Projekt Przedsiębiorca na maxa nr UDA-POKL.02.01.01-00-213/12 jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej, w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, realizowany pod nadzorem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości Lublin, dn. 13 stycznia 2014 r. Zapytanie ofertowe nr 4/213 (do niniejszego trybu nie stosuje się przepisów Ustawy Prawo Zamówień Publicznych) Szanowni Państwo, W związku z realizacją przez PAIZ Konsulting Sp. z o.o. projektu Przedsiębiorca na maxa w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Poddziałania 2.1.1 Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach, na podstawie zawartej umowy z PARP nr UDA- POKL.02.01.01-00-213/12, zapraszamy do złożenia oferty na: 551200000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji 55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe 55270000-3 Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe I. Zamawiający PAIZ Konsulting Sp. z o.o. ul. Boczna Lubomelskiej 4 20-070 Lublin tel.: 81 533 51 48 tel.: 81 533 51 48 www.paiz.com.pl II. Opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest realizacja następujących usług: a. wyżywienie (55270000-3 Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe) i nocleg (55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe) świadczone zgodnie z opisem przedstawionym w Załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego, b. wynajem sali szkoleniowej (551200000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji) świadczone zgodnie z opisem przedstawionym w Załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego. 2. Zamówienie jest realizowane w ramach projektu Przedsiębiorca na maxa, na podstawie zawartej umowy z PARP nr UDA-POKL.02.01.01-00-213/12 3. Zapytanie ofertowe nr 4/213 dotyczy jednego dwudniowego szkolenia objętego projektem, realizowanego w dwóch równoległych grupach w Warszawie, łącznie 2 dni pobytu grupy wg załącznika 1. III. Termin realizacji zamówienia objętego zapytaniem ofertowym nr 4/213, szkolenie realizowane w Warszawie w terminie (2 grupy równolegle): 1. 5-7.02.2014; (przyjazd uczestników i trenera 5.02.2014 wieczorem) IV. Warunki udziału w postępowaniu (kryteria formalne): O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają poniższe warunki: 1. nie są powiązani osobowo ani kapitałowo z firmą PAIZ Konsulting Sp. z o.o 2. posiadają standard minimum trzygwiazdkowy 3. dysponują miejscami noclegowymi w odpowiedniej ilości, w tym samym budynku co sale szkoleniowe i restauracja 4. zapewnią wyżywienie w tym samym budynku co sale szkoleniowe i noclegi Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 1
5. dysponują dwoma klimatyzowanymi salami szkoleniowymi o powierzchni min. 40 m 2, wyposażoną we flipchart, art. piśmiennicze (zapasowy papier do flipcharta i mazaki), ekran, telewizor, dvd, rzutnik multimedialny 6. lokalizacja szkolenia będzie w Warszawie, 7. lokalizacja szkolenia powinna znajdować się w miejscu, gdzie dojazd ze stacji kolejowej Warszawa Wschodnia nie może być dłuższy niż 45 min środkiem komunikacji publicznej wg obowiązującego rozkładu jazdy. 8. koszt wyżywienia, noclegów i sal konferencyjnych zgodnie z załącznikiem dla grupy 21-osobowej (19 uczestników i 2 trenerów) na szkolenie 2-dniowe nie może przekraczać 13560,00 zł brutto. Zamawiający dokona oceny spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu na podstawie żądanych dokumentów i oświadczeń, zgodnie z formułą spełnia-nie spełnia. V. Kryteria jakościowe: Za spełnienie każdego z kryteriów przyznawany jest 1 punkt maksymalna liczba punktów 6: 1. możliwość bezpłatnego korzystania z Internetu z dostępem do sieci Wi-Fi; 2. możliwość korzystania z bezpłatnego monitorowanego parkingu przez uczestników; 3. możliwość korzystania z bezpłatnego monitorowanego parkingu przez trenerów; 4. zapewnienie owoców podczas przerw kawowych; 5. zapewnienie kawy z ekspresu podczas przerw kawowych; 6. zapewnienie posiłków wegetariańskich na obiedzie Oferta, która ma największą liczbę punktów jakościowych otrzymuje maksymalną ilość punktów tj. 20 pkt. VI. Opis sposobu przygotowania oferty 1. Oferta powinna zostać przygotowana zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszego zapytania. 2. Zaoferowana cena powinna uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności świadczonych przez okres i na warunkach określonych w ofercie. 3. Ceny podane w ofercie nie podlegają zmianom przez okres realizacji zamówienia. 