Zarządzanie wiekiem jako czynnik zwiększający potencjał adaptacyjny przedsiębiorstw MATERIAŁ INFORMACYJNY Platforma kompetencyjna eduportal Informatyczny System do Zarządzania Procesami HR Licencje do Systemu są dostarczane przez przez firmę Combidata Poland Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Szanowni Paostwo, W ramach projektu Zarządzanie wiekiem jako czynnik zwiększający potencjał adaptacyjny przedsiębiorstw macie Paostwo możliwośd wdrożenia platformy kompetencyjnej eduportal w swojej firmie. Wykorzystanie możliwości tego narzędzia oraz wiedzy z naszych 10 letnich doświadczeo da Paostwu możliwośd skutecznego wykorzystania i świadomego rozwoju kompetencji pracowników. Poniżej prezentujemy materiał informacyjny, który opisuje podstawowe funkcjonalności platformy kompetencyjnej eduportal i możliwości jej zastosowania. Mamy nadzieję, że proponowane przez nas rozwiązanie informatyczne będzie zgodne z Paostwa potrzebami i oczekiwaniami. Platforma kompetencyjna eduportal oraz szkolenia z obszaru Zarządzania Zasobami Ludzkimi to korzyści z uczestnictwa w Projekcie Zarządzanie wiekiem jako czynnik zwiększający potencjał adaptacyjny przedsiębiorstw. Całośd wsparcia w 100% objęta jest pomocą de minimis - co oznacza, że uczestnik projektu (przedsiębiorstwa i ich pracownicy) nie ponoszą żadnych kosztów. Jedynym warunkiem otrzymania licencji na korzystanie z Platformy kompetencyjnej eduportal jest udział pracowników przedsiębiorstwa we wszystkich 3 rodzajach szkoleo Projektu. Na koocu materiału informacyjnego znajduje się opis Projektu oraz dane do kontaktu. Z poważaniem, Adam Miniatorski Ekspert tel.kom. 0 518 020 980 e-mail: adam.miniatorski@profirma.com.pl ProFirma Sp. z o.o. Partner Projektu ul.podolska 21 81-321 Gdynia tel: (58) 550 94 98 fax: (058) 550-94-91 www.profirma.pl
Platforma eduportal Platforma informatyczna wspierająca procesy personalne w Twojej firmie System został przygotowany z myślą o dwóch grupach odbiorców: Dużych korporacjach wdrażających systemowe rozwiązania HR (funkcjonalności zaawansowane) Nasze doświadczenia pokazują, że nawet w dużych organizacjach opisy stanowisk pracy i oceny okresowe pracowników funkcjonują często na papierze, w Excelu, są nieaktualne bądź bardzo uproszczone (jedynie zakresy obowiązków). Trudno opracowad systemowe rozwiązania w zakresie: oceny okresowej, rekrutacji i selekcji, wartościowania stanowisk pracy, ścieżek szkoleo i kariery, czy wreszcie premii i nagród, w oparciu o nieaktualne dane rozproszone w tysiącach plików i dokumentów. W takiej sytuacji niemożliwe jest także wdrożenie strategii zarządzania wiekiem i różnorodnością. Średnich i małych przedsiębiorstwach rozwijających funkcję personalną (funkcjonalności podstawowe) Sytuacja w małych i średnich przedsiębiorstwach wydaje się pod pewnymi względami jeszcze trudniejsza. Wraz ze wzrostem ilości pracowników narasta koniecznośd stworzenia działu personalnego. Często nie ma jednak wystarczających środków na takie działania. Zadania personalne zostają powierzone jednej, czasami dwóm osobom, które stoją przed trudnym zadaniem zarządzania procesami kadrowo-personalnymi bez dostępu do podstawowych narzędzi, materiałów i potrzebnych informacji. W takiej