BK Przemyśl, dnia r.

Transkrypt

1 BK Przemyśl, dnia r. Pan Komendant Straży Miejskiej ul. Sportowa Przemyśl Wystąpienie pokontrolne Przeprowadzona przez Biuro Kontroli Urzędu Miejskiego w Przemyślu w okresie od dnia r r. kontrola problemowa w Straży Miejskiej w Przemyślu ul. Sportowa 8 w zakresie gospodarki finansowej jednostki w okresie 2012 roku wykazała pewne nieprawidłowości i uchybienia. Szczegółowe ustalenia kontroli opisane zostały w protokole kontroli, który został podpisany i przekazany do kierowanej przez Pana jednostki w dniu r. W przedmiotowym wystąpieniu pokontrolnym chciałbym przedstawić swoje uwagi odnośnie ustaleń ze sprawdzonych zagadnień oraz zwrócić uwagę na uchybienia powstałe w toku realizacji zadań objętych zakresem przeprowadzonej kontroli. Kontrolą objęto gospodarkę finansową jednostki w okresie od 01 stycznia do 31 grudnia 2012 r. w szczególności w zakresie: - wewnętrznych uregulowań dot. kontroli zarządczej, procedur kontroli finansowej, zasad prowadzenia rachunkowości, zasad gospodarki finansowej, obiegu dokumentów, - realizacji wydatków budżetowych w zakresie ich legalności i celowości dot. w szczególności wydatków rzeczowych w zakresie zakupu umundurowania, zakupu paliwa do pojazdów służbowych oraz wydatków na wynagrodzenia pracowników. W wyniku kontroli stwierdzono: I W zakresie ustaleń ogólnych Statut Straży Miejskiej zawiera nie obowiązujące zapisy - w szczególności dot. posiadania rachunku dochodów własnych oraz źródeł pozyskiwania i przeznaczania dochodów własnych jednostki. Prowadzenie przez placówkę rachunku dochodów własnych umożliwiały przepisy ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 249, poz z póź. zm.). oraz wydana na podstawie tej ustawy Uchwała Nr 128/2005 Rady Miejskiej w Przemyślu z dnia r. Od dnia 1 stycznia 2010 r. weszły w życie przepisy ustawy z dnia 27 sierpnia

2 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. 157, poz. 1240), których treść ograniczała możliwości gromadzenia przez samorządową jednostkę budżetową środków finansowych na rachunku dochodów własnych. W oparciu o w/w przepisy Rada Miejska w Przemyślu Uchwałą nr 94/2010 z dnia 24 maja 2010 r. uchyliła własną Uchwałę Nr 128/2005 z dnia 30 czerwca 2005 r., w sprawie określenia źródeł dochodów własnych i wydatków nimi finansowanych wraz ze wskazaniem jednostek budżetowych, które prowadzą rachunek dochodów własnych. W związku z zaistniałą sytuacją zapis w Statucie dot. rachunku dochodów własnych jest nieaktualny i odnosi się do nieaktualnych przepisów prawnych. ( st. 2 3 protokołu kontroli ) II W zakresie realizacji budżetu W okresie 2012 r. Straż Miejska regulowała składki do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w większości przypadków zgodnie z terminem określonym w przepisach art. 47 ust.1 pkt. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. ustawy z 2009 r. Dz. U. Nr 205, poz z póź. zm. /, art. 87 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych ( t.j. ustawy z 2008 r. Dz. U. Nr 164, poz.1072 z póź. zm.) oraz art.107 ust.1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy ( t.j. ustawy z 2008 r. Dz. U. Nr 69, poz. 415 z póź. zm.). oraz składki do Urzędu Skarbowego z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych zgodnie z przepisami art.38 ust.1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych ( t.j. z 2000 r. Nr 14, poz.176 z póź. zm.) Niewielkie opóźnienia dotyczyły podatku oraz składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy za miesiąc marzec, kwiecień, maj, październik i listopad 2012 r. Z tyt. opóźnień zostały naliczone odsetki karne, które wynosiły łącznie 209,00 zł. Nieterminowe opłacanie składek przedstawiało się następująco: - w dniu r. przelew składek za m-c III 2012 r ,72 zł. w tym: ,85 zł. składka. pracownika ,87 zł. składka pracodawca odsetki 49,00 zł - w dniu r.przelew składek za m-c IV 2012 r ,58 w tym: ,72 zł. - składka pracownika, ,10 zł. - składka pracodawca, 4.292,76 zł. - fundusz pracy odsetki 52,00 zł. - w dniu r. przelew składek za m-c V 2012 r ,42 w tym: ,14 zł. - składka pracownika, ,98 zł. - składka pracodawca, 4.193,30 zł. - fundusz pracy odsetki 23,00 zł. - w dniu r. przelew składek za m-c X 2012 r w tym: ,26 zł. - składka pracownika, ,01 zł. - składka pracodawca, odsetki 45,00 zł. - w dniu r. przelew składek za m-c XI 2012 r ,94 w tym: ,36 zł. - składka pracownika, ,58 zł. - składka pracodawca, odsetki 14 zł. Łączna kwota odsetek z tyt. opóźnienia w zapłacie składek ZUS wynosiła zł. 183,00 zł.

