Protokół z kontroli problemowej w Książnicy Stargardzkiej

Transkrypt

1 Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego - do użytku zewnętrznego - w Stargardzie Szczecińskim Protokół z kontroli problemowej w Książnicy Stargardzkiej w Stargardzie Szczecińskim Stargard Szczeciński Daty skrajne od...do...

2 Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego MK Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Książnicy Stargardzkiej w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 18 czerwca 2012 roku do 27 czerwca 2012 roku przez podinspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Urzędu Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim oraz podinspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego Urzędu Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim, działających na podstawie upoważnienia nr 33/2012 z dnia 11 czerwca 2012 roku. Zakres kontroli: 1. Gospodarka finansowa jednostki w zakresie wykorzystania i rozliczenia dotacji budżetowych w wybranych okresach 2012 roku. 2. Wdrożenie kontroli zarządczej. 3. Przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji. Skontrum zbiorów bibliotecznych. Dyrektorem Książnicy Stargardzkiej jest Krzysztof Kopacki, którego Zarząd Miasta Uchwałą nr 22/2002 z dnia 24 stycznia 2002 roku powołał na stanowisko Dyrektora Miejskiej Biblioteki Publicznej (obecnie Książnicy Stargardzkiej) w Stargardzie Szczecińskim z dniem 18 lutego 2002 roku. Główną księgową jest Wiesława Dudar zatrudniona od 01 listopada 2001 roku na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy. Podczas kontroli wyjaśnień udzielały: 1. Wiesława Dudar - Główna Księgowa. 2. (ochrona danych) - Specjalista ds. kadrowych. 2

3 Wnioski. W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono uchybienia polegające na: 1. Zinwentaryzowaniu wartości niematerialnych i prawnych drogą spisu z natury, co jest niezgodne z art. 26 ust. 1 pkt 1 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. 2. Nieprzestrzeganiu terminów przeprowadzania skontrum wskazanych w rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych. 3. Błędach formalno- prawnych w sporządzaniu aneksów do umów najmu. 1. Gospodarka finansowa jednostki w zakresie wykorzystania i rozliczenia dotacji budżetowych w wybranych okresach 2012 roku. Niżej rozliczono dotację przyznaną na pokrycie kosztów działalności Książnicy 3

4 Stargardzkiej w okresie od stycznia do marca 2012 roku. W badanym okresie sprawdzono wszystkie dokumenty księgowe (100%), tj.: wyciągi bankowe, raporty kasowe, faktury VAT, rachunki, kwitariusze przychodowe, KP, KW, PK, ewidencję księgową, sprawozdanie roczne z wykonania planu przychodów i kosztów za 2011 rok, plan przychodów i kosztów na 2012 rok. Sprawozdanie z wykonania planu za 2011 rok oraz plan na 2012 rok stanowi załącznik nr 1 do protokołu Rozliczenie dotacji za I kwartał 2012 roku Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 1/2012 za okres ) ,83 zł Wpływy za styczeń, luty i marzec 2012 roku stanowiły: 1) otrzymane dotacje z Urzędu Miejskiego i Starostwa Powiatowego w Stargardzie Szczecińskim: WB nr 13/2012 z dnia ,00 zł WB nr 18/2012 z dnia r ,00 zł WB nr 35/2012 z dnia r ,00 zł WB nr 45/2012 za okres od r ,00 zł Razem: ,00 zł 2) refundacja dopłaty na Święta Wielkanocne z ZFŚS 1.460,00 zł 3) odsetki bankowe 1,35 zł 4) wpłaty za przetrzymane płyty - windykacja 100,00 zł Ogółem: ,35 zł Rozchody za I kwartał 2012 roku stanowiły: 1) opłaty i prowizje bankowe 245,30 zł 2) wypłata gotówki czekiem 7.400,00 zł 3) wypłacone wynagrodzenia ,00 zł 4) potrącenia z list płac, w tym: - składki CU 2.685,00 zł - spłata pożyczek KZP 9.315,10 zł - spłata pożyczek mieszkaniowych 8.141,00 zł 5) przekazane składki do ZUS ,25 zł 6) przekazany podatek od osób fizycznych PIT ,00 zł 7) ekwiwalent za odzież 16,00 zł 8) ekwiwalent za niewykorzystany urlop 418,14 zł 9) odprawa 2.952,00 zł 7) zapłacone faktury, w tym: - artykuły biurowe 1.236,60 zł - wywóz śmieci 724,19 zł - opłata za Internet 930,00 zł - energia cieplna ,63 zł - opłata za rozmowy telefoniczne (telefon stacjonarny) 585,75 zł - opłata za rozmowy telefoniczne (telefon komórkowy) 130,70 zł - za książki i czasopisma ,39 zł 4

