enova365 CRM Oprogramowanie ERP do zarządzania. Wzmacnia firmę i rośnie wraz z nią.

Transkrypt

1 enova365 CRM Oprogramowanie ERP do zarządzania. Wzmacnia firmę i rośnie wraz z nią.

2 Spis treści Moduł CRM Uruchamianie programu Okno główne programu Słownik używanych terminów Nawigacja po systemie Praca za pomocą klawiatury Przeszukiwanie list, filtrowanie, grupowanie Skróty klawiaturowe Informacje ogólne Składowe programu (moduły, listy, formularze) Wyszukiwanie Formularz Nowy wygląd enova365 Dodawanie obiektów do paska nawigacji Otwieranie nowej zakładki oraz okna Konfiguracja demonstracyjna Budowa modułu CRM Kontrahenci Dodawanie nowego kontrahenta Zakładka Ogólne Import danych z GUS: Lokalizacja firmy na mapie Status firmy w bazie VIES: Zakładka Adres do korespondencji Zakładka Osoby kontaktowe Zakładka Dane kontaktowe Zakładka Uwagi Zakładka rozwijalna CRM-> Lokalizacje Zakładka rozwijalna CRM->Projekty Zakładka rozwijalna CRM->Zadania Zakładka rozwijalna CRM->Urządzenia Zakładka rozwijalna CRM->Opiekunowie Zakładka rozwijalna CRM-> Wiadomości Dodatkowe czynności na kartotece/liście Kontrahenta Kopiowanie Kontrahenta Dodawanie aktywności/dokument Dodawanie Opiekuna Ustawienia Filtr Kontrahentów na Operatorze Lokalizacje kontrahentów Zakładka Ogólne Zakładka Urządzenia Zakładka Zadania Opiekun kontrahenta Ustawienia Osoby Zakładka Ogólne Zakładka Zadania Zakładka Projekty Zakładka Uwagi Zakładka Dostęp WWW Zakładka CRM->Kontrahenci powiązani" Zakładka CRM->Wiadomości " Wizytówki Dodawanie nowej wizytówki Zakładka Ogólne Zakładka Wizytówka Zakładka Zadania Zakładka Projekty Zakładka Uwagi Zakładka rozwijalna CRM-> Wiadomości " Przekształcenie Wizytówki w Kontrahenta Konfiguracja Wizytówek Kampanie Dodawanie nowej Kampanii Wypełniane dane na formularzu Kampanii Zakładka Ogólne" Zakładka Projekty" Kopiowanie Kampanii Kopiowanie Projektów dla Kontrahentów innej Kampanii Czynności w module CRM Pokaż trasę Konfiguracja Jak użyć czynności 'Pokaż trasę' Wyślij Zmień stan Czynności na kontrahencie Pokaż lokalizację Lokalizacje Kontrahenta Projekty Dodawanie nowego Projektu Zakładka Ogólne Zakładka Dodatkowe Zakładka Realizacja Zakładka Zadania projektu Zakładka Kalendarz Zakładka Etapy projektu Zakładka Wiadomości " Spis treści 2/

3 Zakładka Zasoby Budżetowanie Projektu Kopiowanie Projektu Prawa do Projektów Zadania, Zdarzenia, Aktywności w CRM Aktywności Moje Zadania Zadania, czyli rejestrowanie planowanych aktywności z Kontrahentem Lista Zadań Dodawanie nowego Zadania Wypełniane dane na formularzu Zadania Zakładka Ogólne Zakładka Dodatkowe Zakładka Zadania powiązane Zakładka Dokumenty Zakładka Pracownicy i zasoby Zakładka Podmioty powiązane Zakładka Wiadomości " Kopiowanie Zadań/Zdarzeń: Definicja Spotkania - zadania grupowe Określanie praw dla Zadań Zdarzenia, czyli rejestrowanie kontaktów z Kontrahentem Lista Zdarzeń Dodawanie nowego Zdarzenia Wypełniane dane na formularzu Zdarzenia Zakładka Ogólne Zakładka Dodatkowe Zakładka Zadania powiązane Zakładka Dokumenty Zakładka Pracownicy i zasoby Zakładka Podmioty powiązane Zakładka Wiadomości " Korespondencja Dodawanie nowej Korespondencji Korespondencja seryjna utworzenie i wysyłka Zakładka Ogólne Zakładka Treść Zakładka Zdarzenia adresaci Wysyłka lub wydruk korespondencji seryjnej Korespondencja jako powiadomienie Powiadomienia utworzenie i wysyłka Zasoby Rezerwacja Zasobów Kalendarz Zasobów Filtrowanie danych Organizacja widoku kalendarza Praca na kalendarzu Szybkie dodawanie zasobu do Aktywności/Projektu Ustawienia Teczki Dodawanie nowej Teczki Zakładka Ogólne Zakładka Prawa Dodawanie elementów do Teczki Poczta CRM Budowa Poczty CRM Skrzynka odbiorcza Nawigacja w Poczcie CRM Praca z listą wiadomości odebranych Kopie robocze Lista Elementy wysłane Wysyłanie nowej wiadomości z enova365 Zakładka Ogólne Zakładka Elementy powiązane Zakładka Prawa Osoba kontaktowa kontrahenta jako element powiązany Wysyłanie dokumentów PDF z enova365 Kreatory Terminarz Organizacja pracy z Terminarzem Organizacja widoku Terminarza Dodawanie zadań do Terminarza Praca z Kalendarzem Google Synchronizacja z enova365 do Kalendarza Google Synchronizacja z Kalendarza Google do enova365 Zadanie niezsynchronizowane Ogólne Kategorie aktywności Ustawienia i dodatki Konfiguracja Poczty CRM Dodawanie nowego Konta pocztowego Konfiguracja konta pocztowego dla Operatora Konfiguracja synchronizacji z Kalendarzem Google Konfiguracja definicji Zadania Domyślna definicja Operatora Powiązanie konta Operatora Wykorzystanie Harmonogramu zadań przy pracy z Kalendarzem Google Definicje i konfiguracja CRM Definicje Kampanii Formularz użytkownika 3/

4 Definicje projektów Zakładka Etapy definicji Projektu Zakładka Stany Zakładka Prawa danych Zakładka Formularz użytkownika Definicje Zadań i Zdarzeń Zakładka Ogólne Zakładka Stan Zakładka Priorytety Zakładka Opcje Zakładka Mail" Zakładka Prezentacja danych Zakładka Użytkownika Zakładka Prawa danych" Definicje Korespondencji Korespondencja seryjna konfiguracja serwera pocztowego Konfiguracja definicji Zdarzenia Konfiguracja definicji Korespondencji Definicje Teczek Zakładka Formularz użytkownika" Konfiguracja ogólna cele kontaktów Powiadomienia o zadaniach Automatyczne powiadomienia pocztą elektroniczną Konfigurowanie praw Prawa obiektowe Operatorów Prawa powiązane z rolą Operatora Klawisze skrótów Archiwizacja i odtwarzanie bazy danych Zbiory danych systemu enova365 Technologia Zbiory danych Wykaz głównych modułów systemu Wykaz tabel składających się na poszczególne moduły Business Core CRM Deklaracje Ewidencja VAT Handel Zarządzanie zasobami ludzkimi Import Kadry Kalendarze Kasa i wyciągi bankowe Księgowość Magazyny Płace Środki trwałe Towary Waluty Windykacja /149

5 Moduł CRM Moduł wykorzystywany jest w kreowaniu, zarządzaniu i podtrzymywaniu relacji z klientami. Dzięki swojej elastyczności może być użytkowany w każdym przedsiębiorstwie bez względu na wielkość, profil czy branże. Funkcjonalność: Kontrahenci umożliwia tworzenie listy kontrahentów, a formularz kontrahenta daje wgląd do wszystkich danych o kliencie zebranych w systemie enova365; Zdarzenia i zadania rejestracja i przyporządkowanie do właściwego kontrahenta historii konatku oraz zadań do wykonania w przyszłości, można je wyróżniać na liście za pomocą mechanizmu kolorowania; Projekty grupa zadań i zdarzeń odnoszących się do jednego kontrahenta realizowana w celu osiągnięcia zdefiniowanego celu; Kampanie grupa projektów powiązana różnymi kontrahentami mająca wspólny cel; Zasoby lista wspomagająca zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa (np. wyposażenie, maszyny i narzędzia); umożliwia dodanie rezerwacji na poszczególnym elemencie w korelacji z Kalendarzem; Teczki odzwierciedlenie papierowej teczki, w której gromadzone są informacje na dowolnie wybrany temat. Teczka może składać się z elementów umieszczonych w różnych miejscach w systemie; Moje zadania lista wyświetla danemu operatorowi zadania, które zostały mu przydzielone, jak i zadania, które sam przyporządkował innym użytkownikom. Korespondencja seryjna umożliwia przygotowanie szablonu listu, a następnie wydrukowanie go dla wskazanych kontrahentów w celu realizacji wysyłki pocztą tradycyjną lub automatyczne wysłanie pocztą elektroniczną. Korespondencja skierowana do poszczególnych kontrahentów jest zapamiętywana jako zdarzenia związane z adresatem; Wizytówki mechanizm porządkujący bazę kontrahentów, wykorzystywany do ewidencji kontaktów z potencjalnymi Klientami. W przypadku zmiany statusu Klienta na aktywny, wizytówkę można przekształcić do kartoteki kontrahenta, zachowując tym samym pełną historię kontaktu; Opiekun kontrahenta przypisanie kontrahenta do operatora w celu podzielenia listy kontrahentów np. pomiędzy przedstawicieli handlowych. Opiekun kontrahenta może przyjmować status główny (podstawowy opiekun kontrahenta) lub zastępca (osoba, która zastępuje np. w przypadku nieobecności); Kreatory narzędzie pozwala wprowadzać za pomocą jednego okna dane do wielu miejsc w systemie bez konieczności przechodzenia miedzy zakładkami czy modułami programu. Funkcjonalność ta związuje w jeden formularz np. kampanie, projekty oraz korespondencję seryjną. W module CRM kreatory dostępne są zarówno na poziomie listy, jak i formularza projektów; Załączniki możliwość przechowywania i archiwizowania dokumentów związanych z kontrahentami: umowy, oferty, zamówienia, oświadczenia. Załączniki mogą mieć dowolny format.pdf,.doc,.xml,.jpg, png. 5/149

6 Uruchamianie programu Podczas instalacji programu na pulpicie tworzony jest skrót Program jest także dodawany do menu Start (Start /Programy/enova/enova program do obsługi firmy). Przy pierwszym uruchomieniu programu pojawi się główny ekran programu zawierający pustą listę baz danych. Okno główne programu Po lewej stronie umieszczono okno Pasek nawigacji. Użytkownik może przełączać jego zawartość pomiędzy następującymi listami: Drzewo folderów, Ostatnio używane lub Ulubione. Drzewo folderów odwzorowuje strukturę funkcjonalną programu, czyli pełny układ opcji menu. Poszczególne gałęzie można rozwijać wybierając + lub zwijać przy pomocy -. Po wybraniu elementu odpowiednia lista wyświetlana jest w głównej (prawej) części ekranu. Dla najniższych poziomów drzewa jest to lista rekordów, dla wyższych lista elementów niższego poziomu (opcji). Ostatnio używane zawiera listę opcji ostatnio wybranych przez użytkownika. Ulubione zawiera listę opcji zdefiniowaną samodzielnie przez użytkownika. Przy pomocy metody przeciągnij i upuść można tam umieścić skróty do najczęściej wykorzystywanych opcji systemu, jak również do konkretnych obiektów, np. określonej karty towaru. U w a g a! Pasek nawigacji może zostać ukryty, powiększając tym samym obszar zajmowany przez menu folderów przy pomocy opcji: Widok Pasek nawigacji lub przez kliknięcie przycisku na pasku. Pasek nawigacji można wywołać ponownie przy pomocy opcji: Widok Pasek nawigacji. Można też włączyć autoukrywanie Paska nawigacji klikając w przycisk ) na pasku. 6/149

7 Słownik używanych terminów Okno/formularz Tytuł okna Pasek znajdujący się w górnej części okna. Zazwyczaj jego zawartość stanowią: tytuł okna opisujący jego zawartość ikona symbolizującą zawartość okna oraz podstawowe funkcje obsługi okna: zamknięcie, minimalizacja, maksymalizacja (cały ekran) okna Pasek menu Pasek zawierający listę funkcji udostępnianych w danym oknie. Poszczególne pozycje paska tworzą lokalne menu (listy dostępnych funkcji). Najczęściej wykorzystywane funkcje uzupełnione zostały o skróty klawiaturowe. Opisują one kombinację klawiszy, przy pomocy, których można wywołać daną funkcję. Pasek narzędzi Pasek znajdujący się pod paskiem menu. Tworzą go - w postaci ikon / przycisków - najczęściej używane, w danym oknie funkcje. Ich wywołanie przy pomocy myszki (lewy przycisk) gwarantuje szybki dostęp do zgromadzonych danych. Pasek stanu Pasek znajdujący się dolnej części okna. Służy on wyświetlaniu informacji (komunikatów) o stanie danych znajdujących się w wybranym oknie. Przy jego pomocy wyświetlane są na przykład ostrzeżenia o niepoprawnie wprowadzonych danych. Menu lokalne Wywoływane prawym klawiszem myszy lub naciśnięciem kombinacji klawiszy <Shift+F10>. Menu lokalne zawiera listę podręcznych funkcji związanych z wybranym elementem programu. Okno dialogowe Jest to okno programu, pozwalające wprowadzić dane niezbędne do wykonania wywołanej uprzednio funkcji. Z reguły okno dialogowe, na czas wywołania funkcji blokuje dostęp do okna programu, z którego zostało ono wywołane. Okno dialogowe w dolnej części posiada przyciski: OK i Anuluj. OK pozwala na zaakceptowanie wprowadzonych, przy jego pomocy danych, jednocześnie uruchamia wybraną funkcję. Przycisk Anuluj pozwala zignorować wprowadzane dane. Jego użycie jest równoznaczne z rezygnacją z wywołania wybranej funkcji. Okno komunikatu 7/149

8 Służy wyświetleniu ostrzeżeń i informacji o wykrytych przez program błędach. W programie funkcjonują dwa rodzaje tego typu okien. W pierwszym przypadku po zapoznaniu się z wyświetlanym komunikatem użytkownik może jedynie zaakceptować jego treść. Zamyka okno naciskając przycisk OK, jest to wtedy jedyny przycisk wyświetlany w oknie. W drugim przypadku wyświetlany komunikat daje użytkownikowi możliwość wyboru. Wówczas wybierając przycisk Tak lub Nie decydujemy o dalszym działaniu programu. Okno oczekiwania Okno pojawia się automatycznie w trakcie wykonywania przez program czasochłonnych operacji, obliczeń. W większości przypadków w oknie wyświetlany jest wskaźnik przyrostu, pozwalający ocenić stopień zaawansowania prowadzonych obliczeń. Jeżeli w oknie znajduje się przycisk Anuluj, to jego użycie pozwala na przerwanie aktualnie wykonywanej funkcji. Folder Służy wyodrębnieniu pewnej funkcjonalności programu. Folder może zawierać inne foldery (menu folderów) lub foldery końcowe (listy danych). Menu folderów pozwala grupować logiczne powiązane ze sobą funkcje programu. Otwierając kolejne foldery wybieramy coraz bardziej szczegółową funkcjonalność programu. Folder końcowy to zazwyczaj lista danych. Przy jej pomocy użytkownik uzyskuje możliwość operowania na zgromadzonych w programie danych. Menu folderów Lista folderów, z której przy pomocy klawiatury lub myszki możemy wybrać kolejny folder lub listę. Nagłówek menu folderu Element graficzny znajdujący się nad menu folderów. Zawiera on zazwyczaj nazwę folderu oraz krótki opis znajdujących się w nim pozycji. Pasek enova (pasek skrótów) Tworzona przez użytkownika lista najczęściej otwieranych folderów programu (pierwszy od lewej wydzielony fragment głównego okna programu). Przechowuje skróty do najczęściej używanych folderów (menu folderów lub list). Pozwala to na szybkie przechodzenie do często używanych folderów programu, z pominięciem menu folderów. Drzewo folderów Zawiera hierarchiczną - w postaci drzewa - listę wszystkich folderów dostępnych w programie. Ułatwia poszukiwanie interesujących użytkownika folderów. Lista zapisów Zawiera posortowanie dane ewidencjonowane przez program. Składa się z wierszy (jeden wiersz jeden zapis) oraz kolumn zawierających dane tego samego rodzaju znajdujące się w poszczególnych wierszach. Lista jest często folderem końcowym programu. Listy znajdują się również na formularzach. Niektóre z listy pozwalają na edycję znajdujących się w nich danych. Zapisy tworzące listę mogą być, wg kryteriów zadanych przez użytkownika, sortowanie, filtrowanie, grupowanie lub wyszukane. Nagłówek listy Zawiera opisy kolumn tworzących listę. Na kolumnach listy możemy wykonywać operacje sortowania, filtrowania i grupowania. Pasek selekcji listy Umożliwia ograniczenie liczby wyświetlanych na liście zapisów (na przykład do wybranego okresu). Pasek selekcji składa się z dostępnych filtrów kontekstów. Pasek selekcji z poziomu klawiatury wywoływany jest klawiszem <F3>. Pasek narzędzi listy Pasek znajdujący się nad nagłówkiem listy. Umożliwia trzy podstawowe operacje wykonywane na liście zapisów: dodawanie nowych zapisów, edycja istniejących zapisów, kasowanie zbędnych zapisów. Lokator listy Pozwala na szybkie wyszukiwanie zapisów. Znajdując się na liście wyszukujemy interesujący nas zapis wpisując z klawiatury jego identyfikator (kod, nazwę, itp.). Po wpisaniu pierwszego znaku (litery lub cyfry) nad listą wyświetlony zostanie pasek lokatora listy. Program poszukuje zapisu najbardziej zbliżonego do wpisanej w lokatorze sekwencji znaków i cyfr. Lokator dostępny jest wyłącznie na listach, które nie umożliwiają bezpośredniej edycji danych (większość list). Znacznik wiersza Po lewej stronie listy znajduje się kolumna zawierająca znacznik aktualnego wiersza danych. Znacznik informuje również o tym, czy rozpoczęta została edycja aktualnego zapisu. Organizator listy Wywoływany z menu lokalnego listy. Jest to okno dialogowe pozwalające na określenie zawartości listy zapisów, sposobu ich sortowania, grupowania Formularz Poszczególne zapisy wprowadzane są do programu, modyfikowane przy pomocy formularzy. Formularz pozwala na przeglądanie oraz modyfikacje pojedynczych zapisów. Pole wprowadzania danych Jeden z podstawowych elementów formularza służący do wprowadzania, wyświetlania danych. W zależności od rodzaju danych dostępne są następujące pola danych: Pole tekstowe, umożliwia wprowadzania danych w postaci tekstu (napisu) 8/149

9 Pole liczbowe, umożliwia wprowadzania danych w postaci liczby (kwoty). Dostępny kalkulator umożliwia szybkie przeliczanie wartości. Pole daty, umożliwia wprowadzania danych w postaci daty. Dostępny podręczny kalendarz. Pole czasu, umożliwia wprowadzania danych w postaci czasu gg:mm. Pole okresu, umożliwia wprowadzania danych w postaci zakresu dat. Dostępne funkcje szybkiej zmiany okresu oraz jego rozszerzania. Pole logiczne, umożliwia wprowadzania danych w postaci Tak lub Nie. Pole prostego wyboru, umożliwia wprowadzania danych poprzez wybór z dostępniej listy wartości. Lista nie podlega edycji. Pole wyboru z listy, umożliwia wprowadzania danych poprzez wybór z dostępniej listy. Lista podlega edycji. Pole słownikowe, umożliwia wprowadzania danych bezpośrednio z klawiatury lub poprzez wybór z listy wcześniejszych zapisów. Etykieta Jest to napis znajdujący się na formularzu, opisujący jego zawartość. Najczęściej występuje po lewej stronie pola, opisując dane w nim znajdujące się. Sekcja danych Pozioma kreska uzupełniona tytułem, oddzielająca od siebie logicznie powiązany ze sobą zbiór pól formularza. Zakładki formularza Jeżeli ilość danych znajdujących się w formularzu jest duża, zostają one podzielone na zakładki. Jednocześnie możliwe jest wyświetlenie tylko jednej zakładki formularza. W przypadku dużej ilości zakładek są one zapisywane w postaci drzewa zakładek. Drzewo zakładek formularza Przy dużej ilości zakładek znajdujących się na formularzu układane są one w postaci drzewa znajdującego się z lewej strony formularza. Pozwala to na łatwe i szybkie przełączanie się pomiędzy nimi. Przycisk Element znajdujący się na formularzu wywołujący funkcję programu, opisaną na tymże przycisku. Nawigacja po systemie System enova obsługiwany jest za pomocą myszki, klawiaturą albo w sposób mieszany. Podkreślamy, że można poruszać się po systemie wyłącznie za pomocą klawiatury. Praca w enova za pomocą myszki podlega ogólnym regułom nawigacji typowym dla aplikacji Microsoft Windows. Praca za pomocą klawiatury Przeszukiwanie list, filtrowanie, grupowanie Praca za pomocą klawiatury Za pomocą klawiatury po systemie przemieszczamy się używając klawiszy strzałek. Umieściwszy kursor na odnośniku ( linku ) do listy lub na odpowiedniej pozycji listy naciskamy klawisz Enter, aby wejść na listę lub otworzyć formularz pozycji. Jeśli naszym zamiarem jest dodanie nowej pozycji na liście używamy klawisza Insert, który wywołuje listę dostępnych formularzy. Wybór następuje za pomocą klawiszy strzałek i zakończony jest Enter em. Po otwarciu formularza wypełniamy jego kolejne pola, zatwierdzając zawartość pola (przechodząc do następnego) klawiszem Enter. W razie pomyłki Shift+Tab cofa nas do poprzedniego pola. W szczególnych przypadkach przejście do żądanego pola następuje klawiszem Tab (np. Pole wartości faktury zaliczkowej). Po wypełnieniu formularza jego zatwierdzenie następuje kombinacją Ctrl+Enter. Jeśli nie chcemy zatwierdzać zapisu, a tylko zapisać go do bufora to zamykamy naciskając ESC, co spowoduje wywołanie dodatkowego formularza z zapytaniem o intencję użytkownika. Wybór podpowiedzi Bufor spowoduje zapis do bazy niezatwierdzony, czyli podlegający dalszej edycji. Nie wszystkie dane znajdują się na 1-szej zakładce formularza. Zmiana zakładek następuje za pomocą klawiszy Ctrl+Page Up/Page Down (lub Ctrl+cyfra/nr kolejny zakładki). Do wyświetlanych niezbędnych do analizy danych na liście służą filtry umieszczone nad listami. Dostęp do tych list następuje za pomocą klawisza F3. Przemieszczanie między filtrami to użycie Enter, nadanie wartości następuje poprzez odpowiedni wpis lub poprzez wybór z pomocniczej listy wywołanej klawiszem F4. Do menu na górnym toolbarze dostajemy się za pomocą klawisza F10. Wybór funkcji tradycyjnie za pomocą strzałek i Enter a. Przeszukiwanie list, filtrowanie, grupowanie Przeszukiwanie list (lokator) Na każdej liście możliwe jest wyszukiwanie danych poprzez wpisywanie kolejnych znaków z klawiatury. Nie wymaga to wywoływania dodatkowych funkcji, lecz jedynie ustawienie kursora na dowolnej pozycji listy. Rozpoczęcie wprowadzania znaków wywołuje pole lokatora. Pole Lokator po wprowadzeniu 3 znaków 9/149

10 Wyszukiwanie prowadzone jest wg zapisów w różnych kolumnach listy, poczynając od znaku pierwszego. Przykład: Będąc na liście faktur, przy kursorze ustawionym na dowolnym zapisie z listy, rozpoczynamy wprowadzanie kolejnych znaków będących nr faktury (np. FV/0122). Nad filtrami pojawi się dodatkowe pole, które będzie wyświetlało znaki wprowadzone przez operatora i najbliższe ich dopełnienie podpowiedziane przez system (na niebieskim tle). Wprowadzenie każdego znaku przybliża nas do właściwego dokumentu poprzez automatyczną zmianę kursora na liście faktur. System podpowiada dalszy ciąg znaków i jeśli uzyskamy zgodność podpowiedzi z zapisem, który był poszukiwany, kursor będzie umieszczony na właściwej pozycji. Błędy w wyszukiwaniu. Jeśli w ciągu wprowadzanych znaków popełnimy błąd i system nie będzie mógł podpowiedzieć kolejnej pozycji z listy, zakończy wyszukiwanie. Jednocześnie przed polem wyszukiwania pojawi się informacja, wg których zapisów system przeszukuje daną listę. Próba wprowadzenia nieistniejącej w systemie nazwy Wyczyszczenie pola przeszukiwania wykonujemy klawiszem ESC lub kasując kolejne wprowadzone znaki klawiszem Backspace. Konfiguracja list Do zmian wyświetlanych na liście kolumn, ich położenie, włączenia dodatkowego grupowania i filtrowania służy formularz Organizuj listę, który znajdziemy w górnym menu Widok każdej listy lub na pasku narzędzi. Wywołanie funkcji Organizuj listę Druga zakładka formularza Kolumny umożliwia modyfikację wyświetlanych na liście kolumn. W lewym oknie tej zakładki wyświetlone są dostępne z tego poziomu dane/kolumny, w prawym dane/kolumny aktualnie dostępne na liście. Jeśli chcemy na liście umieścić dodatkowe dane, zaznaczamy je kursorem w lewym oknie i za pomocą klawisza Dodaj pole przenosimy do prawego. Jeśli chcemy z listy usunąć dane, zaznaczamy je kursorem w prawym oknie i za pomocą klawisza Usuń pole przenosimy do lewego. Jeśli chcemy z danej konfiguracji listy korzystać na bieżąco, to po jej ustawieniu (przed wyjściem z listy) należy uruchomić funkcję Zapamiętaj ustawienia tabeli z menu Widok. U w a g a! Zakładka Ogólne organizatora listy zawiera również możliwość włączenia różnych sumowań danych w kolumnach. Zalecane jest włączanie doraźne sumowań do celów analitycznych. Nie należy włączać sumowania i uruchamiać funkcji Zapamiętaj ustawienia tabeli. Konsekwencją takiego ustawienia może być kilkuminutowy czas wejścia na listę przy dużej liczbie danych, gdyż system przed wyświetleniem będzie dokonywał przeliczenia danych. Konfiguracja list będących pozycjami formularza{#konfiguracja_list_bedacych_pozycjami} Obsługa i konfiguracja jest analogiczna do opisanej w rozdziale Konfiguracja list powyżej z wyjątkiem metody uruchomienia organizatora: dla list pozycji organizator uruchamiamy trzymając wskaźnik myszy w obszarze tabeli pozycji i klikając prawy klawisz. Z wywołanego menu wybieramy opcję Organizuj listę. Sortowanie list Każda lista jest sortowana zgodnie ze standardem producenta (np. lista faktur sortowana jest wg kolumny Data). O sortowaniu świadczy mały trójkącik w nagłówku kolumny. 10/149

11 Lista sortowana wg dnia wystawienia dokumentu Zmianę sortowania uzyskujemy poprzez klikniecie w nagłówek innej kolumny. Wykonanie ponowne tej czynności na tym samym nagłówku spowoduje sortowanie w odwróconym porządku (np. do Z do A). U w a g a! Nie należy włączać funkcji Zapamiętaj ustawienia tabeli (patrz: Konfiguracja list), jeśli ustawione zostało sortowanie wg kolumny wyliczanej przez system (np. stan towarów w magazynie) lub kolumny sumującej pola z bazy danych (np. adres na liście kontrahentów) Konsekwencją takiego ustawienia może być kilkuminutowy czas wejścia na listę przy dużej liczbie danych, gdyż system przed wyświetleniem będzie dokonywał przeliczenia danych. Filtrowanie danych System proponuje kilka metod filtrowania danych. Filtry standardowe. Każda lista wyposażona jest w standardowy zestaw filtrów umieszczonych nad listą danych. Zmiany ustawień filtrów powodują zmiany w wyświetlanych danych. Przykład: Na liście faktur zmiana okresu (np. miesiąc bieżący na miesiąc poprzedni) spowoduje wyświetlenie danych z poprzedniego miesiąca. Fragment filtrów z listy faktur Filtrowanie poszukiwanie pojedynczego zapisu wg dowolnego ciągu znaków. Aby znaleźć pojedynczy zapis/rekord uruchamiamy formularz przeszukiwania listy za pomocą klawiszy <Ctrl+F>. Po wprowadzeniu ciągu znaków uruchamiamy poszukiwanie przyciskiem Szukaj. U w a g a! Formularz przeszukiwania listy ustawiony jest w standardzie na sprawdzenie wartości z jednej kolumny. Stąd istotne jest zaznaczenie właściwej kolumny (wpisany ciąg znaków powinien występować zaznaczonej kolumnie. Zaznaczenie kolumny, w której przeszukiwane będą dane następuje poprzez umieszczenie aktywnej części kursora we właściwej kolumnie (jasna część kursora ma być w kolumnie, której dane przeszukujemy). Zaznaczona kolumna NAZWA U w a g a! Zmiana parametrów formularza, tak by przeszukiwane były wszystkie kolumny może powodować długie wyszukiwanie. Szczególnie, jeśli na liście znajdują się kolumny z danymi wyliczanymi lub łączonymi (np. stan magazynu lub pole adresu na liście kontrahentów, które wyświetla cały adres w jednej kolumnie. Po wykonaniu powyższych czynności kursor zatrzymuje się na najbliższym rekordzie o zadanym ciągu znaków. Jeśli nie jest to właściwy rekord należy powtórzyć poszukiwanie. 11/149

12 Formularz wyszukiwania pojedynczego zapisu po dowolnym ciągu znaków Powtórzenie poszukiwania pojedynczego zapisu wg dowolnego ciągu znaków. Powtórzenie wykonujemy wciskając klawisze <Ctrl+F3>. Kursor przeskakuje do następnego pola o zadanym ciągu znaków. Filtrowanie poprzez zawężenie listy wyświetlanych rekordów do zwierających określony ciąg znaków. Funkcję uruchamiamy klawiszami <Ctrl+Shift+F>. Zalecane filtrowanie w zaznaczonej kolumnie (patrz wyżej). Po wykonaniu funkcji na liście wyświetlone zostaną tylko te rekordy, które zawierają wprowadzony w filtr ciąg znaków. U w a g a! Filtrowanie metodą Ctrl+Shift+F jest bardzo szybką funkcją przeszukiwania listy (o ile zaznaczona kolumna nie wyświetla danych wyliczanych lub łączonych). Kasowanie filtra Ctrl+Shift+F Filtr kasowany jest poprzez ponowne uruchomienie filtra i wciśnięcie klawisza Usuń filtr lub poprzez wyjście z listy. Filtrowanie wg funkcji w nagłówku kolumny Do włączenie dodatkowych filtrów w nagłówkach kolumn służy formularz Organizuj listę, który znajdziemy w górnym menu Widok każdej listy. W celu włączenie filtrów należy na pierwszej zakładka Ogólne formularza Organizuj listę włączyć check przy opisie: Filtrowanie zapisów > Przy pomocy warunków przypisywanych poszczególnym polom. Włączenie filtrowania w nagłówkach kolumn 12/149

13 Po zamknięciu formularza na liście przy nazwach kolumn pojawią się strzałki. Ich kliknięcie rozwinie menu, z którego wybierzemy lub zdefiniujemy filtr. Włączenie filtra zawęża listę wyświetlanych danych. Wywołany filtr w nagłówku kolumny Kasowanie filtra Filtr kasowany jest poprzez ponowne uruchomienie filtra i wybór opcji Wszystkie, wciśnięcie przycisku X pod listą (pojawia się po włączeniu filtra) lub poprzez wyjście z listy. Grupowanie Do włączenie grupowania na liście służy formularz Organizuj listę, który znajdziemy w górnym menu Widok każdej listy. W celu włączenie grupowania należy na pierwszej zakładce Ogólne formularza Organizuj listę włączyć check przy opisie: Grupowanie zapisów > Według dowolnych pól Włączenie grupowania na liście Po zamknięciu formularza na liście tuż nad kolumnami pojawi się szary pasek, w obszar, którego wprowadzamy nagłówek kolumny. Wprowadzenie odbywa się na zasadzie drag and drop. Trzymając wskaźnik myszy na szarym pasku nad kolumnami, klikamy prawym klawiszem myszy. Z dostępnego menu wybieramy np. Rozwiń wszystkie grupy. Można rozwinąć pojedynczą grupę poprzez naciśnięcie + przy nazwie grupy. Rozwinięcie wszystkich grup można również uzyskać poprzez zaznaczenie parametru Automatycznie rozwijaj grupy zapisów. Wyświetlane dane będą uwidocznione w zależności od wprowadzonego nagłówka. Zbiorcze rozwinięcie elementów grupowanych U w a g a! W przypadku grupowania wg cechy, poprawne grupowanie uzyskujemy wyłącznie dla cech tekstowych bez atrybutu historyczności. Kasowanie grupowania Grupowanie kasujemy poprzez ponowne zrzucenie nagłówka kolumny w szereg pozostałych nagłówków lub poprzez wyjście z listy. Grupowanie wg cechy grupującej W systemie enova istnieje możliwość grupowania danych w postaci drzewka za pomocą cechy grupującej. Jest to jedyna cecha dodawana z poziomu interfejsu użytkownika (a nie tylko z listy konfiguracyjnej Opcje). Grupowanie zostanie omówione na przykładzie cennika. Aby pogrupować dane należy włączyć grupowanie wg cechy grupującej tzn. nacisnąć przycisk z ikoną katalogu po prawej stronie toolbara nad listą pozycji. W tej chwili pojawi się na formularzy, po lewej stronie pionowe pole z 1-szą gałązką drzewa o nazwie Wszystko, a nad tym polem dwie ikony katalogów. 13/149

14 Ikona 1-sza z lewej aktywuje dodatkowe pola do zaznaczania gałązek drzewka (o ile takie istnieją). Pozwala to na sumowanie/wyświetlanie zapisów z różnych gałązek drzewa w obrębie tej samej cechy oraz uzyskanie iloczynu/zawężenie danych/zapisów z różnych grup przynależnych do różnych cech. Ikona 2-ga pozwala na definiowanie cechy oraz nadawanie wartości cesze. Definiowanie cechy Ustawiamy/klikamy kursor na gałązce Wszystko. Przyciskamy 2-gą ikonę, co powoduje wyświetlenie formularza definiującego nazwę cechy o charakterze grupującym. Wpisujemy nazwę (np. Grupa). Pod gałązką Wszystko pojawi się gałązka drzewa o nazwie Grupa, a pod nią podlista o nazwie Bez wartości. Po tej operacji mamy w systemie cechę grupującą o nazwie Grupa, która jest wymagalna przy zakładaniu nowej karty towarowej. Dotychczas istniejące karty zostały umieszczone pod wartością cechy Bez wartości. Kolejną czynnością jest nadanie wartości cesze o nazwie Grupa (np. Tekstylia i Galanteria. W tym celu ustawiamy kursor na gałązce Grupa (lub na gałązce bez wartości ) i ponownie naciskamy 2-gą ikonę z wizerunkiem katalogu. Pojawia się formularz, na którym wpisujemy wartość cechy Grupa np. Tekstylia. Aby nadać kolejną wartość np. Galanteria, czynność powtarzamy. Mamy obecnie cechę Grupa, jej wartości Tekstylia i Galanteria, pozostaje nadanie kartom towarowym wartości cechy (np. umieszczenie karty o nazwie Koszulka w grupie Tekstylia). W tym celu tj. w Windows, zaznaczamy karty, które mają być umieszczone w określonej grupie i na zasadzie drag and drop przeciągamy w obszar odpowiedniej gałązki drzewa. Grupowanie wg cech grupujących Włączenie pól, do zaznaczania grup checkboxami (patrz rysunek), uzyskujemy poprzez naciśnięcie zielonej ikony katalogu (w górnym lewym rogu na rysunku). Zaznaczenie wartości cechy z różnych grup/cech (na rysunku Tekstylia z grupy/cechy Grupa i Kolorowe z grupy/cechy Podgrupa) wyświetla karty towarowe przynależne do obu grup (czyli iloczyn elementów zaznaczonych). Skróty klawiaturowe Lista skrótów klawiaturowych użytych w programie enova365 (znacznikiem [Win] oznaczone zostały klawisze standardu Windows). F1 - Pomoc [Win] F2 - Wejście do edycji danych na liście [Win] F3 - Wejście na belkę filtrów listy (jest to belka, która znajduje się bezpośrednio nad listą) F4 - Otwarcie lookup'a, listy typu ComboBox, np. kalendarzyk, kalkulator, itp [Win] F5 - Odświeżanie danych (listy, formularza), dane ponownie wczytywane są z bazy danych [Win] F6 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne F7 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne F8 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne F9 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne F10 - Przejście do menu okna [Win] F11 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne F12 - Klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne Shift+F4 - Otwarcie formularza z lookup'a Shift+F8 - Podsumowanie wszystkich elementów listy Shift+F10 - Otwarcie menu lokalnego kontrolki Ctrl+F3 - Wyszukuje następną pozycję na liście (kontynuacja: Ctrl+F) Ctrl+F9 - Konfiguracja programu aktualnej firmy Ctrl+Shift+F9 - Odświeżenie konfiguracji programu aktualnej firmy Alt+F3 - Sortowanie listy zapisów wg aktualnej kolumny Alt+F4 - Zamknięcie aktualnego okna Ctrl+Space - Na formularzu to samo, co F4; na liście zaznacza/odznacza aktualny zapis Alt+ - To samo, co F4 [Win] Enter - Na formularzu przechodzi do następnej kontrolki w ramach strony; na liście otwiera formularz dla zapisu lub akcja standardowa Alt+Enter - Na liście w trybie edycji otwiera formularz dla zapisu Shift+Enter - Na formularzu przechodzi do poprzedniej kontrolki w ramach strony Ctrl+Enter - Na liście aktualizacja aktualnego zapisu; na formularzu zapisuje i zamyka aktualny formularz lub w ogóle akceptuje dane znajdujące się w oknie Ctrl+Shift+Enter - Aktualizacja zapisu 14/149