3 Nieterminowe wpłaty z tyt. podatku przedstawiały się następująco: - w dniu r. przelew podatku 7.000,00 zł - w dniu r. przelew podatku 6.972,00 zł Skutkiem opóźnienia była zapłata odsetek w wysokości 19,00 zł.+ 7,00 zł. odsetek za wpłatę na PFRON. ( str protokołu kontroli ) III W zakresie realizacji wydatków rzeczowych 1. Kontrola realizacji wydatków rzeczowych wykazała, iż przy dokonaniu zakupów towarów i usług jednostka stosuje zasady wynikające z Instrukcji w sprawie zasad dokonywania zamówień nieobjętych ze względu na ich wartość przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz z póź. zm.) tj. do zamówień, których wartość nie przekracza kwoty ,00 EURO; wprowadzoną do stosowania Zarządzeniem Nr 4/2008 Komendanta Straży Miejskiej w Przemyślu z dnia 29 grudnia 2008 r. Zgodnie z zasadami określonymi w w/w regulacjach jednostka zakupiła umundurowania dla funkcjonariuszy Straży Miejskiej. Zakupu dokonano na podstawie umowy zawartej z PHU Hubert Sklep z art. myśliwskimi w Przemyślu. Dostawcę wyłoniono w drodze zapytania ofertowego, w którym uczestniczyły również firmy: Centrum Mundurowe OMEGA Świdnik oraz firma POSKAL z Poznania Pomimo, iż ceny przedstawione przez wymienionych oferentów w większości asortymentów były niższe, wybrano ofertę PHU Hubert ; uzasadniając to tym, iż Sklep Hubert jako jedyny zaoferował towar najwyższej jakości, który sprawdza się w terenie. Ze względu na specyfikę pracy strażników i brak możliwości ( z powodów finansowych) terminowego wydawania poszczególnych części umundurowania uznano, że jakość odzieży ma priorytetowe znaczenie przy wyborze dostawcy. ( str protokołu kontroli) 2. W oparciu o tabelę norm przydziału umundurowania dla Strażników Straży Miejskiej sprawdzono w sposób wyrywkowy okresy używalności wybranych sortów mundurowych dla kilku pracowników SM. Stwierdzono, że jednostka nie zachowuje okresu używalności i w wielu przypadkach nie wydaje strażnikom w wymaganym terminie części umundurowania zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie przydziału, używania, prania i wypłaty ekwiwalentu za pranie umundurowania, odzieży roboczej i obuwia roboczego oraz przydziału środków ochrony indywidualnej dla pracowników SM w Przemyślu wprowadzony Zarządzeniem Nr 8/2007 Komendanta Straży Miejskiej w Przemyślu z dnia 11 października 2007 r. ( str protokołu kontroli) IV W zakresie wynagrodzeń pracowników Straży Miejskiej 1.Regulamin wynagradzania pracowników zatrudnionych w Straży Miejskiej wprowadzony do stosowania Zarządzeniem Nr 2/2010 Komendanta Straży Miejskiej z dnia r. wraz z załącznikami posiada zapisy niezgodne z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych ( Dz.U. Nr 50, poz.398 z póź. zm.). Najwięcej uchybień dotyczy załącznika nr 3 do w/w regulaminu, w którym znajduje się tabela stanowisk, w tym stanowisk kierowniczych urzędniczych, pomocniczych i obsługi oraz doradców i asystentów, szczegółowe wymagania kwalifikacyjne niezbędne do

