Moduł Archiwum medyczne Wersja: 7.21 Ostatnia aktualizacja: 21.01.2015 www.cgm.com/pl
Spis treści 1. Archiwum medyczne (Archiwum dokumentacji medycznej)... 4 2. Wstęp... 4 3. Lista dokumentacji... 6 4. Dodawanie dokumentacji do archiwum... 8 4.1. Dodanie nowej dokumentacji 9 4.1.1. Dokumentacja szpitalna 10 4.1.2. Dokumentacja szpitalna (oddziałowa) 13 4.1.3. Księga przyjęć (IP) oraz Karty informacyjne IP 13 4.1.4. Książka raportów lekarskich i pielęgniarskich 15 4.1.5. Dokumentacja z przychodni 15 4.1.6. Dokumentacja zbiorcza 16 4.1.7. Inna 17 4.2. Dodanie kolejnej dokumentacji 17 4.3. Lista dokumentacji: Dołączanie plików dokumentów do archiwum 17 4.4. Usuwanie dokumentacji 18 4.4.1. Usuwanie dokumentacji-dokumentacja szpitalna 18 4.4.2. Usuwanie dokumentacji- Dokumentacja szpitalna historyczna 18 4.4.3. Usuwanie dokumentacji -Pozostałe typy dokumentacji 18 4.4.4. Ewidencja kasacji dokumentów 18 5. Zamówienia... 21 5.1.1. Ekran Zamówienia- sekcja Kryterium wyszukiwania 21 5.1.2. Ekran Zamówienia- sekcja Lista zamówień 22 5.1.3. Ekran Zamówienia- sekcja Moje ostatnie operacje 23 5.2. Ekran Zamówienia. Dodawanie nowej dokumentacji 23 5.3. Ekran Zamówienia. Edycja zamówienia 24 5.4. Ekran Zamówienia. Drukowanie listy zamówień 25 5.5. Ekran Zamówienia. Wydawanie zamówionej dokumentacji 26 6. Przyjęcie. Przyjęcie dokumentacji do archiwum... 26 7. Wydaj/Zamów. Zamawianie dokumentacji... 28 7.1. Zamówienia z poziomu Archiwum medycznego 29 8. Wydane... 31 9. Zamówione... 32 2
9.1. Zamówienie z poziomu danych pobytu pacjenta 34 10. Wydruki... 37 11. Automatyczne tworzenie zamówień na dokumentację... 38 11.1. Automatyczne tworzenie zamówienia na dokumentację podczas przyjęcia pacjenta na Izbę Przyjęć 39 12. Przekazywanie dokumentacji pomiędzy jednostkami... 39 13. Przeniesienie nieużywanej dokumentacji do Archiwum zakładowego... 40 14. Obieg kopii dokumentacji... 40 14.1. Tworzenie kopii dokumentacji zbiorczej 40 14.2. Zamawianie kopii dokumentacji 42 14.3. Usunięcie kopii dokumentacji 42 14.3.1. Konfiguracja funkcji obsługującej kopie dokumentacji 43 15. Obsługa teczek... 43 16. Zamawianie dokumentacji przez lekarza... 45 17. Konfiguracja modułu Archiwum medyczne... 47 17.1. Obsługa niezależnych archiwów 47 17.2. Konfiguracja ekranu 47 17.3. Uprawnienia 48 17.4. Opcje aplikacji 48 17.5. Przyporządkowanie jednostek organizacyjnych do lokalizacji 48 18. Alternatywny obieg dokumentacji... 50 18.1. Przyjęcie dokumentacji z archiwum do gabinetu/oddziału 50 18.2. Wydanie dokumentacji z oddziału/gabinetu lekarzowi do domu 52 18.3. Numer i miejsce dokumentacji?(ekran danych pobytu/wizyty) 53 18.4. Alternatywny obieg dokumentacji: Funkcje przeznaczone dla pracowników Archiwum medycznego 54 19. Indeks ilustracji... 55 3
1. Archiwum medyczne (Archiwum dokumentacji medycznej) System CGM CLININET posiada funkcję wspomagającą pracę w archiwach dokumentacji medycznych. Ze względu na różnorodność schematów obiegu dokumentacji w poszczególnych jednostkach medycznych, moduł Archiwum medycznego istnieje w dwóch podstawowych wersjach. Niniejszy dokument dotyczy wersji modułu, która daje możliwość wykorzystania alternatywnego obiegu dokumentacji. 2. Wstęp Moduł Archiwum medycznego pozwala na zarządzanie obiegiem dokumentacji medycznych, poprzez następujące funkcje: Automatyczne tworzenie zamówień na dokumentację Lista zamówionych dokumentacji Dodawanie dokumentacji Edycja zamówienia Drukowanie listy zamówień Wydanie dokumentacji Przyjęcie dokumentacji do archiwum Przekazywanie dokumentacji pomiędzy jednostkami Drukowanie dokumentacji do przeniesienia Zamawianie dokumentacji przez lekarzy Przyporządkowanie jednostek do lokalizacji Obieg kopii dokumentacji Aby przejść do funkcji archiwum medycznego, należy skorzystać z przycisku Archiwum medyczne. Przycisk ten jest dostępny z poziomu głównego menu, po zalogowaniu do modułów: Oddział, Poradnia, Izba Przyjęć. Po wybraniu przycisku pojawi się główne menu archiwum medycznego. Z tego poziomu można między innymi dodawać nowe dokumentacje, wprowadzać zamówienia, realizować wypożyczenia czy zwroty. Zamówienie dokumentacji (przez lekarzy) będzie możliwe również z poziomu danych pobytu pacjenta, w funkcji Zamów dokumentację. 4
Rysunek 1 Menu główne- przycisk otwierający moduł Archiwum medycznego Rysunek 2 Menu główne modułu Archiwum medyczne 5
Wybierz archiwum W zależności od konfiguracji systemu, aplikacja może obsługiwać archiwa medyczne znajdujące się w różnych lokalizacjach. Szczegółowe informacje zawarte są w rozdziale Obsługa niezależnych archiwów. W takim wypadku pracę z modułem należy rozpocząć od wskazania lokalizacji. Służy do tego pole Wybierz archiwum, gdzie z rozwijanej listy należy wybrać właściwą lokalizację. Rysunek 3 Wybór lokalizacji Lista przycisków funkcyjnych: Lista dokumentacji Zamówienia Przyjęcie Wydaj/zamów Wydane*(funkcja widoczna w zależności od konfiguracji) Zamówione*(funkcja widoczna w zależności od konfiguracji) Wydruki 3. Lista dokumentacji Powyższy ekran pozwala na: dodawanie nowych dokumentacji, przeglądanie listy dokumentacji dostępnych w archiwum oraz modyfikację danych dokumentacji. Informacja: Aby było można wykonywać jakiekolwiek operacje na dokumentacji, należy najpierw dodać dokumentację do archiwum. Nie dotyczy jednak dokumentacji zbiorczej pacjenta, która jest automatycznie dodawana przez system przy dowolnej pierwszej operacji (np. podczas pierwszego przyjęcia do gabinetu). Z poziomu powyższego ekranu można natomiast zmienić dane dokumentacji zbiorczej pacjenta (przycisk edytuj). Dla dokumentacji zbiorczej przyciski dodaj i usuń są nieaktywne. 6
Rysunek 4 Przycisk [Lista dokumentacji] otwiera ekran dodawania dokumentacji do archiwum Ekran dodawania dokumentacji otwiera się z automatycznie aktywną zakładką Kryteria wyszukiwania. Do dalszych kryteriów ułatwiających wyszukanie dokumentacji w systemie daje dostęp zakładka Kryteria dodatkowe. Sekcje ekranu: 1. Zakładka: Kryteria wyszukiwania i Kryteria dodatkowe - zawierają kryteria dokumentacji przechowywanej w archiwum 2. Lista dokumentacji-lista wyszukanych pozycji 3. Moje ostatnie operacje- lista ostatnich operacji użytkownika w systemie, takich jak dodanie dokumentacji, usunięcie, edycja. (system wyświetla do stu ostatnich operacji). 4. Przyciski umożliwiające dodanie nowej dokumentacji do archiwum, edycję lub usunięcie dodanej dokumentacji. Dodatkowo przycisk [Dodaj plik] umożliwia dodanie dokumentu w postaci elektronicznej. Przycisk [Drukuj] generuje wydruk dokumentu dla wybranej dokumentacji. Kryteria dodatkowe w ekranie dodawania dokumentacji. W zakładce tej znajdują się pola: Tryb wypisu: Pozwala na wyszukiwanie dokumentacji pacjenta po trybie wypisu. Diagnoza (ICD10): Pozwala na wyszukiwanie dokumentacji pacjenta na podstawie diagnoz ICD 10. Uwaga: Kryteria te dotyczą dokumentacji szpitalnej i dokumentacji szpitalnej (oddziałowej). 7
