Zaproszenie do składania ofert

Transkrypt

1 Warszawa, 25 listopada 2013 Zaproszenie do składania ofert Benefit Solution Finanse I Ubezpieczenia Sp. z o.o. realizując Projekt Wdrożenie systemu klasy B2B integrującego zarzadzanie procesami w zakresie usług ubezpieczeniowych oraz finansowych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka Priorytet 8: Społeczeństwo informacyjne zwiększanie innowacyjności gospodarki, Działanie 8.2: Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B składa niniejsze Zapytanie Ofertowe na wykonanie części prac objętych zadaniami projektu w zakresie Etapu I w częściach: I.1 Analiza wdrożeniowa w zakresie przygotowanie firmy do wdrożenia systemu, a w konsekwencji - zwiększenie prawdopodobieństwa sukcesu wdrożenia. Analiza wdrożenia będzie dotyczyć kompleksowego wdrożenia systemu ERP oraz zmian, których należy dokonać w celu dostosowania wdrożenia systemu B2B do modelu działania Wnioskodawcy. Jej produktem będzie raport zawierający identyfikację i opis procesów biznesowych, rekomendowany zakres funkcjonalny wdrożenia, rekomendowany zakres organizacyjny wdrożenia, oczekiwane korzyści biznesowe, bezpieczny harmonogram prac. Szacowana czasochłonność ok 25 osobodni. I.2. Analiza integracyjna zawierająca wyczerpujący opis zakresu integracji oraz metod wymiany danych (standard, format), które zostaną wdrożenie w celu wydajnego działania systemu B2B. Szanowana czasochłonność ok. 15 osobodni. Warunki wykonania prac objętych zapytaniem: Termin wykonania maksymalnie do dnia r. Kryterium wyboru cena wykonania. Możliwość złożenia oferty częściowej na wykonanie prac - NIE. Oferty należy składać na formularzu wg Załącznika nr 1 dołączonego do Zapytania Ofertowego. Termin składania ofert: 02 grudnia 2013 r. do godziny w Benefit Solution Finanse I Ubezpieczenia Sp. z o.o. przy ul. Domaniewska 39A, Warszawa lub mailowo na adres i.fronckiewicz@b-solution.pl 1

2 Szczegółowy opis wymagań Oferent zobowiązany jest do zapoznania się z pełnym, udostępnionym przez Zamawiającego opisem Projektu (wszystkich jego etapów) tak aby wykonane analizy eksperckie w sposób jasny odpowiadały na postawione w Projekcie pytania odnośnie sposobu realizacji dalszych Etapów Projektu od strony programistycznej i sprzętowej zapewniając największą możliwą wydajność systemów i ich bezpieczeństwo. Składając swoją ofertę Oferent potwierdza, że zapoznał się z opisem Projektu. Przyjęcie analiz eksperckich odbędzie się na podstawie protokołów odbioru, z których każdy będzie zawierał następujące informacje: W zakresie punktu I.1: Projekt zakłada stworzenie 19 modułów. Tymi elementami będą: Moduł Rejestracji i Logowania - za pomocą którego partnerzy biznesowi będą mieli możliwość wstępnej rejestracji w systemie. Na podstawie wpisanych danych pracownik BENEFIT SOLUTION będzie weryfikował partnera w celu akceptacji konta partnera lub jego odrzucenia. W przypadku pozytywnej decyzji system automatycznie generował będzie potwierdzający dokonanie rejestracji oraz nadawał unikatowy login i tymczasowe hasło (ważne 5 min) dla konta użytkownika. Po zalogowaniu partner będzie musiał zmienić hasło na zgodne z polityką haseł GIODO. Umożliwi to zakończenie procesu rejestracji i dostęp do indywidualnego konta użytkownika. Obecnie partnerzy Wnioskodawcy nie mają indywidualnych kont są zmuszeni korzystać z informacji dostarczanych za pomocą strony internetowej Wnioskodawcy bez rozróżnienia specyfiki klientów lub kontaktować się z biurem obsługi. Moduł Obsługi Bezpieczeństwa będzie miał na celu zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych w sposób niezależny od sieci. Jego zadaniem jest zapewnienie pełnej nieprzepuszczalności systemu i zapewnienie gwarancji, że do systemu będą miały dostęp jedynie powołane osoby. W związku z charakterem usług oferowanych przez BENEFIT SOLUTION usługi finansowe ma kluczowe znaczenie w realizacji projektu. Interfejs webowy dostępny będzie online z każdego