Szczegółowy opis zamówienia

Transkrypt

1 Szczegółowy opis zamówienia Przedmiot zamówienia Zamówienie obejmuje przeprowadzenie jednodniowego szkolenia dla maksymalnie 20 pracowników Departamentu Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej w zakresie Archiwizacji dokumentacji projektów realizowanych w ramach PO KL, zachowanie ścieżki audytu. Departament Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej w Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki (PO KL) pełni rolę Instytucji Pośredniczącej dla Priorytetu I i II PO KL, a także Instytucji Pośredniczącej II stopnia dla Działania 5.4 i 5.5 Priorytetu V PO KL. Szkolenie jest skierowane do pracowników Departamentu Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego, zajmujących się m.in. archiwizacją dokumentów projektowych realizowanych w ramach PO KL. Cel zamówienia Celem szkolenia jest zapoznanie uczestników z wymogami krajowymi oraz unijnymi w zakresie archiwizacji, udostępniania i terminu przechowywania dokumentów związanych z realizacją projektów współfinansowanych ze środków UE. W takcie szkolenia omówione zostaną najważniejsze kwestie dotyczące zakresu archiwizacji dokumentacji projektu: dane z PEFS, dokumentacja finansowo-księgowa, zasady udostępniania dokumentacji z archiwum, konstrukcja i stosowanie rzeczowego wykazu akt. Zakres zamówienia Termin szkolenia i czas trwania: Szkolenie jednodniowe dla maksymalnie 20 osób, planowane w terminie czerwiec/lipiec 2014 r. Minimalna liczba godzin zajęć merytorycznych w ramach jednego dnia szkoleniowego 8 godzin zegarowych z uwzględnieniem przerw kawowych oraz jednej przerwy obiadowej (zajęcia od 8.15 do 16.15). Miejsce organizacji szkolenia: Centrum Warszawy, czas dojazdu max. 15 min. od Dworca Centralnego jednym środkiem transportu publicznego, według obowiązującego rozkładu jazdy ZTM. Sale, w których będą się odbywały szkolenia muszą być odpowiednio nagłośnione, posiadać 1

2 dzienne oświetlenie. Wykonawca oznakuje salę, w której będzie się odbywało szkolenie zgodnie z zasadami oznakowania projektów PO KL. Adresaci szkolenia: Maksymalnie 20 pracowników Departamentu Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej, imienna lista uczestników zostanie przekazana przez Zamawiającego na 3 dni przed terminem szkolenia. Wymagania odnośnie formy zajęć: Zajęcia poprowadzone w formie wykładowo-warsztatowej z częścią teoretyczną wprowadzającą oraz pracą na przykładowych dokumentach. Wykonawca zapewni materiały szkoleniowe oraz imienne certyfikaty potwierdzające udział w szkoleniu, wydrukowane w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników. Wykonawca zapewni wyżywienie dla wszystkich uczestników szkolenia obejmujące lunch i trzy przerwy kawowe. Propozycję menu Wykonawca przekaże Zamawiającemu do akceptacji wraz z ofertą. Miejsce wydawania posiłków powinno znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będzie odbywało się szkolenie, w oddzielnym pomieszczeniu niż sala, w której będą prowadzone zajęcia. Przygotowane przez Wykonawcę materiały szkoleniowe, w tym certyfikaty, muszą uwzględniać system identyfikacji wizualnej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki określony w Wytycznych dotyczących oznaczania projektów w ramach PO KL. Logotypy w wersji kolorowej i mono dostępne są na stronie: Wszystkie materiały i certyfikaty muszą ponadto zawierać poniższy tekst: Szkolenie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Zakres organizacyjny szkolenia zbadanie potrzeb szkoleniowych uczestników, przygotowanie szczegółowego programu oraz harmonogramu szkolenia w oparciu o wywiad przeprowadzony z przedstawicielami Departamentu i uzgodnienie go z Zamawiającym, merytoryczne przygotowanie i wydrukowanie materiałów szkoleniowych dla uczestników szkolenia (w tym prezentacji), zapewnienie odpowiednio wyposażonej sali szkoleniowej, przeprowadzenie zajęć, przygotowanie i wręczenie certyfikatów ze szkolenia z wyszczególnionym tematem szkolenia, terminem szkolenia oraz nazwiskiem prowadzącego. Wzór certyfikatów powinien być zaakceptowany przez Zamawiającego, 2

