INFORMACJE O SPOSOBACH I METODACH REKRUTACJI ORAZ PROWADZENIA ROZMÓW KWALIFIKACYJNYCH

Transkrypt

1 INFORMACJE O SPOSOBACH I METODACH REKRUTACJI ORAZ PROWADZENIA ROZMÓW KWALIFIKACYJNYCH Gorlice, lipiec 2014

2 Rekrutacja to jeden z najważniejszych elementów strategii zarządzania zasobami ludzkimi. Odpowiedni dobór pracowników jest kluczowy dla funkcjonowania organizacji. Obecna sytuacja na rynku pracy powoduje, ze wiele firm skarży się na brak wykwalifikowanych pracowników i zaczyna konkurować między sobą, walcząc o tych z najcenniejszym potencjałem osobowym. Wojna o kandydatów ma swoje dobre strony firmy wychodzą z inicjatywą przeprowadzenia procesu rekrutacji w taki sposób, aby zainteresować, zaciekawić i zachęcić przyszłego pracownika do podjęcia pracy właśnie w tej firmie. Selekcja stanowi rodzaj analizy na podstawie ściśle określonych kryteriów. Polega na zbieraniu informacji o kandydatach na pracowników i dokonywaniu wyboru najbardziej odpowiedniego na dane stanowisko. Selekcji dokonuje się wśród kandydatów pozyskanych wskutek przeprowadzonej rekrutacji. Rekrutacja kandydatów do pracy to komunikowanie się danej firmy z rynkiem pracy w celu pozyskania odpowiednich osób na konkretne stanowisko. Ma ona na celu pozyskanie grupy kandydatów, z których będzie możliwy wybór i docelowo zatrudnienie osoby odpowiedniej na dane stanowisko. Rekrutacja jest pierwszym etapem zatrudnienia pracownika. Pełni dwie zasadnicze funkcje: informacyjną i motywacyjną. Na cały proces rekrutacji składają się następujące etapy działań: 1. Zebranie ofert. 2. Preselekcja - wybór źródła rekrutacji i właściwej dla niego formy. Podczas realizacji tego etapu należy rozważyć, która z metod rekrutacji daje największe szanse na odniesienie sukcesu, co z drugiej strony zdeterminowane jest rodzajem stanowiska. Podstawową zasadą realizacji tego etapu jest skupienie się na przyciągnięciu optymalnej, a nie największej liczby kandydatów odpowiednich do objęcia wolnego stanowiska pracy. 3. Planowanie procesu selekcji i dobór narzędzi selekcyjnych. Podczas realizacji tego etapu należy tak zaprojektować proces selekcji, aby umożliwić skupienie się przede wszystkim na kompetencjach pracownika. Znajomość szczegółowych wymagań kompetencyjnych pozwala na właściwy dobór. 2

3 4. Przygotowanie narzędzi selekcyjnych, w tym różnego rodzaju testów, wywiadów oraz próbek i symulacji pracy. 5. Wybór najlepszych kandydatów - etap ten polega na określeniu, czy kandydat wykazuje pożądane kompetencje i czy będzie mógł wykorzystać je z pożytkiem dla organizacji. 6. Ostateczny wybór kandydata. 7. Zatrudnienie kandydata. SPOSOBY REKRUTACJI: 1. Podział ze względu na dobór metod stosowanych przez organizację: Rekrutacja zamknięta - kandydaci są bierni i nie znają zasad i kryteriów, według których przebiega dobór pracowników. Uzgodnienia przebiegają pomiędzy decydentami. (np. stopniowy awans, dobór losowy). Rekrutacja otwarta - kryteria i zasady są znane otoczeniu, a kandydat jest osobą aktywną i sam decyduje o przystąpieniu do procedury doboru (np. dobór na podstawie konkursów). 2. Podział ze względu na rodzaj rynku pracy: Rekrutacja segmentowa (wyspecjalizowana) - firma określa tutaj dokładnie cechy, jakie powinien posiadać kandydat na dane stanowisko, oraz wskazuje określoną grupę kandydatów, wśród której będzie chciała pozyskać pracowników. Rekrutacji segmentowa przeprowadzana jest głównie przy naborze osób o wysokich kwalifikacjach, specjalistów w danej dziedzinie, osób na stanowiska kierownicze. Słabą stroną są wysokie koszty rekrutacji. Rekrutacja szeroka (ogólną) prowadzona według prostych procedur. Celem jest poinformowanie jak największej liczby kandydatów, co ma ułatwić wybór odpowiedniego pracownika. Dotyczy ona głównie stanowisk o charakterze produkcyjnym. Najskuteczniejszymi metodami są tutaj: ogłoszenia w mediach lokalnych i ogólnokrajowych, współpraca z urzędami pracy, prowadzenie akcji otwartych drzwi, korzystanie z pomocy agencji doradztwa personalnego, firm konsultingowych, ogłoszenia na stronach internetowych). 3

