Wstęp... 3 Historia... 4 Wartość... 6 Marnotrawstwo... 7 Wymiary Lean IT... 8 Lean Thinking Dlaczego Lean IT? Oferta...

Transkrypt

1

2 1 CTPartners 2013 Dokument stanowi przedmiot prawa autorskiego przysługującego CTPartners S.A. z siedzibą w Warszawie. Zwielokrotnianie i rozpowszechnianie publikacji jest dozwolone wyłącznie za zgodą CTPartners S.A. Wykorzystanie fragmentów oraz danych w niej zawartych wymaga podania każdorazowo twórcy oraz źródła. Wszystkie opracowania i komentarze zawarte w niniejszym raporcie są wyrazem wiedzy oraz poglądów autorów i nie powinny być interpretowane inaczej.

3 2 Wstęp... 3 Historia... 4 Wartość... 6 Marnotrawstwo... 7 Wymiary Lean IT... 8 Lean Thinking Dlaczego Lean IT? Oferta... 12

4 3 WSTĘP Czy informatyka w twojej firmie przynosi klientom wartość, czy może jest przejawem marnotrawienia środków, kosztem, który należy zoptymalizować? Jeśli IT dostarcza wartość i potrafi ją pokazać, to czy ta wartość jest współmierna do poziomu inwestycji w budowę, dostarczenie i wsparcie usług IT? Czy stać Cię na marnotrawienie środków? Czy możesz sobie pozwolić na niewykorzystywanie całego potencjału posiadanych zasobów? Dostęp do wysokiej jakości informacji oraz efektywne systemy informatyczne to krytyczne czynniki sukcesu każdej nowoczesnej organizacji. Zapotrzebowanie biznesu na usługi IT stale rośnie. Z tego powodu wydatki na informatykę to poważna pozycja w budżecie każdej organizacji. Według danych Gartnera, średnio co dwudziesta złotówka z budżetu firmy idzie na informatykę. Tym istotniejsze staje się więc pytanie, czy inwestycje w informatykę przynoszą firmie realną wartość dodaną? W tym miejscu z pomocą przychodzi Lean IT. Jest to rozszerzenie, sprawdzonych w przemyśle, zasad Lean Manufacturing, czyli szczupłej produkcji oraz Lean Services, czyli szczupłych usług, na obszar informatyki, innymi słowy: tworzenia, rozwoju i dostarczania produktów i usług IT. Metoda Lean IT koncentruje się na maksymalizowaniu wartości dostarczanej biznesowi przez informatykę, przy jednoczesnym eliminowaniu wszelkich objawów marnotrawstwa (ang. waste), czyli prac, które nie dodają wartości do usług IT. Wytyczne szczupłego zarządzania (Lean Management) są od lat, z sukcesem, stosowane we wszystkich obszarach aktywności biznesowej. Jednak zaangażowanie w codzienną walkę z pożarami oraz koncentracja na szukaniu oszczędności, sprawiły, że informatyka stała często z boku tych zmian. Lean IT to naturalny krok w ewolucji wielu Departamentów IT oraz firm świadczących usługi informatyczne, umożliwiający i wspierający transformację przedsiębiorstwa jako całości, co jest jednym z pryncypiów szczupłego zarządzania.

5 4 HISTORIA Żeby lepiej zrozumieć filozofię Lean IT, trzeba najpierw poznać jej źródła. Sięgając do historii nie można nie wspomnieć o Systemie Produkcyjnym Toyoty (Toyota Production System). Po II wojnie światowej Sakichi Toyoda, założyciel Toyota Motor Company, jego syn Ki'ichirō Toyoda oraz główny inżynier Taiichi Ohno stworzyli swój własny, spójny i niesamowicie skuteczny zbiór metod zarządzania, głęboko zakorzeniony w japońskiej kulturze, ale też silnie czerpiący z najlepszych pomysłów zarządzania wypracowanych w zachodnim świecie, czyli metody płynnej produkcji Henrego Forda, czy systemów jakości Edwardsa Deminga i Josepha Jurana. Toyota odniosła spektakularny sukces, przekształcając niewielkie przedsiębiorstwo produkujące krosna w światowego lidera produkcji samochodowej. System Produkcyjny Toyoty umożliwia ciągły wzrost produktywności przy jednoczesnym spełnianiu oczekiwań klientów, związanych z jakością i czasem dostawy. W pewnym momencie, dosłownie wszyscy producenci aut na świecie zaczęli podpatrywać i kopiować model zarządzania Toyoty. Do dzisiaj System Produkcyjny Toyoty jest wskazywany jako najdoskonalsza implementacja modelu szczupłej produkcji. System Produkcyjny Toyoty to eliminowanie strat 3M (nazwy pochodzą z języka japońskiego): Muda, czyli marnotrawstwo. Redukcja marnotrawstwa jest skuteczną metodą podnoszenia rentowności. Mura, czyli nieregularność. Ten rodzaj straty jest eliminowany przez system Just In Time, który bazuje na braku zapasów lub ich bardzo małej ilości oraz na dostarczaniu w odpowiednie miejsce, w odpowiednim czasie, odpowiedniej ilości, odpowiednich części, Muri, czyli przeciążenie. Wielki wkład w rozwiązania redukujące ten rodzaj strat miał Henry Ford, który wprowadził w swojej fabryce system oparty na pracy standaryzowanej.

