INSTRUKCJA UŻYTKOWANIA

Transkrypt

1 INSTRUKCJA UŻYTKOWANIA Arkusz kalkulacyjny Libre Office Calc przeznaczony dla agencji reklamowej / drukarni wspomagający przygotowanie oferty dla klienta xkalkulator AR druk cyfrowy i offsetowy wydruki wielkoformatowe tablice reklamowe banery i siatki usługi dodatkowe

2 Spis treści Tytuł Strona I. Instalacja 3 II. Możliwości xkalkulatora AR 3 III. Wprowadzanie modyfikacji 5 IV. Narzuty 6 V. Wydruk oferty 7 VI. Sposób wyceny - obliczenia poszczególnych pól 8 VII. Przykładowy wygląd oferty 11 2 / 11

3 I. Instalacja xkalkulatora AR Do działania arkusza niezbędny jest program Libre Office - do pobrania ze strony domowej projektu - Konfiguracja Libre Office Ze względu na wykorzystywanie makr przez xkalkulator AR do pełnego działania arkusza wymagane jest zezwolenie na otwieranie makr przez program Libre Office. Aby tego dokonać należy po uruchomieniu programu należy przejść do pozycji Narzędzia w menu górnym a następnie wybrać Opcje, rozwinąć listę Libre Office po lewej, wybrać Bezpieczeństwo i opcję Bezpieczeństwo makr. W widocznym oknie poziom bezpieczeństwa ustalić na Średni lub Niski (zalecamy Średni). Zatwierdzić wyłączyć program, przy kolejnym uruchomieniu wybrane opcje dotyczące makr zostaną aktywowane. Po otwarciu pliku ze skryptem zostaniemy zapytani czy czy uruchomić makra - należy wybrać tak. Uruchomienie arkusza xkalkulator W celu prawidłowego działania skryptu należy wypakować zawartość archiwum do głównego folderu na dysku C. W głównym folderze xkalkulator AR, znajdują się 3 podkatalogi: /pdf, /ods i /xkalkulator AR W przypadku instalacji w innym folderze nie będzie działać funkcja automatycznego zapisu do pliku pdf i ods. Pozostałe funkcje będą działać poprawnie. II. Możliwości xkalkulatora AR 1. Czym jest xkalkulator? xkalkulator to narzędzie, które pozwala uprościć i przyspieszyć pracę w zakresie przygotowywania i wydruku (tradycyjnie lub cyfrowo do.pdf) ofert na: - ulotki i plakaty druk cyfrowy, - ulotki i plakaty druk offsetowy, - wizytówki, - wydruki wielkoformatowe, 3 / 11

4 - banery, - inne prace towarzyszące. Istnieje możliwość dostosowania xkalkulatora do indywidualnych potrzeb klienta dotyczących sposobu obliczeń w poszczególnych modułach, jak i zaprojektowanie nowych modułów. 2. Jak działa xkalkulator? Przedstawiamy działanie xkalkulatora na przykładzie przygotowania oferty na ulotki i plakaty w druku cyfrowym. Przykładowy wygląd okna w zakładce Kalkulator przed przystąpieniem do pracy jest przedstawiony poniżej. Po lewej, na żółtych polach, znajdują się się parametry wyceny. Operator xkalkulatora będzie wybierał z poszczególnych list właściwe kryteria. Po wypełnieniu wszystkich pól w kolumnach Szczegóły wyceny zostaną obliczone stosowne wartości, natomiast w kolumnie Cena będzie podana łączna cena netto za wybrane opcje. Sposób obliczeń poszczególnych pozycji został podany na końcu niniejszego dokumentu. Kliknięcie niebieskiego przycisku, widocznego po prawej stronie pod ceną, spowoduje dodanie pozycji do oferty. Aby dodać kolejną pozycję, należy podać nowe parametry wyceny dla kolejnego produktu i ponownie kliknąć przycisk Dodaj pozycję do oferty. 4 / 11