sytuacji również niemożliwe jest wdrożenie strategii zarządzania wiekiem i różnorodnością. Platforma kompetencyjna eduportal jest narzędziem umożliwiającym efektywne radzenie sobie z opisanymi wyżej sytuacjami i skuteczne rozwiązywanie wynikających z nich problemów przy minimalnym nakładzie pracy i środków. System wspiera następujące procesy HR: 1. Budowę struktury organizacyjnej firmy 2. Budowę katalogów zadao, kwalifikacji formalnych, zakresów obowiązków, uprawnieo, kompetencji, wskaźników efektywności itd. 3. Opracowanie opisów stanowisk pracy 4. Wdrożenie systemu ocen okresowych (samoocena, ocena przełożonego, ocena 180 stopni, ocena 360 stopni) 5. Badania kompetencji pracowników z wykorzystaniem testów kompetencji 6. Rekrutację i selekcję pracowników
Bazy danych udostępnione w ramach projektu Ważnym wsparciem w realizacji w/w procesów są bazy danych eduportal, które udostępniono w ramach projektu. Jest to tzw. pakiet startowy eduportal, który obejmuje: 1. Katalog 300 zadao organizacyjnych, wykorzystywanych podczas budowania opisu stanowiska pracy 2. Katalog 20 kompetencji w skład którego wchodzą: Definicje kompetencji, Skale obserwacyjne, Testy kompetencji, Pytania rekrutacyjne Wskazówki rozwojowe 3. Katalog 68 wskaźników efektywności 4. Katalog 100 przykładowych szablonów opisu stanowiska pracy Istnieje możliwośd rozbudowywania pakietu startowego we własnym zakresie. Korzyści wynikające z wdrożenia Platformy kompetencyjnej eduportal. Dobrze opracowane opisy stanowisk pracy i system ocen okresowych to fundament, bez którego nie można efektywnie rozwijad innych systemowych rozwiązao w zakresie: - planowania szkoleo - ścieżek kariery - wartościowania stanowisk pracy - premii i nagród pracowniczych - zarządzania talentami
Opis funkcjonalności systemu Budowa struktury organizacyjnej firmy W eduportal podstawową strukturą organizacyjną jest struktura hierarchiczna. Budując strukturę firmy wprowadzamy do systemu nazwy poszczególnych administracyjnych komórek organizacyjnych i ustalamy ich wzajemną hierarchię. Po wprowadzeniu struktury organizacyjnej przypisujemy do poszczególnych administracyjnych komórek organizacyjnych stanowiska i zajmujących je pracowników. Istnieje możliwości automatycznego uzupełniania struktury w zakresie stanowisk i danych osobowych pracowników przy wykorzystaniu importu z programu Microsoft Excel. Rysunek 1 Tworzenie struktury organizacyjnej firmy na Platformie kompetencyjnej eduportal. Aby można było odwzorowad administracyjne komórki organizacyjne, które nie mieszczą się w ramach struktury hierarchicznej, istnieje możliwośd definiowania dowolnych struktur obok struktury podstawowej. Jeśli np. częśd stanowisk czy pracowników, oprócz przynależności do poszczególnych działów uczestniczy także w różnego rodzaju projektach, które łączą stanowiska i pracowników z różnych jednostek organizacyjnych, istnieje możliwośd utworzenia w systemie struktury pod dowolną nazwą, do której możemy przypisywad stanowiska i pracowników znajdujących się w strukturze hierarchicznej. eduportal posiada także archiwum struktur organizacyjnych, w którym podając datę, możemy znaleźd wszystkie rodzaje struktur występujących w organizacji w określonym czasie.
