PROCEDURA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA NADZÓR NAD UDOKUMENTOWANYMI INFORMACJAMI (DOKUMENTAMI I ZAPISAMI) P-03/01/V

Transkrypt

1 Opracował: Sprawdził: Zatwierdził: Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS Bożena Puss Główna Księgowa Bożena Sawicka Prezes Zarządu Jan Woźniak Podpisy: Strona 1 z 15 Data: r Dokument zatwierdzony Zarządzeniem Wewnętrznym Prezesa Zarządu SPIS TREŚCI 1. Cel procedury 2 2. Przedmiot procedury 2 3. Zakres obowiązywania 2 4. Terminologia i skróty 2 5. Odpowiedzialność i uprawnienia 2 6. Opis procesu Postanowienia ogólne Emisja, dostęp i nadzór nad dokumentami podstawowymi ZSZ Aktualizacja dokumentacji systemowej Użytkowanie i przegląd dokumentów ZSZ Nadzór nad umowami Emisja, dostęp i nadzór nad dokumentacją BHP Nadzór nad dokumentacją techniczną Nadzór nad normami technicznymi Akty normatywne spółki Akty prawne i inne Nadzorowanie decyzji środowiskowych i dokumentacji sprawozdawczej SPOŚ Nadzorowanie dokumentacji Klienta dotyczących ochrony środowiska Opracowanie, nadzór i aktualizacja Deklaracji Środowiskowej Nadzorowanie zapisów Przechowywanie i archiwizacja dokumentacji/zapisów Wykaz dokumentów związanych Wykaz zapisów Załączniki Historia zmian 15 Rodzaj egzemplarza: Wewnętrzny Informacyjny Egzemplarz nadzorowany nr: Adresat: Wszystkie Komórki Organizacyjne Spółki UWAGA: Wszelkie prawa autorskie zastrzeżone. Zabrania się dokonywania zmian treści dokumentu, a także kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Prezesa Zarządu firmy ENGIE Services Sp. z o. o.

2 Strona 2 z Cel procedury Celem niniejszej procedury jest zapewnienie skutecznego nadzoru nad poprawnością merytoryczną i aktualnością istniejącej dokumentacji systemowej oraz zapewnienie jej dostępności dla wszystkich, których ona dotyczy, poprzez określenie zasad tworzenia, zatwierdzania, identyfikacji, dystrybucji i archiwizacji dokumentów ZSZ oraz innych dokumentów niezbędnych do funkcjonowania ZSZ, w tym pochodzących z zewnątrz. 2. Przedmiot procedury Niniejsza procedura określa tryb postępowania dotyczący nadzorowania dokumentacji systemowej i innej. 3. Zakres obowiązywania Niniejsza procedura obowiązuje w komórkach organizacyjnych ENGIE Services Sp. z o. o. objętych Zintegrowanym Systemem Zarządzania wskazanych w rozdzielniku ze strony pierwszej niniejszej procedury. 4. Terminologia i skróty Katalog pojęć i skrótów funkcjonujących w Zintegrowanym Systemie Zarządzania określa norma terminologiczna PN-EN ISO 9000:2015 oraz rozdział 3 normy PN-EN ISO 14001:2015 Terminy i definicje Specyficzne terminy i skróty przywołane w niniejszej procedurze są zdefiniowane następująco: Deklaracja Środowiskowa oznacza wyczerpującą informację udzielaną społeczeństwu i innym stronom zainteresowanym dotyczącą następujących elementów funkcjonowania organizacji: struktury i działalności, polityki środowiskowej i systemu zarządzania środowiskowego, aspektów środowiskowych i wpływu na środowisko, programu, celów i zadań środowiskowych, efektów działalności środowiskowej i zgodności z mającymi zastosowanie obowiązkami prawnymi dotyczącymi środowiska. Zaktualizowana Deklaracja Środowiskowa - oznacza wyczerpujące informacje udzielane społeczeństwu i innym zainteresowanym stronom, zawierające aktualizacje ostatniej, zwalidowanej deklaracji środowiskowej, jedynie w odniesieniu do efektów działalności środowiskowej organizacji oraz zgodności z mającymi zastosowanie obowiązkami prawnymi dotyczącymi środowiska. Uwaga: Ze względów historycznych oraz w celu zapewnienia wyraźnego rozróżnienia udokumentowanych informacji stanowiących wytycznych do działania w ZSZ (dokument) oraz udokumentowanych informacji rozumianych jako dowód spełnienia wymagań (zapis) w obszarze funkcjonującego ZSZ posługujemy się pojęciami dokument oraz zapis 5. Odpowiedzialność i uprawnienia 5.1 Za bieżące stosowanie niniejszej procedury odpowiadają bezpośrednio pracownicy, którzy realizują czynności wynikające z jej zapisów, a pośrednio Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS i EMAS, który prowadzi nadzór nad realizacją działań.

