Moduł SMS. Instrukcja użytkownika

Transkrypt

1 Moduł SMS Instrukcja użytkownika Wersja

2 Spis treści Rozdział 1 Rozpoczęcie... pracy z modułem 2 Rozdział 2 Zamówienie... puli SMS 3 Rozdział 3 Konfiguracja... modułu Definicja stopki Konfiguracja poczty Konfiguracja powiadamiania automatycznego Tworzenie własnych treści przypomnień Zgoda pacjenta Grupy marketingowe Informacje o aktywnych pulach Rozdział 4 Wysyłanie... SMS-ów i wiadomości Automatyczne Poprzez... harmonogram zadań Ręczne Wysłanie... powiadomienia Wysłanie... powiadomienia do grupy marketingowej Wysłanie... przypomnienia Rozdział 5 Rejestr... wysłanych SMS I Ponowne wysłanie SMS-ów

3 Wstęp Podstawowym zastosowaniem modułu SMS jest wysyłanie informacji i powiadomień do pacjentów w formie wiadomości SMS. Wysyłka może odbywać się w sposób automatyczny, po wystąpieniu określonego zdarzenia lub ręczny do indywidualnie wybranej grupy odbiorców. Po odpowiednim skonfigurowaniu programu pacjent po dokonaniu rezerwacji terminu otrzyma wiadomość SMS z podstawowymi informacjami dotyczącymi wizyty (data, godzina, adres, lekarz). Powiadomienie zostanie wysłane również w przypadku zmiany terminu wizyty lub jej odwołania. Ponadto system będzie automatycznie wysyłał przypomnienia o zbliżającej się wizycie w gabinecie lekarskim lub o konieczności dostarczenia skierowania. Moduł SMS oferuje również funkcjonalność wysyłania wiadomości informacyjnych i marketingowych do wybranych odbiorców. Dla poprawnego działania modułu SMS konieczne jest posiadanie zainstalowanej biblioteki.net Framework w wersji 4.0. Aplikacja mmedica umożliwia wysyłanie informacji i powiadomień do pacjentów w formie wiadomości SMS lub , zgodnie z preferencjami. Funkcjonalność kontaktowania się z pacjentem drogą ową jest dostępna w każdej wersji programu mmedica (PS-STD+) i nie wymaga posiadania żadnego dodatkowego modułu. Jednakże ze względu na podobny sposób konfiguracji i działania, funkcjonalność ta została opisana w niniejszej instrukcji. Ilustracje i "zrzuty" ekranowe zamieszczone w niniejszej publikacji mają charakter instruktażowy i mogą odbiegać od rzeczywistego wyglądu ekranów. Rzeczywisty wygląd ekranów zależy od posiadanej wersji aplikacji, aktywnych modułów dodatkowych oraz numeru wydania. Większość zrzutów ekranowych zamieszczonych w niniejszej instrukcji została wykonana przy pomocy wersji Standard+ z aktywnymi wszystkimi modułami dodatkowymi. 1

4 Rozpoczęcie pracy z modułem Rozdział Rozpoczęcie pracy z modułem 1 Aby rozpocząć pracę z modułem SMS należy: dokonać zakupu modułu i puli SMS na stronie Centrum Zarządzania Licencjami pobrać nowy klucz licencyjny i wczytać do go programu mmedica w: Zarządzanie > Operacje techniczne > Aktywacja systemu mmedica włączyć moduł SMS w: Zarządzanie > Konfiguracja > Konfigurator, sekcja: System > Moduły dodatkowe, dostępne jako parametr dla stacji roboczej Szczegółowa instrukcja włączenia modułu: Przejść do: Zarządzanie > Konfiguracja > Konfigurator, sekcja: System > Moduły dodatkowe. Wybrać ikonę Stacja, znajdującą się w lewym dolnym rogu ekranu. Na liście modułów dodatkowych zaznaczyć moduł SMS. Zapisać zmiany przyciskiem Zatwierdź (F9). Zaakceptować komunikat o konieczności restartu aplikacji i ponownie zalogować się do programu.

