Zasady przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej

Transkrypt

1 Zasady przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej INTERPRETACJA INDYWIDUALNA, sygn.iptpp2/ /11-2/js, Izba Skarbowa w Łodzi, z dnia 27 października 2011r. Na podstawie art. 14b 1 i 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) oraz 2 i 5a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 z późn. zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia 28 lipca 2011 r. (data wpływu 1 sierpnia 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej - jest prawidłowe. UZASADNIENIE W dniu 1 sierpnia 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej. W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe: Wnioskodawca zamierza wystawiać faktury elektroniczne poprzez wymianę danych elektronicznych EDI jak również z wykorzystaniem programu/programów umożliwiających podpisanie dokumentów i weryfikację podpisu. W obu przypadkach rozpoczęcie przesyłania faktur poprzedzone będzie zawarciem stosownej umowy i rozpocznie się po dniu wskazanym w umowie. Dodatkowo umowa zawierać będzie informacje czy odbiorca decyduje się na system wymiany danych EDI czy też inny system. W pierwszym z opisanych sposobów wystawiania faktur Wnioskodawca zamierza stać się, jako wystawca e-faktur, uczestnikiem systemu, który pozwoli na wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), tak jak to stanowi 4 pkt 2 rozporządzenia w sprawie e-faktur. W powyższym zakresie Wnioskodawca będzie korzystać z wydzielonej sieci usługodawcy informatycznego. W celu optymalizacji komunikacji w systemie EDI zadaniem tego podmiotu (usługodawcy) będzie umożliwienie bezpiecznego przesyłania danych z systemu Wnioskodawcy oraz umożliwienie "ściągania" w formacie XML poprzez dostęp do odpowiedniej strony www lub z wykorzystaniem dedykowanej aplikacji przez odbiorcę wysłanego komunikatu. Dodatkowo system usługodawcy będzie archiwizował wszystkie e-faktury w oryginalnym formacie, przy czym zgodnie z przepisami rozporządzenia zapewniona będzie czytelna wersja prezentacyjna e-faktury. Wyżej opisany system wymiany i archiwizowania e-faktur gwarantować będzie, według Wnioskodawcy, autentyczność ich pochodzenia, integralność danych, jak również czytelność przez cały okres ich przechowywania oraz natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną organom kontroli skarbowej do tych faktur, w szczególności zapewniać będzie możliwość udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruk. W drugim przypadku Wnioskodawca będzie wystawiał fakturę w swoim systemie ERP i zapisywał ją do pliku PDF. Następnie plik ten będzie umieszczany w bazie danych zarządzanej przez oprogramowanie E-dokumenty. W wyżej wspomnianej aplikacji Wnioskodawca będzie dokonywał podpisania dokumentu e-pieczęcią opartą na kwalifikowanym certyfikacie. Aplikacja ta będzie służyła również do wysłania dokumentu na wskazany w umowie / 5

2 przez klienta adres . Dane z aplikacji będą archiwizowane w systemie dobowym przez usługodawcę. Wnioskodawca dopuszcza, że część faktur podpisanych elektronicznie w aplikacji nie będzie wysyłana na a a kopiowana na serwery sftp klientów. W związku z powyższym zadano następujące pytania: Czy opisany proces wymiany i archiwizowania e-faktur spełnia wymogi, o których mowa w 4 pkt 2, w związku z 6 ust. 5 rozporządzenia w sprawie e-faktur. Czy dopuszczalne jest posiadanie dwóch odrębnych archiwów faktur wystawionych w formie elektronicznej dla wydzielonych dwóch grup odbiorców, np. osobne archiwum dla klientów, którzy chcą otrzymywać e-faktury poprzez system EDI, a osobne dla pozostałych klientów, którzy chcą otrzymywać faktury elektroniczne z pominięciem systemu EDI. Zdaniem Wnioskodawcy, stosując opisane powyżej dwie metody nie narusza przepisów ustawy, gdyż nie ogranicza ona liczby metod wymiany. Jednocześnie Wnioskodawca uważa, iż w jednej i drugiej metodzie zachowane są wymogi, co do autentyczności pochodzenia i integralności treści. Rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych, nie ogranicza liczby archiwów, w których faktury te będą przechowywane. Oznacza to, że Spółka może posiadać odrębne archiwum dla faktur elektronicznych wystawianych na rzecz klientów korzystających z wymiany danych EDl oraz odrębne archiwum dla faktur wystawionych na rzecz klientów korzystających z e-faktur z pominięciem wymiany EDI. Dopuszczalne jest też zorganizowanie przechowywania faktur elektronicznych w taki sposób, iż jeden usługodawca będzie przechowywał faktury wystawione na rzecz podmiotów należących do grupy pierwszej, a inny usługodawca lub sama spółka na rzecz podmiotów spoza grupy pierwszej. W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. Na mocy art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych. Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16. Od dnia 1 stycznia 2011 r. sposób i warunki przysyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661) wydane na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 10 i 11 ustawy. Ww. rozporządzenie w 10 uchyla rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). W myśl 3 ust. 1-3 cyt. rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r., faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci / 5

