SYSTEM KS-HFW / KS-HFW VE

Transkrypt

1 SYSTEM / VE ELEKTRONICZNA EWIDENCJA ŚRODKÓW ODURZAJĄCYCH, SUBSTANCJI PSYCHOTROPOWYCH i PREKURSORÓW Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Zdrowia (Dz.U z dnia poz. 1085) prowadzona w systemie w formie elektronicznej ewidencja przychodu i rozchodu środków odurzających, środków psychotropowych oraz prekursorów kategorii I dotyczy: przychodu i rozchodu środków odurzających grupy I-N, II-N, IV-N oraz substancji grupy I-P i II-P (zgodnie z wymogami prawa ewidencja ma być prowadzona w postaci książki kontroli); przychodu i rozchodu środków odurzających grupy III-N i substancji psychotropowych grup III-P i IV-P; (zgodnie z wymogami prawa ewidencja ma być prowadzona w postaci comiesięcznych zestawień); przychodu i rozchodu prekursorów kategorii I (zgodnie z wymogami prawa ewidencja ma być prowadzona w postaci comiesięcznych zestawień). Uwaga: Funkcjonalność dotycząca elektronicznej ewidencji środków odurzających, substancji psychotropowych i prekursorów jest dostępna pod warunkiem zakupienia odpowiedniej licencji produktu. 1. KONFIGURACJA 1.1. OPCJE KKP_NPRC_DODAL - numer pracownika dla transakcji automatycznych przy dodawaniu wpisu 1.2. UPRAWNIENIA HF23IF Dostęp do ewidencji - uprawnienie umożliwiające dostęp do menu: SZABLONY WYDRUKÓW Szablony wydruków raportów dostępne są na serwerze FTP w katalogu: /2230/VE/WERSJE/FR3. Standardowe szablony wydruków (FR3) wykorzystywane w elektronicznej ewidencji: - KKN_KSI.FR3 - KKN_NAR.FR3 - KKN_PRE.FR3 - KKN_ZST.FR3 Pobrane z FTP szablony należy wgrać do schematu (moduł Administrator -> Inne -> Ustawienia -> Drukowanie -> Szablony wydruków graficznych -> F7 Import). 2. OBSŁUGA MECHANIZMU 2.1. Konfiguracja kartotek towarów kategoria farmaceutyczna towaru Dane raportowane są na podstawie przypisanych do kart towarów kategorii farmaceutycznych produktów, jakie mają być ujęte w elektronicznej ewidencji na potrzeby prowadzenia książki kontroli oraz generowania miesięcznych zestawień przychodów i rozchodów. Strona 1 z 11

2 Rys Przypisanie kategorii farmaceutycznych w karcie towaru Uwaga: W produkcie VE zaimplementowana jest pełna funkcjonalność dotycząca możliwości przypisania do kart towarów kategorii farmaceutycznych produktów, natomiast w produkcie (po wykupieniu licencji na moduł ewidencji środków odurzających, ) są dostępne jedynie te kategorie farmaceutyczne, które zgodnie z prawem podlegają ścisłej ewidencji w postaci książki kontroli oraz miesięcznych zestawień (obowiązek ten dotyczy następujących kategorii farmaceutycznych: środki odurzające, substancje psychotropowe, prekursory) Konfiguracja opcji Przed utworzeniem pierwszej elektronicznej ewidencji środków odurzających, substancji psychotropowych i prekursorów konieczne jest : ustawienie opcji KKP_NPRC_DODAL, w której należy wpisać numer operatora (NPRC), który ma być wykazywany przy automatycznie rejestrowanych w książce transakcjach; nadanie uprawnienia HF23IF Dostęp do ewidencji operatorowi odpowiedzialnemu za prowadzenie elektronicznej książki kontroli Utworzenie książki na potrzeby elektronicznej ewidencji środków odurzających, W systemie istnieje możliwość założenia elektronicznej książki kontroli na potrzeby prowadzenia ewidencji środków odurzających grupy I-N, II-N, IV-N oraz substancji psychotropowych grupy I-P, II-P (dla których zgodnie z prawem ewidencja ma być prowadzona w formie książki kontroli). Elektroniczna książka może być założona również dla produktów z tych kategorii farmaceutycznych, dla których zgodnie z wymogami prawa ewidencja ma być prowadzona w postaci comiesięcznych zestawień (dotyczy następujących grup kategorii farmaceutycznych: środków odurzających grupy III-N i substancji psychotropowych grup III-P i IV-P oraz prekursorów kategorii I). Przed utworzeniem w systemie książki na potrzeby elektronicznej ewidencji należy uporządkować stany magazynowe produktów, które mają być objęte taką ewidencją. Dokumenty magazynowe (straty, nadwyżki, rozbieżności) dotyczące produktów objętych elektroniczną ewidencją muszą być pozamykane. Nowe dokumenty magazynowe należy utworzyć dopiero po założeniu elektronicznej książki kontroli. W celu utworzenia książki do ewidencji środków odurzających, należy: uruchomić moduł MAGAZYN inne -> Raporty -> substancji psychotropowych i prekursorów Strona 2 z 11