5 Zamówienie puli SMS Rozdział Zamówienie puli SMS 2 Przed rozpoczęciem pracy z modułem SMS należy dokonać zamówienia licencji oraz puli SMS przez sklep internetowy w Centrum Zarządzania Licencjami mmedica: mmedica-licencje.asseco.pl W tym celu należy zalogować się do portalu Centrum Zarządzania Licencjami mmedica, a następnie wybrać zakładkę: Klucze aktywacyjne (Sklep) > Lista lokalizacji i licencji. W kolumnie "Modyfikacja licencji" należy wybrać przycisk i dokonać zamówienia modułu dodatkowego SMS. Moduł wymaga zamówienia licencji na liczbę stanowisk równą liczbie stanowisk programu podstawowego. Po dokonaniu zamówienia należy wybrać przycisk. Na formatce Zam ów ienie produktu należy dokonać zamówienia pul SMS, poprzez wprowadzenie liczby w polu "Ilość". Następnie wybrać przycisk i dokończyć proces zamawiania licencji. W przypadku gdy świadczeniodawca dokonał już zamówienia licencji modułu SMS, natomiast chciałby dokupić 3

6 Zamówienie puli SMS pulę sms-ów, należy wybrać przycisk. Otwarte zostanie okno Zam ów ienie produktu, umożliwiając zamówienie puli SMS, jak zostało to opisane powyżej. Szczegółowe informacje o liczbie zamówionych pul, o ich okresach obowiązywania i statusie płatności można uzyskać po kliknięciu w pole "Lista" w kolumnie Zam ów ione produkty (zdj. powyżej). Na formatce Zam ów ienia produktu dla lokalizacji znajduje się lista wszystkich zamówionych produktów. Aby uzyskać dokładne informacje o wybranej puli, należy kliknąć w ikonę, która spowoduje wyświetlenie szczegółowych danych. 4

7 Konfiguracja modułu Rozdział Konfiguracja modułu Definicja stopki Ścieżka: Zarządzanie > Konfiguracja > Konfigurator, sekcja: Komunikacja > Powiadomienia Konfigurację modułu należy rozpocząć od zdefiniowania treści stopki wiadomości, która będzie automatycznie dołączana do każdej wysyłanej wiadomości tekstowej (SMS) oraz mailowej. W tym celu należy przejść do okna Konfiguratora według ścieżki: Zarządzanie > Konfiguracja > Konfigurator, następnie do sekcji Komunikacja > Powiadomienia. W polu Rodzaj umieszczono wszystkie rodzaje powiadomień i przypomnień (dostępne po rozwinięciu listy) ze wskazaniem jakiej formy wiadomości dotyczą - SMS, (np. - zmiana terminu rezerwacji). Wybranie rodzaju powiadomienia powoduje wyświetlenie jego treści w oknie tekstowym poniżej. Treść tą użytkownik może modyfikować według własnego uznania. Aby podejrzeć lub dokonać modyfikacji treści stopki dla wiadomości SMS należy w polu Rodzaj wybrać wartość: SMS - treść stopki. W polu T reść w iadom ości wyświetlona zostanie domyślna treść stopki, którą jest nazwa podmiotu, dane adresowe oraz numer telefonu, jakie zostały wprowadzone w danych świadczeniodawcy w: Zarządzanie > Konfiguracja > Dane świadczeniodawcy > 1. Przedsiębiorstwo. Treść podpowiadana w stopce jest tylko propozycją, którą użytkownik może zmodyfikować według uznania, wpisując w polu tekstowym własną treść. Stopka będzie automatycznie dołączana na końcu każdej wiadomości SMS wysyłanej do pacjentów. W celu modyfikacji treści stopki dla wiadomości należy postępować analogicznie. Uwaga! Należy zwrócić uwagę, że ilość znaków w stopce wlicza się do treści wiadomości. W przypadku przekroczenia 160 znaków w wiadomości, zostanie wysłana większa liczba SMS-ów. 5