3 prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni. Zgodnie zaś z 4 tego rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Przy czym przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury ( 2 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia). Natomiast integralność treści faktury oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura ( 2 ust. 1 pkt 2 ww. rozporządzenia). Stosownie do 2 ust. 2 ww. rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania: 1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub 2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych. Ponadto, w myśl 6 cyt. rozporządzenia, faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający: 1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego; 2. łatwe ich odszukanie; 3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur. Dodatkowo 8 cyt. rozporządzenia, wskazuje, że faktury przesyłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawarte. Należy tutaj zauważyć, że w wyżej wymienionym rozporządzeniu ustawodawca nie odniósł się do faktur korygujących. W związku z tym należy zwrócić uwagę na 19 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zgodnie z którym faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przepisu powyższego nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji. Na podstawie powyższego stwierdzić należy, że gdy w rozporządzeniu z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, jest mowa o fakturach należy pod tym pojęciem rozumieć zarówno "fakturę pierwotną", jak również "fakturę korygującą", albowiem ustawodawca w akcie prawnym regulującym ogólne zasady wystawiania faktur ustala normę zgodnie z którą w formie elektronicznej można przyjąć zarówno "fakturę pierwotną" jak też "fakturę korygującą". Dodatkowo zauważyć należy, iż w powołanym wyżej rozporządzeniu brak jest wymogu, aby faktury korygujące do faktur wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej były wystawiane i przesyłane w tej formie. W świetle powyższego należy stwierdzić, iż za fakturę elektroniczną należy uznać taki dokument, co do którego zapewniona jest tożsamość wystawcy (sprzedawcy) oraz nienaruszalność treści i został przesłany drogą elektroniczną po uprzedniej akceptacji odbiorcy (nabywcy) co do takiej formy przesyłania faktur / 5