15 Tab - Przechodzi do następnej kontrolki (bez względu na stronę) [Win] Shift+Tab - Przechodzi do poprzedniej kontrolki (bez względu na stronę) [Win] Ctrl+Tab - Przechodzi do następnej strony danych (zakładki) [Win] Ctrl+Shift+Tab - Przechodzi do poprzedniej strony danych (zakładki) [Win] Escape - Rezygnuje z aktualnej akcji; na formularzu w trakcie modyfikacji danych w kontrolce przywraca poprzednią wartość, jeżeli nie ma zmian danych to zamyka okno ewentualnie ostrzegając o zmianach; zamyka/rezygnuje okna dialogowe [Win] Ins - Na liście dodaje nowy zapis do listy Alt+Ins - Na liście w trybie edycji dodaje nowy zapis Backspace - W oknie głównym cofa się o jedną pozycję w "menu" w górę; na kontrolkach edycyjnych kasuje znak przed kursorem [Win] Alt+Backspace - W kontrolkach edycyjnych wycofuje zmiany [Win] Alt+ - Na głównym oknie wyświetla następną stronę [Win]; na formularzu wyświetla poprzedni zapis Alt+ - Na głównym oknie wyświetla poprzednią stronę [Win]; na formularzu wyświetla następny zapis Ctrl+Del - Na liście kasuje zaznaczony zapis danych lub na listach historycznych zaznaczoną aktualizację zapisu Ctrl+Shift+Del - Na liście historycznej kasuje zaznaczony zapis ze wszystkimi aktualizacjami Ctrl+PgUp - Przechodzi do poprzedniej strony danych (tj Ctrl+Tab) Ctrl+PgDown - Przechodzi do następnej strony danych (tj Ctrl+Shift+Tab) Ctrl+A - Na liście zaznacza wszystkie zapisy; na formularzu zaznacza cały tekst w kontrolce Ctrl+C - Kopiuje zaznaczone dane do schowka Ctrl+F - Otwiera formularz szukaj Ctrl+H - Na formularzu otwiera stronę z cechami Ctrl+P - Uruchamia standardowy wydruk dla okna Ctrl+S - Zapisuje aktualnie edytowane dane oraz odświeża dane z bazy Ctrl+V - Wkleja dane znajdujące się w schowku do aktualnej kontrolki Ctrl+X - Przenosi zaznaczone dane do schowka Ctrl+Z - Wycofuje zmiany w kontrolce Ctrl+ - Otwiera kolejną zakładkę na formularzu. Pierwsza zakładka Ctrl+1, dziesiąta Ctrl+0. Ctrl+ - Klawisz skrótu wyświetlający odpowiednią stronę danych; na liście otwiera formularz na od razu na odpowiedniej stronie Ctrl+Shift+F - Otwiera okienko filtrowania po dowolnym tekście zapisów na liście Ctrl+Shift+H - Zamienia wartości na liście Ctrl+Shift+S - Zapisuje aktualne dane i dodane nowy zapis bez zamykania formularza Ctrl+Shift+P - Wyświetla listę wszystkich wydruków przypisanych do okna Ctrl+Shift+ - Dodaje nowy zapis odpowiedniego typu Alt+ - Aktywuje wyróżnioną funkcję (pozycja w menu, kontrolka na oknie) [+] lub [=] - rozwija wskazany poziom drzewa [-] lub [_] - zwija wskazany poziom drzewa []* - rozwija jeden poziom drzewa dla wszystkich elementów na liście (drzewie) 15/149

16 Informacje ogólne Moduł CRM to narzędzie pozwalające w prosty sposób zarządzać zgromadzonymi informacjami na temat kontrahentów. Dzięki rozbudowanej funkcjonalności oraz elastycznej budowie tej części programu, użytkownik może w szybki sposób zarówno wprowadzić, jak i odnaleźć potrzebne informacje. Budowa modułu CRM składa się z wielu elementów, poniżej przedstawiony zostanie krótki opis składowych modułu. Zdarzenia rozumiane są jako pewne fakty, które zaszły w relacjach z kontrahentem może to być np. notatka z rozmowy telefonicznej lub otrzymanie pisma od klienta; Zadania rozumiane są jako sprawy, które należy wykonać np. spotkanie z klientem, wysłanie materiałów marketingowych itp.. Aktywności (zadania i zdarzenia) związane z jednym klientem i zmierzające do osiągnięcia określonego celu można łączyć w Projekty. Natomiast grupa projektów związanych z wieloma klientami (mających wspólny cel) może zostać połączona w Kampanię. Tak więc moduł CRM posiada trójwarstwową strukturę, którą przedstawia rysunek poniżej. Dodatkowo moduł CRM oferuje funkcjonalności: Struktura modułu CRM Korespondencja, czyli rejestrowanie masowej wysyłki korespondencji papierowej jak i elektronicznej (mass mailing); Teczki, które pozwalają na zbieranie informacji z całego systemu w jednym miejscu; Zasoby, czyli narzędzie ułatwiające zarządzanie rezerwacjami zasobów przedsiębiorstwa; Opiekun kontrahenta, czyli przypisanie operatora do konkretnych kontrahentów i analiza efektów sprzedaży; Wizytówki, czyli dane potencjalnych klientów; Poczta CRM, która umożliwia wysyłanie oraz odbieranie wiadomości bezpośrednio w systemie enova365. Składowe programu (moduły, listy, formularze) enova365 posiada trzy poziomy zagłębienia. Po otwarciu programu i wejściu do jednej z baz danych pojawia się pierwszy poziom, czyli wybór odpowiedniego modułu (poniższy rysunek przedstawia wszystkie dostępne moduły). 16/149

17 Moduły programu Po wybraniu jednego z modułów (np. CRM), prezentowane są dostępne listy. Zdarza się, że składowe modułu zawierają więcej niż jedną listę (np. Zasoby, Poczta). Dostępne listy w module CRM Po kliknięciu w ikonę Kontrahenci, pojawi się lista, na której wykonywane będę wszystkie operacje związane z tą częścią systemu. Lista Kontrahentów Strona składa się z paska narzędzi, w którym można znaleźć (większość z opisanych opcji jest taka sama dla całego systemu): Plik - zawierający między innymi opcje: dodawania, otwierania oraz usuwania rekordów; otwierania nowego okna, zakładki; drukowania raportów; importu/eksportu zapisów; zamykania programu; Edycja - zawierający między innymi opcje: eksportowania danych do arkusza Excel; kopiowania, wklejania rekordów; wyszukiwania, zamieniania i filtrowania tekstu; Widok - służy do organizowania wyglądu listy/formularza, za pomocą opcji: asystent - pozwala na dodanie notatek dla poszczególnego rekordu i listy, dodanie załączników, wyświetlania przypomnień oraz dodawanie obiektów do teczki. Więcej na ten temat zostanie powiedziane w dalszej części instrukcji; foldery - pozwalają na poruszanie się po programie za pomocą drzewka; organizator widoku - pozwala na dostosowanie sposobu prezentowania wyświetlanych danych na liście (dodawanie kolumn, filtrowanie danych, etc.); 17/149

18 ustawienie obecnego widoku jako startowy - po wybraniu tej opcji program będzie otwierał się zawsze w takim układzie zakładek oraz miejscu, w jakim operator wybrał opcję; Czynności - zawiera opcje przystosowane indywidualnie do każdej listy w programie. Zawiera większość czynności jakie można wykonać na rekordach danej listy. Np. dodanie aktywności, dodanie/zatwierdzenie dokumentu. Każda część instrukcji będzie posiadała oddzielny opis tej funkcjonalności. Narzędzia - zawiera opcje związane z zarządzaniem programem. Z tego miejsca można przejść do ustawień programu, czy też przelogować się na innego operatora. Pomoc - zawiera informacje na temat aktualnej wersji programu oraz krótkie instrukcje modułów. W tym miejscu można również wczytać licencję do programu. Wyszukiwanie Wiersz wyszukiwania Dodatkowy wiersz na liście umożliwia wyszukiwanie wartości w poszczególnej kolumnie. Włączenie paska odbywa się po wybraniu klawiszy CTRL+SHIFT+F3 po czym należy wpisać szukany ciąg znaków, gdzie: Znak * zastępuje dowolny ciąg znaków; Znak _ zastępuje jeden znak w ciągu; Formularz Ostatni z poziomów programu to formularz, czyli miejsce wprowadzania danych, tak aby ukazały się one na liście. Np. będąc na liście kontrahentów i wciśnięciu opcji, pojaw się nowe okno Kontrahenta (formularz). Dostępny jest tutaj również pasek narzędzi, który sprawuje identyczną rolę jak na liście. W przypadku, gdy któreś z opisów pól jest pogrubione (w tym przypadku kod oraz nazwa) oznacza to, że pole jest wymagane. Bez wprowadzenia danych w tym miejscu program nie pozwoli na zapisanie danych. W celu dodania nowego zapisu do bazy danych należy wybrać opcję, która zapisze dane i zamknie formularz lub, która spowoduje zapisanie danych oraz otworzenie nowego, pustego formularza. Zielone strzałki służą do przechodzenia pomiędzy rekordami z listy bez konieczności zamykania formularza. Formularz kontrahenta 18/149

19 Nowy wygląd enova365 Od wersji 8.0 został wprowadzony nowy interface, wzorowany na wyglądzie kafelkowym systemu operacyjnego Windows 8. Umożliwia on między innymi pracę programu w trybie wielookienkowym. Dodany został również nowy pasek nawigacji, do którego można dodawać jako skróty nie tylko listy, ale również pojedyncze rekordy czy też formularze. Dodawanie obiektów do paska nawigacji W celu dodania listy do paska należy kliknąć prawym klawiszem myszki na kafelek listy, a następnie wybrać Dodaj skrót do paska. Dodawanie może odbywać się również poprzez przeciągnięcie kafelka myszką na pasek. W podobny sposób odbywa się również umieszczanie poszczególnych rekordów. W przypadku dodania formularza należy klikając SHIFT oraz lewy klawisz myszki na konkretnym formularzu. Pasek nawigacji - ulubione Otwieranie nowej zakładki oraz okna Otwarcie nowej zakładki odbywa się poprzez wciśnięcie klawisza CTRL oraz kliknięcie lewym klawiszem myszki poszczególnego kafelka. Wynik takiego działania widoczny jest na rysunku poniżej. Nowa zakładka Otwarcie nowego okna enova365 odbywa się poprzez wciśnięcie klawisza SHIFT oraz kliknięcie lewym klawiszem myszki poszczególnego kafelka. Nowe okno otwierane jest w tej samej sesji, czyli nie powoduje pobierania dodatkowych licencji. Wynik takiego działania widoczny jest na rysunku poniżej. Nowe okno 19/149

20 Konfiguracja demonstracyjna W celu przedstawienia możliwości modułu CRM oraz pokazania w jaki sposób można przystosować program do oczekiwań użytkownika stworzone zostały Wzorce konfiguracji. Każdy ze wzorców został przedstawiony na zasadzie case study, dokładny opis rozwiązań dostępny jest po wybraniu jednej z pozycji podczas zakładania nowej bazy danych. Istnieje możliwość wybrania wzorca: Ofertowanie klienta - przedstawia proces zdobywania i ofertowania na przykładnie firmy handlowej; Prosty obieg dokumentu - przedstawia sposób organizacji pracy sekretariatu w zakresie dziennika podawczego. Więcej informacji znaleźć w oknie przedstawionym na załączonym poniżej rysunku oraz opisie przykładu. Okno wyboru wzorca konfiguracji 20/149

21 Budowa modułu CRM Moduł CRM składa się z następujących elementów: Składowe modułu CRM Kontrahenci lista wszystkich kontrahentów. Jest ona dostępna w kilku miejscach w systemie np. w folderze Kontrahenci i urzędy. Dla wygody użytkownika została umieszczona również w folderze CRM; Lokalizacje kontrahentów lista adresów dodatkowych dla kontrahentów. Może zostać wykorzystana np. do wprowadzenie wielu siedzib kontrahenta czy też lokalizacji magazynów etc.; Osoby lista osób kontaktowych danego kontrahenta oraz innych podmiotów (banków, urzędów); Wizytówki - lista potencjalnych klientów; Kampanie lista kampanii prowadzonych w module CRM; Projekty lista projektów prowadzonych w module CRM; Zadania lista zadań przypisanych do wszystkich operatorów. Lista zawiera zarówno zadania do wykonania jak i już zrealizowane; Zdarzenia lista zarejestrowanych zdarzeń; Moje zadania lista zadań oraz zleceń do wykonania przez aktualnie zalogowanego operatora. Można na niej również wyświetlić listę zadań zleconych innym operatorom przez aktualnie zalogowanego operatora. Korespondencja pozwala na wysyłanie tej samej wiadomości do wielu kontrahentów jednocześnie. Zawiera listę wiadomości, zarówno już wysłanych, jak i tych będących w przygotowaniu; Aktywności lista wszystkich działań przypisanych do poszczególnych operatorów; Teczki - lista zawiera teczki prywatne oraz publiczne; Zasoby - zawiera listy zasobów, rezerwacji zasobów, sprzętu oraz pomieszczeń; Poczta - zawiera skrzynkę odbiorczą, elementy wysłane i kopie robocze. 21/149

22 Kontrahenci Dodawanie nowego kontrahenta Praca z kontrahentami Konfiguracja Podstawowym elementem modułu CRM jest tworzenie bazy klientów firmy. Służy do tego niniejsza lista, która dla wygody użytkownika została umieszczona również w module CRM (można ją znaleźć również w module Kontrahenci i urzędy). Po kliknięciu w ikonę Kontrahenci otworzona zostanie lista dostępnych Kontrahentów. Lista Kontrahentów posiada zdefiniowane filtry: Lista kontrahentów Kontrahenci - służące do filtrowania Kontrahentów po ich stanie. Po wybraniu odpowiedniej opcji lista może przedstawiać Kontrahentów: aktywnych, zablokowanych lub wszystkich (razem). Szukaj - pole służące do przeszukiwania listy po polach: kod, nazwa, NIP oraz adres. Po wpisaniu ciągu znaku program przeszuka dostępne pola oraz wyświetli wynik filtrowania na liście. Aktualność - pole przyjmujące format daty. Służy do sprawdzania kto był opiekunem Kontrahenta w danym dniu. Więcej informacji na temat funkcjonalności opiekuna kontrahenta znajduje się w oddzielnym rozdziale. Osoba - lista zawierająca wszystkie Osoby kontaktowe przypisane do Kontrahentów. Opcja ta pozwala na wyfiltrowanie Kontrahentów do których przypisana jest jedna osoba kontaktowa. Oddział - lista oddziałów pozwalająca filtrować listę po przypisaniu oddziału do Kontrahenta. Status - lista pozwala na określenie statusu kontrahenta: podmiot gospodarczy lub finalny. Rodzaj VAT dla sprzedaży - lista pozwala na określenie rodzaju VAT dla sprzedaży. U w a g a! W przypadku zastosowania kilku filtrów jednocześnie, wynik filtrowania jest zawężany (nakładany). Dodawanie nowego kontrahenta W celu dodania nowego Kontrahenta należy wybrać, na pasku narzędzi, ikonę myszki) po czym otworzy się formularz nowego Kontrahenta. (bądź kliknąć na liście prawym przyciskiem 22/149

23 Formularz kontrahenta Zakładka Ogólne Na tej zakładce można wprowadzić podstawowe dane Kontrahenta (pogrubione opisy pól oznaczają konieczność wypełnienia pola): Dane identyfikacyjne: Kod (pole wymagane) identyfikator Kontrahenta. Wartość musi być unikalna. Kod można wprowadzić ręcznie, jako dowolny ciąg znaków, natomiast pozostawienie w polu znaku zapytania spowoduje automatyczne nadanie przez system pierwszego wolnego numeru (opcja jest zależna od ustawień wprowadzonych w konfiguracji systemowej Narzędzia/Opcje/Kontrahent/Ogólne); EU VAT/NIP europejski numer identyfikacji VAT lub NIP; Nazwa (pole wymagane) pełna nazwa Kontrahenta; Podmiot Podatnik VAT parametr określający czy danych Kontrahent jest podatnikiem VAT; Rodzaj VAT dla sprzedaży - lista wyboru określająca rodzaj VAT dla sprzedaży; Rodzaj VAT dla zakupu - lista wyboru określająca rodzaj VAT dla zakupu; Rodzaj (VAT) wartość wybierana z dostępnej listy. Określa rodzaj odprowadzanego podatku VAT; Status status Kontrahenta: Podmiot gospodarczy dla osób prawnych i Finalny dla osób fizycznych; Oddział - pole wyboru określające przynależność Kontrahenta do jednego z oddziałów firmy. Adres miejsce przeznaczone na uzupełnienie podstawowych danych adresowych Kontrahenta. Po wprowadzeniu kodu pocztowego oraz ulicy kontrahenta uaktywnia się funkcjonalność Pokaż lokalizację, po kliknięciu której otwiera się przeglądarka z mapą danego miejsca. Pokaż lokalizację Poniżej danych adresowych można wprowadzić informacje o numerze REGON lub PESEL w przypadku kontrahentów będących osobami fizycznymi (jeśli są wymagane, np. w specyficznych branżach). Dodatkowo w tej sekcji wyświetlane są dane kontaktowe: numery telefonów oraz adres strony WWW. Dane te odpowiadają domyślnym pozycjom w poniższej sekcji Kontakty. Kontakty: zawiera listę Kontaktów Kontrahenta. 23/149

24 Na sekcję Kontakty składają się: Kontakty przycisk Nowy (Dane kontaktowe), przycisk Otwórz ; przycisk Usuń ; przycisk akceptacji zmian; przycisk anulowania edycji; tabela zawierająca następujące kolumny: Rodzaj kontaktu, Kontakt, Krótki opis kontaktu, Adres, Domyślny. Wybierając przycisk Nowy (Dane Kontaktowe) otwiera się okno umożliwiające wprowadzenie nowego kontaktu. U w a g a! Jeżeli wprowadzony zostanie więcej niż jeden kontakt tego samego rodzaju, to należy wybrać, który z podanych kontaktów ma być domyślny. Zawsze jeden z podanych kontaktów tego samego rodzaju musi mieć status kontaktu domyślnego. Jeżeli wprowadzony jest tylko jeden kontakt określonego rodzaju, to automatycznie ma on przypisany status domyślny. Okno danych kontaktowych W oknie wprowadzania nowych danych kontaktowych należy wybrać z rozwijalnej listy (zdefiniowanej w konfiguracji Narzędzia -> Opcje -> Ogólne -> Rodzaje kontaktów) rodzaj wprowadzanego kontaktu. Następnie należy zaznaczyć czy kontakt ten będzie kontaktem domyślnym. W dalszej kolejności należy wprowadzić kontakt. W polu adres można wybrać adres firmy związany z danym Kontaktem oraz w polu krótki opis można wprowadzić opis danego kontaktu. W sekcji Cele należy określić cel wprowadzanego kontaktu (jeden z Celów domyślnych lub zdefiniowanych w konfiguracji). Tak przypisane Cele do Kontaktów pomogą w sprawnej wysyłce korespondencji seryjnej lub wysyłce efaktury. Import danych z GUS: Od wersji 10.8 w enova365 dostępna jest czynność Dane z GUS-BIR z aktualnymi danymi pobieranymi z bazy Głównego Urzędu Statystycznego. 24/149

25 Dane z GUS-BIR W celu pobrania danych Kontrahenta z bazy danych GUS należy na formularzu Kontrahenta podać Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) lub (od wersji 12.0!) REGON, a następnie kliknąć przycisk Dane z GUS-BIR. Pola, do których zostaną zaimportowane dane to: nazwa, ulica, nr domu, nr lokalu, kod pocztowy, miejscowość, poczta, gmina, powiat, województwo, kraj. Dodatkowo od wersji 12.0 zostaną pobrane informacje o numerze telefonu stacjonarnego, faksu, adresu oraz strony WWW, o ile takie dane zostały uzupełnione w bazie GUS. Należy pamiętać, że dane pobrane z bazy GUS to dane rejestrowe przedsiębiorstwa. U w a g a! Jeżeli na formularzu zostały uzupełnione pola NIP i REGON, przy pobieraniu uwzględnione będzie jedynie pole NIP. Pole Kod nie jest uzupełniane automatycznie i pozostaje w nim?. Kod należy wpisać ręcznie, jeżeli zostanie pozostawiony w nim? kod zostanie nadany automatycznie. Automatyczny numer pola Kod Pola do których zostaną zaimportowane dane to: nazwa, ulica, nr domu, nr lokalu, kod pocztowy, miejscowość, poczta, gmina, powiat, województwo, kraj. Należy pamiętać, że dane pobrane z bazy GUS to dane rejestrowe przedsiębiorstwa. Lokalizacja firmy na mapie Po uzupełnieniu danych, np. poprzez pobranie danych kontrahenta z bazy Głównego Urzędu Statystycznego pojawia się w górnym menu Pokaż lokalizację: Przycisk Pokaż lokalizację na formularzu Kontrahenta Funkcjonalność ta daje możliwość pokazania w oknie przeglądarki lokalizacji danego Kontrahenta za pomocą mapy online ustalonej w konfiguracji systemu. Domyślnie jest to Google Maps. Status firmy w bazie VIES: Formularz nowego kontrahenta został wyposażony w pole Status w bazie VIES. Funkcjonalność ta daje możliwość sprawdzenia informacji związanych z rejestracją na potrzeby VAT (aktywność numerów VAT) podmiotów zarejestrowanych na terenie UE. Ponadto, za pośrednictwem VIES, pomiędzy administracjami Państw Członkowskich wymieniane są informacje dotyczące dostaw wewnątrzwspólnotowych (zwolnionych z prawem do odliczenia). Pole Status w bazie VIES na formularzu Kontrahenta 25/149

26 W celu sprawdzenia statusu Kontrahenta w bazie VIES należy na formularzu wpisać Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP), a następnie kliknąć przycisk Status w bazie VIES. Czynność ta wywołuje okno z informacją o statusie firmy: Okno z informacją o statusie firmy w bazie VIES Zakładka Adres do korespondencji Zgodnie ze swoim tytułem zawiera dodatkowe dane adresowe Kontrahenta. Jej rozwinięciem jest opisana w dalszej części funkcjonalność Lokalizacje kontrahentów. Zakładka Osoby kontaktowe Osoby kontaktowe Kontrahenta Zakładka zawiera listę Osób kontaktowych reprezentujących Kontrahenta np. przedstawicieli handlowych. Z tego poziomu można podejrzeć już przypisane jak i wprowadzić nową Osobę kontaktową Wygląd list można modyfikować korzystając z organizatora listy, który w tym widoku dostępny jest w menu kontekstowym, widocznym po kliknięciu prawym klawiszem myszy w obszar listy (funkcjonalność ta jest ogólnosystemowa). Pozycje na liście dodaje się przez kliknięcie przycisku, który otwiera nowy formularz. 26/149

27 Formularz Osoby kontaktowej O funkcjonalności Osób kontaktowych można szerzej przeczytać w osobnym artykule. Zakładka Dane kontaktowe Zakładka ta jest listą danych kontaktowych Kontrahenta widocznych również w sekcji Kontakty na zakładce Ogólne formularza. Zakładka Uwagi Służy do wprowadzania dodatkowych, opisowych danych na temat Kontrahenta. Zakładka rozwijalna CRM-> Lokalizacje Na zakładce Lokalizacje można podejrzeć Lokalizacje powiązane z Kontrahentem jak i przypisać nowe. Aby dodać Lokalizację należy użyć przycisku Nowy (Lokalizacje) i wypełnić pola otwartego formularza. Więcej o funkcjonalności Lokalizacji można przeczytać w osobnym artykule. Zakładka rozwijalna CRM->Projekty Zawiera listę Projektów przypisanych do danego Kontrahenta. Z tego miejsca można podglądnąć istniejące Projekty jak również utworzyć nowe. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w instrukcji Projekty. Zakładka rozwijalna CRM->Zadania Jeśli Kontrahent jest zaangażowany w konkretne Zadanie, można zaznaczyć tę informację dodając nowy rekord na zakładce Zadania (dokładny opis dodawania zadań znajduje się w oddzielnym rozdziale). Nie można przypisać w tym miejscu Kontrahenta do już utworzonego Zadania, a jedynie wprowadzić nowe lub podejrzeć już istniejące. Aby przypisać Kontrahenta do istniejącego Zadania należy skorzystać z formularza. To samo dotyczy Wypożyczeń, Zdarzeń i Zleceń serwisowych. Wyboru Aktywności, z którą należy powiązać wprowadzaną osobę dokonujemy poprzez zaznaczenie odpowiedniej opcji w polu Nowy. 27/149

28 Dodanie aktywności za pomocą przycisku Nowy Ten sam efekt można uzyskać po wybraniu Czynności -> Dodaj aktywność, gdzie użytkownik poproszony zostanie o podanie definicji nowoutworzonej aktywności. Dodanie aktywności za pomocą Czynności Do listy Zadań Kontrahenta można dostać się w szybki sposób za pomocą skrótu Ctrl + L. Zakładka rozwijalna CRM->Urządzenia Zakładka przedstawia listę Urządzeń przypisanych do Kontrahenta. Więcej na temat Urządzeń w enova365 można przeczytać w artykułach dotyczących Zasobów oraz urządzeń serwisowych. Do listy Urządzeń Kontrahenta można dostać się w szybki sposób za pomocą skrótu Ctrl + U. Zakładka rozwijalna CRM->Opiekunowie Zakładka przedstawia listę Opiekunów Kontrahenta wraz z okresem, w którym Operator był Opiekunem oraz typem Opiekuna (Główny/Zastępca) i jego Aktywnością. Szczegóły pracy z funkcjonalnością Opiekunów Kontrahenta można znaleźć w osobnym artykule. Zakładka rozwijalna CRM-> Wiadomości Na zakładce Wiadomości można powiązać Wiadomość z Kontrahentem. Aby tego dokonać należy użyć przycisku, po czym pojawi się okno Elementy powiązane z polem rozwijalnym Wiadomość. Po jego kliknięciu wyświetli się kolejne okno Wybierz zapis, gdzie użytkownik może wybrać Wiadomość , którą chce powiązać z Kontrahentem. 28/149

29 Okno wyboru wiadomości powiązanej Pozostałe zakładki widoczne na formularzu kontrahenta nie są powiązane z modułem CRM, a opis ich funkcjonalności można znaleźć w instrukcji do modułów Handel, Księgowość oraz Członkowie. Dodatkowe czynności na kartotece/liście Kontrahenta Kopiowanie Kontrahenta Zarówno formularz jak i lista Kontrahentów pozwala użytkownikowi w łatwy sposób kopiować kartoteki Kontrahentów. W tym celu należy na liście zaznaczyć odpowiedni rekord a następnie wybrać Czynności-> Kopiuj kontrahenta. Dane wcześniej zaznaczonego kontrahenta zostaną skopiowane do nowo utworzonego formularza. Taki sam efekt można osiągnąć po otwarciu kartoteki kontrahenta i wybraniu tej samej opcji w Czynnościach. Dodawanie aktywności/dokument Istnieje możliwość utworzenia nowej aktywności/dokumentu dla kolekcji lub pojedynczego Kontrahenta z poziomu listy lub formularza. W tym celu należy zaznaczyć/otworzyć Kontrahenta, a następnie wybrać z Czynności-> Dodaj aktywność/utwórz dokument. Po czym zostanie otwarte nowo okno aktywności/dokumentu o wybranej definicji. Więcej na temat typów Aktywności znajduje się w kolejnym rozdziale. Dodawanie Opiekuna Opcja ta służy do dodania Opiekuna Kontrahenta, czyli powiązania Operatora z kartoteką Kontrahenta/ów, szczegółowe informacje na temat tej funkcjonalności znajdują się w specjalnie przygotowanym rozdziale instrukcji. Ustawienia Ustawienia związane z pracą kartoteki Kontrahentów znajdują się w konfiguracji programu menu Narzędzia -> Opcje ->Kontrahenci i Urzędy, gdzie operator może: określić sposób tworzenia kodu Kontrahentów; określić sposób zachowania programu przy pojawieniu się dwóch takich samych numerów NIP; określenie możliwości blokowania, łączenia kartotek Kontrahentów; sposobu zachowania się lokalizatora internetowego z opcji Pokaż lokalizację. 29/149

30 Filtr Kontrahentów na Operatorze Dodatkową funkcjonalnością związaną z Kontrahentami jest Filtr kontrahentów na operatorze. Po wejściu w konifgurację: Narzędzia -> Opcje - >Systemowe -> Operatorzy, po otwarciu konkretnego Operatora i przejściu na zakładkę filtrowanie istnieje możliwość ograniczenia widoku listy kontrahentów dla danego Operatora. Np. Jeżeli Operator ma widzieć wyłącznie Kontrahentów zaczynających się na literę a, w filtrze należy napisać: [Kod] Like 'a%'. Poprawność zastosowanego filtra można zweryfikować wybierając przycisk Sprawdź - pokaże się ograniczona lista. Filtr Kontrahentów na Operatorze Narzędzie to, w powiązaniu z mechanizmem cech grupujących, umożliwia np. pogrupowanie kontrahentów na regiony kraju, kategorię, odbiorców czy też dostawców, etc. U w a g a! W przypadku filtrowania Kontrahentów po cesze grupującej składnia filtru wygląda następująco: Feaures.XXXX== YYYY. Gdzie Features oznacza odwołanie się do cechy grupującej, XXXX oznacza nazwę cechy, a YYYY oznacza wartość cechy. Np.: Features.Region== wschód, oznacza to tyle, że wyświetleni zostaną Ci Kontrahenci, którzy przypisani zostali do cechy Region i została im nadana wartość wschód. 30/149

31 Lokalizacje kontrahentów Kolejną dostępną listą w module CRM są Lokalizacje kontrahenta. Zdarza się, że Kontrahent, poza siedzibą główną i adresem korespondencyjnym, posiada jeszcze inne Lokalizacje. Do wprowadzenia informacji o nich, służy formularz Lokalizacje. Lista Lokalizacji posiada zdefiniowane dwa filtry danych. Można ją przeszukiwać pod kątem konkretnego Kontrahenta, bądź też pod kątem aktywności Lokalizacji. Filtr listy Lokalizacji kontrahenta Po kliknięciu przycisku otworzy się nowy formularz. Zakładka Ogólne Jest ona podzielone na trzy części. Pierwsza sekcja Ogólne zawiera: Formularz Lokalizacji U w a g a! Nową Lokalizację można powiązać z Kontrahentem także z poziomu formularza Kontrahenta na zakładce CRM ->Lokalizacje. Kod - (pole wymagane) identyfikator Lokalizacji. Wartość musi być unikalna. Kod można wprowadzić ręcznie, jako dowolny ciąg znaków, natomiast pozostawienie w polu znaku zapytania spowoduje automatyczne nadanie przez system pierwszego wolnego numeru (opcja jest zależna od ustawień wprowadzonych w konfiguracji systemowej Narzędzia/Opcje/Kontrahent/Ogólne); Nazwa nazwa Lokalizacji np. Magazyn ABC; Kontrahent nazwa Kontrahenta, którego dotyczy Lokalizacja. Nazwę należy wybrać z listy; Aktywność - służy do określenia, czy dana lokalizacja jest aktywna czy też nie; Uwagi dodatkowe informacje na temat wybranej Lokalizacji; W sekcji Adres znajdują się standardowe pola do przechowywania danych adresowych. Ostatnia sekcja Rodzaj określa typ danej Lokalizacji. Rodzaj Lokalizacji należy wybrać z listy zdefiniowanej w Narzędzia ->Opcje->Ogólne->Rodzaje lokalizacji. 31/149

32 Zakładka Urządzenia Służy do dodania Urządzeń powiązanych z daną Lokalizacją. Może to być np.: wózek widłowy, wszelkiego rodzaju maszyny, urządzenia etc. Jako że Urządzenia są ściśle związane z funkcjonalnością modułów Serwis i Wypożyczenia zapraszamy do zapoznania się z instrukcją tych modułów. Zakładka Zadania Bezpośrednio z poziomu Lokalizacji można utworzyć dowolną Aktywność za pomocą przycisku. Aktywność utworzona z listy Zadań formularza Lokalizacji zostanie zainicjowana danymi z Lokalizacji, mianowicie: kodem Kontrahenta oraz nazwą Lokalizacji. Uzupełnione pola w generowanym Zadaniu 32/149

33 Opiekun kontrahenta Funkcjonalność Opiekuna kontrahenta pozwala powiązać Operatora do Kontrahenta w celu podzielenia listy Kontrahentów np. pomiędzy przedstawicieli handlowych. Opiekun kontrahenta może przyjmować status: Główny - oznacza podstawowego Opiekuna kontrahenta; Zastępca - oznacza zastępczego Opiekuna kontrahenta np. na wypadek nieobecności Opiekuna głównego. W celu dodania Opiekuna należy przejść na listę Kontrahentów i z menu Czynności wybrać Dodaj opiekuna. Możliwe jest przypisanie Opiekuna wielu Kontrahentom na raz. Taką sama operację można wykonać z pozycji formularza Kontrahenta. Po otwarciu nowego okna należy wypełnić pola: Dodawanie Opiekuna do Kontrahenta Operator - lista wyboru Operatora, który zostanie przypisany do Kontrahenta; Data Od - data mówiąca od kiedy Operator staje się Opiekunem; Data Do - data mówiąca do kiedy Operator jest Opiekunem. Pozostawienie tego pola pustego oznacza przedział czasu niedomknięty; Przy nadchodzeniu dat - pole wyboru decydujące o sposobie zachowania przypisania Opiekuna do Kontrahenta. W momencie nachodzenia dat obecnej i ustawianej opieki, program może: nie zamienić Operatora, ostrzec o zmianie lub zmienić Opiekuna bez ostrzeżeń; Typ opiekuna - pole wyboru typu opiekuna; U w a g a! W danym okresie czasu możliwe jest posiadanie tylko jednego opiekuna głównego dla Kontrahenta w danym oddziale firmy. Na formularzu poszczególnego kontrahenta w zakładce CRM-> Opiekun kontrahenta znajdują się informacje o przypisaniu Opiekuna. Z tego miejsca można również dodać Opiekuna Kontrahenta. W Handel->Zestawienia dodano listę Obroty wg opiekunów. Lista prezentuje dla każdego Opiekuna Kontrahenta, sumę wartości dokumentów które zostały wystawione w czasie gdy Opiekunem głównym Kontrahenta z dokumentu był dany Operator. Ustawienia Widocznością Kontrahentów, ich Zadań i Dokumentów w zależności od Opiekuna kontrahenta można sterować za pomocą praw na Roli: CRM- >Opiekun kontrahenta->simple. 33/149

34 Należy również zaznaczyć opcję Opiekuna kontrahenta wskazując w Narzędzia->Opcje->CRM->Ogólne->Ustawienia i dodatki, parametr Opiekun kontrahenta. Prawa na Roli, z którymi można pracować to m.in.: Widoczność kontrahentów - odebranie prawa sprawi, że Operator pracujący w ramach tej Roli, zobaczy kartoteki tylko tych Kontrahentów, których jest Opiekunem głównym lub jest zastępcą w czasie zastępstwa. Po okresie zastępstwa kartoteki będą dla niego niedostępne; Widoczność aktywności - odebranie prawa sprawi, że Operator, zobaczy kartoteki tylko tych Aktywności, których jest wykonującym lub prowadzącym lub jest Opiekunem kontrahenta wskazanego na Aktywności; Widoczność dokumentów handlowych dla opiekunów kontrahenta - odebranie prawa sprawi, że Operator pracujący na Roli zobaczy tylko te dokumenty, które zostały wystawione dla Kontrahentów, których jest Opiekunem głównym lub jest zastępcą w czasie zastępstwa. Po okresie zastępstwa dokumenty będą dla niego niedostępne. Dodawanie Opiekuna 34/149

35 Kasowanie Opiekuna W przypadku gdy podczas dodawania kartoteki Kontrahenta wartość pola Opiekun ma automatycznie uzupełniać się danymi aktualnie zalogowanego Operatora należy ustawić w Narzędzia->Opcje->CRM->Ogólne->Ustawienia i dodatki->parametr Inicjuj opiekuna twórcą kartoteki kontrahenta. U w a g a! Zaznaczenie flagi w konfiguracji Narzędzia-> Opcje -> CRM->Ogólne->Ustawienia i dodatki->parametr Opiekun Kontrahenta można stosować wyłącznie w środowisku, w którym administrator może zapewnić niezmienialność daty na komputerze lokalnym. 35/149