8 Konfiguracja modułu 3.2 Konfiguracja poczty Ścieżka: Zarządzanie > Konfiguracja > Konfigurator, sekcja: Komunikacja > Poczta inna Zgodnie z preferencjami pacjent może otrzymywać powiadomienia w formie wiadomości SMS lub . Uwaga! Funkcjonalność kontaktowania się z pacjentem drogą ową jest dostępna w każdej wersji programu mmedica (PS, PS+, STD, STD+) i nie wymaga posiadania modułu dodatkowego SMS. Aby aplikacja mmedica funkcjonowała jako klient poczty elektronicznej, należy dokonać odpowiedniej konfiguracji. W tym celu należy przejść do okna Konfiguratora według ścieżki: Zarządzanie > Konfiguracja > Konfigurator, następnie do sekcji Komunikacja > Poczta inna. W sekcji Poczta do w ysyłania pow iadom ień z aplikacji należy dokonać konfiguracji poczty elektronicznej, poprzez uzupełnienie adresu serwera poczty przychodzącej, wychodzącej, adresu oraz danych logowania do konta pocztowego, z którego korzysta świadczeniodawca. Funkcjonalność kontaktowania się z pacjentem drogą ową jest dostępna w każdej wersji programu mmedica (PS-STD+) i nie wymaga posiadania żadnego dodatkowego modułu. Jednakże ze względu na podobny sposób konfiguracji i działania, funkcjonalność ta została opisana w niniejszej instrukcji. 3.3 Konfiguracja powiadamiania automatycznego Ścieżka: Zarządzanie > Konfiguracja > Konfigurator, sekcja: Komunikacja > Powiadomienia Wysyłka powiadomień do pacjentów może odbywać się w sposób automatyczny, po wystąpieniu określonego zdarzenia. Przykładowo, po dokonaniu rezerwacji terminu w Terminarzu, pacjent otrzyma wiadomość SMS lub (zgodnie z preferencjami) z podstawowymi informacjami dotyczącymi wizyty (data, godzina, adres, lekarz). Powiadomienie zostanie wysłane również w przypadku zmiany terminu wizyty lub jej odwołania. Funkcjonalność automatycznego powiadamiania konfiguruje się w: Zarządzanie > Konfiguracja > Konfigurator, sekcja: Komunikacja > Powiadomienia, poprzez zaznaczenie odpowiedniego parametru. Powiadomienia SMS lub są automatycznie wysyłane z aplikacji mmedica w następujących sytuacjach: w przypadku dokonania rezerwacji wizyty w Terminarzu w przypadku zmiany terminu rezerwacji z poziomu Terminarza 6

9 Konfiguracja modułu w przypadku odwołania rezerwacji pacjenta z poziomu Terminarza W wersji aplikacji mmedica dodano funkcjonalność wyłączenia powiadomień dla wybranych komórek organizacyjnych. Konfiguracji dokonuje się w: Zarządzanie > Konfiguracja > Struktura organizacyjna, poprzez usunięcie zaznaczenia "Czy aktywne powiadomienia" na zakładce 3. Dane dodatkow e. Oznacza to, że pacjent nie będzie otrzymywał powiadomień i przypomnień w zakresie wybranej komórki organizacyjnej. Aby aplikacja mmedica automatycznie wysyłała przypomnienia o zbliżającej się wizycie, o konieczności doniesienia skierowania lub o upłynięciu terminu dostarczenia skierowania, użytkownik powinien zdefiniować zadanie w harmonogramie zadań, dostępnym w module dodatkowym Menedżer eksportów. Szczegółowy opis znajduje się w: Poprzez harmonogram zadań. Użytkownicy nieposiadający wykupionego modułu dodatkowego Menedżer eksportów, mają możliwość ręcznego wysyłania przypomnień z poziomu Kartoteki pacjentów lub Terminarza. Szczegółowy opis znajduje się w: Wysłanie przypomnienia. 7

