SI. 3. Przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej podlega akceptacji ich odbiorcy.

Transkrypt

1 ROZPORZĄDZENIE MINISTRA FINANSÓW 1 * z dnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej 2 ' Na podstawie art. 106 ust. loill ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054) zarządza się, co następuje: Rozporządzenie określa: SI. 1) sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej; 2) zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o: 2. 1) autentyczności pochodzenia faktury - rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury; 2) integralności treści faktury - rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. 3. Przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej podlega akceptacji ich odbiorcy Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. 1

2 2. Sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik. 3. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. 4. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 3, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania: 1) bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm. 3) ), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub 2) elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych 4 ' jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych. 5. W przypadku przesyłania temu samemu odbiorcy jednocześnie kilku faktur w formie elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane Faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający: 1) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; 2) łatwe ich odszukanie; 3) organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur. 2. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur, o których mowa w ust. 1, na terytorium kraju. 3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. 7. Faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. 2

3 8. Akceptacja na przesyłanie faktur w formie elektronicznej, wyrażona na podstawie dotychczasowych przepisów, zachowuje ważność na potrzeby stosowania Je wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2013 r. 5) Minister Finansów " Minister Finansów kieruje działem administracji rządowej - finanse publiczne, na podstawie 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 listopada 2011 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Finansów (Dz. U. Nr 248, poz. 1481). 21 Niniejsze rozporządzenie w zakresie swoich regulacji wdraża postanowienia dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE L 189 z , str. 1). 3) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 153, poz. 1271, z 2003 r. Nr 124, poz i Nr 217, poz. 2125, z 2004 r. Nr 96, poz. 959, z 2005 r. Nr 64, poz. 565, z 2006 r. Nr 145, poz. 1050, z 2009 r. Nr 18, poz. 97, z 2010 r. Nr 40, poz. 230 i Nr 182, poz oraz z 2011 Nr 106, poz ) Umowa w sprawie europejskiego modelu EDI została opisana w art. 1 zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE dotyczącego aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz. Urz. UE L 338 z , str. 98). 51 Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), które traci moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia na podstawie art. 10 ustawy z dnia 18 marca 2011 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy - Prawo o miarach (Dz. U. Nr 64, poz. 332). 3

4 UZASADNIENIE Projektowane rozporządzenie zastępuje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem z dnia 17 grudnia 2010 r. Rozporządzenie wydaje się w związku ze zmianami wprowadzonymi dyrektywą Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającą dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE L 189 z , str. 1), która ma na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej tak, aby faktury papierowe oraz faktury przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej były traktowane w ten sam sposób. Aktualnie obowiązujące rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. zostało wydane m.in. na podstawie art. 106 ust. 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą o VAT, w brzmieniu obowiązującym przed jego zmianą wprowadzoną ustawą z dnia 18 marca 2011 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy - Prawo o miarach (Dz.U. Nr 64, poz. 332). Ustawa ta (w art. 10) utrzymała czasowo w mocy rozporządzenie wydane na tej podstawie (do dnia wejścia w życie nowych przepisów wykonawczych). W konsekwencji rozporządzenie to nie może być nowelizowane (ustawa zmieniająca z dnia 18 marca 2011 r. nie wprowadziła takiej możliwości). Zatem wprowadzenie do tego rozporządzenia zmian wymaga wydania nowego rozporządzenia. Mając powyższe na uwadze, mimo stosunkowo niewielkich zmian merytorycznych, w stosunku do obecnie obowiązującego rozporządzenia, przygotowano niniejszy projekt aktu wykonawczego, modyfikując równocześnie odpowiednio jego brzmienie. W 1 projektowanego rozporządzenia określono przedmiot regulacji projektowanego aktu, który odpowiada zakresowi rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r. Projektowane rozporządzenie określa: sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej oraz zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną. W 2 projektowanego rozporządzenia zdefiniowano pojęcia: autentyczność pochodzenia oraz integralność treści faktury. Definicje te odpowiadają definicjom zawartym w 2 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r. W 3 projektowanego rozporządzenia określono zasady przesyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej. Brzmienie 3 projektu rozporządzenia liberalizuje obowiązujące obecnie wymogi w zakresie sposobu dokonania przez odbiorcę faktury akceptacji przesyłania faktur w formie elektronicznej, które zostaną otrzymane przez niego wyłącznie w formie elektronicznej. Odchodzi się od obowiązku wyrażania formalnej zgody na ten rodzaj przesyłu, pozostawiając te kwestie całkowicie w gestii umownej stron (przykładowo za wystarczającą będzie można uznać zgodę przyszłego odbiorcy faktur wyrażoną np. ustnie). Zmiany w tym zakresie oznaczają, że np. za akceptację należy również uznać tzw. akceptację dorozumianą, np. podatnik otrzymując fakturę w tej formie, reguluje płatność z niej wynikającą. Należy przy tym 1

