Aktywacja. Wstęp. Zakładanie nowej firmy. Rejestracja programu. Aktywacja danych firmy. Zmiana danych firmy

Transkrypt

1 Aktywacja Wstęp Zakładanie nowej firmy Rejestracja programu Aktywacja danych firmy Zmiana danych firmy

2 2 Aktywacja Wstęp Programy linii SYMFONIA START umożliwiają prowadzenie tylko jednej firmy. Ponadto, aby móc pracować z aplikacjami bez ograniczeń konieczne jest dokonanie rejestracji programu oraz aktywowanie danych firmy, identyfikowanej przez jej pełną nazwę oraz numer NIP. Poniżej w punktach opisane są kroki, jakie należy wykonać w celu dokonania aktywacji programu. Zainstaluj program wprowadzając podczas instalacji numer seryjny umieszczony na Umowie Licencyjnej znajdującej się w pudełku. Utwórz firmę podając pełną nazwę oraz NIP swojej firmy. Dane Twojej firmy będą aktywne tylko przez 60 dni. Usunięcie tego ograniczenia czasowego wymaga wprowadzenia kodu aktywacji wydanego po wysłaniu karty rejestracyjnej. Wyślij kartę rejestracyjną wraz ze zgłoszeniem danych do aktywacji. W tym celu wybierz polecenie Zgłoszenie danych firmy z menu Aktywacja. Wypełnij elektroniczną kartę rejestracyjną dokładnie czytając zawartość formatek. Wypełnioną kartę rejestracyjną, która jest równocześnie prośbą o wydanie kodu aktywacji, prześlij poprzez , fax lub pocztą na adres Działu Aktywacji MATRIX.PL. Po otrzymaniu kodu aktywacji wprowadź go w programie (menu Aktywacja polecenie Aktywacja danych firmy) Informacje o stanie aktywacji danych oraz ograniczeniach znajdziesz w menu Aktywacja polecenie Informacja o aktywacji Szczegółowy opis realizacji poszczególnych kroków znajdziesz w kolejnych rozdziałach tego dokumentu. Dział Aktywacji MATRIX.PL SA. ul. Bema Warszawa tel. (022) lub fax (022) aktywacja@matrix.pl Zakładanie nowej firmy Aby założyć nową firmę wybierz przycisk Nowa umieszczony na pasku narzędziowym w stanie bez wybranej firmy. Jeżeli wcześniej założyłeś jakąś firmę przycisk ten nie będzie aktywny, gdyż w wersji START możliwe jest założenie tylko jednej firmy. Wówczas należy tą firmę usunąć wybierając polecenie Usuń dane firmy z menu Firma. Ważne, aby zakładając firmę wpisać dokładnie jej nazwę i

3 Aktywacja 3 numer NIP, gdyż zmiana tych danych będzie utrudniona ze względu na sposób aktywacji danych. Wpisana nazwa firmy i numer NIP będą widoczne na dokumentach generowanych przez program. Jeżeli firma nie ma jeszcze nadanego numeru NIP, można wpisać numer identyfikacyjny REGON w postaci np. R: Po otrzymaniu NIP możesz zmienić numer identyfikacyjny wybierając polecenie Zmiana danych firmy z menu Aktywacja, co powoduje konieczność ponownej aktywacji. Po założeniu nowej firmy jej dane będą aktywne przez 60 dni. W tym czasie należy dokonać rejestracji programu oraz aktywować dane. Po upływie 60 dni, jeżeli nie aktywujemy danych, nie będzie można wykonać żadnej operacji poza funkcjami zawartymi w menu Aktywacja. Z powyższych powodów najlepiej jak najszybciej po założeniu firmy zarejestrować program i aktywować dane firmy. Rejestracja programu W celu przeprowadzenia rejestracji programu należy wybrać polecenie Zgłoszenie danych firmy z menu Aktywacja w stanie z wybraną firmą. Zostanie wtedy uruchomiony program Karta rejestracyjna, pomagający wypełnić i wysłać kartę rejestracyjną oraz prośbę o aktywację danych do Działu Aktywacji MATRIX.PL. Ważne jest, aby dane dotyczące Twojej firmy zostały wypełnione dokładnie. Jeżeli będziesz w przyszłości instalował inne programy systemu SYMFONIA, wówczas rejestrując nowy program dane w karcie rejestracyjnej będą już częściowo wypełnione. Wystarczy jedynie potwierdzać poszczególne okna przyciskiem. Po uruchomieniu programu pokazuje się okno powitalne. Rys. 1 Dialog Karta rejestracyjna. Przyciski poleceń znajdujące się w dolnej części dialogu powodują: SYSTEM ZARZĄDZANIA SYMFONIA - Aktywacja

