Management Information Systems Systemy wspierające zarządzanie dokumentami, zarządzenie wiedzą i zarządzanie procesami

Transkrypt

1 Management Information Systems Systemy wspierające zarządzanie dokumentami, zarządzenie wiedzą i zarządzanie procesami

2 SPIS TREŚCI 1. Opis ogólny systemu Architektura systemu Rejestracja zmian Uprawnienia Podstawy posługiwania się systemem Uruchamianie systemu Wyszukiwanie i wyświetlanie danych Zestawienia Bezpieczeństwo Konwencje przy wprowadzaniu danych Raporty Zakończenie pracy Opis wprowadzania danych...7 Konkurs...7 Ogłoszenie...7 Spotkanie...8 Oferta...8 Umowa...8 Aneks...10 Faktura...10 Kontrola wykonania...11 Plan finansowy...11 Sprawozdanie...11 Firma

3 1. OPIS OGÓLNY SYSTEMU System obejmuje rejestrację i kontrolę danych związanych z prowadzeniem bazy informacyjnej przedsięwzięć ich monitorowania i rozliczania. System poprzez kontrolę uprawnień zapewnia ograniczenie dostępu do informacji oraz do wykonywania funkcji. System nie gromadzi danych osobowych ARCHITEKTURA SYSTEMU PoniŜszy rysunek przedstawia architekturę systemu Motor bazy danych - InterBase ODBC Aplikacja - ASP Serwer www Przeglądarka klient 1 Przeglądarka klient 2... Przeglądarka klient REJESTRACJA ZMIAN W systemie prowadzona jest stała rejestracja zmian dokonywanych w bazie danych przez uŝytkowników, w tzw. logu systemu. Log ten dostępny jest wyłącznie do odczytu przez administratora. Ponadto, co miesiąc sporządzane jest zestawienie zmian w danych objętych sprawozdawczością UPRAWNIENIA Dostęp do danych zarejestrowanych w systemie oraz jego funkcjonalności zaleŝy od pełnionej przez uŝytkownika roli, czyli przynaleŝności do grupy uŝytkowników oraz województwa, do którego uŝytkownik się zalogował. 3

4 2. PODSTAWY POSŁUGIWANIA SIĘ SYSTEMEM 2.1. URUCHAMIANIE SYSTEMU Po uruchomieniu przeglądarki (zalecane Internet Explorer 5.0 lub nowsza) naleŝy wpisać adres Pojawi się okno do logowania. NaleŜy wpisać swój identyfikator oraz hasło, oraz wybrać odpowiednie województwo. Po poprawnym zalogowaniu do systemu otwiera się okno aplikacji. W górnej części ekranu znajdują się informacje porządkowe. W części centralnej wyświetlane są aktualne komunikaty. Z lewej strony są udostępnione przyciski menu. System jest gotowy do rozpoczęcia pracy WYSZUKIWANIE I WYŚWIETLANIE DANYCH System zapewnia moŝliwość przeglądania zawartości bazy danych w formie zestawień oraz wyszukiwania informacji. Przy wyszukiwaniu danych obowiązuje reguła, iŝ jeśli nie zostaną podane dodatkowe warunki selekcji, to wyświetlana jest w formie zestawienia, pełna lista wybranych obiektów wraz z podstawowymi danymi. Przy wypełnianiu wzorca wyszukiwania znak * zastępuje dowolny ciąg znaków, tzn. A* oznacza dowolną nazwę zaczynającą się literą A. System umoŝliwia wyszukiwanie: Konkursów (po nazwie lub fragmencie nazwy, po numerze konkursu, po wykonawcy, po dacie rozpoczęcia konkursu, po kategorii usługi, po stanie) Ofert (po numerze konkursu, po wykonawcy, po dacie składania ofert, po numerze umowy, po ocenie łącznej) Umów (po nazwie lub fragmencie nazwy umowy, po numerze umowy, po nadanym numerze, po konkurscie, po wykonawcy, po dacie rozpoczęcia, po kategorii usług, po stanie, po metodzie postępowania) Aneksów (po numerze umowy, po konkurscie, po kategorii usługi) Faktur (po numerze dokumentu, po numerze konkursu, po numerze umowy, po dacie wystawienia, po wykonawcy, po kategorii usługi) Sprawozdań (po wykonawcy, po numerze umowy, po dacie sprawozdania, po rodzaju sprawozdania) Przeprowadzonych kontroli (po wykonawcy, po numerze umowy, po dacie kontroli) Wykonawców (po nazwie lub fragmencie nazwy, po numerze NIP, po konkurscie, po numerze umowy, po miejscowości, po kategorii usługi, po województwie). 4