4 3. Podział ze względu na aktualne potrzeby firmy: Rekrutacja aktywna - firma jest podmiotem, który inspiruje kandydatów do pracy. Rekrutacja bierna kandydaci zgłaszają się sami, a firma przeprowadza w danym momencie rekrutację i nie ma potrzeby zatrudnienia nowych pracowników. 4. Podział ze względu na zapotrzebowanie na rynku pracy: Rekrutacja zewnętrzna - prowadzona jest na otwartym rynku pracy przy użyciu większego zakresu metod, których zróżnicowanie zależy w znacznym stopniu od tego, czy realizowana jest rekrutacja ogólna czy segmentowa. W przypadku rekrutacji zewnętrznej można korzystać z następujących źródeł: ogłoszenie prasowe, Internet, rekomendacje, targi pracy, agencje pośrednictwa pracy, agencje pracy tymczasowej, szkoły, praktyki wakacyjne, przechowywane dokumenty aplikacyjne kandydatów wcześniej nieprzyjętych. Niewątpliwą zaletą rekrutacji zewnętrznej jest większe prawdopodobieństwo znalezienia pracownika o wymaganych kwalifikacjach. Rekrutacja wewnętrzna jest oparta o wewnętrzny rynek pracy, który tworzą osoby zatrudnione w firmie. Wiąże się to zatem z mniejszymi kosztami niż w wypadku innych metod poszukiwania nowych pracowników. Proces wewnętrznej rekrutacji zaczyna się od poinformowania personelu. Metodami najczęściej stosowanymi są: analiza dokumentów firmowych, obserwacja, wywiad i rekomendacja bezpośrednich przełożonych. Otwarcie wakującego stanowiska dla osób już zatrudnionych jest sygnałem, że są w firmie możliwości awansu, i że traktujemy poważnie naszych własnych pracowników. Może to być szansą, by lepiej wykorzystać zasoby ludzkie, jakie już posiadamy. METODY REKRUTACJI PRACOWNIKÓW Metody rekrutacji stosowane przez pracodawców uwarunkowane są wieloma czynnikami: wielkością firmy, rodzajem, profilem i rozmiarem jej działalności, kulturą organizacyjną, prowadzoną polityką firmy, ilością środków 4

5 przeznaczonych na rekrutację, wymaganiami stawianymi potencjalnym kandydatom oraz liczbą tych kandydatów. Rozróżniamy następujące metody: analiza dokumentów aplikacyjnych, Bio-dane, testy, analizę grafologiczną, Assessment Centre, Development Centre, okres próbny, rozmowę telefoniczną z pracodawcą, rozmowę kwalifikacyjną. - ANALIZA DOKUMENTÓW - Selekcja dokumentów aplikacyjnych Na podstawie życiorysu zawodowego i listu motywacyjnego pracodawca sprawdza i weryfikuje informacje na temat doświadczenia zawodowego, umiejętności i cech kandydatów ubiegających się o pracę na danym stanowisku. Referencje Pracodawca stara się uzyskać od wcześniejszych, a szczególnie od ostatniego pracodawcy, informacje o kandydacie, z którym prowadzi rozmowy o ewentualnym zatrudnieniu. Najczęściej ma to miejsce w ostatniej fazie procesu rekrutacji, gdy w wyniku analizy dokumentów i rozmów z kandydatem pracodawca nie wyeliminował jego kandydatury, ale też nie nabrał jeszcze całkowitej pewności co do tego czy go zatrudni. Informacje interesujące przyszłego pracodawcę mogą być natury ogólnej lub też mieć charakter szczegółowy. Dość często pracodawcy chcieliby wiedzieć więcej o zdolnościach intelektualnych kandydata i cechach charakteru, a także poznać opinie na temat jego postawy wobec obowiązków, stosunku do współpracowników, jak również uzyskać dane dotyczące absencji w pracy. - BIO-DANE Metoda oparta na bio-danych jest całkowicie nowatorskim sposobem doboru personelu. Forma przypomina kwestionariusz, a zawiera pytania dotyczące danych biograficznych kandydata. Większość kwestionariuszy bio-danych zawiera pytania dotyczące spraw zawodowych, ale także osobistych preferencji, wartości i predyspozycji do wykonywania danego zawodu. Istotą tej procedury jest określenie korelacji pomiędzy poszczególnymi wydarzeniami biograficznymi a wybranymi kryteriami ( w szczególności: wyniki pracy, absencja). Badania 5

