ZARZĄDZENIE NR K PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA - KIEROWNIKA URZĘDU. z dnia 8 lipca 2014 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR K PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA - KIEROWNIKA URZĘDU z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie regulaminu wewnętrznego Urzędu Stanu Cywilnego. Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2013 r. poz tekst jednolity z późn. zm. 1 ) oraz zarządzenia nr K Prezydenta Miasta Zielona Góra Kierownika Urzędu z dnia 1 marca 2013 r. w sprawie standardów tworzenia regulaminów wewnętrznych komórek organizacyjnych urzędu ustala się REGULAMIN WEWNĘTRZNY URZĘDU STANU CYWILNEGO Rozdział 1 Przepisy ogólne 1. Urząd Stanu Cywilnego w Zielonej Górze obejmuje swoim zakresem działania miasto Zielona Góra oraz gminę wiejską Zielona Góra i gminę Świdnica Siedziba USC znajduje się: 1) biura w budynku Urzędu Miasta Zielona Góra przy ul. Artura Grottgera 7 2) sala ślubów w ratuszu przy ul. Stary Rynek 1 2. Dane teleadresowe USC: 1) telefon: (+48) ; 2) faks: (+48) ; 3) usc@um.zielona-gora.pl.; W niniejszym regulaminie wewnętrznym używa się określeń: miasto, urząd, prezydent, zastępcy prezydenta, regulamin, system zarządzania w rozumieniu regulaminu organizacyjnego urzędu. 2. Ilekroć w regulaminie wewnętrznym jest mowa o: 1) regulaminie organizacyjnym należy przez to rozumieć regulamin organizacyjny urzędu; 2) regulaminie wewnętrznym należy przez to rozumieć regulamin wewnętrzny USC; 3) USC należy przez to rozumieć Urząd Stanu Cywilnego 4) kierowniku należy przez to rozumieć Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego; 5) pracownikach należy przez to rozumieć pracowników USC; 6) Prawie o aktach stanu cywilnego należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jedn. Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz ze zm.); 1 Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2013 r. poz. 645 i poz oraz z 2014 r. poz. 379.

2 7) rozporządzeniu wykonawczym MSWiA należy przez to rozumieć rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. (Dz. U. z 1998 r. Nr 136, poz. 884 ze zm.); 8) systemie PB_USC należy przez to rozumieć Komputerowy System Rejestracji Aktów Stanu Cywilnego; 9) systemie e-puap należy przez to rozumieć system teleinformatyczny elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej. 10) systemie ELUD należy przez to rozumieć informatyczny podsystem ewidencji ludności funkcjonujący w urzędzie; 11) systemie GRU należy przez to rozumieć informatyczny podsystem generalnego rejestru umów funkcjonujący w urzędzie; 12) systemie PLBUD należy przez to rozumieć informatyczny podsystem obsługi planowania budżetu funkcjonujący w urzędzie; 13) systemie WYBUD należy przez to rozumieć informatyczny podsystem obsługi wydatków budżetowych funkcjonujący w urzędzie; Rozdział 2 Wewnętrzna struktura organizacyjna USC 4. W skład USC wchodzą: 1) kierownik; 2) stanowisko ds. organizacyjnych USC; 3) stanowisko ds. rejestracji zmian w aktach stanu cywilnego USC-I; 4) stanowisko ds. rejestracji małżeństw cywilnych USC-II; 5) stanowisko ds. rejestracji małżeństw wyznaniowych USC-III; 6) stanowisko ds. rejestracji urodzeń USC-IV; 7) stanowisko ds. rejestracji zgonów USC-V. Rozdział 3 Zadania USC 5. USC jako komórka organizacyjna urzędu realizuje zadania zlecone z zakresu administracji rządowej jak również zadania własne gminy. 6. Do zadań stanowiska pracy ds. organizacyjnych (USC) należy w szczególności: 1) prowadzenie obsługi kancelaryjnej w zakresie korespondencji przychodzącej i wychodzącej; 2) załatwianie korespondencji dotyczącej wystawienia odpisów z aktów stanu cywilnego, 3) wysyłanie wezwań o obowiązku rejestracji noworodków niezgłoszonych w ustawowym terminie, Regulamin wewnętrzny Urzędu Stanu Cywilnego 2

