Wykorzystanie systemu ERP w zarządzaniu przedsiębiorstwem handlowym o strukturze rozproszonej

Transkrypt

1 Wykorzystanie systemu ERP w zarządzaniu przedsiębiorstwem handlowym o strukturze rozproszonej Konferencja MultiTrain, Warszawa, sierpień

2 Profil BHU BHU S.A. to sieciowe przedsiębiorstwo handlowo logistyczne, które kompleksowo realizuje dostawy towarów i urządzeń elektrotechnicznych i elektroenergetycznych zarówno dla energetyki zawodowej, dużych wykonawców jak i dla odbiorców indywidualnych. Na rynku od 1991 r. Do podstawowej działalności handlowej BHU S.A. zaliczyć należy sprzedaż: kabli i przewodów, osprzętu linii WN, SN, nn, transformatorów rozdzielczych, aparatury elektroenergetycznej w pełnym zakresie napięć osprzętu instalacyjnego, opraw oświetleniowych (ulicznych, parkowych, przemysłowych), źródeł światła Usług logistycznych w tym zakresie towarowym (kompletacja dostaw, magazynowanie, dystrybucja). 2

3 Profil BHU Terytorialnie BHU S.A. działa na obszarze czterech województw Polski zachodniej i północnozachodniej (wielkopolskie, lubuskie, zachodniopomorskie, kujawsko-pomorskie), na którym posiada liczne jednostki terenowe (oddziały, filie), obejmując ich siecią prawie 20% powierzchni kraju. 3

4 Profil BHU Oprócz działalności poprzez sieć jednostek sprzedażowych i magazynów, BHU S.A. prowadzi aktywną sprzedaż w Internecie poprzez własny portal sprzedażowo-doradczy e-bhu. Sprzedaż internetowa, wsparta jest doradztwem w wykorzystaniu energooszczędnych, zaawansowanych technologicznie produktów przeznaczonych zarówno do zastosowania w biurach, domach jak i mieszkaniach. 4

5 Wsparcie zarządzania systemem informatycznym Do wsparcia zarządzania firmą, w szczególności posiadającą rozległą sieć jednostek, od lat standardowo wykorzystuje się systemy informatyczne. W niektórych przedsiębiorstwach o długiej historii rynkowej systemy te są niedopasowane do współczesnych wymagań rynkowych. Zanim dwa lata temu BHU zdecydowała się na wdrożenie zintegrowanego systemu klasy ERP, prowadziła swoją działalność w oparciu o system informatyczny, który pozostawiał wiele do życzenia, zarówno jeśli chodzi o nowoczesność, jak i o integrację i spójność danych. Nowe wyzwania rynkowe i konkurencja pokazały, że i w branży handlu towarami elektrotechnicznymi wymagane jest precyzyjne panowanie nad procesem zakupów i sprzedaży i racjonalnością stanów magazynowych, tym bardziej, jeżeli jednostki handlowe znajdują się na terenie kilku województw. 5

6 ERP w firmie handlowej (1/2) W nowocześnie zarządzanej firmie wsparcia wymaga nie tylko rejestrowanie operacji gospodarczych do celów przygotowania standardowych raportów cyklicznych przewidzianych aktami prawnymi czy przygotowania raportów zarządczych. Wsparcia wymaga również zarządzanie zasobami firmy, ich optymalnym wykorzystaniem, zarządzanie ich alokacją i optymalnym ruchem tych zasobów. Do tego klasyczne informatyczne systemy wsparcia zarządzania nie wystarczają, należy sięgnąć po systemy klasy ERP (Enterprise Resource Planning - Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa) czyli informatyczny system aplikacji, które integrują procesy przedsiębiorstwa na wszystkich jego szczeblach, w całym łańcuchu procesów operacyjnych. 6

7 ERP w firmie handlowej (2/2) Systemy ERP są rozwinięciem systemów MRP II (Manufacturing Resource Planning). Podstawowym ich elementem jest baza danych, która jest zazwyczaj wspólna dla wszystkich modułów systemu. Moduły te zwykle obejmują następujące obszary: księgowość i finanse, zarządzanie zasobami ludzkimi (płace, kadry). planowanie produkcji, sprzedaż, zaopatrzenie/zakupy magazynowanie, zarządzanie zapasami, śledzenie realizowanych dostaw (in-out), zarządzanie relacjami z klientami. 7

8 ERP w łańcuchu procesów BHU 8

9 Magazynowanie i logistyka dostaw w BHU w aspekcie wykorzystania ERP 9

10 Oczekiwane funkcje ERP w obszarze zakupy-magazynowanie-realizacja dostaw. - informacja o dostępności towaru w magazynie, - śledzenie normatywów magazynowych (poziomów min-max towarów) generowanie polecenia zakupu dla poziomu min i alertu dla poziomu max, - generowanie specyfikacji dla danej dostawy (wg. harmonogramu) uwzględniającej zdolności przewozowe środków transportu, postać fizyczną towaru, standaryzację opakowań, itp., - optymalizacja tras przewozu (współpraca z modułem GPS), - blokowanie decyzji nieoptymalnych, np. dokonywania zakupów towarów spoza standardu asortymentowego, jeżeli znajdują się w magazynach terenowych a nie sprzedają się itp., 10

