Biuro Planowania Przestrzennego w Lublinie SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ. wg normy PN-EN ISO 9001:2001. Pełnomocnik d/s Jakości. Ewa Wójtowicz.

Transkrypt

1 Opracował: Dariusz Brzozowski SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ Sprawdziła: Ewa Banak wg normy PN-EN ISO 9001:2001 Zatwierdził(a) Pełnomocnik d/s Jakości Ewa Wójtowicz Dyrektor Henryk Szych Data: Sporządzanie opracowań planistycznych z zakresu polityki przestrzennej województwa lubelskiego r. ORYGINAŁ

2 2 z 7 SPIS TREŚCI 1. Przedmiot instrukcji. 2. Zakres obowiązywania. 3. Terminologia. 4. Kompetencje. 5. Opis postępowania. 6. Dokumenty związane z instrukcją. 7. Przechowywanie i archiwizacja dokumentacji. 8. Załączniki.

3 3 z 7 1. PRZEDMIOT INSTRUKCJI. Przedmiotem instrukcji jest określenie: zasad postępowania, obowiązków i odpowiedzialności osób, zasad przechowywania i archiwizacji dokumentów w procesie prowadzenia analiz i studiów oraz opracowywania koncepcji odnoszących się do obszarów i problemów zagospodarowania przestrzennego województwa lubelskiego. 2. ZAKRES OBOWIĄZYWANIA. Zakres obowiązywania niniejszej instrukcji obejmuje: Dyrektora Biura, Zastępcę Dyrektora - Generalnego Projektanta Planu Województwa, Pracowników Sektora Syntezy Planu Województwa, Członków Zespołu Współpracy z Gminami w Zakresie, Kierowników Oddziałów Terenowych w: Białej Podlaskiej, Chełmie, Zamościu, Kierowników Zespołów Projektowych w Oddziałach Terenowych w: Białej Podlaskiej, Chełmie, Zamościu, Członków Zespołów Projektowych w Oddziałach Terenowych w: Białej Podlaskiej, Chełmie, Zamościu, Pracowników sekretariatu Biura. 3. TERMINOLOGIA. Zastępca Dyrektora - Generalny Projektant Planu Województwa - osoba zatrudniona do projektowania zagospodarowania przestrzeni oraz koordynacji i merytorycznego nadzoru prac Sektora Syntezy Planu Województwa, posiadająca wymagane uprawnienia do wykonywania zawodu urbanisty, potwierdzone wpisem na listę Okręgowej Izby Urbanistów. Sektor Syntezy Planu Województwa komórka organizacyjna Biura zajmująca się koordynacją merytoryczną prac zespołów projektowych w Oddziałach Terenowych przy prowadzeniu analiz i studiów oraz opracowywaniu koncepcji odnoszących się do obszarów i problemów zagospodarowania przestrzennego województwa lubelskiego. Oddział Terenowy jest jednostką zamiejscową Biura kierowaną przez Kierownika Oddziału, zajmującą się realizacją prac prognostycznych, planistycznych i programowych, służących kompleksowemu wykonaniu zadań statutowych Biura. Zespół Projektowy jest podstawową komórką organizacyjną, zajmującą się projektowaniem w określonym zakresie lub w zakresie kilku zagadnień.

