Instrukcja obsługi modułu EuroKasa

Transkrypt

1 Instrukcja obsługi modułu EuroKasa

2 Spis treści 1 Ogólne informacje Przyciski funkcyjne: Dodatkowe przyciski: Sprzedaż Bilety Karnety Produkty Przykładowe procesy sprzedaży biletów, abonamentów i karnetów Sprzedaż biletu/abonamentu/karnetu na najbliższe wydarzenie Informacje o sprzedanym bilecie/karnecie Dodawanie klientów do systemu Zwroty i anulacje biletów Rezerwacja biletów Odbiór rezerwacji biletów Anulacja i zwolnienie rezerwacji biletów Moduł lojalności Moduł faktur

3 EuroKasa Moduł sprzedaży 1 Ogólne informacje Moduł EuroKasa umożliwia sprzedaż oraz rezerwację biletów, karnetów i innych produktów wprowadzonych do systemu, przy użyciu różnych form płatności: gotówki, przelewu, kart kredytowych. Jest on również dostosowany do obsługi programu lojalnościowego oraz innych programów promocyjnych. Ponadto zawiera opcję sprzedaży biletów grupowych. Prosty i przyjazny interfejs modułu EuroKasa umożliwia kasjerom szybką i sprawną obsługę klientów. Zaprogramowany w module administracyjnym harmonogram dla danego dnia, pojawia się zawsze po lewej stronie monitora. Poniżej repertuaru znajdują się przyciski umożliwiające wybór konkretnej daty. W prawym górnym rogu monitora znajduje się okno transakcji, w którym wyświetlane są wszystkie informacje dotyczące przeprowadzanej w danym momencie transakcji. Pod oknem umieszczone są przyciski służące do wprowadzania odpowiednich kwot oraz klawiatura numeryczna, umożliwiająca zarówno wskazanie odpowiedniej ilości biletów, karnetów lub innych produktów podlegających sprzedaży lub rezerwacji, jak również wprowadzeniu liczby pieniędzy uzyskanych od klienta. Obok okna transakcji, po jego lewej stronie znajdują się przyciski funkcyjne, niezbędne do prawidłowej pracy z systemem

4 2 Przyciski funkcyjne: Instrukcja Eurobilet Mapa umożliwia wyświetlenie planu miejsc danego obiektu; Poprzedni, następny użycie tych przycisków powoduje przesuwanie harmonogramu do tyłu lub do przodu względem aktualnej godziny; Więcej sal umożliwia wyświetlenie kolejnych sal jeśli ich ilość w danym obiekcie przekracza 8; Opis przycisk zawiera informacje o wskazanym wydarzeniu; Ponowny druk umożliwia ponowny wydruk biletu w przypadku, gdy pierwszy wydruk nie powiódł się. Przycisk zwykle niedostępny dla kasjera; Rezerwacja służy do wykonania rezerwacji; Odbierz rezerwacje umożliwia odbiór rezerwacji według nazwiska, numeru telefonu, numeru rezerwacji lub hasła; Anuluj rezerwacje służy do anulacji konkretnych rezerwacji; Zwolnij rezerwacje umożliwia zwolnienie wszystkich rezerwacji wykonanych dla danego wydarzenia w jednym ruchu; RABATY - pozwala na nadanie rabatu wartościowego, bądź procentowego do aktualnie wykonywanej transakcji; Zablokuj/odblokuj pozwala na zablokowanie lub odblokowanie sprzedaży biletów lub karnetów na określone wydarzenie; Aktywuj Klienta Służy do aktywacji, edycji oraz dodawania nowego klienta oraz imiennej sprzedaży biletów i karnetów; jest również zintegrowany z systemem lojalnościowym Produkty włącza warstwę zawierającą produkty dostępne w sprzedaży na kasach biletowych; Status przycisk umożliwia wyświetlenie wszystkich informacji dotyczących danego wydarzenia, tj.: ilość biletów, wejściówek, karnetów sprzedanych i zarezerwowanych, oraz stan gotówki z kasie; Karnety włącza warstwę zawierającą karnety dostępne w sprzedaży na kasach biletowych; Kolejne dni umożliwia wyświetlenie kalendarza oraz wybór dowolnej daty; Więcej włącza warstwę zawierającą dodatkowe opcje; Wyloguj umożliwia wylogowanie bieżącego użytkownika; Wyjście powoduje wylogowanie bieżącego użytkownika oraz zamknięcie aplikacji - 4 -