36 Osoby Kolejną składową modułu CRM stanowi lista osób kontaktowych Kontrahenta. Służy ona do wprowadzania danych osób reprezentujących Kontrahenta np. przedstawicieli handlowych, czyli osób z którymi się kontaktujemy w relacjach z firmą lub do których pragniemy dotrzeć. Na liście istnieje możliwość ograniczenia zakresu wyświetlanych danych do osób związanych z konkretnym Kontrahentem, według stopnia aktualności kontaktu lub dla osób kontaktowych będących wizytówką. Po wybraniu przycisku otworzy się nowy formularz: Formularz Osoby kontaktowej Zakładka Ogólne Zakładka ta służy do rejestrowania podstawowych informacji na temat osoby kontaktowej, takich jak: nazwisko, imię, stanowisko oraz dane teleadresowe.. W celu zablokowania kartoteki danej Osoby kontaktowej należy zaznaczyć parametr Tak. Istnieje możliwość filtrowania danych po tym stanie na liście Osób kontaktowych., który zmieni swoją wartość na Zakładka Zadania Jeżeli Osoba kontaktowa jest zaangażowana w konkretne Zadanie można zaznaczyć tę informację dodając nowy rekord na zakładce Zadania. Wyboru Aktywności, z którą chcemy powiązać wprowadzaną osobę, dokonujemy poprzez zaznaczenie odpowiedniej opcji w polu Nowy. Ten sam efekt można uzyskać po wybraniu na liście Czynności-> Dodaj zadanie, gdzie użytkownik poproszony zostanie o podanie definicji nowoutworzonej Aktywności. 36/149

37 Dodawanie Aktywności z poziomu Osoby kontaktowej Dodanie Aktywności za pomocą Czynności U w a g a! Na tej liście nie można przypisać Osoby do już istniejącego Zadania, a jedynie wprowadzić nowe. Aby przypisać Osobę do istniejącego zadania należy skorzystać bezpośrednio z formularza Zadania; to samo dotyczy Wypożyczeń, Zdarzeń i Zleceń serwisowych. Zakładka Projekty Zakładka zawiera listę Projektów przypisanych do danej Osoby kontaktowej. Z tego miejsca można podglądnąć istniejące Projekty jak również utworzyć nowe. Więcej informacji o Projektach można znaleźć w osobnym artykule. Zakładka Uwagi Na zakładce Uwagi można zanotować dodatkowe informacje związane z daną Osobą kontaktową. Zakładka Dostęp WWW Zakładka Dostęp WWW służy do określenia dostępu Osoby kontaktowej do aplikacji Pulpit kontrahenta. Szczegółowe informacje na ten temat można znaleźć w oddzielnej instrukcji poświęconej temu modułowi. Zakładka CRM->Kontrahenci powiązani" 37/149

38 W przypadku, kiedy jedna Osoba kontaktowa współpracuje, bądź jest powiązana, z wieloma Kontrahentami można wprowadzić taką informację w tym miejscu. Po wybraniu opcji pojawi się okno, gdzie będzie można wybrać Kontrahenta, do którego przypisana będzie Osoba kontaktowa wraz ze wskazaniem stanowiska. Parametr Główny określa, który Kontrahent jest Kontrahentem nadrzędnym/głównym dla tej Osoby kontaktowej. Dla wygody użytkowników enova365 lista Osoby została umieszczona również na kartotece Kontrahenta. Zakładka CRM->Wiadomości " Służy do przypisania Wiadomości do konkretnej Osoby. Funkcjonuje analogicznie jak w Wizytówkach, gdzie została szczegółowo opisana. U w a g a! Nową Osobę można również utworzyć z pozycji formularza Kontrahenta na zakładce Osoby kontaktowe. 38/149

39 Wizytówki Wizytówki stanowią bazę potencjalnych klientów, których można przekształcić w Kontrahentów po spełnieniu wymogów przedsiębiorstwa. Charakterystyczna dla Wizytówki jest możliwość tworzenia Aktywności oraz Projektów w odniesieniu do potencjalnego klienta (nie ma konieczności wprowadzania danych Kontrahenta). Oznacza to, że można wykonywać podstawowe czynności na kartotekach, które nie zostały zakwalifikowane jeszcze jako Kontrahent. Dodawanie nowej wizytówki Tworzenie Wizytówki może odbywać się na trzy sposoby: poprzez wybranie przycisku, poprzez wciśnięcie klawisza Insert, poprzez wybranianie Nowy z menu kontekstowego na liście (prawy przycisk myszy) po czym zostanie otwarty nowy formularz. Formularz Wizytówki Zakładka Ogólne Na tej zakładce można wprowadzić podstawowe dane kontaktowe osoby kontaktowej: Dane identyfikacyjne: Kontrahent - nieedytowalne okno zawierające informacje o nazwie Kontrahenta po przekształceniu go z Wizytówki; Nazwisko - (pole wymagane) nazwisko osoby kontaktowej; Imię - (pole wymagane) imię osoby kontaktowej; Stanowisko - stanowisko osoby kontaktowej; Osoba nieaktualna - parametr pozwalający określić aktualność Wizytówki; Dane firmy: Nazwa (pole wymagane) pełna nazwa firmy potencjalnego kontrahenta. Po przekształceniu Wizytówki w Kontrahenta nazwa ta stanie się pełną nazwą Kontrahenta, NIP - numer identyfikacji podatkowej. 39/149

40 Adres oraz Kontakty podstawowe informacje na temat danych adresowych oraz kontaktowych osoby kontaktowej. Po wprowadzeniu kodu pocztowego oraz ulicy uaktywnia się funkcjonalność Pokaż lokalizację, po kliknięciu której otwiera się przeglądarka z mapą danego miejsca. U w a g a! Podczas przekształcania Wizytówki w Kontrahenta/Osobę kontaktową wszelkie dane zostaną skopiowane do nowo utworzonego Kontrahenta/Osoby kontaktowej. Zakładka Wizytówka Na zakładce Wizytówka można wprowadzić dane kontaktowe firmy: Zakładka Wizytówka Nazwa (pole wymagane) pełna nazwa firmy potencjalnego kontrahenta. Po przekształceniu Wizytówki w Kontrahenta nazwa ta stanie się pełną nazwą Kontrahenta; NIP - numer identyfikacji podatkowej. Sekcje Adres oraz Kontakt - zawierają podstawowe informacje na temat danych adresowych oraz kontaktowych Kontrahenta. Zakładka Zadania Jeśli osoba kontaktowa jest zaangażowana w realizację zadania, można zaznaczyć tę informację dodając nowy rekord na zakładce Zadania (dokładny opis dodawania zadań znajduje się w oddzielnym rozdziale). Nie można przypisać w tym miejscu osoby do już utworzonego Zadania, a jedynie wprowadzić nowe. Aby przypisać nową osobę do istniejącego Zadania należy skorzystać z formularza Zadań. To samo dotyczy Wypożyczeń, Zdarzeń i Zleceń serwisowych. Wyboru Aktywności z którą należy powiązać wprowadzaną osobę dokonujemy poprzez zaznaczenie odpowiedniej opcji w polu Nowy. Ten sam efekt można uzyskać po wybraniu Czynności -> Dodaj zadanie, gdzie użytkownik poproszony zostanie o podanie definicji nowo utworzonej Aktywności. 40/149

41 Dodanie Aktywności z poziomu Czynności Dodanie Aktywności z poziomu Czynności Dodanie Aktywności z poziomu Wizytówki Zakładka Projekty Zakładka ta zawiera informacje na temat Projektów, których prowadzącym jest dana osoba kontaktowa. Podobnie jak na zakładce Zadania, aby dodać nowy Projekt należy wybrać odpowiednią definicję Projektu poprzez. Zakładka Uwagi Na zakładce Uwagi można zanotować dodatkowe informacje związane z konkretną osobą. Zakładka rozwijalna CRM-> Wiadomości " Na zakładce Wiadomości można powiązać Wiadomość z Wizytówką. Aby tego dokonać należy użyć przycisku czym pojawi się okno Elementy powiązane z polem rozwijalnym Wiadomość, po kliknięciu którego wyświetli się kolejne okno Wybierz zapis, gdzie użytkownik może wybrać Wiadomość , którą chce powiązać z Wizytówką. Po 41/149

42 Przekształcenie Wizytówki w Kontrahenta W celu przekształcenia Wizytówki w kartotekę Kontrahenta/Osoby kontaktowej należy wybrać na formularzu Czynności-> Przekształć wizytówkę (Shift+F11), a następnie można: 1. z listy Kontrahent sugerowany wybrać Kontrahenta, do którego zostanie przypięta Wizytówka pod postacią Osoby kontaktowej. Lista ta zawiera Kontrahentów, których nazwa jest taka sama jak na Wizytówce. 2. z listy Dowolny kontrahent wybrać kartotekę, do której przypisany zostanie nowa Osoba kontaktowa i kliknąć OK. W efekcie na Wizytówce zostanie uzupełniona informacja o wybranym Kontrahencie. 3. zaznaczyć parametr Utwórz nową kartotekę" i kliknąć OK, co spowoduje utworzenie nowej kartoteki Kontrahenta o nazwie podanej na zakładce Wizytówka wraz z Osoba kontaktową. W polu Kod możliwe będzie nadanie własnego kodu Kontrahenta. W przypadku pozostawienia 42/149

43 znaku? zostanie nadany kolejny numer automatycznie. Przekształcenie Wizytówki U w a g a! Wizytówka stanowi obiekt, który może być wykorzystywany tak jak kartoteka Kontrahenta tylko w obszarze modułu CRM. Oznacza to, że można tworzyć Zadania/Zdarzenia oraz Projekty z przypisaną Wizytówką jako Przedstawicielem. Konfiguracja Wizytówek W Narzędzia -> Opcje -> CRM -> Ogólne -> Ustawienia i dodatki -> Sekcja Wizytówki można ustawić definicję Aktywności, która ma być generowana przy przekształceniu Wizytówki w Kontrahenta, np. w celu stworzeniu notatki, zadania, etc. 43/149

44 Kampanie Kampanie stanowią najwyższy szczebel w trójwarstwowej strukturze modułu CRM. Tak jak Projekt zrzesza w sobie wiele Aktywności w ramach konkretnego Kontrahenta, tak kampania składa się z wielu Projektów (różnych Kontrahentów) posiadających podobny cel. Lista Kampanii zawiera filtry: Lista Kampanii Stan realizacji - umożliwia wyświetlenie Kampanii w zależności od ich stanu otwartych (aktywnych), zamkniętych lub wszystkich; Definicja - umożliwia wyświetlenie Kampanii jednego rodzaju (o jednej definicji). W standardowej konfiguracji dostępna jest jedna definicja Kampanii (KAM). Stworzenie innych rodzajów (definicji) Kampanii jest możliwe w konfiguracji programu; Operator - wybranie Operatora powoduje wyświetlenie Kampanii, za które odpowiedzialny jest wskazany Operator (jest operatorem prowadzącym Kampanię); Okres - umożliwia wyświetlenie Kampanii w zadanym okresie. Dodawanie nowej Kampanii Tworzenie Kampanii może odbywać się na trzy sposoby: 1. Poprzez wybranie przycisku ; 2. poprzez wciśnięcie klawisza Insert; 3. poprzez wybranianie Nowy z menu kontekstowego na liście (prawy klawisz myszy); Wypełniane dane na formularzu Kampanii Po utworzeniu nowej Kampanii należy uzupełnić informacje na poszczególnych zakładkach. U w a g a! W zależności od konfiguracji definicji Kampanii (Narzędzia -> Opcje->CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje kampanii), wygląd formularza może być różny. W załączonych przykładach wykorzystywane są ustawienia dla standardowych definicji Kampanii. Zakładka Ogólne" Zakładka Ogólne zawiera podstawowe informacje dotyczące wprowadzanej Kampanii. 44/149

45 W sekcji Numer widnieją informacje o: zastosowanej definicji Kampanii (w załączonym obrazku jest to KAM); numerze Kampanii; W sekcji Kampania znajdują się pola: Formularz Kampanii Prowadzący Operator, który jest odpowiedzialny za nadzorowanie Kampanii; Zakończony - parametr pozwalający oznaczyć dana Kampanię jako zakończoną/zamkniętą. Rozpoczęcie - określa datę rozpoczęcia Kampanii; Zakończenie - określa datę zakończenia Kampanii; W sekcji Opis należy wprowadzić: Nazwa krótki opis (tytuł) Kampanii, służący np. do przeszukiwania na liście. Opis dokładny opis Kampanii; Cel - pole poświęcone opisowi celu Kampanii. Sekcja Przewidywana wartość przeznaczona jest do określenia wartości kosztów i przychodów związanych z kampanią. Pole Zakładana skuteczność pozwala na wprowadzenie wartości zakładanej procentowej skuteczności kampanii. Zarówno wartości kosztów/przychodów planowanych jak i zrealizowanych wyliczane są automatycznie (na podstawie zawartości zakładki Projekty oraz podpiętych do nich zadań i powiązanych z nim dokumentów handlowych). Pola Dopuszczalny koszt oraz Planowany przychód służą do wprowadzenia oczekiwanych wartości osiągniętych na poziomie kampanii. Zakładka Projekty" Zakładka przedstawia informacje na temat Projektów, które zostały połączone z daną Kampanią. Istnieje możliwość dodawania Projektu z tego poziomu. Po wybraniu opcji utworzone zostanie nowy Projekt z zainicjalizowanymi danymi z Kampanii o: Kampanii, prowadzącym, zakresie dat i nazwie. Z tego poziomu można również podglądnąć oraz zmienić szczegóły powiązanego Projektu, po otworzeniu go z listy. Istnieje możliwość dodania istniejącego Projektu do bieżącej Kampanii. W tym celu należy wybrać Czynności-> Dodaj istniejący projekt, po czym wybrać odpowiedni rekord dwuklikiem bądź poprzez znaczenie i kliknięcie OK. U w a g a! Przycisk na zakładce Projekty powoduje całkowite skasowanie zapisu, a nie jego odpięcie od Kampanii. Projektu nie da się usunąć w ten sposób jeśli zostały już do niego podpięte i zapisane jakiekolwiek Zadania. W takim przypadku enova365 wygeneruje ostrzeżenie o błędzie. Aby usunąć powiązanie Projektu z Kampanią należy wyczyścić zawartość pola Kampania na formularzu Projektu. 45/149

46 Kopiowanie Kampanii Istniejąca Kampania może być wzorcem do utworzenia nowej Kampanii. Dlatego dodana została Czynność Kopiuj kampanie dostępna w dwóch miejscach w systemie: 1. Na formularzu Kampanii. Powoduje ono utworzenie kopii aktualnie otwartego formularza. Na utworzonym w ten sposób nowej Kampanii można dokonać zmian, np. określić nowy zakres dat. Metoda ta służy do kopiowania Kampanii powtarzających się. 2. Na liście Kampanii. Należy zaznaczyć Kampanie które będą kopiowane, a następnie wybrać Czynności->Kopiuj kampanie. Niezależnie od tego, w jaki sposób zostanie wykonane kopiowanie Kampanii, zawsze pojawia się okienko z pytaniem, czy kopiować również Projekty oraz Zadania z nimi powiązane. W przypadku potwierdzenia, na liście Projektów/Zadań pojawią się dodatkowe pozycje, dublujące Projekty/Zadania z oryginalnej Kampanii. Kopiowanie Projektów dla Kontrahentów innej Kampanii W przypadku, gdy wiele Kampanii jest kierowane do tych samych Kontrahentów, tj. mają wiązać ze sobą przypisane dla nich Projekty, różne dla różnych Kampanii, nie ma konieczności tworzenia w kolejnych Kampaniach oddzielnych Projektów ręcznie. Wystarczy utworzyć pierwszy Projekt odpowiedni dla (kolejnej) Kampanii, następnie zaznaczyć go na zakładce Projekty i wybrać Czynności-> Kopiuj projekt(y) dla Kontrahentów innej kampanii, gdzie należy wskazać Kampanię ze wzorcowym zestawem Kontrahentów. W rezultacie na Kampanii, z której wywołano Czynność utworzone zostaną nowe Projekty z odpowiednimi nazwami, przypisane dla wskazanych Kontrahentów. Dzięki temu nie ma konieczności tworzenia ręcznie Projektów o jednej nazwie dla wielu Kontrahentów. Czynności w module CRM W tej części Bazy Wiedzy opisano czynności z modułu CRM. Kopiowanie Projektów dla Kontrahentów innej Kampanii Pokaż trasę Funkcja 'Pokaż trasę' jest rozwinięciem funkcji lokalizacji kontrahenta i zadań. Pozwala ona na symulacje trasy w Mapach Google od punktu mojej lokalizacji do wielu lokalizacji, w której będą realizowane zadania operatora. Konfiguracja Konfiguracja czynności 'Pokaż trasę' jest dostępna pod ścieżka Narzędzia - Opcje - Kontrahenci i Urzędy - Ogólne W domyślnej konfiguracji zostały użyte linki lokalizatora w Google Maps, a w razie potrzeby można dostosować je do innych usługodawców map. Jak użyć czynności 'Pokaż trasę' Wskazana czynność dostępna jest w menu 'Czynności' na liście aktywności CRM np. na liście zadań. Trasa jest budowana z punktu 'Moja lokalizacja' oraz kolejnych lokalizacji zadań zaznaczonych na liście. Warunkiem koniecznym do skorzystania z tej funkcji jest wskazanie w zadaniach lokalizacji po przez zakładkę 'Dodatkowe' na formularzu zadania. 46/149

47 Wyślij Na obiektach takich jak: Kontrahent, Osoba kontaktowa, Zadania CRM, Projekty, dokumenty handlowe dodano czynność 'Wyślij ' dostępną na pasku formularza. U w a g a! Funkcjonalność korzysta z ustawień Poczty CRM - domyślnego konta operatora. Czynność jest dostępna w momencie gdy obiekt posiada domyślny adres . W przypadku Zadań CRM, Projektów lub dokumentów handlowych, czynność będzie dostępna po wybraniu kontrahenta lub osoby kontaktowej posiadającej adres . Wiadomość generowana z poziomu aktywności CRM, gdzie na formularzu będzie wybrany kontrahent oraz jego osoba kontaktowa, będzie adresowany na dwa adresy (kontrahenta oraz osoby kontaktowej). Wyślij na kartotece kontrahenta Zaadresowana wiadomość Zmień stan W menu czynności dodano funkcję pozwalającą na masową zmianę stanu dla zaznaczonych na liście zadań/zdarzeń. Po użyciu tej funkcji wszystkie aktywności zaznaczone na liście przyjmą ten sam stan wskazany w oknie parametrów. 47/149

48 Czynności na kontrahencie Na kartotece kontrahenta, operator ma do dyspozycji czynność: 1. Dane z GUS-BIR 2. Status w bazie VIES Pokaż lokalizację Czynność "Pokaż lokalizacje" jest używana w enova dla kartoteki kontrahenta oraz dla aktywności CRM. Dostępna jest na formularzach lub w menu czynności. Jej widoczność/użyteczność jest uzależniona od prawidłowo uzupełnionych danych adresowych, służących do lokalizacji w Mapach Google. Używając tej czynności w oknie domyślnej przeglądarki internetowej wyświetli się strona Google Maps z lokalizacją wskazaną w danych adresowych kontrahenta lub aktywności CRM. Konfiguracja czynności 'Pokaż lokalizacje' jest dostępna pod ścieżka Narzędzia - Opcje - Kontrahenci i urzędy - Ogólne Lokalizacje Kontrahenta Kartoteka kontrahenta może zawierać kilka lokalizacji. Podstawowa lokalizacja jest pobierana z danych adresowych kontrahenta na zakładce 'Ogólne'. Pozostałe lokalizacje są dostępne w folderze CRM na kartotece kontrahenta w zakładce 'Lokalizacje'. Będą to np. sklepy, magazyny, hale produkcyjne kontrahenta, w których operator będzie realizował zadania. 48/149

49 U w a g a! Prawidłowo dodana lokalizacja kontrahenta lub zadania powinna zawierać: ulicę, nr domu, kod pocztowy, miejscowość Lokalizacja może być również używana w kontekście zadania dla operatora. Dodając zadania, operator po wskazaniu kontrahenta, na zakładce 'Dodatkowe' formularza będzie mógł wybrać lokalizację kontrahenta, w której będzie realizować zadanie. 49/149

50 Projekty Projekty stanowią zbiór Zadań/Zdarzeń złączonych w jeden element, który wyznacza jeden wspólny cel dla wszystkich składowych Aktywności. Lista Projektów zawiera filtry: Lista Projektów Kontrahent - pozwala na wyświetlenie Projektów związanych z wybranym Kontrahentem. Pozostawienie tego pola pustego wyświetla listę wszystkich Projektów, niezależnie od Kontrahenta; Kampania CRM - wybranie Kampanii powoduje wyświetlenie Projektów należących do wspólnej Kampanii. Lista Projektów należących do danej Kampanii jest dostępna również na jej formularzu, na zakładce Projekty. Więcej szczegółów na temat Kampanii można znaleźć w osobnym artykule; Stan realizacji - umożliwia wyświetlenie Projektów w zależności od ich stanu otwartych (aktywnych), zamkniętych lub wszystkich; Definicja projektu - umożliwia wyświetlenie Projektów jednego rodzaju (o jednej definicji). W standardowej konfiguracji dostępna jest jedna definicja Projektu (PRO). Stworzenie innych rodzajów (definicji) Projektów jest możliwe w konfiguracji programu; Operator - wybranie operatora powoduje wyświetlenie Projektów, za które odpowiedzialny jest wskazany Operator (jest Operatorem prowadzącym dla Projektu); Okres - umożliwia wyświetlenie Projektów w zadanym okresie. Dodawanie nowego Projektu Utworzenie Projektu może odbywać się na trzy sposoby: Poprzez wybranie przycisku ; poprzez wciśnięcie klawisza Insert; poprzez wybranianie Nowy z menu kontekstowego na liście (prawy przycisk myszy); Po utworzeniu nowego Projektu można uzupełnić informacje na poszczególnych zakładkach. U w a g a! W zależności od konfiguracji definicji Projektu w (Narzędzia -> Opcje -> CRM -> Definicje dokumentów-> Definicje projektów) wygląd formularza może wyglądać różnie. W załączonych przykładach wykorzystywane są ustawienia dla standardowej definicji Projektu. Zakładka Ogólne Zakładka Ogólne zawiera podstawowe informacje dotyczące wprowadzanego Projektu. 50/149

51 W sekcji Numer, widnieją informacje o: zastosowanej definicji Projektu (w załączonym obrazku jest to PRO); numerze Projektu; Tworzenie Projektu, zakładka Ogólne U w a g a! Znak? na końcu numeru oznacza, że dane nie zostały jeszcze zapisane do bazy danych. Dopiero po zapisaniu zmian, zostanie przydzielony kolejny numer Projektu w ramach definicji. W sekcji Projekt znajdują się dane o: Kampanii - pole zawiera informację o przypisaniu do Kampanii; Prowadzący Operator, który jest odpowiedzialny za nadzorowanie Projektu. Kontrahent Kontrahent, którego dotyczy Projekt. Może zostać wprowadzony poprzez wpisanie kodu, nazwy lub numeru NIP. Kontrahenta można również wybrać z listy. Wszystkie Aktywności w ramach projektu będą dotyczyły wybranego Kontrahenta; Przedstawiciel osoba wybrana z listy Osób kontaktowych Kontrahenta, która jest odpowiedzialna za realizację Projektu ze strony kontrahenta lub jest osobą kontaktową. Można wybrać jako przedstawiciela dane z wprowadzonych wizytówek, wystarczy zaznaczyć parametr Wizytówki na liście wyboru; Rozpoczęcie - określa datę rozpoczęcia Projektu; Zakończenie - określa datę zakończenia Projektu; W sekcji Opis należy wprowadzić: Nazwa krótki opis (tytuł) projektu, służący np. do przeszukiwania na liście, pole to jest obowiązkowe; Opis dokładny opis Projektu; Cel- pole poświęcone opisowi celu Projektu. Zakładka Dodatkowe Zawiera numer rachunku bankowego do rozliczania Projektów. Pole służące do rozliczania budżetów na Projekcie. Zakładka Realizacja W sekcji Stan należy wprowadzić: Etap określa etap (stan zaawansowania), na jakim znajduje się Projekt. Etap wybierany jest z listy, określonej na zakładce Etapy projektu; Realizacja w tym polu wprowadzany jest procentowy stan zaawansowania Projektu. Domyślnie jest on wpisywany przy wyborze etapu Projektu, ale można go zmodyfikować. Procentowe określenie stanu realizacji może być np. wykorzystane do tworzenia tzw. lejków sprzedaży (określenia, jak wiele Projektów kończy się na danym stopniu zaawansowania); Stan obecny stan projektu. W odróżnieniu od etapu, stan nie określa stopień zaawansowania Projektu, lecz informuje czy jest on aktywny. Przykładowo, wybranie w polu Etap wartości Negocjacje handlowe i w polu Stan wartości Przegrany będzie oznaczać, że projekt został zakończony (przegrany) na etapie prowadzenia negocjacji handlowych. Listę stanów do wyboru określa się w definicji Projektu; Aktywny jest to pole tylko do odczytu, powiązane z polem Stan (zarówno stan Wygrany, Przegrany, Anulowany będzie oznaczał Projekt nieaktywny czyli taki, który już został zakończony); Powód zamknięcia pozwala na opisowe wprowadzenie informacji dotyczących zamknięcia Projektu (np. projekt przegrany ze względu na zbyt wysoką cenę") Sekcja Przewidywana wartość przeznaczona jest do określenia wartości kosztów i przychodów związanych z Projektem. Zarówno wartości kosztów/przychodów planowanych jak i zrealizowanych wyliczane są automatycznie na podstawie zawartości zakładki Zadania i powiązanych z nim dokumentów handlowych. Pola Dopuszczalny koszt oraz Planowany przychód służą do wprowadzenia oczekiwanych wartości osiągniętych na poziomie Projektu. Powyższe kwoty będą podliczane w ramach Kampanii. Zakładka Zadania projektu Zakładka przedstawia informacje na temat Zadań (opisujących co należy wykonać w ramach Projektu) oraz Zdarzeń (opisujące co wydarzyło się podczas realizacji Projektu), które zostały powiązane z danym Projektem. Aktywności Projektu można dodawać z tego poziomu. Po wybraniu opcji utworzone zostanie nowe Zadanie z zainicjalizowanymi danymi z Projektu o: Kontrahencie, etapie, przedstawicielu oraz Projekcie. Istnieje również możliwość dodania istniejącego Zadania do bieżącego Projektu. W tym celu należy wybrać Czynności -> Dodaj istniejące zadanie, po czym w nowym oknie zaznaczyć wybrane Aktywności, wybrać Dodaj" i potwierdzić wybór przyciskiem OK. 51/149

52 Dodawanie Zadań powiązanych do Projektu Z poziomu listy Zadań projektu można podglądnąć oraz zmienić szczegóły wybranego Zadania po otworzeniu go z listy dostępnych Aktywności. U w a g a! Przycisk [Usuń] na zakładce Zadania projektu powoduje całkowite skasowanie zadania, a nie jego odpięcie od Projektu. Aby usunąć powiązanie Zadania z Projektem należy zaznaczyć Aktywność, a następnie wybrać opcję, bądź wybrać Czynności-> Usuń powiązanie z projektem. Projekt dla Zadania można oczywiście określić również bezpośrednio na formularzu Zadania (dodając nowe Zadanie lub zmieniając istniejące). U w a g a! Istnieje możliwość dodania zadania do projektu z poziomu listy Zadań/Zdarzeń. Po zaznaczeniu aktywności i wybraniu na liście Czynności->Dodaj do projektu, użytkownik będzie poproszony o wybranie odpowiedniego projektu. W przypadku gdy dana aktywność miała przypisany inny projekt istnieje możliwość nadpisania go nowo wybranym rekordem. Do zakładki "Zadania projektu" można przejść w łatwy sposób używając skrótu klawiaturowego [Ctrl+L]. Zakładka Kalendarz Przedstawia w formie kalendarza zestawienie Zadań oraz Zdarzeń podpiętych do Projektu. Istnieje możliwość otwarcia poszczególnej aktywności z tego poziomu poprzez dwukrotne kliknięcie w ikonę na dacie. Dostępna jest również możliwość organizowania widoku Kalendarza. 52/149

53 Widok kalendarza Projektu Zakładka Etapy projektu Dla każdego Projektu można ustalić indywidualną listę etapów. Podczas dodawania nowego Projektu, etapy są kopiowane z definicji Projektu, natomiast na formularzu projektu można tę listę w razie konieczności zmodyfikować. Każdy etap Projektu posiada swój numer (określający kolejność etapów), Operatora (odpowiedzialnego za realizację etapu), nazwę oraz procent zaawansowania. Definicja nowego etapu Projektu Podczas wyboru aktualnego etapu Projektu na zakładce Realizacja procent zaawansowania etapu z jego definicji jest kopiowany do pola Realizacja (na zakładce Realizacja). Dodatkowe pola związane z kontrolą czasu trwania projektu to: Data rozpoczęcia - zawsze co najmniej jeden dzień późniejsza niż data zakończenia poprzedniego etapu; Data zakończenia; Czas trwania podawany w dniach. Pole wypełnia się automatycznie na podstawie wprowadzonych dat rozpoczęcia i zakończenia. Data rozpoczęcia, zakończenia i czas trwania są powiązane z datami rozpoczęcia i zakończenia projektu. Pole te są nieobowiązkowe (mogą pozostać niewypełnione, wtedy okres trwania etapu jest traktowany jako nieokreślony). Należ pamiętać, że jeżeli wszystkie etapy w Projekcie nie mają określonej daty zamknięcia, wówczas dodając nowy etap nie wolno wprowadzać żadnych wartości w polach określających datę rozpoczęcia i zakończenia. 53/149

54 Etap można dezaktywować zaznaczając parametr Blokada. Tak wyłączony etap nie będzie widoczny na liście wyboru, przy wprowadzaniu nowego Zadania. Zakładka Wiadomości " Służy do przypisania wiadomości do projektu. Funkcjonuje analogicznie jak w Zdarzeniach, gdzie została szczegółowo opisana. Dodatkowo zaznaczając parametr Wiadomości zadań powiązanych jest możliwość podglądu Wiadomości podpiętych do Zadań powiązanych z Projektem. Definicja nowego etapu Projektu Zakładka Zasoby Zakładka zawiera informacje o wykorzystanych Zasobach w Zadaniach powiązanych z danym Projektem. Istnieje możliwość dodania kolejnego Zasobu za pomocą wpisania/wybrania danych na edytowalnej liście bądź poprzez wybranie opcji i wybraniu odpowiedniej ewidencji. Budżetowanie Projektu Dodatkową funkcjonalnością Projektów jest Budżetowanie. Jako że jest to bardzo rozbudowany temat na pograniczu modułów CRM, Handlu, Płac i Księgowości, to zagadnienia budżetowania opisuje osobna instrukcja poświęcona modułowi Projekty. Kopiowanie Projektu Istniejący Projekt może być wzorcem do utworzenia nowego Projektu, dlatego dodana została Czynność Kopiuj projekt dostępna w dwóch miejscach w systemie: 1. na formularzu Projektu. Powoduje ono utworzenie kopii aktualnie otwartego Projektu. Na utworzonym w ten sposób nowym Projekcie można dokonać zmian, np. określić nowy zakres dat. Metoda ta służy do kopiowania Projektów powtarzających się. 2. na liście projektów. Należy zaznaczyć Projekt, który będzie kopiowany, a następnie wybrać Czynności -> Kopiuj projekt. Jest to metoda szczególnie przydatna przy przygotowywaniu kampanii. Niezależnie od tego, w jaki sposób zostanie wykonane kopiowanie Projektu, zawsze pojawia się okno z pytaniem czy kopiować również Zadania oraz Zdarzenia z nim powiązane. W przypadku potwierdzenia na liście Zadań pojawią się dodatkowe pozycje dublujące Zadania z oryginalnego Projektu oraz Zasoby. Prawa do Projektów W przypadku prowadzenia wielu różnorakich Projektów może okazać się konieczne ograniczanie dostępu poszczególnym Operatorom do niektórych danych. Prawa do projektów określane są w opcjach enova365. Każdemu Operatorowi można ustawić prawa dostępu do Projektów o określonej definicji: Pełne prawo do edycji Prawo do podglądu (tylko odczyt) Zakaz dostępu (Operator w ogóle nie widzi Projektów o określonej definicji) W szczególności oznacza to, że jeśli dwóch Operatorów ma przypisane Projekty o takiej samej definicji, to zawsze będą mieli wzajemny dostęp do swoich Projektów. Wyjściem z tej sytuacji może być utworzenie nowej definicji Projektu (Narzędzia -> Opcje -> CRM -> Definicje dokumentów -> Definicja projektów -> Otworzyć definicje -> Zakładka Prawa danych ) przejmującej wszystkie ustawienia swojego poprzednika, ale o innej nazwie i kodzie, a następnie odpowiednie ustawienie praw dostępu do tych definicji dla poszczególnych Operatorów. 54/149

55 Zadania, Zdarzenia, Aktywności w CRM Zadania i Zdarzenia w CRM wraz ze Zleceniami serwisowymi (moduł Serwis) i Wypożyczeniami (moduł Wypożyczalnia) stanowią jedną grupę Aktywności. Jest to najmniejsza jednostka organizacji pracy. Zdarzenia rozumiane są jako pewne fakty, które zaszły w relacjach z kontrahentem może to być np. notatka z rozmowy telefonicznej lub otrzymanie pisma od klienta; Zadania rozumiane są jako sprawy, które należy wykonać np. spotkanie z klientem, wysłanie materiałów marketingowych itp.. Aktywności (Zadania i Zdarzenia) związane z jednym klientem i zmierzające do osiągnięcia określonego celu można łączyć w Projekty. Natomiast grupa projektów związanych z wieloma klientami (mających wspólny cel) może zostać połączona w Kampanię. 55/149

56 Aktywności Lista Aktywności przedstawia zestawienie wszystkich Zadań, Zdarzeń, Zleceń serwisowych oraz Wypożyczeń zarejestrowanych w systemie poprzez moduł CRM. Dla ułatwienia przeglądania i wyszukiwania danych, dodany został blok zawierający szereg ustawień pomocnych przy filtrowaniu pozycji tej listy. Blok zawiera następujące filtry: Lista Aktywności Zadania - po zaznaczeniu parametru na liście będą wyświetlane Zadania; Zdarzenia po zaznaczeniu parametru na liście będą wyświetlane Zdarzenia; Zlecenia serwisowe - po zaznaczeniu parametru na liście będą wyświetlane Zlecenia serwisowe; Wypożyczenia - po zaznaczeniu parametru na liście będą wyświetlane Wypożyczenia; Wg daty, Okres pola te są ze sobą powiązane. Ustawianie wartości w polu Wg daty: ma sens tylko wtedy, gdy w polu Okres jest wskazany przedział dat. Wówczas: Okres - na liście zostaną wyświetlone Aktywności, których przedział czasowy w części lub w całości pokrywa się z wartością wprowadzoną w polu Okres; Daty rozpoczęcia - na liście zostaną wyświetlone Aktywności, których data rozpoczęcia zawiera się w przedziale z pola Okres ; Daty zakończenia - na liście zostaną wyświetlone Aktywności, których data zakończenia zawiera się w przedziale z pola Okres ; Daty zamknięcia - na liście zostaną wyświetlone Aktywności, których data zamknięcia zawiera się w przedziale z pola Okres ; Kontrahent - na liście zostaną wyświetlone Aktywności związane z wybranym Kontrahentem; Osoba - na liście zostaną wyświetlone Aktywności związane z konkretną Osobą kontaktową; Prowadzący na liście zostaną wyświetlone Aktywności powiązane z konkretnym Operatorem, jako osobą prowadzącą; Wykonujący na liście zostaną wyświetlone Aktywności powiązane z konkretnym Operatorem, jako osobą wykonującą; Uwzględniaj dla roli - w przypadku wypełnienia pola Wykonujący możliwe jest poszerzenie filtrowania listy o rolę do której należy Operator. W takiej kombinacji zostaną pokazane Aktywności do których przypisany jest operator jako Wykonujący jak również aktywności przypisane dla roli, którą on posiada; Stan realizacji na liście zostaną wyświetlone Aktywności otwarte, zamknięte lub wszystkie; Projekt CRM - na liście zostaną wyświetlone Aktywności przypisane do wybranego Projektu; Kampania CRM - na liście zostaną wyświetlone Aktywności przypisane do wybranej Kampanii; Szukaj w treści - na liście zostaną wyświetlone Aktywności, dla których szukana fraza została znaleziona w jednym z pól Nazwa, Opis, Uwagi; Rola- na liście zostaną wyświetlone Aktywności przypisane do wybranej roli. Uwzględniaj operatorów - w przypadku wypełnienia pola Rola możliwe jest poszerzenie filtrowania listy o Operatorów, którzy mają przypisaną wybraną rolę. U w a g a! Z poziomu listy Aktywności można dodać nowe Zadanie używając przycisku wypełniając odpowiednie pola. i 56/149