6 5 Muri Przeciążenie Mura Nieregularność Muda Marnotrawstwo Rys.1 Źródła strat Toyota zbudowała swój system na dwóch solidnych filarach, a są to: Ciągła poprawa, czyli z japońskiego Kaizen, Szacunek dla ludzi. Prawdziwą furorę szczupłe podejście zdobyło dzięki publikacji naukowców z MIT (Massachusetts Institute of Technology), Jamesa Womacka, Daniela Jonesa i Daniela Roosa, którzy w 1990 opublikowali słynną pracę The Machine that Changed the World (Maszyna, która zmieniła świat), w której przedstawili wyniki międzynarodowego programu badawczego realizowanego w latach w sektorze motoryzacyjnym. W badaniu porównywali ponoszone nakłady i osiągane wyniki, czyli otrzymywaną wartość dodaną, w przedsiębiorstwach japońskich, amerykańskich i europejskich. Za bezsprzecznego lidera w dostarczaniu wartości biznesowej uznali japońską Toyotę i ich system zarządzania. Autorzy uznali system produkcyjny Toyoty za pierwszy odchudzony system wytwórczy, nazywając go Lean Manufacturing. Na książkę Lean IT trzeba było poczekać aż do 2010 roku. Opublikowali ją Steven C. Bell oraz Michael A. Orzen i jest ona podstawą do zrozumienia metodyki Lean IT.

7 6 WARTOŚĆ Lean IT, w największym skrócie, to maksimum wartości przy minimalnym koszcie. Czym jednak jest tu wartość? Wartość, poprzez mechanizm wymiany, powiązana jest z ceną produktu lub usługi. Firma produkuje dobra lub dostarcza usług i robi to za pieniądze. Klient płaci za wartość dóbr i usług, które kupuje. To on ostatecznie decyduje, co jest dla niego wartościowe, a co nie jest. Informatyka dostarcza swoim klientom wartość w postaci usług IT. Cytując za biblioteką ITIL 1, - zbiorem najlepszych praktyk zarządzania usługami IT: Usługa to sposób dostarczania wartości klientowi poprzez umożliwienie mu uzyskania oczekiwanych przez niego wyników. 1 ITIL jest zarejestrowanym znakiem handlowym spółki AXELOS

8 7 MARNOTRAWSTWO Wszystko co nie przynosi wartości jest marnotrawstwem brzmi to może jak filozofia Zen, ale w praktyce przynosi naprawdę bardzo wymierne oszczędności. Lean IT wskazuje 7 głównych źródeł marnotrawstwa. Rys.2 Źródła marnotrawstwa

9 8 WYMIARY LEAN IT Szczupła informatyka ma 5 wymiarów i każdy z nich jest równie ważny: Klient, Proces, Wydajność, Organizacja, Zachowania i postawy. Klient Organizacja Zachowania i postawy Proces Wydajność Rys. 3 Pięć wymiarów Lean IT

10 9 NARZĘDZIA Lean IT dostarcza również szeregu przydatnych narzędzi, pomocnych przy przeprowadzaniu zmian organizacyjnych, zarządzaniu oczekiwaniami ludzi w trakcie procesu transformacji, angażowaniu ludzi i ich motywowaniu. W pierwszej kolejności wskazuje, które z czynności w IT mogą stanowić straty, w kolejnym kroku daje narzędzia przydatne w rozwiązaniu zidentyfikowanych problemów.