5 3 Dodatkowe przyciski: Instrukcja Eurobilet Harmonogram wyświetla listę wydarzeń ze statystyką oraz umożliwia dostęp do obiektu dla wybranego wydarzenia; Kupony umożliwia sprzedaż kuponów/voucherów Przedawnione rezerwacje wyświetla listę rezerwacji, których termin realizacji już minął; Abonament umożliwia bezgotówkową sprzedaż pakietów biletów; Programy powoduje przełączenie na warstwę zawierającą elementy sprzedaży powiązane z wybranym wydarzeniem; Wejściówki przycisk umożliwia sprzedaż biletów nie związanych z miejscami; Faktura pozwala na wystawienie faktury danemu klientowi aktywowanemu uprzednio w systemie; Typ płatności pozwala na określenie formy płatności; Moduł grupowy Umożliwia sprzedaż biletów grupowych na jednym kuponie. Zwrot biletu umożliwia zwrot biletów według unikatowych numerów drukowanych na biletach, z uwzględnieniem dowolnego typu płatności; Typ biletu umożliwia wybór sposobu wydruku danych biletów; Anulowanie biletu pozwala na wycofanie z systemu biletu sprzedanego w wyniku błędu kasjera, z uwzględnieniem dowolnego typu płatności; Klienci pozwala na wpisanie do systemu nowego klienta lub odszukanie danego klienta w bazie; Moduł lojalności wyświetla listę dostępnych nagród w stosowanym programie lojalności; Bilet Info historia transakcji zawierająca dane sprzedającego, kupującego oraz wszystkie szczegóły dotyczące sprzedaży; Zwrot produktu umożliwia zwrot produktu Powrót włącza warstwę główną; WWW obsługa biletów sprzedanych przez Internet

6 4 Sprzedaż Moduł EuroKasa został tak przygotowany, aby w maksymalnym stopniu uprościć i usprawnić pracę kasjera, wpływając tym samym na wzrost zadowolenia klientów. 4.1 Bilety Sprzedaż biletów polega na wyborze odpowiedniej daty z kalendarza, a następnie wskazaniu odpowiedniego wydarzenia. Po przejściu na mapę danego obiektu, kasjer dokonuje wyboru rodzaju biletów

7 Opcja menu w górnej części widoku sali umożliwia określenie trybu wyboru miejsc: - normalny standardowy wybór miejsc poprzez dwukrotne kliknięcie na odpowiednie miejsce na sali, a następnie zaznaczenie właściwego rodzaju biletu na liście wszystkich dostępnych na dane wydarzenie; - podział umożliwia podział wybranej grupy biletów i zmianę ich położenia; - grupa pozwala na szybką zmianę położenia wszystkich wybranych biletów. Pozycja wybór biletów umożliwia zdefiniowanie odpowiedniej ilości wybranego typu biletów, a następnie szybkie umieszczenie ich na mapie sali bez konieczności wyboru każdego miejsca oddzielnie. Przy dużych i złożonych salach w module EuroKasa została zastosowana zasada od ogółu do szczegółu, czyli podczas wyboru miejsc i biletów kasjer kolejno wskazuje klientowi ogólny schemat całego obiektu, a następnie przechodzi do mapy konkretnego sektora, podsektora, itd. Taki sposób wyświetlania planu powoduje, że nawet w przypadku bardzo dużych stadionów wybór odpowiednich miejsc jest prosty i przejrzysty

