PREZYDENT MIASTA ZIELONA GÓRA ul. Podgórna 22 65-424 Zielona Góra tel. (+48) 68 45 64 110-111, faks: (+48) 68 45 64 155 NIP: 929 000 53 92 REGON: 000654233 AD-II.1711.17.3.2011 RISS 1778382 Zielona Góra, 30 sierpnia 2011 r. Pani mgr Monika Świątkowska Dyrektor Miejskiego Przedszkola nr 19 ul. Stefana Batorego 53 65-735 Zielona Góra WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Urzędu Miasta Zielona Góra działając na podstawie art. 68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) przeprowadził w terminie od dnia 20.07.2011 r. do dnia 28.07.2011 r., kontrolę problemową w zakresie funkcjonowania księgowości w pierwszym półroczu 2011, w Miejskim Przedszkolu nr 19 w Zielonej Górze zwanym w dalszej części wystąpienia Przedszkolem. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole z kontroli znak AD-II.1711.17.2.2011, podpisanym w dniu 17 sierpnia 2011 r., przekazuję Pani Dyrektor niniejsze wystąpienie pokontrolne. Przeprowadzona kontrola wykazała następujące nieprawidłowości: 1. W zakresie funkcjonowania księgowości stwierdzono: W dniu rozpoczęcia kontroli, tj. 20.07.2011 r. kontrolującej nie przedstawiono wydruków ksiąg rachunkowych tj. dziennika obrotów, ponieważ Przedszkole nie posiadało zaksięgowanych zapisów dokumentów księgowych za okres od stycznia do czerwca 2011 roku. Zapisy dokumentów księgowych z okresu od stycznia do maja 2011 roku księgowane były w trakcie przeprowadzania kontroli, co zostało potwierdzone sporządzonymi, na prośbę kontrolującej, wydrukami dzienników obrotów głównych za poszczególne miesiące od stycznia do maja 2011 roku. Na dzień 28.07.2011 r. Przedszkole nie dokonało zaksięgowania zapisów dokumentów księgowych za miesiąc czerwiec 2011 roku, w związku z czym nie było możliwe sporządzenie dziennika obrotów. W związku z powyższym księgi rachunkowe Przedszkola w pierwszym półroczu 2011 roku prowadzone były z naruszeniem art. 24 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), tzn. nie były prowadzone: rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco. Ponadto w wyniku kontroli stwierdzono, że na dzień 21.07.2011 r. w ewidencji księgowej za okres luty czerwiec nie ujęło zapisów księgowych dotyczących wynagrodzeń dla pracowników Przedszkola.
W związku z tym do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego nie wprowadziło, w postaci zapisu, każdego zdarzenia, które nastąpiło w danym okresie sprawozdawczym, co stanowi naruszenie art. 20 ust 1 ustawy o rachunkowości. W dzienniku obrotów za okres od 01.02.2011 do 28.02.2011 zaksięgowano w ciężar kosztów 2011 roku dodatkowe wynagrodzenie roczne, przysługujące pracownikom Przedszkola za pracę w 2010 roku w łącznej kwocie 41.818,78 zł. Powyższe ujęcie w księgach rachunkowych 2011 roku kosztów dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2010 rok stanowi naruszenie zasady memoriału, o której mowa w art. 6 ust 1 ustawy o rachunkowości. W planie finansowym na 2011 rok Przedszkole zaplanowało kwotę na wypłatę dodatkowego wynagrodzenia rocznego na 4040 dodatkowe wynagrodzenie roczne w wysokości 38.761,00 zł, natomiast w bilansie za 2010 rok ujęto, jako zobowiązanie, kwotę w wysokości 41.818,78 zł, która dotyczyła naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego. W związku z tym Przedszkole w planie finansowym na 2011 rok zaplanowało kwotę wydatku na 4040 dodatkowe wynagrodzenie roczne, o 3.057,78 zł niższą niż wynika to z faktycznego naliczenia kwoty dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Wydatek poniesiony z tytułu składki płaconej przez pracodawcę naliczonej od dodatkowego wynagrodzenia rocznego oraz podatek dochodowy od osób fizycznych naliczony od dodatkowego wynagrodzenia rocznego, Przedszkole zaewidencjonowało na 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.), ponieważ składka pracodawcy oraz podatek dochodowy od osób fizycznych powinny być ujęte na 4040 dodatkowe wynagrodzenie roczne. W związku