Obsługa faktur zbiorczych

Transkrypt

1 w systemie KS-ASW Faktura zbiorcza jest dokumentem wystawianym przez dostawcę dla wielu dostaw dokonanych w okresie czasu. Dla szpitala istotne jest że faktura zbiorcza grupuje i dokumentuje przychody otrzymane w danym okresie od danego dostawcy, gdyż niejednokrotnie występuje w szpitalach sytuacja gdzie podobne transakcje zakupu od danej hurtowni realizowane są cyklicznie, np. na podstawie obowiązującej umowy przetargowej szpitala z dostawcą. Możliwość stosowania faktur zbiorczych reguluje paragraf 9 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów który na mocy rozporządzenia z dnia r. (Dz. U. z 2012 r. poz. 1428) obowiązuje od 1 stycznia 2013 roku w następującej formie: 9 ust 3. Faktura może dokumentować kilka odrębnych dostaw towarów lub usług dokonanych w trakcie miesiąca, jeżeli zostanie wystawiona nie później niż ostatniego dnia miesiąca, w którym wydano towar lub wykonano usługę. Obecnie nowe przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, które weszły w życie z dniem 1 stycznia 2014 roku nie mówią wprost o wystawianiu faktur zbiorczych, ale nowelizacja dopuszcza w tej kwestii wystawienie faktury, która będzie dokumentować całą sprzedaż z hurtowni na rzecz jednego kontrahenta (tutaj na rzecz szpitala) dokonaną w ciągu miesiąca. Takie rozwiązanie jest wynikiem wydłużenia w nowych przepisach ogólnie obowiązującego terminu wystawiania faktur. Zgodnie z nową formą art. 106i. ust. 1 ustawy o VAT fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, z zastrzeżeniem ust Innymi słowy co do zasady faktura taka będzie pełnić rolę faktury zbiorczej grupującej kilka dostaw z okresu czasu. Dla dostaw przyjętych/zakupionych od dostawcy w przeciągu miesiąca możliwe jest zatem otrzymanie jednej faktury grupującej te przyjęcia w ramach jednego dokumentu od dostawcy wystawionego do 15-go dnia miesiąca następującego po dostarczeniu towaru. System KS-ASW od wersji został dostosowany do możliwości wprowadzania dokumentu zbiorczego (faktury zbiorczej, korekty zbiorczej), który grupuje przyjęte w danym okresie dokumenty przychodowe (kwity przychodu, PZ bez wystawionej faktury). W tym celu wprowadzono nowe definicje dokumentów przychodowych: Przyjęcie PZ (bez FV) dokument przyjęcia dostawy na stan magazynu, który nie jest jeszcze podparty fakturą zakupową. Dla tego typu dokumentu przyjęty będzie w przyszłości dokument zbiorczy (faktura zbiorcza), który go zgrupuje wraz z innymi podobnymi dokumentami otrzymanymi od tego samego dostawcy w danym okresie. Dotychczasowa definicja Faktura VAT zakupu (PZ) dostępna z poziomu ASW13->Dokumenty->F3 Ręcznie z założenia służy do przyjmowania dostaw, które otrzymano wraz z wystawioną fakturą VAT od dostawcy (dokumentuje więc przyjęcie i otrzymaną fakturę). Nowa definicja Przyjęcie PZ (bez FV) dostępna od teraz też z poziomu ASW13->Dokumenty->F3 Ręcznie z założenia służy do zarejestrowania przyjęcia dostawy na stan dla której nie otrzymano jeszcze faktury od dostawcy, a spodziewana faktura będzie oprócz tego przyjęcia dotyczyć także innych przyjęć od tej hurtowni otrzymywanych w okresie czasu. Jeśli użytkownik chce wprowadzać faktury zbiorcze grupujące różne dostawy w czasie wówczas powinien przyjęcia PZ dokonywać za pomocą tej definicji dokumentu przychodowego. Korekta przyjęcia PZ (bez FV) jest to dokument korekty nanoszonej na dokument Przyjęcia PZ (bez FV) i analogicznie jak w opisie poprzedniej definicji dotyczy przypadku gdy korygowana jest dostawa dla której nie przyszła jeszcze faktura od dostawcy, a spodziewana faktura ma nadejść w następnym miesiącu i dotyczyć większej liczby otrzymanych dostaw w okresie. Korekta ta nie jest podparta dokumentem korekty faktury zbiorczej lecz zgłoszoną korektą do dostawy jeszcze nie zafakturowanej (np. korektą dostawcy do kwitu przychodowego). Zbiorcza faktura VAT zakupu dokument dostępny od teraz z poziomu ASW13->Dokumenty->F3 Ręcznie, który z założenia grupuje przyjęcia z wcześniejszego okresu czasu poprzez powiązanie Strona 1 z 18