4 wykonywania pracy na poszczególnych stanowiskach, zaszeregowanie do kategorii wynagrodzenia zasadniczego i stawek dodatku funkcyjnego. Często konsekwencją błędnych ustaleń w załączniku nr 3 do regulaminu wynagradzania w SM są nieprawidłowe oznaczenia w angażach pracowników jednostki kategorie zaszeregowania na stanowisku pracy lub niedostosowanie stanowiska pracy do kategorii zaszeregowania i do wymaganego wykształcenia. ( str protokołu kontroli) 2..W aktach osobowych brak jest zapytania o karalność dla pracowników zatrudnionych w kontrolowanej jednostce na stanowiskach urzędniczych. Obowiązek posiadania pisemnej informacji z KRK, czy osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę na stanowisku urzędniczym nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe wynika z przepisów art. 6 ust. 3 pkt. 2 ustawy z dnia r. o pracownikach samorządowych ( Dz. U. Nr 223, poz z póź. zm.) ( str protokołu kontroli) 3.Niewłaście oznaczono stanowisko i kategorię zaszeregowania dla zatrudnionej do dnia r. na stanowisku specjalista, następnie od r. na stanowisku specjalista archiwista. Nieprawidłowości polegają na: - Według dokumentacji osobowej Pani na stanowisku specjalista oznaczoną ma VIII kategorię zaszeregowania. Oznaczona kategoria jest właściwa dla stanowiska specjalista określonego w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych Zał. nr 3 tabela IV część H poz. 10 ( Dz.U Nr 50, poz. 398) oraz wg Zał. nr 3 do Regulaminu wynagradzania w SM; w część dot. stanowisk urzędniczych w poz.21., natomiast jest nie właściwa dla Pani, która nie posiada wyższego wykształcenia wymaganego na przyznanym stanowisku pracy. Według Regulaminu Wynagrodzenia Pracowników zatrudnionych w SM w Przemyślu stanowisko specjalista występuje w tabeli stanowisk urzędniczych dwukrotnie: 1) pod pozycją 11, posiada przypisaną XI kategorię zaszeregowania i wymagane średnie wykształcenie oraz 2) pod pozycją 21 posiada przypisaną VIII kategorię zaszeregowania i wymagane wyższe wykształcenie. Ponadto w opisanej tabeli ( tj. w części dot. stanowisk urzędniczych ) pod pozycją 22 występuje stanowisko archiwista z oznaczoną VII kategorią zaszeregowania i wymaganym średnim wykształceniem. Wg cyt. wyżej rozporządzenia Stanowisko archiwista nie należy do stanowisk urzędniczych. - Powierzone Pani od stanowisko pn. specjalista archiwista nie jest przewidziane ani w przepisach cytowanego wyżej rozporządzenia, ani w wewnętrznym regulaminie jednostki. Ponadto należy zaznaczyć, iż wg obowiązujących przepisów w/w rozporządzenia stanowisko specjalista jest stanowiskiem urzędniczym, natomiast stanowisko archiwista należy do stanowisk pomocniczych i obsługi i posiada V kategorię zaszeregowania. - Wykaz stanowisk ujęty w załączniku nr 3 do Regulaminu Wynagradzania pracowników SM w Przemyślu, w części dotyczącej wykazu stanowisk pomocniczych i obsługi nie przewiduje stanowiska archiwista. ( str protokołu kontroli) 4. Wykaz stanowisk ujęty w załączniku nr 3 do Regulaminu wynagradzania pracowników SM w Przemyślu, w części dotyczącej wykazu stanowisk pomocniczych i obsługi nie przewiduje stanowiska pomoc biurowa. Na takim stanowisku w jednostce zatrudniona została w 2012 roku Pani. W związku z jej zatrudnieniem Komendant SM wydał Zarządzenie Nr 3/2012 z

