PROCEDURA SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ PLANOWANIE BUDŻETU

Transkrypt

1 1/10 Opracował: (imię i nazwisko, podpis) Łukasz Dłubacz Data: r. Obowiązuje od: 1 stycznia 2008r. (Zarządzenie BM Nr /07 Zatwierdził: (imię i nazwisko, podpis) Marek Fryźlewicz Data: r. Nr egz.:

2 2/10 KARTA ZMIAN Lp. Wprowadzono Anulowano Data zmiany Wprowadzający zmianę

3 3/10 ROZDZIELNIK Lp. Otrzymujący procedurę Nr egz. 1. Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością 1 2. Burmistrz Miasta 2 3. Zastępca Burmistrza 3 4. Zastępca Burmistrza 4 5. Skarbnik Miasta 5 6. Sekretarz Miasta 6 7. Naczelnik Wydziału Organizacyjnego 7 8. Naczelnik Wydziału Gospodarki Nieruchomościami i Planowania Przestrzennego 8 9. Naczelnik Wydziału Gospodarki Komunalnej i Drogownictwa Naczelnik Wydziału Rozwoju i Inwestycji Naczelnik Wydziału Infrastruktury Społecznej i Promocji Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich Naczelnik Wydziału Oświaty Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego Komendant Straży Miejskiej Kierownik Referatu d.s. Zamówień Publicznych Kierownik Referatu d.s. Ochrony Środowiska Audytor Wewnętrzny Kierownik MZK Dyrektor ZGZiR Kierownik ZGM Kierownik OPS Dyrektor MZWiK Dyrektor Zespołu Obsługi Ekonomicznej Szkół i Przedszkoli Dyrektor Miejskiej Biblioteki Publicznej Dyrektor Miejskiego Ośrodka Kultury Dyrektor Przedszkola Miejskiego Nr Dyrektor Przedszkola Miejskiego Nr Dyrektor Szkoły Podstawowej Nr Dyrektor Szkoły Podstawowej Nr Dyrektor Szkoły Podstawowej Nr Dyrektor Szkoły Podstawowej Nr Dyrektor Szkoły Podstawowej Nr Dyrektor Szkoły Podstawowej Nr Dyrektor Szkoły Podstawowej Nr Dyrektor Gimnazjum Nr Dyrektor Gimnazjum Nr Data otrzymania Podpis

4 4/10 SPIS TREŚCI 1. CEL I PRZEDMIOT PROCEDURY ZAKRES OBOWIĄZYWANIA TERMINOLOGIA I SKRÓTY WŁAŚCICIEL PROCEDURY ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KOMPETENCJE SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA Postanowienia ogólne Etap I - opracowanie prognoz i materiałów planistycznych Etap II - przygotowanie projektu Uchwały Budżetowej Etap III - przyjęcie przez Radę Miasta Uchwały Budżetowej oraz opracowanie układu wykonawczego budżetu Etap IV - dokonywanie w trakcie roku budżetowego zmian planu budżetu ZAPISY WYKAZ FORMULARZY I ZAŁĄCZNIKÓW DOKUMENTY ZWIĄZANE... 10

5 5/10 1. CEL I PRZEDMIOT PROCEDURY Celem niniejszej procedury jest ustalenie jednolitych, zgodnych z obowiązującymi przepisami zasad postępowania w zakresie działań związanych z planowaniem budżetu dla Urzędu Miasta oraz pozostałych jednostek organizacyjnych miasta. 2. ZAKRES OBOWIĄZYWANIA Niniejsza procedura obowiązuje wszystkich pracowników Urzędu Miasta oraz pracowników jednostek, zakładów budżetowych i instytucji kultury Gminy Miasta. 3. TERMINOLOGIA I SKRÓTY Budżet Podstawowy dokument, na którym opiera się gospodarka finansowa gminy. Stanowi on roczny plan dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów. Układ wykonawczy opracowanie budżetu w pełnej szczegółowości z zastosowaniem pełnej klasyfikacji uwzględniającej rozdziały i paragrafy ze wskazaniem jednostek realizujących. Miasto Gmina Miasto. Naczelnicy Wydziałów Naczelnicy Wydziałów, Kierownicy Referatów, Urzędu Miasta. 4. WŁAŚCICIEL PROCEDURY Osobą odpowiedzialną za merytoryczną stronę niniejszej procedury oraz jej aktualizacje jest Skarbnik Miasta. 5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KOMPETENCJE Burmistrz Miasta jest odpowiedzialny za: - określenie terminarza czynności planistycznych opracowania projektu budżetu miasta, szczegółowości materiałów planistycznych oraz osób odpowiedzialnych za opracowanie tych dokumentów, - sformułowanie założeń do projektu budżetu, - przygotowanie i przedłożenie projektu budżetu Radzie Miasta oraz Regionalnej Izbie Obrachunkowej, - przygotowanie układu wykonawczego budżetu, - przekazanie podległym jednostkom i zakładom budżetowym, instytucjom kultury, informacji o ostatecznej wysokości środków przewidzianych na realizację ich zadań budżetowych.