miejsca i o każdym czasie. Po zalogowaniu się za jego pomocą partnerzy będą mieli możliwość korzystania z funkcjonalności systemu, zgodnie z przyznanymi uprawnieniami. System będzie pełnił także funkcję bazy dokumentów, które będzie można pobrać z indywidualnego konta użytkownika. Należeć będą do nich m.in. faktury zarówno aktualne, jak i historyczne, umowy, regulaminy czy dokumenty związane z ofertą BENEFIT SOLUTION. Własnym aspektem systemu jest fakt, że dzięki automatycznemu naliczaniu prowizji partnerzy będą mogli stale monitorować własne przychody. Moduł Zarządzania Uprawnieniami zabezpieczać będzie dane, dokumenty i operacje dostępne w systemie. Każdy użytkownik będzie miał przyznany określony poziom uprawnień, który kwalifikował go będzie to określonej grupy, udostępniając tym samym określony zakres funkcjonalności. Poziomy uprawnień przyznawane będą także pracownikom Wnioskodawcy. Najszersze uprawnienia będzie miała kadra zarządzająca firmą, dla której będą dostępne także rozszerzone analizy i raporty związane z działalnością firmy. Zadaniem Modułu Zarządzania Strukturą Organizacji jest umożliwienie zarządzania danymi poszczególnymi organów w strukturze (BENEFIT SOLUTION, multiagencje, partnerzy, agenci). Za jego pomocą każdy współpracownik będzie mógł sprawdzić swoją przynależność w strukturze organizacyjnej firmy. Będzie on służył managerom do zarządzania strukturą organizacyjną w zakresie zarządzania adresami, kontaktami, parametryzacją danej organizacji. 2

3 Moduł Obiegu Dokumentów pozwoli wyeliminować obecne trudności związane z przechowywaniem dokumentów, poszukiwaniem informacji w nich zawartych czy też tworzeniem odpowiednich powiązań między nimi. Zapewni szybki dostęp do dokumentacji, lepszą obsługę klientów, a także wpłynie na efektywność ekonomiczną prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności - przykładowo system umożliwi samodzielne pobieranie dokumentów przez partnerów, dzięki czemu nie będzie trzeba wysyłać ich pocztą ani ręcznie generować faktur i wysyłać mailem. Wiąże się to z oszczędnościami na opłatach pocztowych oraz skróceniem czasu, a co za tym idzie i kosztów, poświęconych na przygotowanie dokumentów rozliczeniowych. Moduł Obiegu Dokumentów wsparty będzie przez Moduł Kodów Kreskowych, co zapewni możliwość wyszukania danego dokumentu w ciągu kilku sekund i jego bezbłędną identyfikację. Moduł Administracji Portfelami Klientów dostępny będzie dla pracowników BENEFIT SOLUTION, a jego założeniem jest umożliwienie indywidualnego zarządzania oraz dostosowywanie oferty z uwzględnieniem historii współpracy z danym kontrahentem. Za pomocą tego modułu również partnerzy Wnioskodawcy agenci, brokerzy i multiagencje będą mieli możliwość całościowego spojrzenia na portfolio swoich klientów, którym oferują usługi Wnioskodawcy. Moduł Rozliczeń na bieżąco dostarczał będzie informacji na temat wpływów należności. Zwiększy to efektywność ściągania należności, pozwoli na uniknięcie kosztów ponoszonych z kredytowaniem klientów. W przypadku braku płatności system będzie generował automatycznie przypomnienia. Moduł w automatyczny sposób dokonywał będzie selekcji naliczonych należności i przyporządkowywał je do jednej z grup: Należności zapłacone / Należności niezapłacone niewymagalne i Należności niezapłacone wymagalne. Dzięki wprowadzeniu Modułu Rozliczeń osoby zarządzające będą miały dostęp do informacji o rozliczeniach z partnerem w każdej chwili, co stworzy swoisty system informowania czasu rzeczywistego. Funkcją Modułu Bazy Wiedzy będzie umożliwienie partnerom biznesowym bezpośredniego, elektronicznego dostępu do szablonów dokumentów, materiałów informacyjnych i szkoleniowych związanych z ofertą produktową BENEFIT SOLUTION. Z poziomu modułu użytkownik systemu B2B będzie mógł bezpośrednio pobrać lub wydrukować wybrane materiały dostarczane w formie plików.pdf. Moduł Zarządzania Naliczaniem Prowizji ma na celu automatyzację procesu naliczania