KANCELARYJNY SYSTEM PODATKOWY VAT. Instrukcja uŝytkownika

Transkrypt

1 KANCELARYJNY SYSTEM PODATKOWY VAT Instrukcja uŝytkownika

2 Niniejsza instrukcja stanowi integralną część pakietu KANCELARYJNY SYSTEM PODATKOWY i jest chroniona przepisami praw autorskich. Producent zastrzega sobie prawo do zmian treści niniejszego dokumentu bez wcześniejszego powiadomienia. Rozpowszechnianie, kopiowanie, wykorzystywanie całości jak i fragmentów dokumentu jest zabronione. Microsoft oraz Windows są znakami towarowymi firmy Microsoft. Dokumentacja techniczna i instrukcje uŝytkownika ulegają ciągłym zmianą ze względu na rozwój i modyfikacje systemu KSP. Najnowsze wersje dokumentów dostępne są na stronie 2 z 70

3 1 WPROWADZENIE Logowanie do modułu Konfiguracja rozpoczęcie pracy DOKUMENTY ŹRÓDŁOWE Zakupy Dokument zakupu Dokument VAT WNT/Import usług Import Podatnik = nabywca Struktura zakupów Zakup pojazdu Eksploatacja pojazdu MarŜa łączna Zakup środka trwałego lub zakup związany z prowadzoną inwestycją SprzedaŜ Dokument sprzedaŝy Dokument VAT WDT/eksport usług Eksport Storno SprzedaŜ fiskalna Utarg Utarg według stawek VAT Faktura VAT do paragonu fiskalnego MarŜa łączna MarŜa indywidualna (faktura VAT - marŝa) MarŜa indywidualna (faktura VAT - marŝa) do paragonu fiskalnego MarŜa indywidualna - paragon fiskalny Operacje BO Potwierdzenie WDT/Eksport Struktura sprzedaŝy BO zakupów związanych ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną Likwidacja/sprzedaŜ środka trwałego Przekazania środka trwałego z inwestycji Spis z natury art. 14 ust Spis z natury art. 113 ust Zakup urządzenia fiskalnego Odliczenia z tytułu zakupu urządzenia fiskalnego Zwrot odliczenia z tytułu zakupu urządzenia fiskalnego NP DEKLARACJE PODATKOWE Deklaracje Obliczanie deklaracji Obliczanie korekty deklaracji Przeliczanie deklaracji/korekty deklaracji Parametry obliczeń Edycja deklaracji Usuwanie deklaracji Wydruk deklaracji Limit sprzedaŝy dla osób fizycznych Wydruki ewidencji Przelew na rachunek urzędu skarbowego Mechanizm obliczania korekt z 70

4 3.3 Dokumenty uwzględnione w deklaracji Dokumenty wyjściowe Storno fiskalne Rozliczenie rachunków groszowych Storno VAT utarg Storno VAT - niepotwierdzone WDT, eksport Antystorno dla WDT Antystorno eksportu Storno VAT marŝy łącznej Urządzenia fiskalne Dokumenty dedykowane Księgowanie Odrzucenie dokumentów (rezygnacja z księgowania) Wszystkie Zakupy SprzedaŜ Inne Zaksięgowane Odrzucone DOKUMENTY NIEZATWIERDZONE DOKUMENTY WEJŚCIOWE Księgowanie Odrzucenie dokumentów (rezygnacja z księgowania) Wszystkie Zaksięgowane Edycja (uaktualnienie) dokumentu wejściowego Usunięcie dokument VAT utworzonego na podstawie dokumentu wejściowego Odrzucone SŁOWNIKI Treść dokumentów ZAMYKANIE MIESIĄCA WSPÓLNE Opcje wydruków Konfiguracja tabel Drukowanie tabeli Konfiguruj tabelę do druku Wykres na podstawie tabeli z 70

5 1 Wprowadzenie Moduł KSP VAT jest jednym z modułów księgowych KANCELARYJNEGO SYSTEMU PODATKOWEGO (KSP). Moduł umoŝliwia obliczanie podatku VAT oraz prowadzenie wymaganych ewidencji VAT. Funkcjonalność modułu VAT jest niezaleŝna od sposobu rozliczania podatku dochodowego (KsiąŜka Przychodów i Rozchodów, Księgi Handlowe, Ryczałt). W module moŝna wydrukować wszystkie wymagane ewidencje VAT, deklaracje VAT-7, VAT-7K, VAT-UE oraz korekty tych deklaracji. Moduł VAT umoŝliwia rozliczanie podatku VAT miesięcznie lub kwartalnie. MoŜliwe jest równieŝ rejestrowanie dokumentów źródłowych ze względu na miejsce powstania (oddziały firmy). 1.1 Logowanie do modułu Rysunek 1-1 Moduł KSP VAT uruchamiamy klikając na ikonę VAT na głównym oknie systemu KSP (Rysunek 1-1). Do modułu KSP VAT logujemy się zawsze w kontekście konkretnej firmy(firmy, z którą w danej chwili chcemy pracować). JeŜeli w startowym oknie systemu KSP wybrana jest firma do kontekstu, uruchamiając moduł KSP VAT uruchomimy go dla tej właśnie firmy. W naszym przypadku moduł KSP VAT uruchomimy dla firmy Sklep spoŝywczy ABC. Aby uruchomić moduł dla innej firmy, moŝemy: Zmienić firmę w oknie startowym (zalecane) Zmienić firmę juŝ po uruchomieniu modułu KSP VAT bezpośrednio w tym module. W pierwszym przypadku, do chwili ponownej zmiany wybranej firmy, wszystkie moduły uruchamiane ze startowego okna, otwierane będą dla nowo wybranej do kontekstu firmy. W drugim przypadku tylko w module VAT firmą wybraną do kontekstu będzie nowo wybrana. W celu zmiany firmy wybranej do kontekstu w startowym oknie systemu KSP naleŝy wybrać przycisk Wybierz firmę (Rysunek 1-2). Na ekranie pojawi się okno Wybór firmy oraz dat logowania (Rysunek 1-3).

6 Rysunek 1-2 Rysunek 1-3 W polu Firma (pole słownikowe) wybieramy firmę, z którą chcemy pracować. Na liście mogą nie być widoczne wszystkie firmy zdefiniowane w systemie, ze względu na: Brak uprawnień do pracy z daną firmą W module KSP STRUKTURA FIRMY określono iŝ pracę z daną firmą rozpoczynamy później niŝ data, z jaką chcemy zalogować się do systemu. W pierwszym przypadku naleŝy poprosić administratora systemu o nadanie prawa do pracy z daną firmą. W drugim przypadku naleŝy sprawdzić czy wybraliśmy prawidłową datę logowania oraz czy w module KSP STRUKTURA FIRMY została prawidłowo określona data rozpoczęcia pracy z firmą. Więcej na temat daty rozpoczęcia pracy z firmą moŝna przeczytać w instrukcji do modułu KSP STRUKTURA FIRMY. JeŜeli firma, z którą chcemy pracować jest widoczna na liście, ale po jej wybraniu pojawia się komunikat jak na rysunku 1-4, oznacza to, Ŝe wybierana firma nie została jeszcze zatwierdzona w module KSP STRUKTURA FIRMY. Firm niezatwierdzonych nie moŝna wybierać do pracy w modułach księgowych. Rysunek 1-4 W polu Oddział (pole słownikowe) wybieramy oddział, z którym chcemy pracować (w przypadku firm nie posiadających oddziałów w polu tym wybierana jest siedziba firmy). Pole oddział moŝe być puste. UmoŜliwia to przeglądanie dokumentów w rejestrach dla wszystkich oddziałów jednocześnie. W przypadku wybrania oddziału firmy podczas logowania, oddział jest podpowiadany na nowo tworzonych dokumentach automatycznie. Logując się do modułu (tak jak i do całego systemu) naleŝy zwrócić uwagę na datę logowania. Podczas codziennej pracy data logowania powinna być datą bieŝącą. Data logowania jest podpowiadana w systemie m.in. jako data wprowadzenia i księgowania dokumentów. Niepoprawna data logowania moŝe sprawić, Ŝe dokumenty zaksięgowane z błędną datą wprowadzenia do systemu, nie zostaną ujęte przy obliczeniach. Pole Miesiąc logowania jest podpowiadane w systemie jako data dokumentów. Ze względu na miesięczne przesunięcie w księgowaniu dokumentów w biurach rachunkowych Miesiąc logowania jest na ogół miesiącem poprzedzającym Datę logowania. Przykładowo: jeŝeli logujemy się z datą np to pracować będziemy z dokumentami z września 2007 i ten miesiąc podpowiada się 6 z 70

7 w polu Miesiąc logowania. Od wybranej daty logowania i miesiąca logowania zaleŝą takŝe domyślne ustawienia filtrów w poszczególnych rejestrach. 1.2 Konfiguracja rozpoczęcie pracy Przed przystąpieniem do pracy z firmą naleŝy skonfigurować wszystkie parametry i ustawienia dotyczące VAT u. Parametry i ustawienia wprowadzamy w module KSP STRUKTURA FIRMY. Parametry firmy wywołane z menu kontekstowego dla bieŝącej firmy w rejestrze firm: Podatnik jest czynnym podatnikiem VAT (karta VAT-R) Podatnik korzysta z metody kasowej (karta VAT-R) Podatnik składa deklarację VAT-7 (karta VAT-R) Podatnik wykorzystuje urządzenia fiskalne (karta VAT-R) Okres rozliczeniowy (karta VAT) Urząd skarbowy dla deklaracji VAT (karta Urzędy skarbowe) Ustawienia firmy wywołane z menu kontekstowego dla bieŝącej firmy w rejestrze firm: Stawki VAT występujące u podatnika tylko zaznaczone stawki VAT będą pokazywane podczas wprowadzania dokumentów. Zaleca się wyłączenie stawek nie występujących u podatnika w celu przyspieszenia pracy. Rozpoczynając pracę z firmą powinniśmy takŝe pamiętać o Wprowadzeniu ewentualnej kwoty do przeniesienia z poprzedniej deklaracji VAT. Patrz rozdział BO. Wprowadzeniu teoretycznych struktur sprzedaŝy oraz wartości podatku naliczonego i odliczonego za poprzednie lata w przypadku występowania u podatnika zakupów środków trwałych związanych ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną oraz konieczności prawidłowego obliczania rocznych korekt podatku VAT. Patrz rozdział BO zakupów związanych ze sprzedaŝą opodatkowaną. Wprowadzeniu faktycznych struktur sprzedaŝy za lata poprzednie na potrzeby modułu KSP ZARZĄDZANIE MAJĄTKIEM TRWAŁYM w przypadku występowania środków związanych ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną. Faktyczne struktury sprzedaŝy za poprzednie lata nie są wymagane, lecz nie wprowadzenie ich będzie wymagało podania wartości początkowej środków trwałych wprowadzanych jako BO. Patrz rozdział Struktura sprzedaŝy. 7 z 70

8 2 Dokumenty źródłowe W sekcji Dokumenty źródłowe znajdują się dokumenty, które powinny zostać ujęte w ewidencji VAT i w obliczeniu podatku VAT. Dla przejrzystości sekcję podzielono na rejestry: Zakupy SprzedaŜ Operacje NP2 Rejestry te, tak jak wszystkie rejestry w KANCELARYJNYM SYSTEMIE PODATKOWYM, uŝytkownik moŝe dostosować do swoich potrzeb. UŜytkownik moŝe m.in. wybrać kolejność wyświetlanych kolumn, ukryć kolumny, wybrać czcionkę uŝytą do wyświetlania informacji. Zawartość rejestru moŝe zostać podsumowana, wydrukowana lub wyeksportowana do pliku. Zawartość rejestrów jest filtrowana. NaleŜy zwrócić uwagę na wybrane parametry, znajdujące się nad listą. Więcej na temat dostosowywania rejestrów moŝna przeczytać w ogólnej instrukcji obsługi do KSP. Standardowe akcje na dokumentach (dostępne z menu głównego, menu kontekstowego oraz poprzez skróty klawiszowe): F2 Dodaj F3 PokaŜ F4 Edytuj F5 Klonuj F8 Usuń Tryb edycji nie jest dostępny dla zatwierdzonych dokumentów. W przypadku próby edycji lub usunięcia zatwierdzonego dokumentu system zapyta, czy cofnąć zatwierdzenie. Cofnięcie zatwierdzenia dla dokumentu moŝe nie być moŝliwe w przypadku: Braku uprawnień do cofania zatwierdzenia dla dokumentów w tym module Zamknięcia miesiąca zawierającego ten dokument Nadawanie praw do zatwierdzania i cofania zatwierdzeń dla dokumentów umoŝliwia zarządzanie kompetencjami pracowników. MoŜliwy jest model pracy, gdzie po wprowadzeniu dokumentów, przeprowadzana jest kontrola i po nie stwierdzeniu błędów dokumenty są zatwierdzane. Pracownik, który wprowadził dokumenty nie ma uprawnień do zatwierdzania i cofania zatwierdzeń, nie jest więc w stanie zmodyfikować lub usunąć juŝ sprawdzonych dokumentów. Klonowanie dokumentu ułatwia wprowadzanie dokumentów podobnych. Wybranie F5 Klonuj na zaznaczonym dokumencie umoŝliwia dodanie nowego dokumentu ale z podpowiedzianymi wartościami. Standardowe akcje dla wszystkich rejestrów zostały opisane w ogólnej instrukcji obsługi do KSP. 2.1 Zakupy Rejestr Zakupy zawiera wszystkie dokumenty wydatków zaewidencjonowane w module KSP VAT. Trafiają tu dokumenty: wprowadzone i zaksięgowane w KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE (model pracy: wprowadzany dokument w module Dokumenty dedykowane jest od razu księgowany w module VAT) wprowadzone w KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE lecz zaksięgowane w sekcji Dokumenty Dedykowane z poziomu modułu VAT (model pracy: dokument wprowadzany jest w module Dokumenty dedykowane a dopiero w następnym kroku i często przez inną osobę księgowany w module VAT) zaksięgowane w sekcji Dokumenty wejściowe (dokumenty będące efektem obliczeń w innych modułach: wydatki na paliwo, leasing, likwidacje środków trwałych, itp.) wprowadzone bezpośrednio i tylko w module VAT 8 z 70

9 Zalecane jest, by dokumenty źródłowe trafiały do modułu VAT (jak i do innych modułów, np. KPiR/KH) poprzez moduł KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE. Podejście takie umoŝliwia zdefiniowanie schematów księgowania i wydatne przyspieszenie pracy Dokument zakupu Nowy dokument moŝemy dodać poprzez akcję F2 Dodaj lub F5 Klonuj. Okno dokumentu przedstawiono na rysunku (Rysunek 2-1). Pola, których wypełnienie jest obowiązkowe zostały zaznaczone kolorem Ŝółtym. W polu Dokument źródłowy moŝemy wybrać dokument wprowadzony w module KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE. W takim przypadku pola Numer (dokumentu źródłowego), Nazwa dokumentu źródłowego, Data dokumentu, Data otrzymania, Uwzględnić w deklaracji, Treść oraz wartości znajdujące się na dokumencie w rozbiciu na poszczególne stawki VAT zostaną przepisane z dokumentu dedykowanego (księgując bezpośrednio z modułu Dokumenty dedykowane pole Dokument dedykowany podpowiadane jest automatycznie). W przypadku księgowania dokumentu z pominięciem modułu Dokumenty dedykowane pole dokument źródłowy pozostawiamy puste, a pozostałe pola dokumentu wypełniamy ręcznie. Rysunek 2-1 Pole Rodzaj określa sposób w jaki dokument zostanie potraktowany przez system. Z róŝnymi rodzajami dokumentów wiąŝe się konieczność wprowadzenia innych danych. Dostępne rodzaje dokumentów: Dokument VAT np. faktura krajowa VAT WNT/Import usług transakcje wewnątrzwspólnotowe Import import z krajów z poza UE Podatnik=Nabywca zakupy, gdzie podatnikiem jest nabywca Struktura zakupów netto struktura w cenach netto, wg której rozliczony zostanie utarg Struktura zakupów brutto struktura w cenach brutto, wg której rozliczony zostanie utarg Zakup pojazdu Eksploatacja pojazdu eksploatacja lub raty leasingowe związane z pojazdami MarŜa łączna zakupy związane z marŝą łączną 9 z 70