2 kilku dokumentów przychodowych typu Przyjęcie PZ (bez FV). Dokument rejestruje przyjęcie faktury zbiorczej od dostawcy dotyczącej wielu przyjętych dostaw z poprzedniego miesiąca. Dokument pozwala na wskazanie pozycji z dokładnością do dostawy i spięcie wskazanych dostaw, podliczenie i zabezpieczenie przed omyłkowym powtórnym rozliczeniem tej samej dostawy przez więcej niż jedną fakturę zbiorczą. Pozycje jednego dokumentu przyjęcia ( Przyjęcie PZ (bez FV) ) mogą dotyczyć wielu faktur zbiorczych, ale jedna dostawa może być powiązana tylko z jedną fakturą zbiorczą. Zbiorcza faktura korygująca zakupu VAT dokument pozwalający na skorygowanie wprowadzonej już faktury zbiorczej grupującej dokumenty przychodowe. W przypadku gdy po otrzymaniu faktury zbiorczej dostawca dostarcza jeszcze korektę do tej faktury wówczas należy ją wprowadzić za pomocą tego typu dokumentu. Dokument pozwana nanieść zmiany na dostawach dotyczących wprowadzonej już faktury zbiorczej zgodnie z korektą od dostawcy. Przed wprowadzeniem faktury zbiorczej zmiany na przyjętych dostawach można wprowadzać jak przy zwykłych przyjęciach PZ za pomocą korekty wewnętrznej lub korekty zwykłej dotyczącej PZ, jednak po wprowadzeniu faktury zbiorczej należy zmiany dokonywać korygując fakturę zbiorczą, a nie grupowany dokument przyjęcia. System broni się przed korygowaniem wprost zgrupowanego już dokumentu przyjęcia gdyż mogłoby spowodować to niezgodność pomiędzy grupowanymi dokumentami a dokumentem grupującym (fakturą zbiorczą). Zbiorcza faktura korygująca na podstawie naniesionych zmian automatycznie wykona podczas przyjęcia dokumentu odpowiednie dokumenty korekt zwykłych dla zgrupowanych PZ których dotyczy zmiana. Aby skorygować ponownie tą samą zgrupowaną dostawę należy wykonać zbiorczą fakturę korygującą do wprowadzonej wcześniej zbiorczej faktury korygującej. Zbiorcza korekta wewnętrzna dokument pozwalający na dokonanie zmian w dostawach zgrupowanych już fakturą zbiorczą wynikających nie tyle z korekty od dostawcy co z poprawek użytkownika. Po wprowadzeniu faktury zbiorczej grupującej dokumenty przychodowe PZ nie jest możliwe wykonanie korekty wewnętrznej do PZ bezpośrednio. Zamiast tego należy wykonać zbiorczą korektę wewnętrzną dla wskazanych dostaw aby naniesione zmiany w PZ miały także odzwierciedlenie we wprowadzonej już fakturze grupującej. Dokument ten na podstawie naniesionych zmian automatycznie wykona odpowiednie dokumenty korekt wewnętrznych dla zgrupowanych PZ których dotyczy zmiana. Do księgowości system KS-ASW przekazuje (w przypadku zintegrowania systemu z systemem finansowo-księgowym) zarówno informacje o przyjętych przychodach ( Przyjęcie PZ (bez FV), Korekta przyjęcia PZ (bez FV) ) na jednostkę organizacyjną jak i informacje o zarejestrowanych dokumentach zbiorczych grupujących dane przychody (fakturach i korektach zbiorczych). Jedna faktura zbiorcza może dotyczyć dostaw i grupować przychody z różnych magazynów tej samej jednostki organizacyjnej. Faktura zbiorcza jest rejestrowana na jednostkę organizacyjną (aptekę centralną, oddział). Widziana jest zatem w ramach wszystkich magazynów danej jednostki organizacyjnej. Dzięki temu możliwe jest wprowadzenie jednej faktury zbiorczej, która w ramach dokumentu zbiorczego grupuje przychody asortymentu przyjętego na różne magazyny rozdzielone tematycznie (np. opatrunki, leki, materiały medyczne). Oprócz domyślnych nowych typów dokumentów wymienionych wyżej możliwe jest utworzenie własnych typów zachowujących opisaną funkcjonalność. Wówczas należy w module ASW41 określić własne definicje tych dokumentów tworząc je na podstawie wskazanych typów standardowych. Opisane nowe definicje mogą być ograniczone uprawnieniami określanymi w module ASW41-Administrator (Definicje->Dokumenty finansowe->f4 Zmień) ze względu na pracowników, klinikę, oddział czy magazyn podobnie jak ma to miejsce w przypadku innych definicji przychodowych. Strona 2 z 18

