SMARTMAIL - instrukcja obsługi. wersja 2.7

Transkrypt

1 SMARTMAIL - instrukcja obsługi wersja października 2013

2 Spis treści 1 Wstęp 4 2 Logowanie 4 3 Aktualności 6 4 Wiadomości Nowa wiadomość Wiadomości przychodzące Filtrowanie wiadomości przychodzących Szczegóły wiadomości Czynności w obrębie wiadomości Wiadomości wychodzące Filtrowanie wiadomości wychodzących SPAM Czynności w obrębie wiadomości SPAM Filtrowanie wiadomości w SPAM Wyszukiwarka 15 6 Ustawienia Użytkownicy panelu Dodawanie użytkownika Edycja użytkownika Usuwanie użytkownika Filtrowanie użytkowników Grupy użytkowników Dodawanie nowej grupy użytkowników

3 6.2.2 Edycja grup użytkowników Usuwanie grup użytkowników Moduły Dodawanie modułu Edycja modułów Usuwanie modułu Katalogi Dodawanie katalogu Edycja katalogu Usuwanie katalogu Schematy wiadomości Dodawanie schematu wiadomości Edycja schematu wiadomości Usuwanie schematu wiadomości Filtrowanie schematu wiadomości Książka adresowa Dodawanie adresu do książki adresowej Edycja adresu w książce adresowej Usuwanie adresu z książki adresowej Filtrowanie książki adresowej Etykiety Dodawanie etykiety Edycja etykiety Usuwanie etykiety Reguły wiadomości Dodawanie reguły Edycja reguły

4 6.8.3 Usuwanie reguły Statystyki Użytkownicy Filtrowanie użytkowników Ilość poczty Filtrowanie wiadomości według przedziału czasu Średnie czasy Filtrowanie wiadomości Pomoc Instrukcja obsługi FAQ Archiwum 34 3

5 1 Wstęp Poniższa instrukcja ma na celu wyjaśnić obsługę aplikacji do zarządzania pocztą SmartMail. Aplikacja znajduje się pod adresem Zbudowana jest z siedmiu modułów, które odpowiadają siedmiu rozdziałom instrukcji (zaczynając od rozdz. 3). SmartMail to narzędzie pozwalające na komunikację drogą mailową między klientami. Istotną różnicą pomiędzy zwykłym kontem pocztowym a SmartMailem jest to, że ten drugi pozwala na podgląd całej korespondencji prowadzonej przez wszystkich użytkowników panelu i klienta. Narzędzie daje możliwość odtworzenia historii poszczególnych wątków, śledzenia wiadomości, które zostały bez odpowiedzi, kto przeczytał i odpisał na daną wiadomość. SmartMail celowo nie posiada funkcji przenoszenia wiadomości do kosza, z jednej strony po to, by mieć dostęp do pełnej korespondencji z klientami, a z drugiej strony, by wyeliminować przypadkowe usunięcie cennych wiadomości. W tym celu niepotrzebne lub stare wiadomości są przenoszone do archiwum. Ogólne zasady działania poczty SmartMail: Dostępny jest przez panel administracyjny Panel mogą obsługiwać osoby, które otrzymają odpowiednie uprawnienia Wiadomości spływają na adres firmy Osoba uprawniona sortuje wiadomości i przenosi je do odpowiednich folderów tematycznych Użytkownik ma dostęp do wszystkich folderów Techniczne uwarunkowania SmartMaila: Dostęp z każdego komputera w sieci do poczty Forma: strona WWW Udostępnianie poprzez Internet szyfrowanym protokołem HTTPS, będącym częścią panelu administracyjnego. 2 Logowanie Każdy użytkownik poczty otrzymuje unikalny login oraz hasło Po zalogowaniu użytkownik widzi wszystkie foldery w panelu, do których otrzymał dostęp Po zalogowaniu w lewym górnym rogu panelu wyświetlają się imiona i nazwiska wszystkich zalogowanych w danej chwili użytkowników 4

6 Po wpisaniu w przeglądarce adresu ukaże się strona logowania SmartMaila (rys. 1). Rysunek 1: Panel logowania W panelu logowania należy podać: Nazwa firmy - nazwę firmy podaną przy zakładaniu SmartMaila Nazwa użytkownika - login Hasło - hasło do konta Aby potwierdzić wprowadzone dane, należy kliknąć przycisk Zaloguj się. Po zalogowaniu się w prawym górnym rogu panelu znajduje się login użytkownika oraz przycisk do wylogowania się, a po lewej stronie wyświetla się menu z 7 modułami (rys. 2): Rysunek 2: 7 modułów poczty korporacyjnej Lewe menu składa się z takich pozycji jak: 5