10 Okno dokumentu zakupu zawiera zakładki: Dokument podstawowe dane związane z wybranym rodzajem dokumentu Środek trwały/inwestycja naleŝy wypełnić w przypadku zakupu ŚT lub zakupów związanych z prowadzonymi inwestycjami. Szczegóły zostały opisane w rozdziale Zakup środka trwałego lub zakup związany z prowadzoną inwestycją Powiązania powiązania dokumentu z pozostałymi modułami księgowymi (niedostępne w trybie dodawania i klonowania) Historia historia modyfikacji dokumentu Pola dokumentu zakupu, niezaleŝne od rodzaju dokumentu: Oddział odział firmy, którego dokument dotyczy Kontrahent pole słownikowane, wszyscy kontrahenci w systemie KSP są słownikowani Dokument źródłowy dokument wprowadzony w module KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE Numer numer dokumentu (np. numer faktury VAT) Rodzaj pole określające rodzaj dokumentu VAT Nazwa dokumentu źródłowego nazwa dokumentu drukowana na ewidencjach VAT (np. faktura VAT, korekta faktury VAT) Data wprowadzenia data wprowadzenia dokumentu do systemu; pole podpowiadane na podstawie daty logowania Data dokumentu Data otrzymania Uwzględnić w deklaracji - wskazuje deklarację VAT, w której dokument ma zostać uwzględniony Treść Kategoria pole słownikowane wspólne dla wszystkich modułów księgowych, umoŝliwia filtrowanie dokumentów (tworzenie podrejestrów VAT) Opis wypełniane na wewnętrzne potrzeby biura, nie drukowane na ewidencjach Wartość faktury w rozbiciu na poszczególne stawki VAT system podpowiada wartości netto, brutto i VAT po wpisaniu jednej z nich tylko dla pustych pól. Aby przeliczyć wypełnione pola naleŝy uŝyć kombinacji klawiszy CTRL + Insert Reprezentacja i Reklama nie występuje gdy jako rodzaj dokumentu wybierzemy strukturę zakupów netto lub brutto, eksploatacja pojazdu lub marŝa łączna Związek ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną nie występuje gdy jako rodzaj dokumentu wybierzemy strukturę zakupów netto lub brutto lub marŝę łączną Uwzględnić w strukturze zakupu nie występuje gdy jako rodzaj dokumentu wybierzemy strukturę zakupów netto lub brutto, zakup pojazdu, eksploatację pojazdu lub marŝę łączną Dokument VAT Dokument VAT jest podstawowym dokumentem modułu VAT. Dokumenty te uwzględniane są na deklaracji VAT-7 w polach 44 do 47 (Nabycie towarów i usług zaliczanych u podatnika do środków trwałych oraz nabycie towarów i usług pozostałych) WNT/Import usług Dokument WNT/Import usług umoŝliwia rejestrowanie w systemie zakupów wewnątrzwspólnotowych. Dokumenty te zostaną ujęte w deklaracji VAT-7 po stronie zakupów i sprzedaŝy, pola 32 do 35, 46 i 47 (Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, import usług oraz Nabycie towarów i usług pozostałych) oraz w deklaracji VAT-UE. Do wprowadzonych dokumentów WNT moŝna wydrukować fakturę wewnętrzną z poziomu modułu KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE, rejestr Zakupy. Dokument zakupu WNT/Import Usług przedstawiono na rysunku (Rysunek 2-2). 10 z 70

11 Rysunek 2-2 Pola dokumentu WNT/Import usług: Transakcja WTT zaznaczamy jeŝeli dokument dotyczy transakcji trójstronnej i jeŝeli jesteśmy drugim podatnikiem Faktura wewnętrzna pole nie wykorzystywane w obecnej wersji systemu Import Dokument importu umoŝliwia rejestrowanie w systemie zakupów z poza UE. Dokumenty te zostaną ujęte w deklaracji VAT-7 w polach 46 do 47 (Nabycie towarów i usług pozostałych). Dokument importu przedstawiono na rysunku (Rysunek 2-3). 11 z 70

12 Rysunek 2-3 Pola dokumentu Import: faktura wewnętrzna pole nie wykorzystywane w tej wersji systemu SAD pole nie wykorzystywane w tej wersji systemu Podatnik = nabywca Dokument podatnik = nabywca umoŝliwia rejestrowanie w systemie zakupów wykazywanych na deklaracji VAT-7 w polach 36, 37, 46 i 47 (Dostawa towarów dla której podatnikiem jest nabywca oraz Nabycie towarów i usług pozostałych). Dokument przedstawiono na rysunku (Rysunek 2-4). 12 z 70

13 Rysunek 2-4 Pola dokumentu Podatnik = Nabywca: faktura wewnętrzna pole nie wykorzystywane w tej wersji systemu Struktura zakupów Struktura zakupów konieczna jest do rozliczenia utargu (dokumentów sprzedaŝy Utarg). Struktura zakupów obliczana jest automatycznie podczas obliczania deklaracji VAT na podstawie dokumentów zakupów z zaznaczonym polem Uwzględnić w strukturze zakupu. W szczególnych przypadkach obliczenie struktury zakupów nie jest moŝliwe: w miesiącu nie wystąpiły zakupy, które naleŝałoby uwzględnić w strukturze zakupów wprowadzone korekty zakupów powodują, Ŝe suma zakupów według którejś ze stawek VAT jest ujemna W takich przypadkach i gdy konieczne jest określenie struktury zakupów (tzn. istnieją dokumenty sprzedaŝy Utarg) podczas obliczania deklaracji VAT system poinformuje nas o błędzie przy obliczaniu struktury zakupów. UŜytkownik powinien więc wprowadzić strukturę zakupów za dany okres. W takim przypadku naleŝy jednak pamiętać, aby dokument ten wprowadzić tylko do modułu KSP VAT (i ewentualnie KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE). Dokument ten nie powinien natomiast trafić ani do KSP KPIR ani do KSP KH, gdyŝ nie jest dokumentem wydatku i słuŝy tylko do wskazania struktury zakupów potrzebnej do obliczenia podatku VAT. Inna jest sytuacja, gdy odnotowujemy w systemie zakup nieudokumentowany fakturą VAT, który ma być jednak brany pod uwagę przy obliczaniu struktury zakupów. W takim przypadku dokument taki takŝe wprowadzamy jako dokument struktury zakupów, z tym Ŝe dokument ten powinien trafić takŝe do modułu KSP KPIR lub KSP KH, gdyŝ jest to dokument wydatku. Dokumenty struktury zakupów nie są pokazywane na ewidencjach VAT. Strukturę zakupów moŝna wprowadzić w kwotach netto (Rysunek 2-5) lub brutto (Rysunek 2-6). 13 z 70

14 Rysunek Zakup pojazdu Rysunek 2-6 Zakup pojazdu rejestrowany jest w systemie za pomocą dokumentu przedstawionego na rysunku (Rysunek 2-7). 14 z 70

15 Rysunek 2-7 Pola dokumentu zakup pojazdu: Netto wartość netto zakupionego pojazdu VAT całkowita wartość podatku VAT od zakupionego pojazdu Brutto wartość brutto zakupionego pojazdu Wartość VAT odliczona wartość podatku VAT podlegająca odliczeniu Wartość VAT nieodliczona wartość podatku VAT nie podlegająca odliczeniu, w przypadku pojazdu będącego środkiem trwałym wartość ta zwiększa wartość początkową środka trwałego Operacja WNT zaznaczamy gdy zakup pojazdu jest wewnątrzwspólnotowym nabyciem towaru Transakcja WTT pole aktywne, po zaznaczeniu opcji Operacja WNT, zaznaczamy w przypadku gdy zakup jest transakcją trójstronną, zaznaczamy tylko gdy podatnik jest drugim podmiotem Wartość VAT zapłacona tyt. WNT - wartość podatku VAT zapłacona z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia środków transportu Pojazd pole słownikowe, wybieramy w nim pojazd, którego zakupu dokument dotyczy, o ile pojazd został wprowadzony do modułu KSP POJAZDY JeŜeli pojazd jest środkiem trwałym to naleŝy wprowadzić dane na zakładce Środek trwały/inwestycja. Więcej na temat dokumentu zakupu środka trwałego przedstawiono w rozdziale Zakup środka trwałego lub zakup związany z prowadzoną inwestycją Eksploatacja pojazdu Zakup paliwa, akcesoriów lub raty leasingowe wprowadzamy dokumentem eksploatacji pojazdu. Zaleca się, aby pojazdy i wszelkie związane z nimi wydatki ewidencjonować w module KSP POJAZDY. W takim przypadku wszelkie dokumenty wydatków związane z pojazdami bezpośrednio wprowadzamy tylko do modułu KSP POJAZDY. Do pozostałych modułów (tzn. KSP VAT, KSP KPIR i KSP KH) dokumenty takie trafiają juŝ jako dokumenty wyjściowe z modułu KSP POJAZDY. Dokumenty takie księgujemy w KSP VAT z poziomu sekcji Dokumenty wejściowe. Dodatkowo moduł KSP POJAZDY, na podstawie informacji o samochodzie, kontroluje wartości podatku VAT jaką moŝna odliczyć od rat leasingowych lub zakupów paliwa. Dokument eksploatacji pojazdu pokazany został na rysunku (Rysunek 2-8). 15 z 70

16 Rysunek 2-8 Pola dokumentu eksploatacja pojazdu: Netto wartość netto wydatku VAT wartość podatku VAT Brutto wartość brutto wydatku Wartość VAT odliczona wartość podatku VAT podlegająca odliczeniu Wartość VAT nieodliczona wartość podatku VAT nie podlegająca odliczeniu - zaznaczamy jedną z opcji Pojazd pole słownikowane, wybieramy w nim pojazd, którego dokument dotyczy, o ile pojazd został wprowadzony do modułu KSP POJAZDY MarŜa łączna Dokumenty MarŜa łączna wprowadzamy do modułu VAT w celu ustalenia marŝy, a następnie obliczenia podatku VAT od wyznaczonej marŝy oraz obliczenia storna VAT marŝy łącznej (patrz rozdział Storno VAT marŝy łącznej.). Dokument marŝy łącznej przedstawiono na rysunku (Rysunek 2-9). 16 z 70

17 Rysunek Zakup środka trwałego lub zakup związany z prowadzoną inwestycją Zakup środka trwałego lub wydatki poniesione na rzecz prowadzonych inwestycji rejestrowane mogą być w systemie za pośrednictwem dokumentów: Dokument VAT WNT/Import usług (jeŝeli kupujemy w Unii Europejskiej), Import (jeŝeli kupujemy w kraju nie naleŝącym do Unii Europejskiej), Podatnik = Nabywca Zakup pojazdu W przypadku zakupu środka trwałego lub zakupu związanego z prowadzoną inwestycją w oknie dodawania dokumentu zakupu oprócz zakładki Dokument wypełniamy takŝe zakładkę Środek trwały/inwestycja. Na zakładce tej zaznaczamy, Ŝe jest to zakup środka trwałego lub inwestycja. Aktywne wtedy staną się pozostałe pola gdzie zaznaczamy czy jest to zakup środka trwałego czy teŝ zakup związany z inwestycją, a następnie wybieramy konkretny środek trwały (element środka trwałego) lub inwestycję. JeŜeli na zakładce Dokument zaznaczymy, Ŝe zakup związany jest ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną aktywne będą takŝe pola Ilość lat korekty i Rok OT. Zaznaczenie pola zakup związany jest ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną spowoduje automatyczne generowanie korekt rocznych. 2.2 SprzedaŜ Rejestr SprzedaŜ zawiera wszystkie dokumenty sprzedaŝy zaewidencjonowane w module KSP VAT. Trafiają tu dokumenty: wprowadzone i zaksięgowane w KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE (model pracy: wprowadzany dokument w module Dokumenty dedykowane jest od razu księgowany w module VAT) wprowadzone w KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE lecz zaksięgowane w sekcji Dokumenty Dedykowane z poziomu modułu VAT (model pracy: dokument wprowadzany jest w module Dokumenty dedykowane a dopiero w następnym kroku i często przez inną osobę księgowany w module VAT) 17 z 70

18 zaksięgowane w sekcji Dokumenty wejściowe (dokumenty będące efektem obliczeń w innych modułach: wydatki na paliwo, leasing, likwidacje środków trwałych, itp.) wprowadzone bezpośrednio i tylko w module VAT Zalecane jest, by dokumenty źródłowe trafiały do modułu VAT (jak i do innych modułów, np. KPiR/KH) poprzez moduł KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE. Podejście takie umoŝliwia zdefiniowanie schematów księgowania i wydatne przyspieszenie pracy Dokument sprzedaŝy Nowy dokument moŝemy dodać poprzez akcję F2 Dodaj lub F5 Klonuj. Okno dokumentu przedstawiono na rysunku (Rysunek 2-1). Pola, których wypełnienie jest obowiązkowe zostały zaznaczone kolorem Ŝółtym. W polu Dokument źródłowy moŝemy wybrać dokument wprowadzony w module KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE. W takim przypadku pola Numer (dokumentu źródłowego), Nazwa dokumentu źródłowego, Data dokumentu, Data otrzymania, Uwzględnić w deklaracji, Treść oraz wartości znajdujące się na dokumencie w rozbiciu na poszczególne stawki VAT zostaną przepisane z dokumentu dedykowanego (księgując bezpośrednio z modułu Dokumenty dedykowane pole Dokument źródłowy odpowiadane jest automatycznie). W przypadku księgowania dokumentu z pominięciem modułu dokumenty dedykowane pole dokument dedykowany pozostawiamy puste, a pozostałe pola dokumentu wypełniamy ręcznie. Rysunek 2-10 Pole Rodzaj określa sposób w jaki dokument zostanie potraktowany przez system. Z róŝnymi rodzajami dokumentów wiąŝe się konieczność wprowadzenia innych danych. Dostępne rodzaje dokumentów: Dokument VAT np. faktura krajowa VAT WDT/Eksport usług transakcje wewnątrzwspólnotowe Eksport eksport poza UE Storno SprzedaŜ fiskalna raport z kasy fiskalnej (dobowy, okresowy) Utarg Utarg wg stawek VAT Faktura do paragonu faktura wystawiona do paragonu fiskalnego MarŜa łączna sprzedaŝ związana z marŝą łączną 18 z 70

19 MarŜa indywidualna faktury sprzedaŝy opodatkowanej w VAT na zasadach marŝy indywidualnej, w tym komis MarŜa indywidualna do paragonu faktura sprzedaŝy opodatkowanej w VAT na zasadach marŝy indywidualnej (w tym komis) wystawiona do paragonu fiskalnego MarŜa indywidualna paragon paragony sprzedaŝy opodatkowanej w VAT na zasadach marŝy indywidualnej (w tym komis) Okno dokumentu sprzedaŝy zawiera zakładki: Dokument podstawowe dane związane z wybranym rodzajem dokumentu Powiązania powiązania dokumentu z pozostałymi modułami księgowymi (niedostępne w trybie dodawania i klonowania) Historia historia modyfikacji dokumentu Pola dokumentu sprzedaŝy, niezaleŝne od rodzaju dokumentu: Oddział odział firmy, którego dokument dotyczy Kontrahent pole słownikowane, wszyscy kontrahenci w systemie KSP są słownikowani Dokument źródłowy dokument wprowadzony w module KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE Numer numer dokumentu (np. numer faktury VAT) Rodzaj pole określające rodzaj dokumentu VAT Nazwa dokumentu źródłowego nazwa dokumentu drukowana na ewidencjach VAT (np. faktura VAT, korekta faktury VAT) Data wprowadzenia data wprowadzenia dokumentu do systemu, pole podpowiadane na podstawie daty logowania Data dokumentu Data sprzedaŝy Uwzględnić w deklaracji - wskazuje deklarację VAT, w której dokument ma zostać uwzględniony Treść Kategoria pole słownikowane wspólne dla wszystkich modułów księgowych, umoŝliwia filtrowanie dokumentów (tworzenie podrejestrów VAT) Opis wypełniane na wewnętrzne potrzeby biura, nie drukowane na ewidencjach Dokument VAT Dokument VAT jest podstawowym dokumentem modułu VAT. Dokumenty te uwzględniane są na deklaracji VAT-7 w polach 20 i 22 do 29 (Dostawa towarów oraz świadczenie usług na terytorium kraju). Pola dokumentu Dokument VAT: wartości netto, VAT i brutto w rozbiciu na stawki VAT Dokument groszowy opcję zaznaczamy w przypadku wartości groszowych. Na podstawie dokumentów groszowych wygenerowany zostanie dokument Rozliczenie rachunków groszowych (wartości netto i VAT zostaną obliczone od sumy wartości brutto - Rysunek 2-11). Na ewidencji VAT widoczny będzie dokument Rozliczenie rachunków groszowych a nie poszczególne rachunki groszowe. Rysunek 2-11 Uwzględnić w strukturze sprzedaŝy zaznaczamy jeśli sprzedaŝ ma być uwzględniona w strukturze (art. 90 ustawy o VAT). Struktura sprzedaŝy wymagana 19 z 70

20 jest w przypadku występowania u podatnika zakupów związanych ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną. Dokument wystawiony osobie fizycznej zaznaczamy gdy dokument wystawiony jest dla osoby fizycznej WDT/eksport usług Dokument WDT/Eksport usług umoŝliwia rejestrowanie w systemie sprzedaŝy wewnątrzwspólnotowych. Dokumenty te zostaną ujęte w deklaracji VAT-7, pole 21 (Dostawa towarów oraz świadczenie usług poza terytorium kraju) oraz pola: 22 do 29 (Dostawa towarów oraz świadczenie usług na terenie kraju) w przypadku dostawy nie potwierdzonej 30 (Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów) w przypadku dostawy potwierdzonej oraz w deklaracji VAT-UE. Dokument przedstawiono na rysunku (Rysunek 2-12). Rysunek 2-12 Pola dokumentu WDT/Eksport usług: Wartości netto, VAT i brutto w rozbiciu na poszczególne stawki VAT - wpisujemy kwoty brutto sprzedaŝy WDT w rozbiciu na stawki krajowe VAT Brutto NP wartość eksportu usług Potwierdzony dnia opcję zaznaczamy, jeŝeli w chwili wprowadzania dokumentu dysponujemy potwierdzeniem dostawy. Niepotwierdzony podczas wprowadzania dokument będzie mógł zostać potwierdzony odrębnym dokumentem Potwierdzenie WDT/Eksport (Rozdział Potwierdzenie WDT/Eksport). Brutto 0% suma brutto sprzedaŝy WDT Brutto NP wartość brutto eksportu usług Transakcja WTT marŝa sprzedawcy pole zaznaczmy jeŝeli sprzedaŝ jest transakcją trójstronną, a podatnik jest drugim podmiotem. W takim przypadku mamy obowiązek wprowadzenie marŝy dla tej transakcji Uwzględnić w strukturze sprzedaŝy zaznaczamy jeśli sprzedaŝ ma być uwzględniona w strukturze (art. 90 ustawy o VAT). Struktura sprzedaŝy wymagana jest w przypadku występowania u podatnika zakupów związanych ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną. 20 z 70