3 Przygotowanie systemu do przyjmowania faktur zbiorczych Po zaktualizowaniu oprogramowania KS-ASW do wersji min i uruchomieniu modułu ASW41-Administrator na liście definicji dokumentów finansowych widoczne będzie 5 opisanych wyżej nowych typów dokumentów. Jak widać z rys. 1 dla potrzeb nowych definicji dodany został nowy generalny typ dokumentu określany jako Zbiorczy (przychód). Rys. 1. Nowe definicje dokumentów przychodowych. Na karcie definicji przyjęcia PZ, które ma być później grupowane dokumentem zbiorczym zaznaczona jest opcja Wiązane dokumentem zbiorczym (rys.2). Dzięki tej opcji podczas przyjmowania faktury zbiorczej możliwe jest powiązanie wszystkich typów dokumentów, które na definicji mają ją włączoną (tylko dostawy tych dokumentów są widoczne do zgrupowania). Załączenie tej opcji możliwe jest tylko dla definicji dokumentów niefakturowych (nie związanych wprost z fakturą czyli innych niż np. definicja Faktura VAT zakupu czy Zbiorcza faktura VAT zakupu ). Rys. 2. Porównanie definicji dokumentu PZ i zbiorczego. Strona 3 z 18

4 Definicja kwitu przychodu stosowana w przypadku Banku Krwi również domyślnie ustawiony ma ten znacznik jako dokument wiązany zbiorczo i dzięki temu także Bank Krwi może rejestrować faktury grupujące kwity otrzymywane w okresie czasu z RCKiK. Nie jest możliwe grupowanie dokumentem zbiorczym innych zbiorczych dokumentów. Pozycje dokumentu zbiorczego (faktury zbiorczej, korekty zbiorczej) to pozycje zgrupowanych dokumentów powiązane z dokumentem zbiorczym. Innymi słowy zgrupowana dostawa znajduje się w dokumencie przychodowym PZ, a widziana jest w fakturze zbiorczej tylko pośrednio poprzez odpowiednie powiązanie/zgrupowanie dostaw z dokumentu PZ. Przyjęcie dostawy bez posiadania faktury zakupu Ponieważ faktura zakupowa może być wystawiona do 15-go dnia następnego miesiąca od dostawy towaru dlatego przyjęcie dostawy na stan odbywa się dokumentem niefakturowym (nie należy stosować dokumentu Faktura VAT zakupu ). W takiej sytuacji za pomocą funkcji ASW13-Zakupy->Dokumenty->F3 Ręcznie należy wybrać Przyjęcie PZ (bez FV) (rys.3) lub Kwit przychodu w przypadku banku krwi. Rys. 3. Przyjęcie dostawy bez faktury. Cały proces przyjęcia dostawy na stan nie różni się od dotychczasowego przyjmowania dostaw za pomocą dokumentu Faktura VAT zakupu (opisane w instrukcji do systemu KS-ASW). Na tym etapie jedyna różnica polega na wybranym typie dokumentu przychodowego (przychód bez faktury). Korekta przyjęcia dostawy bez posiadania faktury zakupu Do póki faktura VAT zakupu nie została wystawiona przez hurtownię po przyjęciu dokumentu przychodowego PZ bez wystawionej faktury możliwe jest wykonanie zmian dostaw za pomocą: Korekty zwykłej do przyjęcia PZ (bez FV) tworzona analogicznie jak zwykła korekta do dokumentu przychodowego w przypadku zwykłej faktury VAT zakupu (opisane w instrukcji do systemu KS- ASW). Stosowana jest w przypadku gdy do przyjętego przychodu hurtownia przekazuje korektę dokumentu przychodowego (jeszcze nie korektę faktury, bo ta nie została jeszcze wystawiona). W przypadku banku krwi może to być korekta dostarczonego wcześniej kwitu przychodu. Strona 4 z 18

