PREZYDENT MIASTA GLIWICE KAW.1711.4.10.2014 Gliwice, 19.12.2014 r. nr kor. UM-674487/2014 Pani Iwona Pochopień SZKOŁA PODSTAWOWA NR 14 ul. JEDNOŚCI 35 44-119 GLIWICE ul.zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 32 231 30 41 Fax +48 32 231 27 25 boi@um.gliwice.pl www.gliwice.eu W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KAW.1711.4.10.2014 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Prezydent Miasta Gliwice ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 32 230 69 51 Fax +48 32 231 27 25 pm@um.gliwice.pl dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 23 października 2014 r. do 17 listopada 2014 r. i 26 listopada 2014 r. w Szkole Podstawowej nr 14 w Gliwicach, przy ul. Jedności 35 przez pracowników wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w ramach upoważnienia Prezydenta Miasta nr KAW.1711.4.10.2014 z dnia 22 października 2014 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli podpisanym w dniu 15 grudnia 2014 r. W okresie kontrolowanym na stanowisku kierownika jednostki zatrudniona była pani Urszula Organ-Hikiel pełniąca funkcję dyrektora do dnia 31 sierpnia 2013 r., a od dnia 1 września 2013 r. do nadal pani Iwona Pochopień. Temat kontroli Inwentaryzacja aktywów oraz zgodność wydatkowania środków budżetowych z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z r. 2013 poz. 885 z późn. zm.). Zakres kontroli Kontrolą objęto: a) inwentaryzację: - rzeczowych aktywów trwałych przeprowadzoną w 2013 r., - pozostałych aktywów przeprowadzoną w 2013 r., b) wydatki poniesione w 2013 r.: - na wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń, - pozostałe wydatki bieżące na kwotę 272.351,84 zł, - wydatki majątkowe na kwotę 87.269,99 zł. Ocena działalności kontrolowanej jednostki W jednostce, w zakresie objętym kontrolą przestrzegano obowiązujących przepisów i procedur za wyjątkiem przypadków opisanych w dalszej części wystąpienia.
Wnioski i zalecenia. 1. Ewidencja pomocnicza prowadzona do kont zespołu 2 rozrachunki i rozliczenia z tytułu wynagrodzeń i ich pochodnych nie została dostosowana do wymogów sprawozdawczości budżetowej, z uwagi na brak ewidencji szczegółowej w odniesieniu do klasyfikacji budżetowej. Zalecenie nr 1 Ewidencję księgową (w tym plany kont) dostosować do wymogów wynikających z: - art. 24 ust. 4 pkt. 2) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z r. 2013, poz. 330 z późn. zm.), - 15 ust. 1 pkt. 5) i zał. nr 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ( ) oraz planów kont ( ) (j.t. Dz. U. z r. 2013, poz. 289). 2. Uregulowanie zobowiązania w dniu 18 czerwca 2013 r. z przekroczeniem ustalonego terminu płatności na kwotę 114,70 zł. W okresie objętym kontrolą jednostka nie została zobowiązana do zapłaty odsetek z tego tytułu. Zalecenie nr 2 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać przepisów art. 44 ust. 3 pkt 3) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.). 3. Uregulowanie zobowiązań ze zbędnym wyprzedzeniem terminów płatności na łączną kwotę 127.967,95 zł (117.344,19 zł z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy), w tym 10.381,38 zł w okresie do 31 sierpnia 2013 r. Zalecenie nr 3 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać zarządzenia organizacyjnego nr 58/11 Prezydenta Miasta z dnia 2 września 2011 r. w sprawie planowania i realizacji harmonogramu dochodów, wydatków i rozchodów. 4. Przypadki braku przeprowadzenia przez głównego księgowego wstępnej kontroli zawieranych umów. Zalecenie nr 4 Egzekwować od głównego księgowego wykonywanie obowiązków wynikających z art. 54 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.). 5. W związku z zawieranymi umowami cywilnoprawnymi: a) brak potwierdzenia wykonanych zleconych prac przez kierownika jednostki zgodnie z zapisami umów, b) dwa przypadki zatwierdzenia przez kierownika na listach płac wydatków do wypłaty (przed datą wystawienia rachunków), c) do dnia 31 sierpnia 2013 r.: - przypadki braku określenia czy wskazane wynagrodzenie jest kwotą netto czy brutto, - przypadek wypłaty wynagrodzenia przed zatwierdzeniem do wypłaty przez kierownika jednostki. Zalecenie nr 5 Wzmóc nadzór w ww. zakresie. Nie dopuszczać do występowania ww. nieprawidłowości w przyszłości. 2
6. Przypadki w okresie od 1 stycznia do 31 sierpnia 2013 r.: a) przeprowadzania kontroli formalno-rachunkowej, bądź dokonywania kontroli merytorycznej po dacie zatwierdzenia do wypłaty przez dyrektora, b) w których główny księgowy nie odnotowywał daty przeprowadzenia czynności kontrolnych. Zalecenie nr 6 Nie dopuszczać do. ww. uchybień w przyszłości. 7. Wprowadzenie aneksu dnia 28 sierpnia 2013 r. do umowy o pracę pracownika zatrudnionego na stanowisku samodzielnego referenta, co spowodowało ustalenie wynagrodzenia oraz jego wypłatę niegodnie z maksymalną wysokością wskazana w regulaminie wynagradzania pracowników. Zalecenie nr 7 Wynagrodzenia pracowników ustalać i wypłać zgodnie z przyjętymi regulacjami wewnętrznymi w jednostce oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami. 8. Przypadki braku przydzielenia pracownikom odzieży roboczej zgodnie z regulacjami obowiązującymi w jednostce. Zalecenie nr 8 Nie dopuszczać do ww. sytuacji w przyszłości. Przydzielać odzież roboczą zgodnie z ustalonymi zasadami obowiązującymi w jednostce. 