ZAPYTANIE OFERTOWE. nr 2/UE/2013. z dnia r.

Transkrypt

1 Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego ZAPYTANIE OFERTOWE nr 2/UE/2013 z dnia r. w związku z realizacją projektu pn. Wdrożenie innowacyjnego systemu B2B w firmie IT GRUPA Sp. z o.o. w celu automatyzacji współpracy z partnerami. realizowanego przez: IT GRUPA Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w ramach Działania 8.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka ogłasza się nabór ofert na: realizację zadań wchodzących w skład projektu, obejmujących zakup środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z załączoną specyfikacją wyszczególniającą poszczególne elementy stanowiącą załącznik nr 1 do niniejszego zapytania 1. Zamawiający IT GRUPA Sp. z o.o. ul. Stanisława Matyi Poznań 2. Sposób uzyskania szczegółowych informacji dot. zamówienia Osoba do kontaktu: Paweł Majewski tel.: pawel.majewski@itgrupa.pl adres: ul. Stanisława Matyi 1; Poznań 3. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem projektu jest stworzenie innowacyjnego systemu B2B, który będzie miał na celu automatyzację wymiany informacji handlowych i automatyzację procesów biznesowych realizowanych pomiędzy Zamawiającym, a podmiotami współpracującymi dostawcami i odbiorcą. Dzięki nowemu systemowi B2B wszystkie zachodzące między firmami procesy będą maksymalnie

2 uproszczone i zautomatyzowane. Projekt stanowi odpowiedź na płynące z rynku potrzeby oferowania usług wysokiej jakości, przy świadczeniu których, do minimum sprowadzone zostało ryzyko zaistnienia ludzkiego błędu. Bezpośrednim efektem wdrażanego systemu B2B, będzie osiągnięcie maksymalnego skrócenia czasu realizacji zamówienia dla odbiorcy ostatecznego Zamawiającego. System B2B opiera się na wdrożeniu rozwiązań informatycznych mających na celu automatyzację następujących procesów biznesowych występujących pomiędzy partnerami projektu: 1. Proces ofertowania 2. Proces realizacji zamówienia 3. Proces sprzedaży/reklamacji 4. Proces monitorowania stanu należności/rozliczeń 5. Proces magazynowo logistyczny 6. Proces raportowania. Projekt zakłada wdrożenie w pełni zintegrowanego rozwiązania, opartego o koncepcję SOA Services Oriented Architecture, czyli powiązanie procesów i strategii biznesowych organizacji, z zasobami informatycznymi umożliwiającymi swobodny przepływ danych pomiędzy elementami składowymi systemu. Dzięki wprowadzeniu zaplanowanych w ramach projektu rozwiązań, Wnioskodawca będzie miał możliwość pozyskania najnowocześniejszych technologii, przydatnych przy kooperacji współpracujących firm skoncentrowanych na realizowaniu konkretnych, wspólnych zadań. W rezultacie projekt będzie miał niezaprzeczalny wpływ na pozyskanie przez firmę IT Grupa Sp. z o.o. przewagi konkurencyjnej i obniżenie cen. Pozwoli na redukcję kosztów operacyjnych, poprzez zarządzanie gospodarką magazynową Just-In-Time, dzięki czemu minimalizuje się przestrzeń i koszty magazynowania, wzrośnie wydajność (obsługa większej ilości zamówień), jakość obsługi (terminowość, dostępność towarów), nastąpi skrócenie i wzrośnie kontrola drogi realizacji zamówień oraz elektroniczna wymiana dokumentacji. Realizacja projektu umożliwi wdrożenie do użytkowania innowacyjnego systemu pozwalającego zintegrować procesy biznesowe jakie realizowane są obecnie z partnerami Zamawiającego. Nastąpi automatyzacja procesów na poziomie wymiany dokumentów magazynowych, zamówień obcych wpływających bezpośrednio do systemu dostawcy, wspólnej kartoteki towarowej i systemu analiz oraz raportowania. Istotą projektu jest więc stworzenie i wdrożenie w pełni zintegrowanego systemu B2B z możliwością elektronicznej wymiany danych pomiędzy Zamawiającym, a jego partnerami. Na całość projektu składać się będzie sprzęt komputerowy, licencje, zapewnienie odpowiedniej infrastruktury sieciowej oraz dostarczenie i wdrożenie odpowiedniego oprogramowania. W ramach integracji systemów informatycznych nastąpi implementacja Elektronicznej Wymiany Danych w standardzie EDI i wdrożenie zaawansowanego podpisu elektronicznego w relacji z wszystkimi partnerami Zamawiającego. Projekt polega na implementacji rozwiązania Elektronicznej Wymiany Danych EDI (Electronic Data Interchange) w oparciu o rozwiązanie stworzone w ramach systemu B2B. Standardem EDI będzie EDIFACT, który jest zalecany przez ONZ oraz przyjęty jako norma ISO Standard EDIFACT