prowizji dla partnerów. W chwili obecnej instytucja finansowa przekazuje prowizję do firmy BENEFIT SOLUTION i po stronie Wnioskodawcy pozostaje proces dokonania rozliczenia z Partnerem agentem, brokerem lub multiagencją. W chwili obecnej proces ten odbywa się ręcznie. Dzięki wdrożeniu modułu naliczenie prowizji w połączeniu z modułem zarządzania strukturą organizacji dla partnera odbywać się będzie automatycznie - po wprowadzeniu danej umowy system na podstawie predefiniowanego poziomu prowizji naliczać będzie jej wysokość i przypisywać do konta partnera. Moduł Rozliczania Czasu Pracy, za pomocą którego system będzie automatycznie rejestrował czas pracy w aplikacji, tzn. czas zalogowania i wylogowania. Dodatkowo system będzie zbierał informacje o wykonanych w systemie aktywnościach przez użytkowników, co pozwoli na ocenę efektywności ich pracy. Opisane powyżej działania związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi pozwolą na lepsze zarządzanie oraz zdobycie danych związanych z efektywnością ekonomiczną (dochodowością) poszczególnych projektów dla konkretnych parterów biznesowych. Te informacje będą wpływać również na lepsze dostosowywanie polityki cenowej w stosunku do poszczególnych partnerów. Na dzień dzisiejszy firma nie posiada wiedzy ile czasu i pracy wymaga konkretny projekt u poszczególnych partnerów. Pozwoli lokalizować nierentowne punkty i dostosowywać indywidualnie programy naprawcze (szkolenia). Moduł Raportowania i Analiz w zautomatyzowany sposób na zamówienie pracownika Wnioskodawcy lub partnera, który posiada odpowiednie uprawnienia, generować będzie raporty i analizy w zakresie współpracy z BENEFIT SOLUTION lub danym klientem finalnym. Dotyczyć będą one m.in. historii współpracy, poniesionych kosztów, stopnia wykorzystania usług, etc. Będzie to wartość dodana dla partnerów biznesowych, którzy dzięki temu zyskają niedostępną dotychczas wiedzę pozwalającą na optymalizację i przykładowo negocjacje wysokości prowizji lub zakresu współpracy. Moduł Raportowania i Analiz będzie 3

4 przeznaczony także dla pracowników i kadry zarządzającej BENEFIT SOLUTION, którym dostarczać będzie on niezbędnych zintegrowanych danych m.in. na temat wartości sprzedaży w danym okresie czasu, dochodowości w danym czasie lub na danej grupie klientów, etc. Dane te będą miały kluczowe znaczenie w konstruowaniu nowych ofert, wprowadzaniu rabatów i promocji czy kształtowaniu polityki cenowej. Moduł Konfiguracji Aplikacji pełnić będzie funkcję modułu technicznego, za pomocą którego uprawniony administrator systemu B2B będzie mógł dostosować konfigurację aplikacji do potrzeb i wymogów danego partnera biznesowego. Moduł Zarządzania Sprzedażą (cz. 1 z 2) pełnić będzie funkcję narzędzia wsparcia sprzedaży i zarządzania marketingiem firmy. Moduł Zarządzania Sprzedażą oferował będzie wiele funkcji partnerom biznesowym firmy. Jego zadaniem jest umożliwieniem partnerom Wnioskodawcy śledzenie statusu realizowanych projektów, składanie i śledzenie zapytań, zapewnienie dostępu do aktualnych informacji o promowanych usługach. Klienci BENEFIT SOLUTION będą mieli możliwość składania zapytań ofertowych nt. specjalnych warunków handlowych, możliwości dostosowania usługi do ich potrzeb, etc. Moduł Aplikacja Mobilna ma na celu zapewnienie dostępu do systemu Wnioskodawcy i Partnerom z każdego miejsca i o każdym czasie za pomocą urządzeń mobilnych takich jak tablety i smartfony. Celem Wnioskodawcy jest dostosowanie systemu w taki sposób, aby wszystkiego jego funkcje były dostępne na wymienionych urządzeniach, co zapewnić ma lepszą obsługę partnerów i zacieśnić relacje między nimi. Moduł Windykacyjny ściśle współpracować będzie z Modułem Rozliczeń i w automatyczny sposób przypominał klientom o konieczności zapłaty za usługi przed upływem terminu płatności oraz monitował ich po jego upływie. Zautomatyzuje to proces ściągania należności i oszczędzi czas pracowników obsługi klienta. W ramach modułu