SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Znak sprawy: DOA-III Załącznik nr 1 do Instrukcji dla Wykonawców SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Kompleksowa usługa organizacji szkolenia obejmującego zapewnienie trenera, materiałów szkoleniowych, sal i wyżywienia Szkoła kooperacji poziom regionalny etap rozszerzony w ramach realizacji projektu pn. Liderzy kooperacji 1. INFORMACJE O PRZEDMIOCIE ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi organizacji szkolenia obejmującego zapewnienie trenera, materiałów szkoleniowych i dydaktycznych, sal oraz wyżywienia Szkoła kooperacji poziom regionalny etap rozszerzony w związku z realizacją projektu partnerskiego pn.: Liderzy kooperacji" w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój - Działanie 2.5 "Skuteczna pomoc społeczna" - "Wypracowanie i wdrożenie modeli kooperacji pomiędzy instytucjami pomocy społecznej i integracji społecznej a podmiotami innych polityk sektorowych m.in. pomocy społecznej, edukacji, zdrowia, sądownictwa i policji". Projekt jest realizowany w okresie od r. do r. Celem głównym projektu pn.: Liderzy kooperacji" jest wypracowanie i wdrożenie modelu kooperacji pomiędzy instytucjami pomocy i integracji społecznej, a podmiotami innych polityk sektorowych istotnych z punktu widzenia włączenia społecznego i zwalczania ubóstwa dla gmin wiejskich na obszarze makroregionu tj. województw lubelskiego, mazowieckiego, podkarpackiego, podlaskiego i świętokrzyskiego. Realizacja celu projektu wpłynie na: włączenie zasobów różnych sektorów tj. edukacji, ochrony zdrowia, policji, wymiaru sprawiedliwości, kultury, sportu i rekreacji w kompleksowe wsparcie osób, rodzin pozostających w trudnej życiowej sytuacji, wzrost wiedzy i umiejętności podmiotów pomocowych i sektorowych w zakresie efektywnej kooperacji, wzmocnienie potencjału instytucji działających na rzecz włączenia społecznego, profesjonalizację działań pomocowych i współpracy poprzez systemową kooperację, opracowanie instrumentu zapewniającego wielowymiarowe, systemowe wsparcie osób, rodzin pozostających w trudnej życiowej sytuacji w wypełnianiu ról i aktywności w lokalnych społecznościach, aktywizację społeczną i stworzenie możliwości usamodzielnienia osób i rodzin. Cel zostanie osiągnięty poprzez

2 opracowanie oraz pilotażowe wdrożenie modelu kooperacji pomiędzy instytucjami pomocy i integracji społ., a podmiotami innych polityk sektorowych dla gmin wiejskich. Projekt przyczyni się do: doskonalenia kooperacji międzyinstytucjonalnej pomiędzy instytucjami pomocy i integracji społecznej, a podmiotami innych polityk sektorowych, wypracowania wielopłaszczyznowego modelu postępowania w procesie aktywizacji społecznej osób, rodzin pozostających w trudnej życiowej sytuacji. 2. TERMIN I MIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA 1) Termin realizacji zamówienia od dnia zawarcia umowy do r. a) Szczegółowe terminy realizacji usługi zostaną uzgodnione z wybranym do realizacji zamówienia Wykonawcą. b) Zamawiający zakłada, że poszczególne dni szkoleniowe mogą nie następować bezpośrednio po sobie. c) Szkolenia będą realizowane w dni robocze (z wyłączeniem sobót i niedziel) w dwóch etapach: I etap do r.: szkolenie dla 2 grup (szkolenia poszczególnych grup nie mogą odbywać się w tym samym terminie), łącznie w 2 grupach maksymalnie 30 osób (średnio po 15 osób w grupie). Szkolenie ma obejmować łącznie 80 h dydaktycznych po 40 h dydaktycznych na grupę (1 h dydaktyczna = 45 minut); łącznie 10 dni szkoleniowych dla 2 grup (5 dni po 8 godzin dziennie dla każdej z grupy); wynajem sal wynosi 80 h zegarowych (1 h zegarowa = 60 minut). II etap do r.: szkolenie dla 2 grup (szkolenia poszczególnych grup nie mogą odbywać się w tym samym terminie), łącznie w 2 grupach maksymalnie 30 osób (średnio po 15 osób w grupie). Szkolenie ma obejmować łącznie 80 h dydaktycznych po 40 h dydaktycznych na grupę (1 h dydaktyczna = 45 minut); łącznie 10 dni szkoleniowych dla 2 grup (5 dni po 8 godzin dziennie dla każdej z grupy); wynajem sal wynosi 80 h zegarowych (1 h zegarowa = 60 minut). 2) Miejsce realizacji zamówienia: a) usługa świadczona w obiekcie na terenie miasta Kielce oddalonym maksymalnie 4 km od centrum miasta (odległość w linii prostej licząc od siedziby Urzędu Miasta w Kielcach przy ul. Rynek 1, Kielce),