Budowa katalogów zadao, kwalifikacji formalnych, zakresów obowiązków, uprawnieo, kompetencji, wskaźników efektywności itd. Przygotowanie do procesu opisu stanowisk pracy w systemie eduportal należy rozpocząd od opracowania katalogów, które będą wykorzystywane w opisach stanowisk pracy. Najważniejsze katalogi to: 1. Inwentarz zadao organizacyjnych (IZO) 2. Księga kompetencji 3. Inwentarz kluczowych wskaźników efektywności (KPI) W ramach projektu udostępniono przykładowe katalogi z w/w obszarów. Katalogi te można dowolnie modyfikowad i uzupełniad tzn. istnieje możliwośd edytowania poszczególnych zadao, kompetencji i wskaźników, a także, jeśli zachodzi taka koniecznośd, dodawania nowych elementów dla tych zbiorów, zgodnych z procesami, procedurami i kulturą organizacyjną firmy. W eduportal istnieje także możliwośd dodawania katalogów w zakresie: 1. Kwalifikacji formalnych (wykształcenie, doświadczenie zawodowe, umiejętności językowe, umiejętności komputerowe, itd.) 2. Zakresu obowiązków 3. Uprawnieo i upoważnieo System pozwala na dodanie dowolnej ilości w/w katalogów, których struktura określana jest z poziomu administratora systemu wyznaczonego w Paostwa firmie. Opracowanie opisów stanowisk pracy Po opracowaniu w/w katalogów Platforma umożliwia przygotowanie opisów stanowisk pracy. Pracę nad opisem realizujemy na formularzu opisu stanowiska pracy, który składa się z następujących elementów: a. Dane identyfikacyjne stanowiska (pola dodatkowe) b. Dane opisowe stanowiska tj. (cel istnienia stanowiska, wykształcenie, doświadczenie zawodowe, uprawnienia, upoważnienia, certyfikaty, itd.). W eduportal istnieje możliwośd dodania dowolnej ilośd katalogów danych opisowych stanowiska c. Stanowiska współpracujące. Katalog w którym definiujemy zależności między stanowiskami (Rysunek 2) d. W eduportal istnieje możliwośd wykorzystania przygotowanych szablonów opisów, które określane są jako zawody bazowe (szablon obejmuje rekomendacje w zakresie zadao i kompetencji dla danego stanowiska) e. Poziom zarządczy. Katalog w którym definiujemy poziom zarządczy danego stanowiska (np. pracownik liniowy, specjalista, kierownik, dyrektor) f. Zadania przypisane do stanowiska g. Kompetencje przypisane do stanowiska h. Poziomy pożądane kompetencji przypisanych do danego stanowiska i. Wskaźniki efektywności przypisane do stanowiska
Rysunek 2 Kreator Opisu stanowiska. Wdrożenie systemu ocen okresowych (samoocena, ocena przełożonego, ocena 180 stopni, ocena 360 stopni) W zakresie wdrożenia systemu ocen okresowych eduportal oferuje następujący zakres funkcjonalności: 1. Możliwośd zarządzania skalami obserwacyjnymi wykorzystywanymi w czasie oceny. W ramach projektu oferujemy Paostwu skale obserwacyjne dla 20 kompetencji. Narzędzia te powstały w oparciu o nasze 10 letnie doświadczenie we wdrażaniu systemów ocen okresowych. W systemie istnieje możliwośd dodawania nowych kompetencji i skal obserwacyjnych 2. Możliwośd zarządzania badaniami online w zakresie oceny 180 i 360 (Rysunek 3) 3. Możliwośd zarządzania komunikacją mass-mailową z uczestnikami oceny. System wspiera przygotowanie szablonów wiadomości dla uczestników oceny, które następnie za pomocą massmailingu eduportal mogą byd wysyłane do osób ocenianych i oceniających. 4. Możliwośd nadawania wag poszczególnym źródłom oceny (np. waga oceny przełożonego: 0,5; waga samooceny: 0,2; waga oceny współpracowników: 0,3) 5. Możliwośd automatycznego generowania rozbudowanych raportów indywidualnych składających się z następujących elementów: a. Metryczki badania i osoby ocenianej b. Tabeli wyników zważonych (w której ujęty jest wynik uzyskany, poziom oczekiwany i luka rozwojowa) c. Prezentacji zważonych wyników ogólnych na wykresie radarowych d. Definicji poszczególnych kompetencji e. Definicji poszczególnych poziomów przyswojenia kompetencji f. Tabeli wyników szczegółowych (w przypadku badania 360: oceny przełożonego, samooceny, oceny współpracowników, oceny podwładnych, oceny klienta zewnętrznego i wewnętrznego. W systemie eduportal istnieje możliwośd zarządzania kategoriami osób oceniających) g. Tabeli spójności wyników. Wartości tej tabeli pozwalają zinterpretowad uzyskane wyniki pod kątem ich zbieżności h. Rekomendacji rozwojowych w postaci szczegółowych wskazówek rozwojowych. W ramach projektu oferujemy Paostwu wskazówki rozwojowe dla 20 kompetencji. Każda ze wskazówek zawiera następujące elementy: i. Zachowania, na które należy zwrócid uwagę ii. Wskazówki co mogę zrobid we własnym zakresie
iii. Wskazówki co mogę zrobid we współpracy z innymi iv. Zalecane szkolenia v. Literaturę z zakresu danej kompetencji 6. Możliwośd generowania raportów zbiorczych Rysunek 3 Przygotowanie Projektu badawczego.