3 Strona 3 z Odpowiedzialność za nadzór nad kluczowymi elementami procedury określa poniższa tabela: Lp. Zakres odpowiedzialności Odpowiedzialny Nadzór nad dokumentami podstawowymi ZSZ, - Nadzór nad normami technicznymi - Nadzór nad aktami prawnymi - Nadzór nad dokumentami SPOŚ - Nadzór nad Deklaracją Środowiskową EMAS - Nadzorowanie dokumentów technicznych - Nadzór nad dokumentacją pozyskaną od klienta, - Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS i EMAS - Kierownicy Obiektów 3. - Nadzorowanie wymagań i dokumentów BHP - Służba BHP Opis procesu - Nadzór nad dokumentami i zapisami powstającymi w komórce organizacyjnej - Nadzór nad dokumentami pochodzącymi z zewnątrz, a niezbędnymi do funkcjonowania ZSZ - Bieżące monitorowanie stanu prawnego dotyczącego poszczególnych procesów - Nadzór nad umowami, - Nadzór nad aktami normatywnymi spółki 6.1 Postanowienia ogólne Za dokument uznaje się informację i jej nośnik. - Kierownicy poszczególnyc h KO - Kierownik Administracji Dokumentację podstawową ZSZ, którą bezpośrednio nadzoruje Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS i EMAS stanowią: - Księga ZSZ, - Procedury ZSZ, w tym przewodnik po wymaganiach wewnętrznych, - Instrukcje Systemowe, - Karty Monitorowania i Pomiaru Procesu oraz Karty Sterowania Operacyjnego, - Deklaracja Środowiskowa Spółki ENGIE Services Sp. z o.o Dokumentację techniczno-technologiczną, którą bezpośrednio nadzorują, w ramach poszczególnych projektów Kierownicy Obiektów stanowią: - Instrukcje i DTR urządzeń, - Dokumentacja techniczno-technologiczna dotyczące realizowanych projektów, a pozyskana od Klienta Dokumentację BHP, będącą wytyczną do działań w ZSZ, którą nadzorują łącznie pracownik Działu Administracji, Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS i EMAS w porozumieniu z przedstawicielami Służby BHP. Dokumentację tą stanowią: - Akty prawne dotyczące BHP, których zakres dotyczy działalności spółki,

4 - Decyzje pokontrolne organów administracji państwowej w zakresie BHP, Strona 4 z 15 - Dokumenty kontraktowe (umowy, porozumienia itp.), w których wyspecyfikowano szczególne wymagania BHP, - Karty Oceny Ryzyka Zawodowego, - Instrukcje Bezpieczeństwa i Higieny Pracy, - Instrukcje obsługi i eksploatacji maszyn i urządzeń, - Pozostała dokumentacja BHP wynikająca z obowiązujących przepisów prawnych np. Wykazy prac szczególnie niebezpiecznych, protokoły analizy stanu bhp itp Dokumentacja środowiskowa, w tym pochodząca z zewnątrz, która jest wytyczną do działań w ZSZ, którą bezpośrednio nadzoruje Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS i EMAS stanowią: - Akty prawne dotyczące SPOŚ, których zakres dotyczy działalności spółki, - Decyzje pokontrolne organów administracji państwowej w zakresie SPOŚ, - Dokumenty kontraktowe (umowy, porozumienia itp.), w których wyspecyfikowano szczególne wymagania SPOŚ, - Decyzje administracyjne dotyczące SPOŚ np. pozwolenia środowiskowe, programy postępowania z odpadami, informacje o odpadach itp., - Dokumentacja wnioskowa i sprawozdawcza SPOŚ, Dla zapewnienia właściwego nadzoru, dokumenty podstawowe ZSZ są rejestrowane w Rejestrze Dokumentów ZSZ (F-03/01a). Dokumenty w pozostałych grupach, jeśli ma to zastosowanie i wynika z niniejszej procedury lub innych dokumentów systemowych podlegają rejestracji w dedykowanych rejestrach np. Rejestrze Umów, Upoważnień, Kart Oceny Ryzyka Zawodowego, Instrukcji BHP itp Dla zapewnienia przejrzystości dokumentacji Zintegrowanego Systemu Zarządzania oraz łatwości identyfikacji poszczególnych dokumentów ustanowiono jednorodny sposób oznaczania dokumentów, z zastrzeżeniem że dotyczy ona jedynie dokumentów wydawanych wewnątrz organizacji Dokumenty ZSZ zatwierdza Prezes Zarządu. Nomenklaturę, osoby odpowiedzialne za wydanie i nadzór nad aktualnością oraz oznaczanie dokumentów prezentuje poniższa tabela: Rodzaj dokumentu Nazwa Symbol Znaczenie symboli dokumentów Księga ZSZ KZSZ KZSZ Księga Systemu Zarządzania Jakością P Procedura A Numer procesu, którego dotyczy wg Mapy Procesów Procedura P-A/X/Y X Numer kolejny procedury w danym procesie Y Numer wydania IS Instrukcja Systemowa Instrukcja A Numer procesu, którego dotyczy wg Mapy Procesów IS-A/X/Y Systemowa X Numer kolejny instrukcji systemowej w danym procesie Y Numer wydania Karty KMP- KMP Karta Monitorowania i Pomiaru Procesu Monitorowania A/X/Y A Numer procesu, którego dotyczy wg Mapy Procesów Odpowiedz./ Emitent Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS i EMAS

