Wrocław, 13 maja 2010 r.

Transkrypt

1 Wsparcie Krajowej Instytucji Wspomagającej dotyczące informacji, promocji, upowszechniania i mainstreamingu na rzecz projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej PO KL Wrocław, 13 maja 2010 r.

2 Motto Gdybym miał rozpocząć swoje życie od nowa, zająłbym się chyba reklamą Podniesienie standardów współczesnej cywilizacji we wszystkich grupach społecznych w ostatnim półwieczu byłoby niemożliwe bez upowszechniania wiedzy o wyższych standardach życia przez reklamę. >>Prezydent Franklin Roosvelt >>

3 Czy jest potrzeba informowania i promowania PI i PWP? Obowiązek ale czy tylko tak należy do nich podejść? Działania informacyjno promocyjne to określone Działania informacyjno promocyjne to określone procesy i narzędzia służące celowi nadrzędnemu jakimjest upowszechnienie, a następnie włączanie rezultatów projektów do głównego nurtu polityki

4 Czy jest potrzeba informowania i promowania PI i PWP? Działania te są jednak konieczne, aby: były w ogóle projekty (np. organizacja konkursów) wspomóc proces poszukiwania/znajdowania partnerów do projektu (musza być ogłoszenia, bazy danych, kontakty, wymiana informacji) realizować projekt musi być przeprowadzenie efektywnej rekrutacji kadry, personelu czy uczestników projektu wspierać upowszechnianie produktów i rezultatów projektów to co jest dobre, należy upowszechniać wykorzystywać na szerszą skalę to daje rozwój i podniesienie standardów życia społeczeństwa

5 Działania info-promo co mówią badania zewnętrzne najnowsze badania wg wydawnictwa MRR Fundusze Europejskie w Polsce Nadal TV, prasa i internet są najpopularniejszymi źródłami Nadal TV, prasa i internet są najpopularniejszymi źródłami informacji na temat Funduszy Europejskich: telewizja (65%), a następnie prasa (33%), internet (16%) i audycje radiowe (11%).

6 Działania info-promo co mówią badania zewnętrzne Polacy sami aktywnie nie poszukują informacjio funduszach europejskich, ale komunikaty na ich temat uznają za interesujące, zwłaszcza te dotyczące warunków uzyskania dofinansowania inwestycji. Badanie wykazało, że zauważamy przede wszystkim twarde efekty działań, efekty miękkie pomocy unijnej wskazywane są dopiero w dalszej kolejności.

7 Działania info-promo wnioski z badań ewaluacyjnych Stosują wszystkie możliwe narzędzia, ale bez wyodrębnienia działań dedykowanych PI i PWP Strona Internetowa najbardziej skuteczna i efektywna Beneficjenci oczekują konkretnych, praktycznych informacji, podanych w krótkiej, prostej i zrozumiałej formie obecnie wiele informacji jest niejasnych i niezrozumiałych Informacje (o konkursach, szkoleniach) pojawiają się zbyt późno Spoty TV i materiały drukowane są mniej wskazane (TV za droga, druk szybko się dezaktualizuje) Należy wzmacniać działania PR budują zainteresowanie mediów i społeczeństwa (wzrost zainteresowania tematyką, pojawianie się nowych pomysłów =>wniosków

8 Działania info-promo przykładowe badania ewaluacyjne Brakuje praktycznych wskazówekjak poprawnie realizować projekty, jak wyglądają wzorcowe projekty, przykłady najczęściej popełnianych błędów dostępne informacje nie są wystarczające do sprawnego i poprawnego złożenia wniosku ROEFSy należy korzystać z ich zasobów gdyż ich działalność ma wymiar bardziej lokalny i szczegółowy, a opracowywane przez nich materiały są lepiej sprofilowane = dopasowane do grupy docelowej * wnioski z badań ewaluacyjnych 2009 pt Ocena skuteczności działań informacyjno promocyjnych w województwie łódzkim i podlaskim

9 Działania info-promo badania własne KIW z regionów IP/IP2 deklarują, że w odniesieniu do PI oraz PWP prowadzi standardowe działania informacyjnopromocyjne, zgodne z Planem Komunikacji PO KL, tj.: -infolinia - informacje na stronie internetowej -poruszanie tematyki PI/PWP podczas spotkań informacyjnych z udziałem potencjalnych projektodawców -organizacja konferencji, szkoleń dla potencjalnych wnioskodawców