10 Konfiguracja modułu 3.4 Tworzenie własnych treści przypomnień Ścieżka: Zarządzanie > Konfiguracja > Konfigurator, sekcja: Komunikacja > Powiadomienia W wersji aplikacji mmedica dodano możliwość tworzenia własnych treści powiadomień, co dokonuje się w sekcji Definicja pow iadom ienia. W polu Rodzaj umieszczono wszystkie rodzaje powiadomień i przypomnień (dostępne po rozwinięciu listy) ze wskazaniem jakiej formy wiadomości dotyczą - SMS, (np. - zmiana terminu rezerwacji). Wybranie rodzaju powiadomienia powoduje wyświetlenie jego treści w oknie tekstowym poniżej. Treść tą użytkownik może modyfikować według własnego uznania. Po wybraniu przycisku wyświetlone zostaną elementy, określające rodzaj danych pobieranych z programu mmedica. Elementy te podczas wysyłania wiadomości są podmieniane na właściwe dane, np. nazwę komórki, numer PESEL pacjenta, specjalność lekarza. W celu dodania elementu należy wybrać go z listy rozwijanej i kliknąć w wybranym miejscu w oknie tekstowym. Przykład: W przypadku powiadomienia SMS "Przypomnienie o skierowaniu" chcemy dodatkowo wysyłać informację o nazwie komórki, w której odbędzie się wizyta. W polu Rodzaj wybieramy wartość "SMS przypomnienie o skierowaniu", a w polu T reść w iadom ości wprowadzamy dodatkowy tekst, np. "Zaplanowana wizyta odbędzie się w komórce: ". Następnie klikamy myszką na końcu nowo wprowadzonego zdania, wybieramy przycisk Wstaw znacznik i z listy rozwijanej wybieramy wartość "Nazwa komórki do której zarezerwowano wizytę". System doda element <REZ_KOM_NAZWA>, który podczas wysyłania wiadomości SMS do pacjentów będzie podmieniany na właściwą nazwę komórki organizacyjnej, np. Poradnia alergologiczna. Nowo dodany tekst wraz ze znacznikiem został oznaczony na poniższym screenie zieloną ramką: 8

11 Konfiguracja modułu 3.5 Zgoda pacjenta Ścieżka: Rejestracja > pacjent > Dane Kolejnym etapem konfiguracji modułu SMS jest zaznaczenie w programie mmedica rodzaju powiadomienia, jakie pacjent chce otrzymywać. Jeśli pacjent wyrazi zgodę na otrzymywanie wiadomości informacyjnych w postaci SMS lub a, fakt ten należy odnotować w programie. W tym celu należy przejść do Kartoteki pacjentów, podświetlić na liście pacjenta i wybrać przycisk Dane. Następnie na zakładce 2. A dres w polu "Powiadamianie" należy zdefiniować sposób powiadamiania pacjenta. System domyślnie podpowiada wartość "Brak powiadomienia". Wartość tą należy wybrać w przypadku braku wyrażenia zgody przez pacjenta na otrzymywanie informacji z placówki drogą elektroniczną. Pozostałe wartości do wyboru: Powiadomienie - należy uzupełnić adres pacjenta w polu " ". Powiadomienie SMS - należy uzupełnić numer telefonu komórkowego w polu "Tel. komórkowy". Powiadomienie SMS i - należy uzupełnić adres i numer telefonu komórkowego pacjenta. 9

12 Konfiguracja modułu W przypadku wyboru rodzaju powiadomienia "Powiadomienie SMS" i braku uzupełnienia numeru telefonu, podczas zatwierdzania zostanie wyświetlone następujące ostrzeżenie: 3.6 Grupy marketingowe Ścieżka: Rejestracja > pacjent > Dane Rejestracja > menu: Funkcje dodatkowe > Przypisz grupy marketingowe W wersji aplikacji mmedica dodano możliwość przypisywania pacjentów do grup marketingowych i wysyłania zbiorczych powiadomień do tychże grup. Dzięki tej funkcjonalności placówka uzyskuje sposobność prowadzenia różnorodnych akcji informacyjnych i promocyjnych, kierując je do wybranych grup odbiorców. Jeśli pacjent wyrazi zgodę na otrzymywanie wiadomości marketingowych, fakt ten należy odnotować w programie. W tym celu należy przejść do Kartoteki pacjentów, podświetlić na liście pacjenta i wybrać przycisk Dane. Następnie na zakładce 2. A dres zaznaczyć checkbox "Marketing". 10

13 Konfiguracja modułu Kolejnym krokiem jest przejście na zakładkę 9/10. Zarządzanie grupam i pacjentów, gdzie dokonuje się przypisania pacjenta do odpowiedniej grupy marketingowej. W celu utworzenia takiej grupy należy wybrać przycisk i w nowo otwartym oknie wprowadzić jej nazwę. Wszystkie istniejące grupy wyświetlane są na liście, znajdującej się w lewym oknie Dostępne grupy. Aby dodać pacjenta do danej grupy marketingowej należy zaznaczyć ją na liście, następnie wybrać przycisk. Wybrana grupa zostanie przeniesiona do okna Przypisane grupy. W razie konieczności usunięcia przypisania pacjenta do grupy, należy skorzystać z przycisku. Przyciski obrazujące podwójne strzałki działają analogicznie, dodając lub usuwając pacjenta ze wszystkich grup wyświetlanych w oknie. 11