5 2.3. ZESTAWIENIA Dane zarejestrowane w systemie prezentowane są uŝytkownikowi w formie zestawień czyli listy obiektów wraz z podstawowymi danymi. PoniŜsza tabela przedstawia dostępne zestawienia. Nazwa zestawienia Prezentowane dane Konkursy/przetargi Numer konkursu Nazwa konkursu BudŜet Stan Oferty Oferty dla konkursu... Umowy Umowy dla konkursu... Aneksy Aneksy dla umowy... Faktury Faktury dla umowy... Sprawozdania Sprawozdania dla umowy... Kontrole Kontrole dla umowy... Numer oferty Nazwa wykonawcy Rodzaj usługi Numer umowy Nazwa umowy Nazwa Wykonawcy Data aneksu Numer dokumentu Data sprawozdania Data kontroli Numer umowy Data wystawienia Numer umowy Ocena Kwota brutto Nazwa wykonawcy Firmy Nazwa NIP Miejscowość Stan 2.4. BEZPIECZEŃSTWO KaŜdy uŝytkownik systemu ma swój identyfikator i hasło, dzięki czemu jest natychmiast rozpoznawany przez system i moŝe wykonywać te działania, do których jest uprawniony oraz ma dostęp do tych informacji, do których jest uprawniony KONWENCJE PRZY WPROWADZANIU DANYCH KOLORY Przy wyświetlaniu pól w formatkach do wprowadzania danych wprowadzono następujące zasady: Pola obligatoryjne, obowiązkowe do wypełnienia, są w kolorze Ŝółtym. Pola opcjonalne, nie obowiązkowe do wypełnienia, są w kolorze białym. Pola tylko do odczytu, wypełniane przez system lub nie do edycji, są w kolorze szarym. WARTOŚCI DOMYŚLNE Przy otwieraniu nowej formatki do wprowadzania danych, wartości określone jako domyślne są wypełniane przez system pewnymi wartościami, które uŝytkownik moŝe zmieniać. JeŜeli jakaś wartość określana jest jako domyślna, to jest ona wyświetlona i pole ma jej wartość. IKONY I PRZYCISKI 5

6 Ikona umieszczona z prawej strony pola oznacza konieczność wyboru pozycji ze słownika. Po jej naciśnięciu wyświetlana jest lista, z której naleŝy wybrać określoną wartość. Ikona umieszczona z prawej strony pól do wprowadzania daty oznacza podpowiedź daty. Po jej naciśnięciu wyświetlane jest okno kalendarza, w którym moŝna wybrać właściwą datę. Przycisk Szczegóły umieszczony na formatce umoŝliwia obejrzenie w nowym oknie pełnych danych obiektu związanego z aktualnie zmienianym. Na przykład na formatce Umowa, umieszczony obok pola z numerem NIP wykonawcy umoŝliwia obejrzenie wszystkich danych wykonawcy. Po jego naciśnięciu wyświetlane jest okno, w którym moŝna przejrzeć dane wykonawcy. Przycisk Wybierz umieszczony na formatce słuŝy do wybierania obiektów związanych z aktualnie zmienianym. Po naciśnięciu przycisku otwierane jest okno do wyszukiwania, w którym moŝna ustawić warunki selekcji, wyszukać związany obiekt, a następnie wskazać go na liście (klikając na ikonę ). Na przykład na formatce Oferty przycisk umieszczony jest obok pola wykonawcy i umoŝliwia wybór właściwego wykonawcy dla danej oferty z listy zarejestrowanych wcześniej wykonawców. SEKCJE Dane w formularzach zostały logicznie podzielone na grupy, inaczej zwane sekcjami. Nazwy sekcji są wyświetlane na ciemnym tle. Niektóre sekcje przy wyświetlaniu formatek są zwinięte, co zaznaczone jest znakiem. Jego naciśnięcie powoduje rozwinięcie sekcji i wyświetlenie zawartych w niej danych. Ponowne zwinięcie sekcji następuje po naciśnięciu znaku RAPORTY System umoŝliwia tworzenie raportów 2.7. ZAKOŃCZENIE PRACY Aby zakończyć pracę z systemem naleŝy przycisnąć przycisk Zakończ z menu w lewej części ekranu. Następuje wylogowanie uŝytkownika z systemu i w oknie przeglądarki pojawia się okienko do ponownego logowania do. 6