4 4 Aktywacja - wyświetlenie pliku pomocy - powrót do poprzedniego okna - przejście do następnego okna - przerwanie procesu rejestracji Następna strona umożliwi wpisanie danych firmy. Pełna nazwa firmy NIP Rys. 2 Dane firmy. Wpisz nawę firmy, która zakupiła licencję. Nazwa ta może być różna z nazwą firmy, której dane będziesz aktywował. Wpisz Numer Identyfikacji Podatkowej, a jeżeli go nie posiadasz wpisz w to miejsce REGON. Pola Wybierz nazwę programu i Numer seryjny programu są wypełniane automatycznie, jeżeli Karta rejestracyjna zostanie uruchomiona poleceniem Zgłoszenie danych firmy z menu Aktywacja. Pola oznaczone (*) są obligatoryjne. Bez ich wypełnienia nie można przejść do następnej strony. Następne okno umożliwi wpisanie danych sprzedawcy, od którego zakupiliśmy program.

5 Aktywacja 5 Rys. 3 Dane sprzedawcy programu. Dane w tym oknie należy przepisać z faktury, którą otrzymałeś od sprzedawcy. Następne okna umożliwiają wpisanie danych adresowych Twojej firmy oraz adresu do korespondencji. Kolejny dialog umożliwia wpisanie danych osoby do kontaktów roboczych. Rys. 4 Dane osoby do kontaktów roboczych. Najlepiej aby taką osobą był ktoś, kto będzie wykorzystywał program lub administrator sieci, jeżeli taka osoba w firmie istnieje. Kod aktywacji zostanie odesłany pod wpisany w tym oknie adres lub numer faksu. Jeżeli dane te nie zostaną wypełnione, po wysłaniu karty rejestracyjnej należy skontaktować się z SYSTEM ZARZĄDZANIA SYMFONIA - Aktywacja

6 6 Aktywacja Działem Aktywacji MATRIX.PL dzwoniąc pod numer telefonu (0 22) lub Kolejne okno zawiera akceptację lub nie na przetwarzanie danych Twojej firmy. Rys. 5 Zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Zgoda na przetwarzanie danych Twojej firmy dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rejestracji jest konieczna, aby przejść do kolejnych punktów karty rejestracyjnej. Bez tej akceptacji niemożliwe jest dokonanie rejestracji programu oraz aktywowanie danych firmy. Akceptacja na przetwarzanie danych Twojej firmy dla celów marketingowych daje Państwu możliwość otrzymywania informacji o uaktualnieniach, nowych produktach, promocjach, itp.. Kolejne 4 okna dotyczą ankiety użytkownika. Wypełnienie ankiety nie jest niezbędne do rejestracji programu jednak ma pomóc w dalszej współpracy i pomoże nam w tworzeniu produktów lepiej dostosowanych do Państwa potrzeb. Ankieta dotyczy: Profilu działalności firmy Branży Liczby osób zatrudnionych w firmie Struktury organizacyjnej firmy Innych programów używanych w firmie, a wspomagających jej zarządzanie Systemu operacyjnego Sieci komputerowej Dostępu do Internetu.

7 Aktywacja 7 Po ankiecie pojawia się kolejne okno, które umożliwi wraz z rejestracją programu wysłanie prośby o kod aktywacji do danych. Rys. 6 Prośba o kod aktywacji. Dane w tym oknie wypełniane są automatycznie. Są to dane Twojej firmy, dla której chcesz otrzymać kod aktywacji. Jeżeli nie zaznaczysz pola Wyślij dane do aktywacji, wówczas dane te nie zostaną przesłane do MATRIX.PL, a w konsekwencji nie otrzymasz zwrotnie kodu aktywacji. Konsekwencją jest konieczność bezpośredniego kontaktu z Działem Aktywacji lub ponowienie wysłania Karty Rejestracyjnej wraz z danymi potrzebnymi do aktywacji firmy. Aby tego uniknąć zalecane jest zaznaczenie pola i aktywowanie danych firmy łącznie z rejestracją programu. Następne okno umożliwi przesłanie do MATRIX.PL karty rejestracyjnej i danych potrzebnych do wygenerowania kodu aktywacji, jeżeli zaznaczyłeś pole Wyślij dane do aktywacji. SYSTEM ZARZĄDZANIA SYMFONIA - Aktywacja

