MÓJ CZAS JAK GO DOBRZE WYKORZYSTAĆ?

Transkrypt

1 MÓJ CZAS JAK GO DOBRZE WYKORZYSTAĆ? Kochasz życie? Nie trwoń więc swojego czasu, ponieważ one jest z niego utkane Benjamin Franklin Lucyna Machol-Zajda /IPiSS/ PORADY

2 Hurry Sickness Jakie objawy?

3 Jeszcze szybciej!!! Zawsze i wszędzie Chorobliwy pośpiech powstał w oparciu o błędne przekonanie: że jeśli wszystko wystarczająco przyspieszymy, wówczas wszystko osiągniemy

4 Większa dawka samoorganizacji wniesie w twoje życie pewną strukturę i może ustrzec przed podążaniem drogą kariera Messie Messie, to człowiek, który cierpi na chroniczny brak umiejętności organizacji ang. mess = nieporządek

5 Wyjście z kieratu codzienności to inaczej organizacja czasu; kierowanie życiem Dążenie do harmonii pomiędzy sferami naszego życia: praca, rodzina, zdrowie, pytanie o sens Konieczność indywidualnego dopasowania metod i środków pomocniczych do konkretnej osobowości i sposobu zachowania

6 Ten kto nie potrafi dobrze zagospodarować swojego czasu nie dorasta do stawianych sobie wymagań

7 Aby skutecznie wykorzystać przedstawione rozwiązania należy posiadać jeszcze jedną umiejętność zawodową, której potrzebujemy wszyscy. To dobre i skuteczne zarządzanie czasem

8 Zarządzanie czasem to przede wszystkim racjonalna jego organizacja, konsekwentne i zorientowane na cel stosowanie w praktyce sprawdzonych zasad i technik pracy. Innymi słowy to świadoma próba kontroli i rozdysponowania ograniczonych zasobów czasu w taki sposób, że kierowanie samym sobą i swoim otoczeniem odbywa się bez zbędnego trudu, a otrzymany do dyspozycji czas jest wykorzystywany sensownie i optymalnie.

9 By przetrwać i osiągnąć sukces, musisz być wydajny i skuteczny. Zarządzanie czasem polega na aktywnym działaniu na rzecz wydajności i skuteczności, tak aby ułatwić sobie osiąganie zamierzonych celów. Sukces nie jest sprawą przypadku, zależy w dużym stopniu od nas To samo dotyczy sposobu, w jaki pracujemy tworzymy swój styl pracy i robimy to albo dobrze, albo źle.

10 Skuteczne zarządzanie czasem daje wiele korzyści: ogranicza marnowanie czasu, zmniejsza przeciążenie pracą, zmniejsza presję czasu, poprawia wydajność i skuteczność. Pokonywanie codziennych zadań i problemów to wzajemnie ze sobą powiązane działania, które przebiegają zazwyczaj według określonej kolejności. Dla potrzeb zarządzania czasem opisano je za pomocą kręgu reguł, który określa związki między kolejnymi etapami.

11 Krąg reguł wraz z kolejnymi etapami

12 Cele są punktem wyjścia efektywnego zarządzania czasem Na czym skoncentrować wysiłki Czemu poświęcić czas

13 Określenie celów i ocena ich realizacji pozwoli Skupić się na tym co najważniejsze Zapewnić zespołowi ujednolicone wytyczne Wydatkować mniej energii Unikać marnowania czasu Zmotywować się Podnieść ogólne zadowolenie z pracy Zwiększyć własną produktywność i efektywność

14 konkretny mierzalny ambitny realistyczny określony w czasie ekscytujący zapisany

15 pierwszy krok ku optymalnemu wykorzystaniu czasu Długoterminowy (strategiczny) Krótkoterminowy (taktyczny) Bieżący (operacyjny) Dobre zarządzanie czasem wymaga przemyślenia oczekiwań wobec siebie i innych, hierarchizacji celów i zadań w przyjętej perspektywie czasowej.

16 Planowanie Na wykonanie pracy i osiągnięcie celu mamy ograniczoną ilość czasu planowanie przebieg pracy sukces

17

18 (Metoda planowania krótkoterminowego) 1. Zestawienie zadań 2. Ocena czasu trwania czynności 3. Rezerwa czasu ma sprawy nieprzewidziane (reguła (60:40) 4. Ustawienie priorytetów, skracanie i delegowanie czynności 5. Kontrola realizacji, przeniesienie spraw niezałatwionych Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren; Länge schätzen; Pufferzeiten einplanen; Entscheidungen treffen ; Nachkontrolle

19 Planowanie powinno być ukierunkowane nie tylko na sukces materialny i zawodowy, ale także na powodzenie w sferze prywatnej (kondycja, zdrowie, przyjaciele, partner, poczucie sensu życia, rozwój osobowości itp.)! Lothard J. Seiwert

20 Podejmowanie decyzji Decydowanie oznacza wyznaczanie priorytetów. Wg A. K. Koźmińskiego jest to świadomy, nielosowy wybór jednego z rozpoznawanych i uznanych za możliwe wariantów przyszłego działania. Zdolność ustalenia priorytetowych celów, zadań i działań stanowi podstawę osobistej skuteczności. Podejmujemy decyzję jakimi zadaniami musimy zająć się w pierwszej kolejności, jakimi w drugiej i które zostawimy na koniec.

