ZARZĄDZENIE NR 209/2016 WÓJTA GMINY KOBYLNICA z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie zasad centralizacji rozliczeń podatku VAT w Gminie Kobylnica

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 209/2016 WÓJTA GMINY KOBYLNICA z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie zasad centralizacji rozliczeń podatku VAT w Gminie Kobylnica Na podstawie art. 30 ust.1 i art. 31 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 446 ze zm.), art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 710, ze zm.) w rozumieniu nadanym mu przez uchwałę składu siedmiu sędziów Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 24 czerwca 2013 r. (sygnatura akt: I FPS 1/13) oraz wyroku Trybunału Sprawiedliwości z dnia 29 września 2015 r. (sygnatura akt: C-276/14), zgodnie z którym jednostka samorządu terytorialnego i jej jednostki budżetowe stanowią jednego podatnika, Gmina Kobylnica jest wyłącznym podatnikiem podatku VAT i winna prowadzić rozliczenia podatkowe z uwzględnieniem rozliczeń jej jednostek budżetowych (rozliczenie skonsolidowane), jak również w świetle przepisów art. 3 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz.U. z 2016 r. poz.1454) zarządza się, co następuje: 1 W celu zapewnienia poprawności i spójności rozliczeń podatku VAT w Gminie Kobylnica, jej jednostkach budżetowych zwanych dalej jednostkami ustala się procedury obowiązujące w tym zakresie od 01 stycznia 2017r. 2 Procedury określone w niniejszym zarządzeniu obejmują wszystkie gminne jednostki budżetowe według wykazu stanowiącego załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia. 3 Zobowiązuje się kierowników i dyrektorów jednostek do dokonania przeglądu dochodów i przychodów budżetowych pod kątem opodatkowania podatkiem od towarów i usług VAT z zastosowaniem odpowiedniej stawki podatkowej (23%, 8%, 5%, 0%), zwolnionych z opodatkowania podatkiem VAT oraz nie podlegających opodatkowaniem podatkiem VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami. 4 Określa się następujące zasady zawierania umów z kontrahentami: 1. Od dnia 1 stycznia 2017 roku wszystkie umowy z kontrahentami zawierane będą w imieniu Gminy Kobylnica. 2. Umowy cywilnoprawne (np. najmu) zawierane przez jednostki w imieniu i na rzecz gminy muszą zawierać właściwe dane identyfikacyjne podmiotu je zawierającego, czyli: pełną nazwę gminy, jej adres i NIP oraz dane jednostki jako podmiotu reprezentującego gminę, czyli pełną nazwę jednostki wraz z jej adresem, a także podpis dyrektora jednostki z upoważnienia Wójta Gminy. 3. Dla umów zawartych przed 1 stycznia 2017 roku, faktury wystawione z nazwą, adresem oraz NIP tylko jednostki (bez nazwy i NIP Gminy), będą uznawane za prawidłowe.

2 4. W procedurach zamówień publicznych, udzielanych przez jednostki od 1 stycznia 2017 r. zawarte powinno być zastrzeżenie informujące, że dokumenty dostawy winny zawierać oznaczenie jak przy opisie faktury. Natomiast nowo zawierane umowy, po wejściu w życie niniejszego zarządzenia, powinny być zawierane z danymi, o których mowa w 5 ust Jednostki budżetowe wymienione w załączniku 1 do niniejszego Zarządzenia w związku ze sprzedażą towarów i usług mają obowiązek (w zakresie swojego działania) do wystawienia: faktur stwierdzających sprzedaż towarów i usług, faktur korygujących, duplikatów: faktur i faktur korygujących. 2. Każda faktura powinna zawierać elementy składowe wymagane prawem dla danego typu faktury, to jest w szczególności elementy wskazane w art. 106e lub 106f ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.przy czym ustala się, że dane identyfikacyjne pomiotu dokonującego transakcji sprzedaży bądź zakupu wypisywane będą na fakturach następująco: FAKTURA SPRZEDAŻY Sprzedawca: Gmina Kobylnica Kobylnica ul. Główna 20 NIP Wystawca: Jednostka organizacyjna Gminy (jej nazwa i adres) FAKTURA ZAKUPU Nabywca: Gmina Kobylnica Kobylnica ul. Główna 20 NIP Odbiorca: Jednostka organizacyjna Gminy (jej nazwa i adres) 3. Kierownicy i Dyrektorzy jednostek budżetowych gminy zobowiązani są od dnia 1 stycznia 2017 r. stosować ww. sposób wskazania danych sprzedawcy lub nabywcy oraz zapewnić jego realizowanie przez pracowników jednostki. 