6 dowodzą, że trafność niektórych bio-danych może ulec zmianie w trakcie upływającego czasu. - TESTY Testy stanowią sprawdzian przydatności kandydata na stanowisko pracy, służą bowiem udzieleniu odpowiedzi na pytania dotyczące wykonywania obowiązków na danym stanowisku. Nie każdy nadaje się bowiem do każdej pracy, na tej oczywistej prawdzie opiera się zatem różnorodność predyspozycji i różnorodność zadań. Stosowanie testów związane jest z ich odpowiednim ułożeniem, a później racjonalnym obliczaniem wyników. Testy psychologiczne Testy takie dostarczają informacji o kandydacie, których nie można zdobyć opierając się na życiorysie lub podczas standardowej rozmowy. Psycholog stara się odnaleźć w testach informacje o mocnych i słabych stronach kandydata, a wyniki rozpatruje przede wszystkim pod kątem predyspozycji, które są pożądane na danym stanowisku. Testy kompetencji Są to testy sprawdzające wiedzę z danej dziedziny (np. rachunkowości, prawa, marketingu czy znajomości języka obcego) oraz umiejętności (np. analitycznego myślenia, wyciągania wyników, czy abstrakcyjnego myślenia). Testy numeryczne Testy te obsługiwane są przez programy komputerowe, które generują wyniki w formie raportów z zakresu: wymagań i zachowań najbardziej pożądanych na danym stanowisku pracy, analizy porównawczej cech osobowościowych i zawodowych, weryfikacji predyspozycji kierowniczych lub handlowych, ocena jakości pracy. Testy psychometryczne Obejmują testy zdolności poznawczych (tj. ogólny poziom inteligencji, zdolności słowne), testy zdolności matematycznych, a także metody badania osobowości. Charakterystyczną cechą testów psychometrycznych jest wysoki stopień ich standaryzacji. Wszystkim kandydatom zadaje się dokładnie takie same pytania w dokładnie takich samych warunkach (może to być np. ograniczenie czasowe), a do oceny kandydatów stosuje się dokładnie te same kryteria. 6

7 Testy inteligencji Testy te badają poziom zarówno inteligencji ogólnej, jak i poziom poszczególnych zdolności składających się na inteligencję. Na ich podstawie można uzyskać informację na temat: poziomu inteligencji werbalnej, kompetencji językowych, poziomu inteligencji niewerbalnej (np. kojarzenia, logicznego myślenia), zdolności do analizy i syntezy, szybkości uczenia się, pojemności pamięci, zdolnościach arytmetycznych, wyobraźni przestrzennej, poziomu zdolności psychomotorycznych (koordynacji wzrokowo-ruchowej, szybkości i precyzji spostrzegania). Testy badające predyspozycje psychiczne Mają zazwyczaj formę kwestionariuszy samooceny lub testów wyboru. W zależności od profilu stanowiska pracodawca może chcieć określić: system wartości, styl kierowania zespołem, poczucie kontroli wewnętrznej, odporność na stres, skłonność do konformizmu lub indywidualizmu, czy poziom motywacji do osiągania sukcesów zawodowych. Testy merytoryczne Są najczęściej opracowywane przez ekspertów z poszczególnych dziedzin. Zakres badanych wiadomości uzależniony jest od danego stanowiska i związanych z nim obowiązków i wymaganej wiedzy. Testy językowe Deklarując znajomość języka obcego można spodziewać się sprawdzenia tych umiejętności. Stosowane są zarówno testy pisemne, jak i ustne. Często certyfikaty czy kursy nie odzwierciedlają praktycznych zdolności. Takie wymagania mogą zostać postawione tłumaczom, przewodnikom turystycznym, pilotom wycieczek, menagerom, jak również wszystkim innym osobom, które ubiegają się o stanowiska pracy za granicą. Testy umiejętności Przeprowadzane są w celu weryfikacji prawdziwości deklaracji kandydata dotyczących posiadania określonych umiejętności (np. sprzedawca może otrzymać zadanie policzenia produktów pisemnie, bądź obsługę kasy fiskalnej). Wśród testów tych wyróżniamy: testy umiejętności wyuczonych (badanie skutków edukacji), oraz testy umiejętności wrodzonych (badanie wrodzonych cech i możliwości rozwoju). Przykłady testów umiejętności: test werbalny (ocena wnioskowanie słowne), test numeryczny (ocena umiejętności wnioskowania arytmetycznego), test diagramatyczny (bada 7