3 Rys w oknie - książki użyć przycisku F2 Nowa, Rys książki W celu założenia elektronicznej książki kontroli w wyświetlonym oknie Nowa ewidencja kontroli środków odurzających, należy zaznaczyć odpowiednią grupę kategorii farmaceutycznych. Na potrzeby elektronicznej ewidencji środków odurzających grupy I-N, II-N, IV-N oraz substancji psychotropowych grupy I-P, II-P (zgodnie z wymogami prawa ewidencja tych grup kategorii farmaceutycznych ma być prowadzona w postaci książki kontroli ) należy wybrać grupę kategorii zgodnie z poniższym oknem (wybór jednej kategorii z danej grupy powoduje automatyczne zaznaczenie pozostałych kategorii w ramach tej grupy): Strona 3 z 11

4 Rys Wybór grupy kategorii farmaceutycznych Na potrzeby elektronicznej ewidencji środków odurzających grupy III-N oraz substancji psychotropowych grupy III-P, IV-P (zgodnie z wymogami prawa ewidencja tych grup kategorii farmaceutycznych ma być prowadzona w postaci comiesięcznych zestawień ) należy wybrać grupę kategorii zgodnie z poniższym oknem (wybór jednej kategorii z danej grupy powoduje automatyczne zaznaczenie pozostałych kategorii w ramach tej grupy): Rys Wybór grupy kategorii farmaceutycznych Na potrzeby elektronicznej ewidencji prekursorów narkotykowych kategorii I (zgodnie z wymogami prawa ewidencja ma być prowadzona w postaci comiesięcznych zestawień ) należy wybrać kategorię zgodnie z poniższym oknem: Rys Wybór grupy kategorii farmaceutycznych 2.4. Automatyczna rejestracja transakcji w ramach prowadzonej elektronicznej ewidencji środków odurzających, Utworzenie elektronicznej książki kontroli do ewidencji przychodu i rozchodu produktów dotyczących danej grupy kategorii farmaceutycznych oznacza, że w ramach tej książki (od momentu jej utworzenia) automatycznie ewidencjonowane będą wszystkie operacje przychodu i rozchodu tych towarów, które w karcie towaru mają zdefiniowane przypisanie do danej kategorii farmaceutycznej (Karta towaru -> zakładka: Kategorie farm.; parametr: TWR.GRNP). Ewidencja transakcji rejestrowana jest automatycznie w trybie on-line w trakcie zmiany stanów magazynowych kontrolowanych towarów, przy czym: w przypadku przychodu operacja jest ewidencjonowana w książce w chwili przyjęcia towaru do magazynu (F6 Przyjmij) i datą transakcji jest data przyjęcia PZ do magazynu (DMG.DTPR); Strona 4 z 11