21 Realizacja i organizacja Na etapie realizacji i organizacji można unikać szeregu czynności i jałowych przebiegów porządkując zadania do wykonania według określonej kolejności i inaczej organizując swoją pracę i dzień pracy. Dla każdego pracownika nie ma lepszego stylu pracy niż stworzony przez niego samego.

22 Kilka reguł dotyczących przebiegu dnia pracy: dobre przygotowanie do pracy wpływ na wyznaczanie terminów unikanie działań o negatywnych skutkach zdrowotnych unikanie nieplanowanych, spontanicznych działań robienie przerw we właściwym czasie, odpowiednie tempo pracy seryjne załatwianie niewielkich zadań o podobnym charakterze sensowne kończenie rozpoczętych prac produktywne wykorzystywanie nadwyżek czasu np. jałowych przebiegów lub oczekiwania wprowadzenie do swojego dnia pracy czasu bez zakłóceń kontrolowanie czasu pracy i planów respektuj wahania własnego rytmu sprawności

23 Niezwykle ważnym elementem wpływającym w ogromnym stopniu na dzienne obciążenie pracą i jej wyniki ma własny styl pracy. Samoocena stylu pracy to świadomość mocnych i słabych stron, która może pomóc w lepszej organizacji czasu.

24 Mój indywidualny styl pracy Prawie nigdy Czasami Często Prawie zawsze (0) (1) (2) (3) Czy macie skłonności do: odsuwania na później niemiłych prac i zadań? przekładania koniecznych ale niemiłych decyzji na inny dzień? upewniania się, co do zdania innych osób przed podjęciem nieprzyjemnej lub trudnej decyzji? wykonywania wszystkiego osobiście? jednoczesnego opracowywania większej liczby problemów?

25 Pracy w napięciu nerwowym i pospiechu? Przystępowania do pracy bez uprzedniego zastanowienia się nad najlepszym sposobem postępowania? Przerywania wykonywanej właśnie pracy, aby zająć się innymi rzeczami? Odkładanie trudnych spraw na później po ich wstępnym opracowaniu? Pracy bez należytej koncentracji? Pracy przez dwie godziny lub dłużej bez przerwy?

26 Częstego niedoprowadzania wykonywanych prac do końca spowodowanego ustawicznymi zakłóceniami z zewnątrz? Tracenia cennego czasu na pojedyncze zadania specjalne lub sprawy poboczne? Zajmowania się zadaniami należącymi do innych osób, tylko dlatego, ze są dla Was interesujące? Podejmowania się każdego zadania o każdym czasie, bo nie umiecie mówić nie?

27 Zajmowanie się sprawami beznadziejnymi, takimi jak poszukiwanie osoby winnej powstania jakiegoś błędu lub walką z aparatem administracyjnym przedsiębiorstwa? Dążenia do tego, aby wszystkie zadania wykonywać z najwyższą perfekcją, nawet gdy nie jest to konieczne? Dążenia do poznania wszystkich faktów? Rozwijania własnej inicjatywy dopiero po otrzymaniu impulsu z zewnątrz? Stałej chęci udzielania pomocy innym osobom w ich problemach związanych z pracą?

28 Dodajemy punkty x 0 + x 1 + x 2 + x 3 = W tym przypadku dużo nie znaczy dobrze! Im wyższa jest ilość punktów tym bardziej sami sobie przeszkadzamy w produktywnej pracy!

29 Nie ma nic łatwiejszego niż być zajętym i nic trudniejszego niż być efektywnym

30 wiele problemów w zarządzaniu czasem wynika z naszych zachowań i nawyków. Wciąż powtarzamy te same błędy i tracimy czas przy wielu okazjach. Jak uwolnić się od złodziei czasu? Na początku musimy ich zidentyfikować. Złodzieje czasu 1. Natarczywe telefony Dzwonek telefonu wytrąca nas zbyt często z toku myślenia i odrywa od wykonywanych zajęć. 2. Niezapowiedziani goście, interesanci To zarówno koledzy z firmy jak i klienci i interesanci zewnętrzni. Odrywają nas od realizowanych aktualnie czynności, utrudniają skupienie myśli oraz uniemożliwiają ponowne zajęcie się pracą.