8 umiejętność analizy diagramów), test przestrzenny (ocenia wyobraźnię przestrzenną). Testy praktyczne Nazywane są inaczej próbami pracy, wykorzystują rzeczywiste zadania, z którymi kandydat może się zetknąć w pracy. Kandydat w takim przypadku otrzymuje instrukcję i odpowiednią ilość czasu na wykonanie konkretnego zadania. - ANALIZA GRAFOLOGICZNA - Za pomocą tej metody bada się specyficzne cechy charakteru pisma jako cennego źródła informacji o kandydacie. Analizie zostaje poddana próbka pisma kandydata, co najmniej 50 słów napisanych na czystym papierze czarnym atramentem. Zawsze bada się próbkę podpisu potencjalnego pracownika. Metodę tę uważa się za wyjątkową, ponieważ na jej podstawie można wnioskować o pewnych cechach osobowości, których nie mierzy żaden inny test w szczególności o uczciwości kandydata. - ASSESSMENT CENTRE (AC) - Assessment Centre ( ośrodek oceny, centrum szacowania ) polega na ocenie kompetencji potencjalnych pracowników podczas symulacji pewnych zdarzeń. Symulacje te mogą dotyczyć wydarzeń teoretycznych lub odtwarzać typowe sytuacje z pracy zawodowej. Do oceny kandydatów wykorzystywane są różnego rodzaju ćwiczenia indywidualne i grupowe. W zależności od potrzeb mogą to być zadania bardzo złożone, wymagające wykorzystania specjalistycznej wiedzy i predyspozycji osobowościowych oraz pracy w szybkim tempie (mogą być one ograniczone czasowo). Całemu przedsięwzięciu przyglądają się osoby, które oceniają pracę poszczególnych osób pod względem wcześniej ustalonych kryteriów. Wyniki są przyrównywane do założonych wcześniej wymagań idealnego kandydata. W wyniku tych obserwacji otrzymujemy obiektywną ocenę kompetencji poszczególnych kandydatów. W trakcie Assessment Centre można badać: wiedzę, doświadczenie, osobowość, temperament, poziom intelektualny, inteligencję emocjonalną, motywację, poglądy, zainteresowania i postawy. Technika ta daje możliwość oceny nie tylko pojedynczych osób ale również całego zespołu. Dzięki temu metoda ta umożliwia efektywne zbadanie potencjału kandydatów i ich kompetencji niezbędnych do objęcia danego stanowiska. Wyróżniamy wśród Assessment Centre następujące zadania symulacyjne: 8

9 Prezentacja na forum grupy kandydat prezentuje rozwiązanie fikcyjnego problemu, jaki mu przedstawiono, wobec kilkuosobowego grona sędziowskiego. Ocenie podlega m.in.: sposób zachowania się kandydata w warunkach stresu. Analiza problemu ("fact finding") kandydat ma za zadanie przenalizować rzeczywisty problem, który wystąpił na stanowisku w przeszłości. W tym przypadku ocenie podlegają predyspozycje analityczne kandydata. Koszyk zadań ("in-basket ) badana jest organizacja pracy, czasu, nadawanie ważności sprawom, np.: kandydat otrzymuje plik dokumentów jaki znalazł się na jego biurku, podczas jego nieobecności w firmie. Ponieważ za kilka godzin wyjeżdża na następną delegację, w krótkim czasie ma za zadanie rozwiązać problemy, których te dokumenty dotyczą. Rozwiązanie problemu grupie kandydatów przedstawiany jest fikcyjny problem (np.: sporządzenie budżetu na przyszły rok). Przedmiotem oceny tego zadania są predyspozycje interpersonalne, negocjacyjne, kwestia dominacji. Rozmowa z podwładnym badaniu podlega sposób zachowania się przyszłego pracownika; np.: kandydat ma odbyć rozmowę z osobą odgrywającą rolę, która wciela się w podwładnego, lekceważącego swoje obowiązki, a w rzeczywistości świetnego fachowca. Zadaniem w tym przypadku może być próba zmiany stosunku podwładnego do pracy. Dyskusje w grupie (z liderem i bez lidera) służące sprawdzeniu komunikatywności kandydata oraz pracy w grupie i relacji międzyludzkich. Studium przypadków ( case study ) - ocenie podlegają predyspozycje analityczne kandydata oraz umiejętność formułowania wniosków i stawianie ogólnych tez; np.: kandydat ma za zadanie przenalizować rzeczywisty problem, postawiony przez rekrutującego. - DEVELOPMENT CENTRE (DC) Metoda ta zapewnia bardzo rzetelną i szczegółową ocenę potencjału i kierunków rozwoju pracowników w odniesieniu do obecnych, jak i przyszłych zadań oraz planowania ścieżek ich rozwoju. Dostarcza informacji na temat wiedzy, umiejętności i postaw uczestników. Development Centre wskazuje osoby na odpowiednim poziomie w stosunku do zajmowanego przez nich stanowiska oraz osoby, których rozwój przyczyni się do bardziej efektywnego wykonywania obowiązków zawodowych. W przypadku przeprowadzania rekrutacji wewnętrznej wyniki Development Centre są szczegółowo omawiane z kierownictwem firmy lub 9