5 Procesu X Numer kolejny instrukcji systemowej w danym procesie Y Numer wydania Deklaracja środowiskowa DŚ DŚ Deklaracja Środowiskowa EMAS F Formularz (zapis) wynikający z dokumentacji ZSZ Formularze systemowe Karty Oceny Ryzyka Zawodowego Instrukcja BHP Instrukcje obsługi urządzeń F-A/X/Y KR-A//Y IB-A/X/Y IO-/X/Y A X Y KRZ A Y IB A X Y IO X Y Numer procesu, którego dotyczy wg Mapy Procesów Numer kolejny formularza w danym procesie. Jeżeli w oznaczeniu pojawia się dodatkowo litera oznacza ona tzw. hybrydę danego druku. Numer wydania danego formularza Karty Oceny Ryzyka Zawodowego Numer kolejny karty oceny ryzyka zawodowego Numer wydania Instrukcja BHP Numer procesu, którego dotyczy wg Mapy Procesów Numer kolejny instrukcji BHP Numer wydania Instrukcja Obsługi Maszyn/Urządzeń Numer kolejny instrukcji Numer wydania Strona 5 z 15 Specjalista ds. BHP Dla zapewnienia jednolitej formy dokumentacji przyjęto, że dla poszczególnych rodzajów dokumentów szablon wzorcowy (wskazujący formę graficzną i układ dokumentu) stanowi pierwsze wydanie dokumentu Odpowiedzialnym za opracowanie, wydanie i nadzorowanie poszczególnych rodzajów dokumentacji są osoby wskazane w tabeli pkt Emisja, dostęp i nadzór nad dokumentami podstawowymi ZSZ Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS po konsultacjach lub na wniosek Kierowników zainteresowanych komórek organizacyjnych odpowiedzialny jest za uzgodnienie zakresu merytorycznego oraz opracowanie ostatecznej wersję dokumentu ZSZ, którą przedkłada do zatwierdzenia Prezesowi Zarządu. Uwaga: Dokumenty mogą być zatwierdzane indywidualne na danym dokumencie lub pośrednio poprzez zatwierdzenie dokumentów poprzez wydane przez Prezesa Zarządu zarządzenia wewnętrznego dotyczącego zatwierdzenia dokumentów wskazanych w treści zarządzenia Zatwierdzone przez Prezesa Zarządu dokumenty ZSZ mają rangę Zarządzenia Wewnętrznego tzn. dokumentów bezwzględnie obowiązujących w spółce Oryginały zatwierdzonych dokumentów podstawowych ZSZ przechowywane są w czytelnie opisanych segregatorach/skoroszytach przez Pełnomocnika ds. ZSZ i EMAS Oryginały dokumentów nie mogą być wydawane (wypożyczane), z wyjątkiem sytuacji nadzwyczajnych W zależności od charakteru stanowiska pracy, dokumentacja podstawowa ZSZ może być udostępniana pracownikom spółki dwoma kanałami dystrybucji: - w wydaniu papierowym kopia dokumentacji przekazywana jest do poszczególnych komórek organizacyjnych na podstawie określonego w Rejestrze Dokumentów ZSZ

6 Strona 6 z 15 (F-03/01a) rozdzielnika dokumentu. Kierownicy komórek organizacyjnych otrzymujący kopie dokumentacji zobowiązani są do pisemnego potwierdzenia ich odbioru na ostatniej stronie dokumentu Oryginalnego. - dostęp z serwera firmowego za pośrednictwem e-engie Dokumenty udostępniane w wersji elektronicznej muszą mieć postać, która uniemożliwia dokonywania edycji treści niniejszych dokumentów. Dokumenty w zapisie elektronicznym nie wymagają podpisów Dla zapewnienia właściwego nadzoru nad aktualnością dokumentów zaleca się, aby przekazane dokumenty nie podlegały kopiowaniu, drukowaniu, gdyż od tego momentu nie podlegają nadzorowi Pełnomocnika ds. ZSZ i EMAS. Odpowiedzialnym za nadzór spoczywa na osobie, która ją wydrukowała lub skopiowała Niezależnie od formy dystrybucji dokumentacji podstawowej ZSZ każdy pracownik ma prawo wglądu do dokumentów podstawowych ZSZ znajdujących się u Pełnomocnika ds. ZSZ i EMAS Rozróżnia się dwa rodzaje egzemplarzy dokumentacji: - egzemplarz wewnętrzny - wyłącznie do użytku wewnętrznego - podlega aktualizacji, - egzemplarz informacyjny - nie podlega aktualizacji, jest aktualny tylko w momencie rozpowszechnienia. Przekazywany jest Klientom, Auditorom itp Rodzaj egzemplarza dokumentacji jest oznaczony na każdym egzemplarzu na stronie tytułowej, wraz z numerem kolejnym zgodnie z rejestrem (F-03/01a) Za zapoznanie pracowników firmy z treścią nowych lub zmienionych części dokumentów bezpośrednio odpowiadają Kierownicy komórek organizacyjnych, do których kierowana jest dokumentacja ZSZ. Wymaganym jest, aby pracownik który został zapoznany z treścią dokumentu potwierdził ten fakt w na odwrocie otrzymanej kopii dokumentu lub w innej jednoznacznej formie Tworzenie, zatwierdzanie i wydawanie nowych/zmienionych dokumentów realizowane jest analogiczne zgodnie z wymaganiami pkt Aktualizacja dokumentacji systemowej Dla zachowania nadzoru oraz zapewnienia, że dokumentacja ZSZ utrzymywana jest zawsze w stanie aktualnym, ustalono następujące zasady postępowania: - wszelkie zmiany w dokumentach wprowadza Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS lub inna osoba wskazana w Tabeli z pkt lub przez nie upoważniona. Zmiany o charakterze merytorycznym zatwierdza Prezes Zarządu, - zmiany typu porządkowego, redakcyjnego lub formalnego dokonywane są przez przekreślenie nieaktualnego tekstu i dopisanie nowego (aktualnego) czcionką w kolorze czerwonym. Naniesione zmiany wymagają zaparafowania przez dokonującego zmianę, - w przypadku wprowadzania zmian merytorycznych w danym dokumencie wycofywana jest wersja nieaktualna, rozpowszechniany jest nowy dokument o wyższym numerze wydania,