10 Działania info-promo badania własne KIW z regionów - konsultacje indywidualne - spoty w TV regionalnej, artykuły w biuletynie/prasie lokalnej -wykorzystanie Punktów Informacyjnych - mailing do potencjalnych projektodawców - druk materiałów informacyjno-promocyjnych w kilku województwach wskazano na współpracę w zakresie działań informacyjnych z ROEFS niektóre nie organizują spotkań informacyjnych dedykowanych wyłącznie PI/PWP

11 Działania info-promo badania własne KIW z regionów W wypowiedziach IP/IP2 pojawia się informacja o nieskuteczności prowadzonych działań informacyjnopromocyjnych w odniesieniu do PI i PWP (niewiele wniosków, niska ich jakość = mało podpisanych umów). Często twierdzą, że nie dysponują strategią informacji i promocji PI/PWP Część IP byłoby zainteresowanych ujednoliceniem działań w zakresie informacji, promocji, upowszechniania i mainstreamingu z wykorzystaniem strategii i narzędzi przygotowanych przez KIW

12 Przypomnienie roli KIW w działaniach informacyjno-promocyjnych? Plan Komunikacji PO KL o roli KIW ma wspierać działania informacyjno-promocyjne Instytucji Wdrażających i Zarządzających w zakresie zasad innowacyjności i współpracy ponadnarodowej Na jakie cele i zadania ta rola KIW się przekłada

13 Podstawowe cele działań informacyjno promocyjnych KIW Chcemy zwiększyć wiedzę na temat PI i PWP, w tym umiejętność zarządzania tymi projektami Dążymy do wzrostu świadomości i tworzenia pozytywnego i spójnego wizerunku PI i PWP, w tym do wzrostu rozpoznawalności rezultatów tych projektów przez grupy docelowe Chcemy zainteresować media tematyką związaną z PI i PWP poprzez wyjaśnianie w przystępny sposób korzyści jakie mogą wynikać z realizacji tych projektów i stosowania ich rezultatów

14 Zadania KIW dotyczące informacji i promocji PI i PWP Koordynowanie i monitorowanie działań info promo, upowszechniania i mainstreamingu PI i PWP, tj. Doradzanie w tym zakresie dla IP/IP2 Wskazanie narzędzi spójnej i skutecznej komunikacji Prowadzenie/aktualizacja strony internetowej KIW Przygotowanie i drukowanie publikacji Organizacja szkoleń, seminariów, warsztatów, spotkań, konferencji, wizyt studyjnych, itd. Współpraca z mediami w zakresie upowszechniania PI i PWP Powołanie KST wspierających działania na rzecz upowszechniania i mainstreamingu

15 Baza dla KIW do działań informacyjno promocyjnych Zatwierdzony przez IZ PD na 2010 r. Rekomendacja IZ, odzwierciedlona w PD, iż KIW ze szczebla centralnego nie prowadzi w 2010 r. żadnych działań promocyjnych, lecz skupia się wyłącznie na działaniach informacyjnych i upowszechniających, monitorując jednocześnie działania w regionach

16 Co robimy obecnie? Koncepcja regionalna zatwierdzona przez IZ Cel: KIW, wspólnie z IP, IW oraz ROEFS ma zachęcać projektodawców do działań w przedmiotowym zakresie oraz pomóc im w efektywnym aplikowaniu Jak?: poprzez większe zaangażowanie KIW w działalność regionalną, w celu zachęcenia projektodawców do składania wniosków o dofinansowanie w obszarze PI i PWP PO KL Kto odpowiada? opiekunowie regionów

17 Co robimy obecnie? Założenia merytoryczne koncepcji regionalnej współorganizacja 16 spotkań regionalnych w 2010 r. przy czym: tematy określają IP KIW zapewni ekspertów IP/PWP (przetarg) W spotkaniach będą uczestniczyły IP/IP2 i ROEFS oraz potencjalni wnioskodawcy i beneficjenci. Harmonogram spotkań uwzględnia terminy konkursów na PI i PWP

18 Szkolenia = edukacja Co robimy obecnie? Organizacja szkoleń dla IP/IW/ROEFS przetarg w toku, planowane rozpoczęcie szkoleń II połowa czerwca, tematy: Specyfika i ocena PI PO KL, Specyfika i ocena PWP PO KL, Informacja, promocja oraz upowszechnianie i mainstreaming produktów wypracowanych w ramach PI i PWP, Zarządzanie PI i PWP, Zarządzanie i planowanie strategiczne dla PI i PWP.

