Miejskie Przedsiębiorstwo Oczyszczania Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w Lubinie

Transkrypt

1 Miejskie Przedsiębiorstwo Oczyszczania Spółka Opis Systemu Zarządzania Jakością i Środowiskiem według wymagań norm ISO 9001:2008 oraz ISO 14001:2004. Opracował: Sprawdził: Zatwierdził: Główny Specjalista ds. Systemów Zarządzania Bogusława Potocka-Zdrzalik Prezes Zarządu MPO Sp. z o.o. w Lubinie Edward Siwak Data: r. Data: r. Wydanie: 4 Dokument jest własnością MPO Sp. z o.o. w Lubinie. Zastrzega się wszelkie prawa do niniejszego dokumentu i zawartych w nim informacji. Kopiowanie przez osoby do tego nieupoważnione jest zabronione. Strona 1 z 27

2 Miejskie Przedsiębiorstwo Oczyszczania Spółka KARTA ZMIAN W KSIĘDZE ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA Nr zmiany Data wprowadzenia zmiany Określenie zmiany (uwagi) Podpis zatwierdzającego zmianę Strona 2 z 27

3 SPIS TREŚCI: 0.1. INFORMACJE O KSIĘDZE ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ROZDZIELNIK KSIĘGI ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA PRZEDSTAWIENIE PRZEDSIĘBIORSTWA MPO SP. Z O.O ANALIZA SYSTEMU PROCESOWEGO ZAKRES ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA WRAZ Z WYŁĄCZENIAMI NORMY PRZYWOŁANE TERMINY I DEFINICJE ZINTEGROWANY SYSTEM ZARZĄDZANIA WYMAGANIA OGÓLNE WYMAGANIA DOTYCZĄCE DOKUMENTACJI ZSZ ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA ZAANGAŻOWANIE KIEROWNICTWA ORIENTACJA NA KLIENTA ORAZ OCHRONĘ ŚRODOWISKA POLITYKA JAKOŚCI I ŚRODOWISKA PLANOWANIE ODPOWIEDZIALNOŚĆ, UPRAWNIENIA I KOMUNIKACJA PRZEGLĄD ZARZĄDZANIA ZARZĄDZANIE ZASOBAMI ZAPEWNIENIE ZASOBÓW ZASOBY LUDZKIE INFRASTRUKTURA ŚRODOWISKO PRACY REALIZACJA WYROBÓW PLANOWANIE REALIZACJI PROCESY ZWIĄZANE Z KLIENTEM PROJEKTOWANIE I ROZWÓJ ZAKUPY POMIARY, ANALIZA I DOSKONALENIE POSTANOWIENIA OGÓLNE MONITOROWANIE I POMIARY POSTĘPOWANIE Z NIEZGODNOŚCIAMI ANALIZA DANYCH DOSKONALENIE DOKUMENTACJA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA ZAŁĄCZNIKI Strona 3 z 27

4 0.1. INFORMACJE O KSIĘDZE ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA Celem Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania jest ujęcie w jednym opracowaniu podziału odpowiedzialności, uprawnień i wzajemnych powiązań zasobów, procesów i działań jak również zasobów niezbędnych do zarządzania jakością i środowiskiem. Księga zawiera Politykę Jakości i Środowiska MPO Sp. z o.o. oraz podstawowe informacje o firmie. Przestrzeganie zasad zawartych w Księdze obowiązuje pracowników wszystkich komórek organizacyjnych MPO Sp. z o.o. w Lubinie. Odpowiedzialnym za opracowanie, wydanie, aktualizację i rozdzielnictwo Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania jest Główny Specjalista ds. Systemów Zarządzania. Rozróżnia się dwa rodzaje kopii Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania: aktualizowane, przeznaczone do użytku wewnętrznego, opieczętowane na każdej stronie: EGZEMPLARZ AKTUALIZOWANY ; informacyjne (nie aktualizowane), przeznaczone dla użytkowników zewnętrznych, opieczętowane dla odróżnienia na każdej stronie - "EGZEMPLARZ INFORMACYJNY". Każda wydana kopia (aktualizowana i informacyjna) jest znakowana pieczątką "EGZEMPLARZ AKTUALIZOWANY, EGZEMPLARZ INFORMACYJNY", a ewidencję wydanych kopii prowadzi Główny Specjalista ds. Systemów Zarządzania. Adresat otrzymujący Księgę ZSZ lub jej kolejną zmianę musi w momencie otrzymania potwierdzić otrzymanie podpisem i datą oraz zwrócić unieważnioną kopię Księgi lub jej poszczególne strony, w zależności od tego, jaki sposób zastosowano zmiany. Zwrot następuje również w przypadku zmiany stanowiska lub odejścia ze Spółki. W egzemplarzu archiwalnym są przechowywane wszystkie kolejne zmiany w jednym egzemplarzu. Księga jest przeglądana przez Głównego Specjalistę ds. Systemów Zarządzania, co najmniej raz w roku w zakresie aktualności treści ROZDZIELNIK KSIĘGI ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA Rozdzielnik składa się z egzemplarzy przeznaczonych tylko i wyłącznie do odbioru przez użytkowników wewnętrznych egzemplarze aktualizowane oraz egzemplarza wzorcowego informacyjny, który może być w szczególnych przypadkach dystrybuowany również na zewnątrz Spółki (za zgodą Prezesa Zarządu lub Głównego Specjalisty ds. Systemów Zarządzania). Egzemplarze informacyjne nie podlegają aktualizacji i opieczętowane są napisem EGZEMPLARZ INFORMACYJNY. Egzemplarz informacyjny nie posiada oznakowania numerycznego. Pozostałe egzemplarze są aktualizowane (nadzorowane). Strona 4 z 27

5 Miejskie Przedsiębiorstwo Oczyszczania Spółka 0.3. PRZEDSTAWIENIE PRZEDSIĘBIORSTWA MPO SP. Z O.O. Miejskie Przedsiębiorstwo Oczyszczania Spółka Lubin ul. Rynek 28 tel. (76) fax (76) NIP: mpo@mpo.lubin.pl internet: http;// Historia Spółki Od maja 1945 r. działalnością komunalną w Lubinie zajmował się Wydział Gospodarki Komunalnej przy Zakładzie Miejskim. W 1949 r. utworzono Zakład Gospodarki Komunalnej, a w 1957 r. na bazie tego Zakładu, Miejskie Przedsiębiorstwo Gospodarki Komunalnej. W 1973 r. nastąpiła regionalizacja służb komunalnych i w dniu 1 stycznia 1974 r. powstało Powiatowe Przedsiębiorstwo Komunalne i Mieszkaniowe, obejmujące swym zasięgiem miasta Polkowice, Chocianów i Ścinawę oraz miejscowości wiejskie Rudna i Chobienię. W wyniku kolejnej regionalizacji z dniem 1 stycznia 1975 r. powstało Lubińskie Przedsiębiorstwo Komunalne, które działalność swoją prowadziło do dnia likwidacji, tj. do r. W wyniku dokonanych przemian gospodarczych z przedsiębiorstwa państwowego jakim było LPK, na podstawie art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 10 maja 1990 r. (przepisy wprowadzające ustawę o samorządzie terytorialnym i ustawę o pracownikach samorządowych), utworzono między innymi n/w podmioty gospodarcze i jednostki budżetowe: Miejskie Przedsiębiorstwo Oczyszczania Składowania i Przeróbki Odpadów Stałych Spółka z o.o., Miejskie Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Spółka z o.o., Zakład Gospodarki Mieszkaniowej., Zarząd Cmentarzy Komunalnych. Dalszy etap reorganizacji polegał na utworzeniu na bazie jednej z komórek organizacyjnych Miejskiego Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji, zwanej Zakładem Oczyszczania Miasta Spółkę MPO. Spółkę utworzono Uchwałą Nr XXVII/119/95 Rady Miejskiej z dnia 29 grudnia 1995r. w sprawie utworzenia Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością pod nazwą Miejskie Przedsiębiorstwo Oczyszczania w Lubinie. Umowa Spółki została zawarta w dniu r. Postanowieniem Sądu Rejonowego Wydział V Gospodarczy w Legnicy z dnia r. Spółka została wpisana do Rejestru Handlowego pod numerem RHB Miejskie Przedsiębiorstwo Oczyszczania Spółka z o.o. rozpoczęła działalność w dniu r. Dnia r. decyzją Sądu Rejonowego dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, Spółka została wpisana do KRS pod numerem W dniu r. Strona 5 z 27