21 Eksport Dokument eksportu umoŝliwia rejestrowanie w systemie sprzedaŝy poza UE. Dokumenty te zostaną ujęte w deklaracji VAT-7 w polach: 22 do 29 (Dostawa towarów oraz świadczenie usług na terenie kraju) w przypadku dostawy nie potwierdzonej 31 (Eksport towarów) w przypadku dostawy potwierdzonej Dokument eksportu przedstawiono na rysunku (Rysunek 2-13). Rysunek 2-13 Pola dokumentu eksportu: Wartości netto, VAT i brutto w rozbiciu na poszczególne stawki VAT - wpisujemy kwoty brutto sprzedaŝy w rozbiciu na stawki krajowe VAT Potwierdzony dnia opcję zaznaczamy, jeŝeli w chwili wprowadzania dokumentu dysponujemy potwierdzeniem dostawy. Niepotwierdzony podczas wprowadzania dokument będzie mógł zostać potwierdzony odrębnym dokumentem Potwierdzenie WDT/Eksport (Rozdział Potwierdzenie WDT/Eksport). Brutto 0% suma brutto eksportu Brutto NP wartość brutto eksportu nie podlegającego opodatkowaniu VAT Eksport bezpośredni rozróŝnienie eksportu pośredniego (art.2 pkt 8/b) i bezpośredniego (art.2 pkt 8/a) wpływa na rozliczenie eksportu niepotwierdzonego. W przypadku eksportu bezpośredniego i braku potwierdzenia dostawy towarów podatnikowi przysługuje okres karencji. System nie uwzględni tego dokumentu w deklaracji VAT, natomiast w deklaracji przyszłego okresu dokument ten zostanie uwzględniony w zaleŝności od potwierdzenia dostawy towarów. Uwzględnić w strukturze sprzedaŝy zaznaczamy jeśli sprzedaŝ ma być uwzględniona w strukturze (art. 90 ustawy o VAT). Struktura sprzedaŝy wymagana jest w przypadku występowania u podatnika zakupów związanych ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną Storno Wszelkie konieczne storna obliczane są przez moduł KSP VAT automatycznie podczas obliczania (przeliczania) deklaracji (korekty lub podsumowania). Gdyby jednak z pewnych 21 z 70

22 przyczyn uŝytkownik chciał dodać własne storno to moŝe to uczynić wprowadzając dokument sprzedaŝy storno (Rysunek 2-14) SprzedaŜ fiskalna Rysunek 2-14 SprzedaŜ fiskalna (paragony, raporty dobowe, raporty okresowe) rejestrowana jest w systemie dokumentami sprzedaŝy fiskalnej (Rysunek 2-15). Rysunek 2-15 Pola dokumentu sprzedaŝy fiskalnej: Wartości netto, VAT i brutto w rozbiciu na poszczególne stawki VAT 22 z 70

23 Zwrot fiskalny opcję zaznaczamy, gdy w systemie rejestrujemy zwrot towaru, którego sprzedaŝ zaewidencjonowana została w urządzeniu fiskalnym. Wartości netto, VAT i brutto powinny w takim przypadku zostać wprowadzone ze znakiem minus Utarg SprzedaŜ nieudokumentowaną (rozliczaną strukturą zakupów) rejestrujemy w systemie dokumentami utarg (Rysunek 2-16). Wartość utargu naleŝy wprowadzić w polu Brutto. Występowanie sprzedaŝy nieudokumentowanej (utargu) wymusza obliczenie struktury zakupów a gdy jest to niemoŝliwe wprowadzenia struktury zakupów ręcznie ( Struktura zakupów). Na podstawie dokumentów utargu oraz obliczonej struktury zakupów wygenerowany zostanie dokument Rozliczenie utargu. Na ewidencji VAT widoczny będzie dokument Rozliczenie utargu a nie dokumenty utargu Utarg według stawek VAT Rysunek 2-16 SprzedaŜ nieudokumentowaną lecz udokumentowaną wg stawek VAT rejestrujemy w systemie dokumentami utarg wg stawek (Rysunek 2-17). 23 z 70

24 Rysunek Faktura VAT do paragonu fiskalnego Faktury VAT wystawione do paragonów fiskalnych (a więc ujętych w raporcie fiskalnym) rejestrujemy w systemie dokumentami Faktura do paragonu (Rysunek 2-18). Rysunek 2-18 Pola dokumentu Faktura VAT do paragonu: wartości netto, VAT i brutto w rozbiciu na stawki VAT Uwzględnić w strukturze sprzedaŝy zaznaczamy jeśli sprzedaŝ ma być uwzględniona w strukturze (art. 90 ustawy o VAT). Struktura sprzedaŝy wymagana 24 z 70

25 jest w przypadku występowania u podatnika zakupów związanych ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną. Dodatkowo naleŝy wprowadzić dane dla paragonu (Rysunek 2-19). Rysunek 2-19 Pola paragonu fiskalnego: Numer dokumentu numer paragonu Data wystawienia data wystawienia paragonu Netto - kwota netto z paragonu Brutto kwota brutto z paragonu VAT wartość VAT z paragonu wartości netto, VAT i brutto w rozbiciu na stawki VAT Dla faktur do paragonów system automatycznie generuje dokumenty storna (na podstawie paragonów). Storna te są wystawiane dla modułów KPiR/KH (dokumenty wyjściowe w module VAT i jednocześnie dokumenty wejściowe w modułach KPiR/KH) MarŜa łączna Dokumenty sprzedaŝy MarŜa łączna wprowadzamy do modułu VAT w celu ustalenia marŝy, a następnie obliczenia podatku VAT od wyznaczonej marŝy oraz obliczenia storna VAT marŝy łącznej (patrz rozdział Storno VAT marŝy łącznej.). Storna te są wystawiane dla modułów KPiR/KH (dokumenty wyjściowe w module VAT i jednocześnie dokumenty wejściowe w modułach KPiR/KH). Dokument marŝy łącznej przedstawiono na rysunku (Rysunek 2-20). 25 z 70

26 Rysunek MarŜa indywidualna (faktura VAT - marŝa) MarŜa indywidualna udokumentowana fakturą VAT marŝa rejestrowana jest w systemie dokumentem MarŜa ind. (Rysunek 2-21). Obliczony VAT od marŝy stornowany jest z modułu KPiR/KH (dokumenty wyjściowe w module VAT i jednocześnie dokumenty wejściowe w modułach KPiR/KH). Rysunek 2-21 Pola dokumentu marŝa ind.: SprzedaŜ brutto kwota brutto naleŝności Zakupy brutto wartość nabycia brutto 26 z 70

27 MarŜa Netto, VAT, Brutto obliczone wartości marŝy MarŜa komisowa pole zaznaczamy, jeśli sprzedaŝ jest sprzedaŝą komisową. W takim przypadku, pole zakupy brutto naleŝy równieŝ wypełnić (mimo Ŝe nie mamy rzeczywistego zakupu) w celu obliczenia marŝy. Dokument wystawiony osobie fizycznej zaznaczamy gdy dokument wystawiony jest dla osoby fizycznej Zakładka Wg stawek VAT umoŝliwia wprowadzenie stawki (stawek) VAT sprzedaŝy (Rysunek 2-22). Rysunek 2-22 Pola znajdujące się na zakładce Wg stawek VAT: Brutto wartość sprzedaŝy brutto Wartość brutto sprzedaŝy w rozbiciu na poszczególne stawki VAT - wartości netto, VAT i brutto marŝy zostaną obliczone automatycznie po wprowadzeniu sprzedaŝy w rozbiciu na stawki VAT oraz zakupów związanych ze sprzedaŝą NaleŜności według stawek VAT nie są (a przynajmniej nie muszą) być wykazane na fakturze VAT marŝa. Dla prawidłowego obliczenia podatku VAT od marŝy musimy znać je podczas wprowadzania dokumentu. Przykład 1: ZałóŜmy, Ŝe mamy fakturę VAT marŝa sprzedaŝy towaru na kwotę zł. Towar ten zakupiony został za kwotę zł. Ponadto wiemy, Ŝe stawka VAT dla tego typu towarów wynosi 22%. PoniŜsze ilustracje przedstawiają obie, prawidłowo uzupełnione zakładki (zakładka Dokument - Rysunek 2-23 oraz zakładka Wg stawek VAT - Rysunek 2-24). 27 z 70

28 Rysunek 2-23 Rysunek MarŜa indywidualna (faktura VAT - marŝa) do paragonu fiskalnego W przypadku wystawienia faktury VAT marŝa do paragonu fiskalnego naleŝy prócz wprowadzenia danych faktury VAT marŝa (opisano w rozdziale MarŜa indywidualna (faktura VAT - marŝa)) wprowadzić dane paragonu, który zostanie wystornowany z modułu VAT oraz modułów KPiR/KH (dokumenty wyjściowe w module VAT i jednocześnie dokumenty wejściowe w modułach KPiR/KH). Dokument MarŜa ind. do paragonu przedstawiono na rysunku (Rysunek 2-25). 28 z 70

29 Rysunek 2-25 Na rysunku (Rysunek 2-26) przedstawiono zakładkę Paragon: Rysunek 2-26 Pola paragonu fiskalnego: Numer dokumentu numer paragonu Data wystawienia data wystawienia paragonu Netto kwota netto z paragonu Brutto kwota brutto z paragonu VAT wartość VAT z paragonu Wartości netto, VAT i brutto w rozbiciu na stawki VAT 29 z 70

30 MarŜa indywidualna - paragon fiskalny SprzedaŜ rozliczana na zasadach marŝy indywidualnej (w tym komis) ewidencjonowana tylko za pomocą urządzenia fiskalnego rejestrowana jest w systemie dokumentem MarŜa ind. paragon. NaleŜy wprowadzić analogiczne dane jak dla dokumentu MarŜa ind. Do paragonu (opisano w rozdziale MarŜa indywidualna (faktura VAT - marŝa) do paragonu). System wystornuje paragon fiskalny z modułu VAT, natomiast Ŝadne wartości nie są stornowane z modułów KPiR/KH. 2.3 Operacje W rejestrze Operacji rejestrujemy zdarzenia gospodarcze istotne dla poprawnego obliczenia podatku VAT nie będące wydatkami i sprzedaŝą. Trafiają tu dokumenty: Wprowadzone i zaksięgowane w KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE (model pracy: wprowadzany dokument w module Dokumenty dedykowane jest od razu księgowany w module VAT) Wprowadzone w KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE lecz zaksięgowane w sekcji Dokumenty Dedykowane z poziomu modułu KSP VAT (model pracy: dokument wprowadzany jest w module Dokumenty dedykowane a dopiero w następnym kroku i często przez inną osobę księgowany w module VAT) Zaksięgowane w sekcji Dokumenty wejściowe (dokumenty będące efektem obliczeń w innych modułach: likwidacje środków trwałych, itp.) Wprowadzone bezpośrednio i tylko w module VAT BO Dokument BO (Rysunek 2-27) umoŝliwia wprowadzenie kwoty nadwyŝki z poprzedniej deklaracji (dotyczy sytuacji gdy podatnik składał deklaracje przed rozpoczęciem pracy w systemie KSP). W przypadku gdy na poprzedniej deklaracji nie była wykazana kwota do przeniesienia dokumentu BO nie naleŝy wprowadzać. Rysunek 2-27 Pola dokumentu BO: Data wprowadzenia data wprowadzenia dokumentu do systemu, podpowiadana jest tu data logowania Symbol numer operacji nadawany przez system Uwzględnić w deklaracji deklaracja, do której przepisana ma być nadwyŝka z poprzedniej deklaracji (powinna to być pierwsza deklaracja VAT-7 obliczana w systemie KSP) Kwota nadwyŝki z poprzedniej deklaracji kwota wykazana w poprzedniej deklaracji jako kwota do przeniesienia Opis wypełniane na wewnętrzne potrzeby biura 30 z 70

31 2.3.2 Potwierdzenie WDT/Eksport Operacja potwierdzenia WDT/Eksport (Rysunek 2-28) powinna być wystawiona w momencie otrzymania potwierdzenia dostawy towarów dla transakcji WDT lub eksportu i uwzględnionych w deklaracjach VAT-7 poprzednich okresów. Na podstawie operacji potwierdzenia WDT/Eksport system wystornuje sprzedaŝ WDT/Eksport uwzględnioną w poprzednich deklaracjach wg stawek krajowych i uwzględni wartość obrotu w polach 21 (Dostawa towarów oraz świadczenie usług poza terytorium kraju) lub 31 (Eksport towarów) deklaracji VAT-7. W przypadku WDT system wygeneruje automatycznie korektę deklaracji za okres, w którym uwzględniony został potwierdzany dokument WDT, natomiast potwierdzony dokument Eksport uwzględniony będzie w deklaracji wynikającej z potwierdzenia dostawy. JeŜeli w momencie wprowadzania dokumentu WDT/Eksport dysponujemy potwierdzeniem naleŝy zaznaczyć ten fakt bezpośrednio na karcie dokumentu (bez konieczności wystawiania operacji potwierdzenia dostawy WDT/Eksport), co opisano w rozdziałach WDT/eksport usług oraz Eksport. Rysunek Pola potwierdzenia dostawy WDT/Eksport: Data wprowadzenia data wprowadzenia dokumentu do systemu KSP, podpowiadana jest data logowania Symbol numer operacji nadawany przez system Numer numer dokumentu będącego potwierdzeniem dostawy Data potwierdzenia - Data potwierdzenia dostawy Dokument potwierdzany - dokument, którego potwierdzenie dostawy dotyczy (dokument WDT lub Eksport) Uwzględnić w deklaracji deklaracja, w której uwzględnione zostanie potwierdzenie Opis wypełniane na wewnętrzne potrzeby biura Struktura sprzedaŝy W ustawie o VAT obowiązuje generalna zasada, według której zawsze naleŝy najpierw dokonać próby wyodrębnienia podatku VAT naliczonego, związanego wyłącznie z czynnościami, w związku z którymi podatnikowi przysługuje prawo do obniŝenia podatku naleŝnego o naliczony, od podatku od tych czynności, od których prawo takie w ogóle nie przysługuje. Dopiero następny krok, to ustalenie wzajemnych proporcji tych czynności i określenie procentu podatku VAT naliczonego, który podlega odliczeniu. W systemie KSP zastosowano sposób wyliczenia proporcji do obliczeń części podatku naliczonego, który moŝe być odliczony zgodnie z art.90 ustawy. Wprowadzono system tzw. wskaźnika. Aby system mógł wyliczyć proporcję muszą być spełnione warunki: 31 z 70

32 Podatnik osiągnął w poprzednim roku podatkowym obrót, z tytułu którego przysługiwało mu prawo do obniŝenia podatku naleŝnego o naliczony Obrót, o którym mowa w punkcie pierwszym był większy niŝ zł Jeśli któryś z tych warunków nie jest spełniony, wskaźnik, według którego wyliczana będzie część podatku naliczonego podlegająca odliczeniu, trzeba przyjąć szacunkowo, według prognozy uzgodnionej z naczelnikiem urzędu skarbowego i samodzielnie wprowadzić do systemu. UŜytkownik powinien samodzielnie wprowadzić do systemu wskaźnik struktury sprzedaŝy w następujących przypadkach: Zaistniał chociaŝ jeden z warunków uniemoŝliwiających obliczenie struktury sprzedaŝy Podatnik uznał, Ŝe proporcja z roku poprzedniego nie jest dla jego działalności reprezentatywna i naczelnik właściwego urzędu skarbowego ustalił inną proporcję Rozpoczynamy pracę z podatnikiem i w systemie nie ma danych za rok poprzedni umoŝliwiających obliczenie wskaźnika przez system Rozpoczynamy pracę z podatnikiem, a podatnik w poprzednich latach dokonał zakupu środków trwałych związanych ze sprzedaŝą zwolnioną i opodatkowaną. Takie środki trwałe muszą być korygowane nawet przez 10 lat i do poprawnego obliczania korekt rocznych podatku VAT konieczna jest znajomość struktury sprzedaŝy Dokument struktury sprzedaŝy przedstawiono na rysunku (Rysunek 2-29). Rysunek 2-29 Pola dokumentu struktury sprzedaŝy: Data wprowadzenia data wprowadzenia dokumentu do systemu KSP, podpowiadana jest data logowania Symbol numer operacji nadawany przez system Rodzaj struktury: o Teoretyczna struktura sprzedaŝy - zaznaczamy gdy wprowadzamy wskaźnik proporcji struktury sprzedaŝy na aktualny rok podatkowy. Odpowiada wartości wskaźnika proporcji wyliczonego na koniec roku poprzedzającego rok podatkowy lub wartości ustalonej indywidualnie z naczelnikiem urzędu skarbowego. Wykorzystywana jest w roku, którego dotyczy do wyznaczania podatku VAT dla zakupów związanych ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną. Teoretyczna struktura sprzedaŝy moŝe być wprowadzona tylko w styczniu danego roku. 32 z 70

