PROCEDURA SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ

Transkrypt

1 1/10 Opracował: (imię i nazwisko, podpis) Zatwierdził: (imię i nazwisko, podpis) Andrzej Zając Marek Fryźlewicz Data: 10 luty 2010 r. Data: 19 marca 2010 r. Obowiązuje od: 6 kwietnia 2010 r. Zarządzenie BM Nr /10 Nr egz.:

2 2/10 KARTA ZMIAN Wprowadzający Lp. Wprowadzono Anulowano Data zmiany zmianę 1. III wydanie procedury zawierające wiele zmian wprowadzono w związku z zaleceniami pokontrolnymi. II wydanie Procedury Od 15 luty 2010 Andrzej Zając - Naczelnik Wydziału Organizacyjnego ROZDZIELNIK Lp. Otrzymujący procedurę Nr egz. 1. Pełnomocnik ds. Zarządzania Jakością 1 2. Burmistrz Miasta 2 3. Zastępca Burmistrza Miasta 3 4. Zastępca Burmistrza Miasta 4 5. Skarbnik Miasta 5 6. Naczelnik Wydziału Organizacyjnego 6 7. Naczelnik Wydziału Spraw Obywatelskich 7 Naczelnik Wydziału Gospodarki 8. Nieruchomościami i Planowania 8 Przestrzennego 9. Naczelnik Wydziału Inwestycji i Rozwoju 9 Naczelnik Wydziału Gospodarki 10. Komunalnej i Drogownictwa 10 Naczelnik Wydziału Infrastruktury 11. Społecznej i Promocji Naczelnik Wydziału Oświaty Kierownik Referatu Ochrony środowiska 13 Kierownik referatu ds. zamówień 14. Publicznych Kierownik USC Zespól ds. obsługi prawnej Komendant Straży Miejska Zespól Audytu i Kontroli Pełnomocnik ds. Realizacji Projektu Modernizacja Gospodarki Wodnej i Ściekowej w Nowym Targu 20. Doradca ds. komunikacji społecznej Data otrzymania Podpis

3 . 3/10 SPIS TREŚCI 1. CEL I PRZEDMIOT PROCEDURY ZAKRES OBOWIĄZYWANIA TERMINOLOGIA I SKRÓTY WŁAŚCICIEL PROCEDURY ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KOMPETENCJE SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA Formy podnoszenia kwalifikacji Służba przygotowawcza Szkolenia wewnętrzne organizowane są w formach: Szkolenia Zewnętrzne Szkolne formy podnoszenia kwalifikacji Pozaszkolne formy podnoszenia kwalifikacji Organizowanie szkoleń ZAPISY WYKAZ FORMULARZY I ZAŁĄCZNIKÓW DOKUMENTY ZWIĄZANE... 10