6 Miejskie Przedsiębiorstwo Oczyszczania Spółka Udziały w Spółce będące w posiadaniu Miejskiego Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji Spółka z o.o. w Lubinie zostały objęte przez Miejskie Przedsiębiorstwo Gospodarki Odpadami MUNDO Spółka z o.o. w Lubinie. Dnia 1 lipca 2004 r. Zgromadzenie Wspólników MPO Sp. z o.o. w Lubinie na Nadzwyczajnym posiedzeniu wyraziło zgodę na przystąpienie MPO do Spółki MUNDO-RECYKLING Spółka z o.o. (Uchwała Nr 17/2004 z dnia r.), w wyniku czego wraz ze Spółką MUNDO stała się ona współudziałowcem i objęła w kapitale zakładowym MUNDO-RECYKLING udziały w wysokości 47,5%. MPO Spółka z o.o. poprzez swój udział w MUNDO-RECYKLING wspierało przedsięwzięcia na rzecz rozwoju tej firmy oraz brało czynny udział w akcji edukacyjnej dotyczącej właściwej gospodarki odpadami komunalnymi. W dniu 24 marca 2006 r. MPGO MUNDO Spółka z o.o. w Lubinie złożyło wniosek o wykup udziałów MPO w Spółce MUNDO-RECYKLING. Zarząd MPO po analizie wniosku powyższą sprzedaż zaakceptował i w dniu r. uzyskał na nią aprobatę Rady Nadzorczej. Po otrzymaniu zgody Nadzwyczajnego Zgromadzenia Wspólników MPO Spółka z o.o. na wystąpienie MPO z MUNDO-RECYKLING (Uchwała Nr 1/2006 z dnia r.) Zarząd sprzedał udziały w wyniku czego MPO wystąpiło ze Spółki MUNDO- RECYKLING. Do dnia r. wspólnikami MPO Sp. z o.o. udziałowcami byli: Gmina Miejska Lubin, MUNDO Miejskie Przedsiębiorstwo Gospodarki Odpadami Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ( MUNDO Sp. z o.o.) w Lubinie. Uchwałą z dnia 26 lutego 2013 r. Nadzwyczajne Zgromadzenie Wspólników wyraziło zgodę MPGO MUNDO Sp. z o.o. na zbycie udziałów MPO Sp. z o.o. na rzecz drugiego Wspólnika, tj. Gminy Miejskiej Lubin. Z dniem tym Gmina Miejska Lubin objęła 100 % udziałów w kapitale zakładowym Spółki. Od dnia 1 stycznia 2014 r. jedynym udziałowcem MPO Sp. z o.o. jest Gmina Miejska Lubin. Wykonywane usługi: wywóz odpadów komunalnych i deponowanie ich na składowisku, prowadzenie selektywna zbiórka odpadów, odbiór i przekazywanie do utylizacji odpadów medycznych i weterynaryjnych, wynajem pojemników i kontenerów na odpady, letnie i zimowe utrzymanie ulic, chodników, pasów drogowych, parkingów, placów i innych terenów, obsługa porządkowa i sanitarna imprez, nadzór nad zarządzaniem i administrowaniem Cmentarzami Komunalnymi. Strona 6 z 27

7 Miejskie Przedsiębiorstwo Oczyszczania Spółka Status prawny Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Podstawowe uregulowania prawne dotyczące Spółki: Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks Spółek Handlowych (Dz. U. z 2000 r. Nr 94, poz z późn. zm.), Ustawa o utrzymaniu czystości i porządku w gminach. (Dz. U. z 1996 r. Nr 132, poz. 622 z późn. zm.), Regulaminu utrzymania czystości i porządku na terenie Gminy Miejskiej Lubinie. Podstawowe wewnętrzne uregulowania prawne: Umowy Spółki, Regulamin Organizacyjny Spółki, inne przepisy prawa. Strona 7 z 27

8 1. ANALIZA SYSTEMU PROCESOWEGO Niniejsza Księga Zintegrowanego Systemu Zarządzania odzwierciedla przyjęte podejście procesowe do zarządzania jakością i środowiskiem w MPO Sp. z o.o. w Lubinie. Celem skutecznego funkcjonowania zostały zidentyfikowane poszczególne procesy (w tym również te realizowane na zewnątrz) i ich wzajemne powiązania oraz oddziaływania w ramach prowadzonej działalności Firmy. Ustalone procesy i działania realizowane przez poszczególne komórki zostały podzielone na grupy: Procesy zarządzania procesy kierowania Organizacją Procesy główne są dla Firmy strategicznie ważne i w sposób istotny przyczyniają się do sukcesu ekonomicznego. Procesy wspomagające tworzą warunki do realizacji procesów zarządzania i głównych. Poszczególne zidentyfikowane procesy oraz ich wzajemne zależności i powiązania zostały przedstawione Załączniku nr 1 Procesy ZSZ do niniejszej Księgi ZSZ. Poszczególne procesy oraz ich elementy zostały scharakteryzowane w dalszych rozdziałach Księgi ZSZ. Przebieg procesów głównych oraz ich charakterystykę przedstawiono w formie Planów Przebiegów Procesów Głównych stanowiących integralną część niniejszej Księgi ZSZ ZAKRES ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA WRAZ Z WYŁĄCZENIAMI. System Zarządzania jakością i środowiskiem zgodny z wymaganiami międzynarodowych norm ISO 9001:2008 oraz ISO 14001:2004 obejmuje całą działalność przedsiębiorstwa przedstawiona w jego opisie w pkt z wyjątkiem Cmentarzy Komunalnych. W związku z tym ZSZ obejmuje komórki organizacyjne (wszystkich pracowników) przedstawione w Schemacie Organizacyjnym Spółki, z wyjątkiem Działu Cmentarzy Komunalnych. Zakres certyfikacji Zintegrowanego Systemu Zarządzania: - usługi wywozu odpadów komunalnych i deponowanie ich na składowisku, - prowadzenia selektywnej zbiórki odpadów, - odbioru i przekazanie do utylizacji odpadów medycznych i weterynaryjnych, - usług letniego i zimowego utrzymania ulic, chodników, pasów drogowych, parkingów, placów i innych terenów, - obsługi porządkowej i sanitarnej imprez, - wynajmu pojemników i kontenerów na odpady. Strona 8 z 27

