ZARZĄDZENIE Nr 679/W/10 PREZYDENTA MIASTA ŁODZI z dnia 31 sierpnia 2010 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr 679/W/10 PREZYDENTA MIASTA ŁODZI z dnia 31 sierpnia 2010 r. w sprawie zatwierdzenia szczegółowego wykazu spraw prowadzonych przez Biuro Informacji i Komunikacji Społecznej Urzędu Miasta Łodzi. Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz i Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz. 717 i Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, Nr 116, poz i Nr 167, poz. 1759, z 2005 r. Nr 172, poz i Nr 175, poz. 1457, z 2006 r. Nr 17, poz. 128 i Nr 181, poz. 1337, z 2007 r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz. 974 i Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz i Nr 223, poz. 1458, z 2009 r. Nr 52, poz. 420 i Nr 157, poz oraz z 2010 r. Nr 28, poz.: 142 i 146, Nr 40, poz. 230 i Nr 106, poz. 675) w związku z art. 92 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 200, poz i Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz i Nr 167,poz. 1759, z 2007 r. Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz i Nr 223, poz. 1458, z 2009 r. Nr 92, poz. 753 i Nr 157, poz oraz z 2010 r. Nr 28, poz.: 142 i 146, Nr 40, poz. 230 i Nr 106, poz. 675) oraz 17 Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Łodzi, Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Łodzi zarządzam, co następuje: 1. Zatwierdzam szczegółowy wykaz spraw prowadzonych przez Biuro Informacji i Komunikacji Społecznej Urzędu Miasta Łodzi, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Wykonanie zarządzenia powierzam Dyrektorowi Biura Informacji i Komunikacji Społecznej Urzędu Miasta Łodzi. 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem wydania. PEŁNIĄCY FUNKCJĘ PREZYDENTA MIASTA ŁODZI Tomasz SADZYŃSKI

2 Załącznik do zarządzenia Nr 679/W/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 31 sierpnia 2010 r. Szczegółowy wykaz spraw prowadzonych przez Biuro Informacji i Komunikacji Społecznej Urzędu Miasta Łodzi I. Rzecznik Prasowy Prezydenta Miasta Lp. Zadania Podstawa prawna Rodzaj zadania 1. Obsługa prezydenta, wiceprezydentów i Urzędu w zakresie kontaktów z mediami, w tym: organizowanie wystąpień w prasie, radiu, telewizji i internecie 46 pkt 1, 2. Przygotowywanie wywiadów i ogłoszeń sponsorowanych - art. 36 ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. - Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24,z późn. zm.) - 46 pkt 1,

3 3. Udzielanie informacji mediom z zakresu działań prezydenta, wiceprezydentów i Urzędu - art. 11 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. - Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24,z późn. zm.) - 46 pkt 1, 4. Autoryzacja wywiadów i wypowiedzi - art. 14 ust. 2 ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. - Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24,z późn. zm.) - 46 pkt 1, 5. Organizowanie konferencji prasowych 46 pkt 1, 6. Reagowanie na informacje medialne dotyczące pracy prezydenta, wiceprezydentów i Urzędu oraz miejskich jednostek organizacyjnych - art. 31, 32, 33 ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. - Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24,z późn. zm.) - 46 pkt 1, 7. Archiwizacja dokumentacji. Przekazywanie akt - 35, 36 i 37 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i do Archiwum Zakładowego (obsługa systemu ArchSys modułu spisowego na poziomie związków międzygminnych stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia

4 Biura) r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319, z późn. zm.); - rozdział IV Instrukcji archiwalnej dla Urzędu Miasta Łodzi stanowiącej załącznik do zarządzenia Nr 298/W/09 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 16 lutego 2009 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji archiwalnej dla Urzędu Miasta Łodzi.