7 Aktualności - roz. 3 Wiadomości - roz Wyszukiwarka - roz. 5 Ustawienia - roz. 6 Statystyki - roz. 7 Pomoc - roz. 8 Archiwum - roz. 9 Lewe menu można dowolnie zwijać i rozwijać, klikając na nagłówki modułów. Można również całkowicie je schować poprzez kliknięcie strzałek obok menu. 3 Aktualności Moduł zawiera listę ze zmianami dokonanymi w poszczególnych wersjach aplikacji oraz informację jaka wersja jest aktualnie używana. 4 Wiadomości Moduł Wiadomości zawiera następujące foldery: Odebrane - lista wiadomości przychodzących; katalog Odebrane może zawierać podkatalogi - patrz rozdział 6.4 Nieprzypisane - lista wiadomości nieprzypisanych Wysłane - lista wiadomości wychodzących SPAM - lista wiadomości niechcianych Po przejściu do wymienionych wyżej folderów lub podfolderów menu nad listami wiadomości zawiera: 1. Odebrane, nieprzypisane (a) Nazwa katalogu do którego przeszedł użytkownik (b) Nowa wiadomość - przejście do tworzenia nowej wiadomości (roz. 4.1) (c) Opis katalogu - przejście do edycji opisu katalogu (d) Dodaj etykietę - przejście do edycji etykiety (e) Przenieś (f) Przenieś do archiwum 6

8 2. Wysłane (a) Nazwa katalogu do którego przeszedł użytkownik (b) Dodaj etykietę - przejście do edycji etykiety (c) Przenieś (d) Przenieś do archiwum 3. SPAM (a) Nazwa katalogu do którego przeszedł użytkownik 4.1 Nowa wiadomość Zakładka Nowa wiadomość znajduje się w folderze Odebrane oraz w każdym podfolderze. Tworzenie wiadomości odbywa się standardowo, jak w zwykłym programie pocztowym. Należy kliknąć w zakładkę Nowa wiadomość, a następnie wypełnić formularz (rys. 3): Rysunek 3: Zakładka nowa wiadomość Od - automatycznie wpisuje się użytkownika Do - wpisać adres adresata/adresatów, wymieniając ich po przecinku DW - kopia wiadomości; wpisać adresata/adresatów, wymieniając ich po przecinku UDW - ukryta kopia wiadomości - niewidoczna dla głównego adresata/ów i adresata/ów z kopii; wpisać adresata/adresatów, wymieniając ich po przecinku 7

9 Zażądaj potwierdzenia przeczytania wiadomości - domyślnie Nie Temat - wpisać temat wiadomości Treść - wpisać treść wiadomości wykorzystując narzędzia do edycji tekstu (patrz rozdział??) Wstaw z szablonu - kliknąć i wybrać z selektu pożądany schemat wiadomości, patrz 6.5 Załącznik - aby dodać załącznik, należy kliknąć przycisk Przeglądaj, następnie wybrać z dysku plik, po czym kliknąć przycisk Dodaj/Otwórz. W polu obok przycisku Przeglądaj wyświetli się ścieżka dostępu do pliku. Do wiadomości można dodać maksymalnie 3 załączniki. Aby wysłać wiadomość, należy kliknąć przycisk Wyślij. Po wysłaniu wiadomości wyświetla się komunikat Wysłano wiadomość potwierdzający wysłanie wiadomości. Polami obowiązkowymi do uzupełnienia są: adresata, temat i treść wiadomości. W przypadku, gdy nie zostaną wypełnione wszystkie obowiązkowe pola, wówczas wyświetla się komunikat np.: Pole Temat jest wymagane. 4.2 Wiadomości przychodzące Wszystkie wiadomości przychodzące trafiają do folderu Odebrane. Osoba odpowiedzialna za przekierowania wiadomości przenosi je do odpowiednich podfolderów. Folder Odebrane oraz podległe jej podfoldery zawierają listę wiadomości przychodzących oraz następujące informacje (rys. 4): Rysunek 4: Lista wiadomości odebranych L.P. - numer porządkowy wiadomości, generowany automatycznie Przeczytane - jeśli pole jest zaznaczone, oznacza to, że wiadomość została przeczytana Odpowiedziano Zaznaczone - oznaczenie checkbox w tej kolumnie pozwala zaznaczyć wiele wiadomości naraz. Wątek - po rozwinięciu strzałki rozwija się lista wiadomości w danym wątku Załącznik - załącznik do wiadomości 8

10 Nadawca - imię i nazwisko nadawcy wiadomości Temat - temat wiadomości Data wysłania - data wysłania wiadomości przez adresata Etykieta - nazwa etykiety przypiętej do wiadomości; aby dodać etykietę do wiadomości, patrz rozdział Rozmiar - waga wiadomości w [KB] wraz z ewentualnym załącznikiem Podgląd - przycisk do podglądu szczegółów wiadomości Wiadomość można otworzyć poprzez kliknięcie w wiersz lub kliknięcie Podgląd. W przypadku kliknięcia w wiersz, treść wiadomości wyświetla się poniżej listy. Na liście wiadomości wyświetla się wiersz, odznaczający wiadomości starsze niż X godzin (24 lub 48 godzin) Filtrowanie wiadomości przychodzących W obrębie folderu Odbiorcza oraz podległych mu podfolderów możliwe jest filtrowanie wiadomości według 5 kryteriów: Przeczytane - filtrowanie według przeczytanych lub nieprzeczytanych wiadomości Odpowiedziano - określanie czy odpowiedziano Nadawca - filtrowanie według imienia i nazwiska nadawcy wiadomości Temat - filtrowanie według tematu wiadomości Data wysłania Etykieta Aby odszukać wiadomość lub grupę wiadomości, należy kliknąć przycisk Filtruj. Aby wyłączyć filtrowanie, należy kliknąć przycisk Resetuj filtr Szczegóły wiadomości Aby otworzyć treść wiadomości, należy na liście wiadomości kliknąć w dany wiersz lub w ikonkę (Podgląd). Wyświetlą się wówczas następujące szczegóły wiadomości (rys. 5): Wiadomość została przeczytana przez - nazwy osób, które przeczytały daną wiadomość Od - nadawca wiadomości 9

