majątkowych PM Nr 3 spisanych na arkuszach spisowych od nr 7 do nr 26 oraz protokołu z inwentaryzacji przeprowadzonej drogą weryfikacji konta 020 Wartości niematerialne i prawne programy komputerowe i licencje na kwotę 7.935,42 zł. Komisja inwentaryzacyjna nie stwierdziła podczas dokonywania inwentaryzacji niedoborów oraz nadwyżek w składnikach majątkowych. W ocenie Komisji inwentaryzacja została przeprowadzona sprawnie a zabezpieczenie składników majątkowych było prawidłowe. Funkcjonujące w jednostce procedury wewnętrzne sprawdzono pod względem ich zgodności z obowiązującymi przepisami. 1. Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych wprowadzona przez Dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 3 bez obowiązującej daty i nr zarządzenia. Instrukcja obejmuje: podstawy prawne, cel i ogólne zasady instrukcji, dowody księgowe, zasady obiegu dokumentów księgowych, 19
w tym: dokumentację wydatków, umowy, ewidencję materiałów, środków trwałych o charakterze wyposażenia, wartości niematerialnych i prawnych, zasady obiegu dokumentów z jednostką nadrzędną oraz terminy sporządzania sprawozdań, wykaz osób upoważnionych do podpisywania dokumentów oraz wzory podpisów, przechowywanie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i sprawozdań budżetowych, harmonogram spływu dokumentów księgowych. 2. Instrukcja kasowa ustala jednolite zasady gospodarki kasowej w jednostce, wprowadzona zarządzeniem Dyrektora Przedszkola nr 3 z dnia 01 stycznia 2012 roku, opracowana została w oparciu o aktualne akty prawne, tj.: ustawę z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz.1223 z późn. zm.), rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 07 września 2010 roku w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz. U. Nr 166, poz. 1128 z późn. zm.), ustawę z dnia 02 lipca 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2004 roku Nr 173, poz. 1807 z późn. zm.), kodeksu pracy z dnia 26 czerwca 1974 roku tekst jednolity z 23 grudnia 1997 roku (Dz. U. Nr 21 poz. 94 z późn. zm.). Osoba, której powierzono obowiązki kasjera, złożyła oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone jej pieniądze i inne wartości. Ponadto złożyła deklarację do przestrzegania obowiązujących przepisów, ponoszenia odpowiedzialności za ich naruszenie oraz zachowania tajemnicy służbowej. pogotowie kasowe zostało ustalone w kwocie 2.000,00 zł. Nadwyżka gotówki w kasie ponad ustaloną odprowadzana jest do banku w dniu jej powstania. Ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane. 3. Instrukcja magazynowa wprowadzona zarządzeniem Dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 3 z dnia 02 stycznia 2012 roku, która ustala: postanowienia ogólne, pomieszczenia magazynowe, przechowywanie i składowanie materiałów, obowiązki i odpowiedzialność magazyniera, przyjmowanie i wydawanie materiałów z magazynu, dokumentowanie obrotu magazynowego, depozyty, kontrola gospodarki magazynowej, postanowienia końcowe. 20
Magazyn jest oddzielnym pomieszczeniem przeznaczonym do składowania i przechowywania materiałów, towarów itp., który obsługuje jeden pracownik - magazynier. Magazynier odpowiedzialny jest za całość gospodarki magazynowej i przestrzeganie obowiązującej instrukcji. Zobowiązany jest do podpisania deklaracji o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie. Odpowiedzialność jego rozpoczyna się z chwilą protokolarnego podpisania przez niego spisu inwentaryzacyjnego, a kończy z chwilą protokolarnego przekazania innej osobie i rozliczenia przez komórkę księgową. Dokumentowanie obrotu magazynowego: dowodem przyjęcia jest dokument Magazyn Przyjmie (P), dowodem pobrania materiałów jest dokument Pobranie materiałów (Rw), Powyższe dokumenty sporządza magazynier w 2 egzemplarzach, z których jeden wraz z fakturą lub rachunkiem przekazuje do księgowości a drugi pozostawia w magazynie. Dowody P i Rw stanowią podstawę dokonania przez magazyniera wpisów w karcie magazynowej oraz w kartach materiałowych ilościowo-wartościowych i miesięcznego sporządzenia zestawienia Raportów żywnościowych. Raz do roku przeprowadzana jest inwentaryzacja. 5. Zasady (polityka) rachunkowości została wprowadzona zarządzeniem Dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 3 z dnia 20 stycznia 2012 roku, która ustala: miejsce i sposób prowadzenia ksiąg, określenie roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczych, zasady wyceny aktywów i pasywów, system ochrony danych. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą: dziennik: budżetu, wydzielonego rachunku dochodów i wydatków, ZFŚS; księgę główną (konta syntetyczną); księgę pomocniczą (konta analityczne); zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald ksiąg pomocniczych; wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej na koniec każdego okresu sprawozdawczego sporządzane jest zestawienie obrotów i sald. Prowadzenie rejestrów księgowych odbywa się techniką komputerową. W prowadzeniu księgowości stosuje się programy firmy Personal 88: FK, Kadry, Płace, Wyposażenie, Płatnik oraz programy firmy DosKomp: Zaangażowanie, Planowanie i realizacja budżetu oraz Sprawozdawczość budżetowa, które aktualizowane są na bieżąco. Bankowość elektroniczna: Pekao Firma24. 6. Zakładowy plan kont został wprowadzony zarządzeniem Dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 3 z dnia 20 stycznia 2012 roku, opracowany na podstawie obowiązujących aktów prawnych, tj.: ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), 21
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 z późn. zm.), ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (tekst jedn. Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.). Obowiązujący w jednostce zakładowy plan kont obejmuje następujące konta: 1) konta bilansowe: zespołu: 0-011, 013, 020, 071, 072, 1-101, 130, 132, 135, 141, 2-201, 223, 225, 229, 231, 234, 240, 3-310 4-400, 401, 402, 403, 404, 405, 409, 7-700, 720, 760, 8-800, 820, 851, 860. 2) konta pozabilansowe: 998 - zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego, 999 zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat. Samorządowe jednostki budżetowe zobowiązane są do prowadzenia rachunkowości zgodnie z jednolitymi zasadami ustalonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), jednakże z uwzględnieniem szczególnych zasad określonych dla tych jednostek w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 z późn. zm.). W planie kont jednostek należy uwzględnić obowiązujące ogólne zasady rachunkowości wynikające z ustawy jednakże z uwzględnieniem szczególnych zasad. Zakładowy plan kont musi oprócz wykazu kont syntetycznych zawierać wykaz kont ksiąg pomocniczych, które mają być prowadzone do wskazanych kont syntetycznych. Konto 998 - Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego oraz w planie finansowym niewygasających wydatków budżetowych ujętych do realizacji w danym roku budżetowym. Przy ustalaniu wielkości zaangażowania pomocne są dokumenty i sposoby określenia jego wysokości. Jest to konieczne dla rzetelnego określenia wielkości zaangażowania i przeprowadzenia ostatecznej analizy wydatków budżetowych poniesionych do końca roku obrotowego. 22
Poprawność prowadzenia akt osobowych i wynagradzania pracowników. Temat zbadano w oparciu o ustawę z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2006 roku Nr 97, poz. 674), ustawę o systemie oświaty z dnia 07 września 1991 roku (Dz. U. z 2012 r. poz. 979), Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 stycznia 2005 roku w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za prace w dniu wolnym od pracy (Dz. U. Nr 22, poz. 181), Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 03 lipca 2012 roku zmieniające rozporządzenie w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu wolnym od pracy (Dz. U. z 2012 r., poz. 790), Uchwałę Nr XXIX/325/09 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 31 marca 2009 roku w sprawie ustalenia w drodze regulaminu wysokości i zasad przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego, wynagradzania za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw, wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego niektórych nauczycieli oraz nagród dla nauczycieli zatrudnionych w przedszkolach, szkołach i placówce oświatowo-wychowawczej prowadzonej przez Gminę Miasto Stargard Szczeciński, Uchwałę Nr XXIX/326/09 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 31 marca 2009 roku w sprawie określenia najniższego wynagrodzenia i wartości punktu dla ustalenia miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w