5 Uwaga: Przy osobnej ewidencji dokumentów zakupu oraz dokumentów PZ (ZAKP_PZ_FV_OSOBNO =TAK) transakcje przychodu produktów rejestrowane są na podstawie przyjętych do magazynu dokumentów PZ (dokumenty handlowe dotyczące przychodu, w tym faktury od dostawcy nie podlegają ewidencji). w przypadku magazynowego dokumentu (nadwyżki, straty, rozbieżności) operacja jest ewidencjonowana w książce w chwili zamknięcia dokumentu, i datą transakcji jest data przyjęcia na magazyn (DMG.DTPR). w przypadku rozchodu operacja jest ewidencjonowana w książce w chwili zamknięcia finalnego dokumentu (np. faktury sprzedaży) i datą transakcji jest data wystawienia tego dokumentu (DTWS). Uwaga: Operacje takie jak tworzenie rezerwacji na towar, czy wystawienie dokumentu WZ NIE PODLEGAJĄ EWIDENCJI. Towar opuszcza hurtownię dopiero w chwili wystawienia (zamknięcia) finalnego dokumentu rozchodu (np. faktury sprzedaży). Uwaga: Przy włączonym mechanizmie generowania dokumentów PZ na podstawie korekty dokumentu rozchodu (KOREKTA_SPRZ_PZ=TAK) elektronicznej ewidencji podlega jedynie korekta dokumentu rozchodu (w chwili zamknięcia dokumentu). Z uwagi na konieczność zagwarantowania niezmienności oraz spójności zaewidencjonowanych w książce kontroli danych, w systemie obowiązują następujące zasady: jakakolwiek korekta pozycji książki kontroli możliwa jest jedynie poprzez wprowadzanie kolejnego dokumentu (przychodu, rozchodu, korekty, straty, nadwyżki); w przypadku, gdy dany dokument został zarejestrowany w elektronicznej książce kontroli, to nie jest możliwa już jego zmiana. Systemowej blokadzie podlegają następujące operacje: wycofanie dok PZ z magazynu do bufora, ponowne otworzenie wystawionych już dokumentów, w tym dokumentów magazynowych straty, nadwyżki itp. Zasada dotyczy tylko dokumentów zawierających towary objęte ścisłą ewidencją (dla których założona została w systemie elektroniczna książka kontroli) Automatyczne zarejestrowanie stanów początkowych W momencie utworzenia elektronicznej ewidencji dotyczącej danej grupy kategorii farmaceutycznych w książce automatycznie rejestrowane są towary przypisane do odpowiednich kategorii farmaceutycznych, a znajdująca się w hurtowni ilość danego towaru jest ewidencjonowana jako STAN POCZĄTKOWY. STAN POCZATKOWY TOWARU to ilość towaru znajdująca się w hurtowni w chwili otwierania elektronicznej ewidencji, obejmuje towar znajdujący się w magazynie (ILAK) oraz : - towar znajdujący się na dokumentach rezerwacji/ dokumentach WZ w trakcie kompletacji/dokumentach WZ już skompletowanych; - towar znajdujący się na otwartych dokumentach rozchodu ( otwartych fakturach sprzedaży) oraz otwartych korektach dokumentów rozchodu; - towar znajdujący się na otwartych dokumentach magazynowych (dokumentach straty, nadwyżek, rozbieżności); - towar znajdujący się na otwartych korektach dokumentów przychodu. Przykład stanów początkowych zaewidencjonowanych w elektronicznej książce kontroli przedstawia poniższe okno: Strona 5 z 11

6 2.4.2 Automatyczne zarejestrowanie przychodu Transakcja przychodu jest rejestrowana automatycznie w momencie: przyjęcia na magazyn dokumentu PZ na magazyn (po użyciu przycisku F6 Przyjmij); W przypadku osobnej ewidencji dokumentów handlowych dostawcy (faktur zakupu) oraz dokumentów przychodu (PZ) ( dotyczy mechanizmu PZ/FV osobno ZAKP_PZ_FV_OSOBNO = TAK) w książce ewidencjonowane są tylko dokumenty PZ (dokumenty handlowe dostawcy/ faktury zakupu nie są w książce ewidencjonowane) przyjęcia na magazyn ilościowej korekty dokumentu PZ ( po użyciu przycisku F6 Przyjmij); wystawienia magazynowego dokumentu nadwyżki; Przykłady transakcji przychodu zaewidencjonowanych w elektronicznej ewidencji kontroli przedstawia poniższe okno (w przypadku korekty dokumentu przychodu PZ w kolumnie Przychód skorygowana ilość towaru zapisywana jest w postaci liczby ujemnej): Automatyczne zarejestrowanie przychodu w książce kontroli skutkuje automatyczną blokadą modyfikowania / usunięcia danego dokumentu. Przy próbie wycofania do bufora przyjętego dokumentu PZ wyświetlany jest komunikat z odpowiednią informacją dla operatora Automatyczne zarejestrowanie rozchodu Transakcja rozchodu jest rejestrowana automatycznie w momencie: Strona 6 z 11