Typ dokumentacji Rysunek 5 Kryteria dodatkowe ekranu dodawania dokumentacji W systemie CGM CLININET wyróżnia się następujące typy dokumentacji: Dokumentacja szpitalna dokumentacja z hospitalizacji pacjenta. Numerem dokumentacji w tym przypadku jest numer księgi głównej. Dokumentacja szpitalna (oddziałowa) Typ dokumentacji dla szpitali, w których niektóre oddziały prowadzą oddzielną dokumentację. Numer dokumentacji w tym przypadku jest generowany w momencie dodawania dokumentacji do archiwum. Księga przyjęć (IP) Księga przyjęć z Izby przyjęć Karty informacyjne (IP) Segregator kart informacyjnych z Izby przyjęć Książka raportów pielęgniarskich - Oddziałowa książka raportów pielęgniarskich Książka raportów lekarskich - Oddziałowa książka raportów lekarskich Dokumentacja z przychodni- archiwizacja kartotek Inna Umożliwia dodanie dowolnego typu dokumentacji 4. Dodawanie dokumentacji do archiwum Funkcja Dodawanie dokumentacji pozwala na: przeglądanie listy dokumentacji dostępnych w archiwum, dodawanie nowych dokumentacji oraz modyfikację danych dokumentacji. 8
Dodanie dokumentacji odbywa się w module Archiwum medyczne, w ekranie Lista dokumentacji. Informacja: Po wypisaniu pacjenta ze szpitala, jego dokumentacja powinna być przekazana do archiwum. Dopóki się to nie stanie, dokumentacja posiada status W obiegu. Status ten jest widoczny w ekranie danych pobytu pacjenta, w wierszu Miejsce dokumentacji. Dokumentacje pacjentów przebywających w szpitalu nie mogą być dodane do archiwum przed wykonaniem wypisu w systemie. Przy próbie dodania takiej dokumentacji zostanie wyświetlony ekran z komunikatem dla użytkownika. 4.1. Dodanie nowej dokumentacji W celu dodania nowej dokumentacji należy wybrać typ dokumentacji i użyć przycisku [Dodaj]. Otwierany jest ekran dodawania dokumentacji. Rysunek 6 Dodawanie dokumentacji, typ "Dokumentacja szpitalna". Sekcje ekranu 9
4.1.1. Dokumentacja szpitalna Ekran składa się z następujących sekcji: 1. Służącej do wprowadzenia numeru dokumentacji, numer teczki, oznaczenie dokumentacji jako historyczna 2. Sekcji danych pacjenta 3. Sekcji danych pobytu (w przypadku dokumentacji szpitalnej) 4. Danych o dokumentacji. Informacje zapisane w polu Uwagi będą widoczne w ekranie Lista dokumentacji, w kolumnie Uwagi, oraz w raportach: HD- Historia dokumentacji, DDA- Dokumentacje dostarczone do archiwum, oraz DWU- Dokumentacje wydane przez użytkownika. Sekcja (1) W sekcji 1 znajduje się pole Dokumentacja historyczna, służące do oznaczenia, że dodawana dokumentacja jest historyczna- sprzed wdrożenia systemu CGM CLININET w danej jednostce medycznej. Dodając dokumentację historyczną należy wprowadzić ręcznie: numer dokumentacji, dane pacjenta oraz dane pobytu: Numer dokumentacji Pole pozwala na wyszukanie numeru Księgi Głównej. (W przypadku dokumentacji szpitalnej, numerem dokumentacji jest właśnie numer Księgi Głównej). Numer ten można wpisać bezpośrednio w pole i nacisnąć klawisz TAB, można również skorzystać z ekranu wyszukiwania słownikowego, gdzie dostępne są dodatkowe kryteria wyszukiwania. Pacjent w tym polu wyszukujemy osobę, której dotyczy dokumentacja. Jeśli pacjent nie jest dostępny w słowniku, nie był wcześniej dodany w Systemie, należy dodać go poprzez funkcję Kartoteka pacjenta. Miejsce pobytu w tym polu wyszukujemy oddział, w którym przebywał pacjent. Jeśli pożądanej jednostki organizacyjnej nie ma na liście, należy zgłosić się do administratorów z prośbą o dodanie jednostki. Może się tak zdarzyć, że oddział, który chcemy wprowadzić nie występuje w obecnej strukturze szpitala, wtedy administrator powinien dodać do słownika (na potrzeby archiwum medycznego) jednostkę archiwalną. Data przyjęcia, data wypisu okres pobytu pacjenta w szpitalu. Dane dokumentacji należy wypełnić w analogiczny sposób, jak w przypadku dokumentacji innej niż historyczna. Numer dokumentacji -wyszukiwanie słownikowe: Na poniższym ekranie numer Księgi Głównej można wyszukać dodatkowo po danych pacjenta (ID/PESEL/Nazwisko). Po wyszukaniu, pojawia się lista zakończonych hospitalizacji, na której 10
widoczne są: numer księgi głównej, imię i nazwisko pacjenta (PESEL w nawiasie), data przyjęcia oraz data wypisu. Na liście nie są widoczne hospitalizacje, które zostały już zarchiwizowane. Rysunek 7 Ekran wyszukania numeru dokumentacji- kryteria: Pacjent, Nr Ks. Gł. Numer teczki- pole zostanie uzupełnione automatycznie po dodaniu dokumentacji do archiwum. Uwaga: Pole Numer teczki jest widoczne tylko wtedy, gdy system jest skonfigurowany do generowania numerów teczek. Numer teczki, podobnie jak numer Księgi Głównej, jest generowany w momencie przyjęcia pacjenta do szpitala. Numer teczki jest widoczny na ekranie danych pobytu pacjenta w module Oddział pod nazwą Nr dokumentacji (nie mylić z numerem dokumentacji w archiwum, gdzie numerem dokumentacji jest nr księgi głównej). Numer teczki identyfikuje zbiór dokumentacji pacjenta i zależnie od konfiguracji systemu, może zawierać dokumentacje z jednego lub więcej pobytów szpitalnych. Można powiedzieć, że numer teczki grupuje jeden lub więcej numerów Księgi Głównej. Po wyszukaniu numeru dokumentacji (numeru Księgi Głównej), użytkownik może dodać ją do teczki w tym celu zaznacza pole "Dodaj dokumentację do teczki". Numer teczki zostaje automatycznie uzupełniony numerem teczki wygenerowanym przez system podczas przyjmowania pacjenta do szpitala. Z tego powodu pole "Numer teczki" jest nieaktywne. W archiwach, które nie przechowują dokumentacji pobytów oddzielnie, lecz gromadzą je w teczkach pacjentów, można tak skonfigurować system, aby wymuszał dodawanie dokumentacji do teczki. Przy takiej konfiguracji pole "Dodaj dokumentację do teczki" nie występuje na powyższym formularzu, a pole "Nr teczki" jest zawsze automatycznie wypełniane po wyszukaniu numeru dokumentacji. Funkcję Archiwum medyczne można skonfigurować tak, aby była możliwość wypożyczania całych teczek lub pojedynczych dokumentacji. 11
Sekcja (2)-Dane pacjenta Po wybraniu odpowiedniej dokumentacji w polu Numer dokumentacji, ekran dodawania dokumentacji zostanie uzupełniony o dane pacjenta i dane jego pobytu. Rysunek 8 Dodawanie dokumentacji, typ "szpitalna" Sekcja (3)-Dane pobytu W sekcji prezentowane są dane pobytu pacjenta. Dane wyświetlane są automatycznie, po dodaniu dokumentacji pacjenta do archiwum. Sekcja (4) -Dane dokumentacji W sekcji znajdują się następujące pola: Stan dokumentacji - Jeśli dokumentacja jest kompletna, pole pozostaje puste, jeśli nie, należy wybrać spośród: niekompletna, wybrakowana, zagubiona, zniszczona Osoba dostarczająca osoba, która dostarcza dokumentację do archiwum 12