z nieprawidłowym ujęciem, w księgach rachunkowych Przedszkola, wydatku związanego z dodatkowym wynagrodzeniem rocznym, na 4040 wydatkowano mniej środków niż było zaplanowane w planie finansowym na 2011 rok. Naliczenie kosztów dodatkowego wynagrodzenia rocznego w rozdziale 80104 dla pracowników administracji i obsługi zaewidencjonowano na 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, ponieważ 4010 służy do ewidencji podstawowego wynagrodzenia za pracę, natomiast dodatkowe wynagrodzenie roczne ewidencjonuje się na 4040 dodatkowe wynagrodzenie roczne. W dzienniku obrotów przy ewidencji wyciągu bankowego nr 37/2011 (data dokumentu 28.02.2011 r. ) dokonano następującego zapisu: Konto 130 801-80104-4300 usługi pozostałe 486,75 zł po stronie Wn, Konto 130 801-80148-4220 zakup środków żywności + 486,75 zł po stronie Wn. Kontrolująca nie mogła ustalić czego dotyczy powyższy zapis księgowy, ponieważ w dokumentach finansowych Przedszkola brak dokumentu źródłowego, który dotyczyłby powyższego zapisu, co jest niezgodne z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości. 2
Na raporcie kasowym nr 1 za okres od dnia 01.01. do dnia 31.01.2011 r. zaewidencjonowano nieprawidłowy obrót gotówkowy, ponieważ na dzień 05.01.2011 r. stan kasy wyniósł 0,00 zł, natomiast z raportu kasowego nr 1 oraz dokumentów kasowych wynika, że od dnia 05.01.2011 r. z kasy Przedszkola wypłacane były środki pieniężne za zakup produktów spożywczych oraz na zakup usług. Pobranie gotówki w celu wpłacenia jej do kasy nastąpiło dopiero w dniu 31.01.2011 r. Powyższa ewidencja obrotu gotówkowego niezgodna jest z zasadami określonymi w stosowanej w Przedszkolu Instrukcji kasowej, wprowadzonej zarządzeniem nr 5A/2010 dyrektora Przedszkola z dnia 01.08.2010 r. Z ewidencji księgowej Przedszkola za okres od stycznia do czerwca 2011 roku wynika, że saldo konta 130 Rachunek bieżący jednostki nie jest równe saldu sald wynikających z ewidencji szczegółowej prowadzonej dla wydatków budżetowych oraz dochodów budżetowych. Jest to niegodne z załącznikiem nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861). W miesiącu styczniu 2011 roku ewidencję środków finansowych otrzymanych z Urzędu Miasta na pokrycie wydatków budżetowych zaksięgowano na koncie 222 Rozliczenie dochodów budżetowych, co jest niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, ponieważ powyższe środki powinny być zaewidencjonowane na koncie 223 Rozliczenie wydatków budżetowych. W pierwszym półroczu 2011 roku, wpływ środków pieniężnych z Urzędu Miasta na pokrycie wydatków bieżących Przedszkola oraz przekazanie zgromadzonych dochodów budżetowych na rachunek Urzędu Miasta, ewidencjonowano na kontach księgowych bez zastosowania podziałki klasyfikacji budżetowej (dział, rozdział, paragraf), co jest niezgodne z art. 39 ust. 1 pkt 1-2 ustawy o finansach publicznych. W pierwszym półroczu 2011 roku, Przedszkole otrzymywało faktury od firmy ACN Communications Polska Sp. z o.o. dotyczące opłat za usługi telefoniczne. Ustalono, że łączna wartość faktur wyniosła 970,74 zł. Z ewidencji księgowej wynika, że otrzymane faktury (za okres od stycznia do czerwca) ewidencjonowane były tylko w ciężar kosztów działalności Przedszkola, natomiast nie były ewidencjonowane jako poniesiony wydatek. Z pisemnych wyjaśnień złożonych przez główną księgową oraz z wydruku ewidencji księgowej konta 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami kontrahent ACN wynika, że Przedszkole dokonało przedpłaty dla firmy ACN Communications Polska Sp. z o.o. na koniec 2010 roku w kwocie 681,27 zł, w związku z tym nie dokonywano płatności za otrzymywane faktury od firmy ACN Communications Polska Sp. z o.o. Kontrolująca ustaliła, że na dzień 30.06.2011 r. wartość usługi wyniosła 970,74 zł. natomiast nadpłata wobec powyższej firmy wyniosła 681,27 zł. 3