6 Wszelkie odpłatne czynności jednostek na rzecz własnej gminy (i na odwrót), a także odpłatne czynności dokonywane pomiędzy samymi jednostkami (w tym dostawa i refakturowanie mediów) dokumentowane powinny być notą księgową i nie powinny być ujmowane w rejestrach sprzedaży ani w cząstkowych deklaracjach VAT-7 składanych przez te jednostki do Centrum Usług Wspólnych w Kobylnicy. 7 Świadczenia pomiędzy jednostkami budżetowymi Gminy Kobylnica a jednostkami budżetowymi innych jednostek samorządu terytorialnego (inna gmina, powiat, województwo samorządowe) dokumentuje się fakturą, a wynikające z niej kwoty ujmowane są w ewidencjach sprzedaży oraz cząstkowych deklaracjach VAT-7 składanych przez te jednostki gminie. Kwoty ujmowane w deklaracjach powinny obejmować wartości w groszach, tj. nie należy stosować zaokrągleń do pełnych złotych Zobowiązuje się kierowników jednostek do prowadzenia cząstkowych rejestrów sprzedaży za poszczególne miesiące rozliczeniowe, począwszy od stycznia 2017 r. Ewidencja dokonywanej sprzedaży powinna być prowadzona zarówno na podstawie wystawionych przez jednostkę faktur, rachunków, wydruków z kas fiskalnych, jak i na

3 podstawie innych dowodów dokumentujących sprzedaż na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej. 2. Zapisy w rejestrze sprzedaży VAT dokonywane są po ujęciu operacji w rachunkowości jednostki na podstawie kopii wystawionych faktur VAT. W celu identyfikacji dowodu źródłowego i powiązania go z zapisem w rejestrze sprzedaży VAT należy podawać nr pozycji księgowej, pod którym dowód źródłowy przechowywany jest w zbiorze dowodów księgowych. W prowadzonych przez jednostki rejestrach sprzedaży VAT ujmuje się tylko i wyłącznie obroty związane z czynnościami podlegającymi przepisom ustawy o podatku od towarów i usług. 3. Kierownicy/dyrektorzy jednostek gminy zobowiązani są do prowadzenia cząstkowych ewidencji zakupów dla jednostki budżetowej za poszczególne miesiące rozliczeniowe, począwszy od stycznia 2017 r. 4. Ustala się następujące zasady prowadzenia cząstkowych rejestrów zakupów VAT: księgi podatkowe rejestry zakupów VAT w jednostkach należy prowadzić w taki sposób aby możliwe było na ich podstawie sporządzenie deklaracji VAT-7. W rejestrze zakupów VAT prowadzonych przez jednostki ujmowane są wszystkie wydatki budżetowe Gminy potwierdzone prawidłowymi fakturami VAT, w podziale na wydatki bieżące i majątkowe, które uprawniają Gminę do odliczenia podatku naliczonego VAT w całości lub w części. Dane te są niezbędne do ustalenia wysokości kwoty podatku naliczonego w deklaracji podatkowej składanej przez Gminę, zapisy w rejestrze zakupów VAT dokonywane są po ujęciu danego wydatku w ewidencji księgowej jednostki na podstawie oryginału otrzymanej faktury VAT. Dowody źródłowe przechowywane są w księgach rachunkowych jednostki. W celu identyfikacji dowodu źródłowego i powiązania go z zapisami w księgach, pod którą dana operacja została ujęta w ewidencji księgowej jednostki i pod którym oryginał faktury VAT przechowywany jest w zbiorze dowodów księgowych. Dekretacje otrzymywanych zewnętrznych dowodów źródłowych muszą zawierać oznaczenie pozycji zapisu operacji w rejestrze zakupu VAT prowadzanych przez jednostkę. Jednostki budżetowe odpowiedzialne są za prawidłowość przyjmowanych faktur podatkowych. 5. Rejestry do celów podatku VAT prowadzone są odrębnie w każdej jednostce, w formie elektronicznej. 6. Wprowadza się do stosowania prewspółczynnik, zezwalający na odliczanie podatku należnego przy nabyciu towarów i usług dotyczących działalności gospodarczej opodatkowanej stawkami VAT przy prowadzeniu przez jednostki działalności mieszanej. Prewspółczynnik ustala się procentowo jako roczny obrót z działalności gospodarczej w rocznym obrocie z działalności gospodarczej powiększonym o otrzymane przychody z innej działalności, w tym wartość dotacji, subwencji i innych opłat o podobnym charakterze, otrzymanych na sfinansowanie wykonywanej przez jednostkę działalności innej niż gospodarcza. Dopuszcza się zgodnie z art. 86 ust. 2h ustawy o VAT stosowanie wyliczeń prewspółczynnika indywidualnego, który w sposób bardziej reprezentatywny będzie odzwierciedlał specyfikę wykonywanej przez jednostki działalności W celu prawidłowego rozliczenia przez Gminę podatku VAT z Urzędem Skarbowym zobowiązuje się kierowników i dyrektorów jednostek do: 1) Wyznaczenia osób odpowiedzialnych za prawidłowe rozliczanie podatku od towarów i usług VAT w jednostce i przekazanie tych danych do Centrum Usług Wspólnych w Kobylnicy. 