19 Co robimy obecnie? Kwartalny Biuletyn Doroczna Konferencja Opracowanie koncepcji monitorowania działań info promo połowa 2010 r. Portal internetowy aktualizacja/rozbudowa o nowe funkcjonalności/zakładki:» WIADOMOŚCI» KIW i JEGO SYSTEM WSPARCIA» DOKUMENTY, PUBLIKACJE, KONKURSY» PUNKTY KONTAKTOWE» SIECI TEMATYCZNE» PYTANIA I ODPOWIEDZI (FAQ)

20 Co robimy obecnie? Możliwość utworzenia nowych zakładek (do decyzji): KONTAKT Z KIW (zespoły), PRZYDATNE LINKI m.in.: IP, IW, ROEFS, MRR, trzeci sektor) FORUM INTERNETOWE wymiana myśli, uwag, komentarzy, sugestii, propozycji pomiędzy instytucjami/wnioskodawcami/beneficjentami EKSPERCI informacja ogólna o ekspertach, o naborze przez KIW ekspertów na potrzeby bazy o planowanych szkoleniach.

21 Co robimy obecnie? PROJEKTY listy projektów (w tym podlinkowanie do stron Beneficjentów, gdzie będzie znajdował się np. opis projektu itp.) opiekunowie regionów REKOMENDACJE KIW lub OKIEM KIW w zakładce będą zamieszczane zalecenia, dobre praktyki formułowane przez KIW Z REGIONÓW -w zakładce będą zamieszczane zalecenia, dobre praktyki formułowane przez regiony możliwy podział na instytucje, pozyskiwanie publikacji regionalnych np. biuletynów) - koncepcja jeszcze do ustalenia.

22 Co robimy obecnie? SIECI TEMATYCZNEjako główne narzędzie upowszechniania i mainstreamingu rezultatów (też informacja i promocja nt. PI przy okazji seminariów, konferencji) Podręczniki = informacja + edukacja Przygotowywany jest podręcznik dla beneficjentów do upowszechniania i mainstreamingu jako element wsparcia sieci w tym zakresie - termin wydania: III kwartał 2010r. Szkolenia Monitoring działań ST opracowana będzie koncepcja monitoringu (rocznie, skoordynowanie zbierania informacji przez sieci) dla działań upowszechniająco mainstreamingowych (produkty/rezultaty)

23 Co dalej? PD 2011??? -zgodnie z wytycznymi IZ odchodzimy od działań horyzontalnych, koncentrujemy się na pomocy w regionach W 2011 r. nie planuje się tak masowej akcji szkoleń, warsztatów koncentracja na szytym na miarę doradztwie przez KIW i ekspertów zewnętrznych (przetarg) Otwartość na zgłaszane potrzeby vs. nasze możliwości kadrowo-finansowe

24 Co jeszcze planujemy? Widzimy potrzebę prowadzenia szerszych, dopasowanych do konkretnej grupy docelowej działań informacyjno promocyjnych Pracujemy (do końca maja powinna być gotowa) nad strategią tych działań z narzędziami dopasowanymi do poszczególnych grup docelowych (IP/IW/ROEFS, ST, KIW) strategia będzie skonsultowana z IZ i przekazana w regiony do stosowania jako REKOMENDACJA

25 Założenia strategii działań info promo KIW Propozycje zawarte w koncepcji mają być przygotowane z założeniem ich uniwersalności. Mają być do zastosowania dla wszystkich wskazanych w danej grupie realizatorów uwzględniając poziom centralny i regionalny Propozycje mają mieć wymiar realny dla realizatorów (tj. uwzględniać ograniczenia finansowe) oraz fakt, że PI i PWP stanowią niewielką część budżetu instytucji zaangażowanych w ich realizację Koncepcja ma przedstawiać gotowe do zastosowania modele działania

26 Założenia metodyki dla proponowanej koncepcji działań informacyjno promocyjnych KIW Plan Komunikacj i po KL Plan działań pomocy technicznej Plan informacji i promocji Wydzielona część Planu informacji i promocji dla PI i PWP Źródło: opracowanie na podstawie materiałów Avenhansen w ramach realizowanych konsultacji dla KIW

27 Grupy docelowe dla KIW wg koncepcji -przykład Realizator Typ działania Grupa docelowa KIW - informacyjnopromocyjne -potencjalni (tylko beneficjenci/ jako wsparcie IZ i -beneficjenci IP/IW) -IP/IW -upowszechnianie -ROEFS i włączanie -ST poziom horyzontalny oraz indywidualny (pojedynczych projektów i ich produktów) -decydenci -media Cel działania -promowanie idei innowacyjności i ponadnarodowości w PO KL -zachęcenie do złożenia projektu w ogłaszanym konkursie - edukowanie -upowszechnianie -zachęcanie decydentów do włączania rezultatów w główny nurt polityki (lobbing) -promowanie idei innowacyjności i ponadnarodowości w PO KL Narzędzia 1. Strona WWW 2. Konferencje, seminaria 3. Szkolenia, warsztaty i spotkania informacyjne w tym otwarte eventy innowacyjne 4. Publikacje drukowane Biuletyn 5. Publikacje multimedialne na portalu internetowym i serwisach społecznościowych. Opis metodyki dla każdego narzędzia