9 Zastosowano następujące wyłączenia za względu na charakter organizacji: p Projektowanie i rozwój Firma MPO Spółka z o.o., jako podmiot specjalizujący się w usługach wywozu odpadów i oczyszczaniu realizuje usługi zgodnie z jednoznacznie wyspecyfikowanymi wymaganiami Klienta oraz przepisów prawa i innych bez potrzeby przeprowadzania projektowania realizacji tych usług. Realizowane usługi są planowane zgodnie z wymaganiami przedstawionymi w pkt. 7.1 normy ISO 9001:2008 p Walidacja procesów produkcji i dostarczania usługi Procesy usługowe realizowane przez Organizację są w pełni weryfikowane w drodze realizowanych pomiarów i monitorowania. 2. NORMY PRZYWOŁANE ISO 9001:2008 Systemy Zarządzania Jakością Wymagania. ISO 9000:2005 Systemy Zarządzania Jakością podstawy i terminologia. ISO 14001:2004 Systemy Zarządzania środowiskowego. Wymagania i wytyczne stosowania. 3. TERMINY I DEFINICJE Pozostałe definicje i terminy przedstawiono w normach przywołanych w punkcie 2 oraz w odpowiednio tematycznie, procedurach postępowania (w punkcie 3). 4. ZINTEGROWANY SYSTEM ZARZĄDZANIA 4.1. WYMAGANIA OGÓLNE. W celu wdrożenia i utrzymania Zintegrowanego Systemu Zarządzania: zidentyfikowano procesy występujące w Spółce (Załącznik nr 1 do Księgi ZSZ), określono ich wzajemne powiązania i oddziaływania (Załącznik nr 1 do Księgi ZSZ), określono kryteria ich przebiegu i nadzorowania (Planów Przebiegów Procesów Głównych, procedury, instrukcje stanowskowe i pracy), zapewniono dostępność zasobów i informacji niezbędnych do wspomagania przebiegu procesów, jak i ich nadzorowania, wprowadzono monitorowanie, pomiary (tam gdzie ma to zastosowanie) oraz analizę zidentyfikowanych procesów, wprowadzane są działania dla osiągnięcia zaplanowanych wyników oraz ciągłego doskonalenia procesów. Strona 9 z 27

10 Procesy realizowane na zewnątrz (utrzymanie infrastruktury) są nadzorowane zgodnie z wymaganiami niniejszej normy przez odpowiedzialnych za poszczególne obszary. Nadzór ten jest zapewniony poprzez odpowiedni dobór dostawców, przedstawienie w informacji odnośnie zakupów (umowa /zlecenie) istotnych wymagań odnośnie sposobu realizacji usługi oraz weryfikacji dostaw zgodnie z obowiązującymi regulacjami systemowymi (pkt. 7.4) WYMAGANIA DOTYCZĄCE DOKUMENTACJI ZSZ Postanowienia ogólne. Strukturę i zakres dokumentacji ZSZ przedstawia poniższe zestawienie. Dokumenty Opis Dokumenty zarządzania strategicznego Umowy Spółki, Regulamin Organizacyjny Przepisy prawa i inne Polityka jakości i środowiska, cele Księga Zintegrowanego Systemu Zarządzania Procedury postępowania Plany Przebiegów Procesów Głównych Opis systemu zgodnie z ustaloną polityką i celami oraz zastosowanymi normami. Procedury wymagane przez normy ISO 9001:2008 i ISO 14001:2004 oraz te niezbędne Organizacji do zapewnienia skutecznego planowania, przebiegu i nadzorowania jej procesów i działań. Zarządzenia (wewnętrzne akty normatywne), instrukcje robocze, formularze, itp. Szczegółowe dokumenty operacyjne. Zapisy jakości, środowiskowe i inne Dokumenty potwierdzające wykonanie działań lub spełnienie wymagań (rejestrowanie wyników działań i procesów). Strona 10 z 27

11 Miejskie Przedsiębiorstwo Oczyszczania Spółka Księga Zintegrowanego Systemu Zarządzania (KZSZ). Opracowana Księga ZSZ zawiera: zakres Systemów Zarządzania wraz z wyłaczeniami i ich uzasadnieniem (pkt. 1.1), udokumentowane Plany Przebiegów Procesów Głównych, procedury ZSZ lub powołanie się na nie (pkt. 9 KZSZ), opis wzajemnego oddziaływania między procesami ZSZ (Załącznik nr 1 do KZSZ), Politykę Jakości i Środowiska (Załacznik nr 3 do KZSZ), sposób organizacji KZSZ oraz ogólne reguły jej nadzoru. Odpowiedzialny za opracowanie i nadzór: Główny Specjalista ds. Systemów Zarządzania Nadzór nad dokumentami. W celu zapewnienia odpowiedniego nadzoru nad dokumentacją występującą w firmie została opracowana, wdrożona i jest utrzymywana procedura P01 Nadzorowanie dokumentacji i zapisów. Odpowiedzialny za nadzór: Główny Specjalista ds. Systemów Zarządzania Nadzór nad zapisami. W celu zapewnienia odpowiedniego nadzoru nad zapisami (zapisy są specjalnym rodzajem dokumentu) w Organizacji została opracowana, wdrożona i jest utrzymywana procedura P01 Nadzorowanie dokumentacji i zapisów. Odpowiedzialny za nadzór: Główny Specjalista ds. Systemów Zarządzania Nadzór nad wymaganiami prawnymi. Za nadzorowanie przepisów prawa i innych dotyczących działalności firmy odpowiedzialny jest Radca Prawny, który na bieżąco monitoruje zmiany w tym zakresie. W przypadku publikacji nowych przepisów lub wprowadzenia zmian przekazuje wszystkim zainteresowanym stosowne informacje (w formie za potwierdzeniem odbioru). W przypadku potrzeby odpowiedzialni za poszczególne obszary przekładają wymagania zawarte w nowych /zmienionych przepisach na regulacje wewnętrzne (procedury, instrukcje, zarządzenia, regulaminy). Należy zwrócić uwagę na fakt, że treść aktów prawnych i innych, która ma wpływ na realizowane na danym stanowisku działania była dostępna dla osoby piastującej dane stanowisko). Nadzorowanie przepisów prawa Ochrony Środowiska i innych przepisów do których przestrzegania Organizacja jest zobowiązana. Ocena zgodności. Za nadzorowanie aktualności przepisów prawa i innych do których przestrzegania Organizacja jest zobowiązana w zakresie ochrony środowiska (decyzje, pozwolenia, umowy itp.) odpowiedzialni są: Strona 11 z 27