2) Sporządzenia cząstkowej deklaracji VAT-7 na podstawie prowadzonych rejestrów sprzedaży i zakupu (w groszach) za okresy miesięczne i przekazania w/w deklaracji do Centrum Usług Wspólnych w Kobylnicy w nieprzekraczalnym terminie do 15 każdego miesiąca wraz z przekazaniem podatku na rachunek - BS Sławno jeżeli występuje nadwyżka podatku

4 należnego nad naliczonym. Jednostka, w której nie występują sprzedaż i zakupy podlegające ewidencji w rejestrze VAT składa w w/w terminie deklarację zerową. 3) Przekazywania rejestru sprzedaży oraz jeśli jednostce przysługuje prawo do odliczeń podatku naliczonego VAT rejestru zakupu - rejestry powinny być podpisane przez kierownika jednostki i głównego księgowego. Dane, wykazane w deklaracji VAT winny być zgodne z danymi, wynikającymi z ewidencji księgowej. 4) W przypadku gdy po przesłaniu rejestru sprzedaży VAT i deklaracji VAT zostaną stwierdzone nieprawidłowości w prowadzonej ewidencji lub zaistniała inna okoliczność skutkująca koniecznością korekty deklaracji VAT za dany miesiąc należy: a) niezwłocznie zgłosić tę sytuację do Centrum Usług Wspólnych w Kobylnicy, b) sporządzić korekty rejestru sprzedaży VAT i deklaracji VAT-7 oraz przesłać korekty ewidencji i deklaracji VAT-7 do Centrum Usług Wspólnych w Kobylnicy. 5) Dokonania stosowanych zmian w polityce rachunkowości obowiązującej w jednostce, a w szczególności w zasadach funkcjonowania kont związanych z rozliczeniem podatku VAT. 6) Współpracy w ramach czynności sprawdzających, kontroli podatkowych z pracownikiem do rozliczeń podatkowych Centrum Usług Wspólnych w Kobylnicy. 2. Za prawidłowość sporządzenia cząstkowych ewidencji podatku VAT oraz cząstkowej deklaracji VAT-7 odpowiada kierownik/ dyrektor jednostki. 3. W przypadku czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, postępowania podatkowego lub postępowania kontrolnego, jednostki zobowiązane są do przekazania do Centrum Usług Wspólnych w Kobylnicy wszelkich informacji oraz dokumentów w terminie wskazanym przez pracownika zajmującego się rozliczeniem podatku VAT. 10 W celu prawidłowego i terminowego wystawiania faktur VAT ze sprzedaży towarów i usług, sporządzania rejestrów zakupu i sprzedaży, deklaracji rozliczeniowych ustala się następujący obieg dokumentów w Urzędzie Gminy Kobylnica: 1) Pracownicy merytoryczni zobowiązani są do dostarczania do Referatu Finansowego wszelkich dokumentów potwierdzających obowiązek wystawienia faktury sprzedaży lub noty obciążeniowej niezwłocznie po ich podpisaniu przez strony. Wszystkie faktury VAT, faktury korygujące, noty obciążeniowe i noty korygujące potwierdzające fakt zakupu składników majątkowych, bieżących oraz zakupu usług winny być opisane przez pracowników merytorycznych i składane w Referacie Finansowym. 2) Na dowód wpływu dokumentów, o których mowa w ust.1, na każdym z nich umieszcza pieczęć z datą wpływu do Urzędu Gminy. Pracownicy merytoryczni zobowiązani są do opisu dokumentów, o których mowa w ust. 1 zgodnie z polityką rachunkowości Gminy Kobylnica, zarządzeniem w sprawie wprowadzenia procedur kontroli finansowej w Urzędzie Gminy Kobylnica oraz zarządzeniem w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-WSa w zakresie wydatków strukturalnych ponoszonych przez Gminę Kobylnica oraz jej jednostki organizacyjne. Kierowników referatów oraz pracowników na samodzielnych stanowiskach zobowiązuje się do niezwłocznego przekazywania opisanych dokumentów do Referatu Finansowego w celu terminowego regulowania zobowiązań. 3) Faktury VAT ze sprzedaży towarów i usług będą wystawione przez pracownika Urzędu Gminy w programie TENSOFT.