3 4) sporządzanie projektów wzmianek dodatkowych w aktach stanu cywilnego na podstawie orzeczeń sądowych i decyzji administracyjnych, 5) nanoszenie przypisków w miejscowych księgach stanu cywilnego na podstawie informacji z innych USC, 6) prowadzenie korespondencji w sprawach o odpisy z aktów stanu cywilnego, 7) wydawanie odpisów z aktów stanu cywilnego oraz innych zaświadczeń z rejestrów USC Do zadań stanowiska pracy ds. rejestracji zmian w aktach stanu cywilnego (USC-I) w szczególności należy: 1) prowadzenie postępowania w zakresie: wpisywania zagranicznych aktów stanu cywilnego, prostowania, uzupełniania i odtwarzania aktów stanu cywilnego, rejestracji zagranicznych zdarzeń, zmiany imion i nazwisk; 2) przyjmowanie zapewnień o braku okoliczności do zawarcia małżeństwa; 3) przyjmowanie oświadczeń woli w zakresie zmian stanu cywilnego; 4) wydawanie zezwoleń za zawarcie małżeństwa przed upływem ustawowego terminu; 5) wydawanie zaświadczeń o braku okoliczności do zawarcia małżeństwa w formie wyznaniowej; 6) prowadzenie postępowania w zakresie unieważnienia jednego z dwóch aktów stwierdzających to samo zdarzenie; 7) prowadzenie korespondencji oraz załatwianie spraw konsularnych; 8) rejestracja zmian stanu cywilnego w księgach i w systemie PB_USC na podstawie decyzji administracyjnych, protokółów oświadczeń woli, prawomocnych wyroków i postanowień sądów powszechnych; 9) sporządzanie aktów stanu cywilnego w formie papierowej oraz wprowadzanie aktów do systemu 10) prowadzenie archiwum niemieckich ksiąg stanu cywilnego. 2. Szczegółowe czynności pracowników związane z realizacja zadań USC-I określają przepisy Prawa o aktach stanu cywilnego, przepisy rozporządzenia wykonawczego MSWiA oraz karty usług publicznych. 8. Do zadań stanowiska pracy ds. rejestracji małżeństw cywilnych (USC-II) należy w szczególności: 1) prowadzenie postępowania w zakresie przyjmowania zgłoszeń zamiaru zawarcia małżeństwa w formie cywilnej; 2) sporządzanie aktów stanu cywilnego w formie papierowej oraz wprowadzanie aktów do systemu 3) sporządzanie miesięcznych sprawozdań statystycznych dotyczących małżeństw zawieranych w formie cywilnej; 4) przekazywanie komórkom ewidencji ludności informacji o zawartych małżeństwach; 5) kompletowanie i prowadzenie akt zbiorowych do aktów małżeństw; 6) prowadzenie korespondencji w sprawach rejestracji małżeństw; Regulamin wewnętrzny Urzędu Stanu Cywilnego 3

4 7) wydawanie odpisów z aktów stanu cywilnego oraz innych zaświadczeń z rejestrów USC; 8) prowadzenie rejestrów załatwianych spraw. 2. Szczegółowe czynności pracowników związane z realizacja zadań USC-II określają przepisy Prawa o aktach stanu cywilnego, przepisy rozporządzenia wykonawczego MSWiA oraz karty usług publicznych. 9. Do zadań stanowiska pracy ds. rejestracji małżeństw wyznaniowych (USC-III) należy w szczególności: 1) prowadzenie postępowania w zakresie przyjmowania zgłoszeń zamiaru zawarcia małżeństwa w formie wyznaniowej; 2) sporządzanie aktów stanu cywilnego formie papierowej oraz wprowadzanie aktów do systemu 3) sporządzanie miesięcznych sprawozdań statystycznych dotyczących małżeństw zawieranych w formie wyznaniowej; 4) przekazywanie komórkom ewidencji ludności informacji o zawartych małżeństwach; 5) kompletowanie i prowadzenie akt zbiorowych do aktów małżeństw; 6) wydawanie odpisów z aktów stanu cywilnego oraz innych zaświadczeń z rejestrów USC; 7) prowadzenie rejestrów załatwianych spraw. 2. Szczegółowe czynności pracowników związane z realizacja zadań USC-III określają przepisy Prawa o aktach stanu cywilnego, przepisy rozporządzenia wykonawczego MSWiA oraz karty usług publicznych. 10. Do zadań stanowiska pracy ds. rejestracji urodzeń (USC-IV) należy w szczególności: 1) prowadzenie postępowania w zakresie rejestracji urodzeń noworodków; 2) sporządzanie aktów stanu cywilnego w formie papierowej oraz wprowadzanie aktów do systemu 3) kompletowanie i prowadzenie dokumentacji do akt zbiorowych urodzeń; 4) prowadzenie kart statystycznych dotyczących nowo narodzonych dzieci i sporządzanie miesięcznych zestawień; 5) sporządzanie protokółów zgłoszeń urodzenia dziecka w celu sporządzenia aktu w innym USC; 6) zawiadamianie organów ewidencji ludności o urodzeniach dzieci; 7) wydawanie odpisów oraz innych zaświadczeń z rejestrów stanu cywilnego; 8) prowadzenie spraw związanych z organizacją uroczystości jubileuszy pożycia małżeńskiego. 2. Szczegółowe czynności pracowników związane z realizacja zadań USC-IV określają przepisy Prawa o aktach stanu cywilnego, przepisy rozporządzenia wykonawczego MSWiA oraz karty usług publicznych. Regulamin wewnętrzny Urzędu Stanu Cywilnego 4