6 6/10 Skarbnik Miasta jest odpowiedzialny za merytoryczne przygotowanie w formie pisemnych opracowań wszystkich czynności opisanych w punkcie 5. W oparciu o wnioski przedstawione przez Wydziały Urzędu Miasta oraz miejskie jednostki organizacyjne a po akceptacji Burmistrza Miasta, sporządza opracowanie zbiorczego zestawienia dochodów i wydatków. Naczelnicy Wydziałów Urzędu Miasta odpowiedzialni są za opracowanie materiałów planistycznych do projektu budżetu miasta oraz analizę wniosków składanych przez nadzorowane przez nich miejskie jednostki organizacyjne. 6. SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA 6.1. Postanowienia ogólne Przygotowanie i uchwalanie budżetu jest zadaniem bardzo ważnym tak z punktu widzenia wykonawców, jak i beneficjentów, czyli społeczności lokalnej. Dlatego przy opracowywaniu projektu budżetu muszą być brane pod uwagę aktualnie obowiązujące regulacje prawne, potrzeby wyrażane przez społeczność lokalną, radnych, komisje rady. Planowanie budżetu składa się z następujących etapów: Etap I - opracowanie prognoz i materiałów planistycznych, Etap II - przygotowanie projektu Uchwały Budżetowej, Etap III - przyjęcie przez Radę Miasta Uchwały Budżetowej i opracowanie układu wykonawczego budżetu, Etap IV - dokonywanie w trakcie roku budżetowego zmian planu budżetu Etap I - opracowanie prognoz i materiałów planistycznych W terminie do 31 sierpnia Skarbnik Miasta przygotowuje i przedstawia do podpisu Burmistrza Miasta terminarz czynności planistycznych opracowania projektu budżetu miasta, szczegółowość materiałów planistycznych oraz osoby odpowiedzialne za opracowanie tych dokumentów Materiały planistyczne powinny uwzględniać przewidywane wykonanie dochodów i wydatków roku bieżącego oraz prognozę dochodów budżetowych i limity wydatków budżetowych na rok przyszły. Szczegółowość przewidywanych wydatków na rok przyszły musi uwzględniać co najmniej wydatki na wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń, dotacje, wydatki na obsługę długu. Materiały planistyczne powinny również zawierać część opisową do prognozy dochodów budżetowych, jak również do limitu wydatków Materiały planistyczne muszą również zawierać szczegółowe propozycje w zakresie zadań inwestycyjnych wraz z częścią opisową.