5 - za wodę i ścieki 905,29 zł - za monitorowanie obiektu 332,10 zł - za szkolenie Głównej Księgowej 995,00 zł - za przegląd konserwacyjny instalacji sygnalizacji pożaru 369,00 zł - za serwer dedykowany i administrację tym serwerem 1.476,00 zł - za korektę FV za czasopisma 10,93 zł - za czynsz za lokal Filii Książnicy + media 3.074,77 zł - za wykonanie instalacji głównego wyłącznika prądu 3.269,00 zł - za inwentaryzację architektoniczną budynku 4.920,00 zł - za usługi serwisowe komputera, kas fiskalnych 79,20 zł - za naprawę kserokopiarki w dziale Pedagogika 178,35 zł - za założenie plomb na liczniku prądu 39,61 zł - za licencje na oprogramowanie antywirusowe na 12 m-cy 1.105,77 zł - za energię elektryczną 2.159,68 zł - za dojazd do klienta Personal 88 12,30 zł - za książkę Plan Kont dla Instytucji Kultury 180,00 zł - za wydanie czeków 10,00 zł - za konserwacje alarmu 86,10 zł - za zakup klawiatury do laptopa - wymiana uszkodzonej 215,00 zł - za przeprowadzenie przeglądów technicznych budynku 1.230,00 zł - za zakup karty sieciowej i routera 188,01 zł Ogółem: ,16 zł Stan środków na rachunku bankowym na dzień r. (WB nr 49/2012) ,02 zł 1.2. Stan środków w kasie na dzień r.: 2.718,51 z Kontrolą objęto następujące raporty kasowe w I -szym kwartale 2012 roku: RK nr 1/2012 za okres od r., RK nr 2/2012 za okres od r., RK nr 3/2012 za okres od r., RK nr 4/2012 z dnia r., RK nr 5/2012 za okres od r., RK nr 6/2012 za okres od r., RK nr 7/2012 za okres od r., RK nr 8/2012 za okres od r., RK nr 9/2012 za okres od r., RK nr 10/2012 za okres od r., RK nr 11/2012 za okres od r., RK nr 12/2012 za okres od r., RK nr 13/2012 za okres od r., RK nr 14/2012 za okres od r., RK nr 15/2012 za okres od r., RK nr 16/2012 za okres od r., RK nr 17/2012 za okres od r., RK nr 18/2012 za okres od r., RK nr 19/2012 za okres od r., RK nr 20/2012 z dnia r., 5

6 RK nr 21/2012 za okres od r., RK nr 22/2012 z dnia r., RK nr 23/2012 za okres od r. Na przychody składały się: - wpłata gotówki podjętej czekiem z banku 7.400,00 zł - wpłaty za wynajem pomieszczeń + media 7.130,84 zł - wpłata z rozliczenia kasy fiskalnej 3.054,95 zł - wpłata z rozliczenia kwitariuszy przychodowych 1.070,00 zł - wpłaty za przetrzymanie zbiorów 1.385,13 zł - wpłata gotówki z tytułu zmiany kasjera 5.230,51 zł Razem: Ogółem wpływy: ,43 zł ,94 zł Na rozchody składały się: - wynagrodzenia pracowników ,83 zł - dofinansowanie z tytułu Świąt Wielkanocnych 1.460,00 zł - przekazanie gotówki z tytułu zmiany kasjera 5.230,51 zł - zwrot kaucji 250,00 zł - ryczałt samochodowy 288,31 zł - polisa ubezpieczeniowa od NNW 21,00 zł - badania lekarskie 95,00 zł - zakup materiałów dla konserwatora 384,42 zł - znaczki pocztowe 167,40 zł - opłata pocztowa 52,00 zł - abonament RTV za 2012 rok 437,40 zł - artykuły biurowe 374,65 zł - środki czystości 44,38 zł - środki chemiczne na gryzonie 45,30 zł - podróże służbowe krajowe 150,00 zł - bilety MZK 100,00 zł - dorabianie kluczy 6,00 zł - termometr zaokienny 59,97 zł - oświetlenie LED 248,00 zł - płyty CD i DVD 575,26 zł - artykuły spożywcze 321,25 zł - kubki do napojów 11,49 zł - pokarm dla rybek akwariowych 48,50 zł - kula akwariowa 23,00 zł - świeczki do świecznika 23,88 zł - nagrody dla uczestników konkursów 421,08 zł - wiązanka kwiatów 20,00 zł - litery ze styroduru na wykonanie napisu 98,40 zł - zakup książek do Książnicy 41,00 zł Stan środków w kasie na dzień r. (RK nr 23/2012 za okres od r.) Razem: ,03 zł 853,91 zł 6

