PROTOKÓŁ ZE SPOTKANIA EWALUACYJNEGO W RAMACH PROJEKTU METODYKA ZARZĄDZANIA WIEKIEM JAKO INNOWACYJNE ROZWIĄZANIE WSPIERAJĄCE AKTYWNOŚĆ ZAWODOWĄ PRACOWNIKÓW 50+, Z DNIA 19 PAŹDZIERNIKA 2012 R. Wstęp W spotkaniu ewaluacyjnym wzięło udział 6 osób: 1 przedstawiciel Wnioskodawcy (Moderator spotkania), oraz 5 przedstawicieli Użytkowników i Odbiorców 5 różnych firm. Celem spotkania było podsumowanie fazy testowania oraz zebranie opinii na temat projektu i wypracowanego produktu finalnego podręcznika do zarządzania wiekiem w organizacjach oraz metodyki, a także sformułowanie rekomendacji dotyczących produktu finalnego. 1. Powitanie uczestników i prezentacja wyników fazy testowania Na początku spotkania Moderator powitał zebranych uczestników, wyjaśnił cel spotkania a następnie poprosił każdą z obecnych osób o przedstawienie się i krótkie scharakteryzowanie firmy, którą reprezentują. Następnie Moderator przypomniał założenia projektu oraz omówił przebieg fazy testowania. Przedstawiono charakterystykę firm biorących udział w tej fazie, wykorzystane narzędzia i rozwiązania wprowadzane w przedsiębiorstwach testujących. W ramach podsumowania prowadzonych działań zaprezentowano również wstępne wyniki ewaluacji opinie na temat podręcznika i metodyki, w tym dotychczasową ocenę poszczególnych aspektów produktu finalnego (zawartość merytoryczna, język, przydatność w praktyce, przejrzystość treści i szata graficzna). Jednym z elementów prezentacji było przedstawienie opinii z fazy testowania: inicjatywa nowatorska, profesjonalna, zachęcająca do wprowadzania zmian, aktywizująca i inspirująca do zmian w dotychczasowych praktykach w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Oceniono PF jako lekturę dla różnych pokoleń, podkreślano uniwersalność i kompleksowość opracowania. Z drugiej strony wskazano na to, że niektóre aspekty mogą być trudne do zastosowania w polskich realiach. Zaprezentowano też wskazane niedostatki informacyjne: to, że niektóre tematy (np. Public Relations) 1
potraktowano zbyt ogólnie, za mało uwypuklone są korzyści związane ze stosowaniem zarządzania wiekiem w organizacjach, wskazano na niedostatek przykładów z rodzimego biznesu. Pojawiła się potrzeba dopasowania podręcznika do przedstawicieli mikro i małych przedsiębiorstw (uwypuklenie działań mogących zostać zastosowane), a także wyjaśnienia niezrozumiałych skrótów czy zastosowania bardziej czytelnego języka do opisu niektórych procesów. Następnie przedstawiono planowane zmiany w produkcie finalnym, przede wszystkim wzbogacenie podręcznika o dodatkowe treści: z zakresu szkolenia pracowników 50+, komunikacji, wdrażania zmian, przykłady dobrych praktyk z polskich przedsiębiorstw, uzasadnienia prawnego dla stosowanych rozwiązań (zwłaszcza w obszarze elastyczności zatrudnienia) oraz zarządzania zdrowiem pracowników. Zaplanowano także zmiany w organizacji i prezentacji treści zawartych w opracowaniu: mapa zarządzania wiekiem, usprawniająca poruszanie się po materiale i dopasowanie rozwiązań do potrzeb organizacji, wyróżnienie treści przeznaczonych dla mniejszych organizacji, alfabetyczny indeks/spis narzędzi, przeniesienie narzędzi na płytę lub opublikowanie online, by zmniejszyć objętość opracowania. Następnie Moderator przedstawił założenia strategii upowszechniania i włączania PF oraz działania zrealizowane w tym zakresie: publikacje w pismach branżowych, udział w konferencjach i spotkaniach, audycje radiowe i telewizyjne. Na zakończenie prezentacji moderator zaprosił uczestniczki do dyskusji na temat oceny podręcznika z perspektywy fazy testowania. 2. Korzyści z udziału w projekcie W tej części spotkania przedstawicielki firm testujących wskazywały korzyści dla firm płynące z udziału w projekcie, opierając się na własnych doświadczeniach z okresu fazy testowania. Firma 5 Udział w projekcie dostarczył narzędzi z zakresu HR przydatnych z punktu widzenia zarządzania zasobami ludzkimi, zwiększył świadomość na temat potrzeby prowadzenia działań z zakresu zarządzania wiekiem. Firma 2 2