3 przygotowanie i przekazanie Zamawiającemu arkuszy indywidualnej oceny szkolenia oraz sprawozdania podsumowującego szkolenie, przekazanie Zamawiającemu listy obecności oraz rejestru dokumentów potwierdzających ukończenie szkolenia i 1 egz. materiałów szkoleniowych, zapewnienie możliwości konsultowania z prowadzącym tematów omawianych podczas szkolenia, m.in. podczas przerw oraz w okresie 14 dni po zakończeniu szkolenia za pośrednictwem poczty elektronicznej. Zakres tematyczny szkolenia Szkolenie powinno uwzględniać materiały robocze przekazane przez Zamawiającego i być dostosowane do specyfiki pracy Departamentu Wdrażania EFS. Wykonawca opracuje autorski program szkolenia z uwzględnieniem m.in. poniższych zagadnień: Omówienie wymogów krajowych oraz unijnych w zakresie właściwego przechowywania, udostępniania i terminów przechowywania dokumentacji projektowej. Ochrona prawna dokumentów i odpowiedzialność aktotwórcy. Organizacja i zakres działania archiwum. Instrukcja kancelaryjna warsztaty na dokumencie przekazanym przez Jednolity rzeczowy wykaz akt warsztaty na dokumencie przekazanym przez Instrukcja archiwizacyjne warsztaty na dokumencie przekazanym przez Rodzaje dokumentacji projektowej podlegające archiwizacji: o dokumentacja ogólna projektu (np. korespondencja wychodząca i przychodząca), o dokumentacja finansowo księgowa projektu (w tym wnioski o płatność, sprawozdania z trwałości), o dokumentacja kadrowa, dokumentacja merytoryczna projektu (np. rekrutacyjne, uczestników projektu, z udzielonego wsparcia itp.), o dokumentacja związana z udzielaniem zamówień publicznych (w tym na podstawie art. 4 pkt. 8 i w trybach ustawowych), o dokumentacja związana z monitoringiem i ewaluacją projektu, dokumentacja związana z promocją projektu, pozostała dokumentacja. Oznakowanie i spis zawartości akt. Archiwizowanie dokumentacji elektronicznej. Rzeczowy wykaz akt konstrukcja i stosowanie, rozszerzenie wykazu o sprawy związane z dokumentacją unijną, dobór symbolu klasyfikacyjnego, zakładanie spisu spraw, opisywanie teczek aktowych. Zasady brakowania dokumentacji. Udostępnianie akt i czas ich przechowywania. Przygotowanie i przekazanie dokumentacji do archiwum zakładowego. 3