7 7/ Materiały planistyczne składają wszystkie jednostki organizacyjne oraz Wydziały Urzędu Miasta Etap II - przygotowanie projektu Uchwały Budżetowej Na podstawie otrzymanych materiałów planistycznych oraz informacji o wysokości dotacji celowych i subwencji Burmistrz Miasta opracowuje projekt uchwały budżetowej wraz z objaśnieniami i przedkłada go Radzie Miasta oraz przesyła do Regionalnej Izby Obrachunkowej najpóźniej do dnia 15 listopada roku poprzedzającego rok budżetowy Projekt uchwały budżetowej opracowuje się w następującej szczegółowości: 1) prognozowane dochody budżetowe powinny być zaplanowane ze szczegółowością do działów, rozdziałów i paragrafów klasyfikacji budżetowej, 2) wydatki budżetowe powinny być zaplanowane w podziale na działy i rozdziały klasyfikacji budżetowej z wyodrębnieniem: a) wydatków bieżących, w tym w szczególności: wynagrodzeń i pochodnych od wynagrodzeń, dotacji, wydatków na obsługę długu, wydatków z tytułu poręczeń i gwarancji udzielonych przez Miasto, b) wydatków majątkowych Projekt uchwały budżetowej powinien również obejmować: 1) plan przychodów i rozchodów budżetu miasta, uwzględniający źródła pokrycia deficytu lub przeznaczenie nadwyżki budżetu miasta, 2) wydatki związane z wieloletnimi programami inwestycyjnymi, z wyodrębnieniem wydatków na finansowanie poszczególnych programów, 3) plany przychodów i wydatków zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych, jednostek budżetowych i środków specjalnych, 4) zestawienie przychodów i wydatków Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, 5) zakres i kwoty dotacji przedmiotowych udzielanych z budżetu, 6) plan finansowy zadań z zakresu administracji rządowej i innych zadań zleconych jednostce samorządu terytorialnego ustawami, 7) zestawienie dotacji udzielanych z budżetu miasta, 8) dochody i wydatki związane z realizacją zadań wspólnych realizowanych w drodze umów lub porozumień między jednostkami samorządu terytorialnego, 9) zestawienie dochodów z tytułu wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych i wydatków na realizację zadań określonych w Programie Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz Przeciwdziałania Narkomanii. 10) wykaz zadań inwestycyjnych przyjętych do realizacji, 11) prognozę kwoty długu publicznego,

8 8/10 12) proponowane dla Burmistrza Miasta upoważnienia zawarte w ustawie o samorządzie gminnym oraz ustawie o finansach publicznych Projekt uchwały budżetowej miasta musi zawierać objaśnienia w zakresie prognozy dochodów budżetowych oraz limitów wydatków budżetowych, oraz opis zadań inwestycyjnych proponowanych do realizacji. W objaśnieniach mogą być ujęte dane liczbowe ilustrujące przewidywane wykonania budżetu miasta roku bieżącego do danych liczbowych roku przyszłego Wraz z projektem uchwały budżetowej Burmistrz Miasta przedkłada Radzie Miasta i przesyła do Regionalnej Izby Obrachunkowej informację o stanie mienia komunalnego zawierającą: 1) dane dotyczące przysługujących jednostce samorządu terytorialnego praw własności, 2) dane dotyczące innych niż własność praw majątkowych, w tym w szczególności o ograniczonych prawach rzeczowych, użytkowaniu wieczystym, wierzytelnościach, udziałach w spółkach, akcjach oraz posiadaniu, 3) dane o zmianach w stanie mienia komunalnego, w zakresie określonym w punkcie 1 i 2 od dnia złożenia poprzedniej informacji, 4) dane o dochodach uzyskanych z tytułu wykonywania prawa własności i innych praw majątkowych oraz z wykonywania posiadania, 5) inne dane i informacje o zdarzeniach mających wpływ na stan mienia komunalnego Projekt uchwały budżetowej jest podawany do publicznej wiadomości poprzez umieszczenie na stronie internetowej Urzędu Miasta W terminie 7 dni od dnia przekazania projektu uchwały budżetowej Przewodniczącemu Rady Miasta, Burmistrz Miasta przekazuje podległym jednostkom organizacyjnym informacje wynikające z projektu uchwały budżetowej na następny rok, niezbędne do opracowania projektów planów finansowych tych jednostek W terminie, o którym mowa w pkt Burmistrz Miasta przekazuje jednostkom organizacyjnym informacje dotyczące zadań zleconych z zakresu administracji rządowej zleconych ustawami Kierownicy jednostek organizacyjnych opracowują projekty planów finansowych swoich jednostek organizacyjnych oraz plany finansowe zadań rządowych zleconych ustawami w terminie 30 dni od dnia otrzymania danych, o których mowa w ust nie później jednak niż do dnia 22 grudnia i przekazują je w tym terminie Burmistrzowi Miasta Etap III - przyjęcie przez Radę Miasta Uchwały Budżetowej oraz opracowanie układu wykonawczego budżetu Zgodnie z obowiązującymi przepisami Rada Miasta winna uchwalić Uchwałę Budżetową w terminie do 31 grudnia danego roku, ale nie później niż do 31 marca roku następnego.