5 dnia w sprawie utworzenia stanowiska pracy pomoc biurowa. Na okoliczności utworzenia stanowiska pomoc biurowa nie dokonano zmiany w regulaminie wynagradzania jednostki. ( str. 31 protokołu kontroli) 5. Nieprawidłowo ujęto w załączniku nr 3 do w/w Regulaminu wynagradzania w części dot. stanowisk urzędniczych - stanowisko głównego księgowego. Wg rozporządzenia stanowisko główny księgowy powinno być ujęte w części stanowiska kierownicze urzędnicze. ( str. 31 protokołu kontroli) 6. Niewłaściwie określono kategorię zaszeregowania dla Pani zatrudnionej w SM na stanowisku starszy specjalista w kat. XII wg cyt. rozporządzenia winno być kat. X. W regulaminie wynagradzania SM kategoria zaszeregowania dla stanowiska starszy specjalista oznaczona jest niezgodnie z przepisami rozporządzenia występuje w Tabeli: 1) pod pozycją 10, posiada przypisaną XI kategorię zaszeregowania i wymagane średnie wykształcenie oraz 2) pod pozycją 20 posiada przypisaną X kategorię zaszeregowania i wymagane wyższe wykształcenie. ( str. 26 i 31 protokołu kontroli) 7. Pani zatrudniona w jednostce na stanowisku urzędniczym st. specjalista otrzymuje dodatek specjalny przyznany przez Komendanta SM w Przemyślu, nieprzerwanie od 2008 r. w 2012 roku wysokość tego dodatku wynosiła 380,00 zł. Dodatek specjalny przyznany został w związku z przydzieleniem dla w/w dodatkowych czynności związanych z wykonywaniem, przyjmowaniem i rozliczaniem mandatów. Dodatkowe czynności przekazane zostały w/w na podstawie Porozumienia zmieniającego warunki umowy o pracę zawartego w dniu r. pomiędzy pracodawcą: Komendantem Straży Miejskiej w Przemyślu a w/w pracownikiem. Według Porozumienia cyt...w związku z powierzeniem dodatkowego zakresu przyznany został dodatek specjalny na czas wykonywania dodatkowych zadań ( Należy zaznaczyć, że czynności związane z pobieraniem, rozliczaniem mandatów w/w wykonywała od 2003 r. na podstawie zakresu czynności przekazanego w dniu r.) Również zakres czynności przyjęty do wiadomości przez w/w w dniu r. zawiera zapisy dotyczące powierzenia dla w/w zadań w zakresie przyjmowania, rozliczania mandatów. W związku z powyższymi ustaleniami stwierdzić należy, iż powierzenie dodatkowych czynności dla Pani ma charakter stały i przekazane zostało na czas nieokreślony. Analogiczna sytuacja do wyżej opisanej - dotycząca przyznania dodatku specjalnego miała miejsce w odniesieniu do Pani zatrudnionej w SM na stanowisku specjalista archiwista. Dodatek specjalny przyznany został w związku z przydzieleniem dla w/w dodatkowych czynności, które przekazane zostały na podstawie Porozumienia zmieniającego warunki umowy o pracę zawartego w dniu r. Według Porozumienia cyt...w związku z powierzeniem dodatkowego zakresu przyznany został dodatek specjalny na czas wykonywania dodatkowych zadań W myśl przepisów art. 36 ustawy z dnia z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych ( Dz.U. Nr 223, poz.1458) cyt. pracownikowi samorządowemu z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań może zostać przyznany dodatek specjalny Dodatek specjalny jest świadczeniem pieniężnym, które pracownik samorządowy może otrzymać wówczas, gdy okresowo zostanie zwiększony zakres jego zadań lub gdy wykonuje dodatkowe, szczególne zadania. Dodatek ten powinien być przyznawany na czas określony.