7 3. OPIS WPROWADZANIA DANYCH K O N K U R S D a n e p o d s t a w o w e Konkurs Opis konkursu Data rozpoczęcia Data zakończenia BudŜet Waluta budŝetu Stan konkursu Domyślnie nazwa kategorii usługi; Szczegółowy opis konkursu; (długi) Data rozpoczęcia konkursu; Domyślnie data bieŝąca Data zakończenia konkursu wpisywana automatycznie przez system po zakończeniu ostatniej umowy Skrót nazwy waluty. Domyślnie PLN. W tej walucie prezentowany jest budŝet konkursu; Wartość ze słownika walut; Wartość nadawana automatycznie przez system. Jedna z wartości: - W kontraktacji (po zarejestrowaniu konkursu) - W toku (po wpisaniu Daty zakończenia zawierania umów) - Zakończony (po zakończeniu ostatniej umowy w konkurscie) Zakres zadań Planowana data rozpoczęcia wydawania specyfikacji Data rozpoczęcia wydawania specyfikacji Liczba wydanych specyfikacji Termin składania ofert P o s t ę p o w a n i e k o n k u r s o w e Opis co jest podstawą przeprowadzenia konkursu. Domyślnie Dokumentacja konkursowa zatwierdzona przez Dyrektora WUP z dnia ; Planowana data rozpoczęcia wydawania specyfikacji istotnych warunków zamówienia potencjalnym oferentom; Domyślnie data bieŝąca Rzeczywista data rozpoczęcia wydawania specyfikacji istotnych warunków zamówienia Liczba wydanych specyfikacji istotnych warunków zamówienia; Liczba całkowita Wyznaczony termin składania ofert; Data i godzina Planowana data otwarcia ofert Data planowanego otwarcia ofert; Data i godzina Data otwarcia ofert Liczba złoŝonych ofert Data zakończenia zawierania umów Rzeczywista data otwarcia ofert. Gdy data ta jest wypełniona, nie moŝna rejestrować dla konkursu nowych ofert; Data i godzina Liczba otrzymanych ofert; Liczba całkowita Wyznaczona data zakończenia zawierania umów. Po jej upływie stan konkursu automatycznie zmienia się na w toku i nie ma moŝliwości dodania nowej umowy O G Ł O S Z E N I E WUP Kategoria usługi Rodzaj miejsca ogłoszenia Słownik Kategoria usług MoŜliwość wyboru (gazeta lokalna, gazeta krajowa, gazeta regionalna, strona www) 7

8 Nazwa i numer gazety / strona WWW Data ogłoszenia Data S P O T K A N I E Konkurs Data spotkania Miejsce spotkania Liczba uczestników spotkania Numer konkursu nadany przez system Data spotkania Miejsce spotkania z potencjalnymi oferentami; Liczba uczestników spotkania O F E R T A D a n e p o d s t a w o w e NIP oferenta Konkurs Data i godzina złoŝenia oferty Przedmiot oferty Koszt usługi Ocena łączna Data oceny Komisja oceniająca Dopuszczona do negocjacji Data rozpoczęcia negocjacji Numer NIP firmy, która złoŝyła daną ofertę Numer konkursu nadany przez system Data i godzina złoŝenia tej oferty Przedmiot oferty; (długi) Koszt usługi zaproponowany w ofercie; Liczba + O c e n a Ocena łączna, jaką uzyskała oferta; Liczba Data zebrania komisji oceniającej pozwalający ustalić w innych dokumentach skład komisji oceniającej Czy oferta została dopuszczona do negocjacji. Jedna z wartości: Tak/Nie Data rozpoczęcia negocjacji z oferentem U M O W A D a n e p o d s t a w o w e Numer umowy Numer umowy nadany przez Instytucję Umowa dla oferty numer Opis przedmiotu umowy Numer umowy nadawany automatycznie przez system. Składa się z numeru konkursu łamanego przez kolejny numer umowy dotyczący tego konkursu (np. B /01) Numer umowy, jakim posługuje się instytucja Numer oferty, do której została zawarta dana umowa Nazwa umowy polska; W y k o n a w c a 8