4. Ceny należy wyrazić w PLN w kwocie brutto, obejmującej podatek VAT od towaru i usług, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 5. Rozliczenia między Zamawiającym, a Wykonawcą będą prowadzone w PLN. VII. Miejsce oraz termin dostarczania ofert 1. Ofertę wraz z załącznikami i propozcyją menu należy złożyć do dnia 27 stycznia 2014 r. do godz. 16.00. e-mailem, faksem, bądź listownie. 2. Każdorazowo korespondencję e-mailową należy kierować na adres: biuro@paiz.com.pl 3. Zamawiający może przedłużyć termin przesyłania ofert. O przedłużeniu terminu składania ofert Zamawiający niezwłocznie powiadamia wszystkich Wykonawców. 4. Wykonawca może, przed upływem terminu przesyłania ofert, zmienić lub wycofać ofertę 5. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może poprosić Wykonawców o wyjaśnienia dotyczące treści złożonych ofert. VIII. Ocena ofert Zamawiający zastrzega sobie prawo do nieskorzystania z ofert w przypadku, gdy stawki cenowe będą przekaczały kwoty z budżetu projektu. Ocena ofert składa się z dwóch etapów: a) Etap 1 - Zamawiający dokonuje oceny spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu na podstawie oświadczenia Wykonawcy stanowiącego załącznik do Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 2
niniejszego zapytania, zgodnie z formułą spełnia-nie spełnia. Do oferty należy dołączyć propozycję menu dla grupy (po min. 5 propozycji menu na obiad i kolację, zgodnie ze standardem hotelu) b) Etap 2 - W przypadku złożenia ofert przez więcej niż jednego Wykonawcę, spełniającego warunki udziału w postępowaniu, ocena ważnych ofert dokonywana jest na podstawie osiągniętej liczby punktów wyliczonych z sumy kryteriów I, II i III. Kryterium I: Cena ofertowa za noclegi ze śniadaniem 50% na 2 szkolenia 2dniowe (10 pokoi 2-os. i 2 pokoi 1-os), maks. 50 pkt (Cena oferty najtańszej / Cena oferty badanej) x 50 = Liczba punktów Kryterium II: Cena ofertowa za przerwy kawowe, obiady i kolacje dla 21 osób oraz 2 sale szkoleniowe (o powierzchni min. 40 m 2) w ciągu 2 dni szkolenia 30%, maks. 30 pkt (Cena oferty najtańszej / Cena oferty badanej) x 30 = Liczba punktów Kryterium III kryterium jakościowe 20%, maks. 20 pkt (Liczba punktów przyznanych za spełnienie kryteriów jakościowych / 6) x 20 = Liczba punktów VIII. Informacje dotyczące wyboru oferty 1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi niezwłocznie wszystkie podmioty, które przesłały oferty. 2. Zamawiającemu przysługuje prawo zamknięcia trybu niniejszego zapytania bez wybrania którejkolwiek z ofert. IX. Załączniki Załącznik nr 1: Opis Przedmiotu zamówienia Załącznik nr 2: Formularz ofertowy Załącznik nr 3: Oświadczenie o spełnieniu kryteriów udziału w postępowaniu Załącznik nr 4: Oświadczenie wykonawcy o braku powiązań z Zamawiąjącym Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 3
Załącznik nr 1 Opis przedmiotu zamówienia I. Opis przedmiotu zamówienia: Szkolenie dwudniowe (5 szkoleń, razem 10 dni) a. Usługi hotelarskie (55270000-3 Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe, 55110000-4 Hotelarskie usługi noclegowe) wyżywienie i nocleg w trakcie jednego szkolenia dwudniowego: 2 noclegi dla 21 osób (10 pokoi 2-osobowych z osobnymi łóżkami, 2 pokoje jednoosobowe, pokoje z pełnym węzłem sanitarnym) ze śniadaniem (przynajmniej jedno danie ciepłe) 2 obiady dla 21 osób (zupa, drugie danie z surówką, napój, ewentualnie deser lub przystawka), 2 kolacje dla 21 osób (ciepłe danie, zimny bufet z sałatką), 4 przerwy kawowe dla 21 osób (po 2 przerwy kawowe każdego dnia: kawa, herbata, woda, ciastka po 10 dkg na osobę w czasie każdej przerwy, z zastrzeżeniem, że wymaga się przynajmniej 2 rodzajów ciastek). b. Usługi hotelarskie wynajem 2 sal szkoleniowych na dwa dni szkolenia (551200000-7 Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji): 8 godzin zegarowych dziennie Sale powinny być wyposażone w: przestawne krzesła i stoliki, okna flip-chart z papierem (2 rolki papieru na każdy dzień), pisaki, rzutnik multimedialny, powierzchnia każdej sali minimum 40 m², sale z oknami i światłem dziennym z możliwością zaciemnienia. II. Inne warunki realizacji zamówienia 1. Po wyborze Wykonawcy zostanie podpisana umowa, precyzująca szczegóły ilościowe dotyczące poszczególnych terminów. 2. Rozliczenia finansowe z Wykonawcą będą odbywały się na podstawie faktury VAT. 3. W przypadku, gdy ewaluacja ośrodka przeprowadzona poprzez badanie ankietowe po szkoleniu wykaże niezadowolenie uczestników z miejsca szkolenia Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany Wykonawcy w kolejnych terminach. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 4