9. W dokumentacji jednostki: a) ustalenie w regulacjach wewnętrznych dla stanowiska sekretarza szkoły minimalnego stażu pracy niezgodnie z wymogami rozporządzenia, b) aneks nr 1 do regulaminu wynagradzania nie zawiera potwierdzenia zaakceptowania go przez związki zawodowe, c) regulamin przydzielania pracownikom Szkoły Podstawowej nr 14 w Gliwicach środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego obowiązujący od 30 października 2013 r. niejednoznacznie określa okres użytkowania przydzielonych środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego, d) pomimo przeprowadzania inwentaryzacji brak wydawania zarządzeń w 2012 r. i w 2013 r. obejmujących inwentaryzację zapasów, e) brak określenia kto dokonuje oceny przydatności składników majątkowych do dalszego wykorzystania oraz kto dokonuje wyceny spisów z natury i ustala różnice inwentaryzacyjne, f) brak przydzielenia pracownikom odpowiedzialności w zakresie prowadzenia druków ścisłego zarachowania. Zalecenie nr 9 Dokonać korekty regulacji wewnętrznych zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (j.t. Dz. U. z r. 2014 poz. 1786). Regulaminy wynagradzania wprowadzać zgodnie z art. 77 2 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (j.t. Dz. U. z r. 2014 poz. 1502). Zweryfikować regulacje wewnętrzne oraz skorygować zakresy czynności pracowników i nie dopuszczać do występowania ww. uchybień w przyszłości. 10. W zakresie prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz inwentaryzacji: a) brak przeprowadzenia na ostatni dzień 2012 r. inwentaryzacji mobilnych środków trwałych przeznaczonych do pracy poza terenem strzeżonym, np. laptopów i wyposażenia placu zabaw, 3
b) w książkach inwentarzowych biblioteki brak uzupełniania niektórych wymaganych rubryk, c) włączenie do składu komisji inwentaryzacyjnej osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ewidencji majątkowych, d) przypadki dokonywania wyceny środków na arkuszach spisu z natury przez osoby materialnie odpowiedzialne, e) w ewidencji druków ścisłego zarachowania przypadek nieodnotowania wydania arkusza spisu z natury, f) na protokołach weryfikacji brak umieszczania klauzuli dokonano weryfikacji salda na dzień 20. r. wymaganej instrukcją inwentaryzacyjną, g) w zakresie wartości niematerialnych i prawnych: zakwalifikowanie opłaty rocznej za użytkowanie programu Optivum do wartości niematerialnych i prawnych w kwocie 2.457,00 zł, zakwalifikowanie programów operacyjnych Windows Small Business Server w łącznej wartości 1.366,40 zł do wartości niematerialnych i prawnych, ujęcie w wartościach niematerialnych i prawnych programu antywirusowego Arca Vir wraz z nośnikiem o wartości 35,38 zł, pomimo iż licencja obowiązywała na jeden rok, brak wykazania w książce inwentarzowej, jak również w momencie przeprowadzania inwentaryzacji w protokole weryfikacji nazw programów, pozwalających na ich identyfikację tj. Microsoft Office Profesional PLUS 2007 Polish, oprogramowania antywirusowego Arca Vir, oprogramowania Cenzor (ujęto w kwocie łącznej jako Microsoft Small Bussines Serwer 2003 r.), brak dokumentacji potwierdzającej prawo do użytkowania programu Office XP pro Enterprise z 2002 r., jednostka posiada nośnik z licencją na program Office Basic, który na podstawie wyjaśnienia jednostki w książce inwentarzowej figuruje pod pozycją nr 14 jako nośnik Office XP Enterprise PL. Zalecenie nr 10 W zakresie inwentaryzowania majątku, prowadzenia jego ewidencji i regulacji wewnętrznych: - zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.) inwentaryzację mobilnych środków trwałych przeprowadzać na ostatni dzień każdego roku obrotowego, - uzupełniać rubryki zgodnie z przyjętym wzorem wynikającym z ksiąg inwentarzowych, - nie dopuszczać do ww. nieprawidłowości w przyszłości stosować przepisy art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz. U. z r. 2013, poz. 330 z późn. zm.) oraz skorygować błędne zapisy w książce inwentarzowej i dokonać korekty konta 020. 11. Przypadki braku bieżącego ewidencjonowania zmian planu na koncie 980 plan finansowy wydatków budżetowych oraz prowadzenia ewidencji na koncie 998 zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego. 12. Przypadek braku w aktach osobowych pracownika aktu nadania stopnia awansu zawodowego nauczyciela kontraktowego. W związku z: a) bieżącym ujmowaniem w ewidencji operacji księgowych od stycznia 2014 r. na kontach 998 i 980, b) uzupełnieniem akt osobowych o brakujący dokument, odstępuję od wydania zaleceń w ww. zakresie. 4
Od oceny wniosków i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne należy dołączyć dokumenty potwierdzające wykonanie zaleceń pokontrolnych Z up. Prezydenta Miasta (-) Sekretarz Miasta Andrzej Karasiński 5