5 mieć na względzie, że wyraźna wzmianka, iż przesyłanie faktur w formie elektronicznej, w tym udostępnianie, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, powinno podlegać akceptacji ze strony odbiorcy znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej lub w możliwościach odbiorcy w kontekście zapewnienia autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury, które winny być ustalone, aby otrzymywać faktury w formie elektronicznej, i które nie funkcjonują w zakresie faktur w formie papierowej. Zaprojektowany przepis jest implementacją art. 1 pkt 22 ww. dyrektywy 2010/45/UE (dotyczącego art. 232 ww. dyrektywy 2006/112/WE). Należy zauważyć, iż szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażania lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesłanie faktury w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej, zatem właściwe jest wyraźne uregulowanie tego zagadnienia w drodze ustaleń między stronami celem uniknięcia ewentualnych późniejszych nieporozumień. Jednocześnie wskazać należy, iż przepisy prawa podatkowego nie są właściwym miejscem dla wprowadzania regulacji o charakterze cywilno-prawnym. Ponadto w celu implementacji art. 1 pkt 22 ww. dyrektywy 2010/45/UE (dotyczącego art. 232 dyrektywy 2006/112/WE), określone obecnie w 4 rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r. warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej, tj. zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści faktury, uzupełniono o warunek zapewnienia czytelności faktury ( 4 ust. 1 projektowanego rozporządzenia). Ponadto w 4 ust. 2 projektowanego rozporządzenia wprowadzono regulację, że sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury będzie określał podatnik. Wobec brzmienia przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. nowością jest doprecyzowanie możliwych sposobów zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści faktury oraz jej czytelności poprzez wskazanie dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług jako jednej z metod mogących służyć osiągnięciu tego celu ( 4 ust. 3 projektowanego rozporządzenia). Przepis ten stanowi implementację art. 1 pkt 22 dyrektywy 2010/45/UE (dotyczącego art. 233 ust. 1 zdanie drugie i trzecie dyrektywy 2006/112/WE). Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury, stosownie do 4 ust. 4 projektowanego rozporządzenia, będą zachowane w szczególności w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych. Regulacje te odpowiadają 2 ust. 2 rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r. W 5 projektowanego rozporządzenia określono, analogicznie jak w 5 rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r., że w przypadku przesyłania temu samemu odbiorcy jednocześnie kilku faktur w formie elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane. 2