31 3. Spotkania i zebrania Dotyczy to spotkań i zebrań zaplanowanych i improwizowanych, na których (w świetle badań) menedżerowie spędzają około 40 50% czasu roboczego. Czas nie jest zmarnowany jeśli w wysokim stopniu przyczyniają się one do realizacji Twoich celów. Często jednak uczestniczymy w zebraniach marnujących czas, które są niepotrzebne, nie trzymają ustalonego porządku, trwają dłużej niż zaplanowano, nie dają szans na podjecie decyzji i nikogo nie zobowiązują do podejmowanych zadań. 4. Nagłe alarmowe sytuacje Do marnowania czasu zmusza nas bardzo często konieczność natychmiastowego rozwiązania problemów, które pojawiły się nagle oraz nagłych kryzysów. 5. Odkładanie spraw na później Z tym złodziejem czasu spotykamy się dość często. Odkładamy sprawy, które powinny być zrobione w danej chwili, odraczamy je lub nigdy nie realizujemy. Towarzyszy nam zazwyczaj poczucie winy i mamy wrażenie, że przytłaczają nas ciągle odłożone prace. Dlaczego tak się dzieje? Oczywiście istnieje wiele przyczyn, ale najczęściej odkładamy sprawy na później gdy nie wiemy od czego zacząć, zadania, które mamy przed sobą do zrealizowania są nieprzyjemne lub nieciekawe oraz obawiamy się porażki.

32 6. Pogawędki towarzyskie Rozmowy o rzeczach nieistotnych zajmują w budżecie czasu poważną pozycję. Często rozmawiamy o sprawach błahych nie mających nic wspólnego z wykonywaną pracą. Odrywamy się niby na chwilę od realizowanych aktualnie zadań po czym tracimy wiele czasu by osiągnąć podobny stopień zaangażowania. Nie doceniamy wpływu przerw na naszą pracę, a analiza budżetów czasu pokazuje, ze tracimy w ten sposób cenne minuty (może to być w sumie około 25% całego czasu pracy). Powoduje to opóźnienia w realizacji zadań, a czasami wydłużania czasu pozostawania w biurze. 7. Niezdecydowanie i opóźnienia Nasze niezdecydowanie pochłania znacznie więcej czasu niż nam się wydaje. Nie potrafimy podejmować racjonalnych decyzji bez poznania wszystkich faktów. Marnujemy często swój czas, swoich podwładnych i współpracowników

33 formułuj cele, wyznacz priorytety i rozplanuj swój czas zaplanuj przebieg spotkań, którym przewodniczysz lub bierzesz udział; unikaj zebrań bez jasno określonego celu zawsze precyzyjnie rozdzielaj zadania i określaj nieprzekraczalne terminy ich wykonania decyzje podejmuj szybko, licz się z koniecznością pokonywania przeszkód i dokonywania korekt rozwiązuj problemy i sytuacje kryzysowe, gdy się pojawią nie bądź niewolnikiem dzwoniącego telefonu koncentruj się na wykonaniu i rezultatach najważniejszych rzeczy poskrom pocztę elektroniczną, zajmując się nią tylko w wyznaczonym czasie w ciągu dnia

34 Kontrola Ostatnim polem w zewnętrznym kręgu reguł i zasad zarządzania czasem jest kontrola Termin, czas trwania oraz częstotliwość kontroli uzależniona jest od wyznaczonych celów, rodzaju realizowanych zadań. Kontrola własnej efektywności pomoże nam wyciągnąć wnioski dotyczące naszej umiejętności zarządzania czasem. Konieczna jest: kontrola realizacji wykonanych zadań czynności wyników. Dzięki temu zyskamy poczucie panowania nad własnym czasem, pomoże to ocenić konstruktywnie cele jakie sobie postawiliśmy. Samokontrola stanowi zatem niezwykle istotny mechanizm w zarządzaniu czasem, pełni nie tylko funkcję ewaluacyjną, ale również nastawia nas pozytywnie do pracy.

35 Informacja i komunikacja I i K Informacja i komunikacja łączą działania z zakresu zarządzania czasem i jest zasadniczą funkcją każdego procesu kierowania i zarządzania. Z badań wynika, że menadżerowie przeciętnie około 80% czasu poświęcają na prowadzenie korespondencji, telefonowanie, udział w naradach i spotkaniach. Zastanów się ile procent czasu w Twoim budżecie zajmuje informacja i komunikacja oraz jaki procent informacji będących w obiegu jest po prostu zbyteczny.

36 Ze względu na to, że czas nie stanowi niewyczerpanego źródła należy go na wszystkie możliwe sposoby oszczędzać oraz odzyskiwać zewsząd, skąd tylko się da. Praca i rodzina wymagają dwóch odmiennych rodzajów czasu. W pracy liczy się czas jakościowy (w którym ustalamy priorytety i koncentrujemy się na optymalnym oraz maksymalnie popłatnym wykorzystaniu czasu), a w relacjach międzyludzkich większe znaczenie ma czas ilościowy (w którym niezakłócone odcinki czasu umożliwiają umacnianie subtelnych więzi z bliskimi ludźmi

37 Jeśli świadomie chcemy wykorzystać to drogocenne dobro jakim jest czas musimy jasno odpowiedzieć sobie na pytania: 1. Które cele i zadania stoją w centralnym punkcie twojego życia? 2. Jak wiele czasu chcesz poświecić na ich osiągnięcie?

38 1. Co jest dla Ciebie ważne w życiu? 2. Co czyni Cię szczęśliwym? 3. Co Ci sprzyja? 4. Jakie są Twoje mocne strony? 5. Co chciałbyś osiągnąć za 5, ewentualnie 10 lat? 6. A co chciałbyś osiągnąć przed schyłkiem swojego życia