/7 Opracował: (imię i nazwisko, podpis) Zatwierdził: (imię i nazwisko, podpis) Stanisława Szołtysek Marek Fryźlewicz Data: 3 sierpnia 2007r.. Data: 3 sierpnia 2007r. Obowiązuje od: Nr egz.: Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta.
2/7 KARTA ZMIAN Lp. Wprowadzono Anulowano Data zmiany Wprowadzając y zmianę ROZDZIELNIK Lp. Otrzymujący procedurę Nr egz.. Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością 2. Burmistrz Miasta 2 3. Zastępca Burmistrza 3 4. Zastępca Burmistrza 4 5. Skarbnik Miasta 5 Naczelnik Wydziału Gospodarki 6. Nieruchomościami i Planowania 6 Przestrzennego 7. Naczelnik Wydziału Organizacyjnego 7 Naczelnik Wydziału Gospodarki 8. 8 Komunalnej i Drogownictwa 9. Naczelnik Wydziału Rozwoju i Inwestycji 9 Naczelnik Wydziału Infrastruktury 0 0. Społecznej i Promocji Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich. Naczelnik Wydziału Oświaty 2 2. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego 3 3. Kierownik Referatu d.s. Zamówień 4 4. Publicznych Kierownik Referatu d.s. Ochrony 5 5. Środowiska Audytor Wewnętrzny 6 6. Data otrzymania Podpis Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta.
3/7 7. 8. 9. Pełnomocnik d.s. Rozwoju Lokalnego 7 Komendant Straży Miejskiej 8 Radca prawny 9. SPIS TREŚCI. CEL I PRZEDMIOT PROCEDURY...4 2. ZAKRES OBOWIĄZYWANIA...4 3. TERMINOLOGIA I SKRÓTY...4 4. WŁAŚCICIEL PROCEDURY... 4 5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KOMPETENCJE... 4 6. SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA... 5 6. Postanowienia ogólne... 5 6.2 Tok postępowania przy wprowadzaniu działań korygujących... 5 6.3 Dokumentowanie wykonania działań korygujących... 5 6.4 Tok postępowania przy wprowadzaniu działań zapobiegawczych...6 6.5 Dokumentowanie działań zapobiegawczych... 6 7. ZAPISY...7 8. WYKAZ FORMULARZY I ZAŁĄCZNIKÓW...7 9. DOKUMENTY ZWIĄZANE... 7 Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta.
4/7. CEL I PRZEDMIOT PROCEDURY Celem procedury jest ustalenie sposobu postępowania przy wprowadzaniu działań korygujących i zapobiegawczych celem usunięcia przyczyn niezgodności stwierdzonych i potencjalnych w działalności Urzędu Miasta w Nowym Targu. 2. ZAKRES OBOWIĄZYWANIA Niniejsza procedura obowiązuje wszystkich pracowników Urzędu Miasta w Nowym Targu. 3. TERMINOLOGIA I SKRÓTY Działania korygujące działania podejmowane w przypadku zaistnienia niezgodności, czyli różnicy pomiędzy obserwowaną rzeczywistością a wymaganiami, Działania zapobiegawcze działania podejmowane po ustaleniu prawdopodobieństwa zaistnienia potencjalnych niezgodności w określonym miejscu w przyszłości. Kierownik komórki naczelnicy wydziałów, kierownicy referatów, samodzielne stanowiska. Pełnomocnik ds. ZJ Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością 4. WŁAŚCICIEL PROCEDURY Pełnomocnik ds. ZJ 5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KOMPETENCJE Pełnomocnik ds. ZJ jest odpowiedzialny za: - inicjowanie działań zapobiegawczych i korygujących, - nadzór nad realizacją działań zapobiegawczych i korygujących, - przechowywanie dokumentacji dotyczącej działań korygujących i zapobiegawczych, Każdy kierownik komórki jest odpowiedzialny za: Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta.