7 Strona 7 z 15 - wycofane egzemplarze robocze dokumentacji bezwzględnie powracają do osoby, która wydała dany dokument. Wycofane kopie dokumentów podlegają zniszczeniu. Nie ulegają zniszczeniu jedynie oryginały dokumentów, które zostały zastąpione, - oryginały wycofanych dokumentów, po uprzednim oznaczeniu statusu, np.: Nieaktualne podlegają archiwizacji zgodnie z wymaganiami instrukcji IS-03/01 Przygotowanie, Archiwizowanie i Brakowanie Dokumentacji. - wszelkie dokonane zmiany w dokumentacji są również odzwierciedlane w dokumentacji ZSZ udostępnionej na serwerze w wersji elektronicznej, przy czym poprzednie wydanie jest dostępne dla pracowników w katalogu Archiwum Dokumentów ZSZ. Dokumenty nieaktualne przechowywane w folderze Archiwum Dokumentów ZSZ bezwzględnie odznaczane są na każdej stronie widocznym znakiem wodnym NIEAKTUALNE ZASTĄPIONO WYDANIEM.. Z DNIA.. - wprowadzane w dokumencie zmiany, względem poprzedniego wydania są odnotowane (streszczone) w punkcie ostatnim procedury/instrukcji Historia Zmian. 6.4 Użytkowanie i przegląd dokumentów ZSZ Dokumentacja ZSZ jest użytkowana w poszczególnych komórkach organizacyjnych spółki w taki sposób, aby zabezpieczyć ją przed uszkodzeniem, utratą, pogorszeniem jej przydatności lub dostępem osób niepowołanych Odpowiedzialnymi za nadzór nad ww. dokumentami są dysponenci przekazanych dokumentów Dostęp do ww. dokumentów mają wszyscy pracownicy realizujący działania w ramach danego procesu Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS w porozumieniu z Kierownikami poszczególnych komórek organizacyjnych zobowiązany jest do okresowej weryfikacji aktualności i adekwatności udostępnionej dokumentacji ZSZ. Wyniki oceny Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS odnotowuje w corocznym Raporcie z Przeglądu Zarządzania (F-03/27) Przestrzeganie przyjętych zasad zarządzania dokumentacją ZSZ oraz ocena stopnia realizacji postanowień zawartych w dokumentacji dokonuje się w toku realizacji auditów wewnętrznych prowadzonych w spółce. 6.5 Nadzór nad umowami Zasady nadzoru nad umowami (kontraktowymi i innymi) zostały zawarte w Instrukcji Kancelaryjnej (IS-03/02). 6.6 Emisja, dostęp i nadzór nad dokumentacją BHP Ze względu na charakter dokumentów oraz obowiązujące przepisy prawne dot. BHP nadzór merytoryczny nad dokumentacją BHP sprawuje pracownik służby BHP, zaś nadzór nad ich udostępnieniem i aktualnością wydań sprawują: pracownik Działu Administracji oraz Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS. Uwaga: - Dokumentacja oceny ryzyka zawodowego zarządzania jest zgodnie z wymaganiami