Udział w projekcie oceniono pozytywnie zarówno z punktu widzenia kierownictwa, jak i załogi. Podkreślano, że dla pracowników ważne jest to, że ktoś zainteresował się ich sytuacją na rynku pracy. Firma 1 Jako korzyści z udziału w spotkaniu wymieniono otrzymanie materiałów na temat zarządzania wiekiem w firmie i gotowych narzędzi. Podkreślano też pomoc, wsparcie w ich wdrażaniu. Udział w fazie testowania dał możliwość przeprowadzenia po raz pierwszy badania satysfakcji pracowników. Wyniki takiego badania umożliwiły z jednej strony diagnozę istniejących problemów, a z drugiej zaplanowanie działań zaradczych adekwatnych do potrzeb organizacji. Firma 4 Udział w projekcie pozwolił na głębsze rozpoznanie problemów w zarządzaniu pracownikami, a także przystosowanie i wdrożenie narzędzi zgodnych ze standardami zarządzania wiekiem w niektórych procesach HR (jak rekrutacja). Firma 3 Uświadomienie struktury wiekowej pracowników oraz pobudzenie do myślenia o tym, jakie działania może podjąć organizacja gdy pracuje w niej dużo osób po 50-tym roku życia. 3. Ocena podręcznika Firma 5 Przedstawicielka oceniła opracowanie zarówno z perspektywy pracodawcy jak i pracowników. Podręcznik uświadamia pracownikom potrzebę ciągłego rozwoju, podnoszenia kwalifikacji, kompetencji, aby byli atrakcyjni na rynku pracy. Jednak bez zaangażowania firmy w rozwój pracowników nie da się tego osiągnąć. Zatrudnianie pracowników 50+ nadal jest problematyczne niechęć pracodawców, trudność w znalezieniu pracy przez te osoby. Przedstawicielka organizacji podkreśliła, że podręcznik CzłoWIEK to inwestycja uświadamia potrzebę zarządzania wiekiem w firmach w kontekście sytuacji na rynku pracy, zmian demograficznych i dążenia do efektywnego zarządzania zasobami w przedsiębiorstwie. Aby proces zarządzania wiekiem funkcjonował sprawnie, należy angażować obie strony zarówno kierowników, jak i pracowników. 3
Jednocześnie przedstawicielka firmy wyraziła opinię, że podręcznik jako całość nie jest łatwym opracowaniem dla osób spoza branży HR, które nie mają szerokiego doświadczenia w procesach zarządzania ludźmi w organizacji. Poszerzanie zawartych w nim treści tak, aby były dostosowane do wiedzy i potrzeb organizacji znajdujących się na bardzo różnych poziomach rozwoju może spowodować, że będzie on bardzo gruby i ciężki, nie za bardzo da się zmieścić w jednej książce wszystkie informacje, które byśmy chcieli. Już obecna objętość opracowania bywa problematyczna. Jednocześnie podręcznik jest uniwersalny, ale aby zwiększyć jego przydatność w praktyce zaproponowano podział na dwie części: podstawową i zaawansowaną. Jego pierwsza część może być bardziej ogólna, przeznaczona dla wszystkich osób zainteresowanych tematyką, które niekoniecznie mają wiedzę i doświadczenie w zakresie HR. Przykładowo podstawowy poziom to rozdział na temat rekrutacji pracowników w firmie ceniącej różnorodność. Druga część z kolei byłaby dla zaawansowanych użytkowników, którzy faktycznie chcą zająć