Uwagi uwagi odnośnie dodawanej dokumentacji Po zatwierdzeniu ekranu dodawania dokumentacji, możliwe jest dodanie kolejnej dokumentacji, lub zamknięcie ekranu. Ekran dodawania dokumentacji prezentuje dodaną pozycję (górna strzałka), oraz dane o wykonanej operacji (dodanie)-(dolna strzałka). Rysunek 9 Ekran Lista dokumentacji, widoczna dodana nowa dokumentacja 4.1.2. Dokumentacja szpitalna (oddziałowa) Dokumentacja szpitalna (oddziałowa) to typ dokumentacji dedykowany dla szpitali, w których niektóre oddziały prowadzą oddzielną dokumentację. Numer dokumentacji w tym przypadku jest generowany w momencie dodawania dokumentacji do archiwum. 4.1.3. Księga przyjęć (IP) oraz Karty informacyjne IP Księga przyjęć (IP) jest to Księga przyjęć i odmów prowadzona na Izbie Przyjęć. Dokumentacja ta jest wprowadzana, aby mieć w systemie informację o Księgach umieszczonych w archiwum. Podstawowa konfiguracja archiwum medycznego nie daje możliwości wypożyczania tego typu dokumentacji. 13
Rysunek 10 Dodawanie dokumentacji - Księga przyjęć (IP). Przykładowy wygląd ekranu Wygląd ekranu dodawania dokumentacji typu Księga przyjęć IP oraz Karty informacyjne IP wygląda analogicznie, jak ekran dodawania Księgi raportów lekarskich, przy czym w słowniku prefiksów zamiast listy oddziałów znajdują się pozycje takie jak: Internista Neurolog Chirurg Laryngolog Numer dokumentacji Pole jest nieaktywne: Numer dokumentacji jest generowany automatycznie po uzupełnieniu prefiksu oraz okresu, z jakiego pochodzi dokumentacja. Format numeru dokumentacji jest następujący: Prefiks/kolejny numer/rok w formacie RR/suffix, gdzie: o Prefiks oznacza kod specjalizacji. W izbie przyjęć może występować kilka rodzajów specjalizacji, np. Internista, chirurg, neurolog, laryngolog. Każda specjalizacja posiada swoją księgę przyjęć i odmów. W celu wygenerowania kolejnego numeru dokumentacji należy wybrać odpowiednią specjalizację. Jeśli na liście brakuje jakiejś specjalizacji, słownik można rozbudować z poziomu modułu administracyjnego o kolejny numer oznacza numer kolejnej księgi w danym roku i w ramach danej specjalizacji. o rok dwie ostatnie cyfry roku o suffix oznacza kod typu dokumentacji. o Informacja: Kod typu dokumentacji można zmienić z poziomu modułu administracyjnego. Należy go skonfigurować przed dodawaniem dokumentacji. Zmiana suffix-u spowoduje, że numery będą generowane od początku Podobnie będzie w przypadku zmiany kodu specjalizacji (prefiksu). Za okres od, do okres z którego pochodzi dokumentacja. Rok z daty końcowej, jest wykorzystywany do wygenerowania numeru dokumentacji. Pozostałe pola wypełniane są analogicznie, jak w przypadku dokumentacji szpitalnej. 14
4.1.4. Książka raportów lekarskich i pielęgniarskich Oddziałowa książka raportów lekarskich. Słownikiem prefiksów jest słownik oddziałów. Prefiksem jest kod wybranego oddziału. Rysunek 11 Dodawanie dokumentacji do archiwum, Książka raportów pielęgniarskich Ekrany dodawania księgi raportów lekarskich i pielęgniarskich wyglądają tak samo i działają na takiej samej zasadzie jak Księga przyjęć (IP)- patrz opis powyżej. 4.1.5. Dokumentacja z przychodni Ten typ dokumentacji pozwala archiwizować kartoteki pacjentów z poradni. Rysunek 12 Dodawanie dokumentacji do archiwum, typ Dokumentacja z przychodni 15
Na ekranie dodawania dokumentacji należy wybrać numer dokumentacji, która będzie archiwizowana. Numer ten jest tworzony w systemie podczas rejestracji w systemie pierwszej wizyty pacjenta. Po nadaniu, numer jest widoczny na ekranie danych wizyty. W zależności od konfiguracji systemu numer dokumentacji może być przydzielany pacjentowi: Raz na całe życie, lub nowy numer każdego roku, lub oddzielny numer dla różnych poradni. Numer dokumentacji powinien być zapisywany w kartotece pacjenta. W ekranie dodawania dokumentacji do archiwum, archiwizowaną dokumentację można wyszukać wprowadzając numer lub ID/Pesel/Nazwisko pacjenta. Wyszukiwanie po danych pacjenta jest dostępne na ekranie wywoływanym przyciskiem pomocy słownikowej. 4.1.6. Dokumentacja zbiorcza Typ dokumentacji zbiorczej utworzony został dla placówek medycznych, które przechowują całą dokumentację pacjenta w jednej teczce, a numerem teczki jest numer pacjenta w systemie CGM CLININET. Rysunek 13 Dokumentacja zbiorcza 16
Edycja dokumentacji zbiorczej pozwala na zanotowanie zmiany stanu dokumentacji oraz jej lokalizacji (odpowiedniego archiwum). Uwaga: Aby moduł Archiwum medycznego obsługiwał ten rodzaj dokumentacji, należy skonsultować się z administratorem firmy CGM w celu wykonania w systemie odpowiedniej konfiguracji. 4.1.7. Inna Typ dokumentacji Inna umożliwia dodawanie do Systemu dokumentacje dowolnego typu. Numer dokumentacji dla tego typu musi być wprowadzony ręcznie. Daty za okres od, do oznaczają okres, z którego pochodzi dokumentacja. Pozostałem pole są polami standardowymi dla każdego rodzaju dokumentacji. Rysunek 14 Dodawanie dokumentacji, typ "Inna" 4.2. Dodanie kolejnej dokumentacji Po wprowadzeniu danych dokumentacji i zatwierdzeniu ekranu, okienko dodawania nie jest zamykane. Formularz zostaje wyczyszczony, a numer dokumentacji staje się polem aktywnym. Okno jest gotowe do tego, aby dodać kolejną dokumentację. 4.3. Lista dokumentacji: Dołączanie plików dokumentów do archiwum Użytkownik ma możliwość dołączenia dokumentów powstałych poza systemem CGM CLININET do dokumentacji pacjenta istniejącej w archiwum medycznym. 17
Dokumenty takie jak: obrazy, pliki audio/video, dokumenty tekstowe, zapisywane są w kontekście pacjenta. Po wybraniu dokumentacji w oknie Lista dokumentacji, przycisk [Dodaj plik] otwiera ekran zarządzania dokumentacją. Dalszy proces dodania pliku z poziomu archiwum medycznego odbywa się analogicznie, jak w przypadku dodawania z poziomu danych pobytu pacjenta. 4.4. Usuwanie dokumentacji Przycisk Usuń (pod listą dokumentacji) służy do usuwania błędnie dodanych dokumentacji. Można usunąć tylko te dokumentacje, które nigdy nie były zamawiane lub wydawane. W przeciwnym razie system wyświetli odpowiedni komunikat. 4.4.1. Usuwanie dokumentacji-dokumentacja szpitalna Usuwanie dokumentacji szpitalnej zostało przewidziane dla przypadków, kiedy przez pomyłkę (na formularzu dodawania dokumentacji) wybrana została niewłaściwa hospitalizacja. Po usunięciu, hospitalizację będzie można zarchiwizować ponownie w przyszłości. 4.4.2. Usuwanie dokumentacji- Dokumentacja szpitalna historyczna Usuwanie tego typu dokumentacji, powinno odbywać się tylko wtedy, gdy przez pomyłkę nadany zostanie nieodpowiedni numer. Gdy zajdzie pomyłka w innych danych dokumentacji, zmiany można wprowadzić wykorzystując do tego funkcję edycji. 4.4.3. Usuwanie dokumentacji -Pozostałe typy dokumentacji W pozostałych przypadkach, podczas usuwania błędnie dodanej dokumentacji, zwalniany jest dodatkowo numer dokumentacji. Dzięki temu, numer ten będzie wykorzystany podczas dodawania kolejnej dokumentacji. W związku ze zwalnianiem numeru, podczas próby usuwania, sprawdzany jest dodatkowy warunek. System sprawdza, czy usuwana dokumentacja, jest ostatnio dodaną dokumentacją danego typu. Jeśli tak nie jest, system nie pozwoli usunąć. Takie podejście zapobiega powstawaniu dziur w numeracji. 4.4.4. Ewidencja kasacji dokumentów Aby wykonać kasację dokumentacji, należy zmienić stan dokumentacji na zniszczona. Stan dokumentacji można ustawić na formularzu edycyjnym dokumentacji. Kasacja zostanie omówiona na przykładzie dokumentacji szpitalnej, ale operację tę można wykonać dla każdego rodzaju dokumentacji. 18