5 Korekty wewnętrznej jest to ta sama korekta wewnętrzna jak w przypadku poprawy zwykłej faktury VAT zakupu (opisane w instrukcji do systemu KS-ASW). Stosowana jest w przypadku gdy użytkownik pomylił się i musi poprawić wprowadzony dokument przychodowy. Przyjęcie faktury zbiorczej grupującej dostawy z podanego okresu czasu Gdy hurtownia wystawi i dostarczy fakturę sprzedaży w ramach której uwzględnione są dostawy towaru przyjęte do szpitala w określonym czasie (w domyśle za rozporządzeniem dostawy z poprzedniego miesiąca) wówczas w systemie KS-ASW możliwe jest zarejestrowanie faktu przyjęcia takiej faktury i powiązanie odpowiednich przyjęć przychodowych z okresu. W tym celu posiadając już fakturę zbiorczą od dostawcy należy za pomocą funkcji ASW13->Dokumenty->F3 Ręcznie wybrać z menu Zbiorcza faktura VAT zakupu (rys.3). Następnie należy wybrać dostawcę (domyślnie podpowiadany jest dostawca ostatnio wybrany przy tworzeniu dokumentu zbiorczego). Po określeniu dostawcy wyświetlane jest okno w którym należy uzupełnić dane nagłówkowe dotyczące otrzymanej faktury. Oprócz standardowych danych istotne jest prawidłowe podanie okresu czasu w ramach którego zgrupowane zostaną przychody wchodzące w skład otrzymanej faktury (rys.4). Rys. 4. Nagłówek dla dokumentu zbiorczego. Po zatwierdzeniu wprowadzonych danych nagłówkowych faktury zbiorczej wyświetlone zostaje okno w którym na podstawie podanych informacji przedstawiona zostaje lista dokumentów przychodowych wraz z dostawami przyjętymi w danym okresie czasu od danego dostawcy na dowolny magazyn obecnej jednostki organizacyjnej (rys.5). Na tym etapie należy wskazać te dokumenty przychodowe lub ich pojedyncze dostawy, które mają zostać zgrupowane w ramach przyjmowanej faktury zbiorczej. Strona 5 z 18

6 Rys. 5. Okno wyboru przychodu do zgrupowania wprowadzaną fakturą zbiorczą. Dla pozycji już powiązanych z innym dokumentem zbiorczym nagłówek pozycji w kolumnie z nazwą przestawiany jest na zielono, a obok nazwy zawarty jest także symbol powiązanego dokumentu. W tym momencie możliwe jest jeszcze zawężenie listy wyboru za pomocą filtra (rys.6). Rys. 6. Określanie zakresu wyboru dostaw do zgrupowania. Strona 6 z 18