12 Radca Prawny w zakresie przepisów prawa (informacje o nowych przepisach lub zmianach są przekazywane do Kierownika Wydziału Realizacji Usług), Kierownik Wydziału Realizacji Usług w zakresie przepisów i wymagań wynikających między innymi z zawartych umów, przyznanych decyzji, pozwoleń itp. Kierownika Wydziału Realizacji Usług jest odpowiedzialny za rejestrację oraz bieżącą aktualizację, wszystkich mających zastosowanie przepisów w F04 Obowiązki w zakresie Prawa Środowiskowego. Istotne informacje, jaki winny się znaleźć na stanowiskach pracy wynikające z przepisów prawa i innych do których przestrzegania Organizacja jest zobowiązana są przekazywane w formie: zarządzeń lub instrukcji operacyjnych. Dodatkowo obowiązki jakie wynikają dla pracowników z przestrzegania niniejszych przepisów są im przekazywane w formie szkoleń przez odpowiedzialnego za dany obszar (patrz pkt.6.2 niniejszej KZSZ). Okresowo (co najmniej raz w roku przed przeglądem Zintegrowanego Systemu Zarządzania przez kierownictwo podsumowującym dany rok patrz pkt. 5.6 niniejszej księgi) Kierownik Wydziału Realizacji Usług przeprowadza ocenę zgodności z obowiązującymi przepisami prawa Ochrony Środowiska oraz innymi do których przestrzegania Organizacja jest zobowiązana. Zapisy z przeprowadzonej oceny zgodności prowadzone są na F04 Obowiązki w Zakresie Prawa Środowiskowego i stanowią dane wejściowe na przegląd ZSZ przez kierownictwo (patrz: P02 Przegląd Zintegrowanego Systemu Zarządzania). Ocena zgodności może być zrealizowana we własnym zakresie bądź zlecona na zewnątrz. 5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ KIEROWNICTWA 5.1. ZAANGAŻOWANIE KIEROWNICTWA. Kierownictwo Organizacji przyjęło pełną odpowiedzialność za ustalenie, wdrożenie, rozwój i ciągłe doskonalenie skuteczności Zintegrowanego Systemu Zarządzania, które przejawia się poprzez: zaangażowanie w działania na rzecz jakości i ekologii, zorganizowanie i prowadzenie komunikacji odnośnie znaczenia spełniania wymagań klienta, oraz wymagań zewnętrznych i wewnętrznych odnośnie ochrony środowiska, w tym również wymagań prawnych i innych regulacji, ustanowienie polityki, celów i zadań jakościowych i środowiskowych, okresowe przeprowadzanie przeglądów ZSZ, zapewnienie niezbędnych zasobów. Strona 12 z 27

13 5.2. ORIENTACJA NA KLIENTA ORAZ OCHRONĘ ŚRODOWISKA. Polityka MPO Sp. z o.o. jest ukierunkowana na pełne osiąganie satysfakcji swoich Klientów oraz minimalizację negatywnego wpływu na środowisko. Sposoby identyfikacji wymagań Klientów, komunikacji z nimi oraz analizy danych dla zwiększenia zadowolenia Klienta są udokumentowane w obowiązujących Planach Przebiegów oraz procedurach opisujących procesy. Odpowiedzialny: Prezes Zarządu. Procesów Głównych W Organizacji są identyfikowane, oceniane, rejestrowane oraz aktualizowane informacje odnośnie aspektów środowiskowych. Regulacje odnośnie tych działań zostały przedstawione w procedurze postępowania P08 Aspekty Środowiskowe. Odpowiedzialny za nadzór: Kierownik Wydziału Realizacji Usług POLITYKA JAKOŚCI I ŚRODOWISKA. Odpowiedzialny za opracowanie, zakomunikowanie, zrozumienie w całej Organizacji, upublicznienie oraz przegląd Polityki pod względem jej ciągłej przydatności (patrz pkt. 5.6) jest Prezes Zarządu. Polityka Jakości i Środowiska MPO Sp. z o.o. została przedstawione w Załączniku nr 2 do niniejszej KZSZ PLANOWANIE Cele i zadania. Cele strategiczne i zadania Organizacji wynikają z przyjętej Polityki Jakości i Środowiska. Na jej podstawie podczas okresowych przeglądów ZSZ przez kierownictwo określane są mierzalne cele operacyjne dla poszczególnych szczebli organizacyjnych. Ich realizacja podlega okresowej analizie (patrz procedura P02 Przegląd Zintegrowanego Systemu Zarządzania). Wyniki analizy służą do określania działań naprawczych oraz ewentualnych działań korygujących. Odpowiedzialny: Prezes Zarządu Planowanie Zintegrowanego Systemu Zarządzania. Budowa Zintegrowanego Systemu Zarządzania jest oparta na podejściu procesowym. W celu spełnienia określonych wymagań dotyczących zarządzania, zostały zidentyfikowane procesy, zasoby dla ich realizacji oraz metody dla ciągłego doskonalenia, osiągania celów oraz realizacji zadań i programów. Dane wyjściowe z planowania są udokumentowane, w formie wynikającej z opisu zidentyfikowanych procesów. Najwyższe kierownictwo podczas planowania i wdrażania zmian w systemie zarządzania jest odpowiedzialne za zapewnienie integralności ZSZ. Strona 13 z 27

14 5.5. ODPOWIEDZIALNOŚĆ, UPRAWNIENIA I KOMUNIKACJA Odpowiedzialność i uprawnienia. Zależności funkcyjne pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi przedstawiono w Schemacie organizacyjnym MPO Sp. z o.o. Właścicieli poszczególnych zidentyfikowanych procesów przedstawiono w Załączniku nr 1 niniejszej KZSZ (Procesy). Odpowiedzialność i uprawnienia poszczególnych funkcji są określone i zakomunikowane w Organizacji. Przedstawione zostały one w: zakresach odpowiedzialności i uprawnień, odpowiedzialny (Karty stanowisk pracy) odpowiedzialny: Dział Organizacji i Kadr, dokumentacji systemowej (niniejsza KZSZ, Plany Przebiegu Procesów Głównych, procedury, instrukcje), odpowiedzialni: właściciele poszczególnych procesów Przedstawiciel kierownictwa. Prezes Zarządu wyznaczył swojego przedstawiciela odpowiedzialnego za wdrożenie, nadzorowanie i doskonalenie Zintegrowanego Systemu Zarządzania Głównego Specjalistę ds. Systemów Zarządzania. Został dla niego zdefiniowany szczegółowy zakres kompetencji, odpowiedzialności i uprawnień. Głównego Specjalistę ds. Systemów Zarządzania w zakresie nadzoru nad systemem środowiskowym wspiera Kierownik Wydziału Realizacji Usług. Również dla niego został zdefiniowany odpowiedni zakres odpowiedzialności i uprawnień Komunikacja. Właściwe procesy komunikacyjne zostały określone w dokumentacji opisującej ZSZ. Informacje dotyczące skuteczności ZSZ są przekazywane przez Głównego Specjalistę ds. Systemów Zarządzania pracownikom Spółki podczas spotkań, szkoleń i instruktarzy oraz w formie udokumentowanej ( , ogłoszenia, sieć informatyczna). Komunikacja zewnętrzna odnośnie aspektów znaczących. Decyzja odnośnie komunikowania bądź nie komunikowania na zewnątrz Organizacji informacji o znaczących aspektach środowiskowych jest podejmowana rok rocznie przez Prezesa Zarządu, Kierownika Wydziału Realizacji Usług oraz Głównego Specjalistę ds. Systemów Zarządzania w trakcie przeglądu Zintegrowanego Systemu Zarządzania. Powyższe decyzje nie dotyczą informacji, których obowiązek komunikowania na zewnątrz (urzędy) wynika z przepisów prawa. Kierownik Wydziału Realizacji Usług prowadzi niezbędną w tym zakresie dokumentację i udziela odpowiedzi w procesie komunikowania się z zewnętrznymi stronami zainteresowanymi. Strona 14 z 27