3 określa zdefiniowane komunikaty, które umożliwiają wymianę danych pomiędzy różnymi firmami w ramach różnych krajów, a także określa wymogi dotyczące zawartości dokumentu. EDI zagwarantuje Zamawiającemu i jego partnerom integralność wymienianych dokumentów niezależnie od wewnętrznych systemów współpracujących przedsiębiorstw, które wysyłają i odbierają dane. System wewnętrzny Zamawiającego wymaga używania ustandaryzowanego, uznanego formatu dokumentów do wymiany ze swoimi partnerami ze względu na automatyzację procesów biznesowych ich łączących. Elektroniczna Wymiana Danych w standardzie EDIFACT stosowana będzie w ramach współpracy biznesowej Zamawiającego ze wszystkimi wskazanymi we wniosku partnerami. Planowany do wdrożenia system B2B ma na celu przede wszystkim umożliwienie automatycznej wymiany informacji pomiędzy systemami informatycznymi firm współpracujących z IT Grupa Sp. z o.o. W ramach realizacji tego celu konieczne jest wdrożenie zintegrowanego systemu pozwalającego na automatyczne pobieranie i przygotowywanie danych niezbędnych do wymiany informacji. Dane te pobierane będą w ramach realizowanych procesów biznesowych występujących w firmie. Firma IT Grupa Sp. z o.o. jest firma handlową, której główną działalnością jest handel hurtowy i detaliczny sprzętem komputerowym. W ramach planowanego projektu nastąpić ma wdrożenie systemu B2B, który w pełni zastąpi obecnie stosowane przestarzałe systemy. Wśród partnerów wymienionych w projekcie Zamawiający wyróżnił nie tylko dostawców towarów, ale również odbiorców. Opisana w ramach projektu współpraca z partnerami odbywać się będzie na wielu płaszczyznach, a zebranie, przygotowanie i opracowanie niezbędnych danych, które mają być objęte elektroniczną wymianą danych wymusza objęcie projektem prawie wszystkich występujących w firmie procesów biznesowych. Wdrażany system musi objąć swoim zasięgiem procesy począwszy od tych dotyczących zamówień i zakupów, poprzez wszystkie procesy logistyczne: magazynowe, transportowe, dotyczące zatowarowania itp., kończąc na procesach sprzedażowych dotyczących wszystkich stosowanych kanałów dystrybucji: sprzedaży detalicznej, hurtowej, mobilnej, targowej itp. Do tego dochodzą procesy ściśle powiązane takie jak procesy z obszaru finansów i księgowości czy wspomagające: obieg dokumentów, zarządzanie relacjami z klientem itp. Realizacja projektu ma charakter złożony, wybrany w ramach postępowania Wykonawca zobowiązany będzie dostarczyć i wykonać następujące elementy projektu: A) Zakup wartości niematerialnych i prawnych Zakup oprogramowania do macierzy 1 szt. B) Zakup środków trwałych Zakup serwera aplikacji do obsługi systemu B2B (1 szt.) Zakup serwera bazodanowego do obsługi systemu B2B (1 szt.) Zakup serwera testowego do obsługi systemu B2B (1 szt.) Zakup systemu zasilania awaryjnego UPS (1 szt.) Zakup systemu KVM (1 szt.) Zakup switch 8-portowy wraz z 3 kartami do serwerów (1 zestaw) Zakup biblioteki taśmowej wraz z tasiemkami (1 zestaw) Zakup macierzy dyskowej (1 szt.) Zakup szafy serwerowej do zakupionych 3 serwerów typu rack (1 szt.)