57 Moje Zadania Lista Moje zadania znajdująca się w folderze CRM, służy do przeglądania Zadań, Wypożyczeń oraz Zleceń serwisowych do realizacji (aktywnych) dla aktualnie zalogowanego Operatora. Umożliwia również przeglądanie Aktywności, które zostały zlecone innym Operatorom przez aktualnie zalogowanego. Lista Moje zadania Lista ta, oprócz podstawowego zestawu filtrów, analogicznego do listy Zadań (od wersji 12.0), posiada dodatkowy filtr umożliwiający wygodne wyszukanie zadań do realizacji: Moje zadania umożliwia wybór następujących opcji: Dziś wyświetla Aktywne (niezrealizowane) Zadania, dla których data rozpoczęcia jest dzisiejsza lub wcześniejsza od daty bieżącej; Zaległe wyświetla Aktywne Zadania, dla których data zakończenia jest wcześniejsza od daty bieżącej; Wszystkie wyświetla Aktywne Zadania, niezależnie od dat (również zaplanowane na przyszłość); Zlecone przeze mnie - jeżeli ta opcja jest nie zaznaczona, to wyświetlane są Zadania przypisane do wykonania przez aktualnie zalogowanego Operatora. Natomiast jeżeli ta opcja jest zaznaczona, to wyświetlane są również Zadania, dla których bieżący Operator jest wpisany jako Prowadzący. W specjalny sposób są na tej liście wyświetlane Zadania grupowe: na liście Moje zadania Zadanie grupowe widzi zarówno Operator główny (wykonujący) jak i wszyscy Operatorzy dodani na zakładce Uczestnicy. Jednakże otwarcie formularza Zadania przez Operatora głównego (wykonującego), umożliwia pełną edycję. Natomiast edycja Zadań przez uczestników ograniczona jest do możliwości zmiany stanu Zadania, zmiany Operatora lub wpisania uwag. Pozostałe informacje (takie jak temat i opis Zadania, daty rozpoczęcia i zakończenia) są dostępne tylko do odczytu. Jeżeli na liście Moje zadania wybrana zostanie opcja Zlecone przeze mnie, wówczas Operator widzi zarówno główne Zadanie grupowe, jak i Zadania przypisane wszystkim uczestnikom Zadania grupowego dzięki temu może sprawdzić np. postęp wykonania Zadania przez poszczególnych uczestników. U w a g a! Z poziomu listy Moje zadania można dodać nowe Zadanie używając przycisku wypełniając odpowiednie pola. i 57/149

58 Zadania, czyli rejestrowanie planowanych aktywności z Kontrahentem Kolejnym rodzajem Aktywności związanych z Kontrahentami są Zadania. Stanowią one podstawowy element rejestracji operacji, które mają się wydarzyć w kontekście Kontrahenta. Poprzez odpowiednią definicje Zadania rejestrowane będą między innymi: zadania, spotkania, uczestnik spotkania. Lista Zadań Do przeglądania wszystkich zdarzeń zarejestrowanych w systemie służy lista Zadania w folderze CRM. Lista Zadań Lista Zadań posiada standardowy zestaw filtrów umożliwiający wyszukanie pozycji wg następujących kryteriów: Okres pozwala na wybranie zakresu dat w jakich mieści się zadanie. Ponieważ zadanie posiada swój okres trwania (datę początkową i końcową) zadanie musi albo całkowicie mieścić się w zadanym okresie lub przynajmniej zachodzić na wybrany okres. Inaczej mówiąc wybranie okresu oznacza, że data początkowa zadania nie może być późniejsza niż koniec wybranego okresu a data końcowa zadania nie może być wcześniejsza niż początek wybranego okresu. Aby wyświetlić wszystkie zadania niezależnie od daty, należy skasować zawartość pola Okres - pojawi się na nim napis (wszystko); Definicja zadania umożliwia wyświetlenie zadań tylko jednego rodzaju (np. tylko spotkań). W standardowej konfiguracji dostępne są trzy rodzaje zadań: zadanie (ZAD), spotkanie (SPO) oraz uczestnik spotkania (SPO_UCZ). Stworzenie większej liczby definicji zadań możliwe jest w konfiguracji enova365. Aby wyświetlić wszystkie zadania, niezależnie od rodzaju, należy pozostawić pole Definicja puste; Kontrahent umożliwia wyświetlenie Zadań dotyczących wybranego kontrahenta. Aby wyświetlić wszystkie Zadania, niezależnie od kontrahenta, należy pozostawić pole Kontrahent puste; Osoba umożliwia wyświetlenie Zadań dotyczących wybranego przedstawiciela (Osoby kontaktowej). Aby wyświetlić wszystkie Zadania, niezależnie od osoby, należy pozostawić pole Osoba puste; Prowadzący umożliwia wyświetlenie Zadań dotyczących wybranej osoby prowadzącej (nadzorującej). Aby wyświetlić wszystkie Zadania, niezależnie od prowadzącego, należy pozostawić pole Prowadzący puste (aby zobaczyć Zadania na liście aktualny Operator musi mieć dostęp, co najmniej do podglądu Zadań innych Operatorów); Wykonujący umożliwia wyświetlenie Zadań dotyczących wybranego Operatora. Aby wyświetlić wszystkie Zadania, niezależnie od Operatora, należy pozostawić pole Wykonujący puste (aby zobaczyć Zadania na liście aktualny Operator musi mieć dostęp, co najmniej do podglądu Zadań innych Operatorów); Uwzględniaj dla roli- w przypadku wypełnienia pola Wykonujący możliwe jest poszerzenie filtrowania listy o rolę do której należy Operator. W takiej kombinacji zostaną pokazane Aktywności do których przypisany jest Operator jako Wykonujący jak również Aktywności przypisane dla roli, którą posiada Operator (Wykonujący) Stan zadania umożliwia wyświetlenie Zadań w odpowiednim stanie (np. bufor, zatwierdzony). Jako, że każda z definicji Zadań może posiadać różne stany, w pierwszej kolejności należy wybrać definicję, w której stosowany będzie filtr stan zadania. Pozostawienie pola pustego oznacza wyświetlenie wszystkich stanów; Stan realizacji umożliwia wyświetlenie otwartych, zamkniętych bądź wszystkich Zadań; Projekt CRM wybranie Projektu pozwala na wyświetlenie Zadań podpiętych do wskazanego Projektu. Pozostawienie pola pustego powoduje wyświetlenie wszystkich Zadań, niezależnie od Projektu; Szukaj w treści jest to specjalny filtr pozwalający wyszukiwać Zadania na podstawie słów zawartych w treści. Przeszukiwana jest zawartość pól Nazwa (Temat), Opis i Uwagi. Wyświetlone zostaną te Zadania, w których każde z wpisanych w tym filtrze słów wystąpi, co najmniej raz w dowolnym z powyższych pól. Wielkość liter nie ma znaczenia; Rola - lista wyboru ról. Po wybraniu tego parametru wyświetlone zostaną Aktywności przypisane do roli; Uwzględniaj operatorów - w przypadku wypełnienia pola Rola możliwe jest poszerzenie filtrowania listy o Operatorów, którzy mają przypisaną wybraną rolę. Dodawanie nowego Zadania Na pas ku narzędzi znajduje się przycisk. Jego wciśnięcie powoduje dodanie nowego Zadania domyślnego (o domyślnej definicji). W standardowej konfiguracji domyślnym Zadaniem jest zadanie (ZAD). W celu dodania Zadania innego rodzaju (o innej definicji) niż domyślny można: Wcisnąć strzałkę menu rozwijanego obok przycisku [Nowy] i wybrać odpowiednią definicję; Wcisnąć klawisz Insert i wybrać odpowiednią definicję; Wybrać Nowy z menu kontekstowego na liście (prawy klawisz myszy) i wybrać odpowiednią definicję; Wypełniane dane na formularzu Zadania Po utworzeniu nowego Zadania należy uzupełnić informacje na poszczególnych zakładkach. 58/149

59 U w a g a! W zależności od konfiguracji definicji Zadania (Narzędzia -> Opcje->CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje zadań), wygląd formularza może się różnić. W załączonych przykładach wykorzystywane są ustawienia dla standardowych definicji Zadań. Zakładka Ogólne Zakładka Ogólne zawiera podstawowe informacje dotyczące wprowadzanego Zadania. W sekcji Numer, widnieją informacje o: zastosowanej definicji Zadania (w załączonym obrazku jest to ZAD); numerze Zadania; serii Zadania; Formularz Zadania U w a g a! Znak? na końcu numeru oznacza, że dane nie zostały jeszcze zapisane do bazy danych. Dopiero po zapisaniu zmian zostanie przydzielony kolejny numer Zadania w ramach wskazanej definicji Zadania. W sekcji Kontakt znajdują się dane kontaktowe ze strony klienta oraz Operatorów odpowiedzialnych za Zadanie: Kontrahent Kontrahent, którego dotyczy Zadanie. Może zostać wprowadzony poprzez wpisanie kodu, nazwy lub numeru NIP. Kontrahenta można również wybrać z listy; Przedstawiciel osoba ze strony Kontrahenta odpowiedzialna za zadanie. Należy wybrać Osobę kontaktową z listy Osób przypisanych do kontrahenta. Można również w tym miejscu dodać nowego przedstawiciela kontrahenta poprzez wybranie Nowy zapis z menu kontekstowego na polu Przedstawiciel lub za pomocą kombinacji klawiszy Shift+F4. Można wybrać jako przedstawiciela dane z wprowadzonych Wizytówek, wystarczy zaznaczyć parametr Wizytówki na liście wyboru; Wykonujący Operator, który wykona daną aktywność (np. przeprowadził rozmowę itp.); Prowadzący Operator, który jest odpowiedzialny za nadzorowanie tego Zadania. Często będzie to ten sam operator, co Wykonujący. W sekcji Zadania dla roli można określić dla jakiej roli będzie widoczne poszczególne zadanie. Zadanie dla roli - zaznaczenie parametru powoduje aktywację pola wyboru roli, do której przypisane zostanie Zadanie. Aktywność będzie widoczna dla wszystkich użytkowników, którzy mają podpiętą wybrana rolę. Automatycznie zostanie dezaktywowane pole Wykonujący. Rola - pole wyboru roli, do której przypisane zostanie Zadanie. 59/149

60 U w a g a! W celu przypisania Roli do Operatora należy wejść do Narzędzia -> Opcje-> Systemowe-> Operatorzy-> Otworzyć operatora-> wybrać przycisk. W sekcji Daty określane zostały ramy czasowe trwania Zadania: Rozpoczęcie - określa datę wraz z godziną rozpoczęcia Zadania; Zakończenie - określa datę wraz z godziną zakończenia Zadania; Całodzienne - określa, czy Zadanie trwa całą dobę (zaznaczenie tego parametru spowoduje automatyczne przestawienie godzin rozpoczęcia oraz zakończenia); Czas wykonania - określa czas jaki został przeznaczony na realizację Zadania. Możliwe jest ustawienie opcji automatycznego zliczania czasu wykonania Zadania (Narzędzia -> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje zadań-> Otworzyć definicję-> Zakładka Opcje -> parametry: Dostępny stoper oraz automatyczny stoper ); Przypomnij - określa czas (w godzinach i minutach) kiedy ma pojawić się powiadomienie przypominające o Zadaniu. Kolejny parametr określa kiedy ma pokazać się przypomnienie: przed rozpoczęciem czy też przed zakończeniem Zadania. Komunikat pojawi się w formie wyskakującego okienka, w którym można otworzyć Zadanie, odrzucić je, bądź odłożyć na określony czas. Okno przypomnienia U w a g a! Mechanizm powiadamiania należy włączyć indywidualnie dla każdego Operatora w systemie (domyślnie mechanizm ten jest nieaktywny dla każdego z użytkowników). Funkcjonalność można włączyć po przejściu do: Narzędzia -> Opcje-> Systemowe-> Operatorzy-> Otworzyć konkretnego operatora-> Zakładka CRM -> Parametr wyświetlaj przypominacz. Po zaznaczeniu tego parametru i przelogowaniu użytkownika zaczną pojawiać się powiadomienia. Aby okna powiadomień były widoczne wymagana jest co najmniej złota licencja enova365. W sekcji Opis należy wprowadzić: Nazwa krótki opis (tytuł) Zadania, służący np. do przeszukiwania na liście. Typowe tytuły dla Zadań można zapamiętać na liście pomocniczej w celu wybierania ich na różnych Zadaniach. Należy w tym celu wcisnąć na nazwie prawy klawisz myszy i wybrać odpowiednią opcję z menu. Opis dokładny opis Zadania. W sekcji Stan należy wprowadzić: Priorytet określa ważność Zadania. Listę priorytetów Zadania można określić w konfiguracji (Narzędzia -> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje zadań). Standardowo Zadania mają trzy priorytety: Niski, Średni i Wysoki; Stan określa stan Zadania. Listę stanów Zadania można określić w konfiguracji (Narzędzia -> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje zadań). Standardowo Zadania mają trzy stany: Do realizacji, Zrealizowane i Odrzucone; Aktywny pole jest powiązane bezpośrednio ze stanem Zadania i określa, czy dane Zadanie podlega jeszcze zmianom czy zostało już zamknięte. W standardowej konfiguracji stan Do realizacji oznacza Zadanie aktywne, a stany Zrealizowane i Odrzucone nieaktywne. U w a g a! Jeżeli na Zadaniu został wybrany stan, który jest nieaktywny (w standardowej konfiguracji: Zrealizowane ), to Zadanie zostaje zablokowane do edycji (nie można go modyfikować). Aby zmienić stan Zadania na aktywne (inaczej mówiąc cofnąć Zadanie do bufora ) należy na formularzu, z menu Czynności wybrać opcję Zmień stan. Zakładka Dodatkowe Sekcja Projekt zawiera: 60/149

61 Projekt informacja o Projekcie, do jakiego przypisane jest Zadanie. Pole nie jest wymagane, co oznacza, że Zadanie nie musi być powiązane z konkretnym Projektem. Więcej informacji na temat Projektów znajduje się w osobnym artykule; U w a g a! W przypadku, gdy użytkownik powiązał Zadanie z błędnym Projektem należy wybrać z menu Czynności-> Usuń powiązanie z projektem (Shift+F8), bądź wyczyścić pole Projekt. Etap projektu jeżeli wybrany został Projekt, to w tym miejscu określa się z realizacją jakiego etapu Projektu związane jest Zadanie; Kampania jeżeli na Zadaniu został wybrany Projekt, wyświetlana jest informacja o Kampanii, do której przynależy Projekt. Więcej informacji na temat Kampanii znajduje się w osobnym artykule; Korespondencja pozwala na przypisanie Korespondencji seryjnej do Zadania. Więcej informacji na temat Korespondencji znajduje się w osobnym artykule; Lokalizacja - pozwala na wybranie Lokalizacji, której dotyczy realizacja Zadanie. U w a g a! Istnieje możliwość dodania Zadania do Projektu z poziomu listy Zadań. Po zaznaczeniu Aktywności i wybraniu na liście Czynności->Dodaj do projektu, użytkownik będzie poproszony o wybranie odpowiedniego Projektu. W przypadku gdy dana Aktywność miała przypisany inny projekt istnieje możliwość nadpisania go nowo wybranym rekordem. Sekcja Przewidywana wartość przeznaczona jest do określenia wartości kosztów i przychodów związanych z realizacją danego Zadania. Planowany koszt - pole służy do wprowadzenia ręcznie kwot jakie firma jest w stanie ponieść przy realizacji danego Zadania; Planowany przychód - pole służy do wprowadzenia ręcznie kwot jakie firma planuje zyskać podczas realizacji danego Zadania; Poniesiony koszt - (pole wyliczane) prezentuje wartości sumaryczne dokumentów powiązanych z danym Zadaniem, które zostały uznane jako kosztowe. Wartości pobierane są z zakładki Dokumenty (szczegółowy opis znajduje się w opisie zakładki Dokumenty); Uzyskany przychód - (pole wyliczane) prezentuje wartości sumaryczne dokumentów powiązanych z danym Zadaniem, które zostały uznane jako przychodowe. Wartości pobierane są z zakładki Dokumenty (szczegółowy opis znajduje się w opisie zakładki Dokumenty). U w a g a! W przypadku powiązania wielu Zadań/Zdarzeń w jeden Projekt wartość pól Poniesiony koszt oraz Uzyskany przychód są sumowane na poziomie Projektu. Taki sam mechanizm istnieje podczas powiązania wielu Projektów w jedną Kampanię. Pole Uwagi można wykorzystać do wpisania dodatkowych informacji np. komentarzy osoby prowadzącej. Zakładka Zadania powiązane Funkcjonalność ta służy do powiązania ze sobą Zdarzeń oraz Zadań (Aktywności). Na przykład: na spotkaniu będzie kontynuowany temat poruszony w rozmowie przeprowadzonej w ubiegłym tygodniu. Można odszukać notatkę z tej rozmowy i późniejsze Zadanie - spotkanie dodać jako Zadanie powiązane. W tym celu należy wybrać w menu Czynności-> Dodaj istniejące zadanie powiązane, skąd można wybrać istniejące Zadania/Zdarzenia. Jeżeli po spotkaniu umówione zostało kolejne, można je również powiązać z poprzednim. W tym celu należy utworzyć nowe Zadanie z pozycji zakładki Zadania powiązane pierwszego spotkania oraz wypełnić dane. Dzięki takiemu rozwiązaniu wszystkie Zadania i Zdarzenia związane z konkretną sprawą można ze sobą powiązać w jeden wątek. Wszystkie te Aktywności będą widoczne na liście zadań powiązanych co pozwoli na wygodny wgląd w całą historię kontaktu. Zadania i Zdarzenia powiązane należy wykorzystywać wówczas, gdy chcemy połączyć wiele załatwianych spraw w jeden wątek, a nie ma uzasadnienia do tworzenia na to oddzielnego Projektu (np. drugi telefon od klienta w tej samej sprawie należałoby powiązać z poprzednim, ale zwykle nie ma konieczności tworzenia dla rozmowy telefonicznej Projektu). Zakładka Dokumenty Zakładka Dokumenty służy do rejestrowania dokumentów handlowych (faktury, dokumenty magazynowe, oferty itp.), dokumenty z Ewidencji Dokumentów, dokumentów kasowych, rozliczeniowych, wpłat i wypłat związanych z danym Zadaniem. Wprowadzone tutaj dokumenty wpływają w bezpośredni sposób na pola Poniesiony koszt oraz Uzyskany przychód z zakładki Dodatkowe, które pomagają na określenie rentowności prowadzonych przedsięwzięć. Jak już było wcześniej wspominane, wartości wyżej wymienionych pól są sumowane również na poziome Projektu, do którego przypisana jest Aktywność. W celu dodania dokumentu handlowego do Zadania należy: Przejść na zakładkę Dokumenty oraz wybrać : 61/149

62 Dodawanie dokumentu powiązanego - formularz Pole Zadanie wskazuje na Zadanie, do którego będzie dodawany dokument. W polu Dokument rozwinąć listę klikając na strzałkę. Wyświetlone zostanie okno z dokumentami możliwymi do podpięcia. Dodawanie dokumentu powiązanego - dokumenty W oknie tym można wybrać istniejący dokument, jak również można utworzyć nowy dokument poprzez wybranie opcji Nowy, np., co spowoduje otworzenie formularza dokumentu, w tym przypadku dokumentu zakupu. Po wypełnieniu danych dokumentu (np. Kontrahent, pozycje) należy zapisać go wybierając przycisk OK. Wybrany do podpięcia dokument należy wybrać na liście i zatwierdzić wybór przyciskiem OK. W rezultacie zostanie wybrany dokument zostanie zaczytany jako dokument powiązany do Zadania CRM. Pola Dokument iwartość wyświetlają odpowiednio numer podpiętego dokumentu i jego wartość, która zostanie przeniesiona na zakładkę Dodatkowe do pól Poniesiony koszt lub Uzyskany przychód. Domyślnie przenoszone są wartości brutto dokumentów, istnieje jednak możliwość zmiany liczenia dokumentów na netto w konfiguracji (Narzędzia -> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów- > Definicje zdarzeń-> Otworzyć definicję-> Zakładką Opcje -> Parametr Wartość ). Pole Data zawiera informację o dacie dokumentu. Sekcja Inne pozwala na konfigurację dodatkowych pól: Rodzaj dokumentu - wybranie opcji Dokument handlowy uaktywnia dodatkową zakładkę na formularza Zdarzenia (Pozycje), która umożliwia edytowanie pozycji dokumentu połączonego z Aktywnością. Jest to pełen tryb edycji taki sam jak na dokumencie handlowy. 62/149

63 Zakładka Pozycje na formularzu Zadania Sumowanie wartości - pozwala określić czy dany dokument jest dokumentem przychodowym, kosztowym, bądź przychodowo - kosztowym; Kopiowanie dokumentu - określa sposób zachowania się połączonego dokumentu w momencie kopiowania Zdarzenia/Zadania. W przypadku wybrania opcji Kopiowanie, za każdym razem kiedy kopiowana będzie Aktywność, kopiowany będzie również dokument (z nowym numerem). U w a g a! Nowo utworzony dokument zostanie dodany do bazy (będzie miał nadany numer) dopiero po zapisaniu Zadania. Spowodowane jest to tworzeniem dokumentu pośrednio z poziomu Zadania. Z poziomu zakładki Dokumenty, po wskazaniu interesującego nas dokumentu możemy szybko podejrzeć jego formularz korzystając z przycisku Pokaż dokument. Szybki dostęp do formularza dokumentu handlowego Zakładka Pracownicy i zasoby W przypadku gdy Zadanie wymagało zaangażowania pracowników lub sprzętu, wówczas informację o tym można zapisać na zakładce Pracownicy i zasoby. Istnieje możliwość dodania nowego Zasobu powiązanego na dwa sposoby: 1 Klikając w opcję. Otworzone zostanie nowe okno, 63/149

64 gdzie należy uzupełnić następujące informacje: Dodawanie Zasobu Zasób - lista dostępnych Zasobów. Dostępne są 4 ewidencje : Ewidencja środków trwałych, Ewidencja wyposażenia, Pracownicy, Urządzenia; Nazwa - (pole nieedytowalne) oznacza nazwę Zasobu; Kod - (pole nieedytowalne) oznacza kod Zasobu; Typ - (pole nieedytowalne) oznacza typ Zasobu; Rezerwowany - po zaznaczeniu tej opcji możliwe jest określenie rezerwacji danego Zasobu w określonym okresie. W przypadku zaznaczenia tej opcji nie będzie możliwości wykorzystania danego zasobu na innych Zadaniach, Zdarzeniach itp. w wybranym okresie; Zadanie - określa Zadanie, do którego przypisany zostanie Zasób; Projekt - określa Projekt, do którego przypisany zostanie Zasób; 2 Wybierając z menu Czynności Dodaj zasób (<Shift+F12>). Dodawanie z tego poziomu jest w formie graficznej, kalendarza. Dodawanie zasobu w formie kalendarza Okno kalendarza otwiera się na aktualnej dacie. Na powyższym obrazie widać informację o wcześniej dodanym Zasobie - informacja o powiązanej Aktywności przypisanej do danego Pracownika. Skrajna lewa kolumna w oknie kalendarza oznacza nazwę Zasobu. Nad listą zasobów widnieją filtry do zarządzania widokiem kalendarza, możliwe jest wyświetlenie wszystkich czterech typów ewidencji lub tylko wybranych. Szczegółowy opis Zasobów znajduje się w osobnym artykule W celu powiązania Zasobu za pomocą kalendarza, należy zaznaczyć myszką okres rezerwacji zasobu poprzez kliknięcie na godzinę rozpoczynającą rezerwację zasobu i przeciągnięcie kursora do godziny kończącej rezerwację, a następnie kliknąć OK. 64/149

65 Powiązane Zasoby są widoczne na zakładce Pracownicy i zasoby. Zastosowane na liście kolory pozwalają odróżnić Zasób rezerwowany i nierezerwowany. Dodane Zasoby Zakładka Podmioty powiązane Funkcjonalność Podmioty powiązane daje możliwość przypisania wielu Kontrahentów związanych z daną Aktywnością. Np.:prowadzone są spotkania z kontrahentem ABC na temat zakupu asortymentu XXX, a jednocześnie negocjowane są warunki dostawy od producenta Drynda na towar XXX. W takim przypadku na Zdarzeniu/Zadaniu związanym z Kontrahentem ABC wejść na zakładkę podmioty powiązane i dodać kontrahenta Drynda jako kolejny podmiot. Aby tego dokonać można użyć: Edytowalnej listy (pozwala na wpisanie wartości z poziomu listy), gdzie należy wpisać w pole (lub wybrać z listy) Kontrahent nazwę Kontrahenta lub w kolumnie Osoba dane Osoby kontaktowej. Dodawanie podmiotu powiązanego z poziomu listy Przycisku Kontrahenta lub Osoby kontaktowej., po czym otworzy się formularz dodawania podmiotu. Należy uzupełnić na nim dane Dodawanie podmiotu powiązanego z poziomu formularza Dodane rekordy widoczne będą zarówno z poziomu Kontrahenta Drynda jak i Osoby kontaktowej, w tym celu na odpowiednim formularzu, zakładka CRM->Zadania należy zaznaczyć parametr "z powiązanymi". 65/149

66 Zadania podmiotów powiązanych na formularzu Kontrahenta Zakładka Wiadomości " Służy do przypisania wiadomości do Zadania. Funkcjonuje analogicznie jak w Zdarzeniach gdzie została szczegółowo opisana. Kopiowanie Zadań/Zdarzeń: enova365 umożliwia cykliczne kopiowanie Zadań/Zdarzeń, które powtarzają się przez pewien czas. W celu powielenia istniejących już Zadań i Zdarzeń zależy skorzystać z czynności Kopiuj zadania/zdarzenia : Kopiowanie Zadań/Zdarzeń Czynność Kopiuj zadanie/zdarzenie daje możliwość określenia co ile dni i przez jaki czas dane Zadanie/Zdarzenie ma być powtarzane. Na powielonych Zdaniach/Zdarzeniach zaimportowane zostaną informacje na temat Projektu oraz Kampanii, do których wzorcowe Zadanie zostało przypisane. Definicja Spotkania - zadania grupowe Szczególną właściwością Zadań niedostępną dla Zdarzeń jest możliwość wprowadzania Zadań grupowych. Zadanie grupowe jest to Zadanie, które zostaje przydzielone więcej niż jednemu operatorowi. Aby możliwe było dodanie Zadania grupowego należy posłużyć się odpowiednią definicją Zadania, w standardowej konfiguracji Zadaniem grupowym jest Spotkanie (SPO). Definicja Zadania typu Spotkanie przeznaczona jest do organizacji spotkań grupowych, posiada ono na formularzu dodatkową zakładkę Uczestnicy, na której dodawać można osoby zaproszone na Spotkanie. 66/149

67 Organizacja spotkania Dodawanie uczestników odbywa się poprzez wpisanie w pola edytowalnej listy zaproszonych Operatorów, bądź też za pomocą przycisku po czym w nowym oknie należy wypełnić pole Wykonujący i wybrać OK. Dodanie uczestników wiąże się z utworzeniem nowego zdarzenia o definicji Uczestnik spotkania, które każdy z zaproszonych będzie widział jako oddzielne Zadanie na liście. Jak widać na rysunku powyżej, w kolumnie Stan zadania, status ma wartość Zaplanowany", co oznacza tyle, że po zapisaniu Spotkania każdy z zaproszonych użytkowników będzie musiał wejść na listę Moje zadania, odszukać i otworzyć zadanie spotkanie_uczestnik a następnie przyjąć je, bądź odrzucić i zapisać zmiany. Po przyjęciu lub odrzuceniu zaproszenia nastąpi aktualizacja danych na Zadaniu o definicji Spotkanie. Zmiana stanu zadania Uczestnik spotkania U w a g a! Czynnikiem determinującym czy konkretna definicja Zadania jest Zadaniem grupowym jest parametr w konfiguracji. Narzędzia -> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów-> Definicja zadań-> Otworzyć definicje-> Pole Definicja zadania grupowego. Po wypełnieniu tego pola będzie możliwe tworzenie zaproszeń dla uczestników Zadania grupowego o takiej definicji jaka została w polu wybrana. Określanie praw dla Zadań 67/149

68 W przypadku przydzielania Zadań wielu Operatorom niezbędne jest zapewnienie kontroli nad dostępem do tych Zadań zarówno pod względem wglądu w informacje jak i możliwości ich modyfikowania. Do tego służą prawa dostępu do Zadań. Określane są one w opcjach enova365 (Narzędzia->Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów-> Definicja zadań- > Otworzyć definicję-> Zakładka Prawa danych ). Prawa do Zadań określane są w kilku kategoriach: 1. Dostęp do zadań o określonej definicji - każdemu Operatorowi można ustawić indywidualne prawa dostępu do Zadań (Zdarzeń, Zleceń i Wypożyczeń) o określonej definicji: Pełne prawo do edycji Zadań; Prawo do podglądu Zadań (tylko odczyt); Zakaz dostępu do Zadań (Operator w ogóle nie widzi Zadań określonej definicji); 2. Modyfikacja i działania na Zadaniach - każdej Roli można ustawić prawa do wybranych działań na Zadaniach: Kasowanie zadań - każdej Roli można przypisać prawo (lub zakaz) kasowania Zadań i Zdarzeń. Dzięki temu można tak skonfigurować program, że żadne, raz wpisane Zadanie, nie zostanie usunięte z systemu może zostać najwyżej oznaczone jako nieaktywne; Zadania innych operatorów- każdej Roli można przypisać zakres praw dostępu (pełne, tylko odczyt lub zakaz) do Zadań przypisanych innym Operatorom. Zamykanie zadań- prawo służące do zarządzania zamykaniem Zadań; Zasoby innych operatorów- prawo służące do zarządzania zasobami innych Operatorów; Zmiana operatora- prawo służące do zarządzania Operatorami na Zadaniach. Organizacja praw na Roli U w a g a! Prawa to dostępne są w Narzędzia-> Opcje-> Systemowe-> Role-> Otworzyć rolę-> przejść na zakładkę Prawa -> rozwinąć gałąź Zadania -> wejść do gałęzi Zadania i zdarzenia -> Simple 68/149

69 Zdarzenia, czyli rejestrowanie kontaktów z Kontrahentem Jedną z dwóch składowych Aktywności związanych z Kontrahentami są Zdarzenia. Stanowią one podstawowy element rejestracji kontaktów z klientami. Poprzez odpowiednią definicję Zdarzenia rejestrowane będą między innymi: notatka z rozmowy telefonicznej czy też spotkania, zarejestrowanie korespondencji przychodzącej etc. Istnieje wiele sposobów na dodanie Zdarzenia. z listy Zdarzeń, po czym należy uzupełnić informacje o kontrahencie i przedstawicielu; z listy Zadań na formularzu Kontrahenta lub Osoby kontaktowej. Lista Zdarzeń Do przeglądania wszystkich Zdarzeń zarejestrowanych w systemie służy lista Zdarzenia w folderze CRM. Lista Zdarzeń Lista Zdarzeń posiada standardowy zestaw filtrów umożliwiający wyszukanie pozycji wg następujących kryteriów: Okres pozwala na wybranie zakresu dat w jakich mieści się Zdarzenie. Ponieważ Zdarzenie posiada swój okres trwania (datę początkową i końcową) musi albo całkowicie mieścić się w zadanym okresie lub przynajmniej zachodzić na niego. Inaczej mówiąc wybranie okresu oznacza, że data początkowa Zdarzenia nie może być późniejsza niż koniec wskazanego okresu a data końcowa zdarzenia nie może być wcześniejsza niż początek wybranego okresu. Aby wyświetlić wszystkie Zdarzenia niezależnie od daty, należy skasować zawartość pola Okres - pojawi się na nim napis (wszystko); Definicja zadania umożliwia wyświetlenie Zdarzeń tylko jednego rodzaju, np. tylko notatek z rozmów telefonicznych. W standardowej konfiguracji dostępne są trzy rodzaje Zdarzeń: kontakt (KON), notatka (NOT) oraz korespondencja (KORESP). Stworzenie większej liczby definicji Zdarzeń jest możliwe w konfiguracji enova365. Aby wyświetlić wszystkie Zdarzenia, niezależnie od rodzaju, należy pozostawić pole Definicja puste; Kontrahent umożliwia wyświetlenie Zdarzeń dotyczących wybranego Kontrahenta. Aby wyświetlić wszystkie Zdarzenia, niezależnie od Kontrahenta, należy pozostawić pole Kontrahent puste; Osoba umożliwia wyświetlenie Zdarzeń dotyczących wybranego przedstawiciela (Osoby kontaktowej). Aby wyświetlić wszystkie zdarzenia, niezależnie od osoby, należy pozostawić pole Osoba puste; Prowadzący umożliwia wyświetlenie Zdarzeń dotyczących wybranej osoby prowadzącej (nadzorującej). Aby wyświetlić wszystkie zdarzenia, niezależnie od prowadzącego, należy pozostawić pole Prowadzący puste. Aby zobaczyć Zdarzenia na liście aktualny Operator musi mieć dostęp, co najmniej do podglądu Zdarzeń innych Operatorów; Wykonujący umożliwia wyświetlenie Zdarzeń dotyczących wybranego Operatora. Aby wyświetlić wszystkie Zdarzenia, niezależnie od Operatora, należy pozostawić pole Wykonujący puste; Uwzględniaj dla roli - w przypadku wypełnienia pola Wykonujący możliwe jest poszerzenie filtrowania listy o rolę do której należy Operator. W takiej kombinacji zostaną pokazane aktywności do których przypisany jest operator jako wykonujący jak również Aktywności przypisane dla roli, którą posiada Operator (Wykonujący) Stan zadania umożliwia wyświetlenie Zdarzeń w odpowiednim stanie (np. bufor, zatwierdzony). Jako, że każda z definicji Zdarzeń może posiadać różne stany, w pierwszej kolejności należy wybrać definicję, w której stosowany będzie filtr stan zadania. Pozostawienie pola pustego oznacza wyświetlenie wszystkich stanów; Stan realizacji umożliwia wyświetlenie otwartych, zamkniętych bądź wszystkich Zdarzeń; Projekt CRM wybranie Projektu pozwala na wyświetlenie Zdarzeń podpiętych do wskazanego Projektu. Pozostawienie pola pustego powoduje wyświetlenie wszystkich Zdarzeń, niezależnie od Projektu; Szukaj w treści jest to specjalny filtr pozwalający szukać Zdarzeń na podstawie słów zawartych w treści. Przeszukiwana jest zawartość pól Nazwa (Temat), Opis i Uwagi. Wyświetlone zostaną te Zdarzenia, w których każde z wpisanych w tym filtrze słów wystąpi, co najmniej raz w dowolnym z powyższych pól. Wielkość liter nie ma znaczenia. Rola - lista wyboru ról. Po wybraniu tego parametru wyświetlone zostaną Zdarzenia przypisane do roli. Uwzględniaj operatorów - w przypadku wypełnienia pola Rola możliwe jest poszerzenie filtrowania listy o Operatorów, którzy mają przypisaną wybraną rolę. Dodawanie nowego Zdarzenia Na pasku narzędzi znajduje się przycisk. Jego wciśnięcie powoduje dodanie nowego Zdarzenia domyślnego rodzaju (o domyślnej definicji). W standardowej konfiguracji domyślnym Zdarzeniem jest Kontakt (KON). W celu dodania Zdarzenia innego rodzaju (o innej definicji) niż domyślny można: Wcisnąć strzałkę menu rozwijanego obok przycisku [Nowy] i wybrać odpowiednią definicję; Wcisnąć klawisz "Insert" i wybrać odpowiednią definicję; Wybrać Nowy z menu kontekstowego na liście (prawy klawisz myszy) i wybrać odpowiednią definicję; 69/149

70 Wypełniane dane na formularzu Zdarzenia Po utworzeniu nowego Zdarzenia należy uzupełnić informacje na poszczególnych zakładkach. U w a g a! W zależności od konfiguracji definicji Zdarzenia (Narzędzia -> Opcje->CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje zdarzeń) wygląd formularza może być różny. W załączonych przykładach wykorzystywane są ustawienia dla standardowych definicji Zdarzenia. Zakładka Ogólne Zakładka Ogólne zawiera podstawowe informacje dotyczące wprowadzanego Zdarzenia. W sekcji Numer widnieją informacje o: zastosowanej definicji Zdarzenia (w załączonym obrazku jest to KON); numerze Zdarzenia; serii Zdarzenia; Formularz Zdarzenia U w a g a! Znak? na końcu numeru oznacza, że dane nie zostały jeszcze zapisane do bazy danych. Dopiero po zapisaniu zmian, zostanie przydzielony kolejny numer Zdarzenia w ramach wybranej definicji. W sekcji Kontakt znajdują się dane kontaktowe klienta oraz operatorów enova365 odpowiedzialnych za Zdarzenie: Kontrahent Kontrahent, którego dotyczy Zdarzenie. Może zostać wprowadzony poprzez wpisanie kodu, nazwy lub numeru NIP. Kontrahenta można również wybrać z listy; Przedstawiciel Osoba kontaktowa ze strony Kontrahenta, odpowiedzialna za kontakt. Należy wybrać osobę z listy Osób kontaktowych przypisanych do Kontrahenta. Można również w tym miejscu dodać nowego przedstawiciela Kontrahenta poprzez wybranie Nowy zapis z menu kontekstowego na pustym polu Przedstawiciel lub za pomocą kombinacji klawiszy Shift+F4. Można wybrać jako przedstawiciela dane z Wprowadzonych wizytówek, wystarczy zaznaczyć parametr Wizytówki na liście wyboru; Wykonujący Operator, który wykonał daną Aktywność (np. przeprowadził rozmowę, odebrał fax); Prowadzący Operator, który jest odpowiedzialny za nadzorowanie tego Zdarzenia. Często będzie to ten sam operator, co Wykonujący. W sekcji Daty określane zostały ramy czasowe trwania Zdarzenia: Rozpoczęcie - określa datę wraz z godziną rozpoczęcia Zdarzenia; Zakończenie - określa datę wraz z godziną zakończenia Zdarzenia; Całodzienne - określa czy Zdarzenie trwa całą dobę. Zaznaczenie tego parametru spowoduje automatyczne przestawienie godzin rozpoczęcia oraz zakończenia; Czas wykonania - określa czas jaki został przeznaczony na realizację Zdarzenia. Możliwe jest ustawienie opcji automatycznego zliczania czasu wykonania Zdarzenia (Narzędzia -> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje zdarzeń-> Otworzyć definicję-> Zakładka Opcje -> 70/149