Rysunek 15 Edycja dokumentacji: oznaczenie dokumentacji jako "Zniszczona" Po ustawieniu stanu dokumentacji na Zniszczona, na liście dokumentacji, w kolumnie status pojawi się status Zniszczona. Pozycja na liście będzie prezentowana szarą czcionką. Informacja o zniszczeniu pojawi się na panelu Moje ostatnie operacje. Rysunek 16 Dokumentacja oznaczona jako "zniszczona" (górna strzałka) i zniszczenie dokumentacji- sekcja "Moje ostatnie operacje"- (dolna strzałka) Ustawienie stanu dokumentacji na zagubiona, również spowoduje, że dokumentacja będzie prezentowana szarą czcionką. Jeśli kasacja została wykonana przez pomyłkę, istnieje możliwość anulowania tej operacji. W tym celu należy zmienić stan dokumentacji na inny dostępny status. Po anulowaniu zniszczenia, na panelu Moje ostatnie operacje, pojawi się informacja o Anulowaniu zniszczenia. 19
Uwagi Na ekranie Wydaj/Zamów, dokumentacje zniszczone/zagubione również prezentują się szarą czcionką. Nie ma możliwości wydania tych dokumentacji. Nie ma możliwości zniszczenia dokumentacji zamówionej/wydanej. Przy próbie pojawi się odpowiedni komunikat. Podobnie nie można zmienić stanu na Zagubiona. Nie ma możliwości ustawienia stanu Zniszczona dla nowo dodawanej dokumentacji. Przy próbie pojawi się odpowiedni komunikat. Nie ma możliwości modyfikacji danych dla dokumentacji zniszczonej. Aby tego dokonać, należy najpierw anulować zniszczenie (zmienić stan Zniszczona na inny) 20
5. Zamówienia Lokalizacja: Oddział Archiwum medyczne Zamówienia Rysunek 17 Ekran "Zamówienia" Ekran zamówień składa się z następujących sekcji: Kryterium wyszukiwania, lista zamówień, Moje ostatnie operacje. 5.1.1. Ekran Zamówienia- sekcja Kryterium wyszukiwania Kryteria wyszukiwania pozwalają ograniczyć listę zamówień. Zamówienia na dzień pole pozwala ograniczyć zamówienia do wybranego dnia. Wybrany dzień odnosi się do planowanej lub rzeczywistej daty przyjęcia do szpitala lub poradni. Zamówienia z oddział, poradnia opcje pozwalają ograniczyć listę zamówień tylko do poradni lub tylko do oddziału. Priorytet Tylko cito Zaznaczenie opcji ogranicza listę zamówień tylko do zamówień z priorytetem "Pilny". Priorytet "Pilny" posiadają zamówienia utworzone w dniu bieżącym. Jednostka org. - Pole pozwala wyświetlić zamówienia z wybranej jednostki organizacyjnej. Lekarz - Pole pozwala wyświetlić zamówienia złożone przez wybranego lekarza. Zamawiający Pole pozwala ograniczyć zamówienia na podstawie kodu lub nazwy podmiotu zamawiającego (np. jednostki). Odświeżanie automatyczne Zaznaczenie opcji uruchamia automatyczne odświeżanie listy zamówień. Lista jest wtedy odświeżana- w zależności od konfiguracji systemu, co 2 lub co 5 minut. 21
5.1.2. Ekran Zamówienia- sekcja Lista zamówień Na liście zamówień widoczne są następujące dane: Numer dokumentacji Numer dokumentacji pacjenta poprzedzony kodem lokalizacji. Pacjent Imię, Nazwisko i PESEL pacjenta Data przyjęcia planowana lub rzeczywista data przyjęcia pacjenta na oddział lub do poradni. Zamawiający kod jednostki zamawiającej lub kod lekarza i jednostki w przypadku zamówienia złożonego ręcznie przez lekarza. Po najechaniu myszą na kod jednostki/lekarza można zobaczyć pełną nazwę jednostki lub imię, nazwisko lekarza. Status W kolumnie status widoczne jest aktualnie zapisane w systemie miejsce dokumentacji. Przykładowe statusy: W archiwum (KOD) oznacza, że dokumentacja jest w archiwum. W nawiasie podany jest kod archiwum. Dokumentacja może np. znajdować się w archiwum bieżącym lub archiwum zakładowym. Po najechaniu myszą można zobaczyć pełną nazwę archiwum. W obiegu (CHIR) oznacza, że dokumentacja jest w jednostce o kodzie CHIR. Po najechaniu myszą można zobaczyć pełną nazwę archiwum. BRAK oznacza że dokumentacja nie została jeszcze utworzona. Zamówienie z tym statusem prezentuje się w kolorze szarym. Nie ma możliwości wydania tej dokumentacji, dopóki nie zostanie ona utworzona poprzez odnośnik "Dodaj. Dok" w kolumnie Akcja. Wypożyczona gdy dokumentacja została wypożyczona poza szpital (lekarzowi do domu, pacjentowi, osobie upoważnionej, instytucji) Wypożyczona (Pacjent) gdy wypożyczono pacjentowi Wypożyczona (Imię i nazwisko osoby upoważnionej) gdy wypożyczono osobie upoważnionej Wypożyczona (imię i nazwisko lekarza) gdy wypożyczono lekarzowi do domu Wypożyczona (instytucja) gdy wypożyczono instytucji (KRUS, ZUS, Prokuratura, inne) Priorytet Priorytet zamówienia pilny lub rutynowy. Priorytet "Pilny" posiadają zamówienia utworzone w dniu bieżącym. Akcja W kolumnie pojawia się odnośnik "dodaj dok." lub "edytuj zam.". Pierwszy link otwiera okno dodawania dokumentacji. Drugi pozwala zmodyfikować parametry zamówienia (np. jednostkę zamawiającą). Lista zamówień posortowana jest domyślnie po dacie przyjęcia. Zamówienia z najwcześniejszą datą widoczne są na początku listy. 22
5.1.3. Ekran Zamówienia- sekcja Moje ostatnie operacje W sekcji tej prezentowane są wszystkie zapisane w systemie działania zalogowanego użytkownika. 5.2. Ekran Zamówienia. Dodawanie nowej dokumentacji Dla pacjentów, którzy w danej lokalizacji korzystają ze świadczeń po raz pierwszy, należy utworzyć dokumentację. Aby utworzyć dokumentację należy wybrać odnośnik "dodaj dok." w kolumnie Akcja. Rysunek 18 Ekran dodawania nowej dokumentacji System otworzy okno dodawania dokumentacji. 23
Rysunek 19 Dodawanie dokumentacji Aby dodać dokumentację należy wybrać lokalizację (np. archiwum bieżące), wydrukować etykietę oraz dane podstawowe i zatwierdzić formularz. Informacja: Odnośniki do wydrukowania etykiety i danych podstawowych są dostępne również po zatwierdzeniu dodania dokumentacji- w ekranie Zamówień, pod listą zamówień. Aby wydrukować dokumenty z tego miejsca, należy najpierw zaznaczyć wybraną dokumentację. Po zatwierdzeniu formularza dodania dokumentacji, lista zamówień zostaje odświeżona. Dane pojawiają się również w dolnej sekcji ekranu- Moje ostatnie operacje. 5.3. Ekran Zamówienia. Edycja zamówienia Edycja zamówienia jest możliwa do wykonania w ekranie Zamówienia- po wprowadzeniu kryteriów i wyszukaniu danych w tym ekranie. Edycję umożliwia odnośnik "edytuj zam." w kolumnie Akcja. System otworzy okno edycji zamówienia. Po zatwierdzeniu formularza, lista zamówień zostaje odświeżona. 24