5 11. Do zadań stanowiska pracy ds. rejestracji zgonów (USC-V) należy w szczególności: 1) prowadzenie postępowania w zakresie rejestracji zgonów; 2) sporządzanie aktów stanu cywilnego w formie papierowej oraz wprowadzanie aktów do systemu 3) kompletowanie i prowadzenie dokumentacji do akt zbiorowych zgonów; 4) prowadzenie kart statystycznych dotyczących zgonów i sporządzanie miesięcznych zestawień; 5) zawiadamianie organów ewidencji ludności o zgonach; 6) wydawanie odpisów oraz innych zaświadczeń z rejestrów stanu cywilnego; 2. Szczegółowe czynności pracowników związane z realizacja zadań USC-V określają przepisy Prawa o aktach stanu cywilnego, przepisy rozporządzenia wykonawczego MSWiA oraz karty usług publicznych. Rozdział 4 Zasady zarządzania USC Pracą USC kieruje kierownik. 2. Kierownik realizuje zadania kierownika komórki organizacyjnej urzędu określonych w odrębnych przepisach. 3. W szczególności do kierownika należy: 1) dokonywanie podziału zadań na poszczególnych stanowiskach pracy; 2) ustalanie zakresów odpowiedzialności i uprawnień pracowników; 3) powierzanie pracownikom zadań nie wynikających z indywidualnych zakresów odpowiedzialności i uprawnień; 4) udzielanie upoważnień pracownikom w zakresie realizowanych zadań USC; 5) nadzór nad pracą pracowników zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach pracy oraz przestrzeganiem dyscypliny pracy; 6) powierzanie pracownikom do realizacji dodatkowych zadań nie wynikających z indywidualnych zakresów odpowiedzialności i uprawnień; 7) udzielanie urlopów wypoczynkowych i zwolnień z pracy; 8) zatwierdzanie kryteriów i sporządzanie okresowych ocen kwalifikacyjnych pracowników; 9) aktualizacja informacji zamieszczanych w serwisie internetowym oraz w Biuletynie Informacji Publicznej; 10) Opracowywanie i aktualizacja kart usług publicznych. 13. Kierownik realizuje zadania merytoryczne USC określone w odrębnych przepisach, w szczególności wynikające z Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, Prawa o aktach stanu cywilnego i rozporządzenia wykonawczego MSWiA. 14. Kierownik jest odpowiedzialny za współpracę z podmiotami zewnętrznymi przy realizacji zadań USC. Regulamin wewnętrzny Urzędu Stanu Cywilnego 5

6 15. Kierownik sprawuje nadzór nad wymaganiami w zakresie działania usc 1) analizuje otrzymane pocztą elektroniczna przepisy prawne i przekazuje do wiadomości pracownikom; 2) analizuje najnowsze wymagania prawne w zakresie działania USC, identyfikuje zakres koniecznych zmian oraz nadzoruje ich wdrażanie w realizowanych usługach publicznych; 3) prowadzi szkolenia w zakresie zmienionych przepisów prawa W USC prowadzony jest w formie elektronicznej wykaz przepisów prawnych, zawierający wykaz ustaw i aktów wykonawczych w zakresie działalności USC. 2. Wykaz podlega bieżącej aktualizacji poprzez wprowadzanie informacji o nowych przepisach i zmianach w obowiązujących. 17. Pracownicy na samodzielnych stanowiskach zobowiązani są do posiadania zbioru obowiązujących przepisów w wersji ujednoliconej regulujących sprawy prowadzone na stanowisku. 18. Wewnętrzne szkolenia merytoryczne pracowników USC prowadzi kierownik Ustalenia kontroli zewnętrznych, audytu i kontroli wewnętrznych omawiane są na spotkaniach z pracownikami odpowiedzialnymi za kontrolowane zadania. 2. Po upływie terminu do usunięcia uchybień dokonywana jest ocena realizacji zaleceń pokontrolnych. 20. W czasie nieobecności kierownika jego obowiązki przejmuje wskazany zastępca kierownika. Rozdział 5 Zasady zarządzania dokumentacją 21. Korespondencja w formie pism kierowana do USC odbierana jest przynajmniej raz dziennie z kancelarii ogólnej urzędu przez wskazanego pracownika USC i przyjmowana na stanowisku ds. organizacyjnych zgodnie z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej. 22. Korespondencja kierowana do USC drogą elektroniczną, w tym w systemie e-puap, odbierana jest przez kierownika lub zastępcę zgodnie z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej. 23. Bezpośrednio na stanowiskach pracy przyjmowane są dokumenty w sprawach załatwianych przy osobistym udziale interesanta: 1) zgłaszania zamiaru zawarcia małżeństwa w formie cywilnej; 2) wydawania zaświadczenia stwierdzającego brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa w formie wyznaniowej; Regulamin wewnętrzny Urzędu Stanu Cywilnego 6