11 Rysunek 5: Szczegóły wiadomości przychodzących Do - odbiorca wiadomości Temat - temat wiadomości Załącznik - nazwa załącznika oraz jej rozmiar w [KB] Pole z treścią wiadomości Czynności w obrębie wiadomości W obrębie szczegółów wiadomości przychodzących możliwe są następujące czynności: Odpowiedz - opcja odpowiedzi na wiadomość przychodzącą; w ten sposób tworzy się wątek wiadomości Przenieś - opcja przenoszenia wiadomości do innego folderu lub podfolderu Przekaż - przesłanie wiadomości do innego adresata Dodaj etykietę - możliwość dodania etykiety do wiadomości Dodaj notkę - opcja dodania krótkiej notatki; wpisać treść notatki i kliknąć Zapisz Drukuj - możliwość wydrukowania całej treści (wątku) wiadomości Przenieś do archiwum - powoduje przeniesienie wiadomości do archiwum. 1. Odpowiedź na wiadomość - aby odpowiedzieć na daną wiadomość, należy kliknąć zakładkę Odpowiedz, a następnie wypełnić formularz nowej wiadomości (patrz rys. 6). W treści wiadomości automatycznie wyświetla się adres mailowy adresata oraz treść pierwotnej wiadomości. Jeśli użytkownik odpowiada na wiadomość, to otrzymana wiadomość trafia do folderu nadawcy. 2. Przenoszenie wiadomości - aby przenieść wiadomość do innego folderu lub podfolderu, należy kliknąć zakładkę Przenieś, a następnie (rys. 7): Przenieś do folderu - wybrać z selektu folder, gdzie ma zostać przeniesiona wiadomość Komentarz - wpisać komentarz do wiadomości kliknąć przycisk Przenieś 10

12 Rysunek 6: Formularz nowej wiadomości Rysunek 7: Przenoszenie wiadomości 11

13 3. Przekazywanie wiadomości - aby przekazać innemu odbiorcy zarówno treść jak i wszystkie załączniki wiadomości, należy kliknąć zakładkę Przekaż, a następnie edytować adresata i ewentualnie treść wiadomości. 4. Dodawanie etykiety - aby dodać etykietę wiadomości, należy wybrać z selektu etykietę i kliknąć Zapisz. Wówczas wiersz z wiadomością na liście wiadomości podświetli się na kolor przyporządkowany do danej etykiety. 5. Dodawanie notatki do wiadomości - aby dodać notkę do etykiety, należy wpisać treść notatki i kliknąć Zapisz. 6. Drukowanie wiadomości - aby wydrukować wiadomość oraz wszystkie wątki, należy kliknąć zakładkę Drukuj, wyświetli się wówczas okno z ustawieniami drukowania. 4.3 Wiadomości wychodzące Sekcja ta zawiera listę wiadomości wysłanych oraz następujące informacje (rys. 8): Rysunek 8: Lista wiadomości wysłanych LP. - numer porządkowy wiadomości, generowany automatycznie Przeczytane - jeśli pole jest zaznaczone, oznacza to, że wiadomość została przeczytana Akcje czynności wokół wiadomości Wątek Załącznik Nadawca - imię i nazwisko nadawcy wiadomości nadawcy - adres nadawcy wiadomości Temat - temat wiadomości Data Data wysłania Etykieta Rozmiar - waga wiadomości w [KB] wraz z ewentualnym załącznikiem Podgląd - przycisk do podglądu szczegółów wiadomości 12

14 Aby obejrzeć szczegóły wiadomości, należy kliknąć w wybrany wiersz lub w ikonkę. Widok szczegółów wiadomości, historii wiadomości oraz czynności w obrębie wiadomości są takie same jak przy wiadomościach przychodzących (patrz rozdział 4.2). Wyjątek stanowi brak funkcji przenoszenia wiadomości z folderu Wysłane do Odbiorcza Filtrowanie wiadomości wychodzących W obrębie folderu Wysłane możliwe jest filtrowanie wiadomości według 5 kryteriów (rys. 8): Nadawca - filtrowanie według nadawcy wiadomości Odbiorca - filtrowanie według odbiorcy wiadomości Temat wiadomości - filtrowanie po temacie wiadomości Data wysłania - filtrowanie według daty i godziny odebranej wiadomości Etykieta - filtrowanie według nadanej etykiety Aby odszukać wiadomość lub grupę wiadomości, należy kliknąć przycisk Filtruj. Aby wyłączyć funkcję filtrowania, należy kliknąć przycisk Resetuj filtr. 4.4 SPAM SPAM to niechciane lub niepotrzebne wiadomości elektroniczne. System sam rozpoznaje wiadomości SPAM i sam również przenosi je do tego folderu. Lista wiadomości w folderze SPAM zawiera następujące informacje (rys. 9): Rysunek 9: Lista wiadomości w folderze SPAM L.P. - numer porządkowy wiadomości, generowany automatycznie Przeczytane - jeśli pole jest zaznaczone, oznacza to, że wiadomość została przeczytana Odpowiedziano Wątek Załącznik 13