11 Wybór systemu ERP Świadomość, że system ERP w nowoczesnym przedsiębiorstwie o złożonej działalności jest już nieodzowny jest powszechna wśród menedżerów. Wybierając system ERP należy podejść do tego procesu przynajmniej w następujących aspektach: - Aspekt jakościowy: w jakim stopniu system spełnia oczekiwania co do realizowanych funkcji wsparciowych - Aspekt ekonomiczny: na ile projekt jest opłacalny, np. czy generuje dodatni NPV w założonym okresie (wydatki na system a uzyskane korzyści) - Aspekt serwisowy: czy oprogramowanie jest systematycznie rozwijane, czy jest wdrażane i serwisowane przez doświadczoną firmę. 11

12 Wybór systemu ERP dla BHU Kierując się tymi aspektami w BHU wybrano system ERP firmy Comarch, tj. system CDN XL, obecnie w wersji Przesłanki: - obejmuje wszystkie obszary wymagające wsparcia, - optymalna cena do funkcjonalności, - przejrzysty interfejs użytkownika, - powszechność zastosowania w polskich przedsiębiorstwach, warunkiem stabilności rynkowej producenta i rozwoju systemu - doświadczone i liczne firmy wdrożeniowe > Graphcom w Poznaniu 12

13 Wdrożenie systemu ERP, czynniki sukcesu Wdrożenie i sparametryzowanie systemu ERP to newralgiczny moment dla przedsiębiorstwa, tym bardziej jeżeli z tym wiąże się zmiana systemu, przesiadka na system nowy, o innym interfejsie -> zarządzanie zmianą w przedsiębiorstwie. Wdrożenie będzie sukcesem jeżeli współpracująca firma wdrożeniowa przygotuje wcześniej pracowników firmy do tej przesiadki (szkolenia) i sama zrozumie zarówno procesy w firmie jak i mentalność pracowników. Dla przedsiębiorstwa zaś sukces z wdrożenia systemu ERP jest uwarunkowany przede wszystkim uświadomieniem pracownikom firmy i przestrzeganiem przez nich reguły: wszystkie operacje w firmie rejestrujemy systemie, wszystkie dane istotne dla danego obszaru wprowadzamy do systemu. 13

14 Rozwój systemu ERP w firmie (1/2) Wdrażając system Comarch ERP XL w BHU skoncentrowaliśmy się na początek na najważniejszych jego funkcjonalnościach z punktu widzenia kluczowych procesów dla firmy. Wykorzystywanie i doskonalenie systemu ERP do zarządzania zasobami firmy pozwala na stopniowe odkrywanie nowych obszarów jego zastosowań. Przeprowadzony na początku roku przez firmę wdrożeniową Graphcom audyt korzyści pokazał nowe obszary gdzie wykorzystanie systemu Comarch ERP XL jest możliwe i przyniesie wymierne korzyści w krótkim okresie czasu. 14

15 Rozwój systemu ERP w firmie (2/2) Do kolejnych najważniejszych zastosowań systemu Comarch ERP XL wspólnie z firmą Graphcom zaliczyliśmy: - zarządzania relacjami z Klientami z wykorzystaniem modułu CRM - usprawnienia obsługi klienta z wykorzystaniem tzw. pulpitu kontrahenta - zarządzania promocjami na towary oferowane przez BHU, wsparcie wyprzedaży towarów słabo rotujących - wykorzystanie modułu systemu do prowadzenie e-sklepu, 15

16 Podsumowanie System ERP w nowoczesnej firmie handlowej (usługowej) to już standard. Wybór systemu zależy od potrzeb firmy, jej wielkości i złożoności procesów (aspekt jakościowy i użyteczności) Wybierając system należy kierować się również aspektem ekonomicznym (rentowność przedsięwzięcia). Sukces przy wdrożeniu doświadczona firma wdrożeniowa, przyjazna pracownikom firmy. Sukces z wdrożenia: wszystkie operacje i dane rejestrowane w systemie (wysoka świadomość pracowników). I etap to koncentracja na kluczowych potrzebach - rozwój systemu zawsze możliwy. 16

17 Dziękuję za uwagę Marek Leśniak Prezes Zarządu BHU S.A. BHU S.A. Artykuły Elektrotechniczne sprzedaż, logistyka, doradztwo ul. Strzeszyńska 58, Poznań tel , faks internet: sklep internetowy: e-bhu.com.pl 17