Załącznik nr 2: Formularz ofertowy... Miejscowość, data FORMULARZ OFERTOWY do zapytania ofertowego nr 4/213 Na noclegi, wyżywienie i salę konferencyjną w Warszawie) w projekcie Przedsiębiorca na maxa, na podstawie zawartej umowy z PARP nr UDA-POKL.02.01.01-00-213/12, w terminach: 1. 5-7.02.2014; (przyjazd uczestników i trenera 5.02.2014 wieczorem) I. Dane Wykonawcy Nazwa Wykonawcy:... Osoba do kontaktu... Siedziba... NIP... Numer z właściwego rejestru (np.: REGON) Numer telefonu:... Numer faksu... E-mail... II. Wartość oferty na 1 szkolenie 2-dniowe dla grupy 21 osób zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia Ceny za realizację poszczególnych usług: 1. Cena ofertowa brutto za 2 noclegi ze śniadaniem (1 szkolenie 2-dniowe) za grupę 21 osobową (10 pokoi 2-os. i 2 pokoje 1-os.) Kryterium I (noclegi dla grupy) 2. Cena ofertowa brutto za wynajem 2 sal szkoleniowych na dwa dni szkoleniowe (8 godzin zegarowych dziennie wg pktu 1b wraz z niezbędnym sprzętem) 3. Cena ofertowa brutto za wyżywienie na jednym szkoleniu 2-dniowym (4 przerwy kawowe, 2 obiady i 2 kolacje) dla grupy 21 osobowej Kryterium II Wynajem sali i wyżywienie dla grupy. Suma ceny nr 2 i ceny nr 3 Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 5
Kryteria jakościowe (proszę zaznaczyć, które są spełnione): 1. możliwość bezpłatnego korzystania z Internetu z dostępem do sieci Wi-Fi; 2. możliwość korzystania z bezpłatnego parkingu przez uczestników; 3. możliwość korzystania z bezpłatnego parkingu przez trenerów; 4. zapewnienie owoców podczas przerw kawowych; 5. zapewnienie kawy z ekspresu i herbaty podczas przerw kawowych; 6. zapewnienie posiłków wegetariańskich na obiedzie. Podpis osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy.. Pieczęć firmowa Załączniki: 1. Oświadczenie o spełnianiu kryteriów udziału w postępowaniu. 2. Propozycja menu (po min. 5 propozycji obiadu i kolacji). 3. Oświadczenie wykonawcy o braku powiązań z beneficjentem (Zamawiającym) Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 6
Załącznik nr 3: Oświadczenie o spełnieniu kryteriów udziału w postępowaniu Oświadczenie Oświadczam, iż (nazwa Wykonawcy).. spełnia poniższe warunki udziału w postępowaniu: 1. nie są powiązani osobowo ani kapitałowo z firmą PAIZ Konsulting Sp. z o.o. 2. posiadają standard minimum trzygwiazdkowy 3. dysponują miejscami noclegowymi w odpowiedniej ilości, w tym samym budynku co sale szkoleniowe i restauracja we wszystkich wskazanych terminach 4. zapewnią wyżywienie w tym samym budynku co sale szkoleniowe i noclegi 5. dysponują dwoma klimatyzowanymi salami szkoleniowymi o powierzchni min. 40 m 2 każda, wyposażonymi we flipchart, art. piśmiennicze (zapasowy papier do flipcharta i mazaki), ekran, telewizor, dvd, rzutnik multimedialny 6. lokalizacja szkolenia będzie w Warszawie, 7. lokalizacja szkolenia powinna znajdować się w miejscu, gdzie dojazd ze stacji kolejowej Warszawa Wschodnia nie może być dłuższy niż 45 min środkiem komunikacji publicznej wg obowiązującego rozkładu jazdy. 8. Koszt wyżywienia, noclegów i sali konferencyjnej zgodnie z załącznikiem dla grupy 21-osobowej (19 uczestników i 2 trenerów) na szkolenie 2-dniowe nie może przekraczać 13560,00 zł brutto.. Podpis osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy Pieczęć firmowa Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 7
Załącznik nr 4 data i miejsce pełna nazwa Wykonawcy adres Wykonawcy NIP Wykonawcy.. imię i nazwisko osoby reprezentującej Wykonawcę OŚWIADCZENIE WYKONAWCY O BRAKU POWIĄZAŃ Z BENEFICJENTEM (ZAMAWIAJĄCYM) Oświadczam, że nie jestem powiązany osobowo ani kapitałowo z Beneficjentem projektu Przedsiębiorca na maxa w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Poddziałania 2.1.1 Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach, na podstawie zawartej umowy z PARP nr UDA-POKL.02.01.01-00- 213/12 firmą PAIZ Konsulting Sp. z o.o., ul. Boczna Lubomelskiej 4, 20-070 Lublin, NIP 712-22-77-054, ani Partnerem Dorotą Curyło ul. Umińskiego 8/12, 03-984 Warszawa, NIP: 525-107-77-87, ani Partnerem Jaros Urszulą, ul. Związkowa 20/4, 20-148 Lublin, NIP: 7121017285. Nie posiadam powiązań między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, polegającymi w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. podpis i pieczęć Wykonawcy.. pieczęć firmowa Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 8