5 III. Wprowadzanie modyfikacji Skrypt xkalkulator umożliwia samodzielną edycję parametrów potrzebnych do wyceny. Operator może zmieniać ceny, opisy parametrów oraz dodawać lub usuwać istniejące dane, w tym także regulować wysokość narzutów na poszczególnych produktach. Zmian można dokonywać w trzech zakładkach: 1. Ustawienia - dotyczy ulotek i plakatów w druku cyfrowym, wydruków wielkoformatowych, banerów oraz innych materiałów i usług: A. zmianę ceny lub nazwy parametru dokonuje się poprzez wprowadzenie nowej wartości we właściwej komórce; B. usunięcie parametru z listy polega na zaznaczeniu i usunięciu wiersza, w którym znajduje się ten parametr; C. dodanie nowego parametru do listy jest możliwe po wstawieniu dodatkowego wiersza pomiędzy istniejące (w ramach grupy opcji) i wpisaniu jego nazwy oraz ceny we właściwych komórkach; UWAGA! W przypadku dodania wiersza powyżej pierwszego lub poniżej ostatniego parametru na liście, ze względów technicznych nie dojdzie do przeliczenia formuł, a zatem nowy parametr nie zostanie do listy dodany. 2. Ustawienia-druk offsetowy - dotyczy ulotek i plakatów w druku offsetowym oraz Ustawienia-wizytówki - dotyczy wizytówek. xkalkulator zawiera gotowe najbardziej popularne pakiety z uwzględnieniem uszlachetnienia i składania: A. zmianę ceny dokonuje się przez wprowadzenie nowej wartości przy opisie właściwego pakietu; B. usunięcie pakietu z listy polega na zaznaczeniu i usunięciu wiersza, w którym znajduje się ten pakiet; C. dodawanie nowego pakietu należy przeprowadzić wg poniższej kolejności: a) dodanie nowego parametru do listy jest możliwe po wstawieniu dodatkowego wiersza pomiędzy istniejące (w ramach grupy opcji) i wpisaniu jego nazwy we właściwej komórce (ustawienia dla formatu, zadruku, nakładu, papieru, składania i laminowania); UWAGA! W przypadku dodania wiersza powyżej pierwszego lub poniżej ostatniego parametru na liście, ze względów technicznych nie dojdzie do przeliczenia formuł, a zatem nowy parametr nie zostanie do listy dodany; b) ponieważ ze względów technicznych dodawane nowe opisy muszą być wzorowane na składni istniejących opisów pakietów, należy wygenerować w za- 5 / 11

6 kładce Kalkulator nowy opis pakietu i na tej podstawie stworzyć nowy pakiet wraz z ceną w odpowiednim arkuszu z ustawieniami. W przypadku niezgodności opisu wygenerowanego z wybieranych parametrów z opisem pakietu, w polach wyliczanych na podstawie zadanych parametrów pojawi się komunikat o błędzie. UWAGA! Składnia opisu istniejących pakietów musi pozostać bez zmian. WAŻNE! Dostarczony oryginalny plik jest szablonem programu Libre Office Calc. Oznacza to, że po otwarciu takiego pliku jest on uruchomiony jako nowy dokument bez nazwy zapobiega to przypadkowym zmianom w pliku. Aby zachować zmiany cen i parametrów, należy zapisać plik również jako szablon programu. Aby tego dokonać po wprowadzonych zmianach ustawień, należy w menu Plik wybrać opcję Zapisz jako i z listy dostępnych rozszerzeń wybrać Zapisz jako Szablon arkusza kalkulacyjnego Open Document (ots). IV. Narzuty Narzuty są naliczane procentowo i ustawiane oddzielnie dla każdej grupy produktów. Umożliwiają one w łatwy sposób zarządzanie sposobem naliczania narzutu dla produktu. Istnieje kilka możliwości na zdefiniowanie sposobu jego naliczania: A. Cena gotowego produktu dla klienta jest naliczana na podstawie kosztów produkcji (domyślnie jest tak ustawiony moduł wyliczający ulotki i plakaty w druku cyfrowym). Po zsumowaniu kosztów produkcji (materiały i robocizna) jest doliczany narzut procentowy domyślnie 100% przy opcji standard. B. Cena gotowego produktu jest naliczana z jednostkowej ceny gotowego produktu, czyli np. banery cena wyliczana za m 2, narzut standard w tym przypadku wynosi 0%. Narzutem można również regulować cenę w kontekście realizacji ekspresowych lub np. szyldów (dopłata za mały rozmiar lub wyklejenie). 6 / 11