Rysunek 20 Ekran edycji zamówienia 5.4. Ekran Zamówienia. Drukowanie listy zamówień Aby wydrukować listę zamówień, należy wybrać przycisk "Lista zamówień PDF", który znajduje się pod listą zamówień. Rysunek 21 Wydruk listy zamówień 25
5.5. Ekran Zamówienia. Wydawanie zamówionej dokumentacji Wydanie dokumentacji może zostać zrealizowane w ekranie Zamówienia na trzy sposoby: 1. Zaznaczenie dokumentacji na liście zamówień i użycie przycisku [Wydaj] 2. Wpisanie numeru dokumentacji w pole Numer dokumentacji i użycie przycisku [Wydaj] 3. Ustawienie kursora w polu Numer dokumentacji i zeskanowanie kodu kreskowego z teczki Po wydaniu dokumentacji, na liście "Moje ostatnie operacje", pojawia się potwierdzenie wydania. Lista zamówień zostaje odświeżona. 6. Przyjęcie. Przyjęcie dokumentacji do archiwum Lokalizacja: Archiwum medyczne Przyjęcie Funkcja ta realizuje scenariusze: zwrot dokumentacji z gabinetu/oddziału przeniesienie dokumentacji z innego archiwum Rysunek 22 Ekran "Przyjęcie" Aby przyjąć dokumentacje, należy najpierw dodać je do listy wybranych dokumentacji. Można to zrobić poprzez zeskanowanie kodu kreskowego lub zwykłe wyszukiwanie z wykorzystaniem dostępnych kryteriów. Po wciśnięciu przycisku "Przyjmij" otworzone zostanie poniższe okno. 26
Rysunek 23 Przyjęcie dokumentacji do archiwum- funkcja "Przyjmij" W ekranie Przyjęcie znajdują się pola: Data przyjęcia- domyślnie prezentowana jest bieżąca data o godzina Osoba zwracająca dokumentację- pole jest widoczne jedynie w przypadku, gdy dokumentacja była wypożyczona lekarzowi, oraz gdy dokumentacja jest dostarczana pojedyńczo. W innych przypadkach pole to nie jest widoczne w ekranie Stan dokumentacji Lokalizacja- archiwum, do którego dokumentacja jest przyjmowana Uwagi W kolumnie Status widoczne jest aktualnie zapisane w systemie miejsce przechowywania dokumentacji. Z poziomu funkcji "Archiwum medyczne" archiwista widzi szczegółowe informacje o lokalizacji dokumentacji, niż jest to widoczne z poziomu funkcji przyjęcia dokumentacji na oddział czy funkcji wydania dokumentacji z kartoteki pacjenta. Z poziomu archiwum medycznego widoczne są również szczegółowe informacje o wypożyczeniu. Przykładowe statusy: W archiwum (NIELECZ) oznacza, że dokumentacja jest w archiwum chorych nieleczonych W obiegu (CHIR) oznacza, że dokumentacja jest na oddziale chirurgii. W obiegu oznacza, że dokumentacja znajduje się w obrębie placówki medycznej, ale nie jest określone jej miejsce w systemie. Prawdopodobnie nie odnotowano wcześniej przyjęcia do jednostki lub do archiwum. Wypożyczona (Pacjent) gdy wypożyczono pacjentowi 27
Wypożyczona (Imię i nazwisko osoby upoważnionej) gdy wypożyczono osobie upoważnionej Wypożyczona (imię i nazwisko lekarza) gdy wypożyczono lekarzowi do domu Wypożyczona (instytucja) gdy wypożyczono instytucji (KRUS, ZUS, Prokuratura, inne) 7. Wydaj/Zamów. Zamawianie dokumentacji Wydaj/zamów to funkcja przeznaczona dla pracownika archiwum, która to pozwala na wydanie dokumentacji do jednostki wewnętrznej lub wypożyczenie dokumentacji na zewnątrz. (Jeżeli proces obiegu dokumentacji zakłada odnotowywanie przyjęcia dokumentacji do gabinetu/oddziału przez personel medyczny, pracownik archiwum medycznego nie powinien realizować wydania do jednostek wewnętrznych. Stosowany jest wówczas alternatywny obieg dokumentacji. Jego opis znajduje się w niniejszym dokumencie). Niezależnie od przyjętej formy obiegu wewnętrznego dokumentacji, pracownik archiwum może wypożyczać dokumentację na zewnątrz (np. lekarzowi, pacjentowi, osobie upoważnionej czy instytucji). Informacja: Dokumentacje, które odróżniają się kolorem szarym, są to dokumentacje wydane poza archiwum, lub oznaczone jako zniszczone czy zagubione. Dokumentacje te nie mogą zostać wydane. Przed wydaniem dokumentacji, należy wykonać przyjęcie jej do archiwum. 28
Rysunek 24 Ekran Wydaj/Zamów 7.1. Zamówienia z poziomu Archiwum medycznego Wyszukanie dokumentacji umożliwia sekcja kryteriów. Przycisk [Pokaż] powoduje, że w sekcji Lista dokumentacji prezentowane są wyniki wyszukiwania. Rysunek 25 Lista wyszukanych dokumentów Po wyszukaniu dokumentacji należy wybrać ją do zamówienia. Do zaznaczenia służy pole przy każdym z dokumentów. Możliwe jest również zaznaczenie wszystkich wyszukanych pozycji, po zaznaczeniu pola w nagłówku listy dokumentacji. Przycisk [Dodaj]-pole (3) uzupełnia listę wybranych dokumentacji (4). 29
Rysunek 26 Wybranie dokumentów do zamówienia. 1- Kryterium wyszukiwania, 2-lista wyszukanych dokumentów, 3-przycisk dodawania do wybranych do zamówienia, 4- utworzona lista zamówień Kolejnym etapem w procesie zamawiania dokumentacji jest doprecyzowanie zamówienia. Służy do tego ekran zamówienia, otwierany przyciskiem [Zamów]. Przycisk ten znajduje się w dolnej części ekranu. Rysunek 27 Ekran doprecyzowania zamówienia Po zatwierdzeniu zamówienia, dokumentacja jest blokowana, aby nie można było złożyć na nią kolejnego zamówienia do czasu zwrotu do archiwum. (Przy próbie zapisu zamówienia na taką dokumentację, system wyświetli komunikat dla użytkownika). 30
Status dokumentacji zmienia się z Dostępna na Zamówiona. Oprócz tworzenia zamówień, z tego miejsca można również realizować bezpośrednie wydania dokumentacji (bez zamówienia). Wykonując zamówienie z poziomu Archiwum medycznego, na ekranie zamówienia, można dodatkowo wskazać podmiot zamawiający. Domyślnie podmiot zamawiający ustawiony jest na Lekarz. Wydrukuj rewers- zaznaczenie tego pola przed zatwierdzeniem ekranu umożliwia wydruk rewersu. Informacja: rewers można wydrukować również z poziomu innych ekranów aplikacji: z poziomu formularza dokumentacji zamówionych (ekran Zamówione- przycisk [Wydrukuj rewers]. Zatwierdzenie zamówienia Po zatwierdzeniu zamówienia nie pojawia się okienko potwierdzające, tak jak w przypadku tworzenia zamówienia z poziomu danych pobytu. Nie jest to konieczne, ponieważ informacje o wykonanym zamówieniu będą widoczne po przełączeniu w widok Moje operacje. Tam będzie widoczna data zamówienia, numery zamówionych dokumentacji, podmiot zamawiający oraz numer zamówienia. Wydanie bez zamówienia (Wydaj) Obok przycisku Zamów, widoczny jest przycisk Wydaj. Służy on do bezpośredniego wydania wybranych dokumentacji, bez wcześniejszego zamawiania. Ten przycisk jest niedostępny na Formularzu tworzenia zamówień, po wejściu z poziomu danych pobytu. Wydawanie dokumentacji mogą wykonywać tylko pracownicy Archiwum. 8. Wydane Przycisk [Wydane] prezentuje listę wydanych dokumentacji. Z poziomu tego ekranu możliwe jest wykonanie czynności takich jak: Wyszukanie listy dokumentów według kryteriów Przeglądanie pozycji poszczególnych wydań przycisk [Pokaż pozycje wydania] Edycja wydania- przycisk [Edytuj wydanie] Wydruk protokołu wydania- przycisk [Wydrukuj protokół wydania] 31