9 9/ Do czasu uchwalenia uchwały budżetowej jednak nie później niż do dnia 31 marca roku budżetowego podstawą gospodarki finansowej jest projekt uchwały budżetowej przedstawiony Radzie Miasta W terminie 21 dni od dnia uchwalenia uchwały budżetowej Burmistrz Miasta: 1) opracowuje układ wykonawczy budżetu miasta w podziale na działy, rozdziały i paragrafy klasyfikacji budżetowej dochodów i wydatków, 2) przekazuje podległym jednostkom organizacyjnym informacje o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków tych jednostek oraz o wysokości dotacji i wpłat do budżetu, 3) opracowuje plan finansowy zadań z zakresu administracji rządowych oraz innych zadań zleconych jednostce samorządu terytorialnego ustawami, przyjmując jako podstawę dla tego planu kwotę dotacji przyznanych na ten cel w danym roku budżetowym oraz wielkość dochodów związanych z realizacją tych zadań, które podlegają przekazaniu do budżetu państwa i informuje o kwotach z niego wynikających jednostki organizacyjne Miejskie jednostki organizacyjne dostosowują projekty planów finansowych do uchwały budżetowej W planie finansowym Urzędu Miasta ujmuje się wszystkie wydatki budżetowe nie ujęte w planach finansowych innych jednostek budżetowych, w tym wydatki związane z funkcjonowaniem organów miasta Etap IV - dokonywanie w trakcie roku budżetowego zmian planu budżetu Wprowadzanie zmian do budżetu - w toku wykonywania budżetu Burmistrz Miasta może dokonywać zmian (art. 188 ustawy o finansach publicznych) polegających na: zmianach planu dochodów i wydatków związanych z wprowadzanymi w trakcie roku budżetowego zmianami kwot dotacji celowych przekazywanych z budżetu państwa oraz z budżetów innych jednostek samorządu terytorialnego, przenoszeniu wydatków z rezerw budżetowych, zgodnie z planowanym przeznaczeniem wydatków, dokonywania zmian w planie wydatków, z wyłączeniem przeniesień wydatków między działami Zmiany w układzie wykonawczym W celu dokonania zmian w układzie wykonawczym planu dochodów i wydatków wykonywane są następujące działania: wnioski o zmianę planu budżetu wraz z uzasadnieniem mogą być składane do Burmistrza Miasta przez kierowników jednostek organizacyjnych oraz przez Naczelników Wydziałów, wnioski składane przez kierowników miejskich jednostek organizacyjnych podlegają ocenie Naczelnika Wydziału nadzorującego daną jednostkę

10 10/10 organizacyjną, który następnie przedkłada sprawę do akceptacji Burmistrza Miasta w przypadku uzyskania zgody ze strony Burmistrza Miasta Wydział merytoryczny przedkłada wniosek Skarbnikowi Miasta, który przygotowuje odpowiednie zarządzenie do podpisu Burmistrza Miasta lub projekt uchwały Rady Miasta jeśli sprawa nie mieści się w kompetencji Burmistrza, Skarbnik Miasta przesyła do Regionalnej Izby Obrachunkowej zarządzenie w sprawie zmian układu wykonawczego budżetu miasta w terminie 7 dni od dnia jego podjęcia oraz informuje Naczelników Wydziałów i kierowników jednostek organizacyjnych o dokonanych zmianach, w przypadku negatywnej oceny wniosku składanego przez kierownika jednostki organizacyjnej Naczelnik Wydziału nadzorujący daną jednostkę zobowiązany jest poinformować o tym fakcie kierownika składającego wniosek. 7. ZAPISY Dokumentacja związana z procedurą planowania budżetu przechowywana jest w Wydziale Finansowym zgodnie z instrukcją kancelaryjną i jednolitym rzeczowym wykazem akt. 8. WYKAZ FORMULARZY I ZAŁĄCZNIKÓW F/01 Kalkulacja dochodów i wydatków budżetowych jednostek budżetowych, F/02 Zestawienie przychodów i rozchodów dla zakładów budżetowych, F/03 Zestawienie przychodów i rozchodów dla instytucji kultury, F/04 Zestawienie dochodów i wydatków dla rachunków dochodów własnych, F/05 Zestawienie przychodów i rozchodów Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, F/06 Tabela kalkulacyjna zatrudnienia i funduszu wynagrodzeń, F/07 Zestawienie dochodów na realizowane zadania, F/08 Zestawienie wydatków na realizowane zadania, F/09 Szczegółowy plan inwestycji. 9. DOKUMENTY ZWIĄZANE Ustawa o samorządzie gminnym, Ustawa o finansach publicznych. KONIEC