33 o Faktyczna struktura sprzedaŝy - zaznaczamy gdy wprowadzamy wartość wskaźnika proporcji struktury sprzedaŝy na koniec roku podatkowego. Wykorzystywana jest do obliczenia rocznych korekt dla zakupów związanych ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną. Faktyczna struktura sprzedaŝy moŝe być wprowadzona tylko w grudniu danego roku. Struktura sprzedaŝy za rok - rok którego dotyczy wprowadzana struktura sprzedaŝy Uwzględnić w deklaracji deklaracja, w której uwzględniony zostanie dokument struktury sprzedaŝy. Strukturę faktyczną uwzględniamy w ostatniej deklaracji roku, za który strukturę wprowadzamy, natomiast strukturę teoretyczną w pierwszej deklaracji roku Udział - wartość wskaźnika (udział procentowy rocznego obrotu z tytułu czynności, w związku z którymi przysługiwało podatnikowi prawo do obniŝenia podatku naleŝnego, w całkowitym obrocie podatnika na podstawie obrotu osiągniętego w roku poprzedzającym rok podatkowy) Opis wypełniane na wewnętrzne potrzeby biura BO - zaznaczamy w przypadku gdy rozpoczynamy pracę z podatnikiem w systemie i wprowadzamy strukturę za poprzednie lata. W przypadku BO moŝliwe jest uwzględnienie dokumentu struktury sprzedaŝy w dowolnej deklaracji (a nie tylko styczniowej teoretyczna struktura sprzedaŝy lub grudniowej faktyczna struktura sprzedaŝy) Faktyczny wskaźnik struktury sprzedaŝy za rok poprzedzający rok podatkowy jest przewaŝnie teoretycznym wskaźnikiem, branym pod uwagę do obliczeń w bieŝącym roku podatkowym chyba, Ŝe naczelnik urzędu skarbowego dla danej jednostki ustali inaczej. Na przykład wskaźnik ustalony na koniec roku 2007, będzie brany pod uwagę podczas obliczeń całego roku 2008 oraz ustalenia korekt podatku naliczonego w roku 2007 w deklaracji za styczeń (lub I kwartał) roku JeŜeli wskaźnik wynosi 99% to przyjmuje się, Ŝe w roku 2008 odliczony będzie cały podatek naliczony (tak jakby wynosił 100%). W przypadku 1% lub 2% podatek naliczony nie podlega odliczeniu (tak jakby wynosił 0%). Mimo to naleŝy wprowadzić rzeczywistą wartość wskaźnika. Rozpoczynając w systemie pracę z podatnikiem od początku roku, naleŝy wprowadzić teoretyczną strukturę sprzedaŝy na dany rok podatkowy. Struktura ta powinna być uwzględniona w deklaracji za styczeń, a w przypadku deklaracji składanych kwartalnie w deklaracji za pierwszy kwartał. Ponadto jeŝeli nadal korygowany jest jakikolwiek środek trwały to naleŝy wprowadzić struktury sprzedaŝy za poprzedni rok. Wprowadzając strukturę sprzedaŝy za poprzednie lata naleŝy: Wprowadzić strukturę faktyczną Zaznaczyć pole BO Strukturę uwzględnić w moŝliwie najwcześniejszej deklaracji BO zakupów związanych ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną BO zakupów (środków trwałych i pozostałych zakupów) związanych ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną naleŝy wprowadzić jeŝeli taka sprzedaŝ występowała u podatnika i naleŝy korygować corocznie wysokość podatku naliczonego od takich zakupów wprowadzonych w latach poprzednich. Konieczne jest wprowadzenie całej historii podatku naliczonego i odliczonego w podziale na poszczególne kategorie za ostanie lata (ale tylko z okresu od 1 maja 2004). Historię tą wprowadzamy osobno dla środków trwałych i dla pozostałych zakupów. Dokument BO zakupów związanych ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną przedstawiono na rysunku (Rysunek 2-30). 33 z 70

34 Rysunek 2-30 Pola znajdujące się na dokumencie: Data wprowadzenia data wprowadzenia dokumentu do systemu KSP, podpowiadana jest data logowania Symbol numer operacji nadawany przez system Data operacji gosp. data na podstawie której wyznaczona zostanie deklaracja, w której uwzględniony zostanie dokument Zakup środka trwałego zaznaczamy w przypadku wprowadzania informacji o środkach trwałych Ilość lat korekty - ilość lat przez które środek trwały powinien być korygowany Rok OT rok w którym środek trwały został oddany do uŝytkowania Korekta wg 2% - jeŝeli pole to zostanie zaznaczone, to roczna korekta VAT nie będzie liczona, jeŝeli róŝnica wskaźnika struktury zakupów będzie mniejsza lub równa 2% (zgodnie z Art.6 ust.2 o VAT pola nie zaznaczamy dla środków zakupionych w okresie od maja 2004 do 30 maja 2005) Struktura sprzedaŝy, VAT naliczony i oddzielony w podziale na lata wartość podatku VAT naliczonego i odliczonego w danym roku podatkowym z tytułu zakupów (np. środka trwałego) Opis wypełniane na wewnętrzne potrzeby biura Przykład 1: Dodanie historii zakupów środków trwałych związanych ze sprzedaŝą zwolnioną i opodatkowaną. Środki trwałe korygowane są (zgodnie z art. 91) przez 1, 5 lub 10 lat począwszy od roku kolejnego po dacie OT, dlatego omawiany dokument wprowadzamy osobno dla kaŝdego z trzech okresów korygowania i osobno dla róŝnych lat OT. ZałóŜmy, Ŝe podatnik przyjął na ewidencję środków trwałych w roku 2006 środki trwałe korygowane przez rok, 5 i 10 lat. Dodatkowo w roku 2007 przyjął na ewidencję środki trwałe korygowane przez 5 lat. PoniewaŜ jednak środki korygowane przez rok i oddane do uŝytkowania w roku 2006 są istotne tylko podczas obliczania korekty rocznej w roku 2007, to rozpoczynając pracę z firmą w roku 2008 nie musimy ich wprowadzać do systemu. W takim przypadku naleŝałoby wprowadzić do systemu 3 dokumenty, w których wartości pól Rok OT i Ilość lat korekty przyjmą wartości jak w tabeli (Tabela 2-1): Rok OT Ilość lat korekty z 70

35 Tabela 2-1 Przyjmijmy Ŝe wszystkie środki trwałe korygowane przez 5 lat, przyjęte na ewidencję środków trwałych w roku 2006 zostały zakupione w roku 2006, a łączny VAT naliczony od ich zakupów wyniósł 220 zł. Ponadto załóŝmy, Ŝe proporcja z artykułu 90, obowiązująca w chwili obliczeń wynosiła 60% (Rysunek 2-31). Rysunek 2-31 ZałóŜmy, Ŝe podatnik w roku 2006 przyjął na ewidencję środków trwałych dwa zakupione środki korygowane przez 10 lat. Z tym, Ŝe jeden z nich został zakupiony w roku 2005, a drugi w Od środka zakupionego w roku 2006 VAT naliczony wynosił 300 zł, natomiast od środka zakupionego w 2005 roku 250 zł. Ponadto załóŝmy, Ŝe proporcja z artykułu 90, obowiązująca w chwili obliczeń (rok 2005) wynosiła 50% (Rysunek 2-32). Rysunek z 70

36 Wprowadzając do systemu BO zakupów związanych ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną nie naleŝy uwzględniać środków trwałych zlikwidowanych przed datą rozpoczęcia pracy z firmą. Opisany sposób postępowania stosujemy zarówno w przypadku zakupionych środków trwałych jak i w przypadku środków trwałych przekazanych z inwestycji. Nie zakończonych inwestycji nie wprowadzamy w dokumencie BO. Informacje o zakupach związanych z inwestycją przekazane zostaną do VAT w chwili przekazywania inwestycji do ewidencji środków trwałych. Przykład 2: Dodanie historii pozostałych zakupów związanych ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną. Pozostałe zakupy (nie środki trwałe) związane ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną istotne są tylko przy obliczaniu korekty rocznej z art. 91 w roku następnym po roku zakupu. W związku z tym rozpoczynając pracę z podatnikiem z dniem musimy wprowadzić BO pozostałych zakupów związanych ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną zakupionych w roku JeŜeli rozpoczynamy pracę z firmą w trakcie roku podatkowego, musimy wprowadzić historię tylko z danego roku podatkowego (do chwili rozpoczęcia pracy z firmą) Likwidacja/sprzedaŜ środka trwałego Likwidacja lub sprzedaŝ środka trwałego związanego ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną ma wpływ na podatek VAT (konieczna jest korekta wykazywana w polu 48 deklaracji VAT-7: Korekta podatku naliczonego od nabycia środków trwałych), dlatego likwidując środek trwały naleŝy dodać dokument likwidacji/sprzedaŝy środka trwałego w module KSP VAT (Rysunek 2-33). JeŜeli likwidowany środek trwały prowadzony jest w module KSP ZARZĄDZANIE MAJĄTKIEM TRWAŁYM (KSP ZMT), to likwidację środka przeprowadzamy w module KSP ZMT. Moduł KSP ZMT tworzy odpowiedni dokument wyjściowy, widoczny w module VAT w rejestrze Dokumenty wejściowe i z poziomu tego rejestru powinien być zaksięgowany. Rysunek 2-33 Pola dokumentu: Oddział odział firmy, którego dokument dotyczy 36 z 70

37 Data wprowadzenia data wprowadzenia dokumentu do systemu KSP, podpowiadana jest data logowania Symbol numer operacji nadawany przez system Data operacji gosp. data likwidacji/sprzedaŝy środka trwałego, na podstawie której wyznaczona zostanie deklaracja, w której uwzględniony zostanie dokument Rodzaj: o o Korekta ze współczynnikiem 100% - sprzedaŝ środka jest opodatkowana Korekta ze współczynnikiem 0% - sprzedaŝ środka nie jest opodatkowana lub jest to likwidacja nie będąca sprzedaŝą Ilość lat korekty - ilość lat przez które środek trwały powinien być korygowany Rok OT rok w którym środek trwały został oddany do uŝytkowania Korekta wg 2% - jeŝeli pole to zostanie zaznaczone, to korekta VAT nie będzie liczona, jeŝeli róŝnica wskaźnika struktury zakupów będzie mniejsza lub równa 2% (zgodnie z Art.6 ust.2 o VAT pola nie zaznaczamy dla środków zakupionych w okresie od maja 2004 do 30 maja 2005) Struktura sprzedaŝy, VAT naliczony i oddzielony w podziale na lata wartość podatku VAT naliczonego i odliczonego w danym roku podatkowym z tytułu zakupów (np. środka trwałego) Opis wypełniane na wewnętrzne potrzeby biura Przekazania środka trwałego z inwestycji Zakończenie prowadzonej inwestycji związanej ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną oraz przekazanie jej do ewidencji środków trwałych jest operacją powodującą konieczność dodania odpowiedniego dokumentu w module VAT (obliczanie korekt rocznych) - Rysunek JeŜeli środek trwały przekazywany z inwestycji prowadzony jest w module KSP ZARZĄDZANIE MAJĄTKIEM TRWAŁYM (KSP ZMT), to przekazanie inwestycji do ewidencji środków trwałych przeprowadzamy w module KSP ZMT. Moduł KSP ZMT tworzy odpowiedni dokument wyjściowy, widoczny w module VAT w rejestrze Dokumenty wejściowe i z poziomu tego rejestru powinien być zaksięgowany. Rysunek 2-34 Pola dokumentu: Oddział odział firmy, którego dokument dotyczy Data wprowadzenia data wprowadzenia dokumentu do systemu KSP, podpowiadana jest data logowania Symbol numer operacji nadawany przez system 37 z 70

38 Dokument wejściowy pole uzupełniane automatycznie gdy księgujemy dokument wejściowy utworzony w module KSP ZARZĄDZANIE MAJĄTKIEM TRWAŁYM Data operacji gosp. data zakończenia inwestycji i przekazania do ewidencji środków trwałych, na podstawie której wyznaczona zostanie deklaracja, w której uwzględniony zostanie dokument Ilość lat korekty - ilość lat przez które środek trwały powinien być korygowany Rok OT rok w którym środek trwały został oddany do uŝytkowania Struktura sprzedaŝy, VAT naliczony i odliczony w podziale na lata wartość podatku VAT naliczonego i odliczonego w poszczególnych latach trwania inwestycji Opis wypełniane na wewnętrzne potrzeby biura Spis z natury art. 14 ust. 5 W przypadku likwidacji spółki lub zaprzestania prowadzenia działalności przez osobę fizyczną naleŝy sporządzić spis z natury zgodnie z art. 14 ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług. W KSP spis z natury wprowadzamy poprzez moduł KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE lub bezpośrednio w module KSP VAT (nie zalecane). Spis z natury dodany w module KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE w module KSP VAT księgujemy z poziomu zakładki Dokumenty Dedykowane. Spis z natury przedstawiono na rysunku (Rysunek 2-35). Rysunek 2-35 Pola spisu z natury: Oddział odział firmy, którego dokument dotyczy Data wprowadzenia data wprowadzenia dokumentu do systemu KSP, podpowiadana jest data logowania Symbol numer operacji nadawany przez system Dokument źródłowy dokument wprowadzony w module KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE Uwzględnić w deklaracji wskazuje deklarację VAT, w której dokument ma zostać uwzględniony Wartość wartość spisu z natury Opis wypełniane na wewnętrzne potrzeby biura Spis z natury art. 113 ust. 5 Spis z natury sporządzony zgodnie z art. 113 ust. 5 moŝna wprowadzić do systemu dokumentem Spis z natury - art. 113 ust. 5. W KSP spis z natury wprowadzamy poprzez moduł KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE lub bezpośrednio w module KSP VAT (nie zalecane). Spis z natury dodany w module KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE w module KSP VAT księgujemy z poziomu zakładki Dokumenty Dedykowane. Pola spisu z natury: Oddział odział firmy, którego dokument dotyczy 38 z 70

39 Data wprowadzenia data wprowadzenia dokumentu do systemu KSP, podpowiadana jest data logowania Symbol numer operacji nadawany przez system Dokument źródłowy dokument wprowadzony w module KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE Uwzględnić w deklaracji wskazuje deklarację VAT, w której dokument ma zostać uwzględniony Wartość wartość spisu z natury Opis wypełniane na wewnętrzne potrzeby biura Zakup urządzenia fiskalnego Podatnikowi, który kupuje pierwsze urządzenie fiskalne przy spełnieniu określonych warunków, przysługuje prawo do ulgi w podatku VAT. Zakup urządzenia fiskalnego naleŝy zarejestrować w systemie dokumentem przedstawionym na rysunku (Rysunek 2-36). Po dodaniu takiego dokumentu do systemu, podczas obliczania deklaracji VAT ulga zostanie uwzględniona automatycznie, odliczając maksymalną moŝliwą do odliczenia w danej deklaracji kwotę. JeŜeli uŝytkownik chce odliczyć inną kwotę niŝ obliczona przez system, powinien samodzielnie dodać dokument odliczenia z tytułu zakupu urządzenia fiskalnego (patrz rozdział Odliczenia z tytułu zakupu urządzenia fiskalnego). W KSP zakup urządzenia fiskalnego wprowadzamy poprzez moduł KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE lub bezpośrednio w module KSP VAT (nie zalecane). Zakup urządzenia fiskalnego dodany w module KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE księgujemy w module KSP VAT z poziomu sekcji Dokumenty dedykowane podwójnie, jako: standardowy dokument zakupu (np. Dokument VAT) operację zakupu urządzenia fiskalnego W rejestrze Urządzenia fiskalne moŝemy sprawdzić historię odliczeń związanych z danym urządzeniem fiskalnym (patrz rozdział 3.5 Urządzenia fiskalne). Nowo dodane urządzenie fiskalne widoczne będzie w rejestrze urządzeń fiskalnych dopiero po przeliczeniu deklaracji, która uwzględnia operację dodania urządzenia fiskalnego. Rysunek 2-36 Pola dokumentu: Oddział odział firmy, którego dokument dotyczy Data wprowadzenia data wprowadzenia dokumentu do systemu KSP, podpowiadana jest data logowania 39 z 70