14 Konfiguracja modułu Aby sprawnie przypisać kilku pacjentów do wybranej grupy marketingowej, zalecane jest skorzystanie z funkcjonalności znajdującej się w Kartotece pacjentów, po rozwinięciu menu "Funkcje dodatkowe". W tym celu należy przejść do okna Kartoteka pacjentów i zaznaczyć na liście kilku pacjentów za pomocą myszki i klawisza CTRL lub skorzystać z filtrów dostępnych w panelu "Wyszukiwanie zaawansowane". Następnie rozwinąć menu "Funkcje dodatkowe" w lewym górnym rogu ekranu, wybrać opcję "Przypisz grupy marketingowe" i postępować według wskazówek przedstawionych powyżej. Wysłania powiadomienia do wybranych grup dokonuje się po wcześniejszym wyfiltrowaniu pacjentów należących do tych grup, za pomocą filtru "Grupa marketingowa" w panelu "Wyszukiwanie zaawansowane". Szczegółowy opis znajduje się w: Wysłanie powiadomienia do grupy marketingowej. 3.7 Informacje o aktywnych pulach Ścieżka: Zarządzanie > Konfiguracja > Konfigurator, sekcja: Moduły dodatkowe > SMS W sekcji A ktyw ne pule użytkownik uzyska informacje o liczbie zamówionych pul, o ich okresach obowiązywania oraz o ilości SMS-ów, które pozostały do wykorzystania w ramach danej puli. W celu odświeżenia informacji o aktywnych pulach należy skorzystać z przycisku Odśwież. Ponadto od wersji aplikacji mmedica istnieje możliwość ustawienia wartości timeout (maksymalnego czasu odpowiedzi) dla wysyłanych wiadomości SMS. Wartość wyrażona w polu "Timeout" (domyślnie 12

15 Konfiguracja modułu ustawiona na 20 sekund) jest maksymalnym czasem odpowiedzi dla nieudanych prób wysłania SMSa. 13

16 Wysyłanie SMS-ów i wiadomości Rozdział 4 Wysyłanie SMS-ów i wiadomości Wiadomości SMS i mogą być wysyłane z aplikacji mmedica w następujący sposób: Automatyczny - po wystąpieniu określonego zdarzenia (dokonanie rezerwacji, odwołanie rezerwacji pacjenta, zmiana terminu rezerwacji). Ręczny - inicjowany przez użytkownika programu: a) o dowolnej treści do wybranej grupy odbiorców, b) wysłanie przypomnienia o zbliżającej się wizycie lub o konieczności doniesienia skierowania. Poprzez harmonogram zadań - automatyczne wysłanie przypomnienia o zbliżającej się wizycie lub o konieczności doniesienia skierowania na podstawie zdefiniowanego zadania w harmonogramie zadań. Do wysyłki automatycznych przypomnień pod postacią wiadomości SMS wykorzystywane są domyślne szablony o następujących treściach: * dane przedstawione na grafice (pacjent, lekarz, specjalność, placówka) są przykładowe 14

17 Wysyłanie SMS-ów i wiadomości W wersji aplikacji mmedica dodano możliwość tworzenia własnych treści przypomnień, co dokonuje się w: Zarządzanie > Konfiguracja > Konfigurator, sekcja: Komunikacja > Powiadomienia. Szczegółowy opis funkcjonalności opisano w rozdziale: Tworzenie własnych treści przypomnień. 4.1 Automatyczne Ścieżka: Terminarz Powiadomienia SMS i są automatycznie wysyłane z aplikacji mmedica w następujących sytuacjach: w przypadku dokonania rezerwacji wizyty w Terminarzu w przypadku zmiany terminu rezerwacji z poziomu Terminarza w przypadku odwołania rezerwacji pacjenta z poziomu Terminarza zgodnie z zaznaczonym parametrem w: Zarządzanie > Konfiguracja > Konfigurator, sekcja: Komunikacja > Powiadomienia. Aby funkcjonalność automatycznego powiadamiania działała prawidłowo, oprócz zaznaczenia odpowiednich parametrów, wymagane jest systematyczne korzystanie z Terminarza. Wtedy wysyłka powiadomień do pacjentów będzie odbywać się w sposób automatyczny, po wystąpieniu określonego zdarzenia. Zdarzeniem tym jest np. rezerwacja wizyty w Terminarzu. Zatwierdzenie wprowadzanych danych poprzez wybranie przycisku, spowoduje wysłanie wiadomości do pacjenta, zgodnie z zadeklarowaną przez niego ścieżką komunikacji (SMS lub ). 15

18 Wysyłanie SMS-ów i wiadomości Poprzez harmonogram zadań Ścieżka: Zarządzanie > Operacje techniczne > Harmonogram zadań Aby aplikacja mmedica automatycznie wysyłała przypomnienia, użytkownik powinien zdefiniować zadanie w harmonogramie zadań, dostępnym po zakupieniu i aktywowaniu modułu dodatkowego "Menedżer eksportów". Funkcjonalność harmonogramu zadań umożliwia utworzenie zadania automatycznego powiadamiania pacjentów o zbliżającej się wizycie lub o konieczności doniesienia skierowania dzień/kilka dni przed zdarzeniem. Dzięki niemu użytkownik może ustalić częstotliwość i godzinę wysyłki powiadomień zgodnie z własnymi preferencjami. Oprócz tego po zrealizowaniu zaplanowanego zadania system wyświetli raport wykonania, który dodatkowo może zostać wysłany na adres mailowy podany przez użytkownika. W celu zdefiniowania zadania należy przejść do: Zarządzanie > Operacje techniczne > Harmonogram zadań, następnie wybrać przycisk Nowy. W dolnej części ekranu zostanie wyświetlone okno Now a pozycja, zawierające szczegółowe dane zadania, które należy uzupełnić. Aby zdefiniować zadanie automatycznej wysyłki powiadomień, należy zaznaczyć opcję "Powiadamianie pacjentów" w sekcji Rodzaj. Opis poszczególnych pól: Prześlij raport na - w polu można wprowadzić adres mailowy (lub kilka adresów oddzielonych od siebie przecinkami), na który przesyłany będzie raport o wykonaniu zadania. Wykonaj - należy określić częstotliwość wykonania zadania powiadamiania pacjentów. Możliwe opcje: co kilka dni, co miesiąc, co tydzień, jednorazowo, w wybranych dniach. Data rozpoczęcia - należy określić datę i godzinę rozpoczęcia zadania. Sekcja: Parametry wysyłania powiadomień 16

19 Wysyłanie SMS-ów i wiadomości Powiadom na _ dni przed zdarzeniem - należy określić na jaką liczbę dni przed wydarzeniem (wizytą) ma zostać wysłane powiadomienie. 4.2 Ręczne Moduł SMS umożliwia również wysyłkę SMS-ów i i o dowolnej treści do dowolnej grupy odbiorców, inicjowaną przez użytkownika programu. Dzięki temu rozwiązaniu placówka ma możliwość prowadzenia kampanii informacyjnych i marketingowych, kierując informacje bezpośrednio do swoich pacjentów. Ponadto użytkownicy nieposiadający modułu dodatkowego "Menedżer eksportów", mogą w sposób ręczny dokonywać wysłania przypomnienia o zbliżającej się wizycie lub o konieczności doniesienia skierowania Wysłanie powiadomienia Ścieżka: Rejestracja > Funkcje dodatkowe > menu: Wyślij powiadomienie lub Terminarz > Funkcje dodatkowe > menu: Wyślij powiadomienie Zarówno z poziomu Kartoteki pacjentów jak i Terminarza istnieje możliwość wysłania powiadomienia o dowolnej treści do wybranej grupy odbiorców. W tym celu należy przejść do okna Kartoteki pacjentów lub T erm inarza i zaznaczyć na liście pacjentów, którzy będą odbiorcami wiadomości. W celu wybrania większej liczby pacjentów można skorzystać z filtrów dostępnych w panelu "Wyszukiwanie zaawansowane" lub zaznaczyć ich na liście za pomocą myszki i klawisza CTRL. Po zaznaczeniu pacjentów należy wybrać menu "Funkcje dodatkowe", a następnie opcję Wyślij powiadomienie. Zostanie otwarte okno Now a w iadom ość, zawierające listę adresatów wiadomości. W przypadku wyboru pola "Zaznaczeni pacjenci" zostaną wyświetleni pacjenci, którzy zostali wcześniej zaznaczeni na liście pacjentów (przy użyciu klawisza CTRL i myszki). Natomiast zaznaczenie pola "Wszyscy pacjenci" spowoduje wyświetlenie wszystkich osób, które zostały wyfiltrowane na liście w Kartotece pacjentów/terminarzu lub mają wybrany sposób powiadamiania w danych pacjenta. Temat i treść wiadomości należy wprowadzić w przygotowanych oknach tekstowych. W wersji aplikacji mmedica dodano możliwość korzystania z funkcjonalności tekstów standardowych. Poprzez wybranie przycisku istnieje możliwość prostego dodania tekstów, wcześniej przygotowanych przez użytkownika. Tworzenie tekstów standardowych zostało szczegółowo opisane w instrukcji obsługi programu mmedica. 17