8 Strona 8 z 15 procedury P-03/07 Zarządzanie Ryzykiem Zawodowym oraz Organizowanie Prac i Działań Związanych ze Znaczącymi Zagrożeniami BHP, - Instrukcje ogólne BHP oraz (jeśli to zasadne) inne istotne dokumenty BHP są rejestrowane w rejestrze F-03/41 Rejestr Ogólnych Instrukcji BHP, dostępnym na e-engie Służba BHP po konsultacjach lub na wniosek Kierowników zainteresowanych komórek organizacyjnych odpowiedzialny jest za uzgodnienie zakresu merytorycznego oraz opracowanie ostatecznej wersję dokumentów BHP, które przedkłada do zatwierdzenia Prezesowi Zarządu Oryginały zatwierdzonych dokumentów BHP przechowywane są w czytelnie opisanych segregatorach/skoroszytach w Dziale Kadr pod nadzorem Kierownika Działu Kadr Oryginały dokumentów BHP nie mogą być wypożyczane, z wyjątkiem sytuacji niezbędnych. W takim przypadku w miejscu wypożyczonego oryginału danego dokumenty osoba sprawująca nadzór zobowiązana jest włożyć kartkę informacyjną zawierającą: numer lub oznaczenie wypożyczonego dokumentu datę wydania, imię i nazwisko osoby, której wypożyczono oryginał dokumentu oraz czytelny podpis wydającego i wypożyczającego dokument BHP Podstawową formą dystrybucji dokumentów BHP jest wydanie w wersji papierowej. W zależności od rodzaju dokumentów dokumentacja ta jest przekazywana na stanowisko pracy lub do bezpośredniego przełożonego. Dopuszcza się wydanie dokumentacji w formie obwieszczenia wywieszonego w serwisie e-engie. W takim przypadku ma zastosowania pkt niniejszej procedury Za zapoznanie pracowników firmy z treścią nowych lub zmienionych części dokumentów BHP bezpośrednio odpowiadają Kierownicy komórek organizacyjnych, do których kierowana jest dokumentacja BHP. Wymaganym jest, aby pracownik który został zapoznany z treścią dokumentu potwierdził ten fakt w na odwrocie otrzymanej kopii dokumentu lub w innej jednoznacznej formie Służba BHP nadzoruje dokumentację BHP pod kątem jej aktualności oraz adekwatności W celu zapewnienia sprawności funkcjonowania ZSZ dokumentacja BHP może być publikowana na wewnętrznym serwerze spółki na zasadach określonych w pkt Nadzór nad dokumentacją techniczną W ramach świadczonych usług dotyczących zarządzania i nadzoru nad infrastrukturą Klienta, ENGIE Services Sp. z o.o. zarządza i administruje powierzoną dokumentacją Klienta Za zarządzanie dokumentacją powierzoną na obiekcie odpowiada osoba, której powierzono odpowiedzialności i uprawnienia w zakresie obsługi danego obiektu tj SM Zakres prowadzonych działań oraz sposób gromadzenia dokumentacji jest odmienny w odniesieniu do usług świadczonych w sposób ciągły (eksploatacja obiektu) oraz okresowy (periodyczny) tj.:

9 Strona 9 z Eksploatacja: - W trakcie startu projektu jeżeli zachodzi konieczność przejęcia przez ENGIE Services Sp. z o.o. istniejącej dokumentacji technicznej obiektu będącej własnością Klienta, zawsze następuje to w formie protokołu zdawczo odbiorczego zawierającego dokładny spis powierzonej dokumentacji. Protokół podpisywany jest obustronnie przez przedstawicieli stron. - W trakcie realizacji projektu dokumentacja techniczna obsługi obiektu, będąca własnością Klienta, przechowywana jest w pomieszczeniach obsługiwanego obiektu, będących własnością Klienta a oddanych w użytkowanie ENGIE Services Sp. z o.o. - Archiwizacja dokumentacji jest realizowana na życzenie Klienta i zgodnie z przyjętymi zasadami archiwizacji na obiekcie Klienta. - W trakcie zakończenia projektu przejęta dokumentacja będąca własnością Klienta jest zwracana Klientowi to w formie protokołu zdawczo odbiorczego zawierającego dokładny spis powierzonej dokumentacji Obiekty obsługiwane okresowo (periodyczne): - W trakcie startu projektu jeżeli zachodzi konieczność przejęcia przez ENGIE Services Sp. z o.o. istniejącej dokumentacji technicznej obiektu, zawsze następuje to w formie protokołu zdawczo odbiorczego zawierającego dokładny spis powierzonej dokumentacji. - W trakcie realizacji projektu dokumentacja techniczna obsługi obiektu, będąca własnością Klienta, przechowywana jest na terenie obiektu w wyznaczonych do tego pomieszczeniach będących własnością Klienta lub w pomieszczeniach użytkowanych przez ENGIE Services Sp. z o.o. poza terenem obsługiwanego obiektu. - W trakcie zakończenia projektu przejęta dokumentacja będąca własnością Klienta jest zwracana Klientowi to w formie protokołu zdawczo odbiorczego zawierającego dokładny spis powierzonej dokumentacji Niezależnie od modelu biznesowego świadczonej usługi sposób gromadzenia dokumentacji spełniać następujące zasady: - Dokumentacja będąca własnością Klienta przechowywana jest w pomieszczeniach gwarantujących jej bezpieczeństwo i kompletność zarówno od strony technicznej jak i pod względem ochrony zawartych informacji. - Dostęp do pomieszczeń mają tylko osoby upoważnione ze strony Klienta i ENGIE Services. Sp. z o.o. Pomieszczenia są zamykane na klucz a klucze są wydawane tylko osobom upoważnionym obu stron. - Dokumentacja przechowywana jest w szafach lub regałach, w segregatorach i opisywana w sposób umożliwiający łatwą identyfikację. - Dokumentacja przechowywana jest w oryginałach. Z zasady oryginały dokumentacji nie są wydawane na zewnątrz. W przypadku takiej konieczności wykonywana jest kopia dokumentu oraz protokół przekazania. Osoba odbierająca zobowiązana do potwierdzenia odbioru dokumentu na protokole. Protokół powinien zawierać informację o czasie na jaki dokumentacja zostaje wydana. Protokół jest dopinany do kopii dokumentu i umieszczany w miejsce oryginału.