40 Symbol numer operacji nadawany przez system Dokument źródłowy dokument wprowadzony w module KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE Uwzględnić w deklaracji wskazuje deklarację VAT, w której dokument ma zostać uwzględniony Pierwsze odliczenie deklaracja VAT, w której po raz pierwszy chcemy odliczyć ulgę z tytułu zakupu urządzenia rejestrującego, deklaracja nie moŝe być wcześniejsza od deklaracji wybranej w polu uwzględnić w deklaracji Nazwa nazwa urządzenia fiskalnego Miejsce uŝytkowania miejsce w którym urządzenie jest wykorzystywane, system podpowiada oddział firmy wybrany przy logowaniu Kwota ulgi - kwota ulgi jaką moŝemy odliczyć od podatku VAT Kwota odliczona (BO) juŝ odliczona kwota ulgi (dotyczy sytuacji, gdy odliczono juŝ pewną kwotę ulgi tytułem zakupu urządzenia fiskalnego) - BO Opis wypełniane na wewnętrzne potrzeby biura Odliczenia z tytułu zakupu urządzenia fiskalnego UŜytkownik moŝe zadecydować o odliczeniu innej kwoty ulgi z tytułu zakupu urządzenia fiskalnego, niŝ została obliczona przez moduł VAT. W tym celu naleŝy dodać dokument odliczenia z tytułu zakupu urządzenia fiskalnego (Rysunek 2-37). Wprowadzając dokument odliczenia uŝytkownik sam decyduje jaka kwota ulgi zostanie przyjęta przy obliczeniach deklaracji. W takim przypadku KSP nie kontroluje poprawności wprowadzonej kwoty (chociaŝ obliczone odliczenia dla następnych okresów będą uwzględniać ulgę wprowadzoną przez uŝytkownika). Rysunek 2-37 Pola dokumentu: Data wprowadzenia data wprowadzenia dokumentu do systemu KSP, podpowiadana jest data logowania Symbol numer operacji nadawany przez system Uwzględnić w deklaracji wskazuje deklarację VAT, w której dokument ma zostać uwzględniony Urządzenie fiskalne urządzenie fiskalne (pole słownikowane), którego ulga dotyczy. Urządzenie musi znajdować się w systemie (wprowadzania urządzenia fiskalnego do systemu opisano w rozdziale Zakup urządzenia fiskalnego ) Odliczenie kwota ulgi z tytułu zakupu danego urządzenia fiskalnego do odliczenia w danej deklaracji VAT 40 z 70

41 Opis wypełniane na wewnętrzne potrzeby biura Zwrot odliczenia z tytułu zakupu urządzenia fiskalnego JeŜeli korzystaliśmy lub korzystamy z ulgi z tytułu zakupu urządzenie fiskalnego i z jakiegoś powodu utraciliśmy prawo do ulgi, to konieczne jest wprowadzenie do systemu dokumentu zwrot odliczenia z tytułu zakupu urządzenia fiskalnego (Rysunek 2-38). Rysunek 2-38 Pola dokumentu: Data wprowadzenia data wprowadzenia dokumentu do systemu KSP, podpowiadana jest data logowania Symbol numer operacji nadawany przez system Uwzględnić w deklaracji wskazuje deklarację VAT, w której dokument ma zostać uwzględniony Urządzenie fiskalne urządzenie fiskalne (pole słownikowane), którego ulga dotyczy. Urządzenie musi znajdować się w systemie (wprowadzania urządzenia fiskalnego do systemu opisano w rozdziale Zakup urządzenia fiskalnego ) Pole, w którym wybieramy, czy obliczyć wartość zwrotu (na podstawie wykazanych dotychczas kwot ulgi). UŜytkownik ma moŝliwość wprowadzenia kwoty zwrotu (w takim przypadku system nie kontroluje poprawności wprowadzonej kwoty) Opis wypełniane na wewnętrzne potrzeby biura 2.4 NP2 W rejestrze NP2 rejestrujemy dokumenty niepodlegające opodatkowaniu podatkiem VAT i bez prawa do odliczeń, konieczne jednak do poprawnego ustalenia proporcji z art. 90. Trafiają tu dokumenty: wprowadzone i zaksięgowane w KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE (model pracy: wprowadzany dokument w module Dokumenty dedykowane jest od razu księgowany w module VAT) wprowadzone w KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE lecz zaksięgowane w sekcji Dokumenty Dedykowane z poziomu modułu KSP VAT (model pracy: dokument wprowadzany jest w module Dokumenty dedykowane a dopiero w następnym kroku i często przez inną osobę księgowany w module VAT) wprowadzone bezpośrednio i tylko w module VAT 41 z 70

42 3 Deklaracje podatkowe W sekcji Deklaracje znajdują się obliczone deklaracje podatkowe i podsumowania obliczeń (dotyczy obliczeń kwartalnych) oraz wszystkie informacje związane z obliczonymi deklaracjami (dokumenty wchodzące w skład deklaracji, dokumenty wyjściowe, urządzenia fiskalne). Dla przejrzystości sekcję podzielono na rejestry: deklaracje, dokumenty zakupów, dokumenty sprzedaŝy, dokumenty operacji, dokumenty NP2, dokumenty wyjściowe i urządzenia fiskalne. Rejestry te, tak jak wszystkie rejestry w KSP, uŝytkownik moŝe dostosować do swoich potrzeb. UŜytkownik moŝe m.in. wybrać kolejność wyświetlanych kolumn, ukryć kolumny, wybrać czcionkę uŝytą do wyświetlania informacji. Zawartość rejestru moŝe zostać podsumowana, wydrukowana lub wyeksportowana do pliku. Zawartość rejestrów jest filtrowana. NaleŜy zwrócić uwagę na wybrane parametry, znajdujące się nad listą. Więcej na temat dostosowywania rejestrów moŝna przeczytać w ogólnej instrukcji obsługi do KSP. Standardowe akcje na dokumentach (dostępne z menu głównego, menu kontekstowego oraz poprzez skróty klawiszowe): F3 PokaŜ F4 Edytuj deklarację F6 Drukuj deklarację F8 Usuń deklarację F9 Oblicz deklarację Ctrl + F9 Oblicz korektę deklaracji F10 Przelicz deklarację Edycja, usuwanie i przeliczanie nie jest dostępne dla zatwierdzonych deklaracji. W przypadku próby edycji, usunięcia lub przeliczenia zatwierdzonej deklaracji system zapyta, czy cofnąć zatwierdzenie. Cofnięcie zatwierdzenia dla deklaracji moŝe nie być moŝliwe w przypadku: Braku uprawnień do cofania zatwierdzenia dla deklaracji w tym module Zamknięcia miesiąca zawierającego tą deklarację Nadawanie praw do zatwierdzania i cofania zatwierdzeń dla deklaracji umoŝliwia zarządzanie kompetencjami pracowników. MoŜliwy jest model pracy, gdzie po wprowadzeniu dokumentów i obliczeniu deklaracji przeprowadzana jest kontrola i po nie stwierdzeniu błędów, dokumenty i deklaracje są zatwierdzane. Pracownik, który wprowadził dokumenty nie ma uprawnień do zatwierdzania i cofania zatwierdzeń, nie jest więc w stanie zmodyfikować lub usunąć juŝ sprawdzonych dokumentów lub zmodyfikować obliczonej deklaracji. Standardowe akcje dla wszystkich rejestrów zostały opisane w ogólnej instrukcji obsługi do KSP. 3.1 Deklaracje W rejestrze deklaracje znajdują się wszystkie obliczone deklaracje VAT. Dla obliczonych deklaracji moŝna wydrukować ewidencje VAT i podsumowania obliczeń. W przypadku podatników rozliczających VAT kwartalnie deklarację tworzymy co kwartał. W pozostałych miesiącach liczymy tylko podsumowania obliczeń (wymagane np. ze względu na konieczność comiesięcznego wystawiania dokumentów storna dla KPiR/KH). Moduł VAT umieszcza na obliczonych deklaracjach informacje o osobie odpowiedzialnej za sporządzenie deklaracji. Aby system KSP umieścił dane na deklaracjach naleŝy wprowadzić je w module KSP STRUKTURA FIRMY (rejestr Firmy, opcja Osoby reprezentujące). System KSP pozwala by na deklaracji VAT-UE umieszczane były dane innej osoby niŝ na deklaracji VAT-7, czy VAT-7K. Więcej informacji moŝna znaleźć w instrukcji obsługi do modułu KSP STRUKTURA FIRMY. Jednym z atrybutów zarówno deklaracji jak i podsumowania jest status: Obliczona deklaracja obliczona poprawnie, nie oznacza to, Ŝe obliczenie to jest aktualne 42 z 70

43 Nieobliczona deklaracja, której obliczenie nie powiodło się, np. brakowało koniecznej do obliczeń struktury sprzedaŝy za poprzedni rok Obliczona i modyfikowana deklaracja obliczona, a następnie zmodyfikowana przez uŝytkownika Atrybut aktualna określa czy nie zmodyfikowano, dodano, usunięto dokumentów w ten sposób, Ŝe wymagane jest ponowne obliczenie deklaracji. Dla deklaracji nieaktualnych nie wszystkie wydruki moŝna wykonać. Wydruki wykonane dla deklaracji nieaktualnych opatrzone są ostrzeŝeniem Uwaga! Obliczenia nieaktualne Obliczanie deklaracji Akcja obliczenie deklaracji uŝywana jest do pierwszego obliczenia deklaracji za dany okres. W celu obliczenia deklaracji naleŝy określić parametry obliczenia (Rysunek 3-1). Deklaracje powinny być obliczane w porządku chronologicznym. Rysunek 3-1 Parametry obliczanej deklaracji (zakładka Deklaracja): Deklaracja - rodzaj obliczanej deklaracji: o VAT-7/VAT-7K o Podsumowanie liczone w przypadku rozliczeń kwartalnych (miesiące, w których nie liczy się deklaracji) o VAT UE Za okres miesiąc, za który obliczamy deklarację/podsumowanie Deklarowana data złoŝenia deklaracji dokumenty z datą wprowadzenia późniejszą niŝ deklarowana data złoŝenia deklaracji nie zostaną uwzględnione przy obliczaniu deklaracji. Dokumenty takie będą powodowały w późniejszym czasie korektę deklaracji (patrz rozdział 3.2 Mechanizm obliczania korekt) Uwzględnij dokumenty niezatwierdzone odznaczenie tego pola spowoduje to Ŝe przy obliczaniu deklaracji nie będą brane pod uwagę dokumenty niezatwierdzone w module KSP VAT Zakładka parametry dostępna jest tylko dla deklaracji VAT-7/VAT-7K (Rysunek 3-2): Rysunek 3-2 Parametry obliczanej deklaracji (zakładka Parametry): Całość do przeniesienia domyślnie zaznaczone, oznacza iŝ nadwyŝka podatku naliczonego nad naleŝnym zostanie w całości wykazana w polu 59 (Kwota do przeniesienia na następny okres rozliczeniowy) 43 z 70

44 Częściowe przeniesienie po zaznaczeniu tego pola aktywne staje się pole Kwota do przeniesienia, do którego wpisujemy kwotę podatku jaka ma zostać przeniesiona do następnej deklaracji (pole 59). RóŜnica pomiędzy nadwyŝką podatku naliczonego nad naleŝnym, a kwotą zadeklarowaną do przeniesienia zostanie wykazana jako kwota podatku po przekazania na rachunek bankowy Całość do zwrotu zaznaczenie tej opcji spowoduje Ŝe całość nadwyŝki zostanie wykazana jako kwota do zwrotu na rachunek bankowy Nie odliczaj kwoty wydatkowanej na zakup urządzeń fiskalnych zaznaczenie tego pola spowoduje, Ŝe Ŝadna ulga z tytułu zakupu urządzenia fiskalnego nie zostanie odliczona w tej deklaracji W przypadku próby obliczenia deklaracji za okres, dla którego deklaracja juŝ istnieje pojawi się ostrzeŝenie (Rysunek 3-3). W celu przeliczania juŝ istniejących deklaracji/podsumowań naleŝy wywołać akcję Przelicz (patrz rozdział Przeliczanie deklaracji/korekty deklaracji) Obliczanie korekty deklaracji Rysunek 3-3 Mechanizm automatycznego obliczania korekt deklaracji opisany został w rozdziale 3.2 Mechanizm obliczania korekt. Podczas próby obliczenia deklaracji system sprawdza czy nie ma potrzeby obliczenia korekt deklaracji poprzednich okresów. Korekty zostaną więc wygenerowane automatycznie ale dopiero w momencie obliczania deklaracji. W celu obliczenia korekt deklaracji w dowolnym momencie naleŝy wywołać akcję Obliczanie korekty deklaracji. Aby obliczyć korektę deklaracji naleŝy określić parametry (Rysunek 3-4). Rysunek 3-4 Parametry obliczanej korekty deklaracji: Deklaracja deklaracja (pole słownikowe), którą chcemy korygować Deklarowana data złoŝenia deklaracji dokumenty z datą wprowadzenia późniejszą niŝ deklarowana data złoŝenia deklaracji nie zostaną uwzględnione przy obliczaniu deklaracji. Dokumenty takie będą powodowały w późniejszym czasie korektę deklaracji (patrz rozdział 3.2 Mechanizm obliczania korekt) Uwzględnij dokumenty niezatwierdzone odznaczenie tego pola spowoduje to Ŝe przy obliczaniu deklaracji nie będą brane pod uwagę dokumenty niezatwierdzone w module KSP VAT Procedura obliczania korekty deklaracji jest taka sama w przypadku akcji zainicjowanej przez uŝytkownika jak i w przypadku automatycznego obliczania korekt. Oznacza to, Ŝe system kontroluje potrzebę obliczenia korekty deklaracji a w szczególnych przypadkach obliczenie korekty moŝe pociągnąć za sobą wygenerowanie korekt kolejnych okresów. 44 z 70

45 3.1.3 Przeliczanie deklaracji/korekty deklaracji Przeliczenie deklaracji konieczne jest dla nieaktualnych deklaracji. Deklaracje stają się nieaktualne w przypadku: Dodania, modyfikacji, usunięcia dokumentów uwzględnionych w deklaracji Zatwierdzenia, cofnięcia zatwierdzenia dla dokumentów uwzględnionych w deklaracji Dezaktualizacji deklaracji poprzednich okresów Przeliczenia deklaracji poprzednich okresów Modyfikacji lub usunięcia deklaracji poprzednich okresów Przeliczenie deklaracji lub korekty deklaracji wymaga określenia parametrów, analogicznie jak przy obliczaniu nowej deklaracji/korekty (rozdziały Obliczanie deklaracji i Obliczanie korekty deklaracji). Przeliczenie deklaracji nie jest moŝliwe dla zatwierdzonych deklaracji oraz dla zamkniętego miesiąca (patrz rozdział 7 Zamykanie miesiąca) Parametry obliczeń Podgląd parametrów obliczeń (deklaracji lub podsumowania obliczeń) moŝliwy jest po wybraniu akcji PokaŜ parametry obliczeń Edycja deklaracji Deklaracje podatkowe w systemie KSP obliczane są automatycznie. Na ogół nie ma potrzeby modyfikowania obliczonej deklaracji. UŜytkownik ma jednak moŝliwość edycji obliczonej deklaracji (akcja F4 Edytuj). Po zapisaniu zmian wprowadzonych przez uŝytkownika deklaracja zmienia status na Obliczona i modyfikowana. Po ponownym przeliczeniu deklaracji zmiany naniesione przez uŝytkownika zostają wycofane (z wyjątkiem sekcji H. Oświadczenie podatnika lub osoby reprezentującej podatnika), a status deklaracji zmienia się na Obliczona (lub Nieobliczona, w przypadku jeśli obliczenie z jakiś przyczyn nie powiedzie się). Modyfikacja deklaracji nie jest moŝliwa dla zamkniętego miesiąca (patrz rozdział 7 Zamykanie miesiąca). Modyfikacja deklaracji nie jest moŝliwe dla zatwierdzonych deklaracji. System nie kontroluje poprawności danych na edytowanej deklaracji. Ponowne przeliczenie deklaracji usunie zmiany wprowadzone przez uŝytkownika (z wyjątkiem sekcji H. Oświadczenie podatnika lub osoby reprezentującej podatnika) Usuwanie deklaracji UŜytkownik ma moŝliwość usunąć obliczoną deklarację (akcja F8 Usuń). Po usunięciu deklaracji tworzymy ją ponownie poprzez Obliczenie deklaracji (podsumowania). Patrz rozdział Obliczanie deklaracji. Usunięcie deklaracji nie jest moŝliwe dla zamkniętego miesiąca (patrz rozdział 7 Zamykanie miesiąca). Usunięcie deklaracji nie jest moŝliwe dla zatwierdzonych deklaracji. 45 z 70