7 W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono co następuje: 1. Do raportów kasowych dołączono dowody źródłowe, tj.: faktury, rachunki, bankowe dowody wpłat, KW i KP, rozliczenie kwitariuszy, rozliczenie kas fiskalnych, listy wypłat wynagrodzeń. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Faktury VAT i rachunki zakupu opisane były pod względem celowości, formalnym, rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty. 4. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej. 5. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny, salda wykazane prawidłowo. 6. Gotówka podjęta czekiem z konta bankowego wpłacona była do kasy Książnicy w tym samym dniu zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz.1223). Terminy podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy przedstawia poniższa tabela: Nr WB Nr czeku, data podjęcia gotówki z banku Kwota (zł) Nr RK Nr KP, data przyjęcia gotówki do kasy Kwota (zł) 14/ r ,00 5/2012 KP 10/ r ,00 47/ r ,00 52/2012 KP 40/ r ,00 7. Pogotowie kasowe na niezbędne wydatki ustalone zostało w kwocie 3.000,00 zł, natomiast maksymalną kwotę zapasu gotówki w kasie ustalono w kwocie 5.000,00 zł, zarządzeniem nr 6/2009 Dyrektora Książnicy Stargardzkiej w sprawie instrukcji kasowej z dnia r. 8. Gospodarka finansowa oraz dokumentacja księgowa prowadzona jest w sposób prawidłowy a sprawozdania są rzetelne. 9. W wyniku analizy umów najmu lokali Książnicy Stargardzkiej stwierdzono, że najemcy uiszczają kwoty czynszu niezgodnie z zawartymi umowami najmu, czyli bez podatku VAT. W dniu roku, tj. w trakcie prowadzonych czynności kontrolnych, wyjaśniono zaistniałą sytuację i dokonano zmiany umów najmu stanowiące załącznik nr 2 do protokołu. W przedmiotowej sprawie, z punktu formalno-prawnego, winny być sporządzone aneksy do tych umów Ewidencję syntetyczną wybranych kont księgi głównej przedstawiają poniższe tabele: 1) Saldo konta 101 Kasa na dzień r. wynosiło po stronie: Wn 853,91 zł Symbol konta Bilans otwarcia Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma 7

8 2.718, , ,03 853,91 - Saldo konta jest zgodne z Raportem Kasowym nr 23/2012 za okres od r. 2) Saldo konta 131 Rachunek bieżący na dzień r. wynosiło po stronie: Wn ,02 zł Symbol konta Bilans otwarcia Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień roku Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , ,02 - Saldo konta jest zgodne z WB nr 49/2012 z dnia r. 3) Saldo konta 201 Rozrachunki z odbiorcami na dzień r. wynosiło: 0,00 zł Symbol konta Bilans otwarcia Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień roku 201 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , ) Saldo konta 202 Rozrachunki z dostawcami na dzień r. wynosiło po stronie: Ma 9.811,10 zł Symbol konta Bilans otwarcia Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień roku 202 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , ,10 Wykazane saldo stanowią zobowiązania wobec: 1. MPGK Sp. z o.o ,91 zł, 2. PEC Sp. z o.o ,00 zł, 3. Lyreco Polska SA - 371,07 zł, 4. ENEA SA - 31,64 zł, 5. Pryzmat Sp. z o.o ,38 zł, 6. BIURO PLUS - Kitta i Spółka sp.j ,10 zł, 7. PH-T Supon SA - 369,00 zł. 5) Saldo konta 225 Rozrachunki z budżetami na dzień r. wynosiło po stronie: Ma 3.967,00 zł Symbol konta Bilans otwarcia Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień roku 225 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , ,00 Saldo konta stanowiły zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku PIT-4 za marzec 2012 roku. Podatek odprowadzony w terminie (WB nr 61/2012 z dnia roku). 6) Saldo konta 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne na dzień r. 8

9 wynosiło po stronie: Ma ,98 zł Symbol konta Bilans otwarcia Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień roku 229 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , , ,98 Saldo konta stanowią zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych za marzec 2012 roku odprowadzonych do ZUS dnia r. (WB nr 58/2012 za okres od roku). 7) Saldo kont zespołu 400 Wydatki budżetowe na dzień r. wynosiło: 0,00 zł Symbol konta Bilans otwarcia Obroty narastająco od początku roku Saldo na dzień roku 400 Wn Ma Wn Ma Wn Ma , , Analityka do kosztów według rodzajów: Amortyzacja 8.365,03 zł Zużycie materiałów ,46 zł Zużycie energii ,95 zł Usługi remontowe 1.863,45 zł Usługi telekomunikacyjne, pocztowe, bankowe 2.133,88 zł Pozostałe usługi obce 7.461,63 zł Wynagrodzenia ,85 zł Pozostałe świadczenia dla pracowników 138,87 zł Składki na ubezpieczenia społeczne i FP ,23 zł Odpis na ZFŚS 0,00 zł Podatki i opłaty administracyjne 0,00 zł Podróże służbowe 503,31 zł Pozostałe koszty 21,00 zł Polityka rachunkowości. Zarządzeniem nr 9/2009 Dyrektora Książnicy Stargardzkiej z dnia roku wprowadzono instrukcję kasową ustalającą jednolite zasady gospodarki kasowej w Książnicy Stargardzkiej. Zawarte w instrukcji zasady i postanowienia dotyczą kasjera i pracowników uczestniczących w funkcjonowaniu kasy w ramach przypisywanych im imiennie zakresów czynności. Osoba, której powierzono obowiązki kasjera, złożyła oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzonej jej mienie oraz o znajomości przepisów w zakresie gospodarki kasowej. Zarządzeniem nr 6/2011 Dyrektora Książnicy Stargardzkiej z dnia roku wprowadzono zasady (politykę) rachunkowości opracowaną w oparciu o: 1) ustawę o bibliotekach z dnia 27 czerwca 1997 roku (Dz.U. Nr 85, poz. 539 z późn. zm.), 2) ustawę o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej z dnia 25 października 1991 roku (Dz.U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 z późn. zm.), 3) statut Książnicy Stargardzkiej nadany uchwałą Nr V/70/2011 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 29 marca 2011 roku w sprawie nadania statutu Książnicy Stargardzkiej. Szczegółowy wykaz kont księgi głównej - konta syntetyczne z opisem nazwy konta stanowi 9