15 5.6. PRZEGLĄD ZARZĄDZANIA. Sposób przeprowadzania przeglądów Zintegrowanego Systemu Zarządzania przez kierownictwo, obszary, których mają one dotyczyć oraz odpowiedzialnych za poszczególne działania przedstawiono w procedurze P02 Przegląd Zintegrowanego Systemu Zarządzania. Odpowiedzialny za nadzór: Prezes Zarządu. 6. ZARZĄDZANIE ZASOBAMI 6.1. ZAPEWNIENIE ZASOBÓW. Zasoby niezbędne do utrzymania Zintegrowanego Systemu Zarządzania, ciągłego doskonalenia jego skuteczności, minimalizowanie negatywnego wpływu na środowisko naturalne, zwiększenia zadowolenia klienta i innych zainteresowanych stron przez spełnienie ich wymagań są identyfikowane i wynikają między innymi z: przeglądów ZSZ przez kierownictwo (pkt. 5.6); realizacji celów, zadań, programów i Polityki Jakości i Środowiska(pkt. 5); przeglądu wymagań Klienta (pkt. 7.2); analiz aspektów środowiskowych i ich wpływu na środodowisko oraz wymagań prawnych i innych (pkt. 5.2); analiz wskaźników zarządzania niezbędnych do oceny skuteczności wdrożonego ZSZ. Zasoby obejmują między innymi: zasoby ludzkie, finansowe, infrastrukturę oraz środowisko pracy ZASOBY LUDZKIE. Kompetencje personelu, osób wykonujących prace dla lub w imieniu MPO Sp. z o.o. wpływającą na jakość wyrobu oraz mogące mieć znaczący wpływ na środowisko zostały określone i udokumentowane. W celu zapewnienia odpowiednich kompetencji i świadomości personelu wykonującego czynności mające wpływ na jakość wyrobu oraz na środowisko naturalne zostają zapewnione szkolenia i inne działania podnoszące kwalifikacje oraz świadomość pracowników. Postępowanie zostało przedstawione w procedurze: P06 Szkolenia i Świadomość - odpowiedzialny za nadzór: Dział Organizacji i Kadr INFRASTRUKTURA. W celu zapewnienia, że usługi będą realizowane zgodnie z ustalonymi wymaganiami oraz utrzymany zostanie właściwy poziom ochrony środowiska naturalnego w Organizacji została określona, zapewniona oraz jest utrzymywana niezbędna infrastruktura (środki transportu, maszyny i urządzenia, budynki, instalacje, sieć komputerowa, itp). Strona 15 z 27

16 Utrzymanie infrastruktury jest realizowane zgodnie z mającymi zastosowanie przepisami prawa oraz wewnętrznymi ustaleniami Spółki. Wykaz nadzorowanej infrastruktury jest opracowywany i nadzorowany przez Kierownika Wydziału Realizacji Usług. Zapewnienie należytego stanu technicznego związane jest z planowaniem przeglądów i konserwacji w oparciu o stopień eksploatacji (książka pojazdu). Z realizowanych działań utrzymywane są stosowane zapisy identyfikujące osobę realizującą działanie oraz zakres przeprowadzonych prac. W przypadku awarii realizowane są stosowane działania naprawcze. Również z tych działań utrzymywane są stosowane zapisy analogiczne jak w przypadku realizacji działań prewencyjnych (przeglądy i konserwacje). Powyższe działania mogą być realizowane we własnym zakresie lub zlecane firmom zewnętrznym (nadzór zgodnie z regulacjami odnośnie zakupów patrz pkt. 7.4). W niniejszym obszarze zostały zidentyfikowane i ocenione aspekty środowiskowe. Są one odpowiednio zarządzane w trakcie realizacji niniejszych działań tak, aby zapewnić ich wpływ na środowisko naturalne na jak najniższym możliwym poziomie. Odpowiedzialny za nadzór: Kierownik Wydziału Realizacji Usług ŚRODOWISKO PRACY. W Przedsiębiorstwie zidentyfikowane zostały czynniki mające wpływ na jakość realizowanych usług oraz środowisko naturalne. Są one nadzorowane, a w momencie przekroczenia dopuszczalnych poziomów są uruchamiane odpowiednie działania naprawcze oraz w razie potrzeby korygujące zgodnie z procedurą P04 Działania korygujące, zapobiegawcze i doskonalące. W celu zapewnienia właściwych warunków pracy wdrożone są odpowiednie Instrukcje BHP. Przeprowadzane są w tym zakresie badania środowiska pracy. Badania te wykonywane są przez wyspecjalizowane Laboratoria na zlecenie zewnętrzne. Odpowiedzialny za nadzór: Specjalista ds. BHP - Dział Organizacji i Kadr. Nadzorowanie czynników środowiska pracy zostało przedstawione w: instrukcjach pracy opisujących poszczególne elementy procesów głównych (w szczególności warunki pogodowe), odpowiedzialny za nadzór: Kierownik Wydziału Realizacji Usług. procedurze dotyczącej identyfikacji i oceny aspektów środowiskowych (P08 Aspekty Środowiskowe), odpowiedzialny za nadzór: Kierownik Wydziału Realizacji Usług. kartach oceny ryzyka na poszczególnych stanowiskach pracy, odpowiedzialny za nadzór: Specjalista ds. BHP. Strona 16 z 27

17 Organizacja jest przygotowana do postępowania w przypadku wystąpienia awarii środowiskowych. Postępowanie zostało przedstawione w opracowanej, wdrożonej i utrzymywanej procedurze postępowania P09 Gotowość i reagowanie na awarie odpowiedzialny za nadzór: Kierownik Wydziału Realizacji Usług. 7. REALIZACJA WYROBÓW 7.1. PLANOWANIE REALIZACJI. W ramach planowania procesów realizacji usług dokonuje się ustaleń odnośnie: celów jakościowych oraz wymagań dla realizowanych usług, wpływu na środowisko naturalne oraz celów środowiskowych odnośnie realizowanych procesów i zasobów niezbednych do ich realizacji, patrz: - Procedura P08 Aspekty Środowiskowe, odpowiedzialny za nadzór: Kierownik Wydziału Realizacji Usług. - Procedura P09 Gotowość i reagowanie na awarie, odpowiedzialny za nadzór: Kierownik Wydziału Realizacji Usług. potrzebnych procesów, dokumentacji oraz zasobów specyficznych dla realizowanych usług, wymagań odnośnie weryfikacji, walidacji, monitorowania, pomiarw, kontroli i badań specyficznych dla realizowanych usług oraz kryteria ich akceptacji, zapisów koniecznych do dostarczania poświadczenia zgodności procesów oraz realizowanych usług z wymaganiami. Wyniki planowania są dokumentowane między innymi w formie Planów Przebiegów Procesów, Procedur, regulaminów i instrukcji operacyjnych itp PROCESY ZWIĄZANE Z KLIENTEM. W MPO Sp. z o.o. w Lubinie zostały określone: wyspecyfikowane przez klientów wymagania odnośnie usług (wynikają one między innymi z zamówień Klientów i umów z Klientami), wymagania nie ustalone przez klienta, ale niezbędne do wyspecyfikowanego lub zamierzonego zastosowania wyniku usługi (wynikają one między innymi z określonych przeznaczeń w stosunku do oferowanych usług przedstawionych w zamówieniach Klientów i umowach z Klientami), wymagania ustawowe i inne przepisy dotyczące realizowanych usług (przepisy prawa i inne do których realizacji Organizacja jest zobowiązana); Strona 17 z 27