się np. szkoleniami, PR-em w firmie. Byłaby gotowym narzędziem, przewodnikiem do pracy ze konkretną grupą pracowników 50+. Druga część podręcznika powinna także dotyczyć tego, jak zarządzać 50+ - jak ich aktywizować, jak się z nimi komunikować. Omawiając propozycje zmian w treści opracowania przedstawicielka firmy wskazała, że poszerzanie tematu rozwiązań w zakresie zdrowia i ergonomii nie sprawdzi się, ponieważ wiążą się one z kosztami nawet czas pracy jest kosztem. Wskazała na potrzebę zainteresowania się państwa profilaktyką zdrowotną pracowników. W odniesieniu do kwestii związanych z rozwojem pracowników wskazała na potrzebę zwiększania otwartości na szkolenia i rozwój w grupie wiekowej 50+. W trakcie dyskusji pojawił się również temat usprawniania komunikacji w firmie, przedstawicielka firmy proponowała sposoby na to, jak sprawić aby informacje o ważnych wydarzeniach były rozprowadzane bardziej efektywnie: np. loginy i hasła dla wszystkich pracowników, nawet gdy nie każdy pracownik ma przypisany komputer; ogłoszenia ogólnofirmowe na tablicy ogólnodostępnej w firmie. W kwestii wzbogacania treści podręcznika proponowano, aby przykłady zagraniczne zastąpić polskimi zarówno pozytywnymi, jak i negatywnymi (np. faworyzowanie młodych w procesie rekrutacji). 4
Propozycja dołączenia narzędzi na osobnej płycie bądź umieszczenia ich na stronie internetowej została oceniona pozytywnie, jako rozwiązanie pozwalające odchudzić obecne opracowanie oraz ułatwiające korzystanie z narzędzi, gdy będą w formie gotowej do wydrukowania. Firma 2 Przedstawicielka firmy zauważyła, że celem podręcznika jest pokazanie podejścia modelowego ukazanie stanu pożądanego, do którego powinno się dążyć. Podkreśliła również, że w jej opinii wraz pogłębieniem zmian demograficznych i związanymi z tym zmianami na rynku pracy prędzej czy później będzie popyt na pracowników po 50-tym roku życia. Wówczas ta książka będzie dobrym narzędziem. Podręcznik został oceniany jako kierunek dla liderów ponieważ jest w nim, zbyt duża ilość informacji teoretycznych, poglądowych, aby uznać go za praktyczny przewodnik. Przedstawicielka firmy wypowiedziała się także na temat wprowadzania nowych treści do opracowania i dzielenia go na dwie części. Być może zamiast poszerzać zawartość podręcznika warto jego drugą część potraktować jako część praktyczną, empiryczną, aby nie rozpraszać uwagi teoriami. W ramach spotkania przedstawiono propozycję stworzenia Mapy zarządzania wiekiem w firmie jako dodatkowego elementu w podręczniku, który umożliwiłby diagnozę procesów HR, a także wybór i dopasowanie rozwiązań przydatnych z punktu widzenia potrzeb organizacji. Propozycja mapy została oceniona pozytywnie: każde rozwiązania graficzne są dobrze, ułatwiają zrozumienie, przyswojenie treści. Firma 1 Przedstawicielka firmy również zgodziła się z pomysłem podziału podręcznika na część podstawową i zaawansowaną. Wymieniała także przykłady dobrych praktyk na bazie doświadczeń w organizacji, którą reprezentuje jakie można zarekomendować firmom wdrażającym zarządzanie wiekiem. Wymieniała między innymi: dostosowanie stanowisk pracy, kilkuminutowe ćwiczenia gimnastyczne, wprowadzenie sztywnych przerw śniadaniowych pozwala zredukować stres. Wiadomo, że w tym czasie nie ma spotkań, stresujących zdarzeń. To jest czas na posiłek. Przedstawicielka firmy zaproponowała również zmianę formatu podręcznika, ponieważ obecny nie jest wygodny. Zdaniem uczestniczki zwiększenie formatu do A4 odchudziłoby opracowanie. Firma 4 5