4 4 z 7 4. KOMPETENCJE. Dyrektor Biura prowadzi nadzór nad realizacją zadań w procesie sporządzania opracowań planistycznych z zakresu polityki przestrzennej województwa lubelskiego. Zastępca Dyrektora Generalny Projektant Planu Województwa: określa metodykę i zakres merytoryczny sporządzanych opracowań, opracowuje harmonogramy pracy Zespołów Projektowych, sprawuje nadzór merytoryczny nad pracami Sektora Syntezy Planu Województwa, sprawuje nadzór merytoryczny nad tokiem formalno-prawnym sporządzanych opracowań, sporządza listę ekspertów zewnętrznych współpracujących przy sporządzaniu opracowań oraz prowadzi konsultacje ze współpracującymi ekspertami zewnętrznymi, prowadzi nadzór merytoryczny w procesie konsultacji społecznych sporządzanych opracowań, przeprowadza prezentację organom samorządu województwa lubelskiego wyników prac na poszczególnych etapach sporządzania opracowań, koordynuje czynności związane z publikacją opracowań planistycznych, koordynuje czynności związane z kompletowaniem wykonanych opracowań i przekazywaniem ich do archiwum BPP. Kierownik Oddziału Terenowego prowadzi nadzór nad realizacją zadań merytorycznych, przez Zespoły Projektowe zgodnie z metodyką, zakresem merytorycznym i harmonogramem prac ustalonym przez Generalnego Projektanta Planu Województwa. Zespoły Projektowe w Oddziałach Terenowych, Sektor Syntezy Planu Województwa prowadzą czynności w zakresie: gromadzenia danych wyjściowych dotyczących sporządzanych opracowań, analizy wniosków i postulatów jakie wpłynął w związku ze sporządzanymi opracowaniami, sporządzania projektów opracowań zgodnie z metodyką, zakresem merytorycznym i harmonogramem prac określonym przez Generalnego Projektanta Planu Województwa, opracowywania raportów z poszczególnych faz prac projektowych, kompletowania wykonanych opracowań i przekazywania ich do archiwum Biura, przygotowywania do publikacji sporządzonych opracowań planistycznych.

5 5 z 7 5. OPIS POSTĘPOWANIA Rozpoczęcie prac nad sporządzaniem opracowania planistycznego. Prace nad sporządzeniem opracowania rozpoczynane są na podstawie uchwały Sejmiku Województwa Lubelskiego lub Zarządu Województwa Lubelskiego. Pracownik sekretariatu zakłada teczkę opracowania oznakowanej zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną BPP oraz jednolitym wykazem akt rzeczowych. Wszystkie pisma przychodzące i wychodzące z Biura w/s sporządzanego opracowania rejestrowane są w teczce opracowania, zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną BPP. Pisma wpływające do Biura i dotyczące sporządzanego opracowania pracownik Sekretariatu rejestruje w Dzienniku Korespondencyjnym, wpisując datę wpływu pisma do BPP i nadając numer pozycji rejestrowej oraz opieczętowuje pierwszą stronę pisma, wpisując datę wpływu i pozycję rejestrową. Zastępca Dyrektora Generalny Projektant Planu Województwa w porozumieniu z Kierownikami Zespołów Projektowych i Kierownikami Oddziałów Terenowych oraz w uzgodnieniu z Dyrektorem Biura ustala metodykę, zakres merytoryczny i harmonogram prac przy sporządzaniu opracowania Zawiadomienie o przystąpieniu do prac nad sporządzeniem opracowania. Po podjęciu przez Sejmik Województwa Lubelskiego lub Zarząd Województwa Lubelskiego uchwały w/s przystąpienia do sporządzenia danego opracowania, Dyrektor Biura na mocy delegacji udzielonej przez Marszałka/Zarząd Województwa Lubelskiego w imieniu Marszałka/Zarządu Województwa Lubelskiego ogłasza w prasie oraz na stronie BIP Biura, a także zawiadamia na piśmie właściwe instytucje i organizacje, o przystąpieniu do sporządzenia opracowania. W ogłoszeniu i zawiadomieniu podaje się datę zgłaszania wniosków i postulatów do sporządzanego opracowania Raporty z kolejnych faz prac nad sporządzaniem opracowania. Na zakończenie kolejnych faz prac nad sporządzeniem danego opracowania są przygotowywane Raporty z tychże prac. Raporty te są prezentowane przez Dyrektora Biura/Generalnego Projektanta Planu Województwa Zarządowi Województwa Lubelskiego, Komisjom Sejmiku Województwa Lubelskiego oraz na sesji Sejmiku Województwa Lubelskiego Konsultacje społeczne sporządzonego projektu opracowania. Sporządzony projekt danego opracowania poddaje się fazie społecznej konsultacji. Dyrektor Biura w imieniu Marszałka/Zarządu Województwa Lubelskiego ogłasza w prasie oraz na stronie BIP Biura, a także zawiadamia na piśmie właściwe instytucje i organizacje, o przystąpieniu do fazy społecznej konsultacji. W ogłoszeniu i zawiadomieniu podaje się formę, miejsce, datę i czas konsultacji.