46 3.1.7 Wydruk deklaracji Wydruk deklaracji VAT dostępny jest po wybraniu akcji F6 Drukuj. Na ekranie pojawi się podgląd wydruku drukowanej deklaracji. Deklaracja moŝe zostać wyeksportowana lub wydrukowana. W celu wydrukowania deklaracji naleŝy wybrać przycisk. Pozostałe opcje dostępne z poziomu podglądu wydruku opisano w rozdziale 8.1 Opcje wydruków. Wydruk nieaktualnej deklaracji opatrzony zostanie ostrzeŝeniem Uwaga! Obliczenia nieaktualne Limit sprzedaŝy dla osób fizycznych Opcja niedostępna w obecnej wersji systemu Wydruki ewidencji Wszelkie wydruki potrzebne przy prowadzeniu ewidencji VAT, moŝemy wykonać wywołując odpowiednie akcję z menu głównego Wydruki. Większość wydruków wykonywana jest dla konkretnej deklaracji/korekty/podsumowania (zaznaczony wiersz w rejestrze Deklaracji). Wyjątek stanowią wydruki roczne wykonywane dla wybranego roku. Wydruki ewidencji, które moŝna wydrukować z systemu zostały podzielone na 4 grupy: Rejestry sprzedaŝy o Rejestr sprzedaŝy obrót opodatkowany stawkami krajowymi o Rejestr sprzedaŝy obrót międzynarodowy o Rejestr sprzedaŝy potwierdzony obrót międzynarodowy o Rejestr sprzedaŝy niepotwierdzony obrót międzynawowy o Rejestr sprzedaŝy obrót międzynarodowy (antystorno) o Rejestr sprzedaŝy utarg o Rejestr sprzedaŝy utarg wg stawek VAT o Rejestr sprzedaŝy rachunki groszowe o Rejestr sprzedaŝy marŝa (art. 119 i art. 120 ust.10) o Rejestr sprzedaŝy marŝa łączna Rejestry zakupów o Rejestr zakupów o Rejestr zakupów według stawek VAT o Rejestr zakupów związanych ze sprzedaŝą zwolnioną i opodatkowaną o Rejestr zakupów struktura zakupów o Rejestr zakupów marŝa łączna o Rejestr zakupów nie podlegających odliczeniu - pojazdy o Rejestr zakupów nie podlegających odliczeniu - paliwa o Rejestr zakupów nie podlegających odliczeniu - leasing Podsumowanie obliczeń o Podsumowanie obliczeń ewidencja nabyć towarów i usług o Podsumowanie obliczeń sprzedaŝ towarów i usług o Podsumowanie obliczeń storno fiskalne o Podsumowanie obliczeń storno dla marŝy indywidualnej i komisowej ujęte w ewidencji obrotu krajowego o Podsumowanie obliczeń storno dla marŝy indywidualnej i komisowej do wyksięgowania z przychodów o Podsumowanie obliczeń marŝa łączna o Podsumowanie obliczeń utarg o Podsumowanie obliczeń utarg wg stawek VAT o Podsumowanie obliczeń korekta podatku naliczonego tytułem sprzedaŝy/likwidacji środków trwałych o Podsumowanie obliczeń storno KPiR/FK o Podsumowanie obliczeń odliczenie z tytułu zakupu urządzeń fiskalnych o Obliczenie proporcji (art. 90 ust. 2) 46 z 70

47 o Obliczenie proporcji (art. 90 ust. 2) obrót opodatkowany o Obliczenie proporcji (art. 90 ust. 2) obrót wyłączony Roczne o Zestawienie podatku naliczonego i naleŝnego o Podsumowanie podatku naliczonego i odliczonego (art.90) o Podsumowanie korekty podatku naliczonego związanego z nabyciem ON o Podsumowanie korekty podatku naliczonego związanego z nabyciem środków trwałych (korekta 1 roczna) o Podsumowanie korekty podatku naliczonego związanego z nabyciem środków trwałych (korekta 5 letnia) o Podsumowanie korekty podatku naliczonego związanego z nabyciem środków trwałych (korekta 10 letnia) o Podsumowanie korekty podatku odliczonego od środków trwałych Wygenerowanie wydruku moŝe być niemoŝliwe dla nieaktualnych obliczeń. W szczególnych przypadkach wydruk zostanie opatrzony ostrzeŝeniem Uwaga! Obliczenia nieaktualne Przelew na rachunek urzędu skarbowego W celu wydrukowania polecenia wpłaty lub polecenia przelewu tytułem zapłaty podatku VAT naleŝy wybrać akcję Przelew na rachunek Urzędu Skarbowego i określić parametry (Rysunek 3-5): Rodzaj wydruku przelew lub wpłata Rachunek bankowy zobowiązanego Kwota Rysunek 3-5 Rachunek bankowy zobowiązanego i kwota są podpowiadane przez system. UŜytkownik ma moŝliwość zmiany rachunku i kwoty (system nie kontroluje poprawności zmodyfikowanych danych). 3.2 Mechanizm obliczania korekt System KSP posiada zaawansowany mechanizm obliczania korekt deklaracji. Mechanizm ten opiera się na datach dokumentów i operacji oraz datach deklaracji. Daty dokumentów i operacji: Data dokumentu najczęściej data wystawienia dokumentu źródłowego. Na podstawie daty dokumentu wyznaczany jest miesiąc, w którym zostanie uwzględniony dokument. Data dokumentu podpowiadana jest przez system na podstawie miesiąca zalogowania. Uwzględnij w deklaracji wskazuje miesiąc, w którym naleŝy uwzględnić dokument (nie występuje na wszystkich dokumentach). Jeśli wskazany miesiąc jest inny niŝ wynika z daty dokumentu, do obliczeń zostanie wzięte pole uwzględnij w deklaracji. 47 z 70

48 Data wprowadzenia najczęściej data wprowadzenia dokumentu do systemu (data wprowadzenia dla danego dokumentu źródłowego moŝe być inna dla róŝnych modułów, np.: dokumentu modułu KPiR i VAT sytuacja taka świadczy jedynie, Ŝe dokument źródłowy został zaksięgowany w KPiR i VAT w róŝnych dniach). Data wprowadzenia podpowiadana jest przez system na podstawie daty zalogowania. Daty deklaracji: Data deklaracji (okres) miesiąc za jaki obliczana jest deklaracja Deklarowana data złoŝenia deklaracji najczęściej 25 następnego miesiąca względem miesiąca deklaracji Obliczenie deklaracji: w deklaracji za okres wynikający z daty deklaracji uwzględnione zostaną wszystkie dokumenty i operacje, których data dokumentu (lub pole uwzględnij w deklaracji) zgodne są z datą deklaracji oraz data wprowadzenia dokumentów jest nie większa niŝ deklarowana data złoŝenia deklaracji. Obliczenie korekty deklaracji: podstawą złoŝenia korekty deklaracji za okres wynikający z daty korekty deklaracji są dokumenty, których data dokumentu (lub pole uwzględnij w deklaracji) zgodne są z datą korekty deklaracji oraz data wprowadzenia dokumentów jest większa niŝ deklarowana data złoŝenia deklaracji poprzedniej korekty (lub deklaracji) i nie większa niŝ deklarowana data złoŝenia korekty deklaracji (obliczanej). Przykład 1: Dokument uwzględniany w deklaracji Na rysunku (Rysunek 3-6) przedstawiono dokument, który zostanie uwzględniony w deklaracji za miesiąc styczeń Data dokumentu = Uwzględnij w dekl. = Data wprowadzenia = Data deklaracji (okres) = Deklarowana data złoŝenia deklaracji = Omawiany dokument zostanie uwzględniony w deklaracji za styczeń, gdyŝ zgodne są daty dokumentu/uwzględnij w deklaracji i data deklaracji oraz data wprowadzenia jest nie większa niŝ deklarowana data złoŝenia deklaracji. Rysunek z 70

49 ZałóŜmy, Ŝe zmodyfikujemy dokument tak, Ŝe data wprowadzenia będzie równa Dokument taki nie zostanie uwzględniony w deklaracji za styczeń 2008, poniewaŝ deklarowana data złoŝenia deklaracji równa jest , a więc tylko dokumenty wprowadzone do 25 lutego zostaną uwzględnione w deklaracji. Podobnie, jeŝeli obliczymy deklarację VAT, określając deklarowaną datę złoŝenia deklaracji na 20 luty, omawiany dokument nie zostanie uwzględniony gdyŝ uwzględniane zostaną jedynie dokumenty wprowadzone do 20 lutego włącznie. W obu przypadkach konieczna będzie korekta deklaracji za styczeń. Przykład 2: Dokument uwzględniany w korekcie deklaracji Na rysunku (Rysunek 3-7) przedstawiono dokument, który spowoduje korektę deklaracji za miesiąc styczeń Data dokumentu = Uwzględnij w dekl. = Data wprowadzenia = Data deklaracji (okres) = Deklarowana data złoŝenia deklaracji = Data korekty deklaracji (okres) = Deklarowana data złoŝenia korekty deklaracji = Omawiany dokument nie zostanie uwzględniony w deklaracji za styczeń, gdyŝ data wprowadzenia dokumentu jest większa niŝ deklarowana data złoŝenia deklaracji. Rysunek 3-7 W omawianym przykładzie zakładamy, Ŝe uŝytkownik nie wymusił jawnie obliczenia korekty stycznia (świadomie lub nieświadomie) i po miesiącu przystąpił do próby obliczenia deklaracji VAT-7 za luty System, przed obliczeniem Ŝądanej deklaracji sprawdza czy nie ma potrzeby obliczenia korekt poprzednich deklaracji. W naszym przypadku system poinformuje uŝytkownika, Ŝe nie jest moŝliwe obliczenie deklaracji za luty gdyŝ istnieją w systemie dokumenty wymuszające korektę stycznia (Rysunek 3-8). 49 z 70

50 Rysunek 3-8 Kliknięcie na przycisk powodujących korektę (Rysunek 3-9). spowoduje wyświetlenie listy dokumentów Rysunek 3-9 Po kliknięciu na przycisk Oblicz wygenerowane zostaną korekta deklaracji za oraz deklaracje za Deklarowana data złoŝenia korekty deklaracji za styczeń 2008 będzie taka sama jak deklarowana data złoŝenia deklaracji za luty 2008, czyli w naszym przypadku UŜytkownik ma moŝliwość obliczenia korekty deklaracji wcześniej niŝ podczas obliczania deklaracji następnego okresu. W tym celu naleŝy wybrać akcję Oblicz korektę deklaracji (opisano w rozdziale 0 Obliczanie korekty deklaracji). W omawianym przykładzie, dla uproszczenia załoŝono, Ŝe konieczne jest obliczenie korekty deklaracji tylko za jeden miesiąc. W bardziej złoŝonym przypadku moŝe okazać się, Ŝe konieczne jest wygenerowanie korekt deklaracji wielu okresów. W takim przypadku system KSP obliczy wszystkie korekty automatycznie. 50 z 70

51 3.3 Dokumenty uwzględnione w deklaracji Po obliczeniu deklaracji VAT-7, VAT-7K, VAT-UE lub korekty którejś z tych deklaracji moŝemy zobaczyć dokumenty uwzględnione w danej deklaracji. Dla dokumentów uwzględnionych w deklaracjach wprowadzono podział rejestrów analogicznie jak dla dokumentów źródłowych: Dokumenty zakupów Dokumenty sprzedaŝy Operacje Dokumenty NP2 Rejestry te, tak jak wszystkie rejestry w KSP, uŝytkownik moŝe dostosować do swoich potrzeb. UŜytkownik moŝe m.in. wybrać kolejność wyświetlanych kolumn, ukryć kolumny, wybrać czcionkę uŝytą do wyświetlania informacji. Zawartość rejestru moŝe zostać podsumowana, wydrukowana lub wyeksportowana do pliku. Zawartość rejestrów jest filtrowana. NaleŜy zwrócić uwagę na wybrane parametry, znajdujące się nad listą. Więcej na temat dostosowywania rejestrów moŝna przeczytać w ogólnej instrukcji obsługi do KSP. Standardowe akcje na dokumentach (dostępne z menu głównego, menu kontekstowego oraz poprzez skróty klawiszowe): F3 PokaŜ Dokumenty w rejestrach pokazywane są w kontekście wybranej deklaracji lub korekty (pole Deklaracja/korekta deklaracji). MoŜemy zobaczyć tylko dokumenty wchodzące w skład aktualnej deklaracji/korekty. Deklaracje nieaktualne nie mogą zostać wybrane w polu Deklaracja/korekta. Filtrowanie: PokaŜ dokumenty deklaracji i poprzednich korekt w rejestrze pokazane zostaną dokumenty powodujące wybraną i ewentualnie poprzednie korekty oraz dokumenty deklaracji (dotyczy tylko korekt deklaracji) Ukryj dok. nie biorące wprost udziału w obl. deklaracji w rejestrze nie zostaną pokazane dokumenty uwzględnione w deklaracji ale nie drukowane na ewidencjach VAT (np. utarg, rachunki groszowe, ) 3.4 Dokumenty wyjściowe Rejestr dokumenty wyjściowe zawiera dokumenty, wygenerowane podczas obliczania deklaracji na potrzeby innych modułów (dokumenty wejściowe w KSP KPIR i KSP KH). Dokumenty takie powinny zostać zaksięgowane w odpowiednim module (choć mogą zostać odrzucone przez uŝytkownika). Dokumenty wyjściowe z modułu KSP VAT: Storno VAT tyt. utargu Storno VAT tyt. utargu wg stawek VAT Storno fiskalne (kwota netto) Storno fiskalne (kwota VAT) Storno VAT tyt. rozliczenia marŝy łącznej Storno VAT tyt. rozliczenia marŝy indywidualnej Storno VAT tyt. rozliczenia marŝy komisowej Storno VAT tyt. rachunków groszowych Storno VAT tyt. WDT Antystorno VAT tyt. WDT Storno VAT tyt. Eksportu pośredniego Antystorno VAT tyt. Eksportu pośredniego Storno VAT tyt. Eksportu bezpośredniego Antystorno VAT tyt. Eksportu bezpośredniego 51 z 70

52 (Koszt) Storno VAT tyt. zmiany str. sp. i ponownego obliczenia VAT dla zakupów ST zw. ze sp. OP i ZW (Przychód) Storno VAT tyt. zmiany str. sp. i ponownego obliczenia VAT dla zakupów ST zw. ze sp. OP i ZW (Koszt) Storno VAT tyt. zakupów innych niŝ ST zw. ze sp. OP i ZW Rejestry te, tak jak wszystkie rejestry w KSP, uŝytkownik moŝe dostosować do swoich potrzeb. UŜytkownik moŝe m.in. wybrać kolejność wyświetlanych kolumn, ukryć kolumny, wybrać czcionkę uŝytą do wyświetlania informacji. Zawartość rejestru moŝe zostać podsumowana, wydrukowana lub wyeksportowana do pliku. Zawartość rejestrów jest filtrowana. NaleŜy zwrócić uwagę na wybrane parametry, znajdujące się nad listą Więcej na temat dostosowywania rejestrów moŝna przeczytać w ogólnej instrukcji obsługi do KSP. Dokumenty w rejestrach pokazywane są w kontekście wybranej deklaracji lub korekty (pole Deklaracja/korekta deklaracji). MoŜemy zobaczyć tylko dokumenty wchodzące w skład aktualnej deklaracji/korekty. Deklaracje nieaktualne nie mogą zostać wybrane w polu Deklaracja/korekta Storno fiskalne W przypadku gdy podatnik ewidencjonuje sprzedaŝ za pomocą urządzenia fiskalnego, a dodatkowo do części paragonów wystawia faktury VAT w systemie KSP zarejestrowane zostaną: Okresowy raport fiskalny Faktury VAT Sytuacja taka powoduje zawyŝenie sprzedaŝy (kwota netto moduł KpiR/KH, netto i VAT - moduł VAT). W systemie KSP powinniśmy wprowadzić sprzedaŝ zafakturowaną jako faktury do paragonów (patrz rozdział Faktura VAT do paragonu) oraz okresowy raport fiskalny (patrz rozdział SprzedaŜ fiskalna). Po przeliczeniu deklaracji VAT (podsumowania) moduł VAT automatycznie wygeneruje dokumenty: Storno fiskalne na potrzeby VAT Storno fiskalne jako dokument wyjściowy - na potrzeby modułów KPiR/KH. Dostępne wydruki: Raport z obliczeń storna fiskalnego: Podsumowanie obliczeń storno fiskalne (patrz rozdział ). Raport z wygenerowanych dokumentów wyjścia: Podsumowanie obliczeń storno KPiR/KH (patrz rozdział ). W przypadku deklaracji składanych kwartalnie storno fiskalne obliczane jest kaŝdego miesiąca (podsumowanie obliczeń oraz deklaracje VAT-7K) Rozliczenie rachunków groszowych. Na podstawie wprowadzonych do systemu tzw. rachunków groszowych (patrz rozdział Dokument VAT) moduł VAT oblicza wartość podatku VAT przypadająca na wprowadzone dokumenty w sumie (a nie dla kaŝdego z osobna)i generowane są dokumenty: Rozliczenie rachunków groszowych na potrzeby VAT Storno VAT tyt. rachunków groszowych jako dokument wyjściowy na potrzeby KPiR/KH w celu wystornowania wartości VAT od wprowadzonych kwot brutto Zestawienie dokumentów groszowych wykazane jest na wydruku Rejestr sprzedaŝy rachunki groszowe (patrz rozdział ). 52 z 70