10 załącznik do zasad rachunkowości Książnicy Stargardzkiej. Wykaz ksiąg Książnicy Stargardzkiej obejmuje zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą: 1) dziennik, 2) księgę główną, 3) księgi pomocnicze, 4) zestawienie obrotów i sald, 5) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Księgi rachunkowe, program PŁACE, środki trwałe oraz system ewidencji wyposażenia w Książnicy Stargardzkiej prowadzone są przy użyciu programu P 88 - FK dla Windows opracowanego przez firmę Personal`88. Zarządzeniem nr 8/2011 Dyrektora Książnicy Stargardzkiej z dnia roku wprowadzono instrukcję obiegu i kontroli dokumentów Książnicy Stargardzkiej ustalającą zasady dokumentowania zdarzeń gospodarczych, obiegu kontroli dokumentów oraz określającą ich drogę między poszczególnymi działami Książnicy Stargardzkiej. Zakładowy plan kont obowiązujący w Książnicy Stargardzkiej obejmuje następujące konta: 1) konta bilansowe: zespołu: O - 011, 013, 014, 020, 071, 072, 073, 074,080, , 131, 135, , 202, 221, 222, 223, 225, 229, 231, 234, 241, 249, , 401, 402, 403, 404, 405, 406,407, 408, 409, 410, 411, 412, 415, , 501, 502, 510, 511, 512, 550, , 740, 750, 751, 760, 761, 780, , 811, 820, 840, 842, 851, Ewidencja pozostała - 900, 950 2) konta pozabilansowe: wydatki strukturalne z podziałem na poszczególne kody zgodnie z klasyfikacją wydatków strukturalnych. 2. Wdrożenie kontroli zarządczej. Stosownie do art. 69 ust. 1 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 roku (Dz.U. Nr 157, poz ze zm.) zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków kierownika jednostki. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań, ochrony zasobów, przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, efektywności i skuteczności przepływu informacji oraz zarządzania ryzykiem. Zarządzeniem nr 4/2011 Dyrektora Książnicy Stargardzkiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia roku w sprawie funkcjonowania systemu kontroli zarządczej określono podstawowe wymagania funkcjonowania kontroli zarządczej. W następstwie kontroli gospodarki finansowej, ewidencji księgowej, sprawozdań finansowych, akt osobowych, obowiązujących regulaminów i zarządzeń oraz wyjaśnień Dyrektora jednostki stwierdza się, że działania jednostki pozostają w zgodzie ze standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ogłoszonymi w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 roku (Dz.U. Nr 15, poz. 84). W Książnicy Stargardzkiej, zgodnie z cytowanymi standardami, elementy kontroli zarządczej zostały przedstawione w pięciu 10

11 grupach: a) środowisko wewnętrzne, b) cele i zarządzanie ryzykiem, c) mechanizmy kontroli, d) informacja i komunikacja, e) monitorowanie i ocena. A. Środowisko wewnętrzne Właściwe środowisko wewnętrzne w sposób zasadniczy wpływa na jakość kontroli zarządczej. Pracownicy Książnicy Stargardzkiej mają świadomość, że ich praca jest służbą publiczną, a celem nadrzędnym jest dobro osób korzystających z usług Książnicy Stargardzkiej. W kontaktach z ludźmi pracownicy zachowują się uprzejmie, są pomocni i udzielają odpowiedzi na skierowane do nich pytania wyczerpująco i dokładnie. Pracownicy dbają o dobre stosunki międzyludzkie, przestrzegają zasad zachowania właściwych człowiekowi o wysokiej kulturze osobistej, w miejscu pracy i poza nim. Działania pracowników Książnicy oparte są na zasadach: uprzejmości i życzliwości w kontaktach z osobami korzystającymi z usług Książnicy i współpracownikami, bezinteresowności, uczciwości, odpowiedzialności, dbałości o dobre imię Książnicy Stargardzkiej i pracowników, godnego zachowania w miejscu pracy i poza nim. Pracownicy będący świadkami poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązani są powiadomić o tym Dyrektora Książnicy Stargardzkiej. Każdy pracownik Książnicy Stargardzkiej zobowiązany jest do: posiadania odpowiednich kwalifikacji i wiedzy wymaganej na danym stanowisku, ciągłego doskonalenia się w zakresie wykonywanych obowiązków, między innymi uczestnictwo w szkoleniach, poprzez czytanie specjalistycznej prasy, zapoznania się w sposób rzetelny z dokumentacją kontroli zarządczej, którą stanowią regulaminy, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników i inne dokumenty wewnętrzne. Każdy pracownik Książnicy Stargardzkiej otrzymuje w formie pisemnej, powierzone mu, precyzyjnie określone zakresy uprawnień i obowiązków. Przyjęcie zakresu obowiązków jest potwierdzone podpisem pracownika. B. Cele i zarządzanie ryzykiem Jasne określenie misji może sprzyjać ustaleniu hierarchii celów i zadań oraz efektywnemu zarządzaniu ryzykiem. Zarządzanie ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań. Proces zarządzania ryzykiem powinien być dokumentowany. W Książnicy Stargardzkiej dokonano rocznej oceny pracy Książnicy Stargardzkiej pod względem zagrożeń mogących przeszkodzić w realizacji celów i zadań. Kategorie ryzyka przedstawiono w formie tabeli, podzielone na pięć obszarów, tj.: czynniki związane z zarządzaniem, czynniki wynikające z rodzaju działalności, czynniki finansowe, czynniki zewnętrzne oraz dotyczące systemów informatycznych. Przy poszczególnych kategoriach określono: identyfikację ryzyka, skutek ryzyka (efekt lub rezultat wystąpienia ryzyka), prawdopodobieństwo wystąpienia, skalę/istotność ryzyka oraz rodzaj reakcji - ocena. Przy 11