15 Nadawca - imię i nazwisko nadawcy wiadomości nadawcy - adres nadawcy wiadomości Temat - temat wiadomości Data Data wysłania Etykieta Rozmiar - waga wiadomości w [KB] wraz z ewentualnym załącznikiem Podgląd - przycisk do podglądu szczegółów wiadomości Czynności w obrębie wiadomości SPAM W obrębie wiadomości w folderze SPAM możliwe są te same czynności co przy wiadomościach przychodzących (patrz rozdział 4.2.3), czyli: Filtrowanie wiadomości Odpowiedzenie na wiadomość poprzez kliknięcie w szczegółach wiadomości w zakładkę Odpowiedz Przenoszenie wiadomości poprzez kliknięcie w szczegółach wiadomości w zakładkę Przenieś Dodanie etykiety poprzez kliknięcie w szczegółach wiadomości w zakładkę Dodaj etykietę Przenoszenie do archiwum poprzez kliknięcie w szczegółach wiadomości Przenieś do archiwum Drukuj - uruchomienie drukowania wiadomości Filtrowanie wiadomości w SPAM W folderze SPAM możliwe jest filtrowanie wiadomości według 6 kryteriów (rys. 9: Nadawca - filtrowanie według imienia i nazwiska nadawcy wiadomości nadawcy - filtrowanie według adresu nadawcy Temat - filtrowanie według tematu wiadomości Data wysłania - filtrowanie według daty i godziny odebranej wiadomości Etykieta - filtrowanie według nadanej etykiety Aby odszukać wiadomość lub grupę wiadomości, należy kliknąć przycisk Filtruj. Aby wyłączyć funkcję filtrowania, należy kliknąć przycisk Resetuj filtr. 14

16 5 Wyszukiwarka Sekcja zawiera formularz z zaawansowanymi opcjami wyszukiwania wiadomości. Wiadomości można wyszukać po następujących kryteriach (rys. 10): Rysunek 10: Opcje wyszukiwania wiadomości Nadawca - wyszukiwanie po nadawcy wiadomości Temat wiadomości - wyszukiwanie po temacie wiadomości Zawartość - wyszukiwanie po treści zawartej w wiadomości Od/Do- wyszukiwanie wiadomości po dacie lub przedziale czasu Katalog - wyszukiwanie po nazwie katalogu, w którym znajduje się wiadomość; należy wybrać z selektu odpowiedni katalog Przeczytane - wyszukiwanie po wiadomościach przeczytanych lub nieprzeczytanych Załącznik - wyszukiwanie wiadomości zawierających załączniki Odpowiedziane - wyszukiwanie wiadomości odpowiedzianych lub nieodpowiedzianych 15

17 Aby wyszukać wiadomość należy edytować formularz, a następnie kliknąć Szukaj. Wyszukane wiadomości wyświetlą się na liście poniżej formularza. 6 Ustawienia 6.1 Użytkownicy panelu Sekcja zawiera listę użytkowników SmartMaila, czyli osób, które mogą zarządzać wiadomościami. Lista składa się z następujących elementów (rys. 11): Rysunek 11: Lista użytkowników panelu L.P. - numer porządkowy użytkownika, generowany automatycznie Aktywny - publikacja użytkownika, jeśli pole aktywny jest zaznaczone, oznacza to, że użytkownik jest Login - login użytkownika Imię - imię użytkownika Nazwisko - nazwisko użytkownika - użytkownika Grupa - nazwa grupy uprawnień od których ma dostęp użytkownik Edycja - możliwość edycji danych użytkownika Usuń - możliwość usunięcia użytkownika z listy Dodawanie użytkownika Aby dodać nowego użytkownika do poczty SmartMail, należy na liście użytkowników kliknąć w zakładkę Dodaj nowego użytkownika, a następnie uzupełnić formularz (rys. 12): Login - wpisać login użytkownika Hasło - wpisać hasło użytkownika Powtórz hasło - powtórnie wpisać to samo hasło 16