10 Strona 10 z 15 - W przypadku konieczności zniszczenia dokumentu lub błędnie sporządzonego należy zadbać o odpowiednią technikę zniszczenia uniemożliwiającą odczytanie informacji chronionych przez osoby niepowołane np. użycie niszczarek biurowych. - Dokumentacja na każde wezwanie Klienta jest udostępniana organom administracyjnym, uprawnionym do jej kontroli i wglądu do informacji w niej zawartych lub innym podmiotom wskazanym przez Klienta. - Dokumentacja będąca własnością Klienta nie może być udostępniana bez jego zgody innym podmiotom, nie będących stroną umowy zawartej pomiędzy ENGIE Services Sp. z o.o. a Klientem W przypadku zniszczenia, zagubienia lub utraty dokumentacji będącej własnością Klienta, Site Manager odpowiedzialny za dany obiekt lub usługę zobowiązany jest poinformować o tym fakcie Projekt Managera oraz Klienta celem uzgodnienia dalszego sposobu postępowania W przypadku, gdy zasady postępowania z dokumentacją Klienta są specyficzne i uregulowane w zawartej z Klientem umowie wówczas mają zastosowanie jej zapisy Niezależnie od ww. uregulowań dokumentacja, w której zawarte są dane osobowe gromadzone są one i przetwarzane zgodnie z wymaganiami określonymi w Polityce Bezpieczeństwa Informacji (P-03/06) 6.8 Nadzór nad normami technicznymi Normy krajowe i branżowe nadzorowane są przez Pełnomocnika ds. ZSZ i EMAS, który zobowiązany jest do: - zakupu Norm na wniosek Kierowników komórek organizacyjnych, - ewidencjonowania Norm w Rejestrze Norm Technicznych (F-03/34) - okresowej weryfikacji statusu aktualności posiadanych norm, - publikacji norm na serwerze eengie, Normy publikowane na e-engie dostępne są dla osób posiadających dostęp do serwera. Z norm można korzystać tylko online w wersji elektronicznej dostępnej na serwerze. Zgodnie z uregulowaniami prawnymi dotyczącymi Państwowego Komitetu Normalizacyjnego, obowiązuje całkowity zakaz kopiowania tych norm. Wszystkie czynności zalogowanego Użytkownika są rejestrowanie na jego koncie, celem wyeliminowania możliwości jakiejkolwiek formy kopiowania! Pracownicy w ramach korzystania z norm technicznych dostępnych na e-engie zobowiązani są do bieżącego monitorowania ich aktualności Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS, niezależnie od uregulowań pkt prowadzi nadzór nad ich aktualnością, weryfikując ich status oraz uzupełniając zbiór norm. 6.9 Akty normatywne spółki Akty normatywne spółki obejmują Uchwały, Regulaminy, Zarządzenia Wewnętrzne i są nadzorowane przez Kierownika Działu Kadr wg wymagań Instrukcji Kancelaryjnej (IS-03/02).

11 6.10 Akty prawne i inne Strona 11 z Ze względu na charakter wymagań ZSZ sposób nadzoru nad aktami prawnymi jest odmienny dla poszczególnych grup aktów prawnych tj.: - akty prawne dotyczące spraw pracowniczo-kadrowych nadzoruje Kierownik Działu Kadr na podstawie dostępnych w firmie publikacji i/lub stron www, - akty prawne dotyczące spraw Księgowych nadzoruje Główny Księgowy na podstawie dostępnych publikacji i/lub stron www. - akty prawne dotyczące wyrobów/usług, wymagań ochrony środowiska, wymagań BHP nadzorowane są na zasadach określonych w pkt Niezależnie od ww. grup aktów prawnych nadzorem objęte są inne wymagania prawne w dziedzinie ochrony środowiska, w tym decyzje środowiskowe zgodnie z wymaganiami pkt niniejszej procedury, Akty prawne dotyczące ENGIE Services Sp. z o.o. wyspecyfikowane są w Rejestrze Aktów Prawnych (F-03/35) dla następujących grup: - akty prawne istotne z punku widzenia wymagań dotyczących wyrobów/usług, - akty prawne istotne z punku widzenia wymagań środowiskowych, - akty prawne istotne z punku widzenia BHP Wykaz ten wskazuje linki do strony internetowej z aktami prawnymi np. i musi zawierać co najmniej tytuł aktu prawnego, Wykaz aktów prawnych nadzorowany jest przez Pełnomocnika ds. ZSZ i EMAS, który współpracuje z Służbą BHP oraz PM/SM Kierownicy komórek organizacyjnych realizując obowiązki służbowe zobowiązani wdrażać na grunt organizacji działania wynikające z przepisów prawnych lub inicjują takowe działania. W przypadku wątpliwości dotyczących treści danego aktu prawnego pracownicy zasięgają opinii służb wewnętrznych (BHP, Ochrona Środowiska) lub inicjują potrzebę interpretacji przepisów przez wyspecjalizowaną Kancelarie Prawną Nadzorowanie decyzji środowiskowych i dokumentacji sprawozdawczej SPOŚ Dokumentacja administracyjna i sprawozdawcza SPOŚ obejmuje: - Dokumentację wnioskową o wydanie decyzji i pozwoleń środowiskowych, - Decyzje i pozwolenia środowiskowe np. PGON itp - Decyzje i wystąpienia organów kontrolnych tj. WIOŚ, PIOŚ, - Dokumentację ewidencyjną i sprawozdawczą SPOŚ np. Sprawozdania z gospodarki odpadami, Opłaty środowiskowe itp Dokumentacja administracyjna i sprawozdawcza nadzorowana jest przez Pełnomocnika ds. ZSZ i EMAS. Oryginały dokumentacji wnioskowej oraz wydanych decyzji podlegają rejestracji w Rejestrze Dokumentacji ZSZ (F-03/01a). Dokumentacja SPOŚ podlega weryfikacji, skatalogowaniu i jest przechowywana i udostępniana przez Pełnomocnika ds. ZSZ i EMAS osobą zainteresowanym, w tym jednostkom kontrolującym. Dla usprawnienia funkcjonowania ZSZ decyzje środowiskowe wydane dla ENGIE Services Sp. z o.o.