53 W przypadku deklaracji składanych kwartalnie rozliczenie rachunków groszowych obliczane jest kaŝdego miesiąca (podsumowanie obliczeń oraz deklaracje VAT-7K) Storno VAT utarg W przypadku gdy podmiot świadczy usługi w zakresie handlu, opodatkowanego róŝnymi stawkami VAT (w tym sprzedaŝ opodatkowana i zwolniona), moŝe zastosować szczególny przypadek określania wysokości podatku naleŝnego rozliczenie utargiem (art.84 ustawy). W takim przypadku sprzedaŝ rejestrowana jest w systemie KSP dokumentem utargu (patrz rozdział Utarg). Na podstawie wartości brutto utargu z okresu, dla którego obliczana jest deklaracja, oraz proporcji wynikającej ze struktury zakupów za ten okres obliczone zostaną wartości netto i VAT. Wygenerowane zostaną dokumenty: Rozliczenie utargu na potrzeby VAT Storno VAT tyt. utargu jako dokument wyjściowy na potrzeby KPiR/KH Zestawienie dokumentów utargu wykazane jest na wydruku Rejestr sprzedaŝy utarg (patrz rozdział ). Raport z obliczeń rozliczenia utargu moŝna wydrukować: Podsumowanie obliczeń utarg (patrz rozdział ). Raport z wygenerowanych dokumentów wyjścia moŝna wydrukować: Podsumowanie obliczeń storno KPiR/KH (patrz rozdział ). Powstaje pewien problem, gdy w okresie rozliczeniowym zakupy nie wystąpiły, albo wprowadzone korekty zakupów powodują, Ŝe suma zakupów według którejś ze stawek VAT jest ujemna. W tym przypadku system podczas obliczania deklaracji informuje uŝytkownika, Ŝe wystąpił błąd podczas obliczania struktury zakupów. UŜytkownik powinien wprowadzić strukturę zakupów za dany miesiąc samodzielnie (patrz rozdział Struktura zakupów). Urzędy skarbowe dopuszczają róŝne określenie struktury zakupów, np.: Nie uwzględniać w strukturze zakupów korekt Przyjąć strukturę zakupów z poprzedniego okresu rozliczeniowego Przyjąć strukturę zakupów z okresu od najwcześniejszej korekty do końca bieŝącego okresu W przypadku gdy podatnik rejestruje utarg wg stawek VAT (patrz rozdział Utarg według stawek VAT) obliczone zostaną wartości netto i VAT (struktura zakupów nie jest istotna). Wygenerowane zostaną dokumenty: Rozliczenie utargu wg stawek VAT na potrzeby VAT Storno VAT tyt. utargu wg stawek VAT jako dokument wyjściowy na potrzeby KPiR/KH Zestawienie dokumentów utargu wykazane jest na wydruku Rejestr sprzedaŝy utarg wg stawek VAT (patrz rozdział ). Raport z obliczeń rozliczenia utargu moŝna wydrukować: Podsumowanie obliczeń utarg wg stawek VAT (patrz rozdział ). Raport z wygenerowanych dokumentów wyjścia moŝna wydrukować: Podsumowanie obliczeń storno KPiR/KH (patrz rozdział ) Storno VAT - niepotwierdzone WDT, eksport. W przypadku sprzedaŝy WDT i eksportu moŝna zastosować preferencyjną stawkę 0% naleŝy jednak spełnić określone warunki. W systemie KSP musi zostać wprowadzony fakt dostawy towaru (patrz rozdziały WDT/eksport usług, Eksport oraz Opis wypełniane na wewnętrzne potrzeby biura Potwierdzenie WDT/Eksport). Podczas obliczania deklaracji moduł VAT uwzględnia dokumenty WDT/Eksport jako potwierdzone, jeśli data potwierdzenia jest nie większa niŝ deklarowana data złoŝenia deklaracji (art. 41 ust oraz 42 ustawy o VAT). JeŜeli podczas obliczeń deklaracji system napotka dokumenty nie potwierdzone lub potwierdzone po terminie deklarowanego złoŝenia deklaracji, 53 z 70

54 dokumenty takie zostaną uwzględnione według wprowadzonych stawek krajowych. Dodatkowo powstanie dokument: Storno VAT jako dokument wyjściowy niepotwierdzone WDT lub Storno VAT jako dokument wyjściowy niepotwierdzony Eksport pośredni Nieco odmiennie traktowany jest eksport bezpośredni: uwzględnienie wystawionych faktur wg stawek krajowych następuje dopiero po bezskutecznym upływie kolejnego miesiąca. W takim przypadku generowany jest dokument: Storno VAT jako dokument wyjściowy niepotwierdzony eksport bezpośredni Zestawienie dokumentów niepotwierdzonych wykazane jest na wydruku Rejestr sprzedaŝy niepotw. obrót międzynarodowy (patrz rozdział ). Raport z wygenerowanych dokumentów wyjścia moŝna wydrukować: Podsumowanie obliczeń storno KPiR/KH (patrz rozdział ) Antystorno dla WDT. Z chwilą otrzymania potwierdzenia dostawy nabywamy prawo do zastosowania preferencyjnej stawki 0% (dotyczy dokumentów niepotwierdzonych uwzględnionych w poprzednich deklaracjach). Wobec braku potwierdzenia podczas obliczania poprzednich deklaracji, byliśmy zmuszeni zastosować stawki krajowe i w związku z tym ujęliśmy w KPiR/KH storno VAT. W takim przypadku system dokona korekty deklaracji VAT-7 za okres, w którym ujęto niepotwierdzony dokument WDT oraz wygenerowany zostanie dokument wyjściowy Antystorno WDT na potrzeby KPiR/KH. Zestawienie dokumentów potwierdzonych i wymagających antystorna wykazane jest na wydruku Rejestr sprzedaŝy potw. obrót międzynarodowy (antystorno) (patrz rozdział ). Raport z wygenerowanych dokumentów wyjścia moŝna wydrukować: Podsumowanie obliczeń storno KPiR/KH (patrz rozdział ) Antystorno eksportu. Antystorno eksportu przebiega analogicznie jak w przypadku antystorna WDT, tzn. wygenerowany zostanie dokument wyjściowy Antystorno Eksport na potrzeby KPiR/KH. Inne są natomiast implikacje otrzymania potwierdzenia wywozu dla samej deklaracji VAT. Potwierdzone dokumenty (uwzględnione w poprzednich deklaracjach jako niepotwierdzone) zostaną ujęte w deklaracji VAT-7 za okres wynikający z daty potwierdzenia dostawy. Zestawienie dokumentów potwierdzonych i wymagających antystorna wykazane jest na wydruku Rejestr sprzedaŝy potw. obrót międzynarodowy (antystorno) (patrz rozdział ). Raport z wygenerowanych dokumentów wyjścia moŝna wydrukować: Podsumowanie obliczeń storno KPiR/KH (patrz rozdział ) Storno VAT marŝy łącznej. Podatnicy rozliczający podatek VAT na zasadzie marŝy łącznej wprowadzają do systemu KSP dokumenty sprzedaŝy MarŜa łączna sprzedaŝ (patrz rozdział MarŜa łączna ), a zakupy słuŝące ustaleniu marŝy MarŜa łączna - zakupy (patrz rozdział MarŜa łączna). Podczas obliczania deklaracji VAT obliczana jest marŝa (róŝnica między sumą sprzedaŝy wynikającą z dokumentów MarŜa łączna - sprzedaŝ, a sumą zakupów wynikających z dokumentów MarŜa łączna zakupy w okresie rozliczeniowym). Obliczoną marŝę bieŝącego okresu pomniejsza się o ewentualną nierozliczoną marŝę z poprzedniego okresu. Na podstawie tak obliczonej marŝy wyliczane są wartości netto oraz VAT i generowane są dokumenty: Rozliczenie marŝy łącznej na potrzeby VAT Storno VAT tyt. rozliczenia marŝy łącznej jako dokument wyjściowy na potrzeby KPiR/KH 3.5 Urządzenia fiskalne Rejestr urządzenia fiskalne zawiera listę zarejestrowanych w systemie urządzeń fiskalnych wraz z dokonanymi odliczeniami (Rysunek 3-10). 54 z 70

55 Rysunek 3-10 Aby wyświetlić rozliczone urządzenia fiskalne naleŝy zaznaczyć Nowo dodane urządzenie fiskalne widoczne będzie w rejestrze urządzeń fiskalnych dopiero po przeliczeniu deklaracji, która uwzględnia operację dodania urządzenia fiskalnego. Raport z rozliczenia urządzeń fiskalnych moŝna wydrukować: Podsumowanie obliczeń odliczenie tytułem zakupu urządzeń fiskalnych (patrz rozdział ) Dokumenty dedykowane W sekcji Dokumenty dedykowane znajdują się dokumenty wprowadzone w module KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE i przeznaczone do zaksięgowania w VAT. Dla przejrzystości sekcję podzielono na rejestry: Wszystkie Zakupy SprzedaŜ Inne Zaksięgowane Odrzucone Dokumenty wprowadzone w module Dokumenty dedykowane widoczne są poszczególnych rejestrach ze względu na rodzaj dokumentu (np. zakup, sprzedaŝ) oraz stan zaksięgowania w module VAT (np. zaksięgowany). W przypadku modelu pracy, gdy dokument jest wprowadzany do modułu dokumenty dedykowane i od razu rozksięgowywany w modułach KPiR/KH, VAT, itp. korzystanie z opisywanych rejestrów nie jest konieczne i ma charakter jedynie informacyjny (lista zaksięgowanych dokumentów dedykowanych w VAT). W przypadku modelu pracy, gdzie dokumenty są wprowadzane do modułu dokumentów dedykowanych a dopiero w następnym kroku rozksięgowywane, opisywane rejestry umoŝliwiają dokonania księgowania (księgowania takiego moŝna równieŝ dokonać z modułu dokumentów dedykowanych). Opisywane rejestry umoŝliwiają równieŝ ponowne zaksięgowanie tego samego dokumentu dedykowanego, np. sprzedaŝ środka trwałego związanego ze sprzedaŝą opodatkowaną i zwolnioną powinna zostać zaksięgowana raz jako Dokument VAT (sprzedaŝ) oraz drugi raz jako operacja Likwidacja/sprzedaŜ środka trwałego. Rejestry te, tak jak wszystkie rejestry w KSP, uŝytkownik moŝe dostosować do swoich potrzeb. UŜytkownik moŝe m.in. wybrać kolejność wyświetlanych kolumn, ukryć kolumny, wybrać czcionkę uŝytą do wyświetlania informacji. Zawartość rejestru moŝe zostać podsumowana, wydrukowana lub wyeksportowana do pliku. Zawartość rejestrów jest filtrowana. NaleŜy zwrócić uwagę na wybrane parametry, znajdujące się nad listą. Więcej na temat dostosowywania rejestrów moŝna przeczytać w ogólnej instrukcji obsługi do KSP. Standardowe akcje na dokumentach (dostępne z menu głównego, menu kontekstowego oraz poprzez skróty klawiszowe): F3 PokaŜ Ctrl + F3 PokaŜ błędy dla dokumentu F8 Nie księguj Ctrl + 1 Księguj zakupy Ctrl + 2 Księguj sprzedaŝ Ctrl + 3 Księguj NP2 55 z 70

56 Księguj operacje Przywróć do księgowania Przywróć ze stanem brak wiedzy Standardowe akcje dla wszystkich rejestrów zostały opisane w ogólnej instrukcji obsługi do KANCELARYJNEGO SYSTEMU PODATKOWEGO. 3.6 Księgowanie Zaksięgowanie dokumentu dedykowanego powoduje wprowadzenie do modułu VAT dokumentu VAT, który zostanie uwzględniony w odpowiedniej deklaracji VAT. Zaksięgowany dokument dedykowany zmienia swój stan na zaksięgowany (w przypadku wielokrotnego zaksięgowania tego samego dokumentu dostępna jest informacja o liczbie księgowań) i przestaje być widoczny w rejestrach Wszystkie i Zakupy/SprzedaŜ/Inne a zaczyna być widoczny w rejestrze Zaksięgowane. Dokument VAT zaksięgowany na podstawie dokumentu dedykowanego jest powiązany z dokumentem dedykowanym (zakładka powiązania zarówno na karcie dokumentu VAT jak i dokumentu dedykowanego). Podczas księgowania dokumentu dedykowanego wszystkie informacje są przepisywane na kartę dokumentu i po sprawdzeniu poprawności przez uŝytkownika dane mogą zostać zapisane. Usunięcie rozksięgowania (dokumentu VAT utworzonego na podstawie dokumentu dedykowanego) spowoduje powrót stanu dokumentu dedykowanego do poprzedniego, czyli przeznaczenie do księgowania. Zmodyfikowanie dokumentu dedykowanego nie spowoduje uwzględnienia modyfikacji w dokumentach utworzonych na jego podstawie (KPiR/KH, VAT, itp.). Podobnie modyfikacja dokumentu VAT nie spowoduje uwzględnienia modyfikacji w modułach Dokumentów dedykowanych i KPiR/KH. Nie moŝna usunąć dokumentu dedykowanego zaksięgowanego w innych modułach. W celu wydatnego przyspieszenia wprowadzenia i rozksięgowywania dokumentów w systemie KSP naleŝy zdefiniować schematy księgowania (moduł Dokumenty dedykowane). 3.7 Odrzucenie dokumentów (rezygnacja z księgowania) W przypadku, gdy do zaksięgowania w module VAT wskazano (ze względu na pomyłkę lub niewiedzę) dokumenty, które nie powinny być ujęte podczas obliczenia podatku VAT (a więc nie powinny się w module VAT znajdować) naleŝy odrzucić księgowanie takich dokumentów. Odrzucony dokument przestaje być widoczny w rejestrach Wszystkie i Zakupy/SprzedaŜ/Inne a zaczyna być widoczny w rejestrze Odrzucone. Niezaksięgowanie dokumentu przeznaczonego do zaksięgowania w VAT bez odrzucenia spowoduje, Ŝe niemoŝliwe będzie zamknięcie miesiąca. System będzie informował o niezaksięgowanych dokumentach w module VAT. Odrzucony dokument zmienia swój stan na Odrzucony (symbol w module dokumentów dedykowanych) - Rysunek Odrzuconych dokumentów nie moŝna zaksięgować ani z poziomu modułu KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE ani modułu KSP VAT. W celu zaksięgowania odrzuconego dokumentu naleŝy wykonać akcję Przywróć do księgowania lub Przywróć z brakiem wiedzy. 56 z 70

57 Rysunek 3-11 Po wykonaniu akcji Przywróć do księgowania dokument zmienia swój stan na pierwotny i trafia z powrotem do rejestru Wszystkie i Zakupy/SprzedaŜ/Inne (przestaje być widoczny w rejestrze Odrzucone). Po wykonaniu akcji Przywróć z brakiem wiedzy dokument zmienia swój stan na brak wiedzy. Oznacza to, iŝ: Dokument będzie moŝna zaksięgować Dokument będzie widoczny w rejestrach Wszystkie oraz Zakupy/SprzedaŜ/Inne dopiero po zaznaczeniu na panelu filtrów opcji Dokumenty z brakiem wiedzy (Rysunek 3-12) Nie zaksięgowanie dokumentu nie będzie miało znaczenia podczas zamykania miesiąca W module KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE zostanie oznaczony symbolem Przestaje być widoczny w rejestrze Odrzucone 3.8 Wszystkie W rejestrze wszystkie znajdują się dokumenty, wprowadzone w module KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE, przeznaczone do księgowania w module KSP VAT (jeszcze nie zaksięgowane) bez podziału na rodzaj dokumentu (zakupy, sprzedaŝ, itp.). Zaznaczenie na panelu filtrów opcji Dokumenty z brakiem wiedzy (Rysunek 3-12) spowoduje, Ŝe dokumenty nie wskazane jako do zaksięgowania w VAT równieŝ zostaną pokazane. Dokumenty z brakiem wiedzy naleŝy rozumieć, jako wprowadzone do systemu KSP na podstawie dokumentu źródłowego lecz ze względu na brak wiedzy uŝytkownika wprowadzającego ten dokument nie sklasyfikowane czy powinny być zaksięgowane w VAT. Dokument taki moŝe zostać zaksięgowany lub odrzucony. Rysunek 3-12 W rejestrze wszystkie nie są widoczne dokumenty juŝ zaksięgowane w module VAT. 3.9 Zakupy W rejestrze zakupy znajdują się dokumenty wydatków, wprowadzone w module KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE, przeznaczone do księgowania w module KSP VAT (jeszcze nie zaksięgowane) SprzedaŜ W rejestrze sprzedaŝ znajdują się dokumenty sprzedaŝy, wprowadzone w module KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE, przeznaczone do księgowania w module KSP VAT (jeszcze nie zaksięgowane). 57 z 70

58 3.11 Inne W rejestrze inne znajdują się pozostałe dokumenty (nie będące zakupami ani sprzedaŝą) lecz konieczne do wprowadzenia do modułu VAT, wprowadzone w module KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE, przeznaczone do księgowania w KSP VAT (jeszcze nie zaksięgowane) Zaksięgowane W rejestrze Zaksięgowane znajdują się wszystkie dokumenty, bez podziału na rodzaj dokumentu (zakupy, sprzedaŝ, itp.), wprowadzone w module KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE i zaksięgowane w module KSP VAT. Wykonanie akcji księguj na zaksięgowanym dokumencie spowoduje jego ponowne księgowanie Odrzucone W rejestrze Odrzucone znajdują się wszystkie dokumenty, bez podziału na rodzaj dokumentu (zakupy, sprzedaŝ, itp.), wprowadzone w module KSP DOKUMENTY DEDYKOWANE i odrzucone z poziomu modułu VAT. Odrzucony dokument moŝe zostać przywrócony do księgowania za pomocą akcji: Przywróć do księgowania Przywróć ze stanem brak wiedzy 58 z 70

59 4 Dokumenty niezatwierdzone W sekcji Dokumenty niezatwierdzone znajdują się wszystkie niezatwierdzone dokumenty wprowadzone w module KSP VAT (bezpośrednio i tylko w module VAT oraz rozksięgowane na podstawie dokumentów dedykowanych). Z poziomu rejestru Dokumenty niezatwierdzone moŝliwe jest zatwierdzenie wszystkich (zaznaczonych) dokumentów. W celu zamknięcia miesiąca konieczne jest zatwierdzenie wszystkich dokumentów. Rejestr dokumentów niezatwierdzonych, tak jak wszystkie rejestry w KSP, uŝytkownik moŝe dostosować do swoich potrzeb. UŜytkownik moŝe m.in. wybrać kolejność wyświetlanych kolumn, ukryć kolumny, wybrać czcionkę uŝytą do wyświetlania informacji. Zawartość rejestru moŝe zostać podsumowana, wydrukowana lub wyeksportowana do pliku. Zawartość rejestrów jest filtrowana. NaleŜy zwrócić uwagę na wybrane parametry, znajdujące się nad listą. Więcej na temat dostosowywania rejestrów moŝna przeczytać w ogólnej instrukcji obsługi do KSP. Standardowe akcje na dokumentach (dostępne z menu głównego, menu kontekstowego oraz poprzez skróty klawiszowe): F3 PokaŜ F4 Edytuj Zatwierdź Standardowe akcje dla wszystkich rejestrów zostały opisane w ogólnej instrukcji obsługi do KANCELARYJNEGO SYSTEMU PODATKOWEGO. 59 z 70