18 Rysunek 12: Dodawanie nowego użytkownika 17

19 Imię - wpisać imię użytkownika Nazwisko - wpisać nazwisko użytkownika - wpisać użytkownika Nazwa nadawcy - nazwa nadawcy, jaka będzie wyświetlać się innym użytkownikom Stopka - wpisać treść stopki Grupa uprawnień - wybrać z selektu: Administrator lub Pracownik (patrz rozdział 6.2) Katalog użytkownika - wybrać z selektu katalog (folder), do którego będzie przypisany użytkownik Aby zapisać wprowadzone zmiany, należy kliknąć przycisk Zapisz Edycja użytkownika Aby edytować ustawienia w profilu użytkownika, należy kliknąć w danym wierszu dokonać zmian przy następujących ustawieniach: (edycja), po czym Login - zmienić login użytkownika Hasło - zmienić hasło użytkownika Powtórz hasło - powtórnie wpisać to samo hasło Imię - zmienić imię użytkownika Nazwisko - zmienić nazwisko użytkownika - zmienić użytkownika Stopka - zmienić treść stopki Grupa uprawnień - wybrać z selektu: Administrator lub Pracownik (patrz rozdział 6.2) Katalog użytkownika - wybrać z selektu inny katalog, do którego będzie przypisany użytkownik Aby zapisać wprowadzone zmiany, należy kliknąć przycisk Zapisz Usuwanie użytkownika Aby usunąć użytkownika z listy, należy kliknąć w danym wierszu klikając przycisk OK. (usuń), a następnie potwierdzić operację 18

20 6.1.4 Filtrowanie użytkowników Możliwe jest filtrowanie użytkowników według 4 kryteriów (rys.??): Login Imię Nazwisko Aby wyszukać użytkownika lub grupę użytkowników, należy w polach Login/Imię/Nazwisko lub wpisać odpowiednią treść, po czym kliknąć przycisk Filtruj. Aby wyłączyć funkcję filtrowania, należy kliknąć przycisk Resetuj filtr. 6.2 Grupy użytkowników W ramach grupy użytkowników wybierane są poszczególne moduły poczty korporacyjnej, do których użytkownicy mają mieć dostęp. Lista grup użytkowników zawiera następujące elementy (rys. 13): Rysunek 13: Lista grup użytkowników ID - numer porządkowy grupy użytkowników, generowany automatycznie Nazwa grupy - nazwa grupy użytkowników Edycja - możliwość edycji ustawień grupy Usuń - możliwość usunięcia grupy uprawnień Dodawanie nowej grupy użytkowników Aby dodać nową grupę użytkowników, należy na liście grup użytkowników kliknąć Dodaj grupę użytkowników, a następnie (rys. 14): Nazwa - wpisać nazwę grupy użytkowników Nazwa nadawcy dla grupy 19

21 Rysunek 14: Dodawanie nowej grupy użytkowników Zaznaczyć moduły, do których nowa grupa użytkowników będzie mieć dostęp Aby potwierdzić wprowadzone zmiany, należy kliknąć przycisk Zapisz Edycja grup użytkowników Aby edytować ustawienia dla grupy użytkowników, należy na liście grup użytkowników kliknąć po czym: (edycja), Nazwa grupy - zmienić nazwę grupy użytkowników Nazwa nadawcy dla grupy Zaznaczyć lub odznaczyć pole ma mieć do niego dostęp przy danym module w zależności, czy dana grupa użytkowników Aby potwierdzić wprowadzone zmiany, należy kliknąć przycisk Zapisz Usuwanie grup użytkowników Aby usunąć grupę użytkowników, należy na liście grup użytkowników kliknąć ikonkę potwierdzić operację klikając OK. (usuń), po czym 6.3 Moduły Sekcja zawiera listę modułów, do których grupy użytkowników mogą mieć dostęp. Lista modułów składa się z następujących elementów (rys. 15): L.P. - numer porządkowy modułu, generowany automatycznie Nazwa - nazwa modułu Link URL Edycja - możliwość edycji modułu Usuń - możliwość usunięcia modułu 20

22 Rysunek 15: Lista modułów Dodawanie modułu Aby dodać nowy moduł, należy na liście modułów kliknąć w zakładkę Dodaj moduł, a następnie uzupełnić formularz (rys. 16): Rysunek 16: Dodawanie modułu Nazwa - wpisać nazwę modułu Moduł - wpisać link URL modułu Aby zatwierdzić wprowadzone zmiany, należy kliknąć przycisk Zapisz Edycja modułów Aby edytować moduł, należy na liście modułów kliknąć (edycja), po czym (rys. 17): Nazwa - wpisać nazwę modułu Moduł - wpisać link URL modułu Aby potwierdzić wprowadzone zmiany, należy kliknąć przycisk Zapisz Usuwanie modułu Aby usunąć moduł, należy na liście modułów kliknąć ikonkę klikając OK. (usuń), po czym potwierdzić operację 21

23 Rysunek 17: Edycja modułu 6.4 Katalogi Sekcja zawiera listę katalogów (folderów), które zawierają się w głównym katalogu Odebrane. Katalogi są pomocne w porządkowaniu wiadomości przychodzących. W zależności od potrzeb, można tworzyć katalogi tematyczne lub na przykład według Klientów. Dodatkowo, istnieje możliwość przypisania adresów mailowych do dowolnego katalogu, dzięki czemu wiadomości od stałych klientów będą automatycznie wrzucane do przyporządkowanego im katalogu. Więcej szczegółów - patrz rozdział 6.8. Lista katalogów składa się z następujących elementów (rys. 18): Rysunek 18: Lista katalogów L.P. - numer porządkowy katalogu, generowany automatycznie Nazwa - nazwa katalogu Rodzic - opcja nadrzędności i podrzędności katalogu względem innego Edycja - możliwość edycji katalogu Usuń - możliwość usunięcia katalogu Dodawanie katalogu Aby dodać nowy katalog, należy na liście katalogów kliknąć w zakładkę Dodaj katalog, a następnie uzupełnić formularz (rys. 19): Nazwa - wpisać nazwę modułu Rodzic - wybrać z selektu jednostkę nadrzędną. Jeśli nie zostanie wybrana żadna opcja, wówczas katalog będzie nadrzędny. 22