Przedstawicielka firmy zastanawiała się, kim powinien być odbiorca podręcznika. Czy opracowanie powinno spełniać rolę ABC kadrowca, czy być podręcznikiem dla kierownika komórki organizacyjnej, czy może przeznaczone jest też do korzystania dla pracowników? Wskazała również na uwypuklenie korzyści z wdrażania zarządzania wiekiem w trosce o podnoszenie świadomości wśród pracodawców, z czego mogą skorzystać i jakie są plusy tego podejścia. Przedstawicielka firmy wskazała na potrzebę poszerzenia treści o aspekty związane z komunikacją. Przede wszystkim postulowała umieszczenie wskazówek, jak należałoby zorganizować komunikację w firmie, żeby przekaz dotarł do właściwych osób. Odnosiła się do przykładu własnej organizacji, w której proces ten nie jest wystarczająco efektywny. Rozpowszechnianie informacji w formie papierowej w dużej organizacji nie spełniało swojej roli i sprawiało, że nie wszyscy pracownicy otrzymują rozpowszechniane w ten sposób informacje. Również kiedy zaczęto rozpowszechniać komunikaty firmowe drogą elektroniczną, system ten również nie do końca się sprawdził (nie wszyscy pracownicy mają dostęp do komputera). W związku z tym istnieje potrzeba zamieszczenia wskazówek, jak stworzyć optymalny sposób na rozpowszechnianie informacji w organizacji. Kilka użytecznych rozwiązań zaproponowała przedstawicielka Firmy 5. Uczestniczka spotkania również postulowała zmianę formatu i odchudzenie podręcznika, obecnie opracowanie jest za ciężkie. Firma 3 Przedstawicielka firmy mówiła o problemie uświadomienia sobie konsekwencji zmian demograficznych dla rynku pracy. Wskazywała, że obecnie w zatrudnieniu trwa jeszcze kult młodości, w związku z tym prognozy demograficzne to zbyt odległa perspektywa dla przedsiębiorców z regionu. Dopóki istnieje rynek pracodawcy, firmy nie do końca czują, że wdrażając zarządzanie wiekiem mogą kształtować strukturę załogi. Uczestniczka spotkania również pozytywnie odniosła się do pomysłu podzielenia podręcznika na dwie części. Druga, zaawansowana część podręcznika powinna zawierać wskazówki, jak rozmawiać, docierać do osób 50+, w jaki sposób je szkolić, jakie rozwiązania wdrażać, aby tworzyć dla nich sprzyjające środowisko pracy. 6
Przedstawicielka firmy zgodziła się również z opinią, że przykłady zagraniczne powinny zostać zastąpione przykładami polskimi. Spośród pozostałych zmian proponowanych w podręczniku takie propozycje jak mapa zarządzania wiekiem, spis narzędzi i indeks najważniejszych zagadnień i pojęć zostały ocenione pozytywnie. Firmy były także zainteresowane dzieleniem się dobrymi praktykami w zakresie rozwiązań sprzyjających budowaniu środowiska dla pracowników (np. gimnastyka w przerwach od pracy, świętowanie okazji ważnych dla pracowników, urodzin, mentoring). 4. Rozpowszechnianie idei zarządzania wiekiem w regionie Firma 5 Według przedstawicielki firmy zatrudnianie pracowników 50+ nadal jest problematyczne na rynku obserwuje się niechęć pracodawców w stosunku do kandydatów po 50 roku życia, a co za tym idzie trudności w znalezieniu pracy przez te osoby. Podstawową zachętą dla pracodawcy jest zachęta finansowa, np. współfinansowanie zatrudnienia osób z grupy 50+. Umożliwia to firmie sprawdzenie pracownika i zadecydowanie, czy organizacja zechce go zatrudnić po okresie próbnym na stałe. Aby dotrzeć z ideą zarządzania wiekiem do pracodawców w regionie warto pokazywać zalety dojrzałych pracowników względem młodych promować zachowania, styl pracy osób po 50 roku życia, które pozwolą