4 4/10 1. CEL I PRZEDMIOT PROCEDURY Celem procedury jest stworzenie jasnych i przejrzystych zasad rozwoju zawodowego pracowników Urzędu Miasta w Nowym Targu, poprzez system szkoleń i samokształcenia, gwarantujący profesjonalizm i fachowość w funkcjonowaniu Urzędu. Szkolenia i samokształcenie pracowników rozumiane są jako systematyczny rozwój postaw, wiedzy i umiejętności, niezbędnych do prawidłowego wykonywania zadań i stanowią priorytetowy obszar zarządzania kadrami. 2. ZAKRES OBOWIĄZYWANIA Procedura obejmuje formy podnoszenia kwalifikacji oraz określa czynności dotyczące planowania szkoleń, zasady kierowania pracowników Urzędu na szkolenia, realizacji szkoleń, oceny szkoleń, aktualizacji listy preferowanych firm szkoleniowych na podstawie wyników oceny szkoleń oraz prowadzenia wymaganej dokumentacji. Niniejsza procedura dotyczy wszystkich pracowników Urzędu Miasta. Pracownicy Urzędu Miasta zobowiązani są do podnoszenia swoich kwalifikacji zawodowych, aby na zajmowanym stanowisku wykonywać powierzone zadania profesjonalnie, sumiennie, sprawnie i bezstronnie, a przy ich wykonywaniu przestrzegać prawa, wykazywać się uprzejmością i życzliwością w kontaktach z interesantami. Samokształcenie jest obowiązkiem pracowników. 3. TERMINOLOGIA I SKRÓTY Arkusz oceny szkolenia formularz, na którym pracownicy Urzędu Miasta dokonują oceny szkolenia, w którym brali udział. Formularz dostępny w Wydziale Organizacyjnym. Kierownicy komórek organizacyjnych- Naczelnicy Wydziałów, kierownicy Referatów, samodzielne stanowiska pracy. Plan szkoleń wewnętrznych tematyczne zestawienie planowanych szkoleń organizowanych przez Urząd Miasta w Nowym Targu na dany rok. Pracownik pracownik Urzędu Miasta w Nowym Targu zatrudniony na umowę o pracę. Szkolenie wszystkie pozaszkolne formy, które służą podnoszeniu wiedzy i kwalifikacji pracowników takie jak: szkolenie, warsztaty, seminaria, konferencje, kursy i inne. Urząd Urząd Miasta. 4. WŁAŚCICIEL PROCEDURY Naczelnik Wydziału Organizacyjnego. 5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ I KOMPETENCJE 5.1. Burmistrz odpowiedzialny jest za:

5 5/10 1) zatwierdzenie Planu szkoleń wewnętrznych na dany rok, 2) podpisanie umowy/zlecenia na zakup usługi szkoleniowej, 3) nadzór nad prawidłowością prowadzonych działań opisanych w procedurze Sekretarz Miasta odpowiedzialny jest za sporządzanie rocznej analizy i oceny skuteczności szkoleń Kierownicy komórek organizacyjnych odpowiedzialni są za: 1) przygotowanie zapotrzebowania na szkolenia wewnętrzne na dany rok, 2) składanie wniosków o szkolenia zewnętrzne dla pracowników, 3) prowadzenie analiz potrzeb szkoleniowych podległych pracowników Wydział Organizacyjny odpowiedzialny jest za: 1) sporządzenie projektu rocznego Planu szkoleń wewnętrznych i oszacowanie niezbędnych kosztów, 2) złożenie zapotrzebowania na przeprowadzenie szkolenia niezbędnego do kompetentnego świadczenia usług zarówno przez pojedynczego pracownika, jak i grupę pracowników, 3) wyznaczenie osoby do udziału w szkoleniu w przypadku, kiedy kierowanie na szkolenie odbywa się w odpowiedzi na ofertę złożoną przez firmę szkoleniową, 4) dystrybucję ofert, 5) organizację szkoleń wewnętrznych, 6) akceptację wniosków (zgłoszeń) o szkolenie, 7) powielanie, wydawanie i przyjmowanie formularzy Arkusz oceny szkolenia, 8) przeprowadzenie analizy wyników oceny szkolenia, 9) prowadzenie bazy danych firm szkoleniowych na podstawie wyników oceny szkoleń, w których uczestniczyli pracownicy urzędu, 10) aktualizację kart szkoleń pracowników, 11) archiwizację dokumentacji powstałej w trakcie realizacji niniejszej procedury, w tym m.in. zaakceptowanych wniosków o zakup usługi szkoleniowej, dokumentacji zakupu usług szkoleniowych, ocen szkolenia Skarbnik Miasta dokonuje wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, składając podpis na dokumentach dotyczących operacji związanych z usługami szkoleniowymi (zgłoszenia na szkolenia, umowy) Pracownicy Urzędu Miasta są odpowiedzialni za: 1) udział w szkoleniu, 2) rzetelne, zgodne ze stanem faktycznym dokonanie oceny szkolenia oraz wypełnienie arkusza oceny szkolenia, 3) terminowy zwrot formularzy Arkusz Oceny Szkolenia do Wydziału Organizacyjnego.