24 Rysunek 19: Dodawanie katalogu Opis katalogu - wpisać opis Aby zatwierdzić wprowadzone dane, należy kliknąć przycisk Zapisz Edycja katalogu Aby edytować katalog, należy na liście katalogów kliknąć (edycja), po czym: Nazwa - zmienić nazwę katalogu Rodzic - wybrać z selektu jednostkę nadrzędną lub podrzędną katalogu Opis - opis katalogu Aby potwierdzić wprowadzone zmiany, należy kliknąć przycisk Zapisz Usuwanie katalogu Usunąć można tylko katalog nie zawierający żadnych maili. Aby tego dokonać, należy na liście katalogów kliknąć ikonkę (usuń), po czym potwierdzić operację klikając OK. 6.5 Schematy wiadomości Sekcja prezentuje listę schematów (szablonów) wiadomości. Służą one do wstawiania w treść wiadomości wybranych schematów odpowiedzi (np. rys. 3), np. schemat odpowiedzi na najczęściej zadawane pytanie 23

25 itp. Przykładowa lista schematów wiadomości zawiera następujące elementy (rys. 20): Rysunek 20: Lista schematów wiadomości L.P. - numer porządkowy schematu, generowany automatycznie Nazwa - nazwa schematu Kategoria schematów wiadomości Przycisk Edycja - roz Przycisk Usuń - roz Dodawanie schematu wiadomości Aby dodać nowy szablon wiadomości, należy na liście schematów kliknąć w zakładkę Dodaj schemat wiadomości, a następnie uzupełnić formularz (rys. 21): Rysunek 21: Dodawanie schematu wiadomości Nazwa - wpisać nazwę schematu 24

26 Kategoria schematów wiadomości - wybrać z selektu odpowiednią kategorię Zawartość - wpisać treść schematu; objaśnienie funkcji edycji tekstu znajdują się na końcu instrukcji Aby zatwierdzić wprowadzone dane, należy kliknąć przycisk Zapisz Edycja schematu wiadomości Aby edytować schemat wiadomości, należy na liście schematów kliknąć (edycja), po czym: Nazwa - zmienić nazwę katalogu Kategoria schematów wiadomości - wybrać z selektu odpowiedni typ schematu Zawartość - wpisać inną treść schematu Aby potwierdzić wprowadzone zmiany, należy kliknąć przycisk Zapisz Usuwanie schematu wiadomości Aby usunąć schemat wiadomości, należy na liście schematów kliknąć ikonkę operację klikając OK. (usuń), po czym potwierdzić Filtrowanie schematu wiadomości Możliwe jest filtrowanie schematów wiadomości według kategorii schematu (rys. 20). Aby odszukać schemat wiadomości, należy wybrać z selektu odpowiednią opcję, po czym kliknąć przycisk Filtruj. Aby wyłączyć funkcję filtrowania, należy kliknąć przycisk Resetuj filtr. 6.6 Książka adresowa Sekcja zawiera książkę adresową wszystkich zapisanych przez użytkownika adresów . Przykładowa lista zawiera następujące informacje (rys. 22): L.P. - numer porządkowy wiersza, generowany automatycznie Imię - imię użytkownika Nazwisko - nazwisko użytkownika - adres użytkownika Edycja - możliwość edycji danych użytkownika Usuń - możliwość usunięcia użytkownika z książki adresowej 25

27 Rysunek 22: Książka adresowa Dodawanie adresu do książki adresowej Aby dodać nowego użytkownika do książki adresowej, należy kliknąć w zakładkę Dodaj , a następnie uzupełnić formularz (rys. 23): Rysunek 23: Dodawanie użytkownika do książki adresowej Imię - wpisać imię użytkownika Nazwisko - wpisać nazwisko użytkownika - wpisać adres użytkownika Aby zatwierdzić wprowadzone dane, należy kliknąć przycisk Zapisz Edycja adresu w książce adresowej Aby zmienić dane użytkownika, należy w książce adresowej kliknąć (edycja), po czym: Imię - zmienić imię użytkownika Nazwisko - zmienić nazwisko użytkownika - zmienić adres użytkownika Aby potwierdzić wprowadzone zmiany, należy kliknąć przycisk Zapisz. 26