28 Podstawowe proponowane w koncepcji narzędzia dla KIW Podstawowe narzędzia, czyli: 1. Portal internetowy jakie jeszcze narzędzia np.: mailing serwis prasowy portale społecznościowe? prowadzenie bloga?? inne??? 2. Szkolenia/doradztwo szyte na miarę wg potrzeb konkretnej grupy 3. Działania oceniające i monitorujące

29 Podstawowe narzędzia KIW Dlaczego portal jest No1? Największa popularność z teraźniejszych mediów Prosta, tania i niezwykle szybka komunikacja Łatwy i szybki dostęp do aktualnej informacji Potwierdzona skuteczność i powszechność Łatwe wprowadzanie i uzupełnianie/korekta informacji Praktycznie bezkosztowe docieranie do naszych grup docelowych Interaktywny kontakt z grupami docelowymi

30 Podstawowe narzędzia KIW Co możemy publikować na portalu: opinie (fora, portale społecznościowe, blogi); wyniki ankiet do projektodawców, uczestników, beneficjentów; informacje od jednostek zaangażowanych w promocję i informowanie (IP, IP2, KOEFS, ROEFS); informacje z monitoringu ilościowego i jakościowego; informacje z działalności IGR; wyniki przeprowadzonych badan ewaluacyjnych dotyczących skuteczności działań promocyjnych wśród potencjalnych projektodawców i uczestników.

31 Podstawowe narzędzia KIW Co możemy publikować na portalu: cykliczne oceny potrzeb informacyjnych oraz barier w kanałach komunikowania; bieżące oceny przy pomocy ankiet oceniających - szkoleń, konferencji, warsztatów; opracowane prze KIW publikacje i materiały informacyjne oraz opracowania problemowe na temat realizacji oraz upowszechniania PI i PWP.

32 Podstawowe narzędzia KIW Działania oceniające i monitorującebeneficjenta czy ma miejsce upowszechnianie i włączanie rezultatów na poziomie projektu i czy jest zgodne z wymogami -narzędziem jest procedura oceny i monitorowania przez KIW wypełnienia przez IP/IP2/beneficjenta obowiązków w zakresie upowszechniania i włączania do głównego nurtu polityki rezultatów projektu.

33 Podstawowe narzędzia KIW W obszarze upowszechniania i mainstreamingu portal zapewni wszelkie wsparcie KST/RST oraz upowszechnianie wiedzy o PI i ich rezultatach Baza Wiedzy wspomagająca procesy komunikacji i współpracy pomiędzy KIW a IP, która udostępni: Kalendarz wydarzeń wspólny kalendarz wydarzeń; Forum dyskusyjne tematyczne fora dyskusyjne; Baza teleadresowa wszystkich instytucji w ramach systemu wdrażania; Ważne informacje przekazywanie ważnych informacji (aktualności) Dokumenty baza interpretacji dot. wdrażania programu.

34 Podstawowe narzędzia KIW Monitorowanie procesów upowszechniania i mainstreamingu KIW przygotuje i wdroży procedury monitorowania, KIW przygotuje i wdroży procedury monitorowania, które będą realizowane poprzez zbieranie i analizowanie informacji ilościowych i jakościowych na temat efektów upowszechniania i mainstreamingu.

35 Podstawowe narzędzia KIW Do monitorowania będą wykorzystywane analizy przygotowanych sprawozdań, sporządzonych na podstawie spływających z regionów informacji Wyniki monitoringu będą publikowane w postaci Wyniki monitoringu będą publikowane w postaci analitycznych raportów na portalu internetowym KIW.

36 Podsumowanie narzędzi KIW Portal jest naszym głównym narzędziem, ale jesteśmy otwarci na stosowanie wielu narzędzi w miarę naszych możliwości; Chcemy skutecznie wspierać działania info promo aby: zwiększyć poziom świadomości społecznej w zakresie wiedzy o PI i PWP zwiększyć liczbę złożonych wniosków aplikacyjnych + liczby podpisanych umów!!! ale bez wzajemnej, efektywnej współpracy nie da się osiągnąć tych celów!!!

37 Dziękuję za uwagę Maciej Jamrozik