6 6/10 6. SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA 6.1. Formy podnoszenia kwalifikacji Podstawową formą doskonalenia kwalifikacji pracowników Urzędu Miasta są: służba przygotowawcza - która ma na celu teoretyczne i praktyczne przygotowanie pracownika do należytego wykonywania obowiązków służbowych, szkolenia wewnętrzne prowadzone przez kadrę Urzędu Miasta lub wykładowców zewnętrznych, szkolenia zewnętrzne - kursy, seminaria oraz szkolenia organizowane przez wyspecjalizowanych organizatorów zewnętrznych (ośrodki szkoleniowe, centra kształcenia ustawicznego), uczestnictwo w szkoleniach Forum działających przy Małopolskim Instytucie Samorządu Terytorialnego i Administracji Pracownicy Urzędu Miasta mają ponadto możliwość podnoszenia kwalifikacji zawodowych w formach szkolnych i pozaszkolnych, na zasadach określonych w Rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych Podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego w formach szkolnych i pozaszkolnych może być realizowane na podstawie skierowania lub bez takiego skierowania (na własną rękę) Burmistrz zawiera z pracownikiem skierowanym do podnoszenia kwalifikacji zawodowych umowę o skierowanie na naukę w formach szkolnych lub pozaszkolnych - określającą wzajemne prawa i obowiązki stron Służba przygotowawcza Służba przygotowawcza ma na celu teoretyczne i praktyczne przygotowanie pracownika do należytego wykonywania obowiązków służbowych. Służba przygotowawcza trwa nie dłużej niż 3 miesiące i kończy się egzaminem Obowiązek odbycia służby przygotowawczej Obowiązek odbycia służby przygotowawczej dotyczy każdego pracownika podejmującego po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym, Służby przygotowawczej nie odbywa pracownik, który został zwolniony z obowiązku odbycia służby przygotowawczej na podstawie art. 19 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych.

7 7/ Sposób przeprowadzania służby przygotowawczej, Szczegółowy sposób przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę dla pracowników podejmujących po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym w Urzędzie reguluje Zarządzenie Burmistrza Miasta Szkolenia wewnętrzne organizowane są w formach: Szkoleń ogólnych - obejmujących pogłębianie wiedzy i zdobywanie umiejętności przez większą grupę pracowników, w zakresie obejmującym prawidłową organizację pracy Urzędu Szkoleń funkcjonalnych lub kaskadowych - obejmujących tematykę specyficzną dla danego stanowiska pracy, wynikającą z jego indywidualnego, niepowtarzalnego charakteru i odbywają się w ramach Wydziału. Celem wprowadzenia systemu kaskadowania wiedzy jest przekazanie zdobytej w procesie szkolenia zewnętrznego wiedzy szerszemu gronu pracowników Urzędu. Każdy uczestnik szkolenia zewnętrznego jest zobowiązany do przedstawienia współpracownikom w Wydziale oraz bezpośredniemu przełożonemu głównych tematów poruszanych na szkoleniu. Jeżeli przełożony uzna, że zdobyta wiedza jest na tyle ogólna, że może być wykorzystana przez pracowników na innych stanowiskach, zgłasza Sekretarzowi potrzebę zorganizowania szkolenia wewnętrznego Szkoleń menedżerskich - dotyczących rozwoju umiejętności kadry kierowniczej z zakresu zarządzania, tj. planowania, organizowania, motywowania i kontrolowania w formie warsztatów szkoleniowych kadry zarządzającej i kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Szkoleń stażystów organizowanych okresowo, w miarę występujących potrzeb dla osób odbywających staż w Urzędzie Miasta dostosowując tematykę i zakres szkoleń do programu stażu. 6.4.Szkolenia Zewnętrzne Szkolenia zewnętrzne - organizowane przez wyspecjalizowanych organizatorów zewnętrznych (ośrodki szkoleniowe, centra kształcenia ustawicznego), kursy, seminaria, konferencje a także uczestnictwo w szkoleniach Forum działających miedzy innymi przy Małopolskim Instytucie Samorządu Terytorialnego i Administracji.