W związku z tym Przedszkole do dnia 30.06.2011 r. nie uregulowało zobowiązania za usługi telefoniczne dla firmy ACN Communications Polska Sp. z o.o. w kwocie 289,47 zł. Nieterminowe realizowanie zobowiązań stanowi naruszenie art. 44 ust. 3 pkt 2 ustawy o finansach publicznych. 2. W zakresie rozrachunków stwierdzono: opłaty abonamentowe, opłaty za usługę handlową, jakościową oraz opłaty przejściowe dotyczące energii elektrycznej, jak również opłaty abonamentowe i opłaty sieciowe stałe dotyczące paliwa gazowego zakwalifikowano na 4260 - zakup energii, zamiast zastosować podziałkę klasyfikacyjną określoną w 4300 - zakup usług pozostałych. Jest to niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych oraz rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 28 października 2008 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (Dz. U. Nr 207, poz. 1293 z póź. zm.), fakturę VAT nr 2011/03/005825 z dnia 05.04.2011 r. dotyczącą dostarczenia wody i odprowadzenia ścieków zakwalifikowano w całości na 4260 zakup energii, co jest niezgodne z ww. rozporządzeniami. do dnia 30.06.2011 r. opłatę abonamentową związaną z utrzymaniem w gotowości urządzeń wodociągowych kwalifikowano na 4260 zakup energii, co jest niezgodne z ww. rozporządzeniami. 3. W zakresie sprawozdawczości budżetowej stwierdzono: Na sprawozdaniach budżetowych (Rb-23, Rb27S, Rb-28S) sporządzonych za miesiąc styczeń 2011 roku widnieje data potwierdzenia złożenia powyższych sprawozdań do Urzędu Miasta Zielona Góra (w formie papierowej) w dniu 16.03.2011 r., co jest niezgodne z załącznikiem nr 44 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103), ponieważ sprawozdania miesięczne Przedszkole zobowiązane jest przekazać Prezydentowi Miasta Zielona Góra w terminie nie późniejszym niż 10 dni po upływie okresu sprawozdawczego. Na sprawozdaniach budżetowych (Rb-23, Rb27S, Rb-28S) sporządzonych za miesiąc marzec 2011 roku brak potwierdzenia daty wpływu do Urzędu Miasta Zielona Góra. Z wyjaśnień głównej księgowej Przedszkola wynika, że sprawozdania za miesiąc marzec 2011 r. zostały złożone w wersji papierowej i przesłane elektronicznie w dniu 13 kwietnia 2011 r. Przekazanie sprawozdań za miesiąc marzec 2011 roku w dniu 13.04.2011 r. jest niezgodne z załącznikiem nr 44 do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. W sprawozdaniach Rb-23 o stanie środków na rachunku bieżącym i zobowiązaniach dysponentów środków budżetu Miasta sporządzonych za okres od stycznia do czerwca 2011 roku oraz w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostek samorządu terytorialnego sporządzonym za miesiąc luty 2011 roku, stwierdzono niezgodności 4
pomiędzy danymi wykazanymi w powyższych sprawozdaniach a ewidencją księgową Przedszkola: w sprawozdaniu Rb-23 sporządzonym na koniec miesiąca stycznia w wierszu 21 środki otrzymane z budżetu gminy wykazano kwotę w wysokości 146.600,00 zł, a z ewidencji na koncie 223 Rozliczenie wydatków budżetowych wynika kwota 0,00 zł. w sprawozdaniu Rb-23 sporządzonym na koniec miesiąca lutego w wierszu nr 12 dochody przekazane na rachunek budżetu gminy wykazano kwotę w wysokości 36.035,20 zł, a z ewidencji księgowej wynika, że Przedszkole przekazało kwotę w wysokości 19.768,35 zł. 254.361,00 zł, a z ewidencji na koncie 223 Rozliczenie wydatków budżetowych wynika kwota 107.761,00 zł. w sprawozdaniu Rb-27S sporządzonym za okres od początku roku do dnia 28.02.2011 r. w rozdziale 80104 w 0830 wykazano kwotę w wysokości 23.840,12 zł, a z ewidencji księgowej wynika kwota 32.822,70 zł, natomiast w rozdziale 80148 w 0830 wykazano kwotę w wysokości 15.658,08 zł, a z ewidencji księgowej wynika kwota 6.675,50 zł. w sprawozdaniu Rb-23 sporządzonym na koniec miesiąca marca w wierszu nr 12 dochody przekazane na rachunek budżetu gminy wykazano kwotę w wysokości 59.505,90 zł, a z ewidencji księgowej wynika, że Przedszkole przekazało kwotę w wysokości 19.768,35 zł. 323.361,00 zł, a z ewidencji na koncie 223 Rozliczenie wydatków budżetowych wynika kwota 176.761,00 zł. w