12 Strona 12 z 15 publikowane są na e-engie Nadzorowanie dokumentacji Klienta dotyczących ochrony środowiska Dokumentacja specyfikująca wymagania Klienta w obszarze ochrony środowiska dostarczana jest zwyczajowo w formie instrukcji, dobrych praktyk w zakresie ochrony środowiska itp. Powyższa dokumentacja pozyskiwana jest na etapie nawiązywania współpracy z Klientem przez Pracowników Marketingu, lub PM odpowiedzialnego za współpracę z danym Klientem/potencjalnym Klientem Dokumentacja Klienta specyfikująca wymagania Klienta w obszarze ochrony środowiska podawana jest weryfikacji na poziomie ofertowym i stanowi podstawę do: - przygotowania oferty handlowej, - realizacji obowiązków środowiskowych w związku z wykonywaniem czynności na terenie Klienta. - Auditów wewnętrznych realizowanych przez ENGIE Services Sp. z o.o. na obiekcie Klienta, dla którego określono dodatkowe wymagania środowiskowe Ww. dokumentacja, niezależnie od jej zachowywania przez PM odpowiedzialnego za realizację kontraktu, którego dotyczy przekazywana jest do Pełnomocnika ds. ZSZ i EMAS, który ewidencjonuje ją w Rejestrze Dokumentacji ZSZ (F-03/01a). Dla usprawnienia funkcjonowania ZSZ ww. dokumentacja publikowana jest na e-engie Opracowanie, nadzór i aktualizacja Deklaracji Środowiskowej Celem deklaracji środowiskowej jest dostarczenie społeczeństwu i innym zainteresowanym stronom informacji środowiskowej dotyczącej wpływu na środowisko i efektów działalności środowiskowej oraz ciągłego doskonalenia działalności środowiskowej organizacji Pełnomocnik ds. ZSZ i EMAS przed pierwszą rejestracja w systemie EMAS sporządza informacje środowiskową, która po zatwierdzeniu przez Prezesa Zarządu przedkładana jest Weryfikatorowi Środowiskowemu EMAS, celem weryfikacji i zatwierdzenia Deklaracja Środowiskowa zawiera: - jasny i jednoznaczny opis organizacji i streszczenie dotyczące jej działalności, produktów i usług oraz jej związków ze wszelkimi organizacjami macierzystymi, w stosownych przypadkach; - politykę środowiskową i krótki opis systemu zarządzania środowiskowego organizacji; - opis wszystkich znaczących bezpośrednich i pośrednich aspektów środowiskowych, powodujących znaczący wpływ organizacji na środowisko, oraz wyjaśnienia dotyczące charakteru wpływu w odniesieniu do tych aspektów, - opis celów i zadań środowiskowych, w odniesieniu do znaczących aspektów środowiskowych i wpływu na środowisko; - streszczenie dostępnych danych dotyczących efektów działalności środowiskowej organizacji w porównaniu z jej celami i zadaniami środowiskowymi, w odniesieniu do znaczącego wpływu organizacji na środowisko. Sprawozdawczość obejmuje główne wskaźniki i inne istniejące wskaźniki efektywności środowiskowej,