20 Wysyłanie SMS-ów i wiadomości Parametry techniczne wiadomości: 1. Standardowa długość wiadomości SMS wynosi 160 znaków. W przypadku dłuższych wiadomości tekst zostanie podzielony na bloki - długość jednego bloku wynosi 153 znaki. Informacja o ilości wiadomości jaka zostanie wysłana do pacjentów jest wyświetlana w polu Liczba w iadom ości S M S. 2. Nadawcą wiadomości SMS i jest: PRZYCHODNIA. 3. Brak możliwości stosowania polskich znaków. Aby rozpocząć wysyłkę wiadomości należy wybrać przycisk Wyślij. Otwarte zostanie okno W ysyłanie pow iadom ień, w którym system wyświetli podsumowanie wysyłki oraz ewentualne błędy. 18

21 Wysyłanie SMS-ów i wiadomości Wysłanie powiadomienia do grupy marketingowej Ścieżka: Rejestracja > Funkcje dodatkowe > menu: Wyślij powiadomienie W wersji aplikacji mmedica dodano możliwość wysyłania zbiorczych powiadomień do wybranych grup marketingowych. Dzięki tej funkcjonalności placówka uzyskuje sposobność prowadzenia różnorodnych akcji informacyjnych i promocyjnych, kierując je do odpowiednich grup odbiorców. W tym celu należy przejść do okna Kartoteki pacjentów i wyfiltrować pacjentów według ich przynależności do grupy marketingowej za pomocą filtru "Grupa marketingowa", znajdującego się w panelu "Wyszukiwanie zaawansowane". Następnie należy wybrać menu "Funkcje dodatkowe" i opcję Wyślij powiadomienie. Zostanie otwarte okno Now a w iadom ość, zawierające listę adresatów wiadomości na podstawie wybranych kryteriów wyszukiwania. W przypadku wyboru pola "Zaznaczeni pacjenci" zostaną wyświetleni pacjenci, którzy zostali wcześniej zaznaczeni na liście pacjentów (przy użyciu klawisza CTRL i myszki). Natomiast zaznaczenie pola "Wszyscy pacjenci" spowoduje wyświetlenie wszystkich osób, które zostały wyfiltrowane na liście w Kartotece pacjentów. Dodatkowo, zaznaczenie pola "Wiadomość marketingowa" dodatkowo wyfiltruje w oknie pacjentów, którzy posiadają zaznaczoną zgodę marketingową. Temat i treść wiadomości należy wprowadzić w przygotowanych oknach tekstowych, zgodnie z zaleceniami opisanymi w rozdziale: Wysłanie powiadomienia. 19

22 Wysyłanie SMS-ów i wiadomości Wysłanie przypomnienia Ścieżka: Terminarz > Funkcje dodatkowe > menu: Wyślij przypomnienie lub Rejestracja > Funkcje dodatkowe > menu: Wyślij przypomnienie Możliwość wysłania przypomnienia o zbliżającej się wizycie lub o konieczności doniesienia skierowania istnieje zarówno z poziomu Kartoteki pacjentów jak i Terminarza. W związku z tym, że wysyłanie przypomnień w module SMS jest ściśle związane z użytkowaniem Terminarza, funkcjonalność została opisana właśnie z tego poziomu. W celu wysłania przypomnienia należy przejść do okna T erm inarza i wybrać menu "Funkcje dodatkowe", a następnie opcję Wyślij przypomnienie. Otwarte zostanie okno Now a w iadom ość, w którym należy określić liczbę dni do zdarzenia w polu "Liczba dni do zdarzenia" oraz zaznaczyć odpowiedni rodzaj przypomnienia: o zbliżającej się wizycie - zostaną wyświetleni pacjenci, którzy mają dodaną rezerwację w Terminarzu. o konieczności doniesienia skierowania - zostaną wyświetleni pacjenci, którzy mają dodaną rezerwację w Terminarzu z uzupełnionym polem "Data dost. skier." (w celu uzupełnienia tego pola należy dodać rezerwację ze skierowaniem i zaznaczyć konieczność dodania do kolejki oczekujących). o upłynięciu terminu dostarczenia skierowania - zostaną wyświetleni pacjenci, którzy mają dodaną rezerwację w Terminarzu z uzupełnionym polem "Data dost. skier." i termin termin dostarczenia skierowania upłynął dzień wcześniej (pacjenci wyświetlani zgodnie z warunkiem: data bieżąca - 1 dzień). Po określeniu tych danych na liście pojawią się pacjenci, którzy mają zaplanowany termin wizyty za określoną liczbę dni. Usunięcie zaznaczenia w sekcji Rodzaj przypom nienia spowoduje wyświetlenie wszystkich pacjentów, którzy spełniają warunek określonej liczby dni (zdj. poniżej). Do wysyłki przypomnień pod postacią wiadomości SMS i wykorzystywane są domyślne szablony tekstu, przedstawione w rozdziale: Wysyłanie SMS-ów i wiadomości . Użytkownik ma możliwość zmiany wysyłanego tekstu na własny - szczegóły w rozdziale: Tworzenie własnych treści przypomnień. 20

23 Wysyłanie SMS-ów i wiadomości Aby rozpocząć wysyłkę wiadomości należy wybrać przycisk Wyślij. Otwarte zostanie okno W ysyłanie pow iadom ień, w którym system wyświetli podsumowanie wysyłki oraz ewentualne błędy. Parametry techniczne wiadomości zostały opisane w rozdziale: Wysłanie powiadomienia. 21

24 Rejestr wysłanych SMS Rozdział Rejestr wysłanych SMS 5 Ścieżka: Ewidencja > Specjalne > Rejestr wysłanych SMS Rejestr wysłanych SMS-ów umożliwia szczegółowy pogląd wysłanych wiadomości. Po wybraniu powyższej ścieżki zostanie otwarta formatka Rejestr w ysłanych S M S podzielona na dwa okna. W górnej części okna znajduje się lista wysłanych SMS-ów z podaniem szczegółowych informacji o odbiorcy, statusie wysyłki, dacie wysłania i użytkowniku. W dolnym oknie T reść wyświetlana jest treść wiadomości podświetlonej w górnym oknie. Jeżeli wiadomość SMS nie została wysłana do adresata np. z powodu braku zasięgu sieci, to informacja taka zostanie wyświetlona w sekcji T reść błędu. W panelu nawigacji "Wyszukiwanie zaawansowane" znajduje się szereg filtrów, za pomocą których można wyselekcjonować poszczególne wiadomości. 22

25 Rejestr wysłanych SMS 5.1 Ponowne wysłanie SMS-ów W wersji aplikacji mmedica dodano możliwość ponownej wysyłki błędnie wysłanych wiadomości SMS. Aby dokonać ponownej wysyłki SMS-ów należy wyfiltrować je po statusie "Błąd", korzystając z panelu wyszukiwania W yszukiw anie zaaw ansow ane, a następnie wybrać przycisk Wyślij ponownie. W nowym oknie dialogowym aplikacja poprosi o ostateczne potwierdzenie chęci ponownego wysłania błędnych wiadomości, oferując dwa tryby wysyłki: Tak, dla wszystkich - wybranie przycisku spowoduje wysłanie wszystkich wiadomości, które zostały wyfiltrowane w oknie Rejestr w ysłanych S M S. Tak, dla zaznaczonych - wybranie przycisku spowoduje wysłanie tylko tych wiadomości, które zostały zaznaczone na liście. W celu wybrania kilku wiadomości należy przytrzymać na klawiaturze przycisk CTRL i lewym przyciskiem myszki zaznaczyć odpowiednie rekordy na liście. Ponownie wysłane wiadomości SMS otrzymają status "Ponownie wysłany (po błędzie)". 23