12 ocenie prawdopodobnych skutków ryzyka przyjęto skalę punktową od 0 do 4. Średnia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka wyniosła 1,54 a średnia skutku ryzyka wyniosła 2,39. Ponadto w siedmiu działach Książnicy, tj.: czytelni głównej, wypożyczalni głównej, pedagogicznym, dziecięco-młodzieżowym, gromadzenia i opracowania zbiorów, administracyjno-gospodarczym oraz instrukcyjno-metodycznym sporządzono w formie tabeli z podziałem na cztery obszary działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka: ryzyko: - wewnętrzne w dziale - wewnętrzne w Książnicy - zewnętrzne przyczyna, skutek, propozycja działania. C. Mechanizmy kontroli Standardy w tym zakresie stanowią zestawienie podstawowych mechanizmów, które mogą funkcjonować w ramach systemu kontroli zarządczej. Nie tworzą one jednak zamkniętego katalogu, ponieważ system kontroli zarządczej powinien być elastyczny i dostosowany do specyficznych potrzeb jednostki. Mechanizmy kontroli powinny stanowić odpowiedź na konkretne ryzyko. Koszty wdrożenia i stosowania mechanizmów kontroli nie powinny być wyższe niż uzyskane dzięki nim korzyści. Dokumentację kontroli zarządczej w Książnicy Stargardzkiej w tym zakresie stanowi Statut oraz zarządzenia wewnętrzne, między innymi: dokumentacja ogólna, tj. regulamin organizacyjny, polityka rachunkowości oraz instrukcja obiegu i kontroli dokumentów, dokumentacja dotycząca pracy i wynagrodzenia, dokumentacja dotycząca ochrony mienia podczas działalności bieżącej, dokumentacja dotycząca ochrony mienia podczas zdarzeń nadzwyczajnych, dokumentacja dotycząca korzystania z działów otwartych Książnicy. Istotą wspólną czynności kontrolnych jest zbadanie stanu faktycznego i porównanie go z obowiązującą dla niego normą oraz ustalenie odchyleń od tej normy. System kontroli zarządczej w Książnicy Stargardzkiej obejmuje: samokontrolę (kontrola własnej pracy), kontrolę funkcjonalną (kontrola w ramach powierzonych pracownikom obowiązków oraz kontrola wykonywana w ramach nadzoru przez osoby na stanowiskach kierowniczych), kontrola instytucjonalna (kontrola wykonywana przez wyspecjalizowaną jednostkę zewnętrzną). Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy zatrudnieni w Książnicy Stargardzkiej bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy. Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach funkcyjnych oraz na innych stanowiskach biorących udział w realizacji określonych zadań, operacji, procesów, itp., których obowiązki wykonywania kontroli funkcjonalnej zostały określone w zakresach czynności służbowych, bądź którzy do wykonywania tej kontroli zostali zobligowani na podstawie innych przepisów. Kontrola finansowa, jako część systemu kontroli zarządczej obejmuje: zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia 12