7 Po dokonaniu wyboru pozycji i zatwierdzeniu okna wyświetlone zostaje główne okno przedstawiające fakturę zbiorczą (rys.7). Należy zwrócić uwagę, że jeśli wśród zaznaczonych pozycji występował ten sam towar jest on wówczas zgrupowany, a jeśli przyjęcie odbyło się po różnej cenie jest to odpowiednio oznaczone w pozycji zgrupowanej (<różne>). Podobnie jeśli występuje inna stawka VAT, seria, czy przetarg. W kolumnie Pochodzenie zawarta jest informacja o dokumencie przychodowym PZ którym przyjęty był towar na stan magazynowy oraz informacja o magazynie na który trafił asortyment. Rys. 7. Główne okno faktury zbiorczej. Do póki przygotowywana faktura znajduje się w buforze (nie jest przyjęta na stan) możliwa jest jeszcze dowolna zmiana nagłówka faktury (F6 Nagłówek) oraz powiązań dostaw z fakturą za pomocą funkcji F2 Dodaj, F4 Zmień i F8 Usuń. Po zweryfikowaniu poprawności wprowadzonych danych można przyjąć fakturę bezpośrednio z okna edycji dokumentu za pomocą funkcji Ctrl+F7 Przyjmij albo po wyjściu z edycji za pomocą funkcji F7 Przyjęcie (wyciągnięcie dokumentu z bufora). W momencie przyjmowania faktury zbiorczej wyświetlone zostanie okno zatwierdzania dokumentu (rys.8). Rys. 8. Zatwierdzanie dokumentu zbiorczego. Strona 7 z 18

8 Okno zatwierdzania dokumentu wyświetla podsumowanie wartości powiązanych dostaw z rozbiciem na stawki podatku VAT. W tym momencie możliwe jest jeszcze porównanie wartości z otrzymaną fakturą zbiorczą oraz ewentualna ręczna edycja ( ) wartości w przedstawionej tabelce. W tabeli domyślnie widoczne są aktualnie obowiązujące stawki VAT, natomiast w przypadku gdy potrzebujemy dopisać wartość starej stawki VAT, która przestała już obowiązywać możliwe jest to przez wyświetlenie pozostałych stawek za pomocą przycisku Pokazuj nieaktywne stawki VAT ( ). Istnieje także możliwość ponownego automatycznego przeliczenia wartości na podstawie powiązanych dostaw za pomocą przycisku Przelicz podsumowanie ( ). Po zweryfikowaniu i określeniu poprawności wartości przyjmowanej faktury zbiorczej oraz uzupełnieniu pozostałych danych zatwierdzamy dokument przyciskiem F2 Ok. Jeśli wybrana była opcja Drukuj dokument po zatwierdzeniu wyświetlone zostanie jeszcze okno wydruku umożliwiające wydrukowanie najważniejszych informacji dotyczących przyjętego dokumentu zbiorczego (rys.9). Rys. 9. Przykładowy wydruk dla przyjmowanego dokumentu zbiorczego. Strona 8 z 18

9 Po zatwierdzeniu przyjęcia faktury zbiorczej zablokowane zostają niektóre operacje na zgrupowanych dokumentach przyjęcia PZ. Przykładowo nie jest możliwa zmiana dostawcy czy daty przyjęcia dla takiego dokumentu z poziomu funkcji Przegląd/Poprawki -> F3 Dokument -> F3 Info/Nagł.. Nie jest możliwe usunięcie dokumentu PZ, którego pozycje są aktualnie powiązane z fakturą zbiorczą. Zablokowane jest także dalsze korygowanie (zarówno korektą wewnętrzną jak i zwykłą) bezpośrednio dokumentu powiązanego z fakturą zbiorczą. Zamiast korygować zgrupowany dokument przyjęcia PZ należy korygować fakturę zbiorczą, która w momencie zatwierdzenia takiej korekty automatycznie skoryguje wszystkie zgrupowane dokumenty PZ które wymagają zmiany (tworząc odpowiednie dokumenty). Należy zwrócić uwagę, że zbiorcza faktura VAT zakupu jest przyjęta na całą jednostkę organizacyjną, a nie na konkretny magazyn. Skutkuje to widocznością dokumentu w oknie Przegląd/Poprawki na wszystkich magazynach tej jednostki organizacyjnej. W celu odnalezienia wszystkich przyjętych zbiorczych dokumentów można zastosować w tym oknie filtr (F9 Filtr) wybierając daną definicję dokumentu finansowego. Jeśli podsumowanie dokumentu wymaga zmiany można to wykonać z poziomu tego okna za pomocą przycisku F4 Zmień. Dostępne są wówczas funkcje zmiany podsumowania dokumentu opisane już wcześniej przy oknie zatwierdzania przyjęcia dokumentu zbiorczego. W szczególnym przypadku możliwe jest usunięcie przyjętej już faktury zbiorczej o ile nie jest jeszcze skorygowana, zaksięgowana czy z zamkniętego okresu. Jeśli faktura zbiorcza wymaga zmiany zalecane jest wykonanie korekty wewnętrznej (wykonanie poprawki dla powiązanych pozycji) lub zwykłej (jeśli to korekta od dostawcy). W sytuacji natomiast w której omyłkowo nie uwzględniono wszystkich potrzebnych pozycji na przyjętej już fakturze zbiorczej możliwe jest jeszcze w tym szczególnym przypadku dopisanie powiązania takich dostaw z dokumentem za pomocą funkcji ASW13->Dokumenty->F12 Przegląd/Poprawki->F3 Dokument -> F4 Zmień. Wyświetlone zostaje wówczas okno (rys.5) umożliwiające wybranie innych dostaw/dokumentów PZ z podanego okresu, które mają zostać powiązane z przyjętą fakturą zbiorczą. Po wybraniu nowych dostaw do umieszczenia w dokumencie zbiorczym i zatwierdzeniu wyświetlone zostanie pytanie dotyczące podsumowania (rys.10). Rys. 10. Automatyczne przeliczenie podsumowania. Należy zwrócić uwagę, że jeśli wprowadzone podsumowanie z rozbiciem na stawki podatku VAT było wcześniej ręcznie zmieniane na etapie zatwierdzania dokumentu w celu odzwierciedlenia podsumowania z otrzymanej faktury od dostawcy wówczas zostanie ono nadpisane poprzez dane z wyliczeń wykonanych na podstawie aktualnych powiązań dostaw z fakturą zbiorczą. Jeśli się na to zgadzamy odpowiadamy na pytanie twierdząco. Nowo dodane pozycje wyświetlone zostaną w przyjętym dokumencie zbiorczym. Po takiej operacji zaleca się po wyjściu z dokumentu zweryfikowanie oraz ewentualne poprawienie tabelki podsumowania dokumentu zbiorczego w oknie Przegląd/Poprawki tak aby zachować zgodność podsumowania wartości z faktycznie otrzymanym dokumentem zbiorczym od dostawcy. Zmiany dotyczące przyjętego dokumentu zbiorczego w opisanym oknie ograniczone są tylko do dodawania nowych pozycji do faktury zbiorczej. Nie jest możliwe usunięcie powiązania dostawy z fakturą zbiorczą w ten sposób. W przypadku potrzeby usunięcia pozycji z przyjętej faktury zbiorcze należy wykonać korektę faktury zbiorczej. Zaleca się aby wszystkie zmiany na przyjętym dokumencie zbiorczym nanosić za pomocą korekt o ile jest to możliwe. Strona 9 z 18

10 Korygowanie przyjętego dokumentu zbiorczego - przyjmowanie zbiorczej faktury korygującej. Po otrzymaniu od dostawcy korekty do faktury zbiorczej, aby wprowadzić ją do systemu należy za pomocą funkcji ASW13->Dokumenty->F6 Korekty wskazać dokument zbiorczy, który ma zostać skorygowany, a następnie określić typ wprowadzanej korekty (rys.11). Rys. 11. Wybór typu wprowadzanej korekty zbiorczej. W przypadku wprowadzania korekty otrzymanej od dostawcy wybieramy Zbiorcza korekta od dostawcy, natomiast w przypadku zmiany dokumentu w celu poprawy błędnych wpisów wybieramy Zbiorcza korekta wewnętrzna. Po określeniu typu korekty wyświetlone zostanie okno z pozycjami korygowanego dokumentu zbiorczego w którym możliwe jest wskazanie pozycji, które należy skorygować (rys.12). Rys. 12. Wybór pozycji do skorygowania faktury zbiorczej. Strona 10 z 18