walczyć z podstawowymi stereotypami w odniesieniu do tej grupy wiekowej. Można przykładowo odpowiadać na zarzut, że pracownicy 50+ pracują wolniej, argumentem, że popełniają mniej błędów. Istnieje potrzeba kampanii uświadamiającej te różnice i pokazującej zalety, które pracodawcy nie zawsze potrafią dostrzec. Należy edukować nie tylko pracodawców, ale także urzędy pracy pomoc kierowana do bezrobotnych była adekwatna do potrzeb rynku pracy oraz zwiększała ich szanse na poprawę sytuacji zawodowej. Dostosowując wsparcie do osób 50+ należałoby przykładowo koncentrować się nie tyle na poprawianiu sprawności motorycznej, co zwiększaniu komunikatywności czy rozwijaniu innych umiejętności miękkich. Przedstawicielka firmy podkreślała, że potrzebna jest kampania, która uświadomi, że nie ma odwrotu od trendów demograficznych. Pogłębianie tej świadomości jest potrzebne nie tylko wśród pracodawców, ale i urzędników. 7
Dodatkowym atutem w upowszechnianiu produktu finalnego będzie opublikowanie narzędzi w formie elektronicznej. Narzędzia dostępne w tej formie będą sprzyjać zainteresowaniu ponieważ Internet jest często podstawowym źródłem informacji. Ponadto warto publikować w prasie branżowej czy periodykach popularnych w biznesie. Firma 2 Przedstawicielka firmy również wskazywała na prawa rządzące rynkiem pracy: dopóki miejsc pracy będzie mniej niż kandydatów do pracy, to osoby 50+ nie będą preferowane. Podstawowym sposobem na upowszechnienie idei zarządzania wiekiem wśród pracodawców jest podejście od strony korzyści dla biznesu z wdrażania proponowanych rozwiązań. Uczestniczka spotkania wyraziła opinię, iż pracownicy czują się wykluczeni, czują się gorszą grupą ludzi co wpływa na to, że nie wierzą w ideę zarządzania wiekiem. Firma 1 Przedstawicielka firmy wspomniała o kilku barierach w upowszechnianiu idei zarządzania wiekiem. Takie zjawiska, jak szara strefa, brak szkół zawodowych, niedostatki polityki prorodzinnej (np. brak żłobków) z pewnością utrudniają wprowadzanie rozwiązań wychodzących naprzeciw wyzwaniom demograficznym. Z drugiej strony istnieje także potrzeba zmiany świadomości pracowników, potrzeba ich większej elastyczności, rezygnacji z dotychczasowych przyzwyczajeń, aby byli bardziej atrakcyjni dla pracodawców. Uczestniczka wskazywała tutaj na deficyty kompetencyjne różnych grup wiekowych, np. młodych z zakresu autoprezentacji, określania celów zawodowych, zaś osób 50+ w zakresie obsługi nowoczesnych urządzeń (komórka, komputer). Rozważając sposoby promowania idei zarządzania wiekiem wśród pracodawców w regionie skuteczny wydaje się być marketing szeptany. Przedstawicielka firmy wskazała w tym kontekście na potrzebę zdobycia ambasadorów podręcznika, którzy będą go propagować wśród przedsiębiorców. Istotne jest także nawiązanie współpracy z urzędami pracy w zakresie rozpowszechniania informacji o opracowaniu na temat zarządzania wiekiem. Ponadto uczestniczka proponowała działania upowszechniające takie jak dołączenie płyty do ogólnopolskiego lub lokalnego dziennika (np. Dziennik Łódzki, Rzeczpospolita). Przydatną i ciekawą formą promowania idei zarządzania wiekiem byłby też kalkulator dla przedsiębiorców, który umożliwiłby przeliczenie struktury demograficznej przedsiębiorstwa. Firma 4 8