71 parametry: Dostępny stoper oraz Automatyczny stoper ); W sekcji Opis należy wprowadzić: Nazwa krótki opis (tytuł) Zdarzenia, służący np. do przeszukiwania na liście. Typowe tytuły dla Zdarzeń można zapamiętać na liście pomocniczej w celu wybierania ich na różnych Zdarzeniach. Należy w tym celu wcisnąć na nazwie prawy klawisz myszy i wybrać odpowiednią opcję z menu; Opis dokładny opis zdarzenia. W sekcji Stan należy wprowadzić: Priorytet określa istotność Zdarzenia. Listę priorytetów zdarzenia można określić w konfiguracji konkretnego zdarzenia (Narzędzia -> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje zdarzeń). Standardowo Zdarzenia mają trzy priorytety: Niski, Średni i Wysoki; Stan określa stan zdarzenia. Listę stanów Zdarzenia można określić w konfiguracji konkretnego Zdarzenia (Narzędzia -> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje zdarzeń).standardowo Zdarzenia mają dwa stany: Bufor i Zamknięte; Aktywny pole jest powiązane ze stanem Zdarzenia i określa, czy dane Zdarzenie podlega jeszcze zmianom czy zostało już zamknięte. W standardowej konfiguracji stan Bufor oznacza zdarzenie aktywne, a stan Zamknięte nieaktywne. U w a g a! Jeżeli na Zdarzeniu został wybrany stan, który jest nieaktywny (np. Zamknięte ), to Zdarzenie zostaje zablokowane do edycji (nie można go modyfikować). Aby zmienić stan Zdarzenia na aktywne (popularnie mówiąc cofnąć Zdarzenie do bufora ) należy na formularzu Zdarzenia z menu Czynności wybrać opcję Zmień stan. Zakładka Dodatkowe Sekcja Projekt zawiera: Projekt informacja o Projekcie, do którego przypisane jest Zdarzenie. Pole nie jest wymagane, co oznacza, że Zdarzenie nie musi być powiązane z konkretnym Projektem. Więcej informacji na temat Projektów znajduje się w osobnym artykule; U w a g a! W przypadku, gdy użytkownik powiązał Zdarzenie z błędnym Projektem należy wybrać z menu Czynności-> Usuń powiązanie z projektem (Shift+F8), bądź wyczyścić pole Projekt. Etap projektu jeżeli wybrany został Projekt, to w tym miejscu określa się z realizacją jakiego etapu Projektu związane jest Zdarzenie; Kampania jeżeli na Zdarzeniu został wybrany Projekt, wyświetlana jest informacja o Kampanii, do której przynależy Projekt. więcej informacji na temat Kampanii znajduje się w osobnym artykule; Korespondencja pozwala na przypisanie korespondencji seryjnej do Zdarzenia. Więcej informacji na temat Korespondencji znajduje się w osobnym artykule; Lokalizacja - pozwala na wybranie lokalizacji, której dotyczy realizacja Zdarzenia. U w a g a! Istnieje możliwość dodania Zdarzenia do projektu z poziomu listy Zdarzeń (Zadań). Po zaznaczeniu Aktywności i wybraniu na liście Czynności->Dodaj do projektu, użytkownik będzie poproszony o wybranie odpowiedniego Projektu. W przypadku, gdy dana Aktywność miała przypisany inny Projekt istnieje możliwość nadpisania go nowo wybranym rekordem. Sekcja Przewidywana wartość przeznaczona jest do określenia wartości kosztów i przychodów związanych z realizacją danego Zdarzenia. Planowany koszt - służy do wprowadzenia ręcznie kwot jakie firma jest w stanie ponieść przy realizacji danego Zdarzenia; Planowany przychód - służy do wprowadzenia ręcznie kwot jakie firma planuje zyskać podczas realizacji danego Zdarzenia; Poniesiony koszt (wyliczane) - prezentuje wartości sumaryczne dokumentów powiązanych z danym Zdarzeniem, które zostały uznane jako kosztowe. Wartości pobierane są z zakładki Dokumenty. Uzyskany przychód (wyliczane) - prezentuje wartości sumaryczne dokumentów powiązanych z danym Zdarzeniem, które zostały uznane jako przychodowe. Wartości pobierane są z zakładki Dokumenty. U w a g a! W przypadku powiązania wielu Zdarzeń/Zadań w jeden Projekt wartość pól Poniesiony koszt oraz Uzyskany przychód są sumowane na poziomie Projektu. Taki sam mechanizm istnieje podczas powiązania wielu Projektów w jedną Kampanię. Pole Uwagi można wykorzystać do wpisania dodatkowych informacji np. komentarzy osoby prowadzącej. Zakładka Zadania powiązane Funkcjonalność ta służy do powiązania ze sobą Zdarzeń oraz Zadań (Aktywności). 71/149

72 Na przykład klient dzwoni i powołuje się na rozmowę przeprowadzoną w ubiegłym tygodniu, chcąc kontynuować temat. Można odszukać notatkę z tej rozmowy i notatkę z dzisiejszej rozmowy (w tej samej sprawie) dodać jako Zdarzenie powiązane. W tym celu należy wybrać w menu Czynności-> Dodaj istniejące zadanie powiązane, skąd można wybrać istniejące Aktywności. Jeżeli dodatkowo po rozmowie umówione zostało spotkanie, można je zarejestrować jako nowe Zadanie powiązane z tą rozmową. W tym celu należy utworzyć nowe Zdarzenie/Zadanie na zakładce Zadania powiązane oraz wypełnić dane. Dzięki takiemu rozwiązaniu wszystkie Zadania i Zdarzenia związane z konkretną sprawą można ze sobą powiązać w jeden wątek. Wszystkie te Aktywności będą widoczne na liście powiązanych, co pozwoli na wygodny wgląd w całą historię kontaktu. Zadania i Zdarzenia powiązane należy wykorzystywać wówczas, gdy chcemy połączyć wiele załatwianych spraw w jeden wątek, a nie ma uzasadnienia do tworzenia na to oddzielnego Projektu (np. drugi telefon od klienta w tej samej sprawie należałoby powiązać z poprzednim, ale zwykle nie ma konieczności tworzenia dla rozmowy telefonicznej Projektu). Zakładka Dokumenty Zakładka Dokumenty powiązane służy do rejestrowania dokumentów handlowych (faktury, dokumenty magazynowe, oferty itp.), dokumenty z Ewidencji Dokumentów, dokumentów kasowych, rozliczeniowych, wpłat i wypłat związanych z danym Zdarzeniem. Wprowadzone tutaj dokumenty wpływają w bezpośredni sposób na pola Poniesiony koszt oraz Uzyskany przychód z zakładki Dodatkowe, które pomagają na określenie rentowności prowadzonych przedsięwzięć. Jak już było wcześniej wspominane, wartości wyżej wymienionych pól są sumowane również na poziome Projektu, do którego przypisana jest Aktywność. W celu dodania dokumentu handlowego do Zdarzenia należy: Przejść na zakładkę Dokumenty oraz wybrać : Dodawanie dokumentu powiązanego - formularz Pole Zadanie wskazuje na Zdarzenie, do którego będzie dodawany dokument. W polu Dokument rozwinąć listę klikając na strzałkę. Wyświetlone zostanie okno z dokumentami możliwymi do podpięcia. Dodawanie dokumentu powiązanego - dokumenty W oknie tym można wybrać istniejący dokument, jak również można utworzyć nowy dokument poprzez wybranie opcji Nowy, np., co spowoduje otworzenie formularza dokumentu, w tym przypadku dokumentu zakupu. Po wypełnieniu danych dokumentu (np. Kontrahent, pozycje) należy zapisać go wybierając przycisk OK. 72/149

73 Wybrany do podpięcia dokument należy wybrać na liście i zatwierdzić wybór przyciskiem OK. W rezultacie zostanie wybrany dokument zostanie zaczytany jako dokument powiązany do Zdarzenia CRM. Pola Dokument iwartość wyświetlają odpowiednio numer podpiętego dokumentu i jego wartość, która zostanie przeniesiona na zakładkę Dodatkowe do pól Poniesiony koszt lub Uzyskany przychód. Domyślnie przenoszone są wartości brutto dokumentów, istnieje jednak możliwość zmiany liczenia dokumentów na netto w konfiguracji (Narzędzia -> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów- > Definicje zdarzeń-> Otworzyć definicję-> Zakładką Opcje -> Parametr Wartość ). Pole Data zawiera informację o dacie dokumentu. Sekcja Inne pozwala na konfigurację opcji: Rodzaj dokumentu - wybranie opcji Dokument handlowy uaktywnia dodatkową zakładkę na formularza Zdarzenia (Pozycje), która umożliwia edytowanie pozycji dokumentu połączonego z Aktywnością. Jest to pełen tryb edycji taki sam jak na dokumencie handlowy. Zakładka Pozycje na formularzu Zdarzenia Sumowanie wartości - pozwala określić czy dany dokument jest dokumentem przychodowym, kosztowym, bądź przychodowo - kosztowym; Kopiowanie dokumentu - określa sposób zachowania się połączonego dokumentu w momencie kopiowania Zdarzenia/Zadania. W przypadku wybrania opcji Kopiowanie, za każdym razem kiedy kopiowana będzie Aktywność, kopiowany będzie również dokument (z nowym numerem). U w a g a! Nowo utworzony dokument zostanie dodany do bazy (będzie miał nadany numer) dopiero po zapisaniu Zdarzenia. Spowodowane jest to tworzeniem dokumentu pośrednio z poziomu Zdarzenia. Z poziomu zakładki Dokumenty, po wskazaniu interesującego nas dokumentu możemy szybko podejrzeć jego formularz korzystając z przycisku Pokaż dokument. Szybki dostęp do formularza dokumentu handlowego Zakładka Pracownicy i zasoby W przypadku gdy Zdarzenie wymagało zaangażowania pracowników lub sprzętu, wówczas informację o tym można zapisać na zakładce Pracownicy i zasoby. Istnieje możliwość dodania nowego zasobu powiązanego na dwa sposoby: 1. Klikając w opcję. Otworzone zostanie nowe okno, 73/149

74 gdzie należy uzupełnić następujące informacje: Dodawanie Zasobu powiązanego Zasób - lista dostępnych zasobów. Dostępne są 4 ewidencje : Ewidencja środków trwałych, Ewidencja wyposażenia, Pracownicy, Urządzenia; Nazwa - (pole nieedytowalne) wskazuje nazwę wybranego Zasobu; Kod - (pole nieedytowalne) wskazuje kod wybranego Zasobu; Typ - (pole nieedytowalne) wskazuje typ wybranego Zasobu; Rezerwowany - po zaznaczeniu tej opcji możliwe jest określenie rezerwacji danego zasobu w określonym okresie. W przypadku zaznaczenia tej opcji nie będzie możliwości wykorzystania danego zasobu na innych Zadaniach, Zdarzeniach itp. w wybranym okresie; Zadanie - określa Zdarzenie/Zadanie, do którego przypisany zostanie Zasób; Projekt - określa Projekt, do którego przypisany zostanie Zasób; 2 Wybierając z menu Czynności Dodaj zasób (<Shift+F12>). Dodawanie z tego poziomu jest w formie graficznej, kalendarza. Dodawanie Zasobu powiązanego w formie kalendarza Okno kalendarza otwiera się na aktualnej dacie. Na powyższym obrazie widać informację o wcześniej dodanym Zasobie - informacja o powiązanej Aktywności przypisanej do danego Pracownika. Skrajna lewa kolumna w oknie kalendarza oznacza nazwę Zasobu. Nad listą zasobów widnieją filtry do zarządzania widokiem kalendarza, możliwe jest wyświetlenie wszystkich czterech typów ewidencji lub tylko wybranych. Szczegółowy opis Zasobów znajduje się w osobnym artykule W celu powiązania Zasobu za pomocą kalendarza, należy zaznaczyć myszką okres rezerwacji zasobu poprzez kliknięcie na godzinę rozpoczynającą rezerwację zasobu i przeciągnięcie kursora do godziny kończącej rezerwację, a następnie kliknąć OK. 74/149

75 Powiązane Zasoby są widoczne na zakładce Pracownicy i zasoby. Zastosowane na liście kolory pozwalają odróżnić Zasób rezerwowany i nierezerwowany. Powiązane Zasoby Zakładka Podmioty powiązane Funkcjonalność Podmioty powiązane daje możliwość przypisania wielu Kontrahentów związanych z daną Aktywnością. Przykładowo: prowadzone są spotkania z kontrahentem ABC na temat zakupu asortymentu XXX, a jednocześnie negocjowane są warunki dostawy od producenta Drynda na towar XXX. W takim przypadku na Zdarzeniu/Zadaniu związanym z Kontrahentem ABC wejść na zakładkę podmioty powiązane i dodać Kontrahenta Drynda jako kolejny podmiot. Aby tego dokonać można użyć: Edytowalnej listy (pozwala na wpisanie wartości z poziomu listy), gdzie należy wpisać w pole (lub wybrać z listy) Kontrahent nazwę Kontrahenta lub w kolumnie Osoba dane osoby kontaktowej. Dodawanie podmiotu powiązanego z poziomu listy Przycisku. W nowo otwartym formularzu należy uzupełnić dane Kontrahenta oraz Osoby kontaktowej. Dodawanie podmiotu powiązanego z poziomu formularza Dodane rekordy widoczne będą zarówno z poziomu Kontrahenta Drynda jak i Osoby kontaktowej, w tym celu na odpowiednim formularzu, zakładka CRM->Zadania należy zaznaczyć parametr "z powiązanymi". 75/149

76 Zakładka Wiadomości " Zadania podmiotów powiązanych na formularzu Kontrahenta Na zakładce Wiadomości można powiązać Wiadomość ze Zdarzeniem. Aby tego dokonać należy użyć przycisku po czym pojawi się okno Elementy powiązane z polem rozwijalnym Wiadomość, po kliknięciu którego wyświetli się kolejne okno Wybierz zapis gdzie użytkownik może wskazać Wiadomość , którą chce powiązać ze Zdarzeniem. Okno dodawania powiązanej Wiadomości 76/149

77 Korespondencja Korespondencja seryjna jest mechanizmem pozwalającym przygotować i wysłać w sposób masowy wiadomości do Kontrahentów. Jest to sposób na przygotowanie korespondencji tradycyjnej jak i wysyłki wiadomości . Wysyłka rejestrowana jest w systemie jako Zdarzenie. Jeśli w opisie nie powiedziano inaczej, ustawienia są wspólne dla wysyłki korespondencji seryjnej elektronicznej i tradycyjnej. Lista Korespondencji zawiera filtry: Lista Korespondencji Definicja - umożliwia wyświetlenie Korespondencji jednego rodzaju (o jednej definicji). W standardowej konfiguracji dostępna jest jedna definicja Korespondencji (KORESP). Stworzenie innych rodzajów (definicji) Korespondencji możliwe jest w konfiguracji programu; Stan realizacji - umożliwia wyświetlenie Korespondencji w zależności od ich stanu otwartych (aktywnych), zamkniętych lub wszystkich; Operator - wybranie Operatora powoduje wyświetlenie Korespondencji, za które jest on odpowiedzialny; Okres - umożliwia wyświetlenie Korespondencji w zadanym okresie. Dodawanie nowej Korespondencji Tworzenie Korespondencji może odbywać się na trzy sposoby: Poprzez wybranie przycisku ; poprzez wciśnięcie klawisza Insert; poprzez wybranianie Nowy z menu kontekstowego na liście (prawy klawisz myszy); Korespondencja seryjna utworzenie i wysyłka Zakładka Ogólne Zakładka Ogólne zawiera podstawowe informacje dotyczące wprowadzanej Korespondencji. W sekcji Numer widnieją informacje o: Formularz Korespondencji zastosowanej definicji Korespondencji (w załączonym obrazku jest to KORESP); numerze Korespondencji; 77/149

78 W sekcji Korespondencja znajdują się pola: Data - określa dzień przygotowania Korespondencji; Prowadzący operator, który jest odpowiedzialny za nadzorowanie Korespondencji; W sekcji Opis należy wprowadzić: Nazwa krótki opis (tytuł) Korespondencji, służący np. do przeszukiwania na liście. Uwagi miejsce na uwagi użytkownika; W sekcji Stan korespondencji znajdują się: Stan korespondencji - przyjmowane są wartości zależne od wybranej definicji Korespondencji. Dla standardowej definicji są to: W przygotowaniu i Wysłana. W zależności od zaznaczonej opcji poszczególna korespondencja jest Aktywna/nieaktywna; Aktywna - pole wskazujące aktywność Korespondencji. Uzależnione jest od wartości wybranej w Stan korespondencji. Zakładka Treść Zakładka Treść służy do przygotowania treści wysyłanej wiadomości . Jeśli w konfiguracji definicji Korespondencji (Narzędzia-> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów-> Definicje korespondencji-> Wybrana definicja) w polu sposób wysyłki maila wybrano Indywidualny można w treści korespondencji korzystać z funkcjonalności Pola danych, która pozwala wstawić inteligentne pola danych. Wartości tych pól w chwili przypisywania treści do adresata (Zdarzenia) zostaną zamienione na dane z kontekstu Zdarzenia. Przepisanie i przeliczenie wartości pól inteligentnych z pola Treść w Korespondencji na pole Opis w Zdarzeniu następuje w chwili dodania adresata do listy adresatów. Jeśli zawartość pola Treść została zmodyfikowana po dodaniu adresatów, można ją uaktualnić na Zdarzeniach z poziomu Korespondencji za pomocą Czynności->Aktualizuj zdarzenia. Korespondencja seryjna pozwala na dołączenie do treści korespondencji obrazków. Po kliknięciu w pole Nowy element należy wybrać opcję Osadzony załącznik następnie lub poprzez kliknięcie ikony osadzania załącznika. Dodawanie załączników osadzonych Wczytywanie obrazów 78/149

79 Treść Korespondencji Podgląd treści z poziomu Zdarzenia U w a g a! Należy pamiętać, że nie każdy klient poczty jest w stanie obsłużyć wiadomość z osadzonym załącznikiem. Zakładka Zdarzenia adresaci 79/149

80 W celu dodania Zdarzenia (w standardowej definicji Korespondencji jest to zdarzenie KORESP) należy wybrać z Czynności-> Dodaj adresata, bądź wybrać opcję Dodaj adresata z poziomu formularza. W rezultacie otworzone zostanie okno, gdzie należy wybrać Kontrahentów lub Osoby kontaktowe, do których wysyłana będzie wiadomość. Możliwe jest wybranie wielu adresatów jednocześnie. Po wykonaniu tych czynności utworzone zostaną Zdarzenia zarówno dla Kontrahentów jak i Osób kontaktowych. Program pozwala na automatyczne dodanie wszystkich Kontrahentów, dla których prowadzona jest dowolna Kampania. Na formularzu Korespondencji należy wybrać Czynności -> Korespondencja seryjna z kampanii. Spowoduje ona dodanie Zdarzeń, w których adresatami będą wszyscy Kontrahenci pojawiający się na Projektach (nie są uwzględniane dane ze Zdarzeń i Zadań) powiązanych z daną Kampanią. Adresatów można też dodać z poziomu listy Kontrahentów lub Osób kontaktowych. Należy zaznaczyć wielu adresatów i korzystając z menu Czynności->Dodaj korespondencję wskazać uprzednio utworzoną Korespondencję bądź utworzyć nową. U w a g a! Warunkiem wysłania wiadomości jest wpisanie na wybranych Kontrahentach jak i na Osobach kontaktowych adresów . Wysyłka lub wydruk korespondencji seryjnej Elektroniczna korespondencja seryjna zostaje wysłana po wybraniu menu Czynności -> Wysyłanie masowej korespondencji . Wysyłka Korespondencji Tradycyjna korespondencja zostaje wydrukowana w formie listu, po wybraniu menu drukowania -> Korespondencja seryjna. Wydruk tradycyjnej Korespondencji Po zakończeniu pracy z korespondencją, można za pomocą Czynności->Ustaw stan zdarzeń masowo zmienić stan Zdarzeń na zrealizowany. Korespondencja jako powiadomienie Program dostarcza funkcjonalności powiadamiania za pomocą wiadomości o zmianie stanu Zadania. Mechanizm korzysta z zadań systemowych enova365 (taski), dzięki czemu treść i wygląd powiadomienia może być modyfikowany. Powiadomienia utworzenie i wysyłka Powiadomienia wysyłane są automatycznie przy zapisywaniu Zadania, jeśli zajdą okoliczności określone w sekcji Automatyczne powiadomienia o na definicji zadania. Poniższa ilustracja obrazuje przykładową treść powiadomienia systemowego wysłaną do Kontrahenta. 80/149

81 Automatyczne powiadomienie o utworzeniu Zadania 81/149

82 Zasoby Funkcjonalność zasobów pozwala na łatwe zarządzanie zasobami firmy (środki trwałe, wyposażenie, pracownicy, urządzenia). Po wejściu użytkownika do elementu Zasoby w module CRM, widoczne są trzy składowe. Składowe Zasobów Sprzęt i pomieszczenia zawiera listę wszystkich Urządzeń z zaznaczoną flagą Własne, także tych dodanych z poziomu modułów Serwis i Wypożyczenia. Rezerwacja zasobów zawiera listę Zasobów, które zostały zarezerwowane podczas wykonywania Aktywności bądź Projektu. Listę można filtrować po: Ewidencji Zasobu; Okresie Aktywności lub Projektu, do którego przypisany jest Zasób; Stanie rezerwacji Zasobu. Kalendarz zasobów główna część folderu Zasobów, gdzie odbywają się wszystkie operacje dodawania/kopiowania Zasobów na Aktywności oraz Projekty. Rezerwacja Zasobów Lista rezerwacji Zasobów Lista zawiera Zasoby powiązane z Aktywnościami lub Projektami. W zależności od konfiguracji definicji Aktywności pozycje listy przyjmują odpowiednio kolory: Czerwony - Zasoby, których okres rezerwacji jest ściśle powiązany z okresem zadania CRM. Zmiana okresu rezerwacji Zasobu możliwa wyłącznie za pomocą zmiany okresu Aktywności; Zielony - Zasoby, których okres rezerwacji jest inicjowany datami z Aktywności. Pozwala na zmianę okresu rezerwacji, jednak program ostrzeże jeśli okres rezerwacji wykracza poza okres Aktywności; Czarny - Zasoby, których czas rezerwacji może odbiegać od okresu Aktywności, do której Zasób jest podłączony. Kolor tła wiersza uzależniony jest od pola Rezerwowany na Zasobie. Jeśli zasób nie jest rezerwowany, jego tło jest szare. 82/149

83 Kalendarz Zasobów Organizacja pracy z Zasobami została przedstawiona w odmienny sposób niż np. praca Zadaniami, Zdarzeniami, Projektami, etc. Zamiast ogólnie używanych formularzy zastosowany został widok kalendarza, dzięki czemu osiągnięto efekt przejrzystości i łatwości w zarządzaniu Zasobami. Widok kalendarza Zasobów Filtrowanie danych Kalendarz posiada zdefiniowane filtry pozwalające na łatwiejsze przeglądanie danych. Są to: Typ zasobu - pozwala na określenie jakiego typu ewidencje będą wyświetlane na kalendarzu. Filtr przyjmuje wartości: Pracownik; Środki trwałe; Wyposażenie; Urządzenie; Wszystkie. Pracownicy - pozwala na wybranie dowolnych Pracowników z listy wyboru. Po rozwinięciu listy otworzy się okno z wszystkimi Pracownikami po lewej stronie. W celu wybrania Pracownika należy zaznaczyć go w lewej kolumnie, następnie kliknąć Dodaj co spowoduje przeniesienie rekordu na prawą listę. Wybranie OK spowoduje wyświetlenie kalendarzy zaznaczonych Pracowników; 83/149

84 Dodawanie Pracownika do filtru kalendarza Środki trwałe - pozwala na wybranie elementów Środków trwałych na kalendarz. Sposób dodawania Środka trwałego jest identyczny jak w przypadku Pracownika; Wyposażenie - pozwala na wybranie elementów Wyposażenia na kalendarz. Sposób dodawania Wyposażenia jest identyczny jak w przypadku Pracownika; Urządzenia- pozwala na wybranie Urządzeń na kalendarz. Sposób dodawania wyposażenia jest identyczny jak w przypadku Pracownika; Filtruj wg - Określa zakres prezentowanych na kalendarzu danych z uwzględnieniem w/w filtrów oraz Aktywności i Projektów: Brak - uwzględnia wyłącznie filtry Zasobów; Zasoby - wyświetla wszystkie rezerwacje tych Zasobów, które są podłączone pod wybraną Aktywność lub Projekt; Rezerwacje - wyświetla wszystkie Zasoby oraz tylko te rezerwacje które dotyczą wybranej Aktywności lub Projektu; Zasoby i Rezerwacje - wyświetla kalendarz ograniczony do Zasobów i rezerwacji, które są związane z wybraną Aktywnością lub Projektem; Aktywność pozwala na filtrowanie danych po wybranym Zadaniu/Zdarzeniu. Stanowi również kontekst (wzór) do tworzenia nowego zadania/zdarzenia na kalendarzu - do wybranej Aktywności zostaną przypisane kolejne zasoby; Projekt - pozwala na filtrowanie danych po wybranym Projekcie. Wybranie Projektu powoduje automatyczne zawężenie listy na filtrze Aktywność. Z nierezerwowanymi - parametr pozwala na wyświetlenie na kalendarzu zasobów CRM bez wymaganej rezerwacji czasu pracy. Zasoby nierezerwowane wyświetlają się na kalendarzu w kolorze szarym. U w a g a! Na kalendarzu może znajdować się wiele rodzajów Zasobów na raz np. powyższy zrzut kalendarza przedstawia dwóch Pracowników oraz jedno Urządzenie. Organizacja widoku kalendarza Widok kalendarza może zostać przystosowany do potrzeb użytkownika za pomocą organizatora widoku kalendarza. Operator może dowolnie zmieniać sposób wyświetlania kalendarza. Organizator widoku kalendarza Za pomocą przycisku data kalendarza zostanie przestawiona na bieżącą datę. Z kolei pozwala przejść użytkownikowi na żądaną datę na kalendarzu. Istnieje możliwość zmiany nazwy oraz opisu wyświetlanego w informacji na kalendarzu. W tym celu należy w Narzędzia-> Opcje-> CRM-> Ogólne -> Ustawienia i dodatki-> Zasoby: Nazwa lub Zasoby: Opis dodać pole które ma być wyświetlane jako nazwa lub jako opis. 84/149

85 Zmiana nazwy lub opisu wyświetlanego w informacji na kalendarzu Praca na kalendarzu Kalendarz zasobów pozwala na stworzenie rezerwacji Zasobu dla istniejącej Aktywności/Projektu bądź nowego zadania. W przypadku dodania Zasobu do istniejącej Aktywności należy w filtrze Aktywność wybrać odpowiedni zapis, a następnie za pomocą myszy zaznaczyć okres dla wybranego Zasobu i wybrać. W przypadku nie wybrania żadnej wartość w oknie Aktywność/Projekt, otworzone zostanie okno, gdzie ręcznie należy przypisać Zasób do Aktywności/Projektu. Dodanie zasobu do istniejącej Aktywności Utworzenie nowego Zadania dla wybranego Zasobu odbywa się poprzez zaznaczenie myszą okresu dla Zasobu i kliknięcie w czym operator poproszony zostanie o podanie definicji Aktywności i otworzony zostanie nowy formularz., po 85/149

86 Tworzenie nowego Zadania z powiązanym Zasobem Nazwy wyświetlanych Aktywności są kolorowane analogicznie do pozycji na liście Rezerwacji zasobów. Informują one o: Czerwony tekst - Zasoby, których okres rezerwacji jest ściśle powiązany z okresem Zadania CRM. Zmiana okresu rezerwacji Zasobu możliwa wyłącznie za pomocą zmiany okresu Zadania; Zielony tekst - Zasoby, których okres rezerwacji jest inicjowany datami z Aktywności. Pozwala na zmianę okresu rezerwacji, jednak program ostrzeże jeśli okres rezerwacji wykracza poza okres Aktywności; Czarny tekst - Zasoby, których czas rezerwacji może odbiegać od okresu Aktywności, z którą Zasób jest powiązany. Modyfikacja dat rozpoczęcia i zakończenia rezerwacji jest możliwa z poziomu kalendarza za pomocą myszy poprzez rozciąganie i przenoszenie Zasobu pomiędzy datami. Możliwość modyfikacji okresu rezerwacji jest uzależniona od pola Definicja aktywności/opcje/kontrola czasu zasobów. Jeśli wybrana jest wartość Zabraniaj, to zmiana okresu rezerwacji jest możliwa tylko w wyniku zmiany okresu aktywności. W przypadku wartości Ostrzegaj, pojawi się informacja jeśli okres rezerwacji będzie wykraczał poza czas trwania Aktywności/Projektu. Szybkie dodawanie zasobu do Aktywności/Projektu W przypadku wybrania na filtrze Aktywności bądź Projektu, istnieje możliwość szybkiego dodania Zasobu do wybranej Aktywności/Projektu. W zależności od widoku kalendarza: 1. Dzienny - należy zaznaczyć myszką ramy czasowe na Zasobie, a następnie wcisnąć. Do wybranego w kontekście Zadania/Zdarzenia/Projektu zostanie dodany nowy Zasób. Możliwe jest również zmienianie ram czasowych rezerwacji za pomocą zwężania/poszerzania informacji na kalendarzu. 2. Miesięczny - należy dwukrotnie kliknąć myszką w dany Zasób. Do wybranego w kontekście Zadania/Zdarzenia/Projektu zostanie dodany Zasób. Ustawienia Dla poszczególnej definicji Aktywności można określić sposób zachowania kontroli czasu na Zasobie. Po zmianie parametru w Narzędzia-> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów->definicje zadań/zdarzeń-> Otworzyć definicję-> Zakładka Opcje -> parametr Kontrola czasu zasobów na: Zabraniaj (Czerwony tekst na kalendarzu i liście) uniemożliwia wyjście okresu rezerwacji Zasobu poza okres Zadania. Zmiana okresu rezerwacji Zasobu możliwa wyłącznie za pomocą zmiany czasu Zadania; Ostrzegaj (Zielony tekst na kalendarzu i liście) powoduje inicjowanie okresu rezerwacji Zasobu datami z Aktywności. Pozwala na zmianę okresu rezerwacji, jednak program ostrzeże jeśli okres rezerwacji wykracza poza okres aktywności; Brak (Czarny tekst na kalendarzu i liście) oznacza, że czas rezerwacji Zasobów może odbiegać od okresu Aktywności, do której Zasób jest podłączony. Ustawienie parametru Kontrola dostępności urządzenia na Zabraniaj spowoduje zablokowanie możliwości sterowania przez użytkownika stanem rezerwacji Zasobu. 86/149

87 Teczki Teczki to funkcjonalność odzwierciedlająca fizyczne, tekturowe teczki, w których umieścić można każdego rodzaju informację. Teczki mogę zawierać w sobie dowolne obiekty z całego systemu np.: dokumenty handlowe, informacje kadrowo-księgowe, zadanie, etc. Lista Teczek zawiera dwa filtry: Lista Teczek Definicja Teczki - pozwala na zawężenie listy do konkretnej definicji Teczki; Aktywne - pozwala wyświetlenie aktywnych bądź nieaktywnych Teczek. W enova365 dostępne są dwa rodzaje teczek: Prywatna, której elementy dostępne są wyłącznie dla określonych operatorów; Publiczna, której elementy dostępne są dla wszystkich operatorów. Dodawanie nowej Teczki Tworzenie Teczki może odbywać się na trzy sposoby: Poprzez wybranie przycisku i definicji Teczki; poprzez wciśnięcie klawisza Insert ; poprzez wybranianie Nowy z menu kontekstowego na liście (prawy klawisz myszy) i wskazanie definicji Teczki; Zakładka Ogólne Zakładka Ogólne zawiera informacje dotyczące Teczki i jej elementów. Sekcja Ogólne zawiera informacje: Definicja - zawiera nazwę zastosowanej definicji; Numer - numer Teczki; Stan - określa aktywność Teczki; Formularz Teczki prywatnej 87/149

88 Nazwa - krótki opis (tytuł) Teczki, służący np. do przeszukiwania na liście. Opis miejsce na dodatkowy opis użytkownika; Sekcja Elementy zawiera listę obiektów dodanych do Teczki. W powyższym przykładzie dodane zostały do teczki: Osoby kontaktowe, Zadanie, Towar i dokument ewidencji. Istnieje możliwość otworzenia każdego z umieszczonych w Teczce obiektów bezpośrednio z tego miejsca. W tym celu należy zaznaczyć na liście lub otworzyć dany element Teczki, a następnie wybrać opcję Pokaż źródło elementu. Otwarcie elementu źródłowego z poziomu Teczki Otwarcie elementu źródłowego z poziomu elementu Teczki Zakładka Prawa Zawiera listę wszystkich Operatorów. Poprzez zmianę Rodzaju prawa właściciel Teczki jest w stanie określić, który z użytkowników ma prawo do pełnego dostępu, zakazu dostępu lub odczytu. Zakładka ta nie występuje w Teczce publicznej. 88/149

89 Zmiana praw do Teczki Dodawanie elementów do Teczki Sposób dodawania elementu do Teczki zostanie omówiony na przykładzie Zadania, przy czym w całym programie odbywa się to w taki sam sposób. W celu dodania Zadania do teczki należy przejść na listę Zadań w module CRM, a następnie: 1. Otworzyć asystenta; 2. Na liście zaznaczyć wybrane Zadanie; 3. W asystencie przejść na zakładkę Teczki, 4. Wybrać opcję Dodaj do teczki; 5. W nowym oknie rozwinąć listę wyboru Teczki. 6. Na liście w kolejnym oknie wskazać Teczkę poprzez dwuklik bądź zaznaczając rekord i kliknąć OK. Dodane Zadanie będzie widoczne w sekcji Elementy wybranej Teczki. Dodanie elementu do Teczki 89/149

90 Poczta CRM Poczta CRM jest elementem składowym modułu CRM występującym w wersji złotej i platynowej. Obecnie Poczta CRM dostępna jest w Menu głównym dla wszystkich Operatorów, którzy mają licencję na moduł CRM lub Projekty. Kafelek Poczty jest również widoczny w folderach CRM i Projekty. Dodatkowo dostęp do Poczty CRM zapewnia zakup dodatku enova365 oraz pełna licencja platynowa. Składowe Poczty CRM, podstawowa praca z listami i przyciskami Tworzenie nowej wiadomości Wysyłanie dokumentów pdf za pomocą poczty CRM Funkcjonalność oparta jest na dwóch protokołach: U w a g a! SMTP - odpowiadający za wysyłanie wiadomości z programu enova365. Należy zwrócić uwagę, iż elementy wysłane nie są synchronizowane z serwerem poczty. IMAP - odpowiadający za odbieranie wiadomości z serwera pocztowego w programie enova365. Budowa Poczty CRM Folder Poczta CRM składa się z 3 list: Kafelek Poczta w folderze CRM Skrzynka odbiorcza zawiera wiadomości przychodzące pobrane ze wszystkich Kont pocztowych, do który ma dostęp dany Operator (ma do nich pełne prawo lub prawo tylko do odczytu); Kopie robocze zawiera wszystkie wiadomości , które zostały przygotowane jednak nigdy nie zostały wysłane; Elementy wysłane lista zawierająca elementy wysłane z systemu enova365 ( z Kont pocztowych, do których dany operator ma pełne prawo). 90/149

91 Listy składowe Poczty CRM Skrzynka odbiorcza Lista Skrzynka odbiorcza zawiera wiadomości przychodzące na Konta pocztowe połączone z wybranym Operatorem. Lista Skrzynka odbiorcza zawiera trzy podstawowe sekcje: przyciski nawigacyjne; filtry listy; listę wiadomości odebranych. Lista Skrzynka odbiorcza Nawigacja w Poczcie CRM Praca w Poczcie CRM wykorzystuje 5 przycisków nawigacyjnych dostępnych na pasku: Nowa wiadomość za pomocą tego przycisku można wywołać okno nowej wiadomości. Czynność można wywołać za pomocą klawisza funkcyjnego F8 (do wersji CTRL+N). 91/149

92 Okno nowej wiadomości Odpowiedz przy użyciu przycisku dochodzi do wywołania okna z odpowiedzią. Zaimportowany zostanie adres osoby, od której przyszła wiadomość oraz zainicjowana zostanie treść wiadomości informacjami o oryginalnej wiadomości: Nadawca Data Odbiorca Temat Treść Czynność można wywołać za pomocą skrótu klawiszowego CTRL+R. Okno wiadomości wywołanej za pomocą przycisku Odpowiedź 92/149

93 Odpowiedz wszystkim - służy do wywołania okna wiadomości , za pomocą którego odpowiedź zostanie wysłana do wszystkich uczestników owej konwersacji. Czynność można wywołać za pomocą skrótu klawiszowego CTRL+SHIFT+R. Okno wiadomości wywołanej za pomocą przycisku Odpowiedz wszystkim Przekaż - daje możliwość przekazania otrzymanego maila do innego odbiorcy. Czynność można wywołać za pomocą skrótu klawiszowego CTRL+ALT+F;. Odbierz wiadomość - pozwala na zaimportowanie nowych wiadomości z Kont pocztowych, do których dostęp ma dany Operator (obecnie pobierają się wiadomości ze wszystkich Kont pocztowych bez względu na filtr Konta pocztowego ustawionego na liście). Czynność można wywołać za pomocą klawisza funkcyjnego F9. Praca z listą wiadomości odebranych Lista wiadomości odebranych może być filtrowana według daty i okresu, z uwzględnieniem Konta pocztowego, z którego pobierane są wiadomości oraz za pomocą filtru Kontrahent. Na liście wiadomości odebranych widać dwa rodzaje czcionek: normalną; pogrubioną; Lista Skrzynka odbiorcza Czcionką pogrubioną oznaczone są wiadomości nieprzeczytane bądź pozostawione jako nieprzeczytane. Czcionką normalną przedstawione na liście są wiadomości oznaczone jako przeczytane. Wiadomość można oznaczyć jako przeczytaną na trzy sposoby: bezpośrednio na formularzu danej wiadomości; 93/149