4 Wykonawca wraz z ofertą przekaże Zamawiającemu następujące dokumenty: oświadczenie o posiadaniu co najmniej rocznego doświadczenia w prowadzeniu działalności szkoleniowej wraz z wykazem programów szkoleniowych realizowanych w ostatnim roku, wykaz powinien zawierać tytuł, nazwę odbiorcy oraz termin realizowanego szkolenia, do wykazu powinny być dołączone dokumenty potwierdzające należyte wykonanie wybranych trzech usług szkoleniowych realizowanych w ostatnim roku; wykaz osób, tj. trenerów proponowanych do prowadzenia zajęć, zapewniający właściwie wykonanie szkolenia, wraz z danymi na temat ich kwalifikacji i doświadczenia. Wymagane jest, aby trener posiadał wykształcenie z zakresu archiwistyki, doświadczenie praktyczne w archiwizacji dokumentów w tym archiwizacji dokumentów projektowych realizowanych w ramach PO KL oraz doświadczenie w działalności trenera. Wraz z CV trenera należy przekazać referencje trenera oraz wskazać liczbę przeprowadzonych przez niego godzin szkoleń w zakresie związanym z tematyką szkolenia, informacje o bazie materialnej odpowiedniej do poprowadzenia szkolenia. Informacje dotyczące naboru ofert Oferty wraz ze skanami ww. dokumentów należy przesyłać do 13 czerwca 2014 r. do godz w wersji elektronicznej, na adres mailowy: wioletta.wlodek@mpips.gov.pl. Ze względu na ograniczenia poczty elektronicznej w przyjmowaniu dużych plików należy potwierdzić telefonicznie wpływ oferty na ww. adres mailowy. Wybrany Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia ww. dokumentów w wersji papierowej. Zamawiający zastrzega, że w przypadku gdy z przyczyn niezależnych od Zamawiającego w szkoleniu weźmie udział mniejsza liczba uczestników (niż pierwotnie zakładano) wynagrodzenie Wykonawcy płatne będzie w następujący sposób: 80% kosztów szkolenia (w przeliczeniu na liczbę uczestników szkolenia) w całości ryczałtem; 20% kosztów szkolenia (w przeliczeniu na liczbę uczestników szkolenia) wg stawki jednostkowej. W ofercie należy podać całościową kwotę netto i brutto realizacji zamówienia oraz cenę jednostkową w przeliczeniu na jednego uczestnika szkolenia. Zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 26 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług zwalnia się od podatku (VAT) usługi kształcenia zawodowego lub przekwalifikowania zawodowego finansowane ze środków publicznych z wyłączeniem sytuacji posiadania odmiennej interpretacji organu podatkowego lub innej. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert. 4

5 Wybór Wykonawcy szkolenia odbędzie się w oparciu o następujące kryteria: 1. Cena 60 % Najwyższą liczbę punktów - 60 otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę za wykonanie niniejszego zamówienia, a każda następna według poniższego wzoru: Cena brutto oferty najniższej x 100 pkt x 60% Cena brutto oferty ocenianej W kryterium cena, oferta może uzyskać maksymalnie 60 punktów. 2. Kwalifikacje merytoryczne trenera oraz praktyczne doświadczenie w zakresie archiwizacji dokumentów 20% Kwalifikacje merytoryczne trenera oceniane będą na podstawie złożonych kopii świadectw, dyplomów i innych zaświadczeń, potwierdzających posiadane kwalifikacje merytoryczne w zakresie związanym z tematyką szkolenia. Oferent może otrzymać maksymalnie 10 punktów. Praktyczne doświadczenie w zakresie archiwizacji dokumentów oceniane będzie na podstawie złożonego CV. Oferent może otrzymać maksymalnie 10 punktów: od 2 lat do 5 lat 2 punkty, od 6 lat do 10 lat 3 punkty, powyżej 10 lat 5 punktów. W kryterium kwalifikacje oferta może uzyskać maksymalnie 20 punktów. 3. Doświadczenie trenera w zakresie prowadzenia szkoleń związanych z archiwizacją dokumentów - 20 % Doświadczenie trenera oceniane będzie na podstawie liczby zrealizowanych szkoleń przez trenera w zakresie określonym w zapytaniu ofertowym na podstawie przedstawionych referencji: od 2 do 3 referencji 3 punkty, od 4 do 7 referencji 7 punktów, powyżej 7 referencji 10 punktów, W kryterium doświadczenie, oferta może uzyskać maksymalnie 20 punktów. Wykonawca może uzyskać podczas badania i oceny oferty maksymalnie 100 punktów. Zamówienie zostanie udzielone temu Wykonawcy, który w ramach przedstawionych powyżej kryteriów uzyska najwyższą ilość punktów. Umowa zawarta z Wykonawcą będzie opierała się na wzorach umów obowiązujących w MPiPS. Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych. Dodatkowych informacji udziela: Pani Wioletta Włodek, tel.: