1. Protokołowanie operacji wykonywanych na danych osobowych

HTML
DOWNLOAD

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "1. Protokołowanie operacji wykonywanych na danych osobowych"

Witold Marcinkowski
6 lat temu
Przeglądów:

1 Szanowni Państwo, W związku ze zbliżającym się terminem wejścia w życie (25 maja 2018 r.) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego dotyczącego ochrony danych osobowych (RODO) chcielibyśmy poinformować Państwa, że programy z rodziny jurxpert spełniają wymagania dotyczące rozporządzenia. Dla przypomnienia przedstawiamy Państwu możliwości programu jurxpert związane z tym tematem: 1. Protokołowanie operacji wykonywanych na danych osobowych Każda operacja związana z zapisem, edycją i usunięciem danych osobowych jest protokołowana w programie jurxpert. Uprawnieni pracownicy w każdej chwili mogą sprawdzić kto i kiedy wykonywał operacje na danych osobowych. Dodatkowo istnieje możliwość wydrukowania bądź wyeksportowania tych informacji do jednego z pięciu powszechnie dostępnych formatów (Excel, HTML, Tekst, XML, CSV)

2 2. Ograniczenie dostępu do kompleksowego wyszukiwania osób, a tym samym ograniczenie możliwości wejścia w posiadanie lub eksportu danych osobowych przez osoby nieuprawnione Uprawnienie Osoby Szukaj/otwórz osoby

3 pozwala zablokować użytkownikom dostęp do kompleksowego wyszukiwania osób (zdjęcie poniżej), a tym samym blokuje możliwość hurtowego podglądu i eksportu danych osobowych z systemu.

4 Jednocześnie zablokowana zostaje możliwość jakiejkolwiek ingerencji w dane osobowe ze wszystkich miejsc w programie. Przy próbie wyświetlenia np. danych Klienta użytkownik otrzyma komunikat

wybranych spraw tylko dla zaznaczonych poniżej osób Osoby

5 3. Ograniczenie dostępu do spraw dla osób nieuprawnionych Funkcja blokowania akt sprawy pozwala ograniczyć dostęp do wybranych spraw tylko dla zaznaczonych poniżej osób Osoby nieuprawnione przy próbie wejścia w zablokowane akta sprawy otrzymają komunikat

4. W module DMS - możliwość blokowania dostępu do folderów i podfolderów z dokumentami Funkcja pozwala zablokować zarówno cały folder z dokumentami danej sprawy, jak i konkretne

6 4. W module DMS - możliwość blokowania dostępu do folderów i podfolderów z dokumentami Funkcja pozwala zablokować zarówno cały folder z dokumentami danej sprawy, jak i konkretne pojedyncze podfoldery znajdujące się w danej sprawie. Blokowanie odbywa się na poziomie struktury plików systemu Windows, co ogranicza również dostęp dla osób nieuprawnionych poza programem jurxpert

7 Dodatkowo istnieje możliwość podglądu, którzy pracownicy mają dostęp do danego folderu/podfolderu

8 5. Możliwość usuwania danych osobowych jurxpert pozwala na usuwanie danych osobowych zapisanych w programie po wcześniejszym usunięciu spraw powiązanych z daną osobą. Dane osobowe można usunąć z poziomu podstawowego, jak i kompleksowe wyszukiwanie osób. Możliwość usuwania osób oparta jest o uprawnienie Osoby Usuń osoby

6. Oczekiwana i rzeczywista data usunięcia akt sprawy Przy zakładaniu nowych akt sprawy istnieje możliwość zdefiniowania oczekiwanej daty usunięcia.

9 6. Oczekiwana i rzeczywista data usunięcia akt sprawy Przy zakładaniu nowych akt sprawy istnieje możliwość zdefiniowania oczekiwanej daty usunięcia. Wskazany okres przechowywania akt, to czas po upływie którego przewidujemy usunięcie danej sprawy. Czas liczony jest od daty archiwizacji akt (tj. zakończenie pracy z tą sprawą).

menu pod prawym klawiszem myszki wybrać opcję Zmień oczekiwaną datę usunięcia Również na liście szukania

10 Dla akt już istniejących w bazie danych, istnieje możliwość masowej edycji oczekiwanej daty usunięcia. W kompleksowym szukaniu akt (menu Akta Szukaj akt) po uprzednim wyszukaniu danej/danych sprawy należy z menu pod prawym klawiszem myszki wybrać opcję Zmień oczekiwaną datę usunięcia Również na liście szukania akt istnieje możliwość wyświetlenia opcjonalnej kolumny z oczekiwaną datą usunięcia (dostępna z poziomu ikony )

11 W trakcie archiwizacji spawy z ustawioną oczekiwaną datą usunięcia automatycznie tworzy się Rzeczywista data usunięcia akt. Na liście szukania akt istnieje możliwość wyświetlenia opcjonalnej kolumny z rzeczywistą datą usunięcia (dostępna z poziomu ikony ) Rzeczywista data usunięcia zostaje automatycznie obliczona na podstawie daty archiwizacji sprawy oraz oczekiwanej daty usunięcia. Przykład: Archiwizacja akt nastąpiła 8 maja 2018 r., a oczekiwana data usunięcia sprawy to 1 rok. W tym przypadku rzeczywistą datą usunięcia będzie data 8 maja 2019 r. i ta data pojawi się w kolumnie Wszystkie powyższe ustawienia i daty dostępne są tylko i wyłącznie w celach informacyjnych, aby łatwiej zarządzać zakończonymi sprawami i minimalizować ilość przechowywanych danych osobowych. Po przekroczeniu ustawionych dat program samoczynnie nie wykona żadnych działań, za usuwanie danych w programie odpowiedzialny jest zawsze użytkownik/administrator.

7. Możliwość usunięcia akt sprawy W jurxpert istnieje możliwość usuwania akt spraw nawet takich, w których istnieją powiązania (czynności, wystawione faktury, wpisy w kontroli płatności).

12 7. Możliwość usunięcia akt sprawy W jurxpert istnieje możliwość usuwania akt spraw nawet takich, w których istnieją powiązania (czynności, wystawione faktury, wpisy w kontroli płatności). Razem z aktami usuną się wszystkie czynności zapisane w tych aktach. Opcjonalnie usunięte zostaną również wszystkie dokumenty związane ze sprawą. Z faktur zapisanych w systemie zostanie usunięte powiązanie z aktami, a wpisy z kontroli płatności przeniosą się do automatycznie utworzonych akt zastępczych o sygnaturze DELETED_FILE. Usunąć akta można tylko z poziomu kompleksowego wyszukiwania akt (menu Akta Szukaj akt). Po wyszukaniu akt z menu pod prawym klawiszem myszki wybieramy opcję Usuń akta

Stosowny komunikat poinformuje nas o powiązaniach, które zostaną usunięte wraz z

akt zastępczych (akta utworzą się automatycznie DELETED_FILE Substitute for deleted

!! Jeżeli w danej sprawie istnieją jakiekolwiek wpisy w kontroli płatności nie ma

13 Stosowny komunikat poinformuje nas o powiązaniach, które zostaną usunięte wraz z aktami Kolejny komunikat pozwala przesunąć istniejące wpisy z kontroli płatności do akt zastępczych (akta utworzą się automatycznie DELETED_FILE Substitute for deleted files). UWAGA!!! Jeżeli w danej sprawie istnieją jakiekolwiek wpisy w kontroli płatności nie ma możliwości w powyższym oknie wybrać opcji Nie. W takim przypadku użytkownik dostanie komunikat Następnie akceptując ostateczne ostrzeżenie potwierdzamy usunięcie akt

14 Akta, do których automatycznie przeniosły się wpisy z kontroli płatności wyglądają następująco

15 A w kontroli płatności wpisy z usuniętych akt wyglądają jak poniżej Jeżeli w aktach, które usuwamy były zapisane jakiekolwiek dokumenty, kolejny komunikat zapyta nas co chcemy z nimi zrobić:

Wybór tej opcji spowoduje wyświetlenie ostatecznego potwierdzenia: 2.

16 1. Usunąć kompletnie katalog dokumentów, w tym katalog Rachunki (jeżeli jest zapisywany w aktach). Wybór tej opcji spowoduje wyświetlenie ostatecznego potwierdzenia: 2. Usunąć zawartość katalogu dokumentów, BEZ katalogu Rachunki. Wybór tej opcji spowoduje wyświetlenie ostatecznego potwierdzenia: 3. Nie usuwać dokumentów.

Jeżeli użytkownik podczas usuwania nie miał uprawnień np.

17 Wybór tej opcji spowoduje wyświetlenie ostatecznego potwierdzenia: UWAGA!!! Usunięte zostaną tylko te dokumenty, do których użytkownik usuwający akta ma dostęp. Jeżeli użytkownik podczas usuwania nie miał uprawnień np. do jednego katalogu w sprawie, podczas usuwania dostanie stosowny komunikat, a katalog do którego użytkownik nie miał dostępu nie zostanie usunięty.

18 Akcja usunięcia dokumentów wraz z aktami jest również zapisywana w protokole. Przy braku modułu DMS, jest to Protokół bazy danych. Jeżeli moduł DMS jest aktywny wpisy widoczne będą w Protokole dokumentów.

Usunąć klienta można zarówno z podstawowego szukania osób (menu Osoby Szukaj osoby), jak i z

19 8. Usunięcie klienta z wpisami w kontroli płatności Po usunięciu wszystkich akt danego klienta istnieje możliwość usunięcia danych samego klienta. Usunąć klienta można zarówno z podstawowego szukania osób (menu Osoby Szukaj osoby), jak i z kompleksowego szukania osób (menu Osoby Kompleksowe szukanie osób) wybierając po, uprzednim wyszukaniu, z menu pod prawym klawiszem myszki opcję Usuń Potwierdzając poniższy komunikat

!! Zaakceptowanie powyższego komunikatu i potwierdzenie ostatecznego

20 Zostaniemy zapytani czy również usunąć wszystkie wpisy z kontroli płatności UWAGA!!! Zaakceptowanie powyższego komunikatu i potwierdzenie ostatecznego usunięcia osoby spowoduje, że WSZYSTKIE FAKTURY i WPISY W KONTROLI PŁATNOŚCI związane z tym klientem ZOSTANĄ NIEODWRACALNIE USUNIĘTE

9. Możliwość wygenerowania arkusza osobowego z danymi klienta W jurxpert istnieje możliwość wygenerowania arkusza osobowego z danymi klienta po uprzednim podpięciu odpowiedniego szablonu.

21 9. Możliwość wygenerowania arkusza osobowego z danymi klienta W jurxpert istnieje możliwość wygenerowania arkusza osobowego z danymi klienta po uprzednim podpięciu odpowiedniego szablonu. Szablon może być indywidualnie przygotowany na życzenie klienta. W arkuszu mogą zostać wylistowane dane klienta, akta sprawy powiązane z danym klientem oraz wszystkie czynności (wraz z informacją o aktywnej i/lub wewnętrznej czynności oraz symbolem pracownika, który zapisał czynność). Możliwość generowania arkusza oparta jest o uprawnienie (Ustawienia Ewidencja użytkowników Osoby Drukuj arkusz osobowy)

22 Generowanie arkusza dostępne jest z: 1. Maski osoby ikona

23 2. Z kompleksowego wyszukiwania osób prawy klawisz myszki na ikonę

24 Wybór jednej z powyższych opcji spowoduje wygenerowanie dokumentu w postaci WORD. Sam układ dokumentu może być indywidualnie dostosowany do potrzeb klienta

25 Akcja utworzenia arkusza osobowego zapisywana jest w Protokole bazy danych Z poważaniem Zespół ACP IT

Podobne dokumenty

ELEKTRONICZNA KSIĄŻKA ZDARZEŃ

ELEKTRONICZNA KSIĄŻKA ZDARZEŃ Instrukcja obsługi 1. WSTĘP... 2 2. LOGOWANIE DO SYSTEMU... 2 3. STRONA GŁÓWNA... 3 4. EWIDENCJA RUCHU... 4 4.1. Dodanie osoby wchodzącej na teren obiektu... 4 4.2. Dodanie