13 środków publicznych, dokonywanie wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, zatwierdzenie (autoryzacja) operacji finansowych przez dyrektora jednostki lub osoby przez niego upoważnionej, weryfikacja operacji gospodarczych przed i po realizacji. Kontrola realizowanych operacji finansowych i gospodarczych wykonywana jest poprzez: kontrolę rachunkową i formalną, kontrolę merytoryczną, kontrolę pod względem zgodności z prawem dokumentów, umów, porozumień, kontrolę zabezpieczenia mienia przed zniszczeniem, uszkodzeniem i kradzieżą, zgodność realizowanych procedur z przepisami o zamówieniach publicznych (w razie powołania komisji przetargowej w celu przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego). D. Informacja i komunikacja Osoby zarządzające oraz pracownicy powinni mieć zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków. System komunikacji powinien umożliwić przepływ potrzebnych informacji wewnątrz jednostki, zarówno w kierunku pionowym jak i poziomym. Efektywny system komunikacji powinien zapewnić nie tylko przepływ informacji, ale także ich właściwe zrozumienie przez odbiorców. W Książnicy Stargardzkiej na bieżąco przekazuje się wszelkie informacje dotyczące działalności jednostki; wewnętrznego i zewnętrznego otoczenia. Dyrektorowi Książnicy Stargardzkiej przekazywane są wszelkie informacje, które mogą mieć znaczenie dla osiągnięcia celów działalności. Pracownicy nie są obojętni na przekazywane im informacje o problemach dotyczących usług lub działalności Książnicy Stargardzkiej. E. Monitorowanie i ocena System kontroli zarządczej powinien być oceniany między innymi pod względem skuteczności jego działania, możliwości jego ulepszania a także przydatności w zapobieganiu nieprawidłowościom, stratom lub złemu zarządzaniu. Ponadto powinien podlegać bieżącemu monitorowaniu i ocenie. W Książnicy Stargardzkiej na bieżąco ocenia się jakość działania systemu kontroli zarządczej. Dyrektor w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje skuteczność kontroli zarządczej i jego poszczególnych elementów, a zidentyfikowane problemy rozwiązywane są na bieżąco. Do bieżącej oceny funkcjonowania kontroli zarządczej zobowiązani są także inni pracownicy na stanowiskach funkcyjnych. Dyrektor Książnicy Stargardzkiej złożył oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za 2012 rok stanowiące załącznik nr 3 do protokołu. Poprawność prowadzenia akt osobowych. Temat zbadano w oparciu o przepisy zawarte w: ustawie z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 roku Nr 21, poz. 94 ze zm.), ustawie z dnia roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz.U. z 2012 r. poz. 406), ustawy z dnia 03 marca 2000 roku o wynagradzaniu osób kierujących niektórymi podmiotami 13

14 prawnymi (Dz.U. Nr 26, poz. 306), regulaminie wynagradzania głównego księgowego Książnicy Stargardzkiej z dnia roku, regulaminie wynagradzania pracowników Książnicy Stargardzkiej z dnia roku, regulaminie premiowania pracowników Książnicy Stargardzkiej z dnia roku, regulaminie przyznawania indywidualnej nagrody rocznej z dnia roku oraz regulaminie funduszu nagród z dnia roku. Strukturę zatrudnienia w Książnicy Stargardzkiej w Stargardzie Szczecińskim na dzień roku przedstawia poniższa tabela: Ilość osób zatrudnionych Ilość etatów Administracja 4 3,25 Pracownicy merytoryczni 14 14,00 Obsługa 3 3,00 Razem 21 20,25 W trakcie kontroli sprawdzono akta osobowe 7 pracowników, tj.: 2 pracowników administracji, 4 pracowników merytorycznych i 1 pracownika obsługi, co stanowi 33,33% ogółem zatrudnionych, W wyniku kontroli ww. akt osobowych stwierdzono, że każdy pracownik posiada założoną teczkę akt osobowych. Dokumenty umieszczone są w poszczególnych częściach akt (A, B, C), ujmowane w wykazie, numerowane i ułożone w porządku chronologicznym zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.); 1) część A związana z ubieganiem się o stanowisko pracy zawierała: kwestionariusze osobowe, kopie świadectw potwierdzających posiadane kwalifikacje, świadectwa pracy, podania o pracę, 2) część B związana z zawarciem umowy o pracę zawierała: umowy o pracę, orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku pracy, zaświadczenia o ukończeniu kursu BHP; przeciwpożarowego, zakres czynności, wymiar wynagrodzenia i zaszeregowania, informacje o przyznanych nagrodach, podania, świadectwa i zaświadczenia o ukończeniu szkół, uczelni i kursów, pisma o przyznanych dodatkach; premiach, 3) część C przeznaczono na dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy. Skontrolowane ww. akta osobowe prowadzone są bez zastrzeżeń. Zachowane są terminy przeprowadzania szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ppoż., aktualne są orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi, złożone są oświadczenia o zapoznaniu się z przepisami z zakresu ochrony przeciwpożarowej. Pracownicy administracji, merytoryczni i obsługi posiadają zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności zgodnie z zajmowanym stanowiskiem. Wynagrodzenia pracowników, których akta osobowe kontrolowano, wypłacane były w terminach na podstawie umów o pracę i regulaminu wynagradzania pracowników Książnicy Stargardzkiej. Premie dla pracowników były naliczane i wypłacane na podstawie 14