13 Strona 13 z 15 - inne elementy dotyczące efektów działalności środowiskowej, w tym efektywność w świetle przepisów prawnych w odniesieniu do znaczącego wpływu na środowisko; - odniesienie do mających zastosowanie wymagań prawnych dotyczących środowiska; - wykaz osób uprawnionych do reprezentowania na zewnątrz ENGIE Services Sp. z o.o., w sprawach dotyczących standardu EMAS wraz ze wskazaniem danych teleadresowych, - zasady publikacji na zewnątrz deklaracji środowiskowej wraz ze wskazaniem daty kolejnej jej aktualizacji, - nazwisko i numer akredytacji lub licencji weryfikatora środowiskowego oraz datę walidacji Po zatwierdzeniu Deklaracji Środowiskowej przez Weryfikatora Środowiskowego EMAS, informacja ta jest przedstawiana właściwemu organowi administracji publicznej (Generalna Dyrekcja Ochrony Środowiska), a następnie udostępniona jest opinii publicznej, zgodnie z wymaganiami określonymi w procedurze P-01/01 Komunikacja, Kompetencje i Szkolenia Personelu Pełnomocnik ds. SZŚ i EMAS zobowiązany jest do corocznego uaktualnienia Deklaracji Środowiskowej i zapewnia jej zatwierdzenie przez Weryfikatora Środowiskowego EMAS Po zatwierdzeniu przez Weryfikatora Środowiskowego EMAS, zmiany są także przedstawiane właściwemu organowi administracji publicznej (Generalna Dyrekcja Ochrony Środowiska) i udostępniane opinii publicznej Nadzorowanie zapisów Za zapis uznaje się dokument, w którym przedstawiono uzyskane wyniki lub dowody przeprowadzonych działań, w celu potwierdzenia zgodności z wymaganiami oraz dostarczenia dowodów skuteczności funkcjonowania ZSZ Zasady tworzenia poszczególnych zapisów dotyczących ZSZ regulują między innymi postanowienia funkcjonującej dokumentacji ZSZ, w tym wymagania Procedur ZSZ, Instrukcji Systemowych oraz pozostałych dokumentów pochodzących z zewnątrz np. akty prawne, decyzje i pozwolenia środowiskowe itp Dla ułatwienia funkcjonowania ZSZ, zapisy sporządzane są na odpowiednich formularzach (wzorach), przyjętych i udostępnionych wraz z dokumentacją ZSZ, jeśli takowe wzory zostały opracowane. W pozostałych przypadkach tworzone są w innej formie (np. na formularzach wynikających z aktów prawnych) lub w formie zapewniającej jednoznaczność zapisu Dla zapewnienia jednolitej formy wzorów formularzy/rejestrów przyjęto, że szablon wzorcowy (wskazujący formę graficzną i układ) stanowi wydanie 1 danego formularza/rejestru Wszystkie zapisy muszą być zawsze czytelne, łatwe do zidentyfikowania i odszukania. Zapisy nie podlegają jakimkolwiek zmianom Identyfikacja zapisów prowadzona jest w oparciu o: - wykaz formularzy będący częścią Rejestru Dokumentów ZSZ (F-03/01a), - nazwę zapisu (np. tytuł formularza, rejestru, nazwę protokołu),

14 Strona 14 z 15 - symbol formularza zgodnie z przyjętą nomenklaturą (dla zapisów wewnętrznych), - nr wydania formularza, - datę sporządzenia zapisu oraz podpis osoby sporządzającej zapis Przechowywanie i archiwizacja dokumentacji/zapisów Dokumentacja i zapisy, po ich sporządzeniu, przechowywane są w komórkach organizacyjnych, w których zostały sporządzone w taki sposób, aby zapewnić: - dostępność, czytelność i identyfikację, - łatwość wyszukania (poprzez ich chronologiczne gromadzenie), - zabezpieczenie przed utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem Dokumentacja i zapisy przechowywane są w opisanych segregatorach i/lub w formie zapisu elektronicznego na dyskach komputerów/serwera Dokumentacja i zapisy dotyczące ZSZ, a pochodzące spoza firmy (zewnętrzne), kierowane są do zainteresowanych osób, które decydują o sposobie ich wykorzystania i przechowywania Kierownik komórki organizacyjnej uwzględniając wewnętrzne potrzeby działu, interes gospodarczy spółki oraz obowiązujące wymagania prawne zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji/zapisów przez określony czas. Kluczowe rodzaje dokumentów oraz okres ich przechowywania określono w załączniku nr 1 do niniejszej procedury Archiwizacja danych gromadzonych w wersji elektronicznej podlega cyklicznemu kopiowaniu w ramach procedury Back-up wykonywanej na zasadach określonych w Instrukcji Zarządzania Sprzętem, Oprogramowaniem i Danymi IT (IS-03/03). 7. Wykaz dokumentów związanych - Zarządzanie Ryzykiem Zawodowym oraz Organizowanie Prac i Działań Związanych ze Znaczącymi Zagrożeniami BHP (P-03/07), - Instrukcja: Przygotowanie, Archiwizowanie i Brakowanie Dokumentów (IS-03/01), - Instrukcja Kancelaryjna (IS-03/02), - Instrukcja Zarządzania Sprzętem, Oprogramowaniem i Danymi IT, (IS-03/03). 8. Wykaz zapisów Zapisy powstające wg niniejszej procedury: - Rejestr Dokumentów ZSZ (F-03/01a), - Rejestr Umów (F-03/28), - Rejestr Ogólnych Instrukcji BHP (F-03/41), - Rejestr Norm Technicznych (F-03/34), - Rejestr Aktów Prawnych (F-03/35). 9. Załączniki - Załącznik nr 1: Wykaz Dokumentacji Podlegającej Archiwizacji w ENGIE Services Sp. z o.o.

15 10. Historia zmian Strona 15 z 15 Wydanie Data wydania Wprowadzona zmiana Kto opracował I/ Nowy dokument Bożena Puss II/ III/ IV/ V/ Nowe wydanie wynikające z wdrożenia SZŚ wg EN ISO 14001/EMAS i jego integracji z obowiązującym systemem jakości. Nowe wydanie wynikające z wdrożenia SZBHP wg PN-N i jego integracji z obowiązującym systemem jakości, zmiana nazwy spółki na ENGIE Services Sp. z o.o. Nowe wydanie wynikające z nowelizacji norm PN-EN ISO 9001:2015, PN-EN ISO 14001:2015 oraz zmian w rozporządzeniu EMAS Aktualizacja wymagań dotyczących archiwizacji dokumentacji i zapisów Bożena Puss Bożena Puss Bożena Puss Bożena Puss