8 8/ Szkolne formy podnoszenia kwalifikacji Pracownik może ubiegać się o skierowanie do szkół, po spełnieniu następujących warunków: 1) po przepracowaniu w Urzędzie co najmniej 1 roku, 2) gdy wybrany kierunek jest zgodny ze specjalistycznymi zadaniami powierzonymi pracownikowi lub kształci specjalistów w zakresie funkcjonowania administracji publicznej, 3) gdy pracownik wykazuje się zaangażowaniem i wysoką oceną pracy, Wnioski w sprawie skierowania na dokształcanie w formach szkolnych zaopiniowane przez bezpośredniego przełożonego oraz Naczelnika Wydziału Organizacyjnego składa się do Sekretarza Miasta Ostateczną decyzję o skierowaniu pracownika na dokształcanie w formach szkolnych podejmuje Burmistrz, uwzględniając możliwości finansowe oraz potrzeby organizacyjne Urzędu, w tym możliwość wykorzystania nowo nabytych kwalifikacji pracownika i jego ewentualnego awansu po ukończeniu wybranej formy dokształcania Pozaszkolne formy podnoszenia kwalifikacji W sytuacjach uzasadnionych potrzebami Urzędu pracownik może być skierowany do podnoszenia kwalifikacji w formach pozaszkolnych. Do form pozaszkolnych zalicza się w szczególności kształcenie na: 1) studiach podyplomowych, 2) kursach, 3) seminariach Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje w formach pozaszkolnych na podstawie skierowania przysługują świadczenia zgodnie z porozumieniem zawartym z pracodawcą. Zapisy pkt stosuje się odpowiednio Organizowanie szkoleń Kierownicy komórek organizacyjnych są odpowiedzialni za okresowe, nie rzadziej niż raz na rok, przeprowadzanie analizy potrzeb szkoleniowych podległych im pracowników. Na tej podstawie przekazują do Wydziału Organizacyjnego w terminie nie później niż do końca każdego roku pisemne zapotrzebowanie na szkolenia wewnętrzne na następny rok, na podstawie którego Naczelnik Wydziału Organizacyjnego przygotowuje projekt rocznego planu szkoleń wewnętrznych. Wzór arkusza stanowi załącznik nr F/01 do Procedury.