4 Należy zauważyć, że obecnie obowiązujące regulacje prawne nie narzucają podatnikom żadnej szczególnej technologii fakturowania elektronicznego. Faktury muszą odzwierciedlać faktyczne transakcje, dlatego też konieczne jest zapewnienie ich autentyczności, integralności i czytelności, jednakże można gwarantować autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur według metody określonej przez podatnika. Zarówno bezpieczny podpis elektroniczny, jak i elektroniczna wymiana danych (EDI) zostały wskazane jedynie jako rozwiązania fakultatywne w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Zatem jest to katalog otwarty i dopuszczalne są wszystkie metody gwarantujące spełnienie powyższych wymogów. Jak już wspomniano, stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Z kolei, w przypadku cofnięcia akceptacji wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin. Zatem strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych (np. odpowiednie oprogramowanie czy sposób prowadzenia księgowości elektronicznej) oraz organizacyjnych zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy tak, aby zapewnić również prawidłowy sposób przechowywania faktur. Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, iż Spółka rozważa dwa modele wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej. W pierwszym modelu Spółka ma zamiar być uczestnikiem systemu, który pozwoli na wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), zgodnie z regulacjami zawartymi w cyt. rozporządzeniu z dnia 17 grudnia 2010 r.. Zainteresowany będzie korzystać z wydzielonej sieci usługodawcy informatycznego. W celu optymalizacji komunikacji w systemie EDI zadaniem tego podmiotu (usługodawcy) będzie umożliwienie bezpiecznego przesyłania danych z systemu Spółki oraz umożliwienie "ściągania" w formacie XML poprzez dostęp do odpowiedniej strony www lub z wykorzystaniem dedykowanej aplikacji przez odbiorcę wysłanego komunikatu. Dodatkowo system usługodawcy będzie archiwizował wszystkie efaktury w oryginalnym formacie, przy czym zgodnie z przepisami rozporządzenia zapewniona będzie czytelna wersja prezentacyjna e-faktury. Drugi model będzie polegał na tym, że Spółka będzie wystawiała fakturę w swoim systemie ERP i zapisywała ją do pliku PDF. Następnie plik ten będzie umieszczany w bazie danych zarządzanej przez oprogramowanie E-dokumenty. Zainteresowany będzie dokonywał podpisania dokumentu e-pieczęcią opartą na kwalifikowanym certyfikacie. Aplikacja ta będzie służyła również do wysłania dokumentu na wskazany w umowie przez klienta adres . Dane z aplikacji będą archiwizowane w systemie dobowym przez usługodawcę. Jak podkreśla Wnioskodawca istnieje możliwość, że część faktur podpisanych elektronicznie w aplikacji nie będzie wysyłana na a a kopiowana na serwery sftp klientów. Wnioskodawca stwierdza, że w obu przypadkach rozpoczęcie przesyłania faktur poprzedzone będzie zawarciem stosownej umowy i rozpocznie się po dniu wskazanym w umowie. Dodatkowo umowa zawierać będzie informacje czy odbiorca decyduje się na system wymiany danych EDI czy też inny system. Zainteresowany podaje, że system wymiany i archiwizowania e-faktur gwarantować będzie autentyczność ich pochodzenia, integralność danych, jak również czytelność przez cały okres ich przechowywania oraz natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną organom kontroli skarbowej do tych faktur, w szczególności zapewniać będzie możliwość udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruk. Biorąc pod uwagę przedstawiony opis sprawy oraz powołane przepisy prawa mające zastosowanie w sprawie będącej przedmiotem wniosku do przedstawionego zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, że opisane przez Spółkę rozwiązanie dotyczące sposobów przesyłania, przechowywania i udostępniania faktur w formie elektronicznej spełniać będzie wymogi określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.,/p> / 5

5 Powered by TCPDF ( Data: Ponadto należy zgodzić się z Wnioskodawcą, iż możliwe jest posiadanie dwóch odrębnych archiwów faktur wystawionych w formie elektronicznej dla wydzielonych dwóch grup odbiorców, tj. osobne archiwum dla klientów, którzy chcą otrzymywać e-faktury poprzez system EDI oraz osobne dla pozostałych klientów, którzy chcą otrzymywać faktury elektroniczne z pominięciem systemu EDI, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktur. Mając powyższe na względzie, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie przedstawionego zdarzenia przyszłego należało uznać za prawidłowe. Końcowo wskazać należy, że ocena prawidłowości wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanych faktur wymaga wiedzy specjalistycznej. Zatem tej oceny będzie mógł dokonać właściwy organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej w toku kontroli podatkowej lub skarbowej, bowiem postępowanie w sprawie wydania interpretacji indywidualnej, stosownie do treści art. 14b 1 ustawy - Ordynacja podatkowa, opiera się jedynie na interpretacji prawa podatkowego. Przepisy te - jak wskazano wyżej - nie określają konkretnych wymogów technicznych w przedmiotowym zakresie, tak więc każde rozwiązanie techniczne, o ile zagwarantuje spełnienie wymogów prawa podatkowego będzie prawidłowe. Podkreśla się także, iż tut. Organ przy wydawaniu interpretacji nie dysponuje odpowiednimi narzędziami, w tym określonymi w Dziale IV ustawy - Ordynacja podatkowa, umożliwiającymi przeprowadzenie postępowania, w trakcie którego mógłby pozyskać wiedzę specjalistyczną. Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji. Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi, ul. Piotrkowska 135, Łódź po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, Piotrków Trybunalski. Copyright Wszystkie prawa zastrzeżone Web INnovative Software Sp. z o.o., Bolesława Krzywoustego 105/ Wrocław, biuro@wfirma.pl KRS , NIP , Kapitał zł / 5