28 6.6.3 Usuwanie adresu z książki adresowej Aby usunąć użytkownika z książki adresowej, należy na liście użytkowników kliknąć ikonkę czym potwierdzić operację klikając OK. (usuń), po Filtrowanie książki adresowej Możliwe jest filtrowanie schematów wiadomości według 3 kryteriów: Imię Nazwisko Aby odszukać użytkownika, należy wybrać z selektu odpowiednią opcję, po czym kliknąć przycisk Filtruj. Aby wyłączyć funkcję filtrowania, należy kliknąć przycisk Resetuj filtr. 6.7 Etykiety Sekcja zawiera listę etykiet, do oznaczania wiadomości. Przykładowa lista zawiera następujące informacje (rys. 24): Rysunek 24: Lista etykiet L.P - numer porządkowy wiersza, generowany automatycznie Nazwa - nazwa etykiety Kolor - kolor przypisany do etykiety Edycja - możliwość edycji etykiety Usuń - możliwość usunięcia etykiety Dodawanie etykiety Aby dodać nową etykietę, należy kliknąć w zakładkę Dodaj , a następnie uzupełnić formularz (rys. 25): 27

29 Rysunek 25: Dodawanie etykiety Nazwa - wpisać nazwę etykiety Kolor - wpisać kod koloru, jaki będzie przypisany do etykiety Aby zatwierdzić wprowadzone dane, należy kliknąć przycisk Zapisz Edycja etykiety Aby edytować etykietę, należy na liście etykiet kliknąć (edycja), po czym: Nazwa - zmienić nazwę etykiety Kolor - zmienić kod koloru, jaki będzie przypisany do etykiety Aby potwierdzić wprowadzone zmiany, należy kliknąć przycisk Zapisz Usuwanie etykiety Aby usunąć etykietę, należy na liście etykiet kliknąć ikonkę OK. (usuń), po czym potwierdzić operację klikając 6.8 Reguły wiadomości Sekcja przedstawia powiązanie adresów mailowych lub tematów wiadomości do katalogów w folderze Odebrane. Oznacza to, że cykliczne wiadomości lub wiadomości od stałych klientów będą automatycznie wrzucane do przyporządkowanego im katalogu. Przykładowa lista reguł zawiera następujące informacje (rys. 26): L.P - numer porządkowy wiersza, generowany automatycznie Katalog - nazwy katalogów w katalogu głównym Maile 28

30 Rysunek 26: Lista reguł odbiorcy - adres do SmartMaila nadawcy - adres osoby przypisanej do katalogu Temat wiadomości - tematy wiadomości Edycja - możliwość edycji reguły Usuń - możliwość usunięcia reguły Dodawanie reguły Dla ułatwienia obsługi dużej liczby wiadomości przychodzących można zastosować reguły, wiążąc temat wiadomości lub adres mailowy z nazwą katalogu. Aby dodać nową regułę, należy kliknąć w zakładkę Dodaj , a następnie uzupełnić formularz (rys. 27): Rysunek 27: Dodawanie reguły Katalog - wybrać z listy nazwę katalogu odbiorcy - wpisać adres do SmartMaila nadawcy - wpisać adres osoby, która ma być przypisana do katalogu Temat wiadomości - wpisać temat wiadomości, po którym wiadomości będą wpadać do przypisanego katalogu Aby zatwierdzić wprowadzone dane, należy kliknąć przycisk Zapisz. 29

31 6.8.2 Edycja reguły Aby edytować regułę, należy na liście reguł kliknąć (edycja), po czym: Katalog - zmienić nazwę katalogu odbiorcy - zmienić adres odbiorcy nadawcy - zmienić adres nadawcy Temat wiadomości - zmienić temat wiadomości Aby potwierdzić wprowadzone zmiany, należy kliknąć przycisk Zapisz Usuwanie reguły Aby usunąć regułę, należy na liście reguł kliknąć ikonkę OK. (usuń), po czym potwierdzić operację klikając 7 Statystyki Moduł przedstawia statystyki związane z użytkownikami panelu i przychodzącymi wiadomościami. 7.1 Użytkownicy Sekcja zawiera listę użytkowników i ich czynności wokół wiadomości w określonym przedziale czasu. Przykładowa statystyka z listą użytkowników zawiera następujące informacje (rys. 28): Rysunek 28: Statystyki - użytkownicy L.P. - numer porządkowy wiersza, generowany automatycznie 30

32 Imię i Nazwisko Czytał - ile użytkownik przeczytał maili Odpowiadał - na ile maili odpowiedział użytkownik Ostatnio odpowiedział - data i godzina ostatniej odpowiedzi na maila Ostatnio czytał - data i godzina ostatniego przeczytanego maila Data ostatniego logowania Filtrowanie użytkowników W obrębie statystyki użytkowników możliwe jest filtrowanie przedziału czasu według dwóch kryteriów (rys. 29): Rysunek 29: Statystyki - opcje wyszukiwania przedziału czasu Szybkie szukanie - możliwość wybrania bieżącego/poprzedniego tygodnia, poprzedniego miesiąca oraz bieżącego roku lub Od/Do - możliwość wybrania dowolnego przedziału czasu Aby odszukać statystyki użytkowników, należy wybrać z selektu odpowiedni przedział czasu, po czym kliknąć przycisk Szukaj. Aby wyłączyć funkcję filtrowania, należy kliknąć przycisk Wyczyść. 7.2 Ilość poczty Sekcja zawiera statystykę ilości wiadomości przychodzących i wychodzących w określonym przedziale czasu (rys. 30): L.P. - numer porządkowy wiersza, generowany automatycznie 31