7 Wystawienia (zamknięcia) finalnego dokumentu rozchodu /faktury sprzedaży (utworzenie dokumentu rezerwacji oraz kompletacja dokumentu WZ nie jest w książce kontroli ewidencjonowana, gdyż towar wciąż znajduje się w hurtowni); Wystawienia (zamknięcia) ilościowej korekty dokumentu rozchodu; Zamknięcia magazynowego dokumentu straty. Przykłady transakcji rozchodu zaewidencjonowanych w elektronicznej ewidencji kontroli przedstawia poniższe okno ( w przypadku korekty dokumentu rozchodu w kolumnie Rozchód skorygowana ilość towaru zapisywana jest w postaci liczby ujemnej) : Automatyczne zarejestrowanie rozchodu w książce kontroli skutkuje automatyczną blokadą modyfikowania / usunięcia tego dokumentu. Przy próbie otworzenia zamkniętego dokumentu rozchodu wyświetlany jest komunikat Ręczne dopisanie uwag do danej pozycji książki ewidencji środków odurzających, Operator ma możliwość ręcznego dopisania ewentualnych uwag do danej pozycji zaewidencjonowanej w książce kontroli. W celu dopisania uwagi do danej pozycji książki kontroli należy: w oknie - książki użyć przycisku F3 Transakcje; w oknie Ewidencja kontroli środków odurzających, użyć przycisku F4 Szczegóły. Strona 7 z 11

8 2.5. Zamknięcie elektronicznej ewidencji środków odurzających, substancji psychotropowych i prekursorów W celu zamknięcia elektronicznej ewidencji należy: uruchomić moduł MAGAZYN inne -> Raporty -> substancji psychotropowych i prekursorów ; w oknie - książki użyć przycisku F6 Zamknij. Po zamknięciu elektronicznej ewidencji żadne nowe transakcje nie będą mogły już być w niej zaewidencjonowane. Zamknięcie ewidencji za dany okres jest nieodwracalne ( brak możliwości jej ponownego otworzenia). W trakcie zamykania elektronicznej ewidencji za dany okres pojawia się oko z pytaniem, czy ma być otwarta kolejna książka ewidencji na kolejny okres Wydruk elektronicznej ewidencji środków odurzających, substancji psychotropowych i prekursorów W celu wydruku należy: uruchomić moduł MAGAZYN inne -> Raporty -> substancji psychotropowych i prekursorów ; w oknie - książki użyć przycisku F3 Transakcje; w oknie Książki kontroli środków odurzających, użyć przycisku F5 Drukuj. Strona 8 z 11

9 Przykład wydruku elektronicznej książki kontroli środków odurzających i substancji psychotropowych:... Strona 9 z 11

10 Przykład zestawienia miesięcznego przychodu i rozchodu środków odurzających i substancji psychotropowych dla substancji z grupy II-N, II-P, IV-P: Przykład zestawienia miesięcznego przychodu i rozchodu prekursorów kategorii 1: Strona 10 z 11

11 2.7. Zapis elektronicznej ewidencji środków odurzających, substancji psychotropowych i prekursorów w postaci pliku PDF W celu zapisu elektronicznej ewidencji w postaci pliku PDF należy: uruchomić moduł MAGAZYN inne -> Raporty -> substancji psychotropowych i prekursorów ; w oknie - książki użyć przycisku F3 Transakcje; w oknie Ewidencja kontroli środków odurzających, użyć przycisku F6 PDF Zapis elektronicznej ewidencji środków odurzających, substancji psychotropowych i prekursorów w postaci pliku XML W celu zapisu elektronicznej ewidencji w postaci pliku XML należy: uruchomić moduł MAGAZYN inne -> Raporty -> substancji psychotropowych i prekursorów ; w oknie - książki użyć przycisku F3 Transakcje; w oknie Ewidencja kontroli środków odurzających, użyć przycisku F8 XML; Następnie należy wskazać docelowy katalog oraz podać nazwę generowanego pliku. Strona 11 z 11