5 11 Agregacja danych zawartych w cząstkowych rejestrach sprzedaży i zakupu oraz cząstkowych deklaracjach VAT-7 dostarczonych przez jednostki, następować będzie w zbiorczym rejestrze sprzedaży i zakupu w księgowości Centrum Usług Wspólnych w Kobylnicy celem sporządzenia zbiorczej deklaracji VAT-7 Gminy Kobylnica dla właściwego urzędu skarbowego, do 25 dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym. 12 Centrum Usług Wspólnych w Kobylnicy jest odpowiedzialne za całościowe rozliczenie podatku VAT z właściwym urzędem skarbowym, w tym prowadzenia rejestru podatkowego, składanie deklaracji podatkowych oraz dokonywania innych czynności, w tym: 1) weryfikacja treści oraz zawartości rejestrów sprzedaży i deklaracji cząstkowych przesyłanych przez jednostki, 2) kontrola procesu przygotowania oraz przekazywania raportu sprzedaży VAT i deklaracji podatkowej przez jednostki budżetowe, 3) koordynacja współpracy z organami podatkowymi oraz z organami kontroli skarbowej w ramach czynności sprawdzających, kontroli podatkowych, postępowań podatkowych oraz postępowań kontrolnych. 13 W jednostkach nie posiadających kas rejestrujących zobowiązuje się kierowników/dyrektorów do przeanalizowania przepisów prawnych w zakresie obowiązku zainstalowania kas rejestrujących. Informacje w tym zakresie należy przekazać do Centrum Usług Wspólnych w Kobylnicy. Na drukowanych paragonach wystawcą będzie Gmina Kobylnica. Paragon powinien zawierać następujące dane: GMINA KOBYLNICA NAZWA JEDNOSTKI ADRES JEDNOSTKI NIP Księgi podatkowe VAT oraz dowody źródłowe dokumentujące ich zapisy jednostki budżetowe zobowiązane są przechowywać zgodnie z przepisami art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług tj. do czasu przedawnienia zobowiązań podatkowych (przez okres 5 lat od końca roku, w którym upływa termin płatności podatku za okres, którego księgi dotyczą). 15 Wykonanie powyższego zarządzenia powierza się Kierownikom i Dyrektorom jednostek budżetowych podległych Gminie Kobylnica. 16 Nadzór nad prawidłowym wykonaniem zarządzenia powierza się Skarbnikowi Gminy Kobylnica. 17 Zarządzenie niniejsze należy traktować jako jeden z elementów polityki rachunkowości Gminy Kobylnica. 18 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

6 Załącznik nr 1 Do Zarządzenia Nr 209/2016 Wójta Gminy Kobylnica z dnia r. Wykaz jednostek budżetowych Gminy Kobylnica 1. Centrum Usług Wspólnych w Kobylnicy 2. Ośrodek Pomocy Społecznej w Kobylnicy 3. Szkoła Podstawowa w Kwakowie 4. Szkoła Podstawowa w Kończewie 5. Szkoła Podstawowa w Słonowicach 6. Zespół Szkół Samorządowych w Kobylnicy 7. Zespół Szkół Samorządowych w Sycewicach 8. Urząd Gminy Kobylnica.