Rysunek 28 Przycisk i ekran "Wydane" Wyszukanie dokumentacji wg kryteriów odbywa się w sposób analogiczny, jak w przypadku ekranów opisanych dotychczas. Wydruk protokołu wydania odbywa się na podobnej zasadzie, jak w przypadku zamówienia dokumentacji z poziomu danych pobytu pacjenta (patrz rozdział o tym tytule). 9. Zamówione Ekran Zamówione umożliwia przeglądanie listy zamówień dokumentacji, oraz zapisanie następujących akcji: Edycja zamówienia- przycisk [Edytuj zamówienie] Wydanie zamówionego dokumentu- przycisk [Wydaj] Anulowanie zamówienia- przycisk [Anuluj pozycje] Wydruk rewersu/protokołu wydania- przycisk [Wydrukuj rewers] Na formularzu można wyróżnić trzy sekcje: Kryteria wyszukiwania, Lista wyszukanych zamówień oraz Lista dokumentacji, na której pojawiają się pozycje wybranego zamówienia. Podobnie jak to ma miejsce na wcześniej opisanych ekranach, również tutaj można przełączyć dolną sekcję formularza na widok Moje operacje. 32
Rysunek 29 Ekran "Zamówione"- edycja zamówienia W ekranie znajdują się następujące sekcje: Kryteria wyszukiwania-sekcja zawiera pola kryteriów Lista zamówień-na liście zamówień pojawiają się wyszukane zamówienia. W kolejnych kolumnach widoczne są: Nr zamówienia, Data zamówienia, Zamawiający oraz uwagi wprowadzone podczas zamówienia. W kolumnie Zamawiający prezentowany, w zależności od podmiotu zamawiającego, będą prezentowane informacje: Lekarz tytuł imię nazwisko (kod jednostki org.) Pacjent imię nazwisko (PESEL) Osoba upoważniona imię nazwisko (adres) Instytucja nazwa instytucji (adres) Aby zobaczyć pozycje zamówienia, należy zaznaczyć zamówienie na liście zamówień i kliknąć przycisk [Pokaż pozycje zamówienia], można też kliknąć dwukrotnie w zamówienie. Jeśli podczas wyszukiwania zostanie odnalezione tylko jedno zamówienie, pozycje zamówienia od razu pokażą się na liście zamówionych dokumentacji. Pozycje zamówienia (Lista dokumentacji)-na liście zamówionych pozycji, oprócz podstawowych danych dokumentacji, takich jak: Numer dokumentacji, Typ dokumentacji, Nazwisko pacjenta i numer PESEL, widoczny jest również status pozycji zamówienia. Możliwe statusy to: Zamówiona (Kopia), Zamówiona (Oryginał), Anulowana. 33
Edycja zamówienia Aby edytować dane zamówienia, należy zaznaczyć zamówienie na liście zamówień a następnie kliknąć przycisk [Edytuj zamówienie]. Po tej operacji pojawi się okno edycyjne zamówienia. Okno edycyjne zamówienia, jest tym samym oknem, które wykorzystywane jest do wprowadzania danych zamówienia. Z tą różnicą, że podczas edycji zablokowana jest zmiana podmiotu zamawiającego. Pozostałe dane zamówienia można zmienić. Anulowanie pozycji zamówienia (Anuluj pozycje) Aby zrezygnować z niektórych pozycji zamówienia, na liście dokumentacji należy zaznaczyć wybrane pozycje i kliknąć przycisk [Anuluj pozycje]. Pojawi się okno anulowania pozycji zamówienia. Na formularzu widoczne są wybrane wcześniej pozycje. Przed zatwierdzeniem można podać powód anulowania. Po anulowania pozycji, lista pozycji zamówienia zostanie odświeżona, anulowane pozycje będą prezentowane szarą czcionką. Na liście pozycji, po anulowaniu, status zmienia się na Anulowana. Wydawanie z zamówienia (Wydaj) Z poziomu formularza zamówień możliwe jest wykonanie wydanie z zamówienia. Służy do tego przycisk [Wydaj]. Szczegółowy opis korzystania z funkcji wydawania dokumentacji znajduje się w dalszym rozdziale. 9.1. Zamówienie z poziomu danych pobytu pacjenta Dane pobytu Zamów dokumentację Z poziomu danych pobytu pacjenta istnieje możliwość ręcznego zamawiania dokumentacji, np. przez lekarzy. 34
Rysunek 30 Ekran danych pacjentów, funkcja "Zamów dokumentację" Po uruchomieniu funkcji, automatycznie jest wyszukiwana dokumentacja pacjenta. Przy pomocy kryteriów wyszukiwania można wyszukać również dokumentacje innych pacjentów. Dodanie wybranej (wybranych) dokumentacji do listy i użycie przycisku [Zamów] powoduje otworzenie okna zamawiania dokumentacji: Rysunek 31 Zamawianie z poziomu danych pobytu pacjenta Prezentowane dane: Lekarz- domyślnie prezentowane są dane osoby zalogowanej, jednostka organizacyjna- domyślnie jednostka pobytu pacjenta. Po uzupełnieniu danych, należy potwierdzić zamówienie przyciskiem [Zatwierdź]. Po zatwierdzeniu zamówienia nadawany jest numer zamówienia. System wyświetla komunikat dla użytkownika, z podaniem przydzielonego numeru zamówienia. 35
Informacja: Warunkiem korzystania z funkcji zamawiania dokumentacji z poziomu ekranu Danych pobytu jest posiadanie uprawnienia (-10255) - Zamów dokumentację. Aby system mógł tworzyć automatycznie zamówienia na dokumentację, jednostki do których tworzone są zamówienia (np. oddział, sala, poradnia, gabinet, IP), muszą mieć określoną lokalizację. Sposób konfiguracji został opisany w rozdziale Przyporządkowanie jednostki organizacyjnej do lokalizacji. Rewers do zamówienia Jeśli w oknie zamówienia zaznaczone było pole Wydrukuj rewers, to po zatwierdzeniu formularza zamówienia zostanie wydrukowany dokument Rewers/Protokół wydania. Rysunek 32 Rewers/ Protokół wydania 36
10. Wydruki Ekran zawiera listę wszystkich wydruków dotyczących archiwum medycznego. Rysunek 33 Wydruki modułu Archiwum medyczne Dokument wybiera się, klikając na jego ikonkę, lub wyszukując go w słowniku (w polu Kod wydruku ). Wydruki można przeglądać (wybierając opcję Drukuj na: Podgląd ), lub drukować na drukarce wybranej z listy w polu Drukuj na:. Ustawienie w polu Ilość pozwala na wielokrotny wydruk dokumentu. 37
11. Automatyczne tworzenie zamówień na dokumentację Moduł Archiwum medyczne posiada funkcję automatycznego generowania zamówień na dokumentację. Funkcja ta korzysta z innej funkcji systemu CGM CLININET, jakimi są Grafiki oddziałowe. Włączenie tej funkcji odbywa się po wcześniejszym kontakcie z opiekunem sprzedaży firmy CGM. Po wykonaniu niżej wymienionych akcji, system automatycznie utworzy, zmodyfikuje lub anuluje zamówienie na dokumentację: zaplanowanie hospitalizacji Oddział Grafiki oddziałowe anulowanie planowanej hospitalizacji Oddział Grafiki oddziałowe zmiana terminu lub jednostki dla planowanej hospitalizacji Oddział Grafiki oddziałowe rezerwacja wizyty Recepcja Rezerwacja/Rejestracja Rezerwacja zmiana terminu lub gabinetu dla zarezerwowanej wizyty Recepcja Rezerwacja/Rejestracja Przeplanowanie anulowanie rezerwacji wizyty Recepcja Rezerwacja/Rejestracja Anuluj wizytę rejestracja wizyty Recepcja Rezerwacja/Rejestracja Szybka rejestracja anulowanie rejestracji wizyty Recepcja Rezerwacja/Rejestracja Anuluj wizytę przyjęcie na oddział bez planowania Oddział Przyjęcie wybranie pacjenta Przyjęcie na Oddział anulowanie przyjęcia na oddział Oddział Dane pobytu Ruch chorych Anulowanie przyjęcia na oddział Utworzone zamówienie trafia do odpowiedniej lokalizacji (w zależności od lokalizacji jednostki wizyty lub hospitalizacji). 38
