Adres redakcji: Warszawa, ul. Okopowa 58/72 tel. (22) ; Redakcja: Urszula Wróblewska DTP: Joanna Archacka Biuro

Transkrypt

1

2 Adres redakcji: Warszawa, ul. Okopowa 58/72 tel. (22) ; Redakcja: Urszula Wróblewska DTP: Joanna Archacka Biuro Obsługi Klienta: Marki, ul. Okólna 40 tel. (22) , ; bok@infor.pl Copyright by INFOR Biznes Sp. z o.o. ISBN Wydanie I/2011, grudzień 2011 r.

3 Spis treści Wstęp...5 Rozdział I. Podatnicy uprawnieni do wystawiania faktur... 7 Wystawienie faktury przez nabywcę...8 Dokumentacja wewnętrzna...9 Przechowywanie faktur...9 Rozdział II. Elementy, które musi zawierać faktura Jakie dane na fakturze Ważne czynności Otrzymanie zaliczki Poprawianie błędów...14 Zniszczenie i zaginięcie...14 Dopuszczalne anulowanie Rozdział III. Rodzaje faktur Faktura korygująca Nota korygująca...18 Faktury zaliczkowe...19 Faktura VAT wewnętrzna Faktura VAT marża Faktura VAT-MP...22 Faktura VAT RR...22 Faktura VAT przy WDT...23 Dokumenty uznawane za faktury...24 Faktury wystawiane po wydaniu paragonu...24 Faktury wystawiane przez kasy fiskalne...24 E-faktury...25 Rozdział IV. Wystawianie i korygowanie faktur elektronicznych...26 Konieczna akceptacja...26 Autentyczność i integralność...28 Korekta e-faktur...29 Rozdział V. Faktury potwierdzające poniesienie kosztów przez beneficjentów programów unijnych Dwie strony Szczegółowe informacje Oznaczenie kopii...32 Zasady rzetelnego wystawiania faktur Rozdział VI. Interpretacje podatkowe Firma w wyjątkowych sytuacjach może anulować fakturę Przy transakcjach partnerskich nie trzeba wystawiać faktury VAT Towar księguje się w dacie faktury Potwierdzona przez kontrahenta kopia może być uznana za potwierdzenie odbioru...39

4 4 e-biblioteka Gazety Prawnej 5. Bonusy należy dokumentować fakturą korygującą Wystawianie oraz przechowywanie faktur w formie elektronicznej Skutki fałszerstwa Faktury zbiorcze Odsprzedaż wody z 23-procentowym VAT Rozdział VII. Orzecznictwo Kto może odliczyć VAT Czy kopie faktur papierowych można przechowywać w formie elektronicznej Czy podatnik może odliczyć podatek z faktur zakupowych otrzymanych w formie niepapierowej, a następnie przez niego wydrukowanych Pusta faktura nie stanowi podstawy do odliczenia VAT Faktura za premie pieniężne nie daje prawa do odliczenia VAT Błąd na fakturze nie wyłącza odliczenia Podatnicy mogli stosować system mieszany dotyczący kopii faktur Nie potrzeba potwierdzenia odbioru faktury, aby odliczyć VAT Numery faktur VAT muszą następować po sobie Zbiorczy rabat w jednej fakturze Fakturę trzeba wystawić po wykonaniu usługi...65 Rozdział VIII. Porady ekspertów Jak dopełnić formalności przy elektronicznej wymianie danych Czy na fakturze można wykazać kwotę podatku od poszczególnych rodzajów towarów lub usług Czy konieczny jest duplikat e-faktury Czy kontrahenci muszą się zgodzić na e-faktury Kiedy urzędnicy mogą zażądać okazania e-faktury Czy potrzebne jest potwierdzenie otrzymania faktury korygującej Czy kompensata należności może być formą zapłaty podatku Czy do ceny fakturowej należy dodać inne koszty Czy faktura za media może nie zawierać daty sprzedaży Czy po śmierci podatnika można korygować fakturę Czy błąd w nazwie trzeba poprawić Jaki adres wpisać na fakturze VAT Czy odliczać VAT, gdy zastosowano błędną stawkę Czy faktury w PDF pozwolą rozliczyć koszty Jak dokumentować zakup paliwa poza Polską Czy można zmienić formę przechowywania faktur Jak zapewnić integralność treści i autentyczność pochodzenia e-faktury Czy e-fakturę można skorygować fakturą papierową Czy cofnięcie akceptacji oznacza, że spółka nie może przesyłać e-faktur Czy e-faktury można przechowywać poza terytorium kraju...79

5 Wstęp Faktury VAT to podstawowe dokumenty w obrocie towarami i usługami, które uprawniają podatników choćby do odliczenia VAT. Jednak aby skorzystać z tego podstawowego uprawnienia, konieczne jest przestrzeganie reguł związanych z wystawianiem, przesyłaniem i przechowywaniem faktur. By ułatwić to zadanie, oddajemy w Państwa ręce kompendium wiedzy o fakturach i fakturach elektronicznych. Wyjaśniamy, kto jest uprawniony do wystawiania faktur (nie zawsze jest nim dostawca towaru lub usługodawca), jakie elementy muszą się na niej znaleźć, co zrobić, jeśli jednego z nich zabraknie. Tłumaczymy też, jak poprawiać błędy, czyli jakie są zasady wystawiania faktur korygujących, a ponadto kto i w jakiej sytuacji powinien wystawić fakturę wewnętrzną, fakturę VAT marża, a kiedy wystarczy wystawić notę korygującą. W naszym poradniku znajdą Państwo nie tylko wyjaśnienia przepisów, ale również stanowiska ministra finansów, który wydaje interpretacje ogólne, izb skarbowych wydających w imieniu ministra interpretacje indywidualne oraz orzecznictwo sądów administracyjnych. Bardzo istotna część poradnika poświęcona jest fakturom elektronicznym. Po zmianach, które nastąpiły od 1 stycznia 2011 r., powinna to być coraz popularniejsza forma przesyłania faktur. W dobie internetu i elektronicznych rozliczeń wydaje się, że już niedługo e-faktura może być jedynym sposobem na przesłanie dokumentu kontrahentom i innym ostatecznym odbiorcom. Jednym z powodów, które uprawniają do postawienia takiej tezy, jest optymalizacja kosztów. Dziś szacuje się, że wystawienie jednej faktury papierowej i przesłanie jej do odbiorcy to koszt rzędu 2 3 złotych. Natomiast wystawienie i przesłanie faktury elektronicznej zmniejsza ten koszt do ok. 50 groszy. Zmiana przepisów rozporządzenia ministra finansów wynika z konieczności dostosowania polskich regulacji do regulacji unijnych. Ustawodawca wspólnotowy miał na celu maksymalne uproszczenie przepisów. W ślad za nim poszedł polski minister finansów. W efekcie dziś możliwe jest przesyłanie e-faktur pocztą elektroniczną w formie pliku PDF. Jak wynika z przepisów, a także orzecznictwa sądów administracyjnych, do e-faktur należy stosować specyficzne regulacje, odpowiadające charakterystyce dokumentów elektronicznych. Konieczne jest przede wszystkim zachowanie autentyczności pochodzenia i integralności treści. Chodzi o to, aby wiadomo było, kto wystawił fakturę, i aby jej treść nie zmieniła się w trakcie przesyłania drogą elektroniczną. Obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści spoczywa na wystawcy dokumentu. Jak już wskazaliśmy, zgodnie z obecnymi rozwiązaniami in-

6 6 e-biblioteka Gazety Prawnej formatycznymi wymogi te spełnia wysłanie e-faktur em w formie nieedytowalnego pliku PDF. Podatnicy muszą pamiętać również o przechowywaniu faktur i faktur elektronicznych. O dopuszczalnych sposobach przechowywania tych dokumentów przeczytają Państwo w naszym poradniku.

7 Rozdział 1 Podatnicy uprawnieni do wystawiania faktur Zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami faktury VAT mogą wystawiać podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej (NIP). Osobami uprawnionymi do wystawiania faktur są zatem przede wszystkim podatnicy VAT wymienieni w art. 15 ustawy o podatku od towarów i usług. W dużym uproszczeniu można powiedzieć, że z przepisu tego wynika, iż podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. Przy czym działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych. W praktyce definicja podatnika VAT jest znacznie bardziej rozbudowana i obejmuje także bardziej szczegółowo określone grupy osób. Dlatego w razie wątpliwości warto zajrzeć do wspomnianego na wstępie przepisu art. 15 ustawy o VAT. Wśród wyjątków jedynie przykładowo warto wspomnieć, że nie uznaje się za podatnika organów władzy publicznej oraz urzędów obsługujących te organy w zakresie realizowanych zadań nałożonych odrębnymi przepisami prawa, dla realizacji których zostały one powołane, z wyłączeniem czynności wykonywanych na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych. Podatnicy VAT czynni, o których mowa w art. 15, to niejedyna grupa podatników uprawnionych do wystawiania faktur VAT. WAŻNE Większość zasad dotyczących faktur zwykłych stosuje się odpowiednio do faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi (faktur zaliczkowych). Faktury oznaczone wyrazami Faktura VAT wystawiają również podatnicy, o których mowa w art. 16 ustawy o VAT, przy dokonywaniu wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu. Wspomniany art. 16 przewiduje, że podatnikami są także osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne niebędące podatnikami, o których mowa w art. 15, jeżeli dokonują wewnątrzwspólnotowej dostawy

8 8 e-biblioteka Gazety Prawnej nowych środków transportu, w przypadku gdy okoliczności nie wskazują na zamiar wykonywania tej czynności w sposób częstotliwy. Wystawienie faktury przez nabywcę Pod pewnymi warunkami faktury może wystawić także nabywca. Nabywcy towarów i usług od podatnika, będący zarejestrowanymi podatnikami VAT czynnym i posiadający numer identyfikacji podatkowej (NIP), mogą wystawiać faktury stwierdzające dokonanie dostawy towarów lub świadczenie usług, oznaczone jako Faktura VAT, w tym również faktury zaliczkowe, w przypadku łącznego spełnienia następujących warunków: nabywca towarów lub usług jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym; nabywca ma zawartą z dokonującym dostawy towarów lub świadczącym usługi umowę odpowiadającą określonym warunkom, upoważniającą do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów w imieniu i na rachunek dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy; naczelnikom urzędów skarbowych właściwych dla obu stron umowy zostanie w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia dostarczona pisemna informacja o zawarciu takiej umowy, zawierająca w szczególności: a) dane dotyczące dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi oraz nabywcy; b) datę zawarcia umowy; c) okres obowiązywania umowy. Dodatkowe warunki musi spełniać także sama umowa. Powinna ona zawierać: postanowienia, że podatnik dokonujący dostawy towarów lub świadczący usługi: po pierwsze, upoważnia nabywcę do wystawiania faktur, faktur korygujących i duplikatów w jego imieniu i na jego rachunek, a po drugie, że poinformuje nabywcę w trybie natychmiastowym w przypadku wykreślenia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub o zbyciu przedsiębiorstwa; postanowienia, że podatnik dokonujący nabycia towarów lub usług: będzie wystawiał faktury, faktury korygujące i duplikaty zgodnie z obowiązującymi przepisami; będzie przedstawiał drugiej stronie umowy oryginał i kopię faktury do jej akceptacji w formie podpisu (tzw. akceptacja), z tym że termin przedstawienia do akceptacji oryginału faktury ma być tak określony w umowie, aby było możliwe dokonanie terminowego rozliczenia podatku przez dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi (kopia faktury pozostaje u dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługi); poinformuje drugą stronę w trybie natychmiastowym w przypadku wykreślenia go z rejestru jako podatnika VAT czynnego lub o zbyciu przedsiębiorstwa; określenie terminu jej obowiązywania, z tym że termin ten nie może być dłuższy niż 2 lata; określenie towarów lub usług, w odniesieniu do których nabywca będzie wystawiał faktury w imieniu i na rzecz dokonującego dostawy lub usługodawcy w okresie obowiązywania umowy.

9 Wszystko o fakturach 9 Faktura wystawiana na takich zasadach powinna dodatkowo zawierać informację, kto był wystawcą faktury i że wystawił ją w imieniu i na rachunek podatnika wymienionego w fakturze jako sprzedawca. Warto także pamiętać, że w przypadku faktur przesyłanych do akceptacji w formie elektronicznej, które w tej formie są również zwracane drugiej stronie umowy, akceptacji dokonuje się w formie elektronicznej. Przepisy te stosuje się odpowiednio do faktur stwierdzających dokonanie wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, jeżeli: nabywcą towarów jest podatnik podatku od wartości dodanej, zidentyfikowany dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju; dokonującym wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów jest podatnik, który zgłosił zamiar dokonywania wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów i został zarejestrowany jako podatnik VAT UE, zgodnie z art. 97 ustawy; dokonujący wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów dostarczył właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy pisemną informację. Dokumentacja wewnętrzna Osoby prowadzące działalność gospodarczą mają możliwość wystawiania faktur wewnętrznych. W przypadku zarówno faktur wewnętrznych, jak i faktur wewnętrznych korygujących wystawca faktury nie przesyła jej do żadnego innego podmiotu. Nie może zatem otrzymać potwierdzenia odbioru wewnętrznej faktury korygującej. Nie oznacza to jednak, że faktury wewnętrzne nie były wprowadzone do obrotu prawnego. Wprost przeciwnie, jeżeli były one ujęte w rejestrze sprzedaży i na ich podstawie spółka wypełniała deklaracje VAT-7, to należy uznać, że weszły one do obrotu prawnego. Tak więc w przypadku wystawienia korekty do faktury wewnętrznej wystawca korekt faktur wewnętrznych jest równocześnie ich odbiorcą, a to powoduje, że data wystawienia korekt faktur wewnętrznych jest jednocześnie datą potwierdzenia ich odbioru. Wystawca wewnętrznej faktury korygującej może dokonać obniżenia kwoty podatku należnego. Podatnik może zatem wystawić faktury korygujące do uprzednio wystawionych faktur wewnętrznych, co stanowić będzie dla firmy podstawę do obniżenia kwoty podatku należnego z tego tytułu w rozliczeniu podatku za okres (miesiąc), w którym te faktury zostały wystawione. Trzeba też wiedzieć, że spółka, wystawiając faktury korygujące do wystawianych wcześniej faktur wewnętrznych, powinna ująć te faktury w deklaracjach VAT za miesiąc, w którym wystawiła faktury korygujące. Przechowywanie faktur Podatnicy muszą przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

10 10 e-biblioteka Gazety Prawnej Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe, w dowolny sposób zapewniający: n autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; n łatwe ich odszukanie; n organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych. Autentyczność pochodzenia oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Z kolei integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Ewa Matyszewska