8 Każda mapa obiektu zawiera szczegółową i czytelną legendę, wyjaśniającą zastosowane oznaczenia. Kliknięcie na dowolne sprzedane lub zarezerwowane wydarzenie powoduje wyświetlenie dodatkowych informacji o transakcji. Dane dotyczące sprzedaży: data, godzina oraz liczba i rodzaj wybranych biletów wraz z ceną wyświetlane są w oknie transakcji w prawym, górnym rogu ekranu. W przypadku pomyłki kasjera lub zmiany decyzji klienta dotyczącej danej transakcji przyciski wyczyść liczbę, cofnij ostatnie działanie, oraz cofnij transakcję umożliwiają kolejno: usunięcie lub korektę liczby wprowadzonej przy użyciu klawiatury numerycznej, cofnięcie ostatnio wykonanego działania oraz cofnięcie całej transakcji. Transakcja sprzedaży zostaje zakończona w momencie wpisania i zatwierdzenia przez kasjera klawiszem SUMA należnej kwoty otrzymanej od klienta. 4.2 Karnety Moduł sprzedaży systemu EuroBilet umożliwia sprzedaż dowolnie skonfigurowanych karnetów oraz rezerwacje. Jeśli karnet obowiązuje na wydarzenia, które odbywać się będą na różnych obiektach, podczas transakcji sprzedaży system automatycznie przeprowadzi kasjera oraz klienta przez wszystkie wymagane lokalizacje w celu określenia i wyboru najbardziej odpowiednich miejsc dla danego klienta. W przypadku, gdy karnet związany jest z wydarzeniami odbywającymi się tylko w jednym obiekcie transakcja sprzedaży nie różni się niczym od sprzedaży biletów. 4.3 Produkty Oprócz sprzedaży biletów oraz karnetów EuroKasa umożliwia sprzedaż dowolnych produktów, odpowiednio skonfigurowanych w module administracyjnym EuroManager. Mogą to być zarówno proste i złożone produkty gastronomiczne, artykuły promocyjne, karty lojalności, gadżety reklamowe itp., przy czym transakcja sprzedaży wymaga jedynie określenia ilości wybranego produktu i zatwierdzenia odpowiedniej kwoty pobranej od klienta przyciskiem SUMA. Sprzedaż biletów, karnetów i innych produktów może być wykonana w jednej transakcji, natomiast układ warstwowy modułu sprzedaży EuroKasa sprawia, że aplikacja mimo znacznej ilości artykułów pozostaje przejrzysta i łatwa w obsłudze

9 4.4 Przykładowe procesy sprzedaży biletów, abonamentów i karnetów Sprzedaż biletu/abonamentu/karnetu na najbliższe wydarzenie Bilety/karnety/abonamenty Sprzedaż biletów za gotówkę Krok 1. Logowanie Krok 2. Wybieramy klawisz z kalendarza na który dzień chcemy sprzedać bilet Krok 3. Klikamy w wydarzenie, który nas interesuje Krok 4. Wciskamy przycisk Mapa pojawi się obiekt z rozłożonymi sektorami Krok 5. Wybieramy interesujący nas sektor Krok 6. Klikamy dwa razy w dowolne miejsce, a następnie z pola kombo wybieramy rodzaj biletu Uwaga: Pod prawym klawiszem myszki klikając w wolne miejsce pokazuje się kasjerowi informacja: Jakie bilety są możliwe do wyboru oraz informacja o rzędzie, miejscu i sektorze

10 Krok 7. Wciskamy przycisk Wyjście aby wrócić do ekranu głównego Krok 8. Wybieramy klawisz Suma, kończymy transakcje -drukując na bilecie odpowiednie informacje oraz paragon fiskalny Karnety Sprzedaż karnetów za gotówkę Sprzedaż karnetu również rozpoczynamy od przypisania karty Mifare do danych klienta. Krok 1. Przypisanie Karty Mifare do klienta Wybieramy klawisz Klienci., aby przejść do zakładki edycji kibica (dane kibica były już wprowadzone wczesniej), wybieramy klawisz Znajdź, wybieramy jeszcze raz klawisz Znajdź,

11 wpisując jakąś daną, którą posiadamy w dane pole wybieramy klawisz ok. następnie znaleziony klient - wybieramy klawisz Edytuj dane

12 Zapisujemy dane w systemie wybierając klawisz ok. Po takim przejściu wykonujemy Aktywację klienta, aby sprzedaż była przypisana danemu klientowi. Wybieramy klawisz Aktywuj klienta Wprowadzamy numer karty Wybierając klawisz zatwierdz a następnie ok. możemy rozpocząć proces sprzedaży karnetu dla danego klienta. Krok 2. Wybieramy interesujące nas wydarzenie Krok 3. Wchodzimy w zakładkę Karnety Krok 4. Wybieramy grupę karnetu i naciskamy klawisz sprzedaj

13 Krok 5. Wybieramy interesujący nas sektor Krok 6.Wybieramy miejsce Krok 7. Zatwierdzamy wybór karnetu, a następnie klikamy w klawisz Gotowy Krok 8. Należy włożyć do drukarki kart plastikowych kartę Mifare, która wcześniej była aktywowana dla klienta. Następnie wybieramy klawisz Suma, kończymy transakcje -drukując na karcie Mifare odpowiednie informacje oraz paragon fiskalny