6 6 z 7 Uwagi i wnioski, jakie się pojawią w fazie konsultacji społecznej są analizowane przez poszczególne Zespoły Projektowe i przedkładane do rozpatrzenia przez organy samorządu województwa Przyjęcie przez Zarząd Województwa Lubelskiego / Sejmik Województwa Lubelskiego sporządzonego opracowania. W przypadku, gdy uchwałę o przystąpieniu do sporządzenia danego opracowania planistycznego podejmował Zarząd Województwa Lubelskiego, projekt tego opracowania przekazywany jest przez Dyrektora Biura Zarządowi Województwa Lubelskiego, z wnioskiem o jego uchwalenie. Zarząd przed przyjęciem opracowania, może skierować jego projekt do zaopiniowania przez merytoryczne Komisje Sejmiku Województwa Lubelskiego. W przypadku, gdy uchwałę o przystąpieniu do sporządzenia danego opracowania planistycznego podejmował Sejmik Województwa Lubelskiego, projekt tego opracowania przekazywany jest przez Dyrektora Biura Zarządowi Województwa Lubelskiego do zaopiniowania i skierowania pod obrady Sejmiku Województwa Lubelskiego. Po zapoznaniu się z projektem opracowania oraz opinią Zarządu, Sejmik Województwa Lubelskiego przyjmuje dane opracowanie w drodze uchwały Upublicznienie przyjętego przez Zarząd Województwa Lubelskiego / Sejmik Województwa Lubelskiego opracowania. Sporządzone przez BPP i uchwalone przez Zarząd Województwa Lubelskiego/Sejmik Województwa Lubelskiego opracowanie jest umieszczane na stronie ewentualnie dodatkowo wydawane w formie publikacji. 6. DOKUMENTY ZWIĄZANE Z INSTRUKCJĄ Przepisy prawa. Ustawa 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (Dz. U Nr 80, poz. 717 z późn. zm.), Ustawa 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (t. j. Dz. U Nr 142, poz z późn. zm.) Dokumenty planistyczne. Plan Zagospodarowania Województwa Lubelskiego, programy wojewódzkie Dokumenty wewnętrzne Biura. Statut Biura, Regulamin organizacyjny Biura,

7 7 z 7 Zarządzenie Dyrektora Biura w sprawie ustalenia wewnętrznej organizacji komórek organizacyjnych Biura oraz wykazu stanowisk. Instrukcja kancelaryjna BPP. 7. PRZECHOWYWANIE I ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI. W okresie do r. dokumentacja była rejestrowana i przechowywana w podteczkach zakładanych dla każdego opracowania. Numery podteczek nadawane są z teczki o numerze BPP.L Po r. dokumentacja jest rejestrowana i przechowywana w podteczkach zakładanych dla każdego opracowania, których numery nadawane są z teczek głównych o numerach: BPP.L.4101 Studia powiązań infrastrukturalnych, BPP.L.4102 Studia programowo przestrzenne, BPP.L.4103 Analizy z zakresu planowania przestrzennego, BPP.L.4400 Nowe rozwiązania w zakresie planowania przestrzennego, BPP.L.4401 Analizy i oceny nowych rozwiązań w zakresie planowania przestrzennego, BPP.L.4402 Opracowania wspierające wprowadzanie nowych rozwiązań, BPP.L.4502 Ocena aktualności planów zagospodarowania przestrzennego, BPP.L.4503 Inne opracowania dotyczące planów zagospodarowania przestrzennego, BPP.L.5300 Monitoring rozwoju regionalnego, BPP.L.5301 Opracowania wspierające monitoring regionalny. 8. ZAŁĄCZNIKI. Brak załączników.