7 V. Wydruk oferty Wszystkie produkty, które sparametryzowano w zakładce Kalkulator i które zostały dodane do oferty, będą wyszczególnione w tabeli w zakładce Oferta do druku. Przykładowy wygląd okna z gotową ofertą: W celu zakończenia procesu przygotowywania oferty, należy nadać numer i datę przy pomocy funkcji dostępnej po prawej stronie widoku. Można również dodać dodatkowe informacje, takie jak dla kogo jest przygotowana oferta czy też jakieś indywidualne uwagi. Następnie ofertę można wydrukować za pomocą standardowej funkcji drukuj lub dokonać eksportu do pliku pdf, w celu przesłania pocztą elektroniczną. Oprócz powyższych, ofertę można również zachować do ewentualnej późniejszej edycji. Numer ofert generowany jest na podstawie aktualnej daty i godziny i jest wykorzystany jako nazwa dla plików pdf i 7 / 11

8 ods. Pliki pdf i ods są zapisywane w katalogu xkalkulator AR znajdującym się na dysku C odpowiednio w podfolderach /pdf i /ods. VI. Sposób wyceny - obliczenia poszczególnych pól * Ulotki i plakaty druk cyfrowy Koszt papieru Koszt druku Koszt falcowania Koszt laminowania Koszt foliowania Koszt bigowania Koszt produkcji Cena netto Ulotki i plakaty druk offsetowy Koszt pakietu ulotek Cena netto Wizytówki Koszt pakietu wizytówek Ilość arkuszy A3 pomnożona przez cenę jednostkową danego rodzaju papieru Ilość arkuszy A3 pomnożona przez cenę jednostkową danej opcji druku Suma kosztu przygotowania do falcowania oraz iloczynu nakładu i ceny jednostkowej falcowania Ilość arkuszy A3 pomnożona przez cenę jednostkową laminowania Ilość arkuszy A3 pomnożona przez cenę jednostkową danego rodzaju foliowania Suma kosztu przygotowania do bigowania oraz iloczynu nakładu i ceny jednostkowej za liczbę bigów Suma kosztów: papieru, druku, falcowania, laminowania, foliowania oraz bigowania Suma kosztów produkcji i wartości narzutu netto Cena wynikająca z tabeli przygotowanej przez Operatora na podstawie wybranych parametrów, zaczytanej do xkalkulatora Suma kosztów pakietu ulotek i wartości narzutu netto Cena wynikająca z tabeli przygotowanej przez Operatora na podstawie wybranych parametrów, zaczytanej do xkalkulatora 8 / 11

9 Cena netto Wydruki wielkoformatowe Koszt materiału Koszt laminowania Koszt cięcia na wymiar Koszt naklejania Koszt nacinania Koszt produkcji Cena netto Banery Koszt materiału Koszt laminowania Koszt produkcji Cena netto Pozostałe Koszt usługi / materiału Cena netto xkalkulator AR v. 2.1 Suma kosztów pakietu wizytówek i wartości narzutu netto Ilość m 2 pomnożona przez cenę jednostkową danego rodzaju materiału Ilość m 2 pomnożona przez cenę jednostkową laminowania Nakład pomnożony przez cenę jednostkową cięcia na wymiar Ilość m 2 pomnożona przez cenę jednostkową danego rodzaju podkładu Ilość m 2 pomnożona przez cenę jednostkową danego rodzaju nacinania Suma kosztów: materiału, laminowania, cięcia na wymiar, naklejania i nacinania Suma kosztów produkcji i wartości narzutu netto Ilość m 2 pomnożona przez cenę jednostkową danego rodzaju materiału Ilość m 2 pomnożona przez cenę jednostkową rodzaju laminowania Suma kosztów materiału i laminowania Suma kosztów produkcji i wartości narzutu netto Cena wynikająca z tabeli przygotowanej przez Operatora, zaczytanej do xkalkulatora Suma kosztów usługi / materiału i wartości narzutu netto 9 / 11

10 * Ze względu na pozostawienie możliwości edycji cen oraz dodawanie i usuwanie dostępnych opcji przez Operatora, kalkulator nie dokonuje sprawdzenia poprawności połączenia parametrów (np. przy wyborze formatu ulotki DL nie zostanie zawężona opcja jej składania tylko dla tego formatu). Przydatne informacje Podane powyżej wyliczenia są opracowane na podstawie najczęściej używanych sposobów wyceny poszczególnych produktów. Istnieje możliwość zmiany sposobu wyliczeń oraz dodania lub usunięcia składowych. Wersja DEMO aktualnej wersji skryptu do pobrania z naszej strony internetowej 10 / 11

11 11 / 11