11.1. Automatyczne tworzenie zamówienia na dokumentację podczas przyjęcia pacjenta na Izbę Przyjęć W sytuacji, gdy pacjent jest przyjmowany na Izbę Przyjęć bez wcześniejszego planowania w systemie, zamówienie na dokumentację jest tworzone podczas tego przyjęcia. 12. Przekazywanie dokumentacji pomiędzy jednostkami W przypadku hospitalizacji planowej, dokumentacja wydawana jest z archiwum na Izbę Przyjęć. Pacjent z Izby przyjęć trafia na oddział. Aby odnotować przeniesienie dokumentacji z Izby Przyjęć na oddział, na ekranie przyjęcia pacjenta na oddział należy zaznaczyć opcję "Przeniesienie dokumentacji". Uwaga: Aby opcja była widoczna, użytkownik musi mieć uprawnienie "Przeniesienie dokumentacji (- 10119)". Rysunek 34 Pole "Przeniesienie dokumentacji" Jeśli opcja nie zostanie zaznaczona, przy zatwierdzeniu formularza, system wyświetli pytanie: Rysunek 35 Komunikat Jeśli mimo wszystko użytkownik nie odnotuje przeniesienia, można wykonać to w późniejszym czasie, poprzez funkcję Ruch chorych Przekazanie dokumentacji. Analogicznie jak w przypadku ekranu przyjęcia na oddział, również w tym ekranie dostępność przycisku warunkuje uprawnienie "Przeniesienie dokumentacji (-10119)". 39
System podobnie realizuje przekazywanie dokumentacji między oddziałami. Anulowanie przyjęcia na oddział przywraca dokumentację do Izby Przyjęć. 13. Przeniesienie nieużywanej dokumentacji do Archiwum zakładowego Dokumentacje pacjentów, które np. przez ostatnie dwa lata nie były nigdzie wydawane, powinny trafić do archiwum zakładowego. W wydrukach (archiwum medyczne wydruki), dostępny jest raport pacjentów nieleczonych. Przeniesienie dokumentacji do archiwum zakładowego należy realizować poprzez funkcję Archiwum medyczne Przyjęcie. 14. Obieg kopii dokumentacji Po wydaniu oryginału dokumentacji na zewnątrz (wydanie instytucji, osobie upoważnionej, pacjentowi, lekarzowi do domu), w archiwum medycznym powinna pozostać kopia dokumentacji. Do czasu powrotu oryginału, w obiegu pozostaje kopia dokumentacji. Aby umożliwić oraz obieg kopi dokumentacji, należy wykonać poniższą konfigurację: Włączyć opcję Kopia dokumentacji w obiegu : Administracja Konfiguracja aplikacji opcje aplikacji Archiwum medyczne Kopia dokumentacji w obiegu Opcja dotyczy dokumentacji zbiorczej. Po włączeniu opcji: Utworzenie kopi dokumentacji sprawia, że zamówienia będą tworzone na kopię dokumentacji. Dotyczy to zamówień tworzonych automatycznie przez system jak i zamówień tworzonych ręcznie poza archiwum medycznym. Na formularzu zamawiania dokumentacji z poziomu danych pobytu, widoczna będzie tylko kopia dokumentacji. Jeżeli istnieje kopia dokumentacji, numer dok. oraz jej status prezentowane w systemie (np. na ekranie danych pobytu) odnoszą się do kopi dokumentacji. System blokuje wydanie oryginału na zewnątrz gdy nie została utworzona kopia. Po usunięciu kopi dokumentacji, zamówienia na kopie są anulowane a w ich miejsce tworzone są zamówienia na oryginał Nadać użytkownikom uprawnienie Tworzenie kopi dokumentacji(-10381). 14.1. Tworzenie kopii dokumentacji zbiorczej Archiwum medyczne lista dokumentacji utwórz kopię Aby utworzyć kopię dokumentacji, należy zaznaczyć dokumentację na liście i wybrać utwórz kopię. 40
Rysunek 36 Lista dokumentacji, przycisk [Utwórz kopię] System otworzy poniższe okno tworzenia kopii dokumentacji: Rysunek 37 Okno tworzenia kopii dokumentacji W przypadku kopii dokumentacji, do numeru dokumentacji po identyfikatorze pacjenta dodawana jest litera K np. BYD/12191/K. Z kolei na wydruku etykiety będzie prezentowany numer 12191/K. W dolnej części okna kopiowania dokumentacji dostępny jest odnośnik do wydrukowania etykiety dla kopi dokumentacji ( Drukuj etykietę ). Etykietę można również wydrukować z poziomu listy dokumentacji (przycisk Drukuj). 41
Po zatwierdzeniu ekranu kopiowania, utworzona zostaje kopia dokumentacji, która jest widoczna na liście dokumentacji. 14.2. Zamawianie kopii dokumentacji Zamawianie automatyczne -Jeśli dla dokumentacji istnieje kopia, system tworząc zamówienie na dokumentacje, utworzy zamówienie na kopię. Zamawianie ręczne- (Dane pobytu Zamów dokumentację).jeśli dla dokumentacji istnieje kopia, na liście dokumentacji do zamówienia, wyszukana zostanie kopia dokumentacji. Nie będzie możliwości zamówienia oryginału. Wydawanie oryginału na zewnątrz wydanie zewnętrzne - wydanie instytucji, osobie upoważnionej, pacjentowi, lekarzowi do domu itp. Wydanie wewnętrzne - wydanie do jednostki org., wydanie lekarzowi do jednostki org. Przy próbie wydania dokumentacji na zewnątrz, bez wcześniejszego utworzenia kopii, system zablokuje wydanie. Jednocześnie wyświetlona zostanie informacja o konieczności utworzenia kopii. 14.3. Usunięcie kopii dokumentacji Przy zwrocie oryginału dokumentacji do archiwum należy usunąć utworzoną wcześniej kopię dokumentacji. Należy wykonać to w następującej lokalizacji: Archiwum medyczne lista dokumentacji wybór kopii Usuń. Po usunięciu kopii, system ponownie będzie tworzył zamówienia na oryginał. Informacja: Jeżeli w czasie od utworzenia kopii do zwrotu oryginału zostały utworzone zamówienia na kopie, i zamówienia te jeszcze nie zostały zrealizowane, po usunięciu kopii system anuluje zamówienia na kopię a w ich miejsce utworzy zamówienia na oryginał dokumentacji. Informacje o dokumentacji w systemie Jeżeli istnieje kopia dokumentacji, numer dok. oraz jej status prezentowane w systemie odnoszą się do kopii dokumentacji. Dane te są widoczne (np. na ekranie danych pobytu). 42