14 Abonamenty Krok 1. Wybieramy klawisz abonamenty otwiera się zakładka z bazą abonamentowiczów Krok 2. Wybieramy klawisz nowy aby wystawić nowy abonament dla klienta

15 Krok 3. Otwiera się okno z aktywnymi polami zakładki Nowy abonament - Wypełniamy pole dla kogo ma być abonament poprzez wybranie klienta z bazy klawiszem znajdź, - wprowadzamy datę początkową oraz datę końcową która ma obejmować wydarzenia abonamentowe - wybieramy grupę obiektów oznacza to czy abonament ma mieć miejsca w wielu lokalizacjach czy tylko w jednym (definiowane w EuroManagerze), - wybieramy grupę abonamentową, która jest przypisana w EuroManagerze do każdego wydarzenia, - Wybieramy ceną abonamentu która ma obowiązywać w miejscu w którym będzie siedział abonamentowicz, W prawym oknie pokażą się wszystkie wydarzenia abonamentowe, które można odznaczać. Oznacza to że możemy nie wszystkie dodawać do abonamentu(klient może z niektórych rezygnować podczas wystawiania abonamentu) Krok 4. wybranie klawisza Zapisz kieruje kasjera na odpowiednie lokalizacje gdzie należy wskazać miejsce siedzące w danym sektorze

16 Krok 5. Wybieramy odpowiedni sektor oraz wskazujemy odpowiednie miejsca Krok 6. Wybieramy klawisz gotowy bądź anuluj, jeżeli z tego poziomu klient by się rozmyślił Krok 7. Wybieramy klawisz OK oznacza to, że abonament został wystawiony o numerze 3 (jest to rezerwacja abonamentu) Krok 8. Wybieranie klawisza rozlicz powoduje rozliczenie abonamentu poprzez wystawienie paragonu biletu bądź wystawienia faktury

17 Krok 9. Wybieramy formę rozliczenia System informuje nas o kwocie rozliczenia abonamentu, wybranie klawisza tak powoduje przekierowanie do formy rozliczenia Wybranie formy rozliczenia faktury przekierowuje kasjera do zakładki faktura, zakończenie wystawienia powoduje zamknięcie transakcji

18 Natomiast wybranie pozycji paragon system każe nam wybrać formę rozliczenia Krok 10. Wybieramy formę rozliczenia Krok 11. system informuje nas o zakończeniu transakcji- wybieramy klawisz OK Zwrot biletu/karnetu Krok 1.Wciskamy przycisk Zwrot Biletu

19 Krok 2.Wpisujemy numer karnetu który chcemy zwrócić Krok 3.Wciskamy przycisk Zatwierdź System poinformuje Nas jaki rodzaj płatności występował przy zakupie biletu, zatwierdzamy klawiszem Tak Następnie system poinformuje Nas czego dotyczy zwrot Krok 4.Wciskamy przycisk Zatwierdź, który dopiero dokona zwrotu z systemu EuroBilet

20 Krok 5.Wciskamy przycisk OK, który oznajmia nam o dokonaniu tej operacji Informacje o sprzedanym bilecie/karnecie Krok 1. Wybieramy opcję Bilet info. Krok 2. Wybieramy opcję Znajdź. System pokazuje dwa rekordy bilet o tym numerze oraz karnet o tym numerze i niezbędne informacje związane z tymi transakcjami Dodawanie klientów do systemu Krok 1. Wybieramy klawisz Klienci

21 Krok 2. Wybieramy klawisz Nowy Klient, Wprowadzamy odpowiednie informacje w poszczególne pola

22 Zapisujemy dane w systemie wybierając klawisz ok Zwroty i anulacje biletów Moduł sprzedaży EuroKasa został tak przygotowany, aby rozróżniać wycofanie z systemu transakcji sprzedaży wskutek błędu kasjera ( anulacja biletu ), oraz na prośbę klienta lub w skutek jego pomyłki ( zwrot biletu ). Każdy bilet wydrukowany z omawianego systemu sprzedaży posiada unikatowy numer, który umożliwia jego bezbłędną identyfikację i ułatwia kontrolę sprzedaży. W celu unieważnienia transakcji sprzedaży, w obu przypadkach: zwrotu oraz anulacji, należy wpisać numer wycofywanego biletu w odpowiedni formularz i zatwierdzić transakcję. Bilet zostanie natychmiast wycofany z systemu Rezerwacja biletów Moduł sprzedaży EuroKasa umożliwia zarówno wykonanie, jak i odbiór rezerwacji na podstawie nazwiska danego klienta, numeru jego telefonu, numeru identyfikacyjnego rezerwacji lub hasła