11 10 LEAN THINKING Szczupłe zarządzanie rozpowszechniło się w przemyśle motoryzacyjnym (do czego wydatnie przyczynił się sukces Toyoty i jej systemu szczupłej produkcji), później w przemyśle lotniczym, maszynowym, w firmach ubezpieczeniowych, w sektorze usług finansowych, w opiece zdrowotnej i w agendach rządowych. Szczupłe zarządzanie to maksymalizowanie wartości dla biznesu, przy jednoczesnym eliminowaniu wszelkich objawów marnotrawstwa. Wszyscy w firmie, włączając to poddostawców pracują na wartość, ale też wszyscy są potencjalnym źródłem marnotrawstwa. Informatyka, jako istotna funkcja każdej firmy i jednocześnie poważna pozycja w jej budżecie, nie może być wyłączona ze szczupłego myślenia. Oto kilka pytań, które pomogą zweryfikować szczupłe myślenie: Czy informatyka w Twojej firmie przynosi klientom wartość, czy może jest przejawem marnotrawienia środków, kosztem, który należy wyeliminować lub zminimalizować? Jeśli IT dostarcza wartość i potrafi ją pokazać, to czy ta wartość jest współmierna do poziomu inwestycji w budowę, dostarczenie i wsparcie usług IT? Czy stać Cię na marnotrawienie środków? Czy możesz sobie pozwolić na niewykorzystywanie całego potencjału posiadanych zasobów?

12 11 DLACZEGO LEAN IT? Czy Lean IT jest dla mnie? Tak, Lean IT jest dla każdej organizacji IT - małej i dużej, niezależnie od branży, w której działa. Dla firmy prywatnej i organizacji państwowej, dla wewnętrznego Departamentu IT, dla komercyjnego dostawcy usług IT oraz dla centrum usług wspólnych. Dlaczego zainteresować się Lean IT? Bo gdy można więcej zarobić, to czy trzeba jeszcze dodatkowo motywować? Lean IT pozwala zrozumieć prawdziwe potrzeby klienta, zrozumieć jego priorytety i wskazać wartość, której oczekuje (Voice of the Customer). Lean IT pozwala zmierzyć wartość wiążąc cele operacyjne z potrzebami klienta (Critical to Quality Tree). ITIL, czyli zbiór najlepszych praktyk zarządzania IT, definiuje cykl życia usługi i wartość usług IT, ale to Lean IT mówi, jakie działania tworzą wartość, a jakie nie. Lean IT pomaga w zidentyfikowaniu działań, które dodają wartości, a przede wszystkim sposobu w jaki wartość powstaje (Value Stream Mapping). Lean IT umożliwia zmierzenie operacyjnej wydajności procesów w organizacji, czyli tego, ile procent czasu poświęca się na działania, które dostarczają klientom realną wartość. (Operational Process Efficiency). Lean IT to ciągła poprawa - nie jako efekt jednorazowego projektu, lecz poprzez codzienne małe kroki (Kaizen). Lean IT angażuje w doskonalenie i tworzenie wartości całą organizację, od kierownictwa po pracowników operacyjnych i dostawców zewnętrznych. Lean IT pozwala zidentyfikować i eliminować źródła strat (3M), upraszcza i standaryzuje codzienne działania, przez co skraca czas realizacji zleceń, budowy nowych rozwiązań, wdrażania zmian, podejmowania decyzji, ponadto likwiduje zapasy, uwalnia moce przerobowe, przenosi zasoby tam, gdzie kreują wartość, zabiera stąd, gdzie nie przynoszą wartości, zwiększa produktywność i zyski firmy. Lean IT pozwala wycisnąć z posiadanych zasobów tyle, ile sami się nie spodziewaliśmy!

13 12 OFERTA Usługi Przegląd pod kątem szczupłości i optymalizacji procesów IT Edukacja Akredytowane szkolenia Lean IT Foundation Połączenie Lean IT z Agile PM Warsztaty z różnych obszarów IT Metoda 5 kroków pozwalającą optymalnie zbudować i WDROŻYĆ procesy Budowa skutecznej organizacji IT Narzędzia pozwalające na redukcję kosztów w obszarze świadczenia usług IT Efektywne narzędzia do automatyzacji zarządzania IT CTPartners S.A. ul. Gottlieba Daimlera 2 t Warszawa f ctpartners@ctpartners.pl