5/7 nadzór i koordynowanie działań korygujących w swoim obszarze działania, 6. SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA. 6. Postanowienia ogólne Celem działań korygujących i zapobiegawczych jest znalezienie przyczyn oraz źródeł powstawania niezgodności w funkcjonowaniu systemu zarządzania jakością tak, aby uniknąć powtórnego ich wystąpienia, a także zapobieganie i eliminowanie potencjalnych przyczyn powodujących w przyszłości występowanie takich niezgodności. Wszystkie niezgodności są analizowane i usuwane zgodnie z ustalonym tokiem postępowania, przyjętym w ramach niniejszej procedury. 6.2 Tok postępowania przy wprowadzaniu działań korygujących 6.2. Podstawą podjęcia działań korygujących stanowią zapisy z auditów, protokoły z przeglądu systemu, a także wszelkie uwagi oraz zastrzeżenia zgłoszone do działalności Urzędu Miasta w Nowym Targu. Deklarację działań korygujących odnotowuje się w "Karcie działań korygujących/ zapobiegawczych" określonej w formularzu nr F/0 do W deklaracji tej określa się termin usunięcia niezgodności i podaje się osobę odpowiedzialną za jej usunięcie. Termin wprowadzenia działań korygujących po audicie wewnętrznym ustala się w zależności od charakteru występującej niezgodności. 6.2.2 Wszelką dokumentację dotyczącą ujawnionych niezgodności przechowuje Pełnomocnik ds. ZJ. Wszystkie niezgodności są analizowane pod kątem przyczyn ich wystąpienia przez Pełnomocnika ds. ZJ i doraźnie powoływane przez niego zespoły problemowe jeśli zachodzi taka potrzeba. 6.2.3 Pełnomocnik ds. ZJ oraz zespół problemowy ustalają sposób i możliwości sprawnego usunięcia niezgodności, osobę odpowiedzialną za wprowadzenie działań korygujących oraz termin realizacji tych działań. 6.2.4 Wprowadzenie działań korygujących jest sprawdzane przez Pełnomocnika ds. ZJ lub wyznaczonego przez Pełnomocnika auditora i odnotowywane na Karcie działań korygujących / zapobiegawczych formularz nr F/0 do. Skuteczność wprowadzonych działań korygujących oceniana jest w trakcie auditów planowych lub auditów pozaplanowych. 6.3 Dokumentowanie wykonania działań korygujących Dokumentacja działań korygujących obejmuje: a). "Kartę działań korygujących / zapobiegawczych" Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta.
6/7 b). Zapis potwierdzający sprawdzenie wprowadzenia działań korygujących wg pkt. 6.2.4 niniejszej procedury, Za przechowywanie dokumentacji z działań korygujących odpowiedzialny jest Pełnomocnik ds. ZJ. 6.4 Tok postępowania przy wprowadzaniu działań zapobiegawczych 6.4. Działania zapobiegawcze podejmowane są w celu wykrywania, analizowania i eliminowania potencjalnych przyczyn niezgodności. Podstawę podjęcia działań zapobiegawczych stanowią wszelkie informacje uzyskiwane od pracowników i klientów. 6.4.2 Za inicjowanie działań zapobiegawczych są odpowiedzialni Pełnomocnik ds. ZJ i kierownicy poszczególnych komórek, którzy sprawują nadzór nad ich realizacją. 6.4.3 Wszystkie potencjalne niezgodności wymagające działań zapobiegawczych są analizowane pod kątem przyczyn ich wystąpienia przez Pełnomocnika ds. ZJ i doraźnie powoływane przez niego zespoły problemowe - jeśli zachodzi taka potrzeba. 6.4.4 Pełnomocnik ds. ZJ oraz zespół problemowy ustalają sposób rozwiązania problemu i określają działania niezbędne dla usunięcia przyczyn potencjalnych niezgodności. 6.5 Dokumentowanie działań zapobiegawczych 6.5. Zapisy odnośnie działań zapobiegawczych sporządza się w formie zapisów na formularzu nr F/0 do PW-.2 Karta działań korygujących/zapobiegawczych, podając termin wprowadzenia działań zapobiegawczych i osobę odpowiedzialną za działania. Termin wprowadzenia działań zapobiegawczych ustala się w zależności od charakteru potencjalnej niezgodności. 6.5.2 Wszelką dokumentację dotyczącą prowadzonych działań zapobiegawczych przechowuje Pełnomocnik ds. ZJ. 6.5.3 Realizacja działań zapobiegawczych jest dokumentowana w formie pisemnego sprawozdania, które przekazuje Pełnomocnikowi ds. ZJ osoba odpowiedzialna za ich wprowadzenie. 6.5.4 Wszelkie informacje dotyczące działań zapobiegawczych poddawane są przeglądowi dokonywanemu przez kierownictwo zgodnie z procedurą "Przegląd systemu zarządzania jakością ", 6.5.5 Skuteczność wprowadzonych działań zapobiegawczych oceniana jest w trakcie auditów planowych lub auditów pozaplanowych. Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta.
7/7 7. ZAPISY Dokumentacja z prowadzonych działań korygujących i zapobiegawczych (Karty działań korygujących/zapobiegawczych) przechowywane są w uporządkowany sposób w teczkach zgodnie z JRWA u Pełnomocnika zarządzania jakością. 8. WYKAZ FORMULARZY I ZAŁĄCZNIKÓW - Formularz nr F/0 Karta działań korygujących / zapobiegawczych 9. DOKUMENTY ZWIĄZANE - PZ-2. Zarządzanie dokumentacją systemu jakości. PZ-2.2 Przegląd systemu zarządzania jakością - PZ-2.3 Nadzór nad zapisami - PW-. Audity wewnętrzne KONIEC Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Miasta.