18 wszelkie dodatkowe własne wymagania (własne specyfikacje usług, instrukcje i regulaminy wewnętrzne zawierające wymagania odnośnie procesów realizacji usług, itp.) Regulacje odnośnie określanie wymagań wobec usług, postępowania w przypadku przeglądu wymagań oraz komunikacji z Klientem wynikają w wielu przypadkach z przepisów prawa, umowy Spółki, regulaminu organizacyjnego i innych przepisów do których realizacji Organizacja jest zobowiązana. Dodatkowo zostały one przedstawione w: Planach przebiegu procesów głównych: PP01 Proces realizacji usługi utrzymania czystości i porządku odpowiedzialny za nadzór: Kierownik Wydziału Realizacji Usług. PP02 Proces realizacji usługi wywozu odpadów - odpowiedzialny za nadzór: Kierownik Wydziału Realizacji Usług. P05 Nadzorowanie Niezgodności - odpowiedzialny za nadzór w zakresie skarg i reklamacji: Kierownik Wydziału Realizacji Usług i Kierownik Działu Organizacji i Kadr. P07 Ocena zadowolenia Klienta- odpowiedzialny za nadzór: Pracownik ds. Obsługi Klienta PROJEKTOWANIE I ROZWÓJ. Dokonano wyłączenia wymagań związanych z projektowanie i rozwojem usług co zostało przedstawione i uzasadnione w pkt niniejszej KZSZ ZAKUPY. W celu zapewnienia odpowiedniego nadzoru nad dostawcami oraz procesem zakupów i weryfikacji dostawy, w Organizacji zostały opracowane, wdrożone i są utrzymywane udokumentowane regulacje. Nadzór nad dostawcą i zakupywanym wyrobem zależy od wpływu zakupywanego wyrobu /usługi na realizację usług przez MPO Sp. z o.o. w Lubinie. Podstawowe regulacje odnośnie zakupów w odpowiedzialności za poszczególne obszary i asortyment zostały przedstawione w F01 Zakupy-regulacje. Niniejszy dokument jest nadzorowany przez Głównego Specjalistę ds. Systemów Zarządzania i zatwierdzany przez Prezesa Zarządu. W F01 Zakupy-regulacje przedstawione zostały podstawowe wymagania odnośnie dostawców poszczególnego asortymentu w tym usług, na podstawie których dokonywany jest wybór i ocena nowych dostawców. Wymagania te dotyczą również elementów ochrony środowiska (sterowanie operacyjne). Strona 18 z 27

19 Odpowiedzialności i uprawnienia w zakresie zakupów stanowią również przedmiot Zarządzenia Prezesa Zarządu. Wszyscy dotychczasowi dostawcy firmy MPO Sp. z o.o. w Lubinie zostali zakwalifikowani jako dostawcy na podstawie wcześniejszej bezproblemowej współpracy. Wybór nowego dostawcy przeprowadzany jest na podstawie regulacji przedstawionych w F01 Zakupy-regulacje przez odpowiedzialnego za dany obszar zakupów. Wyniki wyboru i oceny są dokumentowane w F02 Lista dostawców (podawane są tu również przyczyny wyboru danego dostawcy). Odpowiedzialny za dany obszar zakupów przedkłada dostawcy wszystkie niezbędne wymagania. Wskazane jest, aby informacje przekazywane dostawcy miały formę udokumentowaną (umowa, zamówienie, zlecenie). W przypadku usług realizowanych na terenie MPO Sp. z o.o. lub w jej imieniu należy zapewnić, aby uregulowane zostały również odpowiedzialności stron w zakresie ochrony środowiska, np. związane z wytwarzanymi w wyniku usługi odpadami (sterowanie operacyjne). W przypadku przedstawienia wymagań dostawcy wymagań w formie ustnej (lub telefonicznej) należy sporządzić notatkę służbową w której zostaną one wyszczególnione w celu umożliwienia dokonania oceny czy dostawca spełnił przedstawione mu wymagania. Odbiór dostawy (jej przyjęcie lub odrzucenie) realizowane jest przez odpowiedzialnych wskazanych w F01 Zakupy-regulacje oraz zgodnie z regulacjami kontroli wskazanymi w tym dokumencie. Wynik odbioru dostawy jest dokumentowany przez odbierającego na dokumentach dostawy i/lub na fakturze (poprzez jej opis). W przypadku stwierdzenia dostawy niezgodnej fakt jej wystąpienia jest dokumentowany przez odpowiedzialnego za dany obszar zakupów w F03 Dostawy Niezgodne. W rejestrze tym dokumentuje się występującą niezgodność (jej opis) oraz wszelkie decyzje jakie zostały podjęte w związku z jej wystąpieniem i usunięciem). Dokumentowane są również działania jakie zostały rzeczywiście zrealizowane. Zapisy w F03 Dostawy Niezgodne stanowią podstawę okresowej oceny dostawców. Odpowiedzialni za poszczególne obszary zakupów (zgodnie z F01 Zakupy-regulacje) przed okresowym (corocznym) przeglądem systemu zarządzania dokonują oceny zgodnie z kryteriami przedstawionymi w F02 Lista dostawców. Na podstawie niniejszych ocen podejmowana jest decyzja odnośnie dalszych kontaktów handlowych z danym dostawcą. Wyniki oceny okresowej są dokumentowane na F02 Lista dostawców, które są następnie przekazywane do Głównego Specjalisty ds. Systemów Zarządzania i stanowią dane wejściowe do przeglądu ZSZ przez kierownictwo. Ze względu na charakter Organizacji ma zastosowanie Ustawa o Zamówieniach Publicznych. Strona 19 z 27

20 W przypadku postępowania przetargowego wyżej przedstawione regulacje traktowane są wyłącznie jako pomocne w prowadzeniu działań zdefiniowanych w Ustawie (np. ustanawianiu wymagań dla dostawców). Ze względu na wymagania prawa nie ma zastosowania ocena okresowa dostawcy jako działanie w tym przypadku nieefektywne REALIZACJA. W celu zapewnienia odpowiedniego nadzoru nad planowaniem i realizacją usług zgodnie z wymaganiami klientów z uwzględnieniem na każdym z etapów procesu wpływu Organizacji na środowisko naturalne zostały opracowane, wdrożone i są utrzymywana odpowiednie dokumenty regulujące: Plany przebiegu procesów głównych: PP01 Proces realizacji usługi utrzymania czystości i porządku odpowiedzialny za nadzór: Kierownik Wydziału Realizacji Usług. PP02 Proces realizacji usługi wywozu odpadów - odpowiedzialny za nadzór: Kierownik Wydziału Realizacji Usług. P08 Aspekty Środowiskowe - odpowiedzialny za nadzór: Kierownik Wydziału Realizacji Usług. Regulamin utrzymania czystości i porządku, instrukcje odpowiedzialny za nadzór: Kierownik Wydziału Realizacji Usług oraz (każdy w podległym mu zakresie) NADZOROWANIE WYPOSAŻENIA DO MONITOROWANIA I POMIARÓW. Podczas realizacji usługi jest wykorzystywany sprzęt i wyposażenie do monitoringu i pomiarów. W celu zapewnienia odpowiedniego nadzoru nad wyposażeniem do monitorowania i pomiarów właściwości usługi i jej zgodności z określonymi wymaganiami, monitorowania i wykonywania pomiarów kluczowych charakterystyk operacji, które mogą mieć znaczący wpływ na środowisko w Organizacji przyjęto niżej przedstawioną procedurę postępowania. Za nadzorowanie wyposażenia kontrolno pomiarowego odpowiedzialny jest Kierownik Wydziału Realizacji Usług, który całe nadzorowane wyposażenie zarejestrował w F05 Rejestr sprzętu kontrolno pomiarowego. Za pomocą niniejszego rejestru prowadzony jest nadzór nad wyposażeniem kontrolno pomiarowym. Wyposażenie to jest okresowo poddawane sprawdzeniu pod kątem zgodności jego właściwości metrologicznych z wymaganiami Organizacji czasookres sprawdzeń wyposażenia został przedstawione w F05 Rejestr sprzętu kontrolno pomiarowego. Strona 20 z 27