5 II. Oddział Analiz i Serwisu Internetowego Lp. Zadania Podstawa prawna Rodzaj zadania 1. Przygotowywanie codziennego przeglądu prasy i monitoring mediów 2. Prowadzenie analiz informacji zamieszczanych w środkach masowego przekazu dotyczących funkcjonowania Miasta 3. Prowadzenie korespondencji okolicznościowej Prezydenta Miasta Łodzi 4. Ewidencja udzielanych patronatów honorowych Prezydenta Miasta Łodzi 5. Udzielanie miejskim jednostkom organizacyjnym pomocy w działalności prasowo-informacyjnej 46 pkt 2, 46 pkt 2, 46 pkt 2, 46 pkt 2, 46 pkt 2,

6 6. Przygotowywanie materiałów zamieszczanych na stronach internetowych (pisanie tekstów, obsługa fotograficzna), 7. Obsługa medialna konferencji prasowych i wydarzeń z udziałem władz miasta 8. Prowadzenie serwisów www oraz aktualizacja danych na stronach internetowych 9. Archiwizacja informacji, także audiowizualnych na temat wydarzeń dotyczących Łodzi 10. Opracowywanie projektów planów i planów finansowych oraz sprawozdań w zakresie zadań realizowanych przez biuro 11. Prowadzenie ewidencji zaangażowania wydatków i etapów poprzedzających realizację dochodów 46 pkt 2, 46 pkt 2, 46 pkt 2, 46 pkt 2, 46 pkt 2, 46 pkt 2, 12. Archiwizacja dokumentacji. Przekazywanie akt - 35, 36 i 37 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i do Archiwum Zakładowego (obsługa systemu związków międzygminnych stanowiącej załącznik do ArchSys modułu spisowego na poziomie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia Biura) r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319, z późn. zm.); - rozdział IV Instrukcji archiwalnej dla Urzędu Miasta Łodzi

7 stanowiącej załącznik do zarządzenia Nr 298/W/09 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 16 lutego 2009 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji archiwalnej dla Urzędu Miasta Łodzi. 13. Prowadzenie książki kontroli ust. 1-3 Regulaminu kontroli stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 3216/V/09 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 1 czerwca 2009 r. w sprawie zasad organizacji działalności kontrolnej i trybu przeprowadzania kontroli. 14. Prowadzenia ewidencji ilościowo-wartościowej środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych będących w bezpośrednim używaniu Biura. 15. Przygotowywanie dla Biura wyciągów z jednolitego rzeczowego wykazu akt dla Urzędu Miasta Łodzi. 16. Prowadzenie spraw kadrowych Biura, w tym: list obecności, ewidencji: zwolnień lekarskich, delegacji służbowych, urlopów, godzin nadliczbowych. Obsługa programu kadrowopłacowego PLOTKA. Przygotowywanie wniosków do Prezydenta Miasta Łodzi w sprawach zmian kadrowych. - ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U r. Nr 152, poz z późn. zm.); - ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz z późn. zm.); - zarządzenie Nr 93/W/07 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 23 lipca 2007 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji w sprawie przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji aktywów trwałych będących w używaniu lub stanowiących własność Urzędu Miasta Łodzi i Miasta Łodzi (z późn. zm.) Instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych stanowiącej załącznik do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U z 1999 r. Nr 112, poz.1319, z późn. zm.); - Zarządzenie Nr 77/2000 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 12 grudnia 2000 r., w sprawie wprowadzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt dla Urzędu Miasta Łodzi (z późn. zm.). i powiatu i powiatu

8 III. Oddział Interwencyjny Lp. Zadania Podstawa prawna Rodzaj zadania 1. Monitoring spraw i interwencji mieszkańców Łodzi ukazujących się w mediach, 2. Ewidencja korespondencji elektronicznej skierowanej na adres prezydent@uml.lodz.pl 3. Koordynacja obiegu korespondencji mailowej skierowanej do Prezydenta Miasta Łodzi pomiędzy poszczególnymi komórkami UMŁ 4. Umieszczanie ogłoszeń Urzędu Miasta Łodzi w mediach 46 pkt 3, 46 pkt 3, 46 pkt 3, Zarządzenie Prezydenta Miasta Łodzi 63/W/08 28 stycznia 2008 r. w sprawie zamieszczania w środkach masowego przekazu ogłoszeń przygotowywanych przez Urząd Miasta Łodzi 5. Prowadzenie rejestru skarg i wniosków ust.1 pkt 10 Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Łodzi, stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 4407/V/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 14 czerwca 2010 r.; - 5 ust. 1 i 2 zarządzenia Nr 368/W/09 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 3 sierpnia 2009 r. w sprawie ustalenia zasad i powiatu