Badania kompetencji pracowników z wykorzystaniem testów kompetencji W zakresie badania kompetencji pracowników z wykorzystaniem testów kompetencji eduportal oferuje następujący zakres funkcjonalności: 1. Możliwośd zarządzania pytaniami testu kompetencji. W ramach projektu oferujemy Paostwu testy kompetencyjne dla 20 kompetencji. Testy te powstały w oparciu o nasze 10-letnie doświadczenia związane z przeprowadzeniem audytów kompetencyjnych. W systemie istnieje możliwośd modyfikowania pytao istniejący i dodawania nowych. (Rysunek 4) 2. Możliwośd zarządzania badaniami online z wykorzystaniem testów kompetencji 3. Możliwośd zarządzania komunikacją mass-mail z osobami badanymi 4. Możliwośd zarządzania progami odcięcia tj. przeliczania wyników surowych na 5 stopniową skalę kompetencyjną 5. Możliwośd automatycznego generowania rozbudowanych raportów indywidualnych (z rekomendacjami rozwojowymi) 6. Możliwośd generowania raportów zbiorczych Rysunek 4 Fragment badania z wykorzystaniem Testu kompetencyjnego.
Rekrutacja i selekcja pracowników W zakresie rekrutacji i selekcji pracowników eduportal oferuje następujący zakres funkcjonalności: 1. Możliwośd zarządzania pytania rekrutacyjnymi. W ramach projektu oferujemy Paostwu pytania rekrutacyjne dla 20 kompetencji. Pytania te powstały na bazie naszego 10-letniego doświadczenie w przeprowadzaniu ustrukturowanych wywiadów behawioralnych (Rysunek 5). 2. Rekomendujemy, aby w procesie rekrutacji korzystali Paostwo z opisanych wyżej testów kompetencji. Wsparcie szkoleniowe i poszkoleniowe Rysunek 5 Pytania rekrutacyjne. W każdej ścieżce szkoleo skierowanych do specjalistów zajmujących się polityką personalną Projektu Zarządzanie wiekiem jako czynnik zwiększający potencjał adaptacyjny przedsiębiorstw uczestnicy biorą udział w 2- dniowych zajęciach praktycznych w systemie eduportal. Ćwiczenia wykonywane w czasie szkolenia pozwalają na opanowanie zarządzania opisanymi wyżej funkcjonalnościami systemu. W ramach wsparcia poszkoleniowego oferujemy Paostwu: a. 2-godzinne konsultacje indywidualne (skype, wideokonferencja) b. Szczegółową instrukcję obsługi systemu Platforma kompetencyjna eduportal oraz wsparcie szkoleniowe i poszkoleniowe są skierowane do uczestników Projektu Zarządzanie wiekiem jako czynnik zwiększający potencjał adaptacyjny przedsiębiorstw. Całośd wsparcia w 100% objęta jest pomocą de minimis, co oznacza, że uczestnik projektu (przedsiębiorstwa i ich pracownicy) nie ponoszą żadnych kosztów. Bezpłatne licencje będą przekazywane na okres od dnia podpisania umowy licencyjnej do 31 grudnia 2012 roku. Jedynym warunkiem otrzymania licencji na korzystanie z Platformy kompetencyjnej eduportal jest udział pracowników przedsiębiorstwa we wszystkich 3 rodzajach szkoleo Projektu.