6 W 6 projektowanego rozporządzenia określono zasady przechowywania faktur przesłanych drogą elektroniczną. Zasady te są podobne do określonych w rozporządzeniu z dnia 17 grudnia 2010 r., z tym że wprowadzono regułę ogólną, zgodnie z którą podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są zobowiązani do przechowywania faktur przesłanych drogą elektroniczną, na terytorium kraju ( 6 ust. 2 projektowanego rozporządzenia). Podatnicy będą mogli przechowywać te faktury poza terytorium kraju, analogicznie do zasad obowiązujących obecnie na podstawie rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r., jeżeli faktury będą przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur ( 6 ust. 3 projektowanego rozporządzenia). W 7 projektowanego rozporządzenia zostały określone warunki przechowywania i udostępnia organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej faktur przesłanych w fonnie elektronicznej. Analogicznie jak w 8 rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r., określono, że organom tym ma być umożliwiony bezzwłoczny pobór tych faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych. Zgodnie z 8 projektowanego rozporządzenia akceptacja na przesyłanie faktur w formie elektronicznej, wyrażona na podstawie dotychczasowych przepisów, zachowuje ważność na potrzeby stosowania 3 projektowanego rozporządzenia Na podstawie projektowanego przepisu ważność zachowają akceptacje wyrażone na podstawie 3 ust. 1 obecnie obowiązującego rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r., jak również akceptacje zachowujące ważność na podstawie 9 tego rozporządzenia. Celem zapewnienia terminowej implementacji ww. dyrektywy 2010/45/UE proponuje się, aby rozporządzenie weszło w życie z dniem 1 stycznia 2013 r. ( 9 projektu rozporządzenia). Zgodnie z art. 5 ustawy z dnia 7 lipca 2005 r. o działalności lobbingowej w procesie stanowienia prawa (Dz. U. Nr 169, poz. 1414, z późn. zm.) projekt rozporządzenia został udostępniony w Biuletynie Informacji Publicznej z chwilą przekazania projektu do uzgodnień z członkami Rady Ministrów. Stosownie do postanowień 1 la ust. 1 i ust. 2 pkt 1 uchwały Nr 49 Rady Ministrów z dnia 19 marca 2002 r. - Regulamin pracy Rady Ministrów (M. P. Nr 13, poz. 221, z późn. zm.), projekt rozporządzenia został udostępniony w Biuletynie Informacji Publicznej Rządowego Centrum Legislacji. Nie zgłoszono zainteresowania pracami nad projektem rozporządzenia w trybie przepisów o działalności lobbingowej w procesie stanowienia prawa. Rozporządzenie nie podlega notyfikacji w rozumieniu przepisów dotyczących krajowego systemu notyfikacji norm i aktów prawnych. Rozporządzenie jest zgodne z prawem Unii Europejskiej. 3

7 OCENA SKUTKÓW REGULACJI 1. Podmioty, na które oddziałuje projektowany akt normatywny Projektowane rozporządzenie wpływa na podatników podatku od towarów i usług. 2. Wpływ aktu prawnego na sektor finansów publicznych, w tym budżet państwa i budżety jednostek samorządu terytorialnego Rozporządzenie ma charakter techniczny a jego wejście w życie nie wiąże się ze zwiększeniem wydatków lub zmniejszeniem dochodów budżetu państwa oraz budżetów jednostek samorządu terytorialnego. 3. Wpływ projektowanego aktu prawnego na rynek pracy Wejście w życie niniejszego rozporządzenia nie będzie miało wpływu na rynek pracy. 4. Wpływ projektowanego aktu prawnego na konkurencyjność gospodarki i przedsiębiorczość, w tym na funkcjonowanie przedsiębiorstw Rozporządzenie powinno pozytywnie wpłynąć na konkurencyjność gospodarki i przedsiębiorczość, z uwagi na mniejszy formalizm przy przechodzeniu z wystawiania faktur w formie papierowej na formę elektroniczną. 5.Wpływ projektowanego aktu prawnego na sytuację i rozwój regionalny Przedmiotowe rozporządzenie nie wywiera wpływu na sytuację i rozwój regionalny. 6. Konsultacje społeczne Przedmiot rozporządzenia został poddany szerokim konsultacjom społecznym, m.in. z organizacjami przedstawicielskimi przedsiębiorców. Uwagi do projektu rozporządzenia zgłosiły następujące podmioty: Pracodawcy Rzeczypospolitej Polskiej i Związek Banków Polskich. Uwagi te nie zostały uwzględnione. Do głównych przyczyn nieuwzględnienia uwag należy zaliczyć fakt, że zgłoszone propozycje powodowałyby niezgodność przepisów krajowych z przepisami unijnymi. 7. Źródła finansowania Wejście w życie przepisów zawartych w rozporządzeniu nie pociąga za sobą obciążenia budżetu państwa lub budżetów jednostek samorządu terytorialnego. 8. Opinia o zgodności projektu z prawem Unii Europejskiej Projekt jest zgodny z prawem Unii Europejskiej, zawiera regulacje mające na celu implementację dyrektywy Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającą dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania. 4