10 z bezpośrednimi przełożonymi osób ocenianych w celu wskazania najbardziej efektywnych metod pracy. - OKRES PRÓBNY - Potencjalni pracodawcy często przedstawiają zaproszenie na dzień próbny, jako możliwość sprawdzenia kandydata w działaniu. Metoda ta stosowana jest najczęściej przez firmy sprzedażowe lub obsługowe, w których nie trzeba posiadać szczególnej wiedzy, a jedynie wysokie kompetencje interpersonalne. Jest to również metoda charakterystyczna dla firm o wysokim wskaźniku rotacji. - ROZMOWA TELEFONICZNA - Jest rodzajem wstępnej rozmowy z kandydatem. Często poprzedza osobiste spotkanie z pracodawcą. Z reguły trwa krótko i ma na celu wyrobienie sobie przez osobę prowadzącą opinii o kandydacie i jego kwalifikacjach, motywacji, uzdolnieniach. Jest mało prawdopodobne, aby osoba poszukująca pracy odbyła rozmowę kwalifikacyjną przez telefon i natychmiast otrzymała propozycję zatrudnienia. Po przeprowadzeniu wstępnej rozmowy z kandydatem osoba dokonująca wstępnej selekcji dysponuje już szerszą bazą informacyjną do podjęcia decyzji o zaproszeniu (bądź też nie) kandydata na rozmowę kwalifikacyjną. Aby dobrze wypaść w czasie takiej rozmowy telefonicznej i nie pozwolić się zaskoczyć pracodawcy: Prowadź notes z zapiskami danych dotyczących składanych dokumentów (do kogo i na jakie stanowisko aplikowaliśmy). Zawsze trzymaj w zasięgu ręki CV - ułatwi to udzielenie jasnych i precyzyjnych odpowiedzi na pytania zadawane przez pracodawcę. Mów pewnie, ale spokojnie - od pierwszego kontaktu kształtujesz swój obraz w oczach pracodawcy. Nigdy nie pytaj o warunki finansowe przez telefon!!! W sposób taktowny staraj się uzgodnić: datę, godzinę, miejsce spotkania i nazwisko osoby, do której powinieneś się zgłosić, jakie dokumenty powinieneś posiadać przy sobie. Uzyskane informacje zanotuj, pamięć jest zawodna. Rozmowę zakończ uprzejmym zwrotem (np. Dziękuję za poświęcony mi czas. Na pewno zgłoszę się na rozmowę ). 10

11 - ROZMOWA KWALIFIKACYJNA Rozmowa kwalifikacyjna (wywiad rekrutacyjny, interview) jest najpopularniejszą i jedną z najczęściej stosowanych metod służących do oceny kandydatów do pracy. Jej celem jest zdobycie dodatkowych informacji o kandydatach (tych danych, których nie można wyczytać w CV, ani liście motywacyjnym), którzy w najwyższym stopniu spełniają wymagania na stanowisku pracy. Głównym jej celem jest zebranie dodatkowych informacji o kandydacie. Jest doskonałą okazją, aby zaprezentować swoje możliwości, potencjał, osiągnięcia i własną osobowość. Pracodawca natomiast sprawdza predyspozycje zawodowe do wykonywania danego zawodu. Rozmowa kwalifikacyjna umożliwia zebranie dodatkowych informacji dotyczących kandydata: czy kandydat ma odpowiednie kwalifikacje, potwierdzenie i wyjaśnienie niejasnych kwestii, czy będzie pasował do zespołu, na ile będzie mógł się rozwijać w firmie, czy zatrudnienie jego przyniesie korzyści przedsiębiorstwu. W zależności od wagi wakatu oraz rozwiązań rekrutacyjnych przyjętych w firmie, taką rozmowę prowadzić może jedna, dwie lub nawet więcej osób. Może to być pracownik działu personalnego firmy, bezpośredni przełożony potencjalnego pracownika, a w przypadku małych firm sam właściciel. Rozmowa kwalifikacyjna przebiega na ogół według określonego scenariusza, w którym można przewidzieć rodzaj i kolejność zadawanych pytań i dlatego można się do niej dobrze przygotować. Bardzo często właśnie po rozmowie kwalifikacyjnej zapada decyzja o zatrudnieniu. Struktura rozmowy kwalifikacyjnej: Początek - rozmowa rozpoczynana jest od przedstawienia się, zaprezentowania swojej roli, podania informacji o czasie i schemacie spotkania. Pozyskiwanie informacji o kandydacie rozmowa kwalifikacyjna zazwyczaj ma strukturę tzw. lejka, czyli rozpoczyna się od pytań ogólnych, które dają kandydatowi poczucie bezpieczeństwa oraz pozwalają na ujawnienie jego spontanicznych reakcji. W kolejnych etapach temat 11