4 Minimalne wymagania techniczne dla środków trwałych Rodzaj i liczba planowanych do zakupu środków trwałych serwer aplikacji do obsługi systemu B2B serwer bazodanowy do obsługi systemu B2B serwer testowy do obsługi systemu B2B system zasilania awaryjnego UPS system KVM switch 8-portowy wraz z 3 kartami do serwerów biblioteka taśmowa wraz z tasiemkami macierz dyskowa szafa serwerowa do zakupionych 3 serwerów typu rack Minimalne wymagania techniczne (parametry nie gorsze niż niżej wymienione) system podtrzymujący bateryjnie funkcjonowanie systemu B2B w przypadku awarii (brak zasilania elektrycznego): system o mocy pozwalającej na pracę min. 20 minut bez zasilania obsługa 3 serwerów switch do komunikacji pomiędzy serwerami, macierzą dyskową, biblioteką taśmową w technologii komunikacji Fibre Channel 8 GB biblioteka taśmowa dla tasiemek(cartridges) LTO-4 i LTO-5, komunikacja przez interface Fibre Channel 8 GB. Możliwość zapisu 1,5 TB danych jednorazowo, tasiemki na okres co najmniej 3 tygodni przy zapisie codziennym. Gwarancja: 3 year, On-Site Service, 5 days / 9 hours (5x9, local business hours) macierz dyskowa do montażu w szafie rack o parametrach minimalnych Cache Memory (2GB) x 2, Power Supply Unit x dysków (szybkość i bezpieczeństwo). Gwarancja: 3 year, On-Site Service, 5 days / 9 hours (5x9, local business hours) Szafa rack'owa 42U-1050x700cm Termin wykonania zamówienia: nie później niż do dnia r.

5 4. Kryteria oceny ofert LP KRYTERIUM MAKSYMALNA LICZBA PUNKTÓW 1. CENA 100 pkt RAZEM 100 pkt Sposób dokonywania oceny: OFERTA NAJKORZYSTNIEJSZA POD WZGLĘDEM ŁĄCZNEJ CENY NETTO: uznaje się, że kryterium jest spełnione w 100% i przyznaje się 100 pkt KOLEJNE OFERTY OCENIONE POD WZGLĘDEM ŁĄCZNEJ CENY NETTO: Druga w kolejności pod względem najniższej łącznej ceny netto: uznaje się, że kryterium jest spełnione w 99% i przyznaje się 99 pkt Trzecia w kolejności pod względem najniższej łącznej ceny netto: uznaje się, że kryterium jest spełnione w 98% i przyznaje się 98 pkt. Każda kolejna oferta z uszeregowanych pod względem najniższej łącznej ceny netto: uznaje się, że kryterium jest spełnione w odpowiednim % i tym samym przyznaje się adekwatną liczbę punktów, zgodnie z powyżej przedstawionym schematem. 5. Miejsce i termin składania ofert Siedziba firmy: IT GRUPA Sp. z o.o. ul. Stanisława Matyi Poznań Oferty zgodne ze wzorem przedstawionym w załączniku nr 1 do niniejszego zapytania w formie pisemnej należy składać osobiście lub drogą pocztową w terminie 14 dni kalendarzowych od daty ukazania się niniejszego ogłoszenia 6. Pozostałe informacje Wybór dostawców nastąpi w oparciu o najbardziej korzystne ekonomicznie oferty, z zachowaniem zasad jawności, przejrzystości i uczciwej konkurencji. Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Zamawiający zastrzega możliwość składania ofert jedynie obejmujących pełen zakres przedstawiony w zapytaniu ofertowym.