8 8 Aktywacja Wyslij Wydrukuj faks/list Rys. 7 Wybór sposobu przekazania zgłoszenia. Jeśli posiadasz w firmie pocztę elektroniczną wybierz ten sposób przesłania zgłoszenia. Zapewnia on najszybszy kontakt z Działem Aktywacji Matrix.pl i pozwoli na szybkie uzyskanie kodu aktywacji. Po wybraniu przycisku zostanie wyświetlona wypełniona wiadomość, zawierająca dane jako załącznik w ustrukturalizowanym formacie tekstowym. Wiadomość zostanie wysłana na adres aktywacja@matrix.pl. Prosimy nie zmieniać zawartości listu, ponieważ może to uniemożliwić ich automatyczne przetwarzanie, a w konsekwencji opóźnić odpowiedź. Jeśli nie posiadasz poczty elektronicznej wybierz ten sposób przekazania zgłoszenia. Po wybraniu przycisku zostanie otworzony Internet Explorer ze stroną gotową do wydrukowania. Wydrukowane zgłoszenie możesz przesłać faksem na numer (022) lub tradycyjnie pocztą na adres: Dział Aktywacji MATRIX.PL SA. ul. Bema Warszawa

9 Aktywacja 9 Aktywacja danych firmy Po zainstalowaniu programu i założeniu firmy dane nowo założonej firmy aktywne są przez określoną ilość dni. Informacje o tym ile czasu dane firmy są aktywne znajdziesz wybierając polecenie Informacje o aktywacji z menu Aktywacja. Rys. 8 Informacje o aktywacji. Zostanie wyświetlone okno, w którym podana jest liczba dni, po upływie, których dane firmy przestaną być aktywne oraz jakich danych firmy dotyczy aktywacja. Na 10 dni przed upływem okresu aktywacji danych zostanie wyświetlony komunikat informujący o konieczności aktywacji danych. Przycisk Zgłoszenie danych firmy uruchomi program Karta rejestracyjna, którego poszczególne okna zostały opisane w rozdziale Rejestracja programu. Przycisk Aktywacja danych firmy umożliwi wprowadzenie kodu aktywacji danych firmy otrzymanego od MATRIX.PL. Kod aktywacji możesz również wprowadzić wybierając polecenie Aktywacja danych firmy z menu Aktywacja. W wersji Start możliwa jest aktywacja tylko jednej firmy. Aktywacji podlegają dane firmy, identyfikowane przez: Pełną nazwę firmy numer NIP. Otrzymany od MATRIX.PL kod aktywacji dotyczy danych określonej firmy o określonej nazwie i numerze NIP. Jeśli zmienimy nazwę po wysłaniu do MATRIX.PL kodu programu, wówczas otrzymany kod aktywacji danych nie zadziała. Kod aktywacji może być użyty tylko jeden raz. Po wprowadzeniu do programu i aktywacji danych konkretnej firmy staje się on bezużyteczny. Każda istotna zmiana nazwy lub zmiana NIP-u spowoduje usunięcie aktywacji danych i konieczna będzie ponowna aktywacja w ciągu 30 dni. SYSTEM ZARZĄDZANIA SYMFONIA - Aktywacja

10 10 Aktywacja Po otrzymaniu kodu aktywacji możesz aktywować dane firmy. Dane firmy należy aktywować w ciągu 60 dni od daty pierwszej operacji na danych. W celu aktywacji danych firmy należy wybrać polecenie Aktywacja danych firmy z menu Aktywacja w stanie z wybraną firmą. Pojawi się okno, w którym należy wprowadzić kod otrzymany od MATRIX.PL. Rys. 9 Aktywacja danych firmy. Otrzymany kod aktywacji dotyczy danych firmy, które zostały zgłoszone wcześniej, podczas wysyłania prośby o aktywację. Jeżeli po zgłoszeniu do MATRIX.PL prośby o aktywację zmieniłeś dane firmy otrzymany kod aktywacji nie zadziała. Zmiana nazwy lub numeru NIP Jeżeli dokonasz istotnych zmian nazwy firmy lub numeru NIP konieczna jest powtórna aktywacja danych firmy. W tym celu w stanie z wybraną firmą wybierz polecenie Zmiana danych firmy z menu Aktywacja.

11 Aktywacja 11 Rys. 10 Zmiana danych firmy. Istotna zmiana nazwy firmy i/lub numeru NIP wymaga ponownej aktywacji danych w ciągu 30 dni. Jeżeli zmieniłeś dane firmy po zgłoszeniu do MATRIX.PL prośby o aktywację konieczne jest ponowne wysłanie prośby o aktywację danych. Zmiany nazwy, które nie powodują konieczności ponownej aktywacji danych: dodanie lub usunięcie znaków odstępu (spacji) dodanie lub usunięcie znaków innych niż litery i cyfry (kropek, przecinków, myślników, ukośników itd.) zmiana małych liter na duże i odwrotnie zmiana litery z ogonkiem na literę bez ogonka i odwrotnie (a/ą, c/ć itd.). SYSTEM ZARZĄDZANIA SYMFONIA - Aktywacja