7 3) wydawania zaświadczenia o możności zawarcia małżeństwa za granicą; 4) zmiany nazwiska lub imienia; 5) zgłaszania urodzenia; 6) zgłaszania zgonu; 7) wpisywania, prostowania, uzupełniania i odtwarzania aktów stanu cywilnego; 8) wydawania odpisów z aktów stanu cywilnego; 9) wydawania zaświadczeń o wpisach lub ich braku w rejestrach stanu cywilnego; 10) przyjmowania oświadczeń o uznaniu ojcostwa, powrotu po rozwodzie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa i o zmianie imienia dziecka Korespondencję wpływającą pracownik USC na stanowisku ds. organizacyjnych dzieli na pisma do dekretacji przez kierownika oraz pozostałe przekazywane bezpośrednio na stanowiska pracy. 2. Bez dekretacji kierownika bezpośrednio na stanowiska pracy przekazywane są: 1) wnioski o wydanie odpisów z aktów stanu cywilnego; 2) wnioski o wydanie zaświadczeń o dokonanych wpisach lub ich braku w rejestrach stanu cywilnego; 3) zawiadomienia z innych USC o zmianach stanu cywilnego w celu dokonania przypisków w aktach stanu cywilnego. pracy. 25. Kierownik przegląda korespondencję, dekretuje ją i przekazuje na właściwe stanowiska 26. Pracownicy na stanowiskach pracy stosownie do posiadanych uprawnień i udzielonych upoważnień realizują zadania i podpisują dokumenty w zakresie: 1) sporządzania aktów stanu cywilnego; 2) wydawania decyzji o zmianie imienia i nazwiska; 3) sporządzania protokółów oświadczeń o uznaniu ojcostwa, powrotu po rozwodzie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa i zmiany imienia dziecka; 4) wpisywania, prostowania, uzupełnienia i odtworzenia aktów stanu cywilnego; 5) wydawania odpisów aktów stanu cywilnego; 6) wydawania zaświadczeń o wpisach lub ich braku w rejestrach stanu cywilnego; 7) przyjmowania zapewnień o nieistnieniu przeszkód do zawarcia małżeństwa; 8) wydawania zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa w formie wyznaniowej; 9) wydawania zaświadczeń o możności zawarcia małżeństwa za granicą. 27. Przekazywanie projektów pism do akceptacji kierownika następuje w formie papierowej. 28. Przygotowanie korespondencji do wysyłki należy do pracowników w zakresie załatwianych przez nich spraw. Regulamin wewnętrzny Urzędu Stanu Cywilnego 7

8 29. Dokumentacją nietworzącą akt, a prowadzoną w formie papierowej są: 1) zawiadomienia o zmianach stanu cywilnego do przypisków w aktach stanu cywilnego; 2) rejestry zawiadomień do biur ewidencji ludności o zmianach stanu cywilnego; 3) rejestry małżeństw obchodzących jubileusze pożycia małżeńskiego; Rejestry stany cywilnego prowadzone są równolegle formie elektronicznej i papierowej przy wykorzystaniu systemu 2. Upoważnieni pracownicy przy wykonywaniu bieżących zadań korzystają z systemów ELUD, GRU, PLBUD, WYBUD. 31. Pracownik odpowiedzialny za archiwizację przygotowuje do przekazania do archiwum państwowego księgi stanu cywilnego i akta zbiorowe do nich zgodnie z instrukcją kancelaryjną. Rozdział 6 Przepisy końcowe 32. Wykonanie zarządzenia powierza się kierownikowi USC. 33. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej. 2 PREZYDENT MIASTA (-) mgr inż. Janusz Kubicki 2 Zarządzenie było poprzedzone zarządzeniem nr472/07 z dnia 18 kwietnia 207 r. w sprawie regulaminu wewnętrznego urzędu stanu cywilnego, które wygasło 31 marca 2013 r. na podstawie 11 ust. 1 zarządzenia nr K z dnia 1 marca 2013 r. Regulamin wewnętrzny Urzędu Stanu Cywilnego 8