9 NIP Numer NIP wykonawcy, z którym została zawarta dana umowa K o n k u r s NaleŜy do konkursu Rodzaj usługi Numer konkursu w ramach, którego zawarta została dana umowa Rodzaj usługi w ramach kategorii usługi. Określone na podstawie oferty D a n e u m o w y Planowana data zatwierdzenia umowy Faktyczna data zatwierdzenia umowy Planowana data podpisania umowy Data podpisania umowy Przewidywana data zakończenia Koszt umowy Waluta Kurs waluty Pozycja budŝetu Wartość Planowana data zatwierdzenia umowy Faktyczna data zatwierdzenia umowy Data ta staje się wymagana przed wpisaniem faktycznej daty podpisania umowy Planowana data podpisania umowy Faktyczna data podpisania umowy. Po jej upływie stan umowy zmienia się automatycznie na w realizacji Przewidywana data zakończenia (z umowy). JeŜeli data ta została zmieniona aneksem, przy polu pojawi się dodatkowo napis *Aneks Całkowity koszt umowy w walucie umowy (z umowy). JeŜeli kwota ta została zmieniona aneksem, przy polu pojawi się dodatkowo napis *Aneks; Liczba Waluta umowy. Skrót nazwy waluty. Domyślnie PLN. Wartość ze słownika walut; JeŜeli waluta umowy jest inna niŝ PLN naleŝy podać kurs waluty z dnia podpisania umowy + P l a n o w a n y b u d Ŝ e t Wartość ze słownika pozycje planowanego budŝetu (np. amortyzacja sprzętu, media i wynajem, itp.) Kwota w walucie konkursu zaplanowana dla danej pozycji budŝetu R e a l i z a c j a u m o w y Stan umowy Data rozpoczęcia realizacji umowy Kwota zafakturowana ogółem Kwota zapłacona ogółem Nadawany automatycznie przez system. Jedna z wartości: - W podpisie (po zarejestrowaniu w systemie) - W realizacji (po dacie podpisania umowy) - Zakończony (po wpisaniu daty zakończenia umowy) Faktyczna data rozpoczęcia realizacji umowy Liczba obliczana przez system na podstawie zarejestrowanych faktur i kosztów zwrotnych Liczba obliczana przez system na podstawie zarejestrowanych i oznaczonych jako zapłacone faktur i kosztów zwrotnych + P o z a k o ń c z e n i u u m o w y ( d a n e f a k t y c z n e ) Data zakończenia świadczenia usługi Data zakończenia świadczenia usługi odbioru. Przy wprowadzaniu, wpisywana data musi być mniejsza lub równa dacie bieŝącej Data zakończenia Data zakończenia umowy jest datą ostatecznego rozliczenia umowy (2 miesiące po wykonaniu usługi. Po wpisaniu tej daty umowa automatycznie przechodzi w stan zakończony. Przy wprowadzaniu, 9