94 Czynność oznaczania wiadomości na liście wszystkich wiadomości odebranych przy pomocy menu Czynności; Czynność oznaczania wiadomości korzystając z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy -> czynności -> oznacz jako przeczytaną/nieprzeczytaną). Oznaczanie wiadomości jako przeczytaną z poziomu menu kontekstowego Jeżeli w konfiguracji danego Konta pocztowego nie zaznaczono, aby załączniki wiadomości były pobierane automatycznie razem z wiadomością, to w przypadku, gdy wiadomość przychodząca jest z załącznikiem w menu Czynności pojawia się możliwość pobrania pojedynczego załącznika do enova /149

95 Pobieranie pojedynczego załącznika W podobny sposób działa pobieranie treści HTML importowanych wiadomości. Jeżeli w konfiguracji danego Konta pocztowego nie zaznaczono, aby pobierana była treść HTML (formatowanie, załączniki osadzone), to w przypadku, gdy wiadomość przychodząca jest formatowana w menu Czynności pojawia się możliwość pobrania zaawansowanej treści do enova365. Kopie robocze Lista Kopie robocze zawiera wiadomości, które zostały przygotowane, częściowo napisane, rozpoczęte, ale nie zostały wysłane do odbiorcy. Operator celowo pozostawił (zapisał) je w systemie. Lista ta zawiera dwa przyciski nawigacyjne znajdujące się w górnym menu: Nowa wiadomość; Odbierz wiadomość. Lista Kopie robocze Kopie robocze można filtrować według daty/okresu, Konta pocztowego, z którego tworzona była wiadomość a także według elementów powiązanych z wiadomością .. Lista Elementy wysłane Jest ostatnią składową funkcjonalności Poczty CRM w enova365. Lista Elementów wysłanych, podobnie jak lista Skrzynki odbiorczej, składa się z trzech sekcji: przyciski nawigacyjne; filtry; lista elementów wysłanych. Na liście tej dostępne są następujące przyciski: Lista Elementy wysłane Nowa wiadomość - przycisk po użyciu którego ukazuje się okno nowej wiadomości; Przekaż - za pomocą przycisku wywołujemy okno zaznaczonej wiadomości, dzięki czemu mamy możliwość wybrania adresata, któremu przekazujemy wiadomość ; Odbierz wiadomość - przycisk pozwala na pobranie nowych wiadomości z Kont pocztowych, do których operator ma odpowiednie prawa. 95/149

96 Wysyłanie nowej wiadomości z enova365 Okno nowej wiadomości składa się z trzech zakładek. Zakładka Ogólne Zakładka składa się z następujących pól: Formularz nowej wiadomości Konto pocztowe - jest polem typu Look up służącym do wyboru Konta pocztowego, z którego będzie miała miejsce wysyłka maila. Jeżeli w ustawieniach Operatora (Narzędzia->Opcje->Systemowe->Operatorzy->Wybrany operator->zakładka CRM) ustawione zostało domyślne konto Operatora, będzie ono podpowiadało się w tym polu; Od: - pole, które zawiera adres Konta pocztowego, z którego następuje wysyłka wiadomości ; Do: - pole, w który należy określić bezpośrednich odbiorców wiadomości ; DW: - w polu Do Wiadomości, powinny się znaleźć adresy osób/kontrahentów, nie będących bezpośrednimi adresatami wiadomości, a jedynie fakultatywnymi (mają wgląd do danej wiadomości); UDW: - w polu UDW należy wpisać ukrytych adresatów do wiadomości, którym przekazywana będzie dana wiadomość ; Temat: - pole przeznaczone na temat wiadomości ; Treść: - miejsce przeznaczone do wpisania treści wysyłanej wiadomości . Ponadto za pomocą Asystenta Na pasku menu widnieje przycisk można dodać do tworzonej wiadomości załącznik, który zostanie wysłany do odbiorców., po wybraniu którego pojawia się okno przejściowe: 96/149

97 Okno wyboru adresatów (Do, DW, UDW) wiadomości Daje ono możliwość szybkiego i łatwego wyboru adresów, do których wysyłana będzie korespondencja (zarówno bezpośrednich adresatów -> Do, adresatów do wiadomości, których wysyłana będzie poczta -> DW oraz ukrytych adresatów -> UDW). Aby dodać wybrane kontakty do odpowiedniego pola należy zaznaczyć adres/adresy na liście, a następnie należy wybrać przycisk Dodaj w celu przeniesienia wybranych adresów do określonej sekcji: Do, DW, UDW. Adresy mogą zostać przeniesione do jednej lub kilku sekcji, mogą być przenoszone w dowolnej konfiguracji. Jeden adres nie może znaleźć się dwa razy w tej samej sekcji. W celu zaznaczenia więcej niż jednego adresu należy skorzystać z klawiszy CTRL lub SHIFT. Widoczną w tym oknie listę można filtrować według Celu kontaktu (pojawią się adresy , do których podpięty jest konkretny cel kontaktu). Drugim filtrem standardowo umieszczonym nad listą adresów jest Typ adresu (listę adresów można filtrować według dwóch kategorii: Kontrahent, Osoba kontaktowa). Dodane w wersji 12.0 pole Szukaj pozwala na wyszukiwanie wszystkich adresów danego kontrahenta/osoby poprzez ciąg znaków. Ponadto na liście można wykorzystać standardową funkcjonalność organizatora listy w celu dostosowania widoku listy do danego użytkownika. Zakładka Elementy powiązane Drugą zakładką widoczną na formularzu Nowej wiadomości jest zakładka Elementy powiązane. 97/149

98 Zakładka Elementy powiązane Dzięki tej zakładce można powiązać daną wiadomość z konkretnym Kontrahentem, Osobą kontaktową, Zadaniem lub Projektem, przez co dana korespondencja będzie widoczna na formularzu Kontrahenta, Osoby, Zadania lub Projektu zakładce CRM -> Wiadomości . Adresatów wiadomości można szybko powiązać z wiadomością korzystając z przycisku Dodaj elementy powiązane. Dodawanie Elementów powiązanych U w a g a! Wiadomości przychodzące - odbierane z zewnętrznego serwera pocztowego - są automatycznie wiązane z Kontrahentem/Osobą kontaktową, do której należy adres - jest podany w odpowiedniej kartotece. W przypadku przypisania tego samego adresu do Osoby kontaktowej i Kontrahenta nowo przychodząca wiadomość zostanie automatycznie powiązana zarówno z Kontrahentem jak i Osobą kontaktową. Zakładka Prawa Domyślnie prawa do wiadomości są kalką praw Operatorów do danego Konta pocztowego. Zakładka ta pozwala udostępnić Wiadomość innym Operatorom. W tym celu można ręcznie zmienić prawo do Wiadomości każdemu Operatorowi za pomocą listy rozwijalnej Rodzaj prawa lub skorzystać z dwóch przycisków: 98/149

99 Upublicznij - nadaje wszystkim Operatorom pełne prawo do odpowiedzi, usunięcia lub zmiany elementów powiązanych. Upublicznij tylko do odczytu - nadaje wszystkim Operatorom prawo do odczytu wiadomości i elementów z nią powiązanych Zakładka Prawa U w a g a! Prawo indywidualne do wiadomości dla Operatora nie może być niższe niż, to które wynika z prawa dostępu do Konta pocztowego. Osoba kontaktowa kontrahenta jako element powiązany Dzięki powiązaniu wiadomości z Osobą kontaktową, wiadomość ta widoczna jest na formularzu Osoby w zakładce CRM->Wiadomości . Dostęp do tej wiadomości może być również z poziomu Kontrahenta, który przypisany jest do Osoby jako główny. Na formularzu Kontrahenta, zakładka CRM->Wiadomości domyślnie wyświetlane są wiadomości bezpośrednio powiązane z Kontrahentem. Po zaznaczeniu pola Wiadomości osób kontaktowych wyświetlone zostaną również wiadomości powiązane z Osobami kontaktowymi danego Kontrahenta (Kontrahent wskazany jako główny). Wyświetlane są tylko te wiadomości, które nie są powiązane z żadnym innym Kontrahentem. Jeżeli jedna wiadomość powiązana jest z kilkoma Osobami kontaktowymi Kontrahenta, zostanie wyświetlona kilkukrotnie. Wiadomością Kontrahenta i Osób kontaktowych Analogiczna funkcjonalność istnieje dla Zadań i Projektów. Jej działanie zostało opisane w rozdziale poświęconym Projektom. Za pomocą mechanizmu Osób kontaktowych i Kontrahentów jako elementów powiązanych można również w szybki sposób przypisać adres wiadomości przychodzącej do wskazanego kontrahenta lub Osoby za pomocą Czynności->Kopiuj adres z wiadomości. 99/149

100 Powiązanie adresu nadawcy z Kontrahentem powiązanym Wysyłanie dokumentów PDF z enova365 Wykupienie złotej licencji CRM, pełnej platyny lub licencji enova365 umożliwia wysyłanie dokumentu PDF w taki sposób, aby trafiały one na listę Elementów wysłanych w poczcie CRM. W celu uruchomienia funkcjonalności wysyłania dokumentów PDF należy w Narzędzia -> Opcje -> Systemowe -> Asystent zaznaczyć parametr Użyj poczty CRM dla Wyślij PDF. W przypadku zakładania nowej bazy danych parametr ten ustawiony jest automatycznie. Konwersja bazy danych nie zmienia wartości tego pola. Okno Asystenta z zaznaczonym parametrem 100/149

101 Przy tym ustawieniu wykonanie wydruku dokumentu z opcją "wyślij PDF" spowoduje wysyłkę wiadomości z dokumentem w formacie *.pdf jako załącznikiem. Przed wydrukiem należy również wskazać Wzorzec wydruku, który pozwoli na edycję tematu i treści wysyłanej wiadomości. Wysłana wiadomość zostanie zapisana w Poczta CRM-> Elementy wysłane. Okno wydruku dokumentu Wysłana wiadomość z dokumentem w załączniku 101/149

102 Kreatory W module CRM na poziomie listy oraz formularza projektów dodany został przykładowy kreator, czyli narzędzie pozwalające wprowadzać za pomocą jednego okna obiekty z wielu miejsc w systemie. Funkcjonalność ta związuje w jeden formularz np. kampanie, projekty oraz korespondencję seryjną. Dzięki temu mechanizmowi nie ma konieczności przechodzenia pomiędzy modułami, listami etc. U w a g a! Dokładne opisy poszczególnych formularzy zostały zawarte w poszczególnych rozdziałach. W celu uruchomienia kreatora należy przejść do modułu CRM->Kampanie i z poziomu listy bądź formularza wybrać Czynności->Kreatory- >Kampania z korespondencją, po czym otworzony zostanie nowy formularz. Formularz Kreatora Kreator składa się z głównego okna (w tym przypadku Kampanii), zakładek (Ogólna, Projekty, Korespondencja masowa, grupa docelowa) oraz przycisków, służących do przemieszczania się pomiędzy zakładkami. Po wypełnieniu informacji na danej zakładce operator może przejść do kolejnej właśnie za pomocą przycisku. Na zakończenie pracy z kreatorem należy kliknąć na ostatniej stronie wprowadzanych danych. Powyższy przykład kreatora przedstawia podstawowe możliwości tego mechanizmu. Możliwe jest budowanie własnego wyglądu poszczególnej zakładki jak również składowych kreatora. U w a g a! Funkcjonalność tworzenia własnych kreatorów możliwa po wykupieniu odpowiedniej licencji programu enova365. Opis tworzenia kreatorów znajduje się w osobnej instrukcji. Przedstawiony powyżej kreator dostępny jest w wersji złotej modułu CRM. 102/149

103 Terminarz Terminarz jest wygodnym widokiem kalendarza przedstawiającego zadania do wykonania przez obecnie zalogowanego Operatora. Na terminarzu pokazywane są Zadania z modułu CRM, do których przypisany jest Operator oraz zadania typu przypomnienie tworzone z różnych miejsc w systemie. Widok Terminarza Organizacja pracy z Terminarzem Terminarz posiada zdefiniowane filtry pozwalające na łatwiejsze przeglądanie danych, są to: Stan - pozwala na określenie jakiego stanu zadania będą wyświetlane na Terminarzu. Filtr ten przyjmuje wartości: Nieaktualne, Aktywne, Oczekujące, Zrealizowane, Odrzucone, Wszystkie. Aktywność pozwala na pokazanie zadań w zależności od wartości parametru Aktywne. Można wybrać wyświetlanie zadań aktywnych, nieaktywnych lub wszystkich. Organizacja widoku Terminarza Widok Terminarza może zostać przystosowany do potrzeb użytkownika za pomocą organizatora widoku kalendarza. Operator może dowolnie zmieniać sposób wyświetlania terminarza. Dostępne rodzaje widoku Za pomocą przycisku data na terminarzu zostanie przestawiona na bieżącą datę. Z kolei przycisk pozwala przejść użytkownikowi na wybraną przez niego datę. Dodawanie zadań do Terminarza Z poziomu Terminarza możemy stworzyć nowe zadanie typu przypomnienie. Pozwala to na zapisanie np. notatki, która będzie wyświetlana na terminarzu, a w przypadku ustawienia przypomnienia zostanie ono wyświetlone w żądanym momencie.. 103/149

104 Domyślnie na kalendarzu pojawiają się wszystkie Zadania z modułu CRM oraz zadania typu przypomnienie założone w dowolnym miejscu w systemie poprzez Asystenta. Przykładowo możemy stworzyć przypomnienie na Pracowniku, które wyświetli się w odpowiednim momencie, informujące, że trzeba naliczyć wypłatę. W tym celu należy przejść na wybranego Pracownika, otworzyć asystenta zapisu, przejść na zakładkę powiadomienia i stworzyć nowe powiadomienia. Tak stworzony zapis wyświetli się na Terminarzu. Przypomnienie o naliczeniu wypłaty Zaznaczenie parametru Powiadamiaj i ustalenia odpowiednich dat w części Zawiadomienie powoduje generowanie wyskakującego okna powiadomienia w określonym czasie. Możliwość wyświetlania takiego okna dla danego operatora należy ustawić w konfiguracji systemu: Narzędzia- >Opcje->Systemowe->Operatorzy->(operator)->zakładka CRM zaznaczając parametr wyświetlaj przypominacz. 104/149

105 Praca z Kalendarzem Google U w a g a! Funkcjonalność synchronizacji aktywności operatora z Kalendarzem Google dostępna od wersji 12.0 programu. Funkcjonalność umożliwia dwustronną synchronizacje aktywności: z enova365 do Kalendarza Google oraz z Kalendarza Google do enova365. Aby z niej korzystać, należy wykonać czynności konfiguracyjne opisane w osobnym artykule. Do pracy z Kalendarzem Google konieczne jest połączenie z internetem w celu synchronizowania się zdarzeń. Synchronizacja z enova365 do Kalendarza Google W enova365 może istnieć kilka definicji, które są synchronizowane z kalendarzem Google. Operator dodając w enova365 zadanie o takiej definicji powoduje automatycznie utworzenie nowe wydarzenia Kalendarzu Google operatora, który jest określony jako Wykonujący na tym zadaniu. Zadanie po stronie Google będzie odpowiednikiem Aktywności w enova365 zbudowanym na podstawie przesłanych informacji: nazwa zadania i opis, data rozpoczęcia i zakończenia lub całodzienność. Wprowadzane w enova365 zmiany na zsynchronizowanym Zadaniu, w szczególności zmiany czasu trwania, nazwy, opisu, zostają przeniesione na jego odpowiednik w Kalendarzu Google. Dotyczy to również zmiany operatora wykonującego zadanie - w takim przypadku zostanie utworzone nowe wydarzenie w Kalendarzu Google nowego wykonującego o odpowiednich parametrach. "Stare" wydarzenie w kalendarzu poprzedniego operatora pozostanie na swoim miejscu. Można je bez konsekwencji usunąć ręcznie z kalendarza Google. Podobna sytuacja następuje przy usuwaniu zadania z enova365. Żadne z wydarzeń Google nie zostanie usunięte z poziomu enova365. Synchronizacja z Kalendarza Google do enova365 Synchronizacja z Kalendarzem Google jest dwukierunkowa. Operator dodając zadanie w Kalendarzu Google, który jest powiązany z enova365, ma możliwość pobrać takie zadania do enova365 za pomocą funkcji Pobierz z Google. Jest ona umieszczona na pasku głównym na liście Aktywności. Czynność Pobierz z Google Zadanie w enova365 będzie budowane na podstawie informacji dostarczonych z wydarzenia Google: daty, całodzienność, nazwa, opis. Analogicznie informacje te przeniosą się dla edytowanego (a nie nowego) wydarzenia. U w a g a! Zadania dodawane w Kalendarzu Google nie muszą mieć nazwy. W przypadku takich wydarzeń utworzone w enova365 zadanie będzie miało nazwę "(Bez tytułu)". Chcą wywołać synchronizację Kalendarz Google->enova365 należy pamiętać o ręcznym wybraniu czynności Pobierz z Google wywołującej synchronizację informacji. Czynność ta może zostać zautomatyzowana poprzez dodatek Harmonogram zadań. Zadanie niezsynchronizowane Jeśli nie będzie możliwa automatyczna synchronizacja zadań pomiędzy Kalendarzem Google a enova365 w takim zadaniu nie będzie oznaczony parametr zsynchronizowane. Może się to zdarzyć w przypadku problemów z połączeniem internetowym lub wielokrotną edycją wydarzenia (jednocześnie od strony enova365 oraz Kalendarza Google). Takie zdarzenie należy zsynchronizować ręcznie. 105/149

106 Parametr zsynchronizowane W tym celu konieczne będzie użycie funkcji Synchronizuj dostępnej na formularzu Zadania. Czynność Synchronizuj Jeśli enova365 nie będzie w stanie określić czy zmiany powinny zostać naniesione w enova365 czy w Kalendarzu Google system za pomocą okna pośredniego poprosi nas o wskazanie gdzie nadpisać zadanie. Po wybraniu i zatwierdzeniu informacje na zadaniu zostaną ujednolicone w obu miejscach. Konfiguracja poczty CRM Definicje i konfiguracja CRM Konfigurowanie praw Klawisze skrótów 106/149

107 Ogólne Konfiguracja dostępna w Narzędzia->Opcje->CRM->Ogólne zawiera opcje związanie z dodatkami enova365 oraz dodatkowe ustawienia konfiguracyjne. Kategorie aktywności W tym miejscu wyświetlane są kategorie Aktywności dostępne w systemie. Do standardowej listy w tym miejscu można dodać nowe kategorie. Mają one zastosowanie np. do łatwiejszego podpinania wydruków. Aktywność można przypisać do kategorii na definicji w zakładce Opcje. Ustawienia i dodatki Zakładka składa się z pięciu sekcji: Widok zakładki Kategorie aktywności 1. Microsoft Outlook- zawiera pole wyboru definicji Zdarzenia dla wiadomości zaimportowanych z użyciem dodatku enova.outlook - Definicja zdarzenia dla importowanych maili; 2. Smsing - w tej sekcji można wskazać definicję Zdarzenia, które zostanie wygenerowane po wysłaniu smsa - Definicja zdarzenia dla smsingu; 3. Ogólne - sekcja zawiera parametry konfiguracyjne: Opiekun kontrahenta - zaznaczenie parametru powoduje pojawienie się na kartotece Kontrahenta zakładki Opiekun kontrahenta; Inicjuj opiekuna twórcą kartoteki kontrahenta - zaznaczenie parametru powoduje, że operator dodający kartotekę Kontrahenta zostanie automatycznie dopisany jako Opiekun kontrahenta; Widoczność nieaktywnych projektów w opisie analitycznym - odpowiada za możliwość dodawania opisów analitycznych do nieaktywnego Projektu. Działanie zostało szczegółowo opisane w dziale pytania Jak dodać opis analityczny do budżetu nieaktywnego projektu 4. Wizytówki - zawiera pole wyboru definicji Aktywności, która zostanie wygenerowana przy przekształceniu Wizytówki w Osobę kontaktową - Rodzaj zadania generowanego podczas przekształcania wizytówki; 5. Zasoby - sekcja pozwala z pośród dostępnych pól dostosować informację wyświetlaną w kalendarzu zasobów w polach Nazwa i Opis. 107/149

108 Widok zakładki Ustawienia i dodatki 108/149

109 Konfiguracja Poczty CRM U w a g a! Funkcjonalność odbierania wiadomości w programie enova365 ( tzn. obsługa protokołu IMAP) została dodana do modułu CRM w wersji 10.0 i jest dostępna dla obecnych i nowych klientów posiadających moduł CRM w wersji co najmniej złotej. Konfiguracje Konta pocztowego wykonuje się w zakładce Konta Pocztowe, która znajduje się w Narzędzia-> Opcje -> CRM -> Konta pocztowe. Zakładka Konto pocztowe dostępna z poziomu konfiguracji Na formularzu zakładki Konta Pocztowe można określić konta pocztowe połączone z enova365. Na liście Kont pocztowych można również sprawdzić, które z wcześniej zsynchronizowanych z enova365 Kont pocztowych zostało zablokowane co oznacza, że wiadomości nie będą z niego odbierane i wysyłane. Dodawanie nowego Konta pocztowego Aby dodać nowe Konto pocztowe można: skorzystać z przycisku Nowy (Konto pocztowe); użyć menu kontekstowego (prawy klawisz myszy, a następnie Nowy (Konto pocztowe)) skorzystać z klawisza [Insert], który wywoła pojawienie się okna nowego Konta pocztowego. 109/149

110 Formularz Nowego Konta pocztowego Formularz wprowadzania nowego konta pocztowego składa się z trzech zakładek: Zakładka Ogólne zawiera następujące pola: Nazwa użytkownika (adres ) w polu tym należy wpisać pełny adres dodawanego Konta pocztowego ( np. imię.nazwisko@xyz.pl); Nazwa nadawcy (widoczna w polu OD) - w polu tym można wpisać nazwę użytkownika Konta pocztowego wyświetlaną jako nazwa nadawcy; Login login do Konta pocztowego ( np. imię.nazwisko); Hasło hasło dostępu do wprowadzanego Konta pocztowego; Serwer poczty wychodzącej (SMTP) pełna nazwa serwera poczty SMTP - do pobrania u operatora Konta pocztowego (np. smtp.wp.pl, smtp.gmail.com, poczta.o2.pl); Serwer poczty przychodzącej (IMAP) - pełna nazwa serwera poczty IMAP - do pobrania u operatora Konta pocztowego (np. imap.wp.pl, imap.gmail.com, poczta.o2.pl); SSL/TLS protokoły zapewniają poufność i integralność transmisji danych, a także uwierzytelnienie serwera i klienta. TSL zabezpiecza protokoły warstwy najniższej w tym protokół IMAP, SSL służy do zabezpieczenia protokołu SMTP; Port: SMTP POP3 IMAP SSL * Testuj przycisk pozwalający na sprawdzenie poprawności wprowadzonych danych dotyczących Konta pocztowego i sprawności połączeń. Jeżeli Konto pocztowe zostanie poprawnie skonfigurowane i poprawnie przejdzie test połączenia pojawi się okno pośrednie z pozytywnym komunikatem. Komunikat informujący o pozytywnym skonfigurowaniu Konta pocztowego Nie ściągaj wiadomości starszych od pole daje możliwość wyboru daty, od której wiadomości będą zaciągane do enova365. Blokada konta pole służące do blokowania danego Konta pocztowego, po zaznaczeniu tego parametru, wiadomości nie będą wysyłane i odbierane z zablokowanego konta. Jednak wiadomości wcześniej pobrane będą nadal widoczne w bazie danych enova365 Zakładka Zaawansowane zawiera następujące pola: 110/149

111 Sekcja Połączenie Formularz zakładki "Zaawansowane" Konta pocztowego Czas oczekiwania na odpowiedź (s) - umożliwia ustawienie czasu oczekiwania na odpowiedz serwera pocztowego. Podczas długotrwałych operacji odbierania/wysyłania wiadomości , czasy odpowiedzi mogą osiągać znaczącą wartość co sprowadza się do braku możliwości pracy na programie. Celem parametru jest ułatwienie obsługi tego typu przypadków. Ignoruj ostrzeżenia SSL - zaznaczenie parametru umożliwia ignorowanie ostrzeżeń SSL dwóch typów SslPolicyErrors.RemoteCertificateChainErrors 'self-signed' oraz SslPolicyErrors.RemoteCertificateNameMismatch 'name mismatch'. Należy stosować wyłącznie na odpowiedzialność użytkownika. Sekcja Pobieranie Pobieraj załączniki po zaznaczeniu parametru do bazy danych enova365 zapisywane będą załączniki pochodzące z korespondencji , domyślnie opcja ta jest nieaktywna. Należy zwrócić uwagę, iż pobieranie i zapisywanie załączników w bazie danych enova365 może powodować szybki rozrost bazy danych co może wpłynąć na wydajność. Załącznikami można zarządzać w Narzędzia->Opcje->Systemowe->Asystent w sekcji Załączniki, m.in. można wskazać folder zewnętrzny do ich przechowywania, zablokować możliwość pobierania załączników w formacie wykonywalnym. Pobieraj tylko tekst po zaznaczeniu tej opcji, przy pobieraniu wiadomości z danego Konta pocztowego widoczny będzie tylko tekst danej korespondencji (bez grafik, linków, załączników). Ma to zabezpieczyć program przed pobieraniem treści niebezpiecznych, mogących wywołać szkodę w bazie danych enova365. Jeżeli checkbox zostanie zaznaczony w menu Czynności na Wiadomości pojawi się dodatkowa czynność Pobierz treść html, po użyciu której zostanie pobrana dodatkowa treść a. Zmieniaj znaki końca linii na format Html - parametr sterujące odczytywaniem znaków końca linii w tekstowych wiadomościach pobieranych do enova365 za pomocą tego konta pocztowego. Domyślnie przy tworzeniu nowego konta jest on zaznaczony. Uwaga: zaznaczenie opcji pobieraj tylko tekst jest nadrzędne w stosunku do tego parametru. U w a g a! Wiadomości pobrane do enova365 przed oznaczeniem parametru w konfiguracji (wersja 11.3) pozostaną zapisane w dotychczasowej formie. Interpretacja znaków końca linii dotyczy nowy wiadomości importowanych do enova365, W sekcji Synchronizacja Po usunięciu wiadomości w systemie usuwaj ją również z serwera - zaznaczenie parametru powoduje, że podczas usuwania wiadomości z enova365 zostaje ona również skasowana na serwerze pocztowym. Po oznaczeniu wiadomości w systemie o oznaczaj ja także na serwerze - zaznaczenie parametru powoduje synchronizację stanu (przeczytana, nie przeczytana). Pobrane do systemu wiadomości oznaczaj jako przeczytane na serwerze - zaznaczenie parametru powoduje, że pobrane do systemu wiadomości zostają oznaczone jako przeczytane na serwerze pocztowym. 111/149

112 U w a g a! W wersji 10.2 dodano możliwość zaciągania wiadomości z wybranego folderu. Foldery, z których pobierane będą wiadomości, należy wskazać na definicji Konta pocztowego. Dzięki tej funkcjonalności będzie można np. pobierać do enova365 tylko wybrane wiadomości . Dla wszystkich Kont pocztowych zdefiniowanych przed zmianą podczas konwersji dodawany jest domyślny folder Inbox. Trzecia zakładka Prawa danych daje możliwość określenia, który operator będzie miał: pełne prawo do korzystania z danego Konta pocztowego; prawo wyłącznie do poglądu Konta pocztowego - Operator nie będzie mógł odbierać i wysyłać wiadomości z danego Konta pocztowego; zakaz dostępu całkowicie ogranicza prawo dostępu danemu operatorowi do Konta pocztowego. Operator nie będzie widział wiadomości odebranych i wysłanych z danego Konta pocztowego, będzie ono dla niego niedostępne. Nadanie praw Operatorom do Konta pocztowego Konfiguracja konta pocztowego dla Operatora Konfiguracji Konta pocztowego w kontekście Operatora enova365 można dokonać w Narzędzia->Opcje ->Systemowe ->Operatorzy -> CRM. 112/149

113 Zakładka CRM na Operatorze enova365 Na tej zakładce administrator systemu może przyporządkować Konto pocztowe, które będzie domyślnym Kontem pocztowym danego Operatora. W sekcji tej istnieje również możliwość zdefiniowania podpisu oraz stopki danego operatora. Parametr Zastosuj do odpowiedzi powoduje, że przy odpowiedzi lub przekazaniu wiadomości zawsze będzie się podpowiadało wybrane konto, a nie konto, na które przyszła wiadomość. Drugi z parametrów Dodaj podpis, dostępny od wersji 12.0, pozwala na zastosowanie podpisu operatora nie tylko do nowych, ale i do przekazywanych wiadomości oraz odpowiedzi. Podpis zawsze będzie taki sam bez względu na to z jakiego Konta pocztowego będzie następowała wysyłka. 113/149

114 Konfiguracja synchronizacji z Kalendarzem Google U w a g a! Funkcjonalność synchronizacji aktywności operatora z Kalendarzem Google dostępna od wersji 12.0 programu. Konfiguracja funkcjonalności opiera się o trzy podstawowe elementy. Konfiguracja definicji Zadania Pierwszy z nich to definicja zadania CRM. Administrator określa, które definicje zadań CRM będą synchronizowane z Kalendarzem Google. Zaznaczając parametr na definicji Zadania w konfiguracji systemu (Narzędzia->Opcje->CRM->Definicje dokumentów->definicje zadań, zakładka Kalendarz Google) administrator określa, że aktywność zarejestrowana w enova365 za pomocą tej definicji zostanie zsynchronizowana z Kalendarzem Google Wykonującego określonego na Zadaniu (o ile konta są powiązane). Do synchronizacji może służyć wiele definicji. Konfiguracja definicji zadania Domyślna definicja Operatora Drugi parametr konfiguracyjny znajduje się w ustawieniach operatora (Narzędzia->Opcje->Systemowe-> Operatorzy). Na zakładce CRM na formularzu Operatora w sekcji Kalendarz Google znajduje się lista wszystkich aktywności, które mają zaznaczony parametr Synchronizuj na definicji. Na liście należy wskazać jedną definicję, które będzie służyła operatorowi do pobierania zadań z Kalendarza Google i zapisywania ich w enova /149

115 Powiązanie konta Operatora Ostatnią czynnością, która należy wykonać aby w pełni korzystać z funkcjonalności synchronizacji Kalendarza Google jest powiązanie operatora z jego kontem Google. Ta czynność jest dostępna dopiero po skonfigurowaniu wyżej opisanych elementów. Powiązania swojego konta enova365 z kontem Google dokonuje sam Operator. W menu Narzędzia znajduje się opcja Kalendarze Google->Powiąż konto operatora. Po jej użyciu pojawi się okno domyślnej przeglądarki internetowej gdzie należy wybrać konto Google, z którego kalendarzem chcemy się zsynchronizować, a następnie udzielić zgody na powiązanie konta z kalendarzem Google. Jeśli powiązanie zostanie wykonane prawidłowo w enova365 otrzymamy informujący nas o tym komunikat. Po powiązaniu konta w menu narzędzia, w zakładce Kalendarz Google pojawi się też możliwość usunięcia powiązania. W przypadku użycia opcji Usuń powiązanie enova365 odpowiednim komunikatem poprosi o potwierdzenie usunięcie powiązania operatora z kalendarzem Google. 115/149

116 U w a g a! Powiązania z kalendarzem Operator może dokonywać wielokrotnie, jednakże każde użycie czynności nadpisuje istniejące już powiązanie. Powiązanie konta tworzy w kalendarzach wskazanego konta Google nowy kalendarza enova365, do którego nastąpi eksport aktualnych zadań (określonych na dziś lub z przyszłą datą). Kolejne nowo wprowadzone zadania o synchronizowanych definicjach będą synchronizowane z tym kalendarzem, jak również dane wprowadzone do tego kalendarza będą synchronizowane z enova365. Użytkowanie synchronizowanych zadań opisane zostało w osobnym artykule. Wykorzystanie Harmonogramu zadań przy pracy z Kalendarzem Google Zapisywane w enova365 zostają natychmiast synchronizowane z powiązanym Kalendarzem Google. Wydarzenia tworzone w Kalendarzu zostają zsynchronizowane z enova365 po wybraniu odpowiedniej czynności. Aby zautomatyzować pobieranie informacji z Kalendarza Google można zastosować dodatek Harmonogram zadań. Dzięki niemu Operator nie będzie musiał używać każdorazowo funkcji Pobierz z Google. W konfiguracji programu Narzędzia->Opcje->Workflow->Harmonogram zadań->definicje zadań globalnych została dodana standardowa automatyczna czynność pobierania zadań Pobieranie wydarzeń Google. 116/149

117 Definicje i konfiguracja CRM Konfiguracja modułu CRM obejmuje tworzenie definicji: Kampanii, Projektów, Zadań, Zdarzeń, Teczek. Ponad to przedstawione zostanie deklarowanie cech dla wszystkich obiektów w module CRM oraz ogólna konfiguracja. Konfiguracja definicji CRM dostępna jest w Narzędzia-> Opcje-> CRM-> Definicje dokumentów. Definicje Kampanii Definicje Projektów Definicje Zadań Definicje Korespondencji Definicje Teczek Konfiguracja ogólna - cele kontaktów Definicje Kampanii W programie enova365 można utworzyć wiele definicji Kampanii np. odrębne definicje dla kampanii marketingowej, handlowej itp. Dla każdej definicji określane są: Definicja Kampanii Nazwa - określa nazwę definicji Kampanii; Symbol - skrócona nazwa definicji, służy między innymi do filtrowania danych na liście; Domyślna - oznaczenie tego parametru powoduje pokazywanie się definicji jako pierwszej (domyślnej) podczas dodawania nowego rekordu; Zablokowana - zaznaczenie tego parametru spowoduje zablokowanie definicji; Formularz użytkownika - zaznaczenie parametru spowoduje pokazanie się dodatkowej zakładki Użytkownika na definicji, gdzie Operator może samodzielnie zbudować wygląd formularza. Opis funkcjonalności znajduje się w dalszej części instrukcji Kontrola dat jeżeli wybrana zostanie inna wartość tego pola niż Brak, wówczas program sprawdza, czy czas trwania Projektów w Kampanii nie wykracza poza okres (datę rozpoczęcia i zakończenia) Kampanii. W zależności od ustawienia tego parametru (Ostrzegaj lub Zabraniaj) w wypadku przekroczenia dat zwracane jest ostrzeżenie lub program nie pozwala zapisać takiej Kampanii/Projektu. Kontrola stanu jeżeli wybrana zostanie inna wartość tego pola niż Brak, wówczas program sprawdza, czy w zamkniętej Kampanii znajdują się otwarte Projekty. W zależności od ustawienia parametru (Ostrzegaj lub Zabraniaj) w takim wypadku zgłaszane jest ostrzeżenie lub program nie 117/149

118 pozwala zamknąć takiej Kampanii/Projektu. Sposób numeracji - mechanizm pozwalający na budowanie indywidualnej sekwencji numerującej definicję. Lewa lista przedstawia pola, które mogą zostać wykorzystane do zbudowania sekwencji. Po zaznaczeniu odpowiedniego pola i przeniesieniu go za pomocą klawisza Dodaj pole zostanie uwzględnione w ciągu numerycznym. Niektóre z pól (np.: data.year) mogą przyjmować różne długości np.: 2011 dla długości 4 znaków lub 11 dla 2 znaków. Powyższymi ustawieniami steruje kontrolka Szerokość pola, gdzie można określić długość poszczególnych pól; Za pomocą przycisków Przenieś w górę, Przenieś w dół można określić kolejność występowania pól w ciągu numerycznym; Każda z definicji powinna zawierać symbol *, która odpowiada za automatyczną numerację kolejno dodanych zapisów. W lewym-dolnym rogu formatki widnieje sposób w jaki będzie widoczny numer w programie. Pole jest odświeżane dynamicznie. Formularz użytkownika Po zaznaczeniu parametru Formularz użytkownika na zakładce głównej definicji, udostępniona zostanie zakładka Użytkownika, która pozwala na przystosowanie widoku formularza do potrzeb użytkownika. Budowanie formularza użytkownika dla Kampanii Lewy górny róg okna zajmuje lista obiektów programu enova365 (zawierających informacje wyświetlane na formularzu). Dzięki zastosowaniu pola Filtr można przeszukiwać listę po szukanej nazwie. Po zaznaczeniu szukanego pola i wybraniu przycisku Dodaj pole obiekt zostanie przeniesiony na prawą listę, która stanowi zestawienie pól budujących formularz. Kolejnością dodanych pól można sterować za pomocą przycisków Do góry i W dół. Po zaznaczeniu parametru właściwości biznesowe pokazane zostaną wszystkie obiekty w ramach kontekstu wybranej definicji. Na podstawie wybranych pól (prawa lista) wizualizowany jest widok formularza użytkownika wyświetlany na dole okna (Sekcja Podgląd). Za pomocą pozostałych opcji użytkownik może sterować układem i właściwościami pól na formularzu: Tytuł - określa tytuł wyświetlanego pola. Domyślnie tytuł ma taką sama nazwę jak pole; Pole - nazwa obiektu występującego na formatce. Nie należy modyfikować tego pola; Szerokość opisu - stanowi odległość (w pikselach) pomiędzy tytułem a kontrolką; Szerokość pola - stanowi długość kontrolki (pola); Wysokość pola - stanowi wysokość kontrolki. Sterowanie wysokością pola możliwe jest tylko dla pól tekstowych typu notatki, cel, etc.; Opis w linii oddzielającej - pozwala na tworzenie sekcji w ramach formularza. Należy zaznaczyć pole nad którym ma znajdować się linia oddzielająca sekcję i wprowadzić jej nazwę; 118/149