33 Rysunek 30: Statystyki - ilość wiadomości w przedziale czasu Data - data statystyki Ilość poczty nadesłanej - suma wiadomości przysłanych w danym dniu Ilość poczty wysłanej - suma wiadomości wysłanych w danym dniu Filtrowanie wiadomości według przedziału czasu W obrębie statystyki ilości wiadomości możliwe jest filtrowanie przedziału czasu według dwóch kryteriów (rys. 29): Szybkie szukanie - możliwość wybrania bieżącego/poprzedniego tygodnia, poprzedniego miesiąca oraz bieżącego roku lub Od/Do - możliwość wybrania dowolnego przedziału czasu Otrzymane w godzinach od/do - możliwość wybrania godziny w której otrzymano wiadomość. Aby odszukać wiadomości, należy wybrać z selektu odpowiedni przedział czasu, po czym kliknąć przycisk Szukaj. Aby wyłączyć funkcję filtrowania, należy kliknąć przycisk Wyczyść. 7.3 Średnie czasy Statystyka zawiera czasy odpowiedzi na wiadomości. Przykładowa statystyka prezentuje następujące informacje (rys. 31): 32

34 Rysunek 31: Statystyki - czasy odpowiedzi L.p. - numer porządkowy wiersza, generowany automatycznie Data - dzień, dla którego wyświetlają się statystyki Średni czas odpowiedzi Minimalny czas odpowiedzi - wyświetla się czas wiadomości, na którą odpowiedziano najszybciej w ciągu całego dnia Maksymalny czas odpowiedzi - wyświetla się czas wiadomości, na którą odpowiedziano najdłużej w ciągu całego dnia Ilość - liczba wiadomości odpowiedzianych w ciągu dnia Odpowiedziane do 4 h - liczba wiadomości, na które odpowiedziano do 4 h od momentu przysłania wiadomości od Klienta Odpowiedziane od 4 do 8 h - liczba wiadomości, na które odpowiedziano w ciągu 4-8 h od momentu przysłania wiadomości od Klienta Odpowiedziane do 24 h - liczba wiadomości, na które odpowiedziano do 24 h od momentu przysłania wiadomości od Klienta Średni czas obsługi a Filtrowanie wiadomości Możliwe jest filtrowanie wiadomości według dwóch kryteriów (rys. 29): Szybkie szukanie - możliwość wybrania bieżącego/poprzedniego tygodnia, poprzedniego miesiąca oraz bieżącego roku lub Od/Do - możliwość wybrania dowolnego przedziału czasu Weekendy Godziny pracy BOK Pierwsza odpowiedź 33

35 Aby odszukać wiadomości, należy wybrać z selektu odpowiedni przedział czasu, po czym kliknąć przycisk Szukaj. Aby wyłączyć funkcję filtrowania, należy kliknąć przycisk Wyczyść. 8 Pomoc 8.1 Instrukcja obsługi Moduł zawiera link do instrukcji obsługi. Po wciśnięciu pobierana jest instrukcja obsługi. 8.2 FAQ FAQ zawiera listę najczęściej zadawanych pytań wraz z odpowiedziami. Aby wyświetlić odpowiedź na dane pytanie, należy na nie kliknąć. Kolejne kliknięcie spowoduje zwinięcie odpowiedzi. 9 Archiwum Moduł zawiera listę wiadomości, które zostały przeniesione z poszczególnych folderów i podfolderów z sekcji Maile do archiwum. SmartMail nie posiada funkcji przenoszenia wiadomości do kosza, z jednej strony po to, by mieć dostęp do pełnej korespondencji z klientami, a z drugiej strony, by wyeliminować przypadkowe usunięcie cennych wiadomości. W tym celu niepotrzebne lub stare wiadomości są przenoszone do archiwum. Lista wiadomości w archiwum zawiera identyczne informacje co lista wiadomości bieżących, z tą różnicą, że w archiwum nie ma możliwości usunięcia wiadomości oraz utworzenia nowej wiadomości: Opcje filtrowania wiadomości w Archiwum są identyczne, jak przy bieżących wiadomościach. 34

36 Spis rysunków 1 Panel logowania modułów poczty korporacyjnej Zakładka nowa wiadomość Lista wiadomości odebranych Szczegóły wiadomości przychodzących Formularz nowej wiadomości Przenoszenie wiadomości Lista wiadomości wysłanych Lista wiadomości w folderze SPAM Opcje wyszukiwania wiadomości Lista użytkowników panelu Dodawanie nowego użytkownika Lista grup użytkowników Dodawanie nowej grupy użytkowników Lista modułów Dodawanie modułu Edycja modułu Lista katalogów Dodawanie katalogu Lista schematów wiadomości Dodawanie schematu wiadomości Książka adresowa Dodawanie użytkownika do książki adresowej Lista etykiet Dodawanie etykiety Lista reguł

37 27 Dodawanie reguły Statystyki - użytkownicy Statystyki - opcje wyszukiwania przedziału czasu Statystyki - ilość wiadomości w przedziale czasu Statystyki - czasy odpowiedzi