60 5 Dokumenty wejściowe W sekcji Dokumenty wejściowe znajdują się dokumenty wygenerowane przez inne moduły systemu KSP na potrzeby VAT: Dokumenty zakupu pojazdu (z modułu KSP POJAZDY) Dokumenty związane z eksploatacją pojazdu (z modułu KSP POJAZDY) Dokumenty likwidacji środka trwałego, jeŝeli likwidacja ta ma wpływ na VAT (z modułu KSP ZMT) Dokumenty zakończenia inwestycji, jeŝeli fakt ten ma wpływ na VAT (z modułu KSP ZMT) Dla przejrzystości sekcję podzielono na rejestry: Wszystkie Zaksięgowane Odrzucone Dokumenty wejściowe widoczne są w poszczególnych rejestrach ze względu na stan zaksięgowania w module VAT (np. zaksięgowany, odrzucony). Rejestry te, tak jak wszystkie rejestry w KSP, uŝytkownik moŝe dostosować do swoich potrzeb. UŜytkownik moŝe m.in. wybrać kolejność wyświetlanych kolumn, ukryć kolumny, wybrać czcionkę uŝytą do wyświetlania informacji. Zawartość rejestru moŝe zostać podsumowana, wydrukowana lub wyeksportowana do pliku. Zawartość rejestrów jest filtrowana. NaleŜy zwrócić uwagę na wybrane parametry, znajdujące się nad listą. Więcej na temat dostosowywania rejestrów moŝna przeczytać w ogólnej instrukcji obsługi do KSP. Standardowe akcje na dokumentach (dostępne z menu głównego, menu kontekstowego oraz poprzez skróty klawiszowe): F3 PokaŜ Księguj Odrzuć Edytuj (aktualizuj) Usuń Przywróć do księgowania Standardowe akcje dla wszystkich rejestrów zostały opisane w ogólnej instrukcji obsługi do KANCELARYJNEGO SYSTEMU PODATKOWEGO. Dokumenty wejściowe w module VAT widoczne są jako dokumenty wyjściowe w modułach, które je wygenerowały 5.1 Księgowanie Po wykonaniu akcji Księguj system pokazuje kartę odpowiedniego dokumentu zakupu, sprzedaŝy lub operacji wraz z uzupełnionymi polami (na przykład: księgując dokument zakupu pojazdu zobaczymy okno dodawania dokumentu zakupu pojazdu, patrz rozdział Zakup pojazdu). Zaksięgowany dokument wejściowy zmienia swój stan i przestaje być widoczny w rejestrze Wszystkie a zaczyna być widoczny w rejestrze Zaksięgowane. 5.2 Odrzucenie dokumentów (rezygnacja z księgowania) Po wykonaniu akcji Odrzuć dokument wejściowy zmienia swój stan i przestaje być widoczny w rejestrze Wszystkie a zaczyna być widoczny w rejestrze Odrzucone. 60 z 70

61 Niezaksięgowanie dokumentu przeznaczonego do zaksięgowania w VAT bez odrzucenia spowoduje, Ŝe niemoŝliwe będzie zamknięcie miesiąca. System będzie informował o niezaksięgowanych dokumentach w module VAT. Po wykonaniu akcji Przywróć do księgowania dokument zmienia swój stan na pierwotny i trafia z powrotem do rejestru Wszystkie (przestaje być widoczny w rejestrze Odrzucone). 5.3 Wszystkie Rejestr wszystkie zawiera dokumenty wejściowe, nie zaksięgowane w module KSP VAT, (przeznaczone do zaksięgowania), będące wynikiem obliczeń w pozostałych modułach systemu. Dokumenty widoczne w tym rejestrze powinny zostać zaksięgowane lub odrzucone. Po zaksięgowaniu dokument przestaje być widoczny w rejestrze wszystkie i zaczyna być widoczny w rejestrze zaksięgowane, dokument odrzucony w rejestrze odrzucone. Dokument wejściowy w module VAT tworzony jest na potrzeby modułu VAT w momencie wykonania obliczeń w module, w którym jest generowany. JeŜeli obliczenia te są aktualne, w kolumnie Obliczony widnieje TAK. Oznacza to, Ŝe dokument wejściowy jest aktualny (odpowiada rzeczywistości) i moŝe być zaksięgowany. Zdezaktualizowanie obliczeń w module, w którym dokument został utworzony, spowoduje, Ŝe w kolumnie Obliczony ustawiona zostanie wartość NIE. Oznacza to, iŝ dokument wejściowy nie odpowiada (a przynajmniej moŝe nie odpowiadać rzeczywistości) i konieczne jest ponowne wykonanie obliczeń (co uaktualni równieŝ dokumenty wejściowe dla VAT). W szczególności dokument wejściowy moŝe przestać istnieć (np. zlikwidowano w module zarządzanie majątkiem trwałym środek trwały co skutkowało utworzeniem dokumentu wejściowego w VAT, po czym usunięto taką operację w module KSP ZMT. Po wykonaniu obliczeń w module KSP ZMT dokument wejściowy dla VAT, a wyjściowy w KSP ZMT zostanie usunięty). 5.4 Zaksięgowane Rejestr zaksięgowane zawiera dokumenty wejściowe, zaksięgowane w module KSP VAT, będące wynikiem obliczeń w pozostałych modułach systemu. JeŜeli po zaksięgowaniu dokumentu wejściowego, zdezaktualizowano lub wykonano ponownie obliczenia w module, w którym dokument wejściowy został utworzony, moŝe być konieczne uaktualnienie lub usunięcie dokumentu zaksięgowanego w module VAT na podstawie dokumentu wejściowego. Kolumny określające stan obliczeń: Obliczony wartość NIE oznacza, Ŝe obliczenia w module, który utworzył dokument wejściowy są nieaktualne. W takim przypadku naleŝy ponownie wykonać obliczenia w module, który utworzył dokument wejściowy. Aktualny wartość NIE oznacza, Ŝe dokument wejściowy (juŝ po zaksięgowaniu w KSP VAT) został zmieniony w module z którego pochodzi (wykonano ponowne obliczenia i jakieś informacje na dokumencie wejściowym uległy zmianie: np. kwota, data zdarzenia, itp.). W takim przypadku naleŝy: o JeŜeli wartość w kolumnie Obliczony wynosi TAK: uaktualnić dokument VAT utworzony na podstawie dokumentu wejściowego - akcja Edytuj (uaktualnij) Edycja (uaktualnienie) dokumentu wejściowego o JeŜeli wartość w kolumnie Obliczony wynosi NIE: naleŝy ponownie przeliczyć podsumowanie (deklarację) za dany okres w module z którego dokument pochodzi i jeśli wartość w kolumnie aktualny nadal jest NIE, uaktualnić dokument VAT utworzony na podstawie dokumentu wejściowego - akcja Edytuj (uaktualnij) Edycja (uaktualnienie) dokumentu wejściow Usunięty wartość NIE oznacza iŝ dokument ten (po zaksięgowaniu w KSP VAT) został usunięty w module z którego pochodzi. W takim przypadku dokument utworzony na podstawie dokumentu wejściowego naleŝy usunąć z modułu KSP VAT akcja Usuń Usunięcie dokument VAT utworzonego na podstawie dokumentu wejściow. 61 z 70

62 5.4.1 Edycja (uaktualnienie) dokumentu wejściowego Akcja Edytuj (uaktualnij) umoŝliwia uaktualnienie dokumentu VAT utworzonego na podstawie dokumentu wejściowego i konieczna jest w przypadku gdy wykonano przeliczenie w module, który wygenerował dokument wejściowy dla VAT (i zmieniły się dane dokumentu wejściowego). Dokumenty wejściowe wymagające uaktualnienia oznaczone są jako nieaktualne (wartość NIE w kolumnie Aktualny). Uaktualnienie przeprowadzone dla dokumentu wejściowego spowoduje zmodyfikowanie dokumentu w module VAT, a co się z tym wiąŝe zdezaktualizowanie obliczeń (jeśli takie są) w module VAT. Po wywołaniu akcji Edytuj (uaktualnij) system poinformuje o przepisaniu nowych wartości do dokumentu VAT (Rysunek 5-1). Rysunek 5-1 W celu uaktualnienia zatwierdzonego dokumentu naleŝy przed wykonaniem uaktualnienia cofnąć zatwierdzenie Usunięcie dokument VAT utworzonego na podstawie dokumentu wejściowego Wykonanie akcji Usuń dla zaksięgowanego dokumentu wejściowego oznacza usunięcie dokumentu modułu VAT (widocznego w sekcji Dokumenty źródłowe) a nie samego dokumentu wejściowego. Skutek będzie taki sam, jeśli usuniemy bezpośrednio dokument VAT (sekcja Dokumenty źródłowe). W obu przypadkach dokument wejściowy zmieni swój stan i zacznie być widoczny w rejestrze Wszystkie (chyba Ŝe sam dokument wejściowy został usunięty w wyniku wykonania obliczeń w module, który dokument wejściowy wygenerował i gdy tak zmieniono zapisy w systemie, Ŝe dokument wejściowy dla VAT nie powinien być wygenerowany). W celu usunięcia zatwierdzonego dokumentu VAT naleŝy przed usunięciem cofnąć zatwierdzenie. 5.5 Odrzucone Rejestr Odrzucone zawiera dokumenty wejściowe, które zostały odrzucone (wykonano akcję Nie księguj). Odrzucone dokumenty mogą zostać przywrócone do księgowania akcja Przywróć do księgowania. W takim przypadku dokumenty przestaną być widoczny w rejestrze Odrzucone i zaczną być widoczne w rejestrze Wszystkie. 62 z 70

63 6 Słowniki 6.1 Treść dokumentów Pole Treść dokumentów na dokumentach umoŝliwia wprowadzenie dowolnego tekstu lub wybranie wcześniej wprowadzonej treści ze słownika. MoŜliwe jest równieŝ wybranie odpowiedniego tekstu ze słownika i uzupełnienie o specyficzną dla danego dokumentu treść. Wartości słownika definiowane są dla kaŝdej prowadzonej w systemie firmy z osobna oraz odrębnie dla dokumentów zakupów i sprzedaŝy. Uzupełnienie słownika typowymi tekstami, jakie pojawiają się w treści dokumentów moŝe wyraźnie przyspieszyć pracę podczas wprowadzania dokumentów do systemu. Słownik treści dokumentów przedstawiono na rysunku (Rysunek 6-1). Rysunek z 70

64 7 Zamykanie miesiąca Operacja zamykania miesiąca powinna być wykonywana zawsze po zakończeniu pracy w module z daną firmą w danym miesiącu. W systemie KSP zamykanie miesiąca odbywa się odrębnie w kaŝdym z księgowych modułów. Miesiące naleŝy zamykać, aby zablokować moŝliwość modyfikowania, usuwania i dodawania dokumentów do zamkniętego okresu. KaŜdy zamknięty okres moŝe zostać otworzony i dane księgowe mogą być modyfikowane. Zarządzanie uprawnieniami do zamykania i otwierania okresów umoŝliwia podział kompetencji w ramach biura. Aby zamknąć miesiąc muszą być spełnione następujące warunki: Nie występują dokumenty dedykowane przeznaczone do księgowania lecz nie zaksięgowane, dotyczących zamykanego miesiąca. Dokumenty, które nie mają być zaksięgowane powinny zostać odrzucone (patrz rozdział 5.2 Odrzucenie dokumentów (rezygnacja z księgowania)) Nie występują dokumenty wejściowe dotyczące zamykanego okresu, które nie zostały zaksięgowane lub odrzucone Wszystkie zaksięgowane dokumenty są zatwierdzone Podsumowanie miesiąca jest obliczone, aktualne i zatwierdzone UŜytkownik ma uprawnienia do zamykania miesięcy Akcję zamykania miesiąca wykonujemy z poziomu startowego okna modułu. W celu otworzenia okna startowego naleŝy nacisnąć przycisk Wybierz firmę (Rysunek 7-1). Rysunek 7-1 Miesiąc zamykamy przyciskiem Zamknij, a otwieramy przyciskiem Otwórz. Miesiące muszą być zamykane i otwierane w kolejności chronologicznej (Rysunek 7-2). 64 z 70

65 Rysunek z 70

66 8 Wspólne 8.1 Opcje wydruków Po wybraniu akcji drukowania dowolnego zestawienia, podsumowania, tabeli czy deklaracji podatkowej w KSP, na ekranie otwierane jest okno podglądu przygotowanego wydruku. Pasek narzędzi (Rysunek 8-1) pozwala na dostosowanie, eksportowanie i drukowanie przygotowanego wydruku. Rysunek podgląd wydruku w wielkości 100% - rzeczywisty rozmiar - podgląd wydruku, dwie strony na ekranie - podgląd wydruku, cztery strony na ekranie - podgląd wydruku, strona na całą szerokość okna - stopień powiększenia lub pomniejszenia podglądu - przejście do pierwszej strony wydruku - przejście do poprzedniej strony wydruku - przejście do następnej strony wydruku - przejście do ostatniej strony wydruku - eksport wydruku w formacie PDF (Acrobat Reader) - eksport wydruku w formacie xls (MS Excel) - eksport wydruku w formacie RTF (MS Word) - eksport wydruku w formacie HTML - przesuwanie strony - powiększenie - ustawienia wydruku - ustawienia strony - drukowanie - zamknięcie okna z podglądem wydruku 66 z 70

67 8.2 Konfiguracja tabel KaŜdy rejestr (listę danych) w systemie KSP uŝytkownik moŝe dostosować do swoich potrzeb (akcja Konfiguruj tabelę menu Pomocnicze). Okno konfiguracyjne (Rysunek 8-2) pozwala dostosować wygląd, szerokość i kolejność poszczególnych kolumn. Opis przycisków: - przesunięcie wybranej kolumny na początek - przesunięcie kolumny o jedną pozycję w lewo - przesunięcie kolumny o jedną pozycję w prawo - przesunięcie wybranej kolumny na sam koniec Rysunek 8-2 UŜytkownik moŝe określić szerokość poszczególnych kolumn. SłuŜą do tego pola Szerokość i Minimalna szerokość. Zaznaczone pole Pozwól zmieniać szerokość umoŝliwia zmianę szerokości kolumny za pomocą myszy. Na zakładce Tabela (Rysunek 8-3) moŝemy wybrać czcionkę, która uŝyta będzie dla całej tabeli. Ponadto moŝemy zadecydować czy system ma automatycznie dostosowywać szerokość kolumn do rozmiaru okna. Rysunek 8-3 Efekt wprowadzanych zmian moŝemy zobaczyć wybierając przycisk. W celu zapisania zmiany na stałe naleŝy zapisać ustawienia przyciskiem. 67 z 70

68 8.3 Drukowanie tabeli Akcja Drukuj tabelę (menu Pomocnicze) umoŝliwia wydruk dowolnego rejestru. Wydrukowane zostaną wszystkie wiersze lub tylko zaznaczone (nie kaŝdy rejestr umoŝliwia zaznaczanie wierszy) - Rysunek 8-4. Wydruk tabeli moŝe zostać dostosowany do indywidualnych potrzeb (rozdział 8.4 Konfiguruj tabelę do druku). Rysunek 8-4 Drukowane są dane prezentowane w rejestrach (z uwzględnieniem filtrów). NaleŜy upewnić się, Ŝe filtry nie ograniczają danych w zbyt duŝym stopniu. 8.4 Konfiguruj tabelę do druku Wydruk rejestru moŝna dostosować do swoich potrzeb (akcja Konfiguruj tabelę do druku menu Pomocnicze). Okno konfiguracji wydruku (Rysunek 8-5) umoŝliwia wydrukowanie wybranych kolumn, zmianę kolejności i dostosowanie wyglądu poszczególnych kolumn. Rysunek 8-5 Na zakładce Tabela (Rysunek 8-6) moŝemy określić parametry dla całej tabeli oraz wybrać orientację wydruku (pionowa, pozioma), włączyć/wyłączyć pionowe i poziome linie. MoŜemy teŝ ustalić tytuł wydruku. JeŜeli zaznaczymy opcję Pytaj o tytuł wydruku, przed wygenerowaniem wydruku uŝytkownik będzie miał moŝliwość wprowadzenia tytułu dla wydruku. 68 z 70

69 Rysunek 8-6 Zakładka Podsumowanie (Rysunek 8-7) umoŝliwia zdefiniowanie, które kolumny mają zostać podsumowane. Domyślnie podsumowanie tabeli nie jest drukowane. 8.5 Wykres na podstawie tabeli Rysunek 8-7 Dane prezentowane w rejestrach mogą zostać wydrukowane w postaci wykresu (Drukuj wykres na podstawie tabeli menu Pomocnicze) - Rysunek 8-8. Rysunek z 70