sprawozdaniu Rb-23 sporządzonym na koniec miesiąca kwietnia w wierszu nr 12 dochody przekazane na rachunek budżetu gminy wykazano kwotę w wysokości 81.849,40 zł, a z ewidencji księgowej wynika, że Przedszkole przekazało kwotę w wysokości 19.768,35 zł. 403.361,00 zł, a z ewidencji na koncie 223 Rozliczenie wydatków budżetowych wynika kwota 256.761,00 zł. w sprawozdaniu Rb-23 sporządzonym na koniec miesiąca maja w wierszu nr 12 dochody przekazane na rachunek budżetu gminy wykazano kwotę w wysokości 106.197,90 zł, a z ewidencji księgowej wynika, że Przedszkole przekazało kwotę w wysokości 28.709,85 zł. 475.561,00 zł, a z ewidencji na koncie 223 Rozliczenie wydatków budżetowych wynika kwota 328.961,00 zł. w sprawozdaniu Rb-23 sporządzonym na koniec miesiąca czerwca w wierszu nr 12 dochody przekazane na rachunek budżetu gminy wykazano kwotę w wysokości 127.175,90 zł, a z ewidencji księgowej wynika, że Przedszkole przekazało kwotę w wysokości 28.709,85 zł. Natomiast w wierszu 21 środki otrzymane z budżetu gminy wykazano kwotę w wysokości 546.249,00 zł, a z ewidencji na koncie 223 Rozliczenie wydatków budżetowych wynika kwota 399.649,00 zł. 5
Wykazanie w sprawozdaniach finansowych danych niezgodnych z ewidencją księgową stanowi naruszenie 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. W związku z powyższymi nieprawidłowościami zalecam: 1. Księgi rachunkowe Przedszkola prowadzić w sposób rzetelny, bezbłędny, sprawdzalny oraz bieżący, stosownie do art. 24 ustawy o rachunkowości. 2. W księgach rachunkowych jednostki ujmować wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty, stosownie do art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości. 3. Poniesione wydatki klasyfikować zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych oraz rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług. 4. Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadzać w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym, stosownie do art. 20 ust 2 ustawy o rachunkowości. 5. Zobowiązać osobę odpowiedzialną za prowadzenie kasy, do prawidłowego obrotu gotówkowego, zgodnego z rzeczywistym stanem dokonywanych wpłat i wypłat gotówkowych, stosownie do zapisów zawartych w stosowanej w Przedszkolu Instrukcji kasowej. 6. Ewidencję na koncie 130 Rachunek bieżący jednostki prowadzić zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. 7. Środki finansowe otrzymane z Urzędu Miasta na pokrycie wydatków budżetowych ewidencjonować na koncie wynikającym z rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. 8. Dochody i wydatki Przedszkola ewidencjonować według działów, rozdziałów oraz paragrafów określających rodzaj działalności, stosownie do art. 39 ust. 1 pkt 1-2 ustawy o finansach publicznych. 9. Terminowo regulować zapłatę za zobowiązania, stosownie do art. 44 ust. 3 pkt 2 ustawy o finansach publicznych. 6
10. Sprawozdania budżetowe sporządzać oraz przekazywać Prezydentowi Miasta Zielona Góra w terminie nie późniejszym niż 10 dni po upływie okresu sprawozdawczego, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. 11. W sprawozdaniach budżetowych wykazywać kwoty wynikające z ewidencji księgowej Przedszkola, stosownie do 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Jednocześnie przypominam, że stosownie do postanowień art. 53 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), odpowiedzialność za całość gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych ponosi jej kierownik. Przedstawiając powyższe ustalenia i uwagi wnoszę o podjęcie działań zmierzających do usunięcia nieprawidłowości i zapobieganiu ich powstawaniu w przyszłości. Proszę o poinformowanie mnie o sposobie wykorzystania powyższych uwag i wniosków w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. PREZYDENT MIASTA mgr inż. Janusz Kubicki Otrzymują do wiadomości: 1. Pani Wioleta Haręźlak - Zastępca Prezydenta Miasta 2. Pani Emilia Wojtuściszyn - Skarbnik Miasta 7