119 Pole tylko do odczytu - zaznaczenie tego parametru spowoduje zablokowanie pola przed edycją; W jednej linii z poprzednim - pozwala na powiązanie pola z wierszem poprzedzającym zaznaczone pole. Po zapisaniu zmian nowa definicja będzie widoczna na liście Kampanii z ustalonym przez użytkownika wyglądem formularza. U w a g a! Na widoku formularza użytkownika powinno znajdować się pole wymagane Nazwa. Bez jego ustawienia przez Operatora nie będzie możliwe zapisanie Kampanii. Definicje projektów W programie enova365 można utworzyć wiele definicji Projektów. Dla każdej definicji określane są: Definicja projektu Nazwa - określa nazwę definicji Projektu; Symbol - skrócona nazwa definicji, służy między innymi do filtrowania danych na liście; Domyślna - oznaczenie tego parametru powoduje pokazywanie się definicji jako pierwszej (domyślnej) podczas dodawania nowego rekordu; Zablokowana - zaznaczenie tego parametru spowoduje zablokowanie definicji; Formularz użytkownika - zaznaczenie parametru spowoduje pokazanie się dodatkowej zakładki na definicji Użytkownika, gdzie operator może samodzielnie zbudować wygląd formularza. Opis funkcjonalności znajduje się w dalszej części dokumentacji. Nazwa zakładki użytkownika - pole uaktywnia się w przypadku wybrania opcji Formularz użytkownika, umożliwia zindywidualizowanie formularza projektu poprzez nadanie własnej nazwy pierwszej zakładki. U w a g a! Nazwa zakładki użytkownika nie może być taka sama jak inna istniejąca zakładka na formularzu danego projektu. 119/149

120 Kontrola dat jeżeli wybrana zostanie inna wartość tego pola niż Brak, wówczas program sprawdza, czy czas trwania Aktywności w Projekcie nie wykracza poza okres (datę rozpoczęcia i zakończenia) Projektu. W zależności od ustawienia parametru na Ostrzegaj lub Zabraniaj zgłaszane jest ostrzeżenie o przekroczeniu dat lub program nie pozwala zapisać takiego Projektu/Aktywności; Kontrola stanu jeżeli wybrana zostanie inna wartość tego pola niż Brak, wówczas program sprawdza, czy w zamkniętym Projekcie znajdują się otwarte Zadania/Zdarzenia. W zależności od ustawienia parametru na Ostrzegaj lub Zabraniaj zgłaszane jest ostrzeżenie lub program nie pozwala zapisać takiego Projektu; Sposób numeracji - mechanizm pozwalający na budowanie indywidualnej sekwencji numerującej definicję. Lewa lista przedstawia pola, które mogą zostać wykorzystane do zbudowania sekwencji. Po zaznaczeniu odpowiedniego pola i przeniesieniu go za pomocą klawisza Dodaj pole zostanie ono uwzględnione w ciągu numerycznym; Niektóre z pól (np.: data.year) mogą przyjmować różne długości np.: 2016 dla długości 4 znaków lub 16 dla 2 znaków. Powyższymi ustawieniami steruje kontrolka Szerokość pola, gdzie można określić długość poszczególnych pól; Za pomocą przycisków Przenieś w górę, Przenieś w dół można określić kolejność występowania pól w ciągu numerycznym; Każda z definicji powinna zawierać symbol *, która odpowiada za automatyczną numerację kolejno dodanych zapisów. W lewym dolnym rogu formatki widnieje sposób w jaki będzie widoczny numer w programie. Pole jest odświeżane dynamicznie. Zakładka Etapy definicji Projektu Jest to domyślna lista etapów Projektu. Podczas tworzenia nowego Projektu lista etapów z definicji będzie kopiowana do Projektu (w każdym Projekcie może być ona zmieniona). Etap Projektu zawiera: Liczbę porządkową określającą kolejność etapów; Nazwę; Realizację określającą procent realizacji Projektu na danym etapie. Zakładka Stany Jest to lista stanów Projektu. Każdy zdefiniowany stan Projektu zawiera: Liczbę porządkową określającą kolejność na liście wyboru; Nazwę; Pole Aktywny określa, czy Projekt w tym stanie jest otwarty (podlega zmianom). Zakładka Prawa danych Służy do określenia operatorów, którzy będą mieć dostęp do Projektów o wskazanej definicji. Każdemu operatorowi można przypisać pełne prawa, prawa tylko do odczytu lub ustawić zakaz do Projektów określonej definicji. Prawa te mogą być również określane na formularzu praw operatora. Zakładka Formularz użytkownika Po zaznaczeniu parametru Formularz użytkownika na zakładce głównej definicji, udostępniona zostanie zakładka Użytkownika, która pozwala na przystosowanie widoku formularza do potrzeb użytkownika. 120/149

121 Budowanie formularza użytkownika dla Projektu Lewy górny róg okna zajmuje lista obiektów programu enova365. Dzięki zastosowaniu pola Filtr można przeszukiwać listę po szukanej nazwie. Po zaznaczeniu szukanego pola i wybraniu przycisku Dodaj pole obiekt zostanie przeniesiony na prawą listę, która stanowi zestawienie pól budujących formularz. Po zaznaczeniu parametru właściwości biznesowe pokazane zostaną wszystkie obiekty w ramach kontekstu wybranej definicji. Na podstawie wybranych pól (prawa lista) wizualizowany jest widok formularza użytkownika na dole okna (Sekcja Podgląd). Za pomocą pozostałych opcji użytkownik może sterować układem pól na formularzu i tak: Tytuł - określa tytuł wyświetlanego pola. Domyślnie tytuł ma taką sama nazwę jak pole; Pole - nazwa obiektu występującego na formatce. Nie należy modyfikować tego pola; Szerokość opisu - stanowi odległość (w pikselach) pomiędzy tytułem a kontrolką; Szerokość pola - stanowi długość kontrolki (pola); Wysokość pola - stanowi wysokość kontrolki. Sterowanie wysokością pola możliwe jest tylko dla mól tekstowych typu notatki, cel, etc.; Opis w linii oddzielającej - pozwala na tworzenie oddzielonej sekcji w ramach formularza. Należy zaznaczyć pole nad którym ma znajdować się linia podziału i wprowadzić nazwę sekcji; Pole tylko do odczytu - zaznaczenie tego parametru spowoduje zablokowanie pola przed edycją; W jednej linii z poprzednim - pozwala na powiązanie pola z wierszem poprzedzającym zaznaczone pole. Po zapisaniu zmian nowa definicja będzie widoczna na liście Projektów z ustalonym przez użytkownika wyglądem formularza. U w a g a! Na widoku formularza użytkownika powinno znajdować się pole wymagane Nazwa. Bez jego uzupełnienia nie będzie możliwe zapisanie Projektu. Definicje Zadań i Zdarzeń 121/149

122 Zadania, Zdarzenia, a także Zlecenia serwisowe i Wypożyczenia z modułów Zlecenia serwisowe i Wypożyczenia definiuje się w analogiczny sposób. Zostanie on przedstawiony na przykładzie formularza definicji Zadania. Konfiguracji definicji dokonuje się w Narzędzia->Opcje->CRM->Definicje dokumentów->definicje zadań lub poprzez wygodne skróty klawiszowe CTRL+F9 (okno Opcji) i CTRL+L (definicjie Zadań). W tym miejscu można stworzyć nowe definicje lub edytować istniejące. Zakładka Ogólne W sekcji Ogólne możliwe do wypełnienia są pola: Formularz definicji zadania Standardowe użytkownik nie ma wpływu na wartość tego pola. Jeśli pole jest wypełnione oznacza to, że definicja została wprowadzona do systemu przez producenta i nie można jej usunąć; Nazwa nazwa definicji. Pole jest wymagane; Symbol symbol definicji, musi być unikalny. Pole jest wymagane; Drugi - oznacza alternatywny symbol definicji, pozwala na numerowanie w jednym ciągu dwóch definicji w ramach jednego symbolu podstawowego; Domyślna jeśli jest zaznaczona, kliknięcie przycisku [Nowy] na liście zadań wywoła formularz zadania dla tej definicji. Tylko jedna definicja może być domyślna; Algorytm - zaznaczenie pola powoduje udostępnienie zakładki Kod kalkulatora zadań pozwalającego modyfikować zachowanie definicji; Zablokowana zaznaczenie spowoduje brak możliwości dodania Zadania o tej definicji; Rodzaj formularza pole umożliwia wybranie jedną z 3 opcji: Pełny na formularzu Zadania dla wprowadzania podstawowych danych wyświetlane są dwie zakładki: Ogólne i Dodatkowe; Prosty na formularzu Zadania dla wprowadzania podstawowych danych wyświetlana jest jedna zakładka Ogólne. Dane o projekcie i planowanych przychodach i kosztach nie są dostępne; Użytkownika wygląd okna do wprowadzania zadania jest konfigurowany przez operatora. Na formularzu definicji Zadania pojawia się dodatkowa zakładka Użytkownika, na której określa się jakie pola mają być dostępne na formularzu Zadania; Nazwa zakładki użytkownika - pole uaktywnia się w przypadku wybrania opcji Formularz użytkownika, umożliwia zindywidualizowanie formularza projektu poprzez nadanie własnej nazwy pierwszej zakładki. U w a g a! Nazwa zakładki użytkownika nie może być taka sama jak inna istniejąca zakładka na formularzu danego projektu. 122/149

123 Definicja zadania generowanego przy zamknięciu jest to definicja innej Aktywności, która będzie automatycznie wygenerowana przy przestawianiu stanu Zadania na nieaktywny. Przykładowo, można w ten sposób wymusić, żeby dla każdego spotkania, po jego zakończeniu, program automatycznie proponował dodanie notatki. Wygenerowane Zadanie (Zdarzenie) jest umieszczane na liście Zadań powiązanych; Definicja zadania grupowego jeżeli dla Zadania zostanie określona definicja Zadania grupowego, wówczas Zadanie takie będzie posiadało zakładkę Uczestnicy i będzie na niej możliwe dodawanie innych operatorów wykonujących Zadanie. W takim wypadku dla każdego operatora wskazanego na liście uczestników zostanie utworzone Zadanie zgodnie z podaną definicją zadania grupowego (patrz Spotkania); Definicja dokumentu handlowego jeżeli zostanie określona, to na Zadaniu będzie dostępna funkcja Utwórz dokument handlowy pozwalająca na szybkie utworzenie dokumentu o podanej definicji U w a g a! Operator musi posiadać prawo do utworzenia dokumentu o podanej definicji, np. dostęp do licencji modułu Handel. Od wersji 11.1 w platynowym CRM wybrana definicja dokumentu handlowego może wskazywać dokument o niezerowej wartości, niegenerujący ruchu magazynowego, VATu i płatności, a taki dokument może zostać wygenerowany przez operatora nie posiadającego licencji modułu Handel. Magazyn - pozwala na określenie, którego magazynu będą dotyczyły tworzone dokumenty magazynowe/handlowe. Jest to pole wymagane w przypadku generowania dokumentów handlowych; Sekcja Numeracja Mechanizm pozwalający na budowanie indywidualnej sekwencji numerującej definicję. Lewa lista przedstawia pola, które mogą zostać wykorzystane do zbudowania sekwencji. Po zaznaczeniu odpowiedniego pola i przeniesieniu go za pomocą klawisza Dodaj pole zostanie uwzględnione w ciągu numerycznym. Niektóre z pól (np.: data.year) mogą przyjmować różne długości np.: 2011 dla długości 4 znaków lub 11 dla 2 znaków. Powyższymi ustawieniami steruje kontrolka Szerokość pola, gdzie można określić długość poszczególnych pól. Za pomocą przycisków Przenieś w górę, Przenieś w dół można określić kolejność występowania pól w ciągu numerycznym. Każda z definicji powinna zawierać symbol *, która odpowiada za automatyczną numerację kolejno dodanych zapisów. W lewym-dolnym rogu formatki widnieje sposób w jaki będzie widoczny numer w programie. Pole jest odświeżane dynamicznie. Zakładka Stan Służy do określania stanów Zadania. Każdy zdefiniowany stan zawiera: Liczbę porządkową określającą kolejność na liście wyboru; Nazwę; Pole Aktywny określa, czy Zadanie w tym stanie jest otwarte. Zakładka Priorytety Służy do określania priorytetów Zadania. Każdy zdefiniowany priorytet zawiera: Liczbę porządkową określającą kolejność na liście wyboru; Nazwę; Zablokowany - określa czy dana priorytet jest możliwy do wyboru na Zadaniu. Zakładka Opcje Sekcja Opcje zawiera pola: Kategorie - pozwala na przypisania definicji do określonej definicji. Kategorie definiowane są w Narzędzia -> Opcje-> CRM-> Ogólne-> Kategorie aktywności. Funkcjonalność służy do grupowania definicji w celu łatwiejszego przypinania wydruków; Rejestracja historii zmian przy każdej zmianie zadania tworzony jest zapis zadania przed zmianą wraz z informacją o operatorze dokonującym zmiany. Dzięki temu można śledzić pełną historię zmian wartości Zadania. Historia zmian jest dostępna na zakładce Historia na formularzu zadania widocznej po wybraniu tej opcji; Opis HTML zaznaczenie dodaje dodatkową zakładkę Opis na formularzu Zadania, której tekst może zawierać standardowe atrybuty graficzne (pogrubienie, kursywa itp.); Całodzienne przy dodawaniu Zadania zainicjalizowane zostaną pola Rozpoczęcie (0:00) i Zakończenie(23:59), a parametr Całodzienne zaznaczony; Inicjuj nazwę przy dodawaniu zadania w polu Nazwa pojawi się nazwa definicji Zadania; Definicja do importu maili określa czy dana definicja będzie służyć do importu maili z programu Outlook 2007/2010/2013 (pod warunkiem zainstalowania dodatku enova.outlook). Zaimportowane maile zostaną dodane w enova365, jako nowa pozycja na liście Zadań; Dostępny stoper - zaznaczenie parametru spowoduje dodanie stopera na definicji Zadania; Powiąż czas wykonania - zaznaczenie parametru spowoduje automatyczne sumowanie czasu stopera podczas otwarcia danej definicji; Automatyczny stoper - zaznaczenie parametru spowoduje automatyczne włączanie się stopera podczas otwierania formatki. Sekcja enovanet Sekcja pozwala na sterowanie dostępnością definicji dla użytkowników wersji przeglądarkowej enova365 oraz Pulpitu kontrahenta. Dostęp określa czy w przeglądarkowej wersji enova365 użytkownicy będą mieli dostęp do Zadań o tej definicji. Możliwe są 3 opcje: Brak całkowity zakaz dostępu, Podgląd - możliwość przeglądania Zadań, Edycja możliwość zmiany treści Zadań; Dodawanie określa czy w przeglądarkowej wersji enova365, będzie można dodać nowe Zadania o tej definicji; Widoczna w module - pozwala na określenie miejsca pojawienia się definicji w wersji Pulpitu. Sekcja Zasoby CRM: 123/149

124 Filtr typu zasobu - wskazuje, które typy zasobów będą możliwe do wybrania na Zadaniu; Kontrola czasu na zasobie - określa sposób kontroli czasu podczas dodawania zasobów: Zablokowany (Czerwony tekst na kalendarzu i liście) program uniemożliwi operatorowi zmianę okresu rezerwacji zasobu. Okres rezerwacji będzie ściśle powiązany z okresem zadania. Zmiana okresu rezerwacji zasobu możliwa wyłącznie za pomocą zmiany okresu zadania; Ostrzegaj (Zielony tekst na kalendarzu i liście) powoduje inicjowanie okresu rezerwacji zasobu datami z Aktywności. Pozwala na zmianę okresu rezerwacji, jednak program ostrzeże jeśli okres rezerwacji wykracza poza okres aktywności; Brak (Czarny tekst na kalendarzu i liście) oznacza, że czas rezerwacji zasobów może odbiegać od okresu Aktywności do której zasób jest podłączony. Sekcja Dokumenty CRM: Wartość - pole wyboru określające jakie wartości mają być brane podczas dodawania i sumowania dokumentów na formularzu Zadania. Sekcja Cechy: Pozwala na wprowadzenie oraz określenie sposobu ich zachowania podczas kopiowania Zadania Sekcja Zadanie dla roli: Rola - wybranie roli spowoduje automatyczne inicjowanie Zadania dla danej roli. Sekcja Wypożyczenia/Serwis: Ustawienia w tej sekcji dotyczą definicji Zleceń serwisowych i Wypożyczeń. Zakładka Mail" Pozwala na określenie zasad wysyłania poczty elektronicznej na podstawie Zadania. Posiada grupy parametrów: Wysyłaj pocztę do w tej grupie oznaczamy osoby, do których będzie wysyłana poczta Wykonującego poczta będzie wysyłana do operatora oznaczonego jako Wykonujący. Wymaga to wpisania na formularzu operatora na zakładce CRM adresu ; Prowadzącego poczta będzie wysyłana do operatora oznaczonego jako Prowadzący. Wymaga to wpisania na formularzu operatora na zakładce CRM adresu ; Kontrahenta poczta będzie wysyłana do kontrahenta. Wymaga to uzupełnienia na kartotece kontrahenta jego adresu . U w a g a! Od wersji 9.3 na definicji zdarzenia Korespondencja (KORESP) w polu kontrahenta ustawiono domyślnie wartość Do. Automatyczne powiadomienia o pozwala na określenie sytuacji, w których będzie automatycznie wysyłana poczta: Utworzeniu zostanie wysłany w przypadku utworzenia nowego zadania; Edycji zostanie wysłany za każdym razem, gdy zostanie zmodyfikowane zadanie; Zamknięciu zostanie wysłany w przypadku zmiany stanu zadania na nieaktywne (przy zamknięciu zadania). Okno potwierdzenia pozwala na określenie, czy podczas wysyłania wiadomości (poprzez Czynności -> Wyślij ) ma pokazywać się okno wiadomości. Zakładka konfiguracji wysyłki 124/149

125 W sekcji Wysyłaj pocztę do znajdują się dwa parametry: * Rodzaj adresu - pozwala na wybranie adresu z przypisanym do niego celem kontaktu, który będzie zawsze wykorzystywany przy wysyłce wiadomości z powiadomieniem. Od wersji 9.3 na definicji zdarzenia Korespondencji (KORESP) ustawiono domyślnie w tej sekcji adres ze zdefiniowanym celem jako korespondencja masowa. * Wysyłaj na adres - daje możliwość wyboru na jakie adresy będzie wysyłane dane powiadomienie. Jeżeli w polu tym będzie widniała opcja pierwszy to mail będzie wysyłany na pierwszy adres Kontrahenta przypisany do danego celu kontaktu. Jeśli zaś w polu tym będzie widniała opcja wszystkie informacja będzie wysyłana na wszystkie adresy z przypisanym (wybranym wcześniej) celem. Od wersji 9.3 na definicji zdarzenia Korespondencja (KORESP) domyślnie ustawiona w tym polu jest wartość pierwszy. Aby było możliwe wysyłanie poczty przez enova365 z poziomu Zadań, konieczne jest wprowadzenia danych serwera SMTP w Narzędzia->Opcje- >Systemowe->Asystent. Zakładka Prezentacja danych Zakładka służy do określenia sposobu prezentowania Zadania na liście wszystkich Zadań i Aktywności oraz kalendarzach. Możliwe do zdefiniowania jest kolorowanie Zadania na liście wszystkich Zadań oraz informacje, które mają być wyświetlane na kalendarzach. Zakładka prezentacji danych Aby dodać warunek kolorowania należy skorzystać z przycisku Nowy warunek i wypełnić pola warunku i wybranych kolorów czcionki i tła. Prezentacja Zadań na liście Zadań W sekcji Prezentacja danych w kalendarzu można wskazać tytuł i opis, które będą wyświetlać się na kalendarzu. 125/149

126 Prezentacja Zadań na kalendarzu Zakładka Użytkownika Po wybraniu rodzaju formularza Użytkownika na zakładce głównej definicji udostępniona zostanie zakładka Użytkownika, która pozwala na przystosowanie widoku formularza do potrzeb użytkownika. U w a g a! W wersji 9.3 dodano przycisk Układ domyślny dający możliwość dodania do widoku formularza wszystkich pól znajdujących się na prostym formularzu. 126/149

127 Przycisk Domyślny układ na zakładce użytkownik Lewy górny róg okna zajmuje lista obiektów programu enova365. Dzięki zastosowaniu pola Filtr można przeszukiwać listę po nazwie elementu. Po zaznaczeniu szukanego pola i wybraniu przycisku Dodaj pole obiekt zostanie przeniesiony na prawą listę, która stanowi zestawienie pól budujących formularz. Po zaznaczeniu parametru Właściwości biznesowe pokazane zostaną wszystkie obiekty w ramach kontekstu wybranej definicji. Na podstawie wybranych pól (prawa lista) wizualizowany jest widok formularza użytkownika na dole okna (Sekcja Podgląd). Za pomocą pozostałych opcji użytkownik może sterować układem pól na formularzu: Tytuł określa tytuł wyświetlanego pola. Domyślnie tytuł ma taką sama nazwę jak pole; Pole nazwa obiektu występującego na formatce. Nie należy modyfikować tego pola; Szerokość opisu stanowi odległość (w pikselach) pomiędzy tytułem a kontrolką; Szerokość pola stanowi długość kontrolki (pola); Wysokość pola stanowi wysokość kontrolki. Sterowanie wysokością pola możliwe jest tylko dla mól tekstowych typu notatki, cel etc.; Opis w linii oddzielającej pozwala na tworzenie sekcji w ramach formularza. Należy zaznaczyć pole, nad którym ma znajdować się sekcja i wprowadzić jej nazwę; Tylko odczyt zaznaczenie tego parametru spowoduje zablokowanie pola przed edycją; W jednej linii z poprzednim pozwala na powiązanie pola z wierszem poprzedzającym zaznaczone pole. Po zapisaniu zmian nowa definicja będzie widoczna na liście Zadań z ustalonym przez użytkownika wyglądem formularza. U w a g a! Na widoku formularza użytkownika powinno znajdować się pole wymagane Nazwa. Bez niej nie będzie możliwe zapisanie Zadania. Zakładka Prawa danych" Służy do określenia praw dostępu do zadań o wskazanej definicji dla operatorów systemu. Każdemu operatorowi można przypisać pełne prawa, prawa tylko do odczytu lub ustawić zakaz do Zadań o tej definicji. Prawa te mogą być również definiowane na formularzu praw operatora. Definicje Korespondencji 127/149

128 W przypadku Korespondencji seryjnej konfiguracja jest kilku etapowa i wymaga wprowadzenia danych w różnych miejscach. Wymagane jest skonfigurowanie definicji Korespondencji, definicji Zdarzenia reprezentującego korespondencję oraz, w przypadku korespondencji seryjnej - ustawień serwera pocztowego. Korespondencja seryjna konfiguracja serwera pocztowego Konfigurację serwera pocztowego W celu przygotowania korespondencji seryjnej należy skonfigurować ustawienia serwera pocztowego. Należy to wykonać w oknie Narzędzia->Opcje->Systemowe->Asystent wypełniając pola w sekcji Wysyłka maili. Konfiguracja serwera pocztowego W polach Nazwa użytkownika oraz Hasło należy wpisać dane konta na serwerze pocztowym, z którego generowana będzie wysyłka maili. Serwer SMTP to nazwa serwera pocztowego w sieci. Może to być serwer lokalnie zainstalowany w firmie bądź jeden z publicznych serwerów pocztowych. W pola Port oraz SSL, w zależności od konfiguracji serwera pocztowego, należy wpisać odpowiedni port, na którym pracuje usługa serwera oraz, jeśli serwer dostarcza takiej funkcjonalności, także szyfrowanie połączeń (SSL). Dane można uzyskać od administratora serwera. Parametr Wysyłaj maile z kont operatorów pozwala skonfigurować wysyłkę tak, by wiadomości wysyłane były z indywidualnego konta operatora, a nie z adresu głównego. Zaznaczenie tej opcji wymaga wypełnienia danych w Narzędzia->Opcje->Systemowe->Operatorzy->(wybrany operator)->crm-> sekcja Adres operatora. W przypadku gdy operator nie zgadza się na wprowadzenie hasła przez osobę wdrażającą system, istnieje możliwość ustawienia hasła dostępu do skrzynki pocztowej przez samego operatora. Warunkiem koniecznym jest zaznaczenie w Narzędzia->Opcje->Systemowe->Asystent opcji Wysyłaj maila z kont operatorów oraz wypełnienie danych serwera pocztowego i adresu w konfiguracji operatorze na zakładce CRM. Po spełnieniu powyższych warunków dany operator będzie mógł z poziomu enova365 wejść w Narzędzia->Konfiguracja konta pocztowego i ustawić hasło. 128/149

129 Konfiguracja konta pocztowego przez użytkownika Wprowadzenie hasła do serwera pocztowego przez użytkownika Konfiguracja definicji Zdarzenia Wiadomości seryjne w enova365 realizowane są jako grupa Zdarzeń zawierających informacje o adresacie Kontrahencie lub Osobie kontaktowej - oraz treści wiadomości. Aby przygotować odpowiednią definicję Zdarzenia należy przejść do wybranej definicji lub utworzyć nową w Narzędzia->Opcje- >CRM->Definicje dokumentów->definicje zdarzeń. Na zakładce Mail definicji Zdarzenia należy wskazać do kogo ma być wysyłana korespondencja. Dokładny opis pól zakładki znajduje się we wcześniejszej części dokumentacji. Przykładowo dla mailingu seryjnego najodpowiedniejszym będzie ustawienie pola Kontrahent na wartość UDW. Przykładowa konfiguracja Zdarzenia korespondencji 129/149

130 W przypadku gdy definicja stosowana będzie do wysyłania wiadomości elektronicznych, formularz pozwala także określić, czy przed wysyłką wiadomości , pojawi się okno zawierające adresy wszystkich adresatów oraz treść wysyłanej wiadomości. Okno pojawi się wyłącznie, gdy na definicji Korespondencji wybrano sposób wysyłki Grupowy. U w a g a! Jeżeli wysyłana wiadomość ma zawierać elementy formatowania tekstu lub załączniki osadzone konieczne również będzie zaznaczenie parametru Opis HTML na zakładce Opcje. Konfiguracja definicji Korespondencji Konfiguracji właściwej definicji korespondencji można dokonać w Narzędzia->Opcje->CRM->Definicje dokumentów->definicje korespondencji. Na formularzu definicji należy ustawić wartość pól: Definicja zdarzenia należy ustawić definicję skonfigurowaną do korespondencji; Stan zdarzenia po wysyłce - definiuje, który jaki stan przyjmą Zdarzenia po ukończeniu wysyłania wiadomości; Sposób wysyłki maila - pole określa czy treść wiadomości będzie identyczna dla wszystkich adresatów czy też każdy Kontrahent otrzyma treść zindywidualizowaną: Grupowe - treść wiadomości będzie identyczna dla wszystkich adresatów i pobierana z pola Opis na korespondencji; Indywidualne - treść wiadomości będzie zindywidualizowana dla adresatów, a wartość będzie pobierana z pola Opis na Zdarzeniu. Dodatkowo aktywuje się pole Czas opóźnienia, w którym można określić (w sekundach) czas opóźnienia wysyłki kolejnych wiadomości po kliknięciu wyślij wiadomość. Kontrola powtórzeń adresów - wybranie opcji Ostrzegaj lub Zabraniaj spowoduje, że w przypadku powtórnie wskazanego adresu (np. adresu na Kontrahencie i Osobie kontaktowej) zostanie wyświetlone ostrzeżenie lub wysyłka mailingu zostanie uniemożliwiona. Pole Załączniki determinuje sposób zachowania wysyłki załączników dołączonych w Asystencie. W przypadku wybrania Ze zdarzenia będą wysyłane załączniki dodane do Zdarzeń, natomiast w przypadku wybrania opcji Z korespondencji wysyłane będą załączniki dołączony do Korespondencji. W drugim przypadku wszyscy odbiorcy dostaną takie same załączniki. Sposób numeracji to mechanizm pozwalający na budowanie indywidualnej sekwencji numerującej definicję. Lewa lista przedstawia pola, które mogą zostać wykorzystane do zbudowania sekwencji. Po zaznaczeniu odpowiedniego pola i przeniesieniu go za pomocą klawisza Dodaj pole zostanie uwzględnione w ciągu numerycznym. Niektóre z pól (np.: data.year) mogą przyjmować różne długości np.: 2016 dla długości 4 znaków lub 16 dla 2 znaków. Powyższymi ustawieniami steruje przycisk Szerokość pola, gdzie można określić długość poszczególnych pól. Za pomocą przycisków Przenieś w górę, Przenieś w dół można określić kolejność występowania pól w ciągu numerycznym. Każda z definicji powinna zawierać symbol *, która odpowiada za automatyczną numerację kolejno dodanych zapisów. W lewym-dolnym rogu okna wyświetlany jest przykład numeru. Pole jest odświeżane dynamicznie. 130/149

131 Konfigurowanie definicji Korespondencji Zakładki Stan korespondencji i Prawa danych pozwalają na zdefiniowanie własnych stanów, które może przyjmować korespondencja oraz pozwalają na sterowanie dostępem operatorów do korespondencji o danej definicji. Definicje Teczek Dodanie nowej definicji Teczki odbywa się z poziomu Narzędzia->Opcje->CRM->Definicja dokumentów->definicje teczek. 131/149

132 Na zakładce Ogólne formularza definicji teczki można skonfigurować pola: Definicja Teczki Nazwa nazwa definicji; Symbol symbol definicji, musi być unikalny; Dostępność określa sposób zachowania definicji. W przypadku wybrania: Publiczna elementy dostępne są dla wszystkich operatorów, Prywatna elementy dostępne są wyłącznie dla określonych operatorów; Zablokowana zaznaczenie spowoduje brak możliwości dodania Teczek o tej definicji; Formularz użytkownika zaznaczenie parametru spowoduje pokazanie się dodatkowej zakładki Użytkownika, gdzie operator może samodzielnie zbudować wygląd formularza. Opis funkcjonalności znajduje się w następnym podrozdziale; Sposób numeracji mechanizm pozwalający na budowanie indywidualnej sekwencji numerującej definicję. Lewa lista przedstawia pola, które mogą zostać wykorzystane do zbudowania sekwencji. Po zaznaczeniu odpowiedniego pola i przeniesieniu go za pomocą klawisza Dodaj pole zostanie uwzględnione w ciągu numerycznym. Niektóre z pól (np.: data.year) mogą przyjmować różne długości np.: 2016 dla długości 4 znaków lub 16 dla 2 znaków. Powyższymi ustawieniami steruje kontrolka Szerokość pola, gdzie można określić długość poszczególnych pól. Za pomocą przycisków Przenieś w górę, Przenieś w dół można określić kolejność występowania pól w ciągu numerycznym. Każda z definicji powinna zawierać symbol *, która odpowiada za automatyczną numerację kolejno dodanych zapisów, W lewym dolnym rogu formatki widnieje sposób, w jaki będzie widoczny numer w programie. Pole jest odświeżane dynamicznie. Zakładka Stany pozwala na proste określenie stanów teczek wraz z ich aktywnością Zakładka Formularz użytkownika" Po zaznaczeniu parametru Formularz użytkownika na zakładce Ogólne udostępniona zostanie zakładka Użytkownika, która pozwala na przystosowanie widoku formularza do potrzeb użytkownika. Lewy górny róg okna zajmuje lista obiektów programu enova365. Dzięki zastosowaniu pola Filtr można przeszukiwać listę po szukanej nazwie. Po zaznaczeniu szukanego pola i wybraniu przycisku Dodaj pole obiekt zostanie przeniesiony na prawą listę, która stanowi zestawienie pól budujących formularz. Po zaznaczeniu parametru Właściwości biznesowe pokazane zostaną wszystkie obiekty w ramach kontekstu wybranej definicji. Na podstawie wybranych pól (prawa lista) wizualizowany jest widok formularza użytkownika w sekcji Podgląd. Za pomocą pozostałych opcji użytkownik może sterować układem pól na formatce i tak: Tytuł określa tytuł wyświetlanego pola. Domyślnie tytuł ma taką sama nazwę jak pole; Pole nazwa obiektu występującego na formularzu. Nie należy modyfikować tego pola; Szerokość opisu stanowi odległość (w pikselach) pomiędzy tytułem a kontrolką; Szerokość pola stanowi długość kontrolki (pola); Wysokość pola stanowi wysokość kontrolki. Sterowanie wysokością pola możliwe jest tylko dla mól tekstowych typu notatki, cel etc.; Opis w linii oddzielającej pozwala na tworzenie sekcji w ramach formularza. Należy zaznaczyć pole, nad którym ma znajdować się sekcja 132/149

133 i wprowadzić jej nazwę; Tylko odczyt zaznaczenie tego parametru spowoduje zablokowanie pola przed edycją; W jednej linii z poprzednim pozwala na powiązanie pola z wierszem poprzedzającym zaznaczone pole. Po zapisaniu zmian nowa definicja będzie widoczna na liście Teczek z ustalonym przez użytkownika wyglądem formularza. U w a g a! Na widoku formularza użytkownika powinno znajdować się pole wymagane Nazwa. Bez niej nie będzie możliwe zapisanie Teczki. Konfiguracja ogólna cele kontaktów Możliwość konfiguracji rodzajów kontaktów oraz celów kontaktów znaleźć można w Narzędzia->Opcje->Ogólne -> Rodzaje kontaktów. Definicje celów kontaktów W wersji programu 9.2. enova365 dodano możliwość przyporządkowania do kontaktu (np. adres , numer telefonu, faks) celu tego kontaktu (np. efaktura, korespondencja masowa itp.). Standardowo na liście celów widnieją trzy predefiniowane cele korespondencja masowa, efaktura oraz efakturacc. Przypisanie kontaktu do danego celu będzie wykorzystywane przede wszystkim w przypadku wysyłki korespondencji seryjnej oraz przy wysyłce efaktury. Dodanie własnych definicji celów następuje poprzez wpisanie celu w wiersz tabeli i przejście do kolejnego, niższego wiersza. Następnie należy zapisać i zamknąć okno, w którym miało miejsce definiowanie. Przykładowo: tworzona jest korespondencja seryjna informująca o promocji, maile tego gatunku powinny być wysyłane na jeden, zdefiniowany przez kontrahenta adres mailowy, do którego przypisany został cel promocja, a nie na wszystkie adresy przypisane do danego kontrahenta. W celu osiągnięcia takiego efektu należy stworzyć definicję Korespondencji, do której podpięte zostało Zdarzenie z uzupełnioną we właściwy sposób zakładkę Mail - w polu Rodzaj adresu należy wybrać wcześniej zdefiniowany cel promocja, który przypisany został również do jednego z adresów Kontrahentów. 133/149

134 Zakładka Mail na definicji Zdarzenia Wysyłka dla konkretnego Rodzaju adresu obsługiwane są w CRM -> Korespondencja -> Czynności -> Wysłanie masowej korespondencji oraz bezpośrednio z Zadania/Zdarzenia z menu Czynności -> Wysyłka . U w a g a! Po konwersji bazy danych do wersji 9.2 przypisany zostanie cel kontaktu korespondencja masowa do wszystkich domyślnych adresów , natomiast gdy zainstalowany jest dodatek invooclip do wszystkich domyślnych adresów przypisany zostanie cel efaktura. 134/149

135 Powiadomienia o zadaniach enova365 pozwala na wysyłanie poczty elektronicznej z poziomu Zadań, Zdarzeń, Wypożyczeń i Zleceń serwisowych. Dla poprawnego działania tej funkcjonalności konieczne jest właściwe skonfigurowanie definicji Zadań oraz danych serwera SMTP, tak jak to zostało opisane w rozdziale dotyczącym konfiguracji.do każdego rodzaju Zadania można również przypinać standardowe przypominacze, korzystając, w tym celu, z widoku asystenta enova365 lub zaznaczając odpowiednią opcję na formularzu Zadania. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w artykule poświeconym Zadaniom lub taskom. Automatyczne powiadomienia pocztą elektroniczną Program pozwala na wysyłanie automatycznych powiadomień o Zadaniach w następujących przypadkach: Przy utworzeniu Zadania zostanie wysłany w przypadku utworzenia nowego Zadania; Przy zmianie zostanie wysłany za każdym razem, gdy zostanie zmodyfikowane Zadanie; Przy zamknięciu zostanie wysłany w przypadku zmiany stanu Zadania na nieaktywne (przy zamknięciu Zadania); Poczta może zostać wysłana do następujących adresatów: Operatora oznaczonego jako Wykonujący zadanie; Operatora oznaczonego jako Prowadzący zadanie; Kontrahenta. Aby było możliwe wysłanie poczty, Operatorzy i Kontrahenci muszą mieć wprowadzone adresy . Adresaci oraz sytuacje, w których będzie wysyłana poczta są uzależnione od konfiguracji, np. dla definicji Zadań dostępnej w Narzędzia -> Opcje -> CRM -> Definicje dokumentów -> Definicje zadań -> Otworzyć definicję -> Zakładka Mail. Dokładny opis tworzenia definicji Zadań znajduje się w artykule dotyczącym konfiguracji. Treść wysyłanej wiadomości zawiera informacje organizacyjne (temat nazwa Zadania, prowadzący, rozpoczęcie, zakończenie, priorytet, stan) oraz treść pola Opis. Jeśli w konfiguracji Zadania zaznaczona jest opcja Opis HTML, wówczas przy wprowadzaniu zadania pole Opis znajduje się na osobnej zakładce i zawiera elementy umożliwiające graficzne formatowanie tekstu. 135/149