11 Możliwe jest wskazanie pozycji z dokładnością do wybranej dostawy nawet jeśli jest ona zgrupowana według towaru w ramach dokumentu zbiorczego. Po wybraniu pozycji do skorygowania wywołujemy funkcję F2 Twórz korektę. Wyświetlone zostanie okno nagłówka dokumentu korekty zbiorczej (rys.13). Rys. 13. Okno nagłówka korekty zbiorczej. Po wypełnieniu danych nagłówkowych dla dokumentu korygującego i zatwierdzeniu wyświetlone zostanie okno dokumentu korekty wraz z pozycjami (dostawami) do korygowania (rys.14). Rys. 14. Korygowanie dostawy powiązanej fakturą zbiorczą. Strona 11 z 18

12 Na pierwszym poziomie przedstawiona jest lista pozycji (dostaw) ze stanem po korekcie, na niższej gałęzi drzewa przedstawione są kolejno stany dostawy przed wprowadzaną korektą. Korektę pozycji można wykonać (po wybraniu odpowiedniej dostawy) za pomocą funkcji F4 Zmień. Wyświetlone zostanie okno poprawy pozycji jak na rys. 14. Na czerwono widoczne są zmiany dokonywane za pomocą aktualnie przygotowywanej korekty zbiorczej. Po wprowadzeniu wszystkich zmian można przyjąć korektę na stan za pomocą funkcji Ctrl+F7 Przyjmij lub po wyjściu z okna dokumentu korekty zbiorczej za pomocą F7 Przyjęcie (wyciągnięcie dokumentu z bufora). Podczas przyjmowania dokumentu korekty zbiorczej wyświetlone zostanie okno podsumowujące dokument analogiczne jak było w przypadku przyjmowania faktury zbiorczej (rys. 15). Rys. 15. Podsumowanie zatwierdzanej korekty zbiorczej. Tabela podsumowująca korektę zbiorczą zawiera wartość korekty z podziałem na stawki podatku VAT. Na tym etapie możliwe jest jeszcze ręczne ustalenie wartości wprowadzanej korekty zgodnie z otrzymanym dokumentem od dostawcy. W zależności którą z wartości modyfikujemy (netto, brutto, czy wartość VAT) pozostałe są automatycznie przeliczane. Po zatwierdzeniu podsumowania korekty stosownie do zaznaczonej opcji Drukuj dokument po zatwierdzeniu wyświetlone zostanie okno wydruku umożliwiające wydrukowanie najważniejszych informacji dotyczących przyjętej korekty zbiorczej do faktury zbiorczej (rys.17). Przyjęcie korekty zbiorczej skutkuje automatycznym utworzeniem korekt do dokumentów przychodowych, których dotyczy zmiana naniesiona na dostawach powiązanych z korygowaną fakturą zbiorczą. W oknie Przegląd/Poprawki takie korekty oznaczone są ikonką, a ich symbol nadany jest automatycznie na podstawie połączenia symbolu wprowadzonej korekty zbiorczej oraz symbolu dokumentu PZ (rys. 16). Nie należy wykonywać żadnych operacji bezpośrednio na automatycznie utworzonych korektach. Rys. 16. Przeglądanie korekt tworzonych automatycznie korektą zbiorczą. Strona 12 z 18

13 Rys. 17 Przykład wydruku podsumowującego przyjętą korektę zbiorczą. W przypadku przyjęcia zbiorczej korekty wewnętrznej analogicznie tworzone są automatycznie korekty wewnętrzne do dokumentów przyjęcia, których dotyczą poprawiane dostawy zgrupowane zbiorczo. Możliwe jest stworzenie wielu korekt wewnętrznych do tych samych dostaw dokumentu zbiorczego, natomiast tylko jednej korekty zwykłej do danej pozycji faktury zbiorczej. Po wykonaniu korekty zwykłej, kolejne korekty zwykłe (od dostawcy) należy wykonywać wskazując zbiorczą fakturę korygującą, zamiast pierwotnej faktury zbiorczej. Strona 13 z 18