Przedstawicielka firmy potwierdziła opinię o tym, że pracownicy 50+ na rynku pracy czują się wykluczeni, gorsi i na podstawie swoich doświadczeń nie wierzą w ideę zarządzania wiekiem. Krytycznie oceniła pomysł finansowania dodatkowych programów, które np. dopłacałyby pracodawcom do zatrudnienia osób po 50 roku życia, a także urzędników w urzędach pracy (nie są zmotywowani do poszukiwania pracy dla petentów). Dla samych pracowników 50+ przydałyby się natomiast szkolenia z tematów miękkich. Spośród działań upowszechniających zdaniem uczestniczki pożądany efekt mogłoby przynieść zorganizowanie targów pracy ( drzwi otwartych ) dla osób 50+ na podobnej zasadzie, jak są organizowane dla studentów. Oprócz tego warto by było organizować konferencje poświęcone tematyce zarządzania wiekiem, natomiast sam podręcznik można po prostu rozsyłać na podobnej zasadzie, jak materiały reklamowe w kampaniach komercyjnych. Firma 3 Przedstawicielka firmy ponownie nawiązała do sytuacji na rynku pracy i odległej jak się wydaje perspektywie zmian demograficznych. Zmiany te wydają się obecnie na tyle odległe, że zarządy firm i szefowie tego nie czują. Aby rozpowszechnić świadomość konsekwencji tych przemian potrzeba jest prowadzenia działań medialnych prowadzonych na szeroką skalę. Jest ona uzasadniona tym, że poszerzanie świadomości w zakresie zarządzania wiekiem jest szczególnie trudne, ponieważ obecnie planuje się doraźnie, życie dniem dzisiejszym, zwłaszcza w trudnych warunkach kryzysu. Spośród innych narzędzi upowszechniania dobrym rozwiązaniem jest kompleksowy portal poświęcony tematyce zarządzania wiekiem. Dobrym pomysłem jest także kalkulator na stronie, do którego wystarczy wprowadzić dane firmy i wyliczyć strukturę demograficzną. 5. Tematy Videocastów Uczestniczki spotkania dyskutowały również na temat zagadnień, które szczególnie je interesują i które można by było przedstawić w formie krótkich filmów szkoleniowych tzw. videocastów. Proponowano następujące tematy filmów: Jak utrzymać osoby 50+ w dobrej kondycji zawodowej i zdrowotnej? 9
Wskazówki dla kadry kierowniczej, jak budować zespoły zróżnicowane wiekowo oraz jak nimi zarządzać; Wdrażanie mentoringu w organizacji; Korzyści z zatrudniania osób w wieku 50+; Projekt szkoleniowy dla pracowników 50+; Przygotowanie zwalnianego pracownika do poszukiwania pracy; Wskazówki na temat kierunków przekwalifikowania i zawodów deficytowych; uświadomienie osobom 50+, że przekwalifikowanie się to nie jest chwilowy trend, tylko stały wymóg i potrzeba obejmująca różne grupy wiekowe. Wskazano także, że w videocastach powinny występować osoby dojrzałe. 6. Tematy na Forum Ostatnią kwestią poruszaną na spotkaniu było omówienie zagadnień, jakie mogłyby być poddane dyskusji zainteresowanych na forum internetowym projektu. Przedstawicielki firm wskazywały na następujące tematy do dyskusji: Efektywne zarządzanie talentami w organizacji, przesunięcia pracowników pomiędzy stanowiskami i działami (np. w momencie gdy podejmowana jest decyzja o zwolnieniu pracownika uruchamianie mechanizmu polecenia tej osoby innym działom, uświadomienie, że może warto pracownika przekwalifikować); Rozmowa o skutecznych narzędziach zwiększania efektywności pracowników (np. jak sposób rozliczania wpływa na efektywność pracowników); Walka z oporem i wprowadzanie zmian w organizacjach; Przekwalifikowanie się, nadążanie za zmianami w obecnych realiach; Linki do portali powiązanych tematycznie (np. do stron HR, ofert szkoleń); Uruchomienie konkursu towarzyszącego forum. Przedmiotem konkursu mogłoby być realizowanie przez użytkowników forum niewielkich projektów (np. napisanie programu szkolenia dla 50+, np. z zakresu rozwoju ścieżek zawodowych, z zakresu przekwalifikowania). 10