12 rozmowy ulega zawężeniu, co służy poszukiwaniu informacji bardziej szczegółowych, konkretnych w danym zakresie. Pytania rekrutujące - pomagają zdobyć informacje od kandydata, a przy tym utrzymać jego motywację. Pracodawca chce się przekonać czy kandydat rzeczywiście nadaje do pracy na danym stanowisku, a także czy będzie dobrze współpracował w zespole, w którym ma pracować. Zdobywaniu informacji służą: pytania otwarte, które najczęściej zaczynają się od jak, kiedy, dlaczego i pozwalają uzyskać najwięcej informacji od kandydata; pytania zamknięte, które najczęściej rozpoczynają się od czy, ograniczają one w znacznym stopniu uzyskanie informacji od kandydata i służą głównie do potwierdzania faktów z życiorysu; pytania sondujące, które pozwalają na uzyskanie bardziej wyczerpującej informacji na dany temat i zachęcają osobę do podania wielu dodatkowych informacji; pytania przejściowe, które pełnią formę podtrzymania kontaktu w rozmowie i zapewniają łagodne przejście z jednego tematu do drugiego; pytania złożone, które zawierają kilka pytań w jednym; pytania sugerujące, które narzucają określoną odpowiedź. Podczas rozmowy ważne jest, aby udzielać odpowiedzi zgodnych z własnymi przekonaniami. Podczas rozmowy pracodawca chce się przekonać czy kandydat rzeczywiście nadaje się do pracy na danym stanowisku, a także czy dobrze będzie funkcjonował w zespole pracowniczym. Obszar zainteresowania pracodawcy to przede wszystkim poznanie planów zawodowych przyszłego pracownika oraz wysokości oczekiwanego wynagrodzenia. Badana jest również motywacja dlaczego dana osoba chce pracować na konkretnym stanowisku i jej zaangażowania oraz gotowość do pracy. Rozmowa kwalifikacyjna dotyczy najczęściej siedmiu zagadnień: 1. Cechy fizyczne: Jakie są wymagania dotyczące ogólnego stanu zdrowia, siły fizycznej, witalności, wzroku, słuchu, mowy, wyglądu, wieku, itp. 2. Kwalifikacje: Jakie są wymagania dotyczące wykształcenia, wiedzy technicznej, specjalistycznego przygotowania i praktyki zawodowej. 3. Inteligencja: W jakim stopniu wymagana jest umiejętność logicznego myślenia oraz łatwość uczenia się. 12

13 4. Szczególne zdolności: Czy wymagane są, a jeśli tak, to jakie, szczególne zdolności np. zdolności techniczne, łatwość posługiwania się liczbami, łatwość wyrażania swoich myśli, zdolności twórcze, zamiłowanie do pracy z ludźmi. 5. Zainteresowania: Czy jakieś ogólne zainteresowania np. majsterkowanie, sport, działalność artystyczna, praca społeczna, itp. - mogą ułatwić otrzymanie pracy. 6. Cechy charakteru: Czy wymagana jest umiejętność pracy w zespole, przejawianie inicjatywy, umiejętność samodzielnej pracy, branie na siebie odpowiedzialności, odporność na stres, upór, wywieranie wpływu na innych. 7. Wymogi dodatkowe: Na jakie dodatkowe okoliczności trzeba zwrócić uwagę - np. dojazd do domu, opieka nad dziećmi, konieczność pracy po godzinach, praca małżonka itp. Z tych właśnie obszarów osoba rekrutująca zadaje kandydatowi pytania. PRZYKŁADOWE PYTANIA PRACODAWCY: Jak pana/i zdaniem wyglądałby praca w naszej firmie? Jaki jest pana/i wymarzony zawód? Czy lubi pan/i pracować w grupie czy samodzielnie? Czy wie pan/i czym zajmuje się nasza firma? Co sądzi pan/i o nas? Co by pan/i ulepszył/a w naszej firmie? Co nowego wprowadził/a? Proszę podać swoje ostatnie osiągnięcia. Jakie są pana/i cele zawodowe? Czy ma pan/i kontakty przydatne w tej pracy? Proszę opisać jakiś problem, który udało się panu/i rozwiązać. Co szczególnego może pan/i wnieść do naszej firmy? Co poza studiowaniem robił/a pan/i, by podnieść swoje kwalifikacje? Czemu mielibyśmy zatrudnić właśnie pan/ią? Jak znosi pan/i porażki? Proszę wymienić 5 swoich wad i 5 zalet. Jaki jest wg pana/i idealny szef? Czy jest pan/i odporny/a na stres? Czy byłby/aby pan/i skłonny/a wykonywać pracę wymagającą częstego bycia poza domem? 13

14 Kiedy i na jakie stanowisko chciałby/aby pan/i awansować? Kto jest pana/i największym autorytetem? Jakie było pana/i największe niepowodzenie? Jakie gazety pan/i czyta? Najważniejsza jest płaca, awans, szkolenia, satysfakcja zawodowa, a może coś innego? Jakie ma pan/i hobby? Ile chciałby/aby pan/i u nas zarabiać na początek? Ile po pół roku, po dwóch latach? Co pan/i zyska pracując u nas? FORMY PROWADZENIA ROZMÓW KWALIFIKACYJNYCH: Rozmowa indywidualna rozmowę przeprowadza tylko jedna osoba, co daje największą szansę nawiązania bliskiego kontaktu między kandydatem a osobą rekrutującą. Rozmowa panelowa z kandydatem rozmawiają przynajmniej dwie osoby, rozmowa ta jest sytuacją sprawdzenia kandydata do pracy najczęściej przez bezpośredniego przełożonego oraz pracownika z działu kadr lub kierownika działu. Rozmowa grupowa rozmowę taką mogą przeprowadzać przedstawiciele działu kadr w firmie, kierownictwo, a nawet osoby pracujące na równorzędnych do obsadzanego stanowiskach. Zaletą rozmowy grupowej jest to, że uzyskuje się w ten sposób kilka punktów widzenia, na podstawie których można podjąć ostateczną decyzję. Rozmowa kwalifikacyjna odbywa się etapami. Każdy etap ma swoje zadanie i powinien doprowadzić do osiągnięcia pewnego celu. SPOSOBY PRZEPROWADZANIA ROZMÓW KWALIFIKACYJNYCH: Rozmowa według ustalonego wzorca Jest to sytuacja, gdy pracodawca zadaje standardowe i przygotowane wcześniej pytania. Ten typ rozmowy pozwala przeprowadzającemu zająć się konkretnymi tematami i ustalić mocne 14