przedszkolach, szkołach i placówce oświatowowychowawczej prowadzonych przez Gminę-Miasto Stargard Szczeciński, Ponadzakładowy układ zbiorowy pracy dla pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez miasto Stargard Szczeciński zawarty w dniu 10 maja 1999 roku w Stargardzie Szczecińskim z protokołami dodatkowymi, Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. Nr 180, poz. 1860 z późn. zm.), Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.), ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2013 r. poz. 2). Strukturę zatrudnienia w Przedszkolu Miejskim Nr 3 w Stargardzie Szczecińskim na dzień 31 marca 2013 roku przedstawia poniższa tabela: Stanowisko Ilość Ilość zatrudnionych etatów Pracownicy pedagogiczni w tym: - nauczyciel stażysta - nauczyciel kontraktowy - nauczyciel mianowany - nauczyciel dyplomowany 15 1 3 5 5 14,23 1,00 3,00 5,23 5,00 Administracja 3 2,25 Obsługa 12 11,25 RAZEM 30 27,73 23
Kontroli poddano akta osobowe 8 pracowników, tj.: 2 nauczycieli, 2 pracowników administracji i 4 pracowników obsługi, co stanowi 26,67% ogółem zatrudnionych. W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono co następuje: 1. Każdy pracownik posiada założoną teczkę akt osobowych. 2. Dokumenty umieszczone są w poszczególnych częściach akt (A, B, C), ujmowane w wykazie, numerowane i ułożone w porządku chronologicznym zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.), tj.: a) część A związana z ubieganiem się o stanowisko pracy, zawierała: kwestionariusze osobowe, kopie świadectw potwierdzających posiadane kwalifikacje, świadectwa pracy, podania o pracę. b) część B związana z zawarciem umowy o pracę zawierała: umowy o pracę, aneksy do umowy o pracę, orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku pracy, zaświadczenia lekarskie z badań przeprowadzonych do celów sanitarno-epidemiologicznych, karty szkolenia wstępnego w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, zaświadczenia o ukończeniu kursu bezpieczeństwa i higieny pracy, zakresy obowiązków służbowych, wymiar wynagrodzenia i zaszeregowania, informacje o przyznanych nagrodach, podania, oświadczenia, świadectwa i zaświadczenia o ukończeniu szkół, uczelni i kursów, pisma o przyznanych dodatkach, premiach. c) część C przeznaczono na dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy. 3. W aktach znajdują się podpisane zakresy obowiązków służbowych, uprawnień i odpowiedzialności pracowników zgodnie z zajmowanym stanowiskiem. 4. Zachowane są terminy przeprowadzania szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, aktualne są orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi. 5. Wymiary wynagrodzeń pracowników ustalono zgodnie z obowiązującymi uregulowaniami w tym zakresie. 6. W aktach osobowych Pana (ochrona danych), w części B, na piśmie dotyczącym wymiaru wynagrodzenia z dnia 20 września 2012 roku (karta 59) brak jest podpisu poświadczającego otrzymanie i zapoznanie się z treścią pisma. W dniu 07 czerwca 2013 roku Pan (ochrona danych) uzupełnił brakujący podpis i złożył pisemne oświadczenie, iż wspomniane pismo otrzymał w dniu 20 września 2012 roku. Oświadczenie pracownika stanowi załącznik nr 3 do protokołu. 7. W aktach osobowych Pani (ochrona danych), w części B, na umowie o pracę na czas określony do dnia 31 sierpnia 2013 roku w wymiarze ¾ etatu (karta 20) w czterech miejscach użyta została data roku 2011, powinna zaś być użyta data roku 2012. W dniu 24
07 czerwca 2013 roku Pani (ochrona danych) złożyła pisemne oświadczenie, iż odebrana w dniu 03 września 2012 roku umowa o pracę zawierała błędną datę jej wystawienia, zaś poprawiony egzemplarz otrzymała w dniu 07 czerwca 2013 roku. Oświadczenie pracownika oraz kserokopie umów o pracę błędnej i poprawionej stanowią załącznik nr 4 do protokołu. Zgodnie z 11 ust.1 i 2 zarządzenia nr 438/2012 Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński z dnia 08 listopada 2012 roku w sprawie określenia zasad i trybu przeprowadzania kontroli przez Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego, w dniu 10 czerwca 2013 roku po zakończeniu czynności kontrolnych o ich ustaleniach zapoznano Panią Małgorzatę Góźdź Dyrektor Przedszkola i Pana Artura Kaczmarczyka Głównego Księgowego. Adnotacja w tej sprawie stanowi załącznik nr 5 do protokołu. 25