6 Powierzenie dodatkowych zadań powinno być związane z powierzeniem pracownikowi na czas określony zadań, których do tej pory nie wykonywał. Jeżeli pracodawca zamierza na stałe powierzyć pracownikowi dodatkowe obowiązki, wykraczające poza dotychczas wykonywany zakres pracy, powinien to zrobić w formie wypowiedzenia zmieniającego lub zawarcia z pracownikiem porozumienia zmieniającego dotychczasowe warunki pracy. W takim przypadku należałoby rozważyć możliwość zwiększenia wynagrodzenia pracownika poprzez zwiększenie wynagrodzenia zasadniczego ( w ramach przyznanego zaszeregowania ), a nie gratyfikacji w formie dodatku specjalnego, który powinien być przyznany pracownikowi na czas określony. ( W przypadkach opisanych wyżej Komendant SM w Przemyślu przekazał dodatkowe czynności dla obu Pań na podstawie Porozumienia zmieniającego warunki umowy o pracę zawartego w dniu r. ) Podana w ustawie o pracownikach samorządowych podstawa przyznania dodatku specjalnego ( okresowe zwiększenie obowiązków służbowych lub powierzenie dodatkowych zadań) ograniczają możliwość jego przyznania jedynie do zamkniętego okresu. Powierzenie dodatkowych zadań nie powinno nastąpić na czas nieokreślony. Sformułowanie to sugeruje bowiem, że mamy do czynienia tylko z dodaniem zadań, co powinno mieć charakter okresowy. Przyznanie dodatku specjalnego wymaga więc wskazania czasu, na jaki dodatek został przyznany, oraz uzasadnienie jego przyznania. ( str protokołu kontroli) Przedstawiając ustalenia kontroli proszę, w celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości o podjęcie stosownych działań i nie dopuszczenie do powstania podobnych w przyszłości. W szczególności wnoszę o realizację zaleceń i wniosków: 1. Dostosowania zapisów w Statucie jednostki do aktualnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz.U. 157, poz. 1240) dotyczących możliwości gromadzenia przez SM dochodów własnych na rachunku bankowym jednostki. 2. Dołożenia wszelkich starań, w celu terminowego regulowania obowiązkowych składek wobec budżetu (ZUS, US) i nie dopuszczenie do powstania odsetek karnych. 3. Opracowania regulaminu wynagradzania pracowników Straży Miejskiej zgodne z zasadami wynikającymi z rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych ( Dz.U. Nr 50, poz.398 z póź. zm.), w szczególności dostosowanie do obowiązujących przepisów załącznika nr 3 do regulaminu, w którym znajduje się tabela stanowisk, w tym stanowisk kierowniczych urzędniczych, pomocniczych i obsługi oraz doradców i asystentów, szczegółowe wymagania kwalifikacyjne niezbędne do wykonywania pracy na poszczególnych stanowiskach, zaszeregowanie do kategorii wynagrodzenia zasadniczego i stawek dodatku funkcyjnego. 4. Zatrudniania pracowników Straży Miejskiej na stanowiskach pracy odpowiadających ich wykształceniu i dostosowania kategorii zaszeregowania do odpowiedniego stanowiska pracy. 5. Przestrzegania przepisów art.6 ust.3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r.- o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz.1458 z póź. zm.), w zakresie kierowania zapytania do

7 Krajowego Rejestru Karnego o udzielenie informacji o osobie dla pracownika zatrudnionego w jednostce na podstawie umowy o pracę na stanowisku urzędniczym. 6 Przyznawania dodatku specjalnego dla pracowników jednostki zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów art.36 cytowanej wyżej ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych. 7. Usunięcia pozostałych nieprawidłowości i uchybień przedstawionych w protokole kontroli i w części opisowej zaleceń pokontrolnych,. Komendantowi Straży Miejskiej przysługuje prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do zaleceń i wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym w terminie 7 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego. W przypadku uznania zasadności zastrzeżeń ( lub nie uwzględnienia zastrzeżeń) zarządzający kontrolę w terminie 14 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń przekazuje na piśmie swoje stanowisko wraz z uzasadnieniem. Kontrolowany w ciągu 30 dni od daty otrzymania zaleceń pokontrolnych obowiązany jest poinformować mnie o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, względnie przedstawić harmonogram przedsięwzięć zmierzających do ich realizacji. W przypadku złożenia zastrzeżeń do zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym termin o którym mowa powyżej biegnie od daty otrzymania ostatecznego stanowiska zarządzającego kontrolę. Niniejsze zalecenia pokontrolne sporządzone zostały w czterech jednobrzmiących egzemplarzach. Do wiadomości: 1. Adresat 2. Wydział Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego UM w Przemyślu 3. Wydział Finansowo - Księgowy UM w Przemyślu 4. A/a Anonimizacji dokonała Elżbieta Chudzik główny specjalista w Wydziale OKKII