9 6. Prowadzenie repertorium wniosków o udzielenie informacji publicznej. przyjmowania, rejestrowania i rozpatrywania skarg i wniosków kierowanych do Urzędu Miasta Łodzi ust.1 pkt 9 Regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Łodzi, stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 4407/V/10 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 14 czerwca 2010 r.; - art. 10 Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz z późn. zm.); - 5 ust. 1-3 Instrukcji w sprawie sposobu udostępniania informacji publicznej w Urzędzie Miasta Łodzi stanowiącej załącznik do zarządzenia Nr 34/02 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 17 maja 2002 r. w sprawie sposobu udostępniania informacji publicznej. i powiatu

10 IV. Samodzielne Stanowisko ds. Wydawnictw Lp. Zadania Podstawa prawna Rodzaj zadania 1. Przygotowywanie i rozpowszechnianie wydawnictw informacyjnych okolicznościowych i periodycznych, w tym wydawanie miesięcznika samorządowego Piotrkowska Przygotowywanie oraz nadzór nad organizacją wystaw na citylightach UMŁ art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. - Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24,z późn. zm.) 46 pkt 4, art. 7 ust. 1 pkt 9 i 18 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. Nr 142 z 2001 r., poz. 1591, z późn. zm) 3. Archiwizacja dokumentacji. Przekazywanie akt - 35, 36 i 37 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i do Archiwum Zakładowego (obsługa systemu ArchSys modułu spisowego na poziomie Biura). związków międzygminnych stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319, z późn. zm.); - rozdział IV Instrukcji archiwalnej dla Urzędu Miasta Łodzi stanowiącej załącznik do zarządzenia Nr 298/W/09 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 16 lutego 2009 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji archiwalnej dla Urzędu Miasta Łodzi.

11 V. Samodzielne Stanowisko ds. Obsługi Sekretariatu Lp. Zadania Podstawa prawna Rodzaj zadania 1. Prowadzenie spraw administracyjnoorganizacyjnych Biura, w szczególności: obsługa sekretariatu 46 pkt 5, realizacja zadań związanych z prowadzeniem czynności kancelaryjnych - prowadzenie ewidencji korespondencji kierowanej do Biura i Dyrektora oraz jej przesyłanie zgodnie z właściwością oraz dekretacjami; prowadzenie ewidencji delegacji służbowych; prowadzenie rejestru ewidencji wyjść w godzinach służbowych; prowadzenie ewidencji wydanych i zwróconych identyfikatorów pracowników Biura; obsługa ogólnego konta poczty elektronicznej Biura; Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz.1319 z późn. zm.) ust. 2 załącznika do zarządzenia Nr 333/W/09 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 10 czerwca 2009 r. w sprawie regulaminu pracy w Urzędzie Miasta Łodzi (z późn. zm.). - 3 ust. 2 i 3 oraz 5 ust.1 Zarządzenia Nr 408/W/06 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 2 lutego 2006 roku w sprawie stosowania identyfikatorów w Urzędzie Miasta Łodzi.

12 sporządzanie zleceń wydania materiałów z magazynu; 2. Archiwizacja dokumentacji. Przekazywanie akt - 35, 36 i 37 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i do Archiwum Zakładowego (obsługa systemu ArchSys modułu spisowego na poziomie Biura). związków międzygminnych stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319, z późn. zm.); - rozdział IV Instrukcji archiwalnej dla Urzędu Miasta Łodzi stanowiącej załącznik do zarządzenia Nr 298/W/09 Prezydenta Miasta Łodzi z dnia 16 lutego 2009 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji archiwalnej dla Urzędu Miasta Łodzi.

13 Załącznik do szczegółowego wykazu spraw prowadzonych przez Biuro Informacji i Komunikacji Społecznej Urzędu Miasta Łodzi Schemat organizacyjny Biura Informacji i Komunikacji Społecznej Urzędu Miasta Łodzi Dyrektor Zastępca Dyrektora Rzecznik Prasowy Prezydenta Miasta Oddział Analiz i Serwisu Internetowego Samodzielne Stanowisko ds. Wydawnictw Oddział Interwencyjny Samodzielne Stanowisko ds. Obsługi Sekretariatu