14 Przyjęcie zbiorczej faktury korygującej do korekty dokumentu zbiorczego. Proces przyjęcia zbiorczej korekty do przyjętej korekty zbiorczej przebiega podobnie jak w przypadku tworzenia korekty zbiorczej do faktury zbiorczej. Po wybraniu za pomocą funkcji ASW13->Dokumenty->F6 Korekty odpowiedniego dokumentu korygującego do skorygowania określamy typ wprowadzanej korekty zbiorczej (rys.11), następnie określamy pozycje przeznaczone do skorygowania (rys.12) i wybieramy funkcję F2 Twórz korektę. Wyświetlone zostaje okno nagłówka dokumentu korekty. Po wypełnieniu danych nagłówkowych i ich zatwierdzeniu kolejne okno przedstawia już pozycje korekty zbiorczej przeznaczone do zmiany (rys. 18). Rys. 18. Korygowanie zbiorczej faktury korygującej. Należy zauważyć, że w przypadku zbiorczej korekty do zbiorczej korekty po rozwinięciu danej pozycji widoczne są już nie tylko wartości przed wprowadzaną obecną korektą lecz także stany wcześniejsze modyfikowanych dostaw. Na czerwono oznaczone są zmiany wprowadzone obecnie. Przyjęcie dokumentu korygującego korektę zbiorczą odbywa się w sposób analogiczny jak w przypadku korety zbiorczej do faktury zbiorczej (rys.15). Po przyjęciu zostaną utworzone automatycznie korekty do korekt dokumentów PZ. Strona 14 z 18

15 Zestawienia dokumentów zbiorczych W module ASW21-Zestawienia za pomocą funkcji Zestawienia księgowe->zbiorczy raport przychodów i rozchodów dodana została zakładka Rozliczenie faktur. Na tej zakładce uwględniono zgrupowane dokumenty przyjęcia w ramach faktur zbiorczych (rys. 19, rys. 20). Rys. 19. Rozliczenie faktur przyjętych na stan (w tym faktur zbiorczych grupujących PZ). Rys. 20. Wydruk rozliczenia faktur (w tym faktur zbiorczych grupujących PZ). Strona 15 z 18

16 Istnieje możliwość przygotowania osobnego rejestru dla przyjmowanych faktur zbiorczych. W tym celu w module ASW41 za pomocą funkcji Definicje->Rejestry dokumentów finansowych należy dodać nowy rejestr (F2 Dodaj), a następnie po wpisaniu nazwy nowego rejestru wybrać typ dokumentu jako Zbiorczy (przychód) i określić zakres uwzględnianych dokumentów zbiorczych (rys.21). Rys. 21. Definiowanie rejestru dla faktur zbiorczych Po zatwierdzeniu nowej definicji rejestru dokumentów finansowych w module ASW21 za pomocą funkcji Rejestry->Rejestr dokumentów zakupu dostępny będzie nowy rejestr uwzględniający dokumenty zbiorcze (rys.22). Rys. 22. Rejestr faktur zbiorczych Strona 16 z 18

17 Faktury zbiorcze w Banku Krwi W przypadku tworzenia faktur zbiorczych dla kwitów przychodowych w banku krwi cały proces przebiega analogicznie jak opisano powyżej. Zasadnicza różnica widoczna jest natomiast na liście preparatów gdzie dodatkowo wyświetlana jest grupa krwi, czynnik RhD oraz numer donacji, a oprócz ilości donacji widoczna jest także objętość oraz ilość jednostek zawartych w wybieranych donacjach (rys. 23). Rys. 23 Wybór donacji i kwitów przychodowych do zgrupowania w ramach faktury zbiorczej. Wygląd faktury zbiorczej dla preparatów krwi przedstawia rys. 24. Rys. 24 Faktura zbiorcza grupująca donacje i kwity przychodowe. Strona 17 z 18

18 Na wydruku w przypadku banku krwi zamieszczone są także informacje specyficzne dla preparatów krwi jak grupa, czynnik RhD, objętość, donacja czy ilość jednostek zawartych w worku (rys. 25). Rys. 25. Wydruk przyjęcia dokumentu zbiorczego dla banku krwi. Proces korygowania zbiorczych dokumentów i korekt do wcześniejszych korekt jest identyczny dla banku krwi do czynności opisanych wyżej w przypadku zbiorczych korekt dla leków. Strona 18 z 18