DELEGACJE INSTRUKCJA OBSŁUGI

Transkrypt

1 DELEGACJE INSTRUKCJA OBSŁUGI Po zalogowaniu się do systemu TETA HRM wybieramy opcję DELEGACJE lub będąc już w systemie wybieramy z lewego menu Delegacje. Do wyboru mamy trzy opcje: Dodaj delegację Lista delegacji Wyszukaj delegacje Dodaj delegację Wybieramy z lewego menu Delegacje -> Operacje -> Dodaj delegację Strona 1 z 7 - wer DELEGACJE

2 Wpisujemy czas trwania delegacji w dniach. Wypełniamy pola daty wyjazdu i daty przyjazdu. Z rozwijanego memu Proponowany transport wybieramy sposób podróży. Zaznaczamy czy delegacja jest Krajowa czy Zagraniczna. W przypadku zaznaczenia delegacji zagranicznej pojawi się możliwość wyboru miasta spoza terenu Polski. Wpisujemy cel delegacji wypełniając pole Cel delegacji. Następnie zapisujemy wprowadzone dane przez naciśnięcie przycisku Zapisz. Pojawia się rozszerzona ramka Dane podstawowe związana z kosztami i naszą docelową miejscowością. Wypełniamy pole Prześlij do przez wybranie z listy naszego przełożonego, do którego będzie przesłana delegacja w celu jej akceptacji. Pola związane z kosztami pozostają puste. Wpisanie docelowej miejscowości jest obowiązkowe. W przypadku braku docelowej miejscowości nie można wysłać delegacji do akceptacji przez przełożonego. Aby wpisać docelową miejscowość naciskamy przycisk Dodaj. Strona 2 z 7 - wer DELEGACJE

3 Pojawia się słownik z miastami do wyboru. Wpisujemy w pole Poszukiwany ciąg szukaną miejscowość i przyciskamy przycisk Szukaj. Uwaga: Do słownika z miejscowościami wpisano ponad 700 większych miast w Polsce i Europie. W przypadku braku którejś miejscowości wybierany większą znajdującą się w pobliżu. Jest też możliwość dopisania miejscowości, której brak w słowniku, w tym celu proszę o kontakt z administratorem systemu HRM (robert.kowalewski@up.wroc.pl) Wybieramy znalezioną miejscowość przez naciśnięcie jej nazwy w polu Wynik poszukiwania. Operacje wyboru miasta powtarzamy tyle razy do ilu miejscowości jest wypisywana delegacja. Na koniec decydujemy, czy delegację przesyłamy od razu do przełożonego Prześlij, czy zapisujemy Zapisz (w celu późniejszej poprawki lub późniejszego wysłania), czy anulujemy całą wpisaną delegację Anuluj. Delegacje możemy również wydrukować Drukuj. Strona 3 z 7 - wer DELEGACJE

4 Po zatwierdzeniu delegacji przez przełożonego należy delegację wysłać do kadr. Może to zrobić osoba zatwierdzające delegację (przełożony). Po zatwierdzeniu, pojawia przycisk Prześlij do kadr. Możemy też sami wysłać swoją delegacje do kadr (po zaakceptowaniu jej przez przełożonego). Opis w punkcie Wysłanie delegacji do kadr. Uwaga: Tylko delegacja przesłana do kadr powoduje rejestrację absencji pracownika w programie kadrowym. Lista delegacji Wybieramy z lewego menu Delegacje -> Operacje -> Lista delegacji lub z górnego menu Pokaż listę Na liście widoczne są wpisane delegacje. Przy zaznaczonej opcji Do bieżącej obsługi (domyślnie) widzimy: delegacje, które czekają do wysłania do zatwierdzenia (w przykładzie delegacje 144/2014 i 143/2014) delegacje zatwierdzone przez kierownika i czekające do wysłania do kadr, czcionka w kolorze czerwonym i znaczkiem 140/2014) w ostatniej kolumnie P (w przykładzie delegacje delegacje zatwierdzone przez kierownika i wysłane do kadr, czcionka w kolorze czerwonym i znaczkiem w ostatniej kolumnie P (w przykładzie delegacje 139/2014) delegacje do zatwierdzenia podwładnych pracowników wraz z ich nazwiskami (opcja tylko dla przełożonych) Po odznaczeniu Do bieżącej obsługi widoczne są wszystkie wpisane delegacje. Strona 4 z 7 - wer DELEGACJE

5 Wysłanie delegacji do kadr W celu wysłania zatwierdzonej delegacji do kadr wybieramy z Listy delegacji delegacje przez naciśniecie jej numeru. W przykładzie jest to delegacja 141/2014 i posiadająca znak. Po wybraniu delegacji w dolnej części tabeli Dane podstawowe pojawi się przycisk Prześlij do kadr. Po naciśnięciu Prześlij do kadr pojawi się okno z wyborem rodzaju absencji. Wybieramy odpowiednią absencję, krajową lub zagraniczną, naciskamy przycisk Wybierz. W tabeli Dane podstawowe pojawi się informacja Przesłana do kadr. Na rysunku niżej informacja podkreślona na czerwono. Strona 5 z 7 - wer DELEGACJE

6 Dodatkowo istnieje możliwość zobaczenia historii wypisywania delegacji. Wybieramy w tym celu Historia nadawania wniosków. Na rysunku wyżej informacja podkreślona na czerwono. Zatwierdzanie delegacji pracownika przez przełożonego Osoby będące przełożonymi na liście delegacji mają widoczne delegacje swoich pracowników. Widoczne są tylko te, które wymagają zatwierdzenia (lub odrzucenia) i (lub) wysłania do kadr. Po wybraniu delegacji do zatwierdzenia przez naciśniecie numeru delegacji na liście, na dole tabeli Dane podstawowe pojawia się przycisk Zatwierdź, Odrzuć i Drukuj Możemy wydrukować delegację Drukuj, anulować ją całkowicie Anuluj lub zatwierdzić Zatwierdź Po zatwierdzeniu pojawia się przycisk Prześlij do kadr i Drukuj. Zatwierdzoną delegacje przesyłamy do kadr przez naciśniecie przycisku Prześlij do kadr. Przesłanie do kadr może sam zrobić pracownik który wypisał delegację. Po naciśnięciu Prześlij do kadr pojawi się okno z wyborem rodzaju absencji. Opis w rozdziale Wysłanie delegacji do kadr. Strona 6 z 7 - wer DELEGACJE

7 Wyszukaj delegacje W tej opcji mamy możliwość wyszukania delegacji według zadanych kryteriów. Od numeru delegacji, przez daty wpisania i daty delegacji, nazwisku i imieniu pracownika, statusie i informacji czy delegacja jest krajowa czy zagraniczna. Górne menu Będąc w każdym z trzech menu mamy również możliwość poruszania się pomiędzy nimi przez górną listę wyboru Strona 7 z 7 - wer DELEGACJE