15 i słabe strony kandydata. W rozmowie takiej można uzyskać szczegółowe, uporządkowane odpowiedzi dotyczące kwalifikacji i doświadczenia zawodowego danej osoby. Swobodna rozmowa Stanowi taki rodzaj rozmowy kwalifikacyjnej, do której prowadzący rekrutację nie jest należycie przygotowany (spotkanie z kandydatem nie było planowane). Jest to przypadkowa dyskusja, prowadzona bez wyraźnego kierunku. Po jej zakończeniu pracodawca wciąż potrzebuje dodatkowych informacji, zanim podejmie decyzję o zatrudnieniu danej osoby. Rozmowa kompleksowa To najpowszechniej używana i najskuteczniejsza technika rozmowy kwalifikacyjnej z kandydatami. Jest połączeniem swobodnej rozmowy z rozmową według ustalonego wzorca. W rozmowie kompleksowej prowadzący rekrutacje ma wyraźny plan, jak potoczy się konwersacja, ale jednocześnie pozwala sobie na odstępstwa od planu po to, aby dokładniej zbadać pewne istotne szczegóły. Dzięki takiemu podejściu zachęca kandydatów do dyskusji i okazuje szacunek każdemu z nich. Rozmowa w sytuacji stresu (ang. stress interview) Jest najpopularniejszą metodą doboru pracowników na stanowiska kierownicze. Zadaniem tego typu rozmowy jest wprowadzenie napięcia, by sprawdzić jak kandydat poradzi sobie w takiej sytuacji. Niestety, nie ma zbyt wielu dowodów na to, że rozmowy w sytuacji stresu pozwalają skutecznie mierzyć odporność kandydata na stres. Rozmowa dla pozoru Jest to spotkanie z kandydatami mające stworzyć namiastkę rywalizacji o ofertę. Często bowiem firma planuje zatrudnienie swojego kandydata. Pracodawca podczas rozmowy często omija istotne problemy, nie precyzuje zakresu swoich oczekiwań, unika podania konkretnych terminów i odpowiedzi. Rozmowy kwalifikacyjne różnicuje się także ze względu na organizację rozmowy: rozmowa ukierunkowana na osiągnięcia kandydata oparta na przekonaniu, że najlepszą prognozą przyszłych osiągnięć kandydata są jego wcześniejsze dokonania. 15

16 rozmowa ukierunkowana na doświadczenia kandydata badaniu podlega doświadczenie kandydata, pełnione obowiązki na danym stanowisku, zdolności oraz umiejętność pracy w zespole. rozmowa ukierunkowana na osiągnięcia kandydata polega na przedstawieniu problemu, dla którego kandydat powinien znaleźć rozwiązanie, w celu zbadania umiejętności technicznych kandydata, jego wiedzy i zdolności w zakresie rozwiązywania problemów. Istnieją cztery techniki prowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej: Podejście dyrektywne jest bardzo sztywne i przydaje się do zbierania danych faktograficznych. Przy takim prowadzeniu rozmowy uzyskuje się zwykle odpowiedzi tak lub nie. Podejście nie dyrektywne w tej sytuacji kandydat przejmuje inicjatywę, a prowadzący zachęca do dyskusji. W podejściu tym stosuje się raczej pytania otwarte, a nie takie, na które można odpowiedzieć tak lub nie. Podejście indukcyjne gdy odpytywanie kandydata zmierza od szczegółów do kwestii bardziej ogólnych. Podejście dedukcyjne zmierza od kwestii ogólnych do szczegółowych. Rozmowa rozpoczyna się od kwestii natury ogólnej by uzyskać dość subiektywne odpowiedzi, a później przechodzi się do pytań szczegółowych, aby zebrać informacje o faktach. Największe wyzwanie, jakie jest przed prowadzącym rozmowę kwalifikacyjną, to nawiązanie kontaktu emocjonalnego z poszczególnymi kandydatami. Nawiązując z nimi dobry kontakt emocjonalny wytwarza się klimat sprzyjający rozmowie, dzięki czemu kandydatom łatwiej jest ujawnić korzystne i niekorzystne informacje na swój temat. Zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną można traktować jako duży sukces na drodze zmierzającej do zatrudnienia. Stanowi ona zazwyczaj pierwszy etap w procesie rekrutacji i właśnie z tą formą kandydaci do pracy spotykają się najczęściej. Podczas rozmowy przyszły pracownik ma okazję zaprezentować swoje możliwości, potencjał, osiągnięcia i własną osobowość. Pracodawca zaś sprawdza predyspozycje zawodowe do wykonywania danego zawodu. Do rozmowy kwalifikacyjnej warto się solidnie przygotować, gdyż jest to etap, na którym odpada 95% kandydatów. Przed rozmową należy zatem zebrać jak najwięcej informacji o firmie, przeprowadzić analizę swoich słabych 16