15 regulaminu premiowania, a na podstawie regulaminu przyznawania indywidualnej nagrody rocznej wypłacono pracownikom nagrodę roczną. 3. Przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji. Skontrum zbiorów bibliotecznych Inwentaryzacja. Inwentaryzacja są to czynności mające doprowadzić do ustalenia rzeczywistego stanu, na ściśle określony moment, określonych składników (aktywów i pasywów) jednostki, w celu sprawdzenia i uaktualnienia danych ujętych w księgach. W dniu roku Dyrektor Książnicy Stargardzkiej wydał polecenie nr 6/2009 przeprowadzenia spisu z natury w dniach od r. do r. następujących składników majątku: środki trwałe, wyposażenie znajdujące się w ewidencji ilościowo - wartościowej, wyposażenie znajdujące się w ewidencji ilościowej. Została powołana dwuosobowa Komisja Inwentaryzacyjna. Obszar Książnicy Stargardzkiej, na którym znajdują się inwentaryzowane składniki, został podzielony na 4 pola spisowe. Zespoły spisowe składały się z 3 lub 4 osób. Każdy zespół spisowy otrzymał arkusze spisowe oraz oświadczenia dla osób materialnie odpowiedzialnych. Każdy zespół spisowy po zakończonym spisie sporządził sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury. W arkuszach spisu z natury spisane są osobno środki trwałe, a wyposażenie wraz z wartościami niematerialnymi i prawnymi. Powyższa inwentaryzacja została przeprowadzona w oparciu o instrukcję inwentaryzacyjną obowiązującą w Książnicy Stargardzkiej, wprowadzoną zarządzeniem nr 9/2003 z dnia 10 lipca Obecnie w Książnicy Stargardzkiej obowiązuje instrukcja inwentaryzacyjna wprowadzona zarządzeniem nr 7/2011 z dnia 06 czerwca 2011 roku. Ewidencja środków trwałych i wyposażenia prowadzona jest za pomocą programów komputerowych firmy Personal 88. Wartości niematerialne i prawne spisane są w księdze inwentarzowej założonej dnia r. Osobą odpowiedzialną za ewidencję wartości niematerialnych i prawnych oraz środków trwałych jest Główna Księgowa. Za ewidencję wyposażenia odpowiada Specjalista ds. instrukcyjno - metodycznych. Inwentaryzacja wartości niematerialnych i prawnych została przeprowadzona niezgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 1 i 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz z późn. zm.). Zgodnie z cyt. wyżej art. ustawy o rachunkowości wartości niematerialne i prawne nie podlegają inwentaryzacji drogą spisu z natury, lecz inwentaryzuje się je w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. Wynika to stąd, że w cyt. ustawie o rachunkowości jest katalog zamknięty składników majątkowych podlegających spisowi z natury, wśród których nie wymienia się wartości niematerialnych i pranych Skontrum zbiorów bibliotecznych. Temat zbadano w oparciu o: rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 5 listopada 1999 r. w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych 15

16 (dla skontrum w Dziale Udostępniania dla Dorosłych i w Dziale Czytelni przeprowadzonego w 2006 r. oraz dla skontrum w Dziale Dziecięcym przeprowadzonego w 2007 r.) oraz rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych (dla skontrum Filii Książnicy nr 2 przeprowadzonego w 2009 r.), wydanych na podstawie art. 27 ust. 6 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (Dz.U. z 2012 r., poz. 539, z późn. zm.). W dniu r. Dyrektor Książnicy Stargardzkiej wydał polecenie nr 9/2006 przeprowadzenia inwentaryzacji zbiorów bibliotecznych w Dziale Udostępniania dla Dorosłych i w Dziale Czytelni Książnicy Stargardzkiej. W ww. poleceniu powołano siedmioosobową Komisję Skontrową oraz wskazano osoby odpowiedzialne za zbiory, które podlegać będą skontrum. Jako podstawę prawną przeprowadzenia skontrum wskazano ustawę o rachunkowości oraz instrukcję inwentaryzacyjną z dnia 10 lipca 2003 r. Nie wskazano cyt. wyżej rozporządzenia MKiDN z dnia 5 listopada 1999 r. w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych. Skontrum zostało przeprowadzone w dniach od 03 lipca 2006 r. do 01 września 2006 r. Protokół Komisji skontrowej sporządzony 23 października 2006 r., wpłynął do Dyrektora Książnicy Stargardzkiej 12 grudnia 2006 r. Wyniki skontrum zostały przedstawione w następującej dokumentacji: 1. Protokół ze skontrum. 2. Arkusze skontrowe od 1 do Zestawienie zbiorów. 4. Wykaz braków bezwzględnych. 5. Wykaz braków względnych. 6. Oświadczenia pracowników materialnie odpowiedzialnych za działy: Wypożyczalnia i Czytelnia. 7. Regulamin przeprowadzenia inwentaryzacji zbiorów bibliotecznych w Dziale Udostępniania dla Dorosłych i w Dziale Czytelnia. Obowiązek załączenia regulaminu do dokumentacji związanej ze skontrum wynika z 35 ust. 2 cyt. wyżej rozporządzenia. Po zapoznaniu się z protokołem Komisji Inwentaryzacyjnej z dnia 23 października 2006 r., w dniu 18 grudnia 2006 r. Dyrektor Książnicy Stargardzkiej wydał decyzję w sprawie rozliczenia wyników inwentaryzacji przeprowadzonej w okresie od 3 lipca 2006 r. do 01 września 2006 r. W decyzji Dyrektor zarządził: 1. Książki uznane za braki bezwzględne w ilości 2879 sztuk o wartości 1.625,54 zł należy zdjąć z ewidencji ilościowej i wartościowej. 2. Książki uznane za braki względne pozostawia się w ewidencji do czasu przeprowadzenia ponownego skontrum. W dniu r. Dyrektor Książnicy Stargardzkiej wydał polecenie nr 3/2007 przeprowadzenia inwentaryzacji zbiorów bibliotecznych w Dziale Dziecięcym Książnicy Stargardzkiej. W ww. poleceniu powołano dziesięcioosobową Komisję Skontrową oraz wskazano osoby odpowiedzialne za zbiory, które podlegać będą skontrum. Jako podstawę prawną przeprowadzenia skontrum wskazano ustawę o rachunkowości oraz instrukcję inwentaryzacyjną z dnia 10 lipca 2003 r. Nie wskazano cyt. wyżej rozporządzenia MKiDN z dnia 5 listopada 1999 r. w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych. Skontrum zostało przeprowadzone w dniach od 02 lipca 2007 r. do 31 sierpnia 2007 r. Protokół Komisji 16