21 Dostawca usługi (sprawdzenia wyposażenia) zobowiązany jest do każdorazowego przekazania dokumentów potwierdzających metrologiczne własności wyposażenia pomiarowego oraz zastosowanej podstawy do sprawdzenia. W przypadku sprawdzeń własnych winny one być przeprowadzane w oparciu o udokumentowane instrukcje postępowania, a w utrzymywanych zapisach powinno być odniesienie o zastosowanego wzorca. Wyposażenie jest jednoznacznie oznakowane w celu określenia jego statusu sprawdzenia (poprzez odniesienie za pomocą indywidualnego numeru do rejestru F05 Rejestr sprzętu kontrolno pomiarowego, w którym utrzymywane są stosowne zapisy oraz określony jest termin kolejnego sprawdzenia. Każdorazowo przy zakupie nowego sprzętu kontrolno pomiarowego należy zwrócić uwagę czy dostarczone zostały przez dostawcę niezbędne zapisy potwierdzające właściwości metrologicznego wyposażenia. W przypadku, gdy brak jest niniejszych dowodów wyposażenie należy sprawdzić zgodnie z regulacjami dla okresowego sprawdzania. Po przeprowadzonym sprawdzeniu wyposażenia przez uprawnionego dostawcę usługi, zakupie nowego wyposażenia, lub przeprowadzonych sprawdzeniach własnych Kierownik Wydziału Realizacji Usług dokonuje odpowiednich zapisów w F05 Rejestr sprzętu kontrolno pomiarowego. W przypadku zlecanych na zewnątrz usług dotyczących monitorowania i pomiarów właściwości usługi w celu stwierdzenia ich zgodności z wymaganiami, należy żądać od dostawców dokumentów poświadczających sprawność metrologiczną sprzętu używanego przez nich do realizacji naszego zlecenia (alternatywą jest posiadanie przez dostawcę certyfikowanego systemu zarządzania jakością w zakresie prowadzonych dla nas usług lub akredytowana metoda badawcza wykorzystywana do realizacji naszego zlecenia (ISO 17025). Odpowiedzialny za nadzór: Kierownik Wydziału Realizacji Usług. 8. POMIARY, ANALIZA I DOSKONALENIE 8.1. POSTANOWIENIA OGÓLNE. W celu wykazania zgodności usług z postawionymi wymaganiami, monitorowania stanu środowiska naturalnego, zapewnienia zgodności Zintegrowanego Systemu Zarządzania oraz ciągłego doskonalenia jego skuteczności są określane, planowane, wdrożone i realizowane działania związane z monitorowaniem, pomiarami, analizą i doskonaleniem. Planowanie obejmuje ustalenie potrzeby prowadzenia w/w. działań, sposobu ich prowadzenia oraz zastosowania odpowiednich metod. Odpowiedzialnych w poszczególnych obszarach przedstawiono w kolejnych punktach Księgi Zintegrowanego Systemu Zarządzania. Strona 21 z 27

22 8.2. MONITOROWANIE I POMIARY Zadowolenie Klienta. Badanie zadowolenia Klienta jest przeprowadzane za pomocą: analizy skarg i reklamacji Klientów odnośnie realizowanych usług oraz sposobu obsługi Klienta (patrz procedura P05 Nadzorowanie Niezgodności nadzoruje: Kierownik Wydziału Realizacji Usług), analiz przeprowadzonych badań zadowolenia Klienta (patrz procedura: P07 Ocena Zadowolenia Klienta nadzoruje: Pracownik ds. Obsługi Klienta. Powyższe dane są analizowane i przedstawiane na przeglądzie Zintegrowanego Systemu Zarządzania przez kierownictwo (patrz Procedura P02 Przegląd Zintegrowanego Systemu Zarządzania) Na podstawie powyższych informacji są uruchamiane odpowiednie działania zapobiegawcze i doskonalące, a w uzasadnionych przypadkach korygujące. Odpowiedzialny za nadzór: Główny Specjalista ds. Systemów Zarządzania Audit wewnętrzny. W Organizacji została opracowana, wdrożona i jest utrzymywana procedura P03 Audit wewnętrzny przedstawiająca postępowanie związane z planowaniem i realizacją auditów wewnętrznych w Przedsiębiorstwie. Odpowiedzialny za nadzór: Główny Specjalista ds. Systemów Zarządzania Monitorowanie i pomiary procesów. Właściciele procesów ustanowili odpowiednie metody ich monitorowania. Metody monitorowania i pomiarów procesów zostały tak dobrane, aby wykazać zdolność procesów do osiągania zaplanowanych wyników. W celu przeprowadzenia pomiarów zostały określone przez Głównego Specjalistę ds. Systemów Zarządzania wraz z Właścicielami procesów ich mierniki. Ustalone mierniki są zatwierdzane przez Prezesa Zarządu. Mierniki są wykorzystywane następnie do określenia celów i zadań w stosunku do nadzorowanych procesów. Jeśli zaplanowane wyniki nie zostają osiągnięte w określonym przedziale czasu, na przeglądzie ZSZ przez kierownictwo zostają podjęte odpowiednie działania naprawcze, a w przypadku potrzeby i stosowności uruchomione odpowiednie działania korygujące. Patrz procedura P02 Przegląd Zintegrowanego Systemu Zarządzania. Odpowiedzialny za nadzór: Prezes Zarządu. Strona 22 z 27

23 W Spółce przeprowadzane jest monitorowanie i wykonywane są pomiary kluczowych charakterystyk operacji, które mogą mieć znaczący wpływ na środowisko. Są one realizowane zgodnie z przepisami prawa i innymi regulacjami, do których spełnienia jest zobowiązana Organizacja (decyzje, pozwolenia). Odpowiedzialny za nadzorowanie: Kierownik Wydziału Realizacji Usług. Jest on również odpowiedzialny za przeprowadzanie okresowych ocen zgodności z mającymi zastosowanie wymaganiami prawnymi i innymi regulacjami, do spełnienia których organizacja się zobowiązała. Wyniki tych ocen stanowią dane wejściowe do przeglądu zarządzania przez kierownictwo (patrz procedura P02 Przegląd Zintegrowanego Systemu Zarządzania). Regulacje odnośnie monitorowania stanu ochrony środowiska zostały przedstawione w udokumentowanej, wdrożonej i utrzymywanej procedurze postępowania P08 Aspekty Środowiskowe. Odpowiedzialny za nadzorowanie: Kierownik Wydziału Realizacji Usług. W przedsiębiorstwie monitorowaniu podlegają również awarie środowiskowe. Regulacje odnośnie badań tych incydentów przedstawione zostały w procedurach: P09 Gotowość i reagowanie na awarie, odpowiedzialny za nadzór: Kierownik Wydziału Realizacji Usług Monitorowanie i pomiary realizacji usług. W celu zweryfikowania czy spełnione są wymagania dotyczące realizacji usług, planowane jest i realizowane monitorowanie oraz pomiary. Pomiary i monitorowanie są prowadzone we wszystkich fazach związanych z realizacją usługi. Z przeprowadzonych weryfikacji są sporządzane i przechowywane zapisy, które wskazują odpowiedzialnych za zwolnienie usługi. Dokumenty opisujące: Plany przebiegu procesów głównych: PP01 Proces realizacji usługi utrzymania czystości i porządku odpowiedzialny za nadzór: Kierownik Wydziału Realizacji Usług. PP02 Proces realizacji usługi wywozu odpadów - odpowiedzialny za nadzór: Kierownik Wydziału Realizacji Usług POSTĘPOWANIE Z NIEZGODNOŚCIAMI. W celu zapewnienia, aby usługi niezgodne z wymaganiami zostały zidentyfikowane i były nadzorowane tak, by zapobiec niezamierzonemu użyciu ich wyników, zaprzestaniu w odpowiednim momencie ich realizacji oraz postępowanie w przypadku wystąpienia skarg i reklamacji Klienta została opracowana, wdrożona i jest utrzymywana procedura P05 Nadzorowanie Niezgodności. Strona 23 z 27