9 9/ Plan szkoleń wewnętrznych na dany rok, określający zapotrzebowanie na szkolenia organizowane we własnym zakresie, podlega zatwierdzeniu przez Burmistrza Miasta Oferty szkoleniowe przesyłane do Urzędu lub uzyskane we własnym zakresie od organizatorów szkoleń, kierowane są odpowiednio do Burmistrza Miasta, Sekretarza Miasta oraz kierowników komórek organizacyjnych Kierownicy komórek organizacyjnych analizują napływające oferty firm szkoleniowych biorąc pod uwagę plan szkoleń wewnętrznych na dany rok, koszt szkolenia, ocenę firmy organizującej szkolenie oraz możliwość kaskadowania wiedzy po odbytym szkoleniu. Wybrana oferta wraz z adnotacją bezpośredniego przełożonego o delegowaniu pracownika przekazywana jest do Wydziału Organizacyjnego celem przygotowania zgłoszenia i jego rejestracji Zgłoszenia na szkolenie dokonuje pracownik Wydziału Organizacyjnego po wcześniejszej jego akceptacji przez Naczelnika Wydziału Organizacyjnego, Skarbnika Miasta oraz zatwierdzeniu przez Burmistrza Miasta lub Sekretarza. Po zatwierdzeniu przyjęcia zgłoszenia, pracownik Wydziału Organizacyjnego informuje pracownika o otrzymaniu zgody na odbycie szkolenia oraz o terminie i miejscu szkolenia Po zakończeniu szkolenia pracownik składa do Wydziału Organizacyjnego zaświadczenie (certyfikat) o ukończonym szkoleniu, jeżeli takie zostało wydane Każdy pracownik skierowany na szkolenie zewnętrzne otrzymuje Arkusz Oceny Szkolenia (Formularz F/02), który wypełnia po szkoleniu i oddaje w ciągu 7 dni od daty zakończenia szkolenia do pracownika Wydziału Organizacyjnego. Arkusz Oceny Szkolenia stanowi podstawę do budowy i aktualizacji bazy danych firm szkoleniowych, jest stosowany w przypadku szkoleń zewnętrznych. Pracownik Wydziału Organizacyjnego dokonuje analizy arkuszy oceniających szkolenia i aktualizuje bazę danych firm szkoleniowych na podstawie wyników oceny szkoleń, w których uczestniczyli pracownicy urzędu Każdy pracownik Urzędu na stanowisku urzędniczym, posiada kartę szkoleń pracownika, zawierającą rejestr wszystkich szkoleń (z wyjątkiem obowiązkowych szkoleń z zakresu bhp), w których pracownik brał udział. Możliwość wglądu do własnej karty szkoleń ma każdy pracownik, a kierownicy komórek organizacyjnych - do kart szkoleń pracowników im podległych Pracownik Wydziału Organizacyjnego prowadzi sprawy formalne związane z kierowaniem pracowników na szkolenia (zlecenia, zgłoszenia, delegacje służbowe, sporządzanie umów, sprawy związane z urlopami szkoleniowymi) oraz organizuje szkolenia wewnętrzne - aplikacyjne, szkolenia dla stażystów.

10 10/ Pracownik Wydziału Organizacyjnego prowadzi ewidencję: 1) szkoleń zewnętrznych i wewnętrznych, 2) wykaz pracowników, którzy uzyskali skierowanie na studia lub kursy podnoszące kwalifikacje, 3) arkuszy oceny szkoleń Naczelnik Wydziału Organizacyjnego sporządza w terminie do końca I kwartału sprawozdanie z realizacji rocznego planu szkoleń i przedkłada Sekretarzowi Miasta. Sprawozdanie powinno zawierać między innymi następujące informacje oraz mierniki: 1) wysokość środków przeznaczonych na szkolenia w budżecie Miasta na dany rok, 2) wydatki na szkolenia na jednego pracownika, 3) liczba dni szkoleniowych na jednego pracownika, 4) liczba wszystkich szkoleń, w tym ilość szkoleń wewnętrznych, 5) ilość szkoleń, które zyskały pozytywną ocenę przez uczestników, 6) liczba osób, które ukończyły służbę przygotowawczą, 7) liczba pracowników studiujących, 8) liczba pracowników, którym udzielono pomocy w studiach, 9) ocena szkoleń przez pracowników (liczba szkoleń, które uzyskały pozytywną ocenę /na poziomie 5 lub 4/ w stosunku do ogólnej liczby szkoleń) Sekretarz sporządza i przedstawia analizę i ocenę skuteczności rocznych szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych w corocznym przeglądzie kierownictwa oraz informuje kierowników komórek organizacyjnych. Roczne oceny skuteczności szkoleń winny być uwzględniane przy wskazywaniu organizatorów szkoleń. 7. ZAPISY Za ewidencję i staranne przechowywanie dokumentów związanych z szkoleniami pracowników odpowiada Naczelnik Wydziału Organizacyjnego 8. WYKAZ FORMULARZY I ZAŁĄCZNIKÓW F/01 Plan szkoleń wewnętrznych F/02 - Arkusz oceny szkolenia 9. DOKUMENTY ZWIĄZANE 1. Ustawa o pracownikach samorządowych. 2. Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych. 3. Regulamin Organizacyjny Urzędu. 4. Kodeks Pracy. 5. Zarządzenie Burmistrza w sprawie służby przygotowawczej. KONIEC