Rysunek 38 Informacje o dokumentacji w oknie danych pobytu pacjenta 14.3.1. Konfiguracja funkcji obsługującej kopie dokumentacji Należy włączyć opcję Kopia dokumentacji w obiegu Administracja Konfiguracja aplikacji opcje aplikacji Archiwum medyczne Kopia dokumentacji w obiegu Opcja dotyczy dokumentacji zbiorczej. Po włączeniu opcji: Utworzenie kopii dokumentacji sprawia, że zamówienia będą tworzone na kopię dokumentacji. Dotyczy to zamówień tworzonych automatycznie przez system jak i zamówień tworzonych ręcznie poza archiwum medycznym. Na formularzu zamawiania dokumentacji z poziomu danych pobytu, widoczna będzie tylko kopia dokumentacji. Jeżeli istnieje kopia dokumentacji, numer dok. oraz jej status prezentowane w systemie (np. na ekranie danych pobytu) odnoszą się do kopi dokumentacji. System blokuje wydanie oryginału na zewnątrz gdy nie została utworzona kopia. Po usunięciu kopi dokumentacji, zamówienia na kopie są anulowane a w ich miejsce tworzone są zamówienia na oryginał Włączyć użytkownikom uprawnienie Tworzenie kopii dokumentacji(-10381) 15. Obsługa teczek Jeśli w systemie włączone jest generowanie numeru dokumentacji szpitalnej, wówczas będzie włączona obsługa teczek. Numer dokumentacji szpitalnej jest jednocześnie numerem teczki. Ponadto, jeśli włączona jest specjalna opcja konfiguracyjna, to podczas przyjmowania dokumentu do archiwum system wymusi dodanie jej do teczki. Niewłączenie opcji powoduje, że dodanie dokumentu do teczki będzie opcjonalne. Standardowo generowanie numeru dokumentacji szpitalnej odbywa się w momencie przyjęcia do szpitala. 43
W jednostkach, w których oddziały oddzielnie archiwizują dokumentację z pobytów, nowy numer dokumentacji będzie wygenerowany w momencie przyjęcia do archiwum. Będzie to typ dokumentacji Dokumentacja szpitalna (oddziałowa). W takiej konfiguracji każdy pobyt pacjenta na oddziale może być archiwizowany niezależnie od hospitalizacji. Dokumentację archiwizuje się, wskazując poszczególne pobyty pacjenta na oddziale. 44
16. Zamawianie dokumentacji przez lekarza Lokalizacja: Dane pobytu Zamów dokumentację Z poziomu danych pobytu pacjenta istnieje możliwość ręcznego zamawiania dokumentacji przez lekarzy. Rysunek 39 Dane pobytu- zamów dokumentację Po uruchomieniu funkcji, automatycznie jest wyszukiwana dokumentacja pacjenta. Przy pomocy kryteriów wyszukiwania można wyszukać również dokumentacje innych pacjentów. 45
Rysunek 40 Dane zamówienia Lekarz- domyślnie prezentowane są dane osoby zalogowanej, jednostka organizacyjna- domyślnie jednostka pobytu pacjenta. Po uzupełnieniu danych, należy potwierdzić zamówienie przyciskiem [Zatwierdź]. Po wybraniu dokumentacji do zamówienia, należy wcisnąć przycisk [Dodaj]. Wyszukanie można przeprowadzić dla kolejnej dokumentacji. Po wybraniu wszystkich dokumentacji do zamówienia należy zatwierdzić zamówienie przyciskiem [Zamów]. Dane o zamówieniu zostaną zapisane. Zostanie wyświetlone okno z komunikatem o przydzielonym numerze zamówienia. 46
17. Konfiguracja modułu Archiwum medyczne 17.1. Obsługa niezależnych archiwów Jeśli placówka medyczna posiada więcej niż jedno archiwum i każde z archiwów, archiwizuje dokumentacje tego samego typu niezależnie od pozostałych (np. posiada niezależną numerację dokumentów), można wtedy skonfigurować system do obsługi niezależnych archiwów. Po odpowiedniej konfiguracji, w menu głównym modułu archiwum medycznego widoczna jest lista wyboru, gdzie należy wybrać odpowiednie archiwum. Dopiero po wybraniu archiwum, system pozwoli na korzystanie z dostępnych funkcji. Uruchomienie dodatkowych archiwów ma obecnie sens tylko dla dokumentacji typu: Dokumentacja szpitalna (oddziałowa). Po wykonaniu odpowiedniej konfiguracji, dokumentacje tego typu będą dodawane w kontekście wybranego archiwum. Do numeru dokumentacji będzie dodawany prefiks oznaczający wybrane archiwum (przykładowy numer A1/3/2010). Dzięki temu zabiegowi, każde z archiwów będzie mogło prowadzić niezależną numerację dla tego typu dokumentacji. Ponadto, po wybraniu archiwum, użytkownik będzie miał dostęp jedynie do dokumentacji dodanych w kontekście wybranego archiwum. Dokumentacje pozostałych typów są widoczne w każdym archiwum, niezależnie od tego z poziomu, którego archiwum były dodawane. 17.2. Konfiguracja ekranu Rysunek 41 Konfiguracja listy Ikonka klucza otwiera ekran ustawień widoku listy. W ekranie tym użytkownik może włączyć lub wyłączyć widok poszczególnych kolumn, oraz zmienić sposób prezentowania ekranu (opcja Przewijany lub Stronicowany ). Zapisane ustawienia będą zapamiętane dla danego użytkownika. 47
Powrót do widoku domyślnego umożliwia wybranie opcji Przywróć domyślne ustawienia. 17.3. Uprawnienia Warunkiem dostępu do modułu Archiwum medyczne jest posiadanie przez użytkownika następujących uprawnień, nadawanych w module Administracja: (-5101) nowe Archiwum medyczne (-10353) - Przyjęcie (-50254) - Wydruki (-50253) Wydane (-50252) Zamówione (-50251) Wydaj/Zamów (-10250)- Lista dokumentacji o (-10381) - Tworzenie kopii dokumentacji (5596) Wydruk etykiety dokumentacji zbiorczej (5622) Wydruk danych podstawowych dokumentacji zbiorczej Uprawnienia do poszczególnych wydruków znajdują się w gałęzi (-50254) Wydruki. Należy wybrać odpowiednie uprawnienie, aby mieć dostęp do danego wydruku. 17.4. Opcje aplikacji W module Administracja możliwe jest włączenie opcji Uniemożliwienie edycji nr księgi oddziałowej. Włączenie opcji spowoduje, że użytkownicy nie będą mieli możliwości edytowania numeru księgi oddziałowej (ekran Ruch chorych edycja pobytu). Oddziały prowadzące osobną dokumentację dla każdego pobytu Opcja dotyczy typu dokumentacji Dokumentacja szpitalna (oddziałowa). Opcja ta pozwala określić oddziały, które prowadzą oddzielną dokumentację dla każdego pobytu pacjenta na oddziale, (nawet w ramach jednej hospitalizacji). Listę oddziałów należy określić, wprowadzając ich identyfikatory, oddzielone przecinkami. Po zaznaczeniu pobytu na ekranie dodawania dokumentacji w archiwum medycznym, pozostałe pobyty na tym samym oddziale nie zostaną automatycznie zaznaczone, jeśli oddział został wpisany na tę listę. Wymuś umieszczanie dokumentacji pacjenta w teczce Opcja steruje obsługą teczek w archiwum medycznym. Opcja nieustawiona- umieszczanie dokumentacji pacjenta w teczkach jest opcjonalne, Opcja ustawiona- umieszczanie dokumentacji pacjenta w teczkach jest obowiązkowe. 17.5. Przyporządkowanie jednostek organizacyjnych do lokalizacji Administracja jednostki org. dodaj/edytuj Dane dodatkowe lokalizacja 48
Aby system mógł tworzyć automatycznie zamówienia na dokumentację, jednostki do których tworzone są zamówienia (np. oddział, sala, poradnia, gabinet, IP), muszą mieć określoną lokalizację. Pole Lokalizacja jest wymagane dla jednostek o hierarchiach określonych w opcji Wymagana lokalizacja dla jednostek org. o hierarchii (Administracja Konfiguracja aplikacji Opcje aplikacji Administracja Wymagana lokalizacja dla jednostek org. o hierarchii). Rysunek 42 Opcja "Wymagana lokalizacja..." Opis opcji: Opcja określa, dla których jednostek organizacyjnych (dla których hierarchii), będzie wymagane pole Dane dodatkowe Lokalizacja. Listę identyfikatorów hierarchii należy wprowadzić po przecinku. Np. 17,18,40,69,162, co oznacza odpowiednio hierarchię: Oddział, Izba Przyjęć, Poradnia, Sala, Gabinet. 49