17 i mocnych stron. Czas trwania rozmowy jest zależny od stanowiska może ona trwać od 15 minut do godziny. Osoba rekrutująca wyrabia sobie opinię na temat kandydata w ciągu pierwszych 15 sekund od poznania. Każdy inaczej reaguje na stres, więc tylko przez indywidualne podejście do tematu można dojść do najbardziej efektywnego sposobu działania w tego typu sytuacji, gdyż najbardziej pożyteczne w życiu jest własne doświadczenie. Pamiętać należy zatem, ze im więcej odbędziemy rozmów kwalifikacyjnych, tym głębiej poznamy ich mechanizmy, a co za tym idzie będziemy bardziej swobodni i lepiej przygotowani do kontaktu z pracodawcą. PODCZAS ROZMOWY KWALIFIKACYJNEJ: Zabierz ze sobą potrzebne dokumenty. Przywitaj się z osobą, która powita Cię w firmie, przedstaw się (imię i nazwisko), powiedz, z kim jesteś umówiony i w jakiej sprawie. Bądź grzeczny i uprzejmy dla każdej osoby, z którą rozmawiasz - nigdy nie wiadomo, od kogo zależy decyzja o zatrudnieniu kandydata, a poza tym dobre wychowanie to podstawa. Jeżeli masz wierzchnie okrycie, postaraj się zostawić je przed wejściem do pokoju czy gabinetu pracodawcy (np. w poczekalni lub sekretariacie) - zapytaj sekretarkę lub recepcjonistkę, czy jest taka możliwość. Jeżeli chciałbyś, by osoby w biurze pomogły Ci w czymś, zapytaj o to grzecznie oraz podziękuj. Jeśli pracodawca poda Ci rękę, uściśnij ją pewnie - nigdy nie podawaj ręki pierwszy. Usiądź, gdy otrzymasz zaproszenie, staraj się wybierać miejsce na wprost rozmówcy (również jeżeli jeździsz na wózku). Staraj się nawiązać i utrzymywać z rozmówcą kontakt wzrokowy (nie patrz jednak natarczywie w oczy i nie rozglądaj się po pokoju). Bądź pogodny (uśmiechaj się) i aktywnie uczestnicz w rozmowie (słuchaj, co mówi rozmówca i zapamiętuj najważniejsze rzeczy). Formułuj odpowiedzi pełnymi zdaniami, nie odbiegaj jednak od tematu zadawanych pytań (bazuj na bilansie umiejętności). Upewnij się, że mówisz odpowiednio dużo - Twoje odpowiedzi powinny stanowić 80% całości rozmowy. 17

18 Zadawaj odpowiednie pytania (nie pytaj o rzeczy i sprawy, które były już poruszane w czasie rozmowy) pamiętaj, że Ty też masz prawo do zadawania pytań. Uprzedź pracodawcę o ewentualnych sytuacjach, które mogą zdarzyć się podczas rozmowy, a są związane z Twoją niepełnosprawnością; mów o tym otwarcie i śmiało, w sposób naturalny, a ośmielisz tym swojego rozmówcę, nie będzie zaskoczony. Jeśli masz problemy z wymową, poinformuj rozmówcę, że w przypadku gdy nie będzie cię rozumiał, chętnie powtórzysz poszczególne słowa lub zdania, ewentualnie napiszesz je na kartce. Spróbuj się odprężyć, bądź naturalny w sposobie zachowania. Podziękuj rozmówcy za poświęcony ci czas i rozmowę; zapytaj, kiedy należy spodziewać się informacji na temat wyniku rozmowy. Czego należy unikać podczas rozmowy kwalifikacyjnej: Zbyt późnego przybycia na rozmowę spóźnienia. Przychodzenia na rozmowę w towarzystwie osób trzecich - to Ty jesteś kandydatem do pracy. Picia alkoholu i palenia papierosów, przed lub w trakcie rozmowy. Zaniedbanego wyglądu (brudnego ubrania, zabrudzonych dłoni). Siadania bez czekania na zaproszenie. Udzielaniu zbyt krótkich odpowiedzi na pytania. Mówienia nieprawdy na temat swoich możliwości, kwalifikacji, umiejętności i dotychczasowych doświadczeń zawodowych. Krytykowania byłych pracodawców lub kolegów. Przerywania rozmówcy. Mówienia podniesionym tonem. Nadmiernie swobodnego zachowania. Nadmiernego gestykulowania. Potraktuj rozmowę kwalifikacyjną poważnie może się ona stać Twoim biletem do wspaniałej pracy. 18