136 Konfigurowanie praw Prawa obiektowe Operatorów Na formularzu definicji Projektu/Zadania/Zdarzenia /Korespondencji można przypisać poszczególnym operatorom prawa do Projektów/Zadań/Zdarzeń/Korespondencji o określonej definicji. Wyróżniamy trzy typy praw: Pełne prawo do edycji - Operator będzie mógł tworzyć Projekty/Zadania/Zdarzenia/Korespondencje o takiej definicji, modyfikować je i usuwać,; Prawo do podglądu (tylko odczyt) - Operator będzie mógł przeglądać Projekty/Zadania/Zdarzenia/Korespondencje o takiej definicji, ale nie będzie ich mógł dodawać, modyfikować ani kasować; Zakaz dostępu - na listach Operator nie zobaczy Projektów/Zadań/Zdarzeń/Korespondencje o określonej definicji. Prawa do definicji Projektu Te same prawa do Projektów/Zadań/Zdarzeń/Korespondencji mogą zostać określone z poziomu formularza Operatora. W tym wypadku określamy dla wybranego operatora do jakich definicji Projektów/Zadań/Zdarzeń/Korespondencji posiada prawo. 136/149

137 Określenie praw dla Operatora Prawa powiązane z rolą Operatora W przypadku Zadań, Projektów i Kampanii istnieje drugi mechanizm określana praw. Jest on konfigurowany w uprawnieniach roli, w gałęziach Zadania->Zadania i zdarzenia CRM->Simple, Zadania->Projekt CRM->Simple, Zadania->Kampania CRM->Simple. Prawa do zarządzania kontrahentami znajdują się w gałęzi CRM->Kontrahent->Simple. W ogólności gałęzie CRM oraz Zadania zawierają prawa dotyczące obiektów związanych z CRM. Na przykładzie praw do Zadań i Zdarzeń w tym miejscu wyróżniamy prawa: Kasowanie zadań każdej roli można przypisać prawo (lub zakaz) do kasowania Zadań i Zdarzeń. Dzięki temu można tak skonfigurować program, że żadne, raz wpisane zadanie, nie zostanie usunięte z systemu może zostać najwyżej oznaczone jako nieaktywne; Dodawanie zadań - (od wersji 12.0) każdej roli można przypisać zakres praw dostępu do dodawania zadań. Operator z zabranym prawem nie może samodzielnie utworzyć dowolonego Zadania CRM Zadania innych operatorów każdej roli można przypisać zakres praw dostępu (pełne, tylko odczyt lub zakaz) do Zadań przypisanych innym operatorom; Zamykanie zadań prawo służące do zarządzania zamykaniem Zadań; Zasoby innych operatorów prawo służące do zarządzania Zasobami innych Operatorów (dostępne tylko w gałęzi Zadania->Zadania i zdarzenia CRM->Simple); Zmiana operatora prawo służące do zarządzania Operatorami na Zadaniach (prawo tylko dla Aktywności). 137/149

138 Organizacja praw na roli U w a g a! Należy przy tym pamiętać, że prawa Simple nakładają się z prawami do definicji. Zawsze obowiązuje bardziej restrykcyjne ograniczenie praw dostępu do elementu wynikające z tych dwóch. Przykładowo: Operator posiada prawa do odczytu dla Zadań o definicji SPO i zakaz do zadań innych operatorów. Oznacza to, że będzie mógł oglądać (tylko odczyt) Zadania SPO, dla których jest ustawiony jako prowadzący lub wykonujący, ale nie będzie widział Zadań innych Operatorów. 138/149

139 Klawisze skrótów Regułą ogólną nawigacji jest zgodność z mechanizmami zastosowanymi w MS Windows. Znaczkiem [Win] oznaczone zostały klawisze standardu Windows. Należy pamiętać ze nie wszystkie z wymienionych poniżej skrótów działają w interfejsie przeglądarkowym i dotykowym. F1 Pomoc [Win], F2 wejście do edycji danych na liście [Win], F3 wejście na belkę filtrów listy, to jest ta belka która znajduje się bezpośrednio nad listą. Kolejne naciśnięcie przechodzi na drzewo grup listy o ile jest widoczne, F4 otwarcie lookup'a, listy typu ComboBox, kalendarzyka, kalkulatorka, itp [Win], F5 odświeżanie danych (listy, formularza), wczytuje dane ponownie z bazy danych [Win], F6, F7 klawisze do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne, F8 klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne (najczęściej podsumowanie zaznaczonych elementów listy), F9 klawisz do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne (najczęściej zatwierdzanie i zamykanie dokumentu), F10 przejście do menu okna [Win], F11, F12 klawisze do częstej funkcji okna, wykorzystanie dowolne, Shift+F3 wejście na drzewo grup listy znajdujące się po lewej stronie listy. Kolejne naciśnięcie przechodzi na belkę filtrów listy o ile jest widoczne, Shift+F4 otwarcie formularza z lookup'a, Shift+F8 podsumowanie wszystkich elementów listy, Shift+F10 otwarcie menu lokalnego kontrolki, Ctrl+F3 wyszukuje następną wartość na liście (kontynuacja <Ctrl+F>), Ctrl+F9 konfiguracja programu aktualnej firmy, Ctrl+Shift+F9 odświeżenie konfiguracji programu aktualnej firmy, Alt+F3 sortowanie listy zapisów wg aktualnej kolumny, Alt+F4 zamknięcie aktualnego okna, Ctrl+Space na formularzu to samo co <F4>; na liście zaznacza/odznacza aktualny zapis, Alt+ to samo co F4 [Win] lub dla kontrolki edycyjnej ze strzałkami góra/dół oznacza naciśnięcie strzałki w dół, Alt+ dla kontrolki edycyjnej ze strzałkami góra/dół oznacza naciśnięcie strzałki w górę, Enter na formularzu przechodzi do następnej kontrolki w ramach strony; na liście otwiera formularz dla zapisu lub akcja standardowa, Alt+Enter na liście w trybie edycji otwiera formularz dla zapisu lub akcja standardowa, Shift+Enter na formularzu przechodzi do poprzedniej kontrolki w ramach strony, Ctrl+Enter na liście aktualizacja aktualnego zapisu; na formularzu zapisuje i zamyka aktualny formularz lub w ogóle akceptuje dane znajdujące się w oknie, Ctrl+Shift+Enter alternatywny klawisz aktualizacji zapisu, szczególnie potrzebny na formularzach, Tab przechodzi do następnej kontrolki (bez względu na stronę) [Win], Shift+Tab przechodzi do poprzedniej kontrolki (bez względu na stronę) [Win], Ctrl+Tab przechodzi do następnej strony danych (zakładki) [Win], Ctrl+Shift+Tab przechodzi do poprzedniej strony danych (zakładki) [Win], Escape rezygnuje z aktualnej akcji; na formularzu w trakcie modyfikacji danych w kontrolce przywraca poprzednią wartość, jeżeli nie ma zmian danych, to zamyka okno ewentualnie ostrzegając o zmianach; zamyka/rezygnuje okna dialogowe [Win], Ins na liście dodaje nowy zapis do listy, Alt+Ins na liście w trybie edycji dodaje nowy zapis do listy przy pomocy formularza, Backspace w oknie głównym cofa się o jedną pozycję w "menu" w górę; na kontrolka edycyjnych kasuje znak przed kursorem [Win], Alt+Backspace w kontrolkach edycyjnych wycofuje zmiany [Win], Alt+ na głównym oknie wyświetla następną stronę [Win]; na formularzu wyświetla poprzedni zapis, Alt+ na głównym oknie wyświetla poprzednią stronę [Win]; na formularzu wyświetla następny zapis, Ctrl+Del na liście kasuje zaznaczony zapis danych lub na listach historycznych zaznaczoną aktualizację zapisu, Ctrl+Shift+Del na liście historycznej kasuje zaznaczony zapis ze wszystkimi aktualizacjami, Ctrl+PgUp przechodzi do poprzedniej strony danych (tj. Ctrl+Tab), Ctrl+PgDown przechodzi do następnej strony danych (tj. Ctrl+Shift+Tab), Ctrl+A na liście zaznacza wszystkie zapisy; na formularzu zaznacza cały tekst w kontrolce, Ctrl+C kopiuje zaznaczone dane do schowka, Ctrl+F otwiera okienko szukania po dowolnym tekście zapisów na liście, Ctrl+G na formularzu przechodzi do wskazanego zapisu, Ctrl+H na formularzu otwiera stronę z cechami, Ctrl+P uruchamia standardowy wydruk dla okna, Ctrl+S zapisuje aktualnie edytowane dane oraz odświeża dane z bazy, Ctrl+V wkleja dane znajdujące się w schowku do aktualnej kontrolki, Ctrl+X wycina zaznaczone dane do schowka, Ctrl+Z wycofuje zmiany w kontrolce, Ctrl+ otwiera kolejną zakładkę na formularzu. Pierwsza zakładka <Ctrl+1>, dziesiąta <Ctrl+0>, Ctrl+ klawisz skrótu wyświetlający odpowiednią stronę danych; na liście otwiera formularz na od razu na odpowiedniej stronie, Ctrl+Shift+F otwiera okienko filtrowania po dowolnym tekście zapisów na liście, Ctrl+Shift+H zamienia wartości na liście, Ctrl+Shift+S zapisuje aktualne dane i dodane nowy zapis bez zamykania formularza, Ctrl+Shift+P wyświetla listę wszystkich wydruków przypisanych do okna, Ctrl+Shift+ dodaje nowy zapis odpowiedniego typu, Alt+ aktywuje wyróżnioną funkcję (pozycja w menu, kontrolka na oknie), [+] lub [=] rozwija wskazany poziom drzewa, [-] lub [_] zwija wskazany poziom drzewa, []* rozwija jeden poziom drzewa dla wszystkich elementów na liście (drzewie). 139/149

140 Archiwizacja i odtwarzanie bazy danych System archiwizacji bazy danych jest maksymalnie uproszczony. Użytkownik ma do dyspozycji bardziej zaawansowane narzędzia służące do tego celu, będące częścią Windows lub SQL Server. Może także stosować któryś z wyspecjalizowanych, komercyjnych pakietów. Niezależnie od użytego systemu, jego istnienie i istnienie jego opisu jest obowiązkiem nakładanym na każdą firmę przez Ustawę o rachunkowości (Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości z późniejszymi zmianami Art ). Procedura archiwizacji bazy danych SQL Server korzysta z narzędzi wchodzących w skład pakietu SQL Server. Z tego względu: baza zapisywana jest w formacie kopii zapasowej pakietu SQL Server i nie jest pakowana. Zalecane jest nadane kopiom danych baz SQL rozszerzenia.bac. kopia wykonywana jest na komputerze, na którym znajduje się serwer SQL. Aby przenieść lub skopiować kopię bezpieczeństwa na lokalny dysk, użytkownik musi posiadać dostęp (uprawnienia) do katalogu serwera, na którym zostanie ona umieszczona (standardowo C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL\BACKUP). Procedurę archiwizacji wykonujemy z głównego menu wybierając Czynności/Archiwizuj bazę danych Archiwizuj bazę danych Po wpisaniu ścieżki gdzie zostanie zapisany plik z archiwum pojawia się komunikat Procedura odtwarzania bazy danych z archiwum wykonujemy z głównego menu wybierając Czynności/Odtwarzaj bazę danych z kopii W kolejnym oknie wybieramy ściężkę z której wskazujemy plik archiwum Odtwarzanie bazy danych 140/149

141 Odtwarzanie bazy danych Po wpisaniu ścieżki i poprawnym odtworzeniu archiwum pojawia się komunikat 141/149

142 Zbiory danych systemu enova365 Technologia System enova365 został napisany z wykorzystaniem narzędzi programistycznych Microsoft.NET oraz Microsoft Visual Studio.NET. Projekt został oparty o architekturę trójwarstwową składającą się z warstwy interfejsu użytkownika, logiki biznesowej i bazy danych. System enova365 może współpracować z relacyjną baza danych Microsoft SQL Server 2005, 2008, 2008R2, 2012, 2014 lub bazą MySQL Baza danych MSSQL lub MSDE jest to nowoczesna baza danych oparta o technologię SQL. Jej użycie zapewnia wysoką stabilność i bezpieczeństwo systemu oraz szybkość działania. Siłą takiego rozwiązania jest wydajność. Konstrukcja baz relacyjnych pozwala na przechowywanie i operowanie na ogromnych ilościach danych. Właściwości bazy SQL, takie jak prędkość komunikacji szczególnie korzystnie uwidaczniają się w rozwiązaniach sieciowych. Baza danych MSSQL jest bazą danych, w której wszystkie informacje, wzajemne zależności miedzy nimi oraz algorytmy wykonywanych na tych zbiorach działań i obliczeń przechowywane są w postaci zintegrowanych tabel. Zapewnienie ochrony systemu enova oraz informacji przechowywanych w bazie danych przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem, następuje poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych związanych z systemem operacyjnym komputera, na których zainstalowany jest system enova, czy tez zlokalizowana jest baza danych. Dodatkowo już na poziomie samego systemu istnieje funkcjonalność pozwalająca na zindywidualizowane dla każdego użytkownika zdefiniowanie i przypisanie praw dostępu do określonych informacji z bazy danych czy też określonych funkcji systemu. Zbiory danych Wykaz głównych modułów systemu Lp. Nazwa modułu Opis 1 Business Podstawowe tabele systemowe. Definicje cech, konfiguracja 2 Core Podstawowe tabele logiki biznesowej. Definicje i ewidencje dokumentów, definicje stawek VAT i akcyzy 3 CRM Moduł zarządzania kontrahentami, bankami i urzędami 4 Deklaracje Deklaracje podatkowe i ZUS 5 Ewidencja VAT Ewidencja VAT i akcyzy 6 Handel Moduł handlowy, definicje i obiekty handlowe 7 HR Zarządzanie zasobami ludzkimi (element Kadr i Płac) 8 Import Informacje dodatkowe dla ewidencji SAD 9 Kadry Informacje kadrowe o pracownikach (dana ewidencyjne i o zatrudnieniu) 10 Kalendarze Informacje o planowanym i wykonanym czasie pracy pracowników, absencje. 11 Kasa Moduł Ewidencja Środków Pieniężnych. Zarządzanie zobowiązaniami i należnościami, przelewami, raporty kasowe/wyciągi bankowe. 12 Księga Moduł księgowy. Okresy obrachunkowe, plan kont, schematy, dziennik, zestawienia, opis analityczny. 13 Magazyny Moduł gospodarki magazynowej. Definicje magazynów, obroty, zasoby. 14 Płace Zarządzanie wynagrodzeniami pracowników. Listy płac, wypłaty i ich elementy, zaliczki, zaniechania podatkowe. 15 Środki trwałe Ewidencja środków trwałych oraz wyposażenia. Środki trwałe, wyposażenie, operacje na środkach trwałych (otrzymanie, amortyzacja, przeszacowania, zmiana wartości i likwidacja), terminarz inwentarza. 16 Towary Definicje cen, jednostki, przeliczniki i kompletacja. 17 Waluty Waluty, tabele kursowe, kursy. 18 Windykacja Windykacja należności. Wykaz tabel składających się na poszczególne moduły Poniższe zestawienia przedstawiają tabele systemu składające się na poszczególne moduły. W tabelach tych przechowywane są informacje biznesowe, wzajemne zależności miedzy nimi oraz algorytmy wykonywanych na tych zbiorach działań i obliczeń. Business Lp. Nazwa zbioru Opis 1 FeatureDefs Definicje cech, zawierające informacje o zachowaniu cech rozszerzających dowolne obiekty systemu. 2 CfgNodes Węzły konfiguracji. Nazwa i relacja do węzła nadrzędnego. 3 CfgAttributes Wartości konfiguracji. Nazwa, wartość i relacja do węzła. 4 Operators Operatorzy, którzy mogą pracować na programie. 142/149

143 5 OperatorRoles Role (zbiory praw) przypisane poszczególnym operatorom. 6 Rights Prawa do poszczególnych danych przypisane operatorom i obiektom systemu. 7 Dictionary Słownik podpowiedzi tekstowych pojawiających się przy wielu polach danych na formularzach. 8 SystemInfos Różne informacje o bazie danych (numer wersji bazy, unikalny identyfikator, itd.). 9 ChangeInfos Lista operacji tworzenia i edycji danych z określeniem dnia, godziny i operatora. Core Lp. Nazwa zbioru Opis 1 Adresy Informacje o adresach kontrahentów, pracowników, banków i urzędów. Miejscowość, ulica, nr domu, lokalu itp. 2 DaneKontrahentow Kopia danych kontrahenta związanego z dokumentem w systemie. Nazwa, NIP i dane adresowe. 3 DefDokumentow Podstawowa tabela z definicjami dokumentów w systemie. Informacje o algorytmie numeracji dokumentów. 4 DokEwidencja Podstawowa tabela ewidencji dokumentów. Numer, numer dodatkowy, data zaewidencjonowania, dane o dokumencie źródłowym (numer, data, kontrahent). 5 CentraKosztow Słownik z centrami kosztów w systemie. Nazwa, kod. 6 PodzielKosztow Podzielnik kosztów związany ze źródłem. Nazwa. 7 HistPodzielnikow Zapisy historyczne podzielnika kosztów. Okres ważności, podzielnik. 8 ElemPodzielnikow Elementy podzielników kosztów. Zapis historyczny podzielnika, wartość. 9 DefStawekVat Definicje stawek VAT. Kod, stawka (status, procent, źródłowa), opis. 10 DefStawekAkcyzy Definicje stawek akcyzy. Kod, stawka (symbol, grupa, pozycja, procent), opis. 11 PozEwidZbiorczej Pozycje ewidencji zbiorczej. Relacja pomiędzy dokumentem stanowiącym pozycję ewidencji zbiorczej, a tą ewidencją. CRM Lp. Nazwa zbioru Opis 1 Banki Lista banków. Nazwa, kod, numer kierunkowy. 2 ZUSY Lista oddziałów ZUS. 3 UrzedySkarbowe Lista urzędów skarbowych. Nazwa, kod. 4 UrzedyCelne Lista urzędów celnych. Nazwa, kod. 5 Kontrahenci Lista kontrahentów. Nazwa, kod, warunki płatności. Deklaracje Lp. Nazwa zbioru Opis 1 Deklaracje Deklaracje ZUS, PIT, VAT i AKC. Data, typ i numer deklaracji. Wszystkie Ewidencja VAT Lp. Nazwa zbioru Opis 1 DefinicjePOVAT Definicje powstania obowiązku VAT oraz akcyzy. Kod, powstanie obowiązku (zasada, memoriałowe, kasowe, warunek, ilość dni warunku), opis. 2 NagEwidencjiVATT Nagłówki ewidencji VAT oraz akcyzy. Dane dokumentu (podmiot, numer, data, numer korygowanego dokumentu), netto, podatek, brutto, powstanie obowiązku VAT akcyzy. 3 EleEwidencjiVATT Elementy ewidencji VAT oraz akcyzy. Stawka VAT oraz akcyzy, netto, podatek, brutto, parametry zakupu. 4 NagRozliczenVATT Nagłówki rozliczeń VAT oraz akcyzy. Dane dokumentu (podmiot, numer, data, numer korygowanego dokumentu), netto, podatek, brutto, data rozliczenia. 5 EleRozliczenVATT Elementy rozliczeń VAT oraz akcyzy. Stawka VAT oraz akcyzy, netto, podatek, brutto, parametry zakupu, data rozliczenia. Handel LP. Nazwa zbioru Opis 1 DefDokHandlowych Definicje dokumentów handlowo-magazynowych opisujące zachowanie tych dokumnetów w systemie. 2 DokHandlowe Nagłówki dokumentów handlowo-magazynowych. 143/149

144 3 SumyVAT Sumy pozycji na dokumentach handlowo-magazynowych policzone wg stawek VAT. 4 PozycjeDokHan Pozycje dokumentów handlowo-magazynowych. 5 DefRelHandlowych Definicje relacji, powiązań pomiędzy dokumentami handlowo-magazynowych, opisujące właściwości powiązania. 6 RelacjeHandlowe Relacje, powiązania pomiędzy nagłówkami dokumentów handlowo-magazynowych. 7 PozRelHandlowej Relacje, powiązania pomiędzy pozycjami dokumentów handlowo-magazynowych. Zarządzanie zasobami ludzkimi Lp. Nazwa zbioru Opis 1 DefElemOcenPrac Definicje kryteriów oceny pracownika. Kategoria, nazwa, limit 2 WzoryOcenPrac Wzory ocen pracownika. Nazwa. 3 ElemWzorowOcPrac Elementy wzorów ocen pracownika. Relacja do definicji elementu oceny. 4 OcenyPracownikow Oceny pracowników. Pracownik, termin, data. 5 ElementyOcenPrac Elementy ocen pracowników. Ocena, data, definicja, wartość. 6 DefStanowisk Definicje stanowisk. Nazwa, zaszeregowanie. 7 Rekrutacje Rekrutacje na wybrane stanowisko. Pracownik, wydział, definicja stanowiska, data zgłoszenia i wycofania. 8 EtapyRekrutacji Etapy rekrutacji. Nazwa, data, termin, opis. 9 Wyszukania Algorytm wyszukania. Nazwa. 10 PozycjeWyszukan Pozycja algorytmu wyszukania pracownika. Wyszukanie, definicja elementu oceny, parametry oczekiwane Import Lp. Nazwa zbioru Opis 1 KwotySadow Kwoty sadów. Wartość faktury, koszty transportu zagranicznego, koszty ubezpieczeń, koszt opakowań wyrażone w walucie oraz PLN oraz cło, akcyza, VAT, opłata manipulacyjna, proforma. Kadry Lp. Nazwa zbioru Opis 1 DefPodstawStazu Definicje podstaw stażu pracy. Nazwa. 2 Wydzialy Lista wydziałów. nazwa, kod, wydział nadrzędny, ewidencje ŚP dla płatności wypłat. 3 GrupyZaszer Grupy zaszeregowania. Nazwa, stawka, zakres, wymiar etatu. 4 TytulyUbezpiecz4 Tytuły ubezpieczeń ZUS. Kod, nazwa, informacje dodatkowe dla algorytmów podatkowych i ZUS. 5 KursySzkolenia Kursy i szkolenia wykonywane przez pracowników. Pracownik, nazwa, data, termin, ocena, rozliczenie. 6 PodstawyStazow Informacja o wliczaniu informacji o historii zatrudnienia do wybranej podstawy stażu pracy. Zatrudnienie, definicja. 7 HistZatrudnien Historie zatrudnień pracowników w innych zakładach pracy. Pracownik, dane zakładu pracy, okres zatrudnienia, staż pracy. 8 InneDochody Inne dochody pracownika (z innych źródeł). Pracownik, miesiąc, kwota. 9 ZbiegiUbezpiecz Zbiegi tytułów ubezpieczeń pracowników. Pracownik, okres, społeczne, zdrowotne. 10 Pracownicy Lista pracowników. Kod, 11 Rodzina Lista członków rodziny pracowników. Nazwisko, imię, informacje dla deklaracji ZUS. 12 ProgiPodatkowe Indywidualne progi podatkowe pracownika. Zapis historyczny pracownika, próg, procent zaliczki podatku. 13 PracHistorie Historia danych kadrowych pracownika. Podstawowe informacje ewidencyjne i o zatrudnieniu. Pracownik, okres ważności, nazwisko, imię, PESEL, NIP, okres zatrudnienia, podleganie ubezpieczeniom. 14 PracHistorie2 Drugorzędne informacje ewidencyjne pracownika. Zapis historyczny pracownika, dokument, kontakt, informacje o służbie wojskowej itp. 15 KartyRCP Karty RCP pracownika. Pracownik, numer karty, okres ważności. 16 Umowy Umowy zawarte z pracownikiem. Pracownik, wydział, warunki umowy (kwota, okres, warunki ubezpieczenia). 17 Dodatki Dodatki do wynagrodzenia dla pracowników. Pracownik, członek rodziny (opcjonalny), nazwa. 18 DodHistorie Historia dodatku. Dodatek, okres ważności, podstawy naliczania. 19 ProgiAkordow Progi akordów. Akord (definicja akordu), próg, wartość. 20 DefinicjeAkordow Definicje akordów. Nazwa, opis algorytmu naliczania. 21 Akordy Akordy. Pracownik, definicja, okres. 144/149

145 22 AkordHistorie Historia akordu. Akord, okres ważności, opis algorytmu naliczania. 23 SwiadczeniaSoc Świadczenia socjalne pracowników. Pracownik, nazwa, data przyznania, rozliczenie. 24 NagrodyKary Nagrody i kary. Pracownik, nazwa, data przyznania, rozliczenie. 25 BadaniaLekarskie Badania lekarskie. Pracownik, nazwa, termin, data. 26 Schorzenia Schorzenia pracowników. Pracownik, nazwa, okres, typ, przyczyna, rodzaj, opis. 27 SzkoleniaBHP Szkolenia BHP pracowników. Pracownik, nazwa, termin, data. 28 DefFundPozycz Definicje funduszy pożyczkowych. Nazwa, symbol, definicja wpisowego, składki i wycofania wkładu. 29 FundPozyczkowe Przynależności pracowników do funduszy pożyczkowych. Pracownik, definicja funduszu, okres, wpisowe, wycofanie wkładu. 30 Pozyczki Pożyczki udzielone pracownikom w ramach funduszy pożyczkowych. Fundusz, data udzielenia, kwota. 31 HistoriePozyczek Historia warunków spłaty pożyczki. Pożyczka, okres ważności, informacje o oprocentowaniu, definicja elementu. 32 PracownicyIdx Tabela pomocnicza do optymalizacji wyświetlania list pracowników w zależności od wydziałów. 33 UmowyIdx Tabela pomocnicza do optymalizacji wyświetlania listy umów zleceń w zależności od wydziałów. Kalendarze Lp. Nazwa zbioru Opis 1 CzytnikiRCP Czytniki RCP. Nazwa, opis algorytmu importu zapisów z pliku. 2 DefinicjeLimitow Definicje limitów nieobecności. Nazwa, opis algorytmu wyliczania. 3 LimNieobecnosci Limity nieobecności pracownika. Pracownik, definicja, okres, limit. 4 DefinicjeStref Definicje stref dnia w kalendarzu. Nazwa, opis sposobu wliczania do czasu pracy. 5 StrefyDni Strefa dnia w kalendarzu. Dzień, definicja, czas pracy. 6 DefinicjeDni Definicja dnia. Nazwa, typ dnia, domyślny czas pracy. 7 StrefyKalandarza Strefa dnia w kalendarzu wzorcowym. Dzień kalendarza, definicja strefy, czas pracy. 8 DniKalendarza Dni kalendarza. Kalendarz, typ dnia, definicja dnia, data, czas pracy. 9 Kalendarze Kalendarze. Nazwa, algorytmy wyliczania czasu pracy, opcjonalna relacja do pracownika (dla kalendarzy wyjątków). 10 StrefyPracy Strefa rzeczywistego dnia pracy pracownika. Dzień pracy, definicja, czas pracy 11 WejsciaWyjscia Wejścia/wyjścia z pracy w obrębie dnia. Dzień pracy, typ we/wy, godzina. 12 DniPracy Rzeczywiste dni pracy pracowników. Pracownik, data, czas pracy. 13 ZestawieniaPracy Zestawienia rzeczywistego czasu pracy pracowników za okres. Pracownik, okres, ilość dni i czas pracy w okresie. 14 StrefyZestawien Strefy zestawień czasu pracy. Zbiorcze informacje o czasie pracy za okres. Zestawienie, definicja strefy, ilość dni pracy, czas pracy. 15 DefNieobecnosci Definicje nieobecności. Nazwa, algorytm naliczania i informacje o uwzględnianiu na zestawieniach i raportach. 16 Nieobecnosci Nieobecności pracowników. Pracownik, definicja, okres, nieobecność korygowana, informacje dla nieobecności ZUS i urlopów. 17 DniAkordow Lista wykonań akordów w poszczególnych dniach. Akord, data, ilość, czas pracy. 18 ZestawAkordow Zbiorcza informacja o wykonaniu akordu za okres. Akord, okres, ilość, czas pracy. Kasa i wyciągi bankowe Lp. Nazwa zbioru Opis 1 RachBankPodmiot Rachunki bankowe podmiotów. Podmiot, bank, numer rachunku. 2 FormyPlatnosci Definicje płatności. Ewidencja ŚP, sposób zapłaty, termin. 3 Przelewy Przelewy. Podmiot, ewidencja ŚP, dane dla przelewu. 4 PozycjePrzelewow Pozycje przelewów. Przelew, płatność (zobowiązanie), kwota. 5 Platnosci Płatności. Ewidencja ŚP, podmiot, dokument źródłowy, termin, kwota, opis. 6 EwidencjeSP Ewidencje ŚP (rachunki bankowe, kasy gotówkowe). Nazwa, kod, waluta, informacje o koncie (bank, numer). 7 RaportyESP Raporty EŚP/Wyciągi bankowe. Ewidencja ŚP, okres, saldo początkowe, saldo końcowe. 8 DokumentyKasowe Dokumenty kasowe (KP, KW). Podmiot, data i numer dokumentu. 9 Zaplaty Zapłaty. Dokument kasowy, raport kasowy, ewidencja ŚP, podmiot. Kwota, numer dokumentu, data dokumentu, opis. 10 RozliczeniaMW Rozliczenia magazynu walutowego. Tabela nie używana. 145/149

146 11 RozliczeniaSP 12 DokRozliczeniowe 13 PozDokRozlicz 14 RozrachunkiIdx Rozliczenia ŚP. Relacja z informacjami o rozliczeniach pomiędzy płatnościami i zapłatami. Dokument, zapłata, data, kwota płatności, kwota zapłaty. Dokumenty rozliczeniowe (potwierdzenia salda, wezwania do zapłaty, noty odsetkowe,...). Podmiot, data i numer dokumentu, opis. Pozycje dokumentów rozliczeniowych. Dokument, rozliczenie ŚP, data i termin zapłaty, procent odsetek, kwoty. Tabela umożliwiająca szybkie, wspólne, przeglądanie płatności i zapłat. Dokument, data, numer, kwota, data rozliczenia. Księgowość Lp. Nazwa zbioru Opis 1 OkresyObrach Okresy obrachunkowe. Symbol, okres, data zamknięcia, opis. 2 Dziennik Dziennik księgowy. Okres obrachunkowy, ewidencja, bufor, numer, data, opis, winien, ma. 3 ZapisyKsiegowe Zapisy księgowe. Dekret (pozycja w dzienniku), bufor, data, data podatkowa, numer, element księgowalny, konto, strona, kwota operacji, kwota zapisu, kurs, opis, parametry rozliczenia zapisu. 4 RozliczeniaKS Rozliczenia księgowe. Rozliczenie źródłowe, parametry różnicy kursowej, parametry rozliczenia po stronie winien oraz ma. 5 Konta Konta księgowe. Okres obrachunkowy, konto nadrzędne, symbol, nazwa, parametry konta, walutowość, bilans otwarcia. 6 PowiazaniaKont Powiązania kont księgowych. Konto, konto słownikowe, element słownika. 7 DefSlownikow Definicje słowników kont. Nazwa. 8 ElemDefSlownikow Elementy definicji słowników. Definicja oraz parametry do określenia segmentu konta i nazwy. 9 ObrotyKsiegowe Obroty księgowe. Konto, okres obrachunkowy, data, obroty w dniu, narastająco oraz salda. 10 SchematyKsiegowe Schematy księgowe. Nazwa, okres obrachunkowy, typ i definicja ewidencji, parametry schematu. 11 PozSchemKsiegT Pozycje schematu księgowego. Schemat, parametry pozycji. 12 OpisAnalityczny Opis analityczny. Ewidencja, źródło, symbol, wymiar, kwota, data, opis. 13 ZestawieniaKS Zestawienia księgowe. Symbol, nazwa, definicja numeracji. 14 KolumnyZestKS Kolumny zestawienia księgowego. Nazwa, definicja zakresu kolumny, wyrażenie. 15 PozycjeZestKS Pozycje zestawienia księgowego. Zestawienie, pozycja nadrzędna, symbol, opis, wyrażenie, sposób sumowania Magazyny Lp. Nazwa zbioru Opis 1 OkresyMag Okresy magazynowe będące okresami czasu, w których przechowywana jest pełna informacja o stanie magazynowym. 2 Magazyny Magazyny, na które może być przyjmowany lub rozchodowany towar. 3 Obroty Obroty towaru w magazynie łączące przychodowe partie towaru z rozchodami. 4 Zasoby Zasoby towaru w magazynie, partie towaru które aktualnie dostępne są na magazynie. Płace Lp. Nazwa zbioru Opis 1 DefListPlac Definicje list płac. Nazwa, symbol, algorytm numeracji, seria, wydział. 2 DefElementow Definicje elementów wynagrodzenia. Informacje o wyliczaniu podatków i składek, algorytm naliczania wartości i uwzględniania elementu w algorytmach rozliczania nieobecności. 3 ProgiStazuPracy Progi stażu pracy dla definicji elementów opartych o staż pracy. Definicja elementu, próg, wartość. 4 ListyPlac Listy płac. Data, numer, wydział, informacje o sposobie naliczania. 5 Wyplaty Wypłaty pracowników. Lista płac, pracownik, numer kolejny, data wartość. 6 WypElementy Elementy wypłaty. Wypłata, pracownik, źródło, definicja, wartość, podatki, składki. 7 WypSkladniki Składniki elementu wypłaty. Element, nieobecność, podstawy naliczenia wartości, wartość. 8 ZaniechPodatkowe Zaniechania podatkowe pracowników. Pracownik, kwota, data udzielenia. 9 PozycjePIT Pozycje PIT. Nazwa, informacja sposobie wliczania do deklaracji. 10 KodyRSA Kody RSA. Nazwa, informacja o sposobie wykazywania na deklaracji RSA. 11 Zaliczki Zaliczki udzielone pracownikom. Pracownik, data udzielenia, kwota, kwota spłacona. 146/149

147 Środki trwałe Lp. Nazwa zbioru Opis 1 KRST Klasyfikacja Rodzajowa Środków trwałych. Symbol, stawki amortyzacji, opis, symbole w innych klasyfikacjach. 2 MiejscaUzytk Miejsca użytkowania środków. Nazwa, opis. 3 TytulyDokST Tytułu dokumentów środków trwałych. Tytuł. 4 ZestawyST Zestawy środków trwałych. Nazwa, opis. 5 SrodkiTrwale Środki trwałe. Numer, nazwa, opis, dane pozyskania oraz zbycia, stan środka, bilans otwarcia. 6 SrodkiTrwaleHist Środki trwałe - dane historyczne. KRŚT, miejsce użytkowania, centrum kosztów, osoba odpowiedzialna, parametry amortyzacji, wycena, ilość. 7 DokumentyST Dokumenty środków trwałych. Numer, data, data operacji, tytuł, numer dokumentu dodatkowego. 8 ObrotyST Obroty środków trwałych. Kierunek, dokument, data, środek trwały, wartość bilansowa oraz podatkowa. 9 ParametryOdpisow Parametry odpisów amortyzacyjnych. Parametry bilansowe i podatkowe oraz metody dodatkowe odpisów. 10 EwidWyposazenia Ewidencja wyposażenia. Numer, nazwa, opis, dane pozyskania oraz zbycia. 11 EwidWyposazeniaH Ewidencja wyposażenia - dane historyczne. Ilość, wartość, miejsce użytkowania, centrum kosztów, osoba odpowiedzialna, wycena. 12 TerminarzInw Terminarz inwentarza. Inwentarz, nazwa terminu, data planowana, data realizacji, opis. Towary Lp. Nazwa zbioru Opis 1 Jednostki Lista jednostek miary. 2 Przeliczniki Przeliczniki pomiędzy jednostkami miar. 3 PrzelTow Przeliczniki pomiędzy jednostkami miar dla poszczególnych towarów. 4 Towary Towary, karty towarowe, które mogą wchodzić jako pozycje na dokumentach handlowo-magazynowych. 5 ElemKompletow Elementy kompletacji opisujące składniki (części) z jakich składa się produkt. 6 DefinicjeCen Definicja ceny opisująca sposób wyliczania danej ceny w systemie. 7 Ceny Cena towaru zawierająca informacje o kwocie ceny netto i brutto dla odpowiedniej jednostki. Waluty LP. Nazwa zbioru Opis 1 Waluty Waluty zdefiniowane w systemie. Nazwa, symbol, informacja o kursie do EUR. 2 TabeleKursowe Tabele kursowe. Nazwa. 3 KursyWalut Historia zmian kursów walut. Tabela, waluta, data, kurs, krotność. Windykacja LP. Nazwa zbioru Opis 1 StanyWindykacji Stany windykacji płatności i zapłat. Nazwa, numer, termin. 2 Windykacje Historia windykacji płatności. Stan, płatność, data i termin. Aktualną strukturę bazy danych można pobrać w postaci załączonego pliku pdf. Dodatkowo taką strukturę można wygenerować samemu. Aby to zrobić należy załączony wydruk podpiąć w dowolnym miejscu na jakiejś liście w enova365 i uruchomić wydruk wybierając opcję Przygotuj wydruk dla: Edytor Microsoft Word. 147/149

148 148/149

149 last-page Pomoc techniczna , techniczne@enova.pl Pomoc Kadry Płace , place@enova.pl Pomoc Księgowość , ksiegowosc@enova.pl Pomoc Handel , handel@enova.pl Pomoc CRM , crm@enova.pl Pomoc Workflow & DMS , workflow@enova.pl Pomoc BI , BI@enova.pl

150 Soneta Sp.z o.o. ul. Wadowicka 8A, Kraków, tel ,