23 Rezerwacja biletu oraz karnetu wykonywana jest tak samo jak sprzedaż, jedynie w końcowym etapie zamiast pobrania należności od klienta, kasjer uruchamia okno rezerwacji ( rezerwacja ) i wypełnia odpowiednie dane klienta, tj. imię, nazwisko, adres , numer karty, oraz termin usunięcia rezerwacji oraz ewentualne uwagi. Po zatwierdzeniu wpisanych informacji, system wyświetla numer rezerwacji, który może służyć do późniejszego odbioru rezerwacji Odbiór rezerwacji biletów W systemie EuroBilet klient dokonuje odbioru rezerwacji na podstawie numeru rezerwacji, nazwiska, numeru telefonu lub hasła. Dodatkowo opcja Wydarzenie umożliwia kasjerowi wyszukiwanie rezerwacji spośród tylko tych, które zostały wykonane na wskazane uprzednio wydarzenie. Ponadto system EuroKasa umożliwia odbiór częściowy rezerwacji co jest bardzo przydatne w chwili gdy klient chce odebrać tylko część biletów z grupy biletów wcześniej zarezerwowanych

24 4.4.8 Anulacja i zwolnienie rezerwacji biletów Moduł sprzedaży EuroKasa został tak zaprojektowany aby anulacja, jak również zwolnienie rezerwacji przebiegało szybko i sprawnie. W przypadku, gdy klient zrezygnuje z danej rezerwacji wystarczy odszukać ją na podstawie odpowiednich danych i potwierdzić chęć anulacji. W większości obiektów organizujących imprezy masowe obowiązuje zasada odbioru rezerwacji przed upływem określonego czasu, po czym następuje zwolnienie wszystkich nieodebranych rezerwacji automatycznie. 5 Moduł lojalności Jak już zostało wcześniej wspomniane moduł EuroKasa obsługuje program lojalności. Wszystkie elementy programu: nagrody, liczba punktów potrzebna do ich odbioru, liczba punktów przyznawana za zakup wszystkich lub wybranych artykułów dostępnych w sprzedaży, oraz inne zasady programu, są określane i konfigurowane w module administracyjnym EuroManager. Stanowisko kasowe obsługuje natomiast sprzedaż kart lojalności z możliwością jednoczesnego tworzenia bazy klientów, oraz umożliwia zarówno dodawanie punktów do konta danego klienta podczas transakcji sprzedaży, jak i wydawanie nagród, przyznawanych za zgromadzenie odpowiedniej liczby punktów na karcie. Dodawanie punktów Podczas sprzedaży należy za pomocą opcji aktywuj klienta wpisać numer jego karty. Uzyskamy w ten sposób informacje o saldzie jego konta, natomiast system po zatwierdzeniu transakcji sprzedaży automatycznie doda odpowiednią liczbę punktów do konta klienta. Odbiór nagród Zgromadzenie odpowiedniej liczby punktów na koncie uprawnia klienta do odbioru nagród, zdefiniowanych w module administracyjnym. Opcja moduł lojalności powoduje wyświetlenie dostępnych nagród. Kasjer aktywuje odpowiedniego klienta, wydaje nagrodę, natomiast system automatycznie zmniejsza saldo konta o wartość nagrody. Moduł sprzedaży systemu EuroBilet, podobnie jak wszystkie pozostałe moduły, został tak zaprojektowany, aby praca z nim była prosta i przyjemna, umożliwiając sprawną i szybką obsługę klienta, co jednoznacznie wpływa na wzrost jego zadowolenia. 6 Moduł faktur System EuroBilet umożliwia również przygotowanie oraz wydruk faktur bezpośrednio na stanowisku sprzedaży

25 W celu przygotowania nowej faktury należy w pierwszej kolejności wybrać danego klienta odnaleźć go w istniejącej bazie lub - przypadku nowego klienta wprowadzić jego dane do bazy uzupełniając wymagane pozycje. Faktury są zachowywane w systemie w formie archiwum, dzięki czemu mogą być edytowane, korygowane oraz drukowane w dowolnym momencie