możliwe będzie automatyczne wystawianie wezwań do zapłaty, not odsetkowych oraz obsługa tych dokumentów, w tym wysyłanie ich do klientów za pomocą . Użytkownicy systemu otrzymają również możliwość dokonywania analiz wszystkich wystawionych dokumentów oraz ich historii. Wysyłanie wyżej wymienionych dokumentów wymagało będzie zatwierdzenia przez uprawnionego użytkownika. Pozwoli to na weryfikację kto i kiedy przygotował, zatwierdził i wysłał dany dokument. Wezwania do zapłaty oraz noty odsetkowe będzie można także wystawić do kilku faktur jednocześnie. Moduł Kodów Kreskowych nadawał będzie unikalne kody kreskowe każdemu z wprowadzonych do systemu dokumentów oraz dokumentom wygenerowanym przez system. Dzięki temu możliwa stanie się identyfikacja danego dokumentu w ciągu kilku sekund. Moduł ten będzie miał również na celu skrócenie czasu wyszukiwania dokumentów w archiwach papierowych. Moduł Project Management pozwala na zarządzanie budżetem, celami biznesowymi stawianymi dla poszczególnych partnerów, monitorowaniem ich realizacji oraz rozliczaniem efektów. Będzie umożliwiał m.in. wprowadzanie rodzajów celów oraz budżetów, organizowanie konkursów, definiowane ich i przypisywanie ich do konkretnych partnerów. Aplikacja będzie pozwalała na automatyczne generowanie raportów oraz powiadomień o stanie realizacji celów biznesowych oraz miejsca zajmowanego w odbywającym się dla partnerów konkursie. Innowacyjny charakter tego modułu polega na zmianie podejścia do realizowanych celów oraz zadań dzięki niemu wszyscy partnerzy na bieżąco będą mogli monitorować poziom zrealizowanych celów oraz zadań, a tym samym w czasie rzeczywistym poznać poziom dodatkowych prowizji i bonusów z tego wynikających. Takie zadaniowe i oparte o realizację celów zasady współpracy pozwolą na zwiększenie efektywności prowadzonej działalności i lepszy rozwój firmy. Ten moduł pozwoli także na różnicowanie poziomu wynagrodzeń oraz premii w zależności od efektywności i dochodowości danego partnera. Moduł Kalendarza pełnił będzie dwojaką funkcję. Z jednej strony jego zadaniem będzie dostarczanie danych dotyczących m.in. terminów płatności, okresu obowiązywania umów, terminów przeglądów technicznych, etc. innym modułom, kt.re te informacje wykorzystywać będą do realizowanych przez siebie funkcji. Z drugiej strony za pomocą tego modułu pracownicy BENEFIT SOLUTION będą prowadzić swoje własne kalendarze, kt.re ułatwią im zarządzanie czasem wprowadzać będą do niego spotkania biznesowe, terminy kontaktu z klientem, okresy obowiązywania promocji, etc. Moduł będzie wyposażony w funkcję 4

5 alertów przypominających o danym wydarzeniu. Za jego pomocą będzie również można zaprosić klienta na spotkanie zaproszenie będzie wysyłane w formie , a także sprawdzić dostępność czasową innych pracowników. Moduł Zarządzania Sprzedażą (cz. 2 z 2) Moduł zostanie zintegrowany z pozostałymi elementami systemu m.in. z modułem Rozliczania Czasu Pracy i Raportowania i Analiz, dzięki czemu pracownik firmy będzie mógł za jego pomocą ustalać wysokość prowizji poszczególnym partnerom biznesowym. W zakresie punktu I.2: a. Wskazanie algorytmu działania systemu B2B b. Wskazanie optymalnych zabezpieczeń i wymagań odnośnie bezpieczeństwa oprogramowania i sprzętu Oferent w trakcie dokonywania analiz jest obowiązany nawiązać bezpośredni kontakt z pracownikami działów operacyjnych Benefit Solution Finanse I Ubezpieczenia Sp. z o.o celem ustalenia ich potrzeb celem optymalizacji działania docelowego systemu B2B. Wszelkie pytania odnośnie Projektu należy kierować telefonicznie: , mailowo: i.fronckiewicz@b-solution.pl. Spotkania bezpośrednie możliwe są w siedzibie Benefit Solution Finanse I Ubezpieczenia Sp. z o.o.,ul. Domaniewska 39A, Warszawa w dniach roboczych w godzinach po wcześniejszym uzgodnieniu. W kwestiach szczegółowych odpowiedzi udzielać będą wyznaczeni w trybie roboczym przedstawiciele Benefit Solution Finanse I Ubezpieczenia Sp. z o.o. 5