3 b) obiekt ma spełniać wymogi dotyczące dostosowania do potrzeb osób niepełnosprawnych, c) zaplecze sanitarne dostosowane do liczby uczestników: toaleta dla kobiet, mężczyzn oraz osób niepełnosprawnych, znajdujące się w pobliżu sali, d) zapewnienie minimum 15 miejsc parkingowych dla uczestników spotkania na terenie obiektu, e) zapewnienie szatni (poza salą), f) zapewnienie sali na usługę cateringową/restauracyjną (możliwość ustawienia cateringu przerwa kawowa w sali konferencyjnej/szkoleniowej lub w jej pobliżu, odrębne miejsce do spożycia obiadu) g) hotel o standardzie minimum 2 gwiazdkowym; wymagana jest formalna kategoryzacja hotelu i wpis do CWOH - Centralnego Wykazu Obiektów Hotelarskich. 3. SZCZEGÓŁOWE INFORMACJE DOTYCZĄCE REALIZACJI USŁUGI 1) Zamówienie obejmuję kompleksową organizację (przygotowanie i obsługę) oraz przeprowadzenie szkoleń Szkoła kooperacji poziom regionalny etap rozszerzony. 2) Szkolenia skierowane są do pracowników instytucji pomocy i integracji społecznej oraz innych podmiotów sektorowych istotnych z punktu widzenia włączenia społecznego, m.in. pomocy społecznej, edukacji, zdrowia, sądownictwa i policji, NGO. 3) Minimalny zakres tematyczny szkoleń w ramach Szkoły Kooperacji etap rozszerzony: komunikacja społeczna i interpersonalna, kooperacja i konfrontacja, lider kooperacji cechy, umiejętności, kompetencje, kanały przepływu informacji, proces konsultowania (stan prawny, przegląd technik i narzędzi konsultacyjnych, korzyści wynikające z konsultacji), partycypacja/kooperacja w samorządzie lokalnym korzyści dla władz, samorządu i mieszkańców, projektowanie zmian w gminach/powiatach, wdrażanie projektu, analiza przykładowych dobrych praktyk wraz z przyjętymi lokalnie dokumentami gmin/powiatów,

4 monitoring i ewaluacja kooperacji, warsztaty trwałości działań kooperacji, negocjacje. 4) Wykonawca zapewni uczestnikom szkolenia zaświadczenia potwierdzające nabycie umiejętności w zakresie kooperacji pomiędzy instytucjami (udziału w Szkole Kooperacji - etap rozszerzony w ramach projektu Liderzy kooperacji 80h); zaświadczenie w formacie A4 po zakończeniu całego szkolenia (dwóch etapów), gramatura minimum 160g/m 2, kolor do uzgodnienia z Zamawiającym. 5) Wykonawca w terminie nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem pierwszego szkolenia przedstawi do akceptacji Zamawiającemu plan/harmonogram szkoleń oraz treści materiałów dydaktycznych w formie elektronicznej. Wydruk materiałów dydaktycznych na szkolenie dla wszystkich uczestników jest po stronie Wykonawcy. 6) Wykonawca zaproponuje sposób organizacji szkoleń, plan/harmonogram szkoleń (cele, tematy, godziny, forma zajęć), materiały dydaktyczne i zapewni materiały szkoleniowe. Wśród proponowanych form zajęć powinny się znaleźć: mini wykłady, warsztaty, ćwiczenia, analiza treści materiałów. 7) Zamawiający zastrzega, że koszty wyżywienia, dojazdu i ewentualnego noclegu trenera pokrywa Wykonawca. 8) Wykonawca w terminie nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem szkolenia każdorazowo wskaże Zamawiającemu do akceptacji hotel, w którym będzie realizowana usługa. 9) SALA SZKOLENIOWA/KONFERENCYJNA a) sala o powierzchni dostosowanej do udziału w szkoleniu nie mniej niż 15 osób, b) sala z dostępem do światła dziennego, z możliwością zaciemnienia i zapewnienia oświetlenia sztucznego, c) stoły/stoliki do pracy, krzesła ustawione w kształcie podkowy z krzesłami po zewnętrznej stronie (Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmian ustawienia krzeseł i stołów), d) stolik dla osoby/osób prowadzących spotkanie z przeznaczeniem na projektor i laptop, e) dostęp do sieci Internet (łącze przewodowe lub bezprzewodowe), f) sala wyposażona w sprzęt: projektor multimedialny, ekran (obraz na ekranie widoczny dla każdego uczestnika, z każdego miejsca sali), laptop, w razie potrzeby zapewnienie mikrofonu, nagłośnienia zapewniającego dobrą słyszalność w każdym miejscu sali, tablicę flipchart + blok papierowy + mazaki,