O Projekcie Zarządzanie wiekiem jako czynnik zwiększający potencjał adaptacyjny przedsiębiorstw Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Całośd wsparcia oferowanego uczestnikom jest w 100% objęta pomocą de minimis co oznacza, że przedsiębiorstwa i ich pracownicy nie ponoszą żadnych kosztów. Zarządzanie wiekiem to takie podejście do pracowników, którego celem jest poprawa ich środowiska pracy oraz zdolności do jej wykonywania z uwzględnieniem ich wieku. Postępujący w Polsce proces starzenia się społeczeostwa oraz bardzo niski wskaźnik zatrudnienia osób 50+ będzie w przyszłości wpływał na adaptacyjnośd i konkurencyjnośd firm. Przewagę konkurencyjną uzyskają te firmy, które najwcześniej przystosują swoje strategie, procedury wewnętrzne i politykę do nadchodzących zmian. Szkolenia, doradztwo oraz wypracowanie rozwiązao praktycznych dotyczących strategii zarządzania wiekiem to główne działania w ramach Projektu. Projekt jest realizowany przez partnerstwo dwóch instytucji: NSZZ "Solidarnośc" - największy w Polsce związek zawodowy oraz ProFirma - jedną z największych polskich firm szkoleniowo-doradczych. Lider projektu odpowiada za działania skierowane do przedstawicieli związków zawodowych, natomiast ProFirma - partner projektu, za zadania skierowane do przedsiębiorców i ich pracowników. Obie instytucje posiadają wieloletnie doświadczenie w swoich obszarach oraz są uznanymi ekspertami na rynku. Głównym celem Projektu jest podniesienie wiedzy i umiejętności zarówno pracodawców, jak i związkowców w zakresie wdrażania strategii zarządzania wiekiem w przedsiębiorstwach z terenu całej Polski. To, co wyróżnia nasz Projekt to fakt, że nie ograniczamy się tylko do szkoleo, ale oferujemy praktyczne narzędzia i rozwiązania w tym obszarze: platformę kompetencyjną oraz doradztwo organizacyjne w zakresie przygotowania strategii zarządzania wiekiem w przedsiębiorstwie. W ramach Projektu planujemy przeszkolid w zakresie zarządzania wiekiem: 2260 przedsiębiorców i ich pracowników (1356 kobiet i 904 mężczyzn) z 560 przedsiębiorstw 495 przedstawicieli NSZZ Solidarnośd (115 kobiet i 380 mężczyzn) ze struktur krajowych, regionalnych oraz zakładowych oraz zaktywizowad 40 przedstawicieli/przedstawicielek NSZZ Solidarnośd (5 kobiet, 35 mężczyzn) i 40 przedsiębiorców do zainicjowania zmian w zakładowych i ponadzakładowych układach zbiorowych, uwzględniających ideę zarządzania wiekiem. Informacja na temat platformy kompetencyjnej eduportal: Natalia Chudzikiewicz, e-mail: eduportal@profirma.pl Tel: 518 020 991 Karolina Tuchalska, e-mail: eduportal@profirma.pl Tel: 518 020 979
Informacja na temat Projektu dla przedsiębiorców i pracowników przedsiębiorstw Sylwia Krysa, e-mail: sylwia.krysa@profirma.pl tel: 58 550 94 94 wew. 303 Rafał Raczyoski, e-mail: rafal.raczynski@profirma.pl tel: 58 550 94 93 www.zwiekiem.eu Rekrutacja przedsiębiorców i ich pracowników Nowoczesna Firma www.szkolenia.zwiekiem.nf.pl tel: (22) 313 14 88; (22) 314 14 74; (22) 314 14 84; (22) 314 14 45 fax: (22) 314 14 10