10 Liczba beneficjentów objętych usługą Całkowity koszt umowy wpisywana data musi być mniejsza lub równa dacie bieŝącej Rzeczywista liczba beneficjentów objętych usługą; Liczba całkowita Całkowity rzeczywisty koszt umowy. Liczba wyliczona przez system jako suma kwot zafakturowanych i kosztów zwrotnych, po zmianie stanu umowy na zakończony Część Dział Rozdział Paragraf + K l a s y f i k a c j a b u d Ŝ e t o w a Klasyfikacja budŝetowa musi być wprowadzona dla danej umowy przed zarejestrowaniem pierwszej faktury. A N E K S Umowa Data podpisania aneksu Zweryfikowana data zakończenia umowy Zweryfikowana wartość umowy (kwota brutto) Waluta Uzasadnienie Numer umowy nadany przez system Data podpisania aneksu. Domyślnie data bieŝąca Zweryfikowana data zakończenia umowy. NaleŜy wypełnić, jeśli to data została zmieniona aneksem. Zweryfikowana wartość umowy w walucie umowy. NaleŜy wypełnić, jeśli to kwota została zmieniona aneksem. Liczba Waluta umowy Uzasadnienie, dlaczego został podpisany aneks; (długi) F A K T U R A Umowa Numer faktury Data wystawienia Kwota brutto Kwota VAT Kwota netto Waluta Termin płatności (liczba dni) Data dokonania płatności Kwota finansowana z innych źródeł Numer umowy nadany przez system Numer faktury przepisany z dokumentu. Numer ten nie musi być unikalny w systemie; Data wystawienia faktury. Domyślnie data bieŝąca Kwota brutto z faktury; Liczba Kwota VAT z faktury; Liczba Kwota netto z faktury; Liczba Waluta umowy Termin płatności określony liczbą dni do zapłaty; Liczba całkowita Data dokonania płatności Kwota finansowana z innych źródeł niŝ Zamawiający 10

11 Czy faktura korygująca? Koryguje fakturę Kurs z dnia księgowania Kurs z dnia płatności Czy faktura korygująca? Jedna z dwóch wartości: tak/ nie; Domyślna wartość nie. Numer faktury korygowanej. Jeśli dana faktura jest korygująca, to naleŝy podać numer faktury korygowanej tą fakturą. Kurs z dnia księgowania. NaleŜy go podać przy rejestracji faktury w systemie, jeśli waluta róŝna od PLN ; Liczba Kurs z dnia płatności. NaleŜy go podać przy wypełnianiu daty dokonania płatności, gdy waluta róŝna od PLN; Liczba K O N T R O L A W Y K O N A N I A Umowa Rodzaj kontroli Data kontroli Ocena (stan) Wynik kontroli Zalecane środki naprawcze Kontrolujący Numer umowy nadany przez system Wartość ze słownika Rodzaje kontroli Data przeprowadzonej kontroli Jedna z wartości z listy: OK., problemy drobne, problemy powaŝne Wynik kontroli; (długi) Środki naprawcze; (długi) Imię i nazwisko, ewentualnie stanowisko, osoby, która dokonała kontroli; P L A N F I N A N S O W Y Miesiąc Rok Kwota Ogółem Data etapu - miesiąc Data etapu - rok Planowana kwota w walucie umowy, płacona w danym etapie ze środków polskich; Liczba Wyliczana przez system suma środków PL. planowana do danego etapu S P R A W O Z D A N I E Umowa Rodzaj sprawozdania Data sprawozdania Za okres - data od Za okres - data do Etap Podjęte działania Wyniki cząstkowe Numer umowy nadany przez system Wartość ze słownika Rodzaje sprawozdań; Data sprawozdania Okres, za który jest sprawozdanie data początkowa; Data Okres, za który jest sprawozdanie data końcowa; Data Nazwa etapu pracy Podjęte działania. ze sprawozdania wykonawcy cz. B Wyniki cząstkowe. ze sprawozdania wykonawcy cz. B 11

12 ZagroŜenia i problemy Uwagi ZagroŜenia i problemy. ze sprawozdania wykonawcy cz. B Uwagi. ze sprawozdania wykonawcy cz. B F I R M A Nazwa NIP REGON Rodzaj firmy Kraj Miejscowość Ulica / numer Kod Poczta Województwo Powiat Gmina Telefon Fax Uwagi Nazwa firmy. Jest to nazwa firmy wykonawcy lub beneficjenta; Numer NIP firmy. Jeśli firma zagraniczna to nie wypełnia się. Numer ten zostanie wygenerowany przez system. Numer REGON firmy. Jeśli firma zagraniczna to nie wypełnia się. Wartość ze Słownika Rodzaje firmy. Kraj firmy. Domyślnie Polska. Wartość ze Słownika Kraje. Adres siedziby firmy - miejscowość; Adres siedziby firmy - ulica; Kod pocztowy z adresu; Miejscowość; Województwo siedziby firmy. Wartość ze Słownika Województw; Powiat siedziby firmy. Wartość ze Słownika Powiatów; Gmina siedziby firmy. Wartość ze Słownika Gmin; Numer telefonu firmy Numer faxu firmy Adres Dodatkowe informacje 12