24 Odpowiedzialny za nadzór: Kierownik Wydziału Realizacji Usług. W przypadku wystąpienia niezgodności związanych z Ochroną środowiska sposób postępowania został przedstawiony w: Procedurze P09 Gotowość i reagowanie na awarii (w przypadku awarii środowiskowych), Procedurze P08 Aspekty środowiskowe.(w przypadku pozostałych niezgodności środowiskowych) Odpowiedzialny za nadzór: Kierownik Wydziału Realizacji Usług ANALIZA DANYCH. Na podstawie zebranych danych przeprowadzane są okresowe analizy w celu zapewnienia, że uzyskane informacje między innymi z: badania zadowolenia Klienta, wyników zgodności z wymaganiami dotyczącymi wyrobu, wyników okresowych ocen zgodności z mającymi zastosowanie wymaganiami prawnymi i innymi regulacjami do spełnienia których organizacja się zobowiązała, analizy i oceny aspektów środowiskowych (wpływu Organizacji na środowisko), badania zdarzeń niepożądanych takich jak awarie środowiskowe, monitorowania i wykonywania pomiarów kluczowych charakterystyk operacji, które mogą mieć znaczący wpływ na środowisko, monitoringu i pomiaru procesów, kontroli dostaw, zostaną wykorzystane w celu możliwości prowadzenia działań dla ciągłego doskonalenia skuteczności Zintegrowanego Systemu Zarządzania. Właściciele procesów poprzeprowadzonej analizie danych powinni rozpatrzeć stosowność wprowadzenia odpowiednich działań zapobiegawczych lub doskonalących. Dokumenty związane oraz odpowiedzialnych za nadzór nad nimi przedstawiają odpowiednie im rozdziały niniejszej KZSZ DOSKONALENIE Ciągłe doskonalenie. Ciągłe doskonalenie skuteczności Zintegrowanego Systemu Zarządzania jest realizowane poprzez wykorzystanie: Polityki Jakości i Środowiska oraz przyjętych celów i zadań. (pkt. 5.3 i pkt. 5.4), wyników auditów wewnętrznych (pkt ), analizy danych (pkt. 8.4), działań korygujących (pkt ), Strona 24 z 27

25 działań zapobiegawczych (pkt ), przeglądu zarządzania przez kierownictwo (pkt. 5.6) Działania korygujące. Działania korygujące są podejmowane odpowiednio do skutków, jakie powodują stwierdzone niezgodności związane z realizowanymi wyrobami, procesami, wpływem na środowisko naturalne (np. awarie środowiskowe). W celu zapewnienia, że podejmowane są odpowiednie działania korygujące, aby zapobiegać możliwości powtórnego wystąpienia niezgodności, w firmie została opracowana, wdrożona i jest utrzymywana procedura P04 Działania korygujące, zapobiegawcze i doskonalące. Odpowiedzialny za nadzór: Główny Specjalista ds. Systemów Zarządzania Działania zapobiegawcze. Działania zapobiegawcze są podejmowane odpowiednio do skutków potencjalnych problemów związanych z realizowanymi wyrobami, procesami oraz wpływem na środowisko naturalne. W celu zapewnienia, że podejmowane są odpowiednie działania zapobiegawcze, aby zapobiegać możliwości wystąpienia niezgodności, w firmie została opracowana, wdrożona i jest utrzymywana procedura P04 Działania korygujące, zapobiegawcze i doskonalące. Odpowiedzialny za nadzór: Główny Specjalista ds. Systemów Zarządzania Działania doskonalące. Działania doskonalące są podejmowane w celu usprawnienia obecnie stosowanych rozwiązań w odniesieniu do realizowanych usług, procesów oraz wpływów na środowisko naturalne. Nie mają one na celu zapobieganie żadnym niezgodnością, potencjalnym niezgodnością czy incydentom co ma miejsce w przypadku działań zapobiegawczych i korygujących. Mają one charakter czysto doskonalący (zmniejszenie kosztów, poprawa ergonomii stanowisk pracy, poprawa efektywności procesów, poprawa efektywności działań proekologicznych itp.) W celu zapewnienia, że podejmowane są odpowiednie działania doskonalące w firmie została opracowana, wdrożona i jest utrzymywana procedura P04 Działania korygujące, zapobiegawcze i doskonalące. Działania te są uruchamiane analogicznie jak w przypadku działań zapobiegawczych i korygujących z tą różnicą, że zamiast analizy przyczyn przeprowadza się analizę celowości działań (skutków). Odpowiedzialny za nadzór: Główny Specjalista ds. Systemów Zarządzania. Strona 25 z 27

26 Miejskie Przedsiębiorstwo Oczyszczania Spółka 9. DOKUMENTACJA ZINTEGROWANEGO SYSTEMU ZARZĄDZANIA Plany Przebiegu Procesów Głównych oraz procedury postępowania. Lp Dokument Plan Przebiegu Procesu Głównego: PP01 Proces realizacji usługi utrzymania czystości i porządku Plan Przebiegu Procesu Głównego: PP02 Proces realizacji usługi wywozu odpadów 3. Procedura P01 Nadzór nad dokumentami i zapisami 4. Procedura P02 Przegląd Zintegrowanego Systemu Zarządzania 5. Procedura P03 Audit wewnętrzny 6. Procedura P04 Działania korygujące, zapobiegawcze i doskonalące 7. Procedura P05 Nadzorowanie niezgodności 8. Procedura P06 Szkolenia i świadomość 9. Procedura P07 Ocena zadowolenia Klienta 10. Procedura P08 Aspekty środowiskowe 11. Procedura P09 Gotowość i reagowanie na awarie Strona 26 z 27

27 10. ZAŁĄCZNIKI Załącznik 01 Procesy ZSZ Załącznik 02 Polityka Jakości i Środowiska Formularz F01 Zakupy-regulacje Formularz F02 Lista dostawców Formularz F03 Dostawy niezgodne Formularz F04 Obowiązki w zakresie Prawa Środowiskowego Formularz F05 Rejestr sprzętu kontrolno pomiarowego Strona 27 z 27