5 g) wykonawca zapewni przed rozpoczęciem szkolenia oznakowanie Sali szkoleniowej/ konferencyjnej oraz drogi do sali oraz ewentualny montaż plakatów zgodnie z wytycznymi Zamawiającego. 10) USŁUGA CATERING/RESTAURACYJNA a) Wykonawca jest zobowiązany zapewnić wyżywienie dla uczestników szkolenia, b) Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji menu, nie później niż 3 dni przed realizacją usługi cateringowej/restauracyjnej. c) na menu składa się: każdego dnia szkolenia przerwa kawowa: kawa podawana w samowarach lub w termosach, mleko do kawy, herbaty, świeżo pokrojona cytryna (1 plaster/os), cukier (10g/os), woda mineralna gazowana i niegazowana w butelkach 0,5 l (2 butelki/os.), galanteria cukiernicza (150g/osobę); każdego dnia szkolenia obiad: zupa 250 ml/os., porcja mięsna gram/os., ziemniaki/ryż/kasze/makarony 100 gram/os., jarzyny gotowane/ surówki gram/os., napój. d) w przypadku wcześniejszego zgłoszenia przez uczestnika szkolenia potrzeby specjalnej diety (np. wegetariańskiej, wynikającej z niepełnosprawności), Wykonawca zapewni odpowiednie menu, po wcześniejszym zgłoszeniu takiej potrzeby przez Zamawiającego, e) serwis kawowy ma być dostępny dla uczestników spotkania przez cały czas trwania spotkania, f) obiad - gorący bufet w formie szwedzkiego stołu ; wykonawca przygotuje odrębne miejsce do spożycia obiadu; g) usługa musi być świadczona wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, zgodnie z przepisami prawnymi w zakresie przechowywania i przygotowania artykułów spożywczych (m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia, Dz.U.2019, poz.1252 t.j. z późn. zm.) oraz z zachowaniem zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowaniu posiłków, h) poczęstunek oraz serwis kawowy musi być świadczony na zastawie porcelanowej/ ceramicznej i/lub szklanej, przy użyciu sztućców ze stali nierdzewnej i jednorazowych serwetek, estetycznego podawania posiłków, zapewnienie pojemnika na resztki po spożytym posiłku; Zamawiający nie dopuszcza użycia naczyń i sztućców plastikowych.

6 11) MATERIAŁY SZKOLENIOWE a) Wykonawca zapewni materiały szkoleniowe dla 30 osób (30 kompletów). b) W skład kompletu wchodzi: notes z okładką z logiem projektu w formacie A4, minimum 50 kartek, długopis z włącznikiem, pendrive z pamięcią minimum 2 GB teczka na dokumenty formatu A4 z logiem projektu. c) Opis graficzny wraz z logotypami oraz projektem zostanie dostarczony Wykonawcy przez Zamawiającego po podpisaniu umowy. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć ww. materiały nie później niż w dniu szkolenia. 4. INFORMACJE OGÓLNE 1) Współpraca z Zamawiającym w zakresie rekrutacji na szkolenie oraz prowadzenie sekretariatu szkolenia, tj. zbieranie podpisów na liście obecności, liście przekazania materiałów dydaktycznych i szkoleniowych, wydania zaświadczeń uczestnikom szkolenia. 2) Zamawiający poinformuje Wykonawcę o liczbie uczestników szkolenia. 3) Z chwilą przekazania materiałów dydaktycznych i ewentualnych prezentacji multimedialnych Wykonawca, w ramach wynagrodzenia, bez odrębnego oświadczenia, przenosi całość majątkowych praw autorskich do nich na Zamawiającego. 4) Wykonawca przekazuje po 1 egz. Zamawiającemu wersji papierowej materiałów dydaktycznych, ewentualnych prezentacji multimedialnych i programów szkoleń. 5) Warunkiem podpisania protokołu odbioru po każdym dniu szkoleniowym będzie przekazanie materiałów dydaktycznych, ewentualnych prezentacji multimedialnych, programu szkolenia, listy obecności uczestników, listy przekazania materiałów dydaktycznych i listy przekazania materiałów szkoleniowych (jednorazowo po pierwszym szkoleniu w I etapie realizacji usługi).