17 Skontrowej sporządzono 26 listopada 2007 r. Wyniki skontrum zostały przedstawione w następującej dokumentacji: 1. Protokół ze skontrum. 2. Arkusze skontrowe od 1 do Zestawienie zbiorów wg arkuszy skontrowych. 4. Wykaz braków bezwzględnych. 5. Wykaz braków względnych. 6. Oświadczenia pracowników materialnie odpowiedzialnych za zbiory w Dziale Dziecięcym z Oddziałem Przedszkolnym. 7. Regulamin Komisji Skontrowej. Po zapoznaniu się z protokołem Komisji Inwentaryzacyjnej z dnia 26 listopada 2007 r., w dniu 05 grudnia 2007 r. Dyrektor Książnicy Stargardzkiej wydał zalecenia poskontrowe dotyczące inwentaryzacji przeprowadzonej w okresie od 2 lipca 2007 r. do 31 sierpnia 2007 r. W zaleceniach Dyrektor zalecił, by książki uznane za braki bezwzględne w ilości 3444 sztuk o wartości 945,56 zł wykreślić z ksiąg inwentarzowych oraz wykazać w sprawozdawczości z 2007 roku. W dniu r. Dyrektor Książnicy Stargardzkiej wydał polecenie nr 3/2007 przeprowadzenia inwentaryzacji zbiorów bibliotecznych w Filii Książnicy Stargardzkiej. W ww. poleceniu powołano trzyosobową Komisję Skontrową. Jako podstawę prawną przeprowadzenia skontrum wskazano ustawę o rachunkowości oraz instrukcję inwentaryzacyjną z dnia 10 lipca 2003 r. Nie wskazano cyt. wyżej rozporządzenia MKiDN z dnia 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych. Skontrum zostało przeprowadzone w dniach od 16 lutego 2009 r. do 31 marca 2009 r. Protokół Komisji skontrowej sporządzono 15 kwietnia 2009 r. Wyniki skontrum zostały przedstawione w następującej dokumentacji: 1. Protokół ze skontrum. 2. Arkusze skontrowe od 1 do Wykaz braków bezwzględnych. 4. Wykaz braków względnych. 5. Oświadczenia pracowników materialnie odpowiedzialnych za zbiory w Dziale Dziecięcym z Oddziałem Przedszkolnym. 6. Regulamin komisji Skontrowej. W Protokole Komisji w uwagach końcowych wskazano szereg uchybień w sposobie prowadzenia dokumentacji znajdującej się w Filii nr 2. Komisja skontrowa we wnioskach zapisała, iż większość uchybień podczas swojej pracy naprawiła. Komisja wnioskowała o poprawienie nadzoru merytorycznego sprawowanego nad Filią. Po zapoznaniu się z protokołem Komisji Inwentaryzacyjnej z dnia 15 kwietnia 2009 r., w dniu 24 kwietnia 2009 r. Dyrektor Książnicy Stargardzkiej wydał zalecenia poskontrowe dotyczące inwentaryzacji przeprowadzonej w okresie od 16 lutego 2009 r. do 31 marca 2009 r. W zaleceniach Dyrektor zalecił, by książki uznane za braki bezwzględne w ilości 1017 sztuk o wartości 522,42 zł wykreślić z ksiąg inwentarzowych oraz wykazać w sprawozdawczości z 2009 roku. 17

18 Informacja dotycząca terminów przeprowadzania skontrum zbiorów bibliotecznych w Książnicy Stargardzkiej stanowi załącznik nr 4 do protokołu. W informacji tej wskazano, że w Czytelni Głównej i Wypożyczalni Głównej przeprowadzono skontrum r. Z przedstawionych dokumentów wynika, że r. zostało wydane polecenie Dyrektora Książnicy w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji zbiorów bibliotecznych w ww. działach stanowiące załącznik nr 5 do protokołu. Inwentaryzacja nie została przeprowadzona. Zostanie przeprowadzona w okresie od r. do r. 18

19 Na tym czynności kontrolne zakończono. Integralną częścią protokołu jest protokół z kontroli kasy, przeprowadzonej w dniu 21 czerwca 2012 roku. Dyrektor Książnicy Stargardzkiej został poinformowany o przysługującym na podstawie zarządzenia nr 386/2008 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 22 października 2008 roku prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu - zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (w tym w formie elektronicznej), z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej. W treści protokołu dokonano następujących poprawek: Protokół podpisano bez zastrzeżeń / z zastrzeżeniami